PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS La Paz Bolivia Versión : 001 Revisