Herramienta de Business Intelligence corporativo. Herramienta CAAT para Auditoría

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2 S O F T WA R E I D E A A N A L I S I S, E X T R A C C I O N & AU D I T O R I A D E D A T O S C O N T E N I D O : Performance El flujo de trabajo en IDEA Funcionalidades IDEA Requerimientos del Sistema Perfil de la Compañía Contáctenos.. 08 Tenga en cuenta: Importa datos almacenados práctica- IDEA Interactive Data Extraction and Analyisis, es un Software desarrollado por el fabricante de origen canadiense CaseWare Inc. como una solución simple y flexible para la manipulación e interrogación de Datos. En la actualidad es la mejor solución del mercado para efectuar Análisis, Extracción y Auditoría sobre Bases de datos de cualquier tipo. Es una solución completa que no requiere motores de Bases de Datos ni componentes adicionales para su instalación. Su funcionalidad y potencia, hacen que sea utilizado en la práctica como herramienta CAAT (Técnica de auditoría asistida por computador) para labores de auditoría y, como herramienta de Business Intelligence a nivel corporativo. Es reconocido a nivel mundial, por profesionales de todas las especialidades para efectuar auditoria de datos, análisis de información, medición de desempeños, revisión de cumplimientos y todo tipo de verificación de cálculos. Es Utilizado por Contadores, Auditores internos, Auditores externos, Analistas en general, Gerentes financieros, Contralores, Economistas, Educadores, Investigadores de fraude, Estadísticos y Profesionales TI. Su facilidad de uso y flexibilidad han permitido que sea adoptado por universidades privadas y estatales como herramienta de aprendizaje y formación en los cursos de Auditoria. mente de cualquier origen Análisis sobre el 100% de los datos, muestras o filtros seleccionados Le brinda independencia respecto al Área de Sistemas Facilita procedimientos de revisión y escrutinio periódicos vía Macros Proporciona un mayor Valor Agregado a su organización o Cliente Herramienta CAAT para Auditoría Herramienta de Business Intelligence corporativo 2

3 P E R F O R M A N C E Con la poderosa funcionalidad de IDEA usted logrará mejorar su desempeño profesional y ampliar sus capacidades identificando tempranamente debilidades de control. IDEA está diseñado para funcionar en PCs o portátiles trabajando en modo monousuario o en modo network con usuarios concurrentes. El cliente recibe los programas ejecutables, con licencia de uso por tiempo indefinido. IDEA complementa magníficamente su experiencia y conocimientos, con tecnologías de información que todo analista debe tener disponible. 1 2 Desempeño & Rendimiento Superiores Mantiene un log activo del trabajo No altera las BD originales, pues crea su propia DB tipo *.imd Lee y procesa millones de registros en segundos. La Cantidad de registros que puede manejar está limitada solo por el hardware Compara, une, agrega, y conecta 4 diferentes archivos de datos Extrae, identifica omisiones y/o duplicados Perfila los datos, sumarizando, estratificando o anticuando registros. Estadísticas automáticas 6 7 Datos y resultados con gráficos Obtiene muestras sofisticadas Autoformatos para los reportes 1 Barra de Menú: Para acceder a las funciones y herramientas de IDEA 2 Barra de Herramientas de Operaciones: Flotante & personalizada que Contiene botones de acceso rápido 3 Barra de Herramientas del Explorador de Archivos 4 Ventana de Explorador de Archivos: muestra todas las bases de datos pertenecientes a la Carpeta de Trabajo 5 5 Ventana de Base de datos activas: abrirá cada base de datos en ventanas separadas mediante pestañas 6 Ventanas móviles: accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior de la pantalla para Lista de tareas, resultados, conclusiones 7 Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto de trabajo 8 Ventana de Propiedades de las bases de datos activa y a los Resultados 3

4 E L F L U J O D E T R A B A J O E N I D E A El proceso para el uso de IDEA se puede resumir en tres etapas: La Importación de los datos prácticamente desde cualquier origen, el análisis de información propiamente dicho donde ejecutaremos todas las pruebas que consideremos necesario para nuestro trabajo y donde podremos abarcar el 100% del universo de datos y finalmente, la revisión de resultados a través de medios gráficos, resúmenes dinámicos, historial activo, y el diagrama global del proyecto que conforma un reporte integral para su revisión. Mas sobre importación: ASCII, DBF, XLS, XLSX, ODBC, SAP, ACCESS, AS400 Son formatos de importación predefinidos Use el Asistente de Importación de IDEA y el Editor de definiciones de Registro para trabajar con archivos complejos o de registro múltiple. Puede importar automáticamente archivos XLM, paquetes contables específicos e incluso reportes impresos en formato electrónico La facilidad en el uso de macros procura la máxima automatización de tareas y un proceso continuo del trabajo Características de Resultados Reportes PDF con autoformato Robustas tablas dinámicas Gráficos interactivos Exportación de resultados a diferentes formatos incluso DBF, XLSX, TXT, PDF,DOC, HTML y XML Un historial activo que permite replicar procedimientos ejecutados Diagrama global e interactivo del proyecto F U N C I O N A L I D A D E S I D E A I IMPORTACION DE DATOS Interface de importación simplificada al máximo Archivos de datos configurados como archivos ASCII: de longitud fija, con delimitadores sin requerir programación alguna. Tablas de bases de datos relacionales utilizando conexión ODBC Datos pertenecientes a varias tabla de una misma base de datos utilizando lenguaje SQL Archivos de datos en formatos nativos de software o instalaciones especificas: Access, SAP, AS400, MS-Excel, Access entre otros Poderoso y eficiente conversor de reportes electrónicos.pdf a base de datos Visualiza los registros de las BD antes de importar, minimizando ocurrencia de errores 4

5 II MANIPULACION DE ARCHIVOS Manejo de archivos y Clientes IDEA utiliza un flexible explorador de archivos, basado en el explorador del Windows, que proporciona un manejo sencillo y estándar de todos los archivos en la carpeta activa. Nombre del Cliente o Proyecto y periodo de revisión aparecerán en los reportes impresos. La barra de herramientas facilita el acceso a las funciones de manejo de archivos y posibilita agruparlos o marcarlos según importancia. Conector Visual Permite generar una única base de datos (BD) partiendo de diferentes BD que comparten campos clave". Para ello debemos seleccionar una BD-primaria, y luego conectar las BD que contengan registros coincidentes. Unir Se utiliza para concatenar campos de dos bases de datos en una única BD para verificación o identificación de datos que sean o no coincidentes en ambos archivos. Las uniones entre BD pueden realizarse si las mismas contienen un campo en común denominado clave. Agregar Se utiliza para concatenar dos o mas bases dentro de una única BD. Por ejemplo, se pueden agregar los 12 archivos mensuales de nómina para obtener una BD con todas las nóminas del año. Luego, sobre esta base completa se pueden efectuar los análisis que correspondan. Puede concatenar hasta 32,768 archivos en una única BD. Comparar Comparar BD, identifica las diferencias que existen en un campo numérico dentro de dos archivos que tengan una clave en común. Estos archivos pueden compararse en diferentes momentos, por ejemplo: La nomina al principio y al final del mes, para identificar cambios en el salario del personal. También se puede comparar un campo numérico en sistemas distintos, por ejemplo, la cantidad de inventario de un ítem en el archivo maestro y en el archivo de kárdex de inventario. III EXTRACCIONES Extraer Es una de las funciones mas utilizadas en IDEA para identificar elementos que satisfacen alguna o diversas condiciones, a manera de filtro avanzado. Los diferentes criterios de extracción son ingresados utilizando un editor de ecuaciones y los resultados son extraídos a una nueva BD. IDEA le permite realizar de 1 a 50 extracciones simultaneas en una única pasada por la BD, además le provee de amplias posibilidades al permitir varios tipos de extracciones como: extracciones indexadas, extracción por valor clave, extracción directa, extracción de registros IDEA proporciona mas de 100 funciones de diversos tipos para realizar cálculos complejos y pruebas de excepción: Carácter (Manipulación o conversión de texto), Numéricas (Cálculos y estadísticas), Fecha y Hora (Cálculos y conversiones), Coincidencia (Comparar múltiples elementos similares), Condicionales (Elegir entre diversos criterios), Financieras (Cálculos financieros) y Personales (Funciones definidas por el usuario). Su modo de funcionamiento es similar al proporcionado por MS Excel 5

6 Editor de ecuaciones El editor de ecuaciones de IDEA es una herramienta de uso general que le permitirá crear formulas simples y ecuaciones complejas como parte de diversas funciones en IDEA. Es de uso intuitivo y gran sensibilidad de contexto para funciones y campos, cuadros de dialogo de campos desplegables y un verificador de ecuación interactivo. Ahora puede importar y exportar sus funciones con otros usuarios Búsqueda Búsqueda le permite buscar coincidencias por palabra clave. Representan un modo simple para buscar textos coincidentes dentro de campos especificados de una o más bases de datos. IDEA le mostrará los resultados en una ventana de Base de Datos y opcionalmente, creará una base de datos a partir de Ella. En IDEA, las funciones comienzan y los parámetros van entre paréntesis. Muestreo IDEA cuenta con distintos métodos de muestreo junto con la posibilidad de calcular tamaños de muestras basándose en los parámetros ingresados, así como de evaluar los resultados de las muestras. Por ejemplo: Clásico de variables, Sistemático, Aleatorio, Condicional, Aleatorio estratificado, Unidad Monetaria. Incorpora una opción de planeamiento y evaluación de atributos como tamaños de muestra, niveles de confianza, límites de desviación etc. IV ANALISIS Sumarización Acumula los valores de los campos numéricos para cada valor único de la clave. Por ejemplo, sumarizando una base de datos de cuentas por pagar por el número de cuenta (la clave) y totalizando las facturas produciría un Resultado con las deudas pendientes por proveedor. El resultado proporciona: Lista de valores únicos (claves) en la base de datos, cantidad de registros por cada clave y totales de campos numéricos para cada clave. Ordenar Se utiliza para crear una nueva BD ordenada físicamente en un orden predefinido. Esto puede mejorar significativamente el rendimiento de determinadas funciones. Estadísticas de campo IDEA genera estadísticas automáticas para todos los campos numéricos (valor neto, máximos, mínimos, promedio, cantidad de registros, valores en cero, negativos y positivos) y los campos de fecha (mas tardía, mas temprana, cantidad de transacciones) pertenecientes a una BD. Ahora puede también incluir estas estadísticas en sus ecuaciones y funciones. Antigüedad Se usa para anticuar una base de datos seleccionada desde una fecha en particular hasta seis intervalos especificados. Estos intervalos pueden especificarse por días, meses o años. Por ejemplo, las deudas pendientes podrían ser anticuadas al final del año para determinar provisión de incobrables. Puede considerar utilizar Antigüedad en bases de datos de inventarios (fecha de últimos movimientos) o en archivos de préstamos a corto plazo. Ahora puede también personalizar sus estadísticas de campo 6

7 Clave Duplicada IDEA puede identificar elementos duplicados dentro de una BD con dos opciones: Detección (Identifica todos los registros donde los campos en la clave son idénticos) y Exclusión (Como la anterior excepto que un campo debe ser diferente) Detección de Omisiones IDEA identifica faltantes en secuencias numéricas y de fechas dentro de un archivo o secuencias alfanuméricas a través de una máscara previamente definida, eligiendo opciones y estableciendo criterios para afinar la detección. Ley de Benford Esta ley determina que los dígitos y las secuencias de dígitos mantienen un patrón predecible. El análisis cuenta las apariciones de valores en los dígitos de una serie de datos y compara los totales con un resultado basado en esta ley, cuya aplicación permite identificar posibles errores, fraudes potenciales y otras irregularidades. Estratificación Es una poderosa herramienta que le permitirá totalizar cantidades y valores de registros dentro de bandas específicas. Tabla dinámica Es una interfaz de diseño flexible, en la cual se tiene la libertad de definir la manera en que se quiere ver organizados los datos, permitiendo análisis multi-dimensionales en archivos de datos extensos, donde la posición de los campos en la tabla, definirá como estarán organizados y calculados (por cantidad de registros, totales, promedios, o de acuerdo a los valores mínimos y máximos). IDEA permite hacer data-mining en estas tablas y ahora soporta 2000 columnas y hasta filas de información. Sus características le hacen mas funcional y robusto aun que la tabla dinámica ofrecida por MS-Excel. Métodos estadísticos avanzados Correlación, Series de Tiempo, Análisis de Tendencias ahora son parte de IDEA Responde a la demanda natural por el desarrollo de la Estadística en el mundo. En Perú, la demanda es cada vez mas creciente por el uso de estas herramientas y de profesionales que apliquen estadísticas y análisis especializados, en el gobierno, la industria, los negocios, para uso militar, mercadotecnia, salud, agricultura, operaciones, ingeniería, etc. Agregar campos Al importar datos, IDEA los protege y no pueden ser modificados. Sin embargo, pueden agregarse campos editables para distintos propósitos utilizando la funcionalidad campos virtuales (o calculados) para efectuar cálculos, determinar porcentajes, dejar comentarios o, convertir datos de un tipo a otro 7

8 V PRODUCTIVIDAD Multi-tarea IDEA le permite trabajar con varias BD a la vez: Mientras ejecuta algún proceso largo en una BD puede seguir trabajando con otras BD. Además, le permite visualizar simultáneamente todas las BD activas mediante pestañas. Historial activo Muestra en detalle, todas las actividades efectuadas sobre la BD activa y autogenera un IDEAscript reutilizable por cada actividad ejecutada. Gráficos En barras, áreas, líneas, curvas o sectores, IDEA le permite graficar archivos de datos o resultados de pruebas realizadas, con la capacidad de hacer data-mining sobre los resultados y modificar visualmente su formato. IDEAScript & VisualScript IDEAScript es un Lenguaje de programación compatible y similar al editor de VB aplication for MS-Excel que se usa para crear Macros y automatizar su trabajo. VisualScript incorpora el concepto de programación orientada a objetos, automatizando tareas sin necesidad de código. Está pensado en lograr la máxima performance en el uso del software aplicando macros, de una forma amigable, sencilla y rápida. R E Q U E R I M I E N T O S D E L S I S T E M A Caseware-IDEA, es una aplicación que puede ser ejecutada sobre un PC convencional en ambiente Monousuario o sobre la red por usuarios concurrentes. Diseñada para optimizar espacio y recursos. Sus requerimientos son: Especificaciones mínimas Especificaciones recomendadas Sistema Operativo Windows XP SP2 Windows Vista Procesador Pentium IV Pentium Core i2 RAM 256MB 1GB Espacio en disco 100MB 1GB P E R F I L D E L A C O M P A Ñ I A CaseWare IDEA Inc. es una compañía privada líder mundial en de desarrollo y comercialización de software especializado en auditoría, con oficinas en Canadá (Toronto y Ottawa), compañías subsidiarias en Holanda y China, y distribuidores en más de 130 países. Diagrama Global del proyecto Combina en una representación gráfica e interactiva, el historial activo sobre las diferentes BD de su Carpeta de trabajo con la posibilidad de convertir parte de sus actividades ya ejecutadas en Macros vía IDEAScript o VisualScript. A Ello se agrega la funcionalidad de una tabla de tareas que nos facilita la labor de revisión de actividades efectuadas sobre las BD. Licencias Concurrentes La licencias concurrentes (Licencias network) permiten que más usuarios tengan instalado el producto sin necesidad de adquirir más licencias (La limitación se encuentra en el acceso simultáneo) Report Reader - Importación de Reportes impresos Report Reader convierte reportes impresos (.prn,.txt,.csv,.asc,. dat) y archivos de Adobe Acrobat (PDF) en auténticas bases de datos de IDEA. Esto lo hace mediante plantillas que pueden ser guardadas y reusarse para importar datos desde otros archivos con el mismo diseño. C O N T A C T E N O S IDEA es distribuido de manera exclusiva en el Perú por: SAMS S.A.C Av. Ricardo Palma No Of.302 Miraflores - Lima Teléf: / mail: Correo: 8 Usted tiene el conocimiento Nosotros las herramientas CaseWare International Inc. is a member of the XBRL consortium

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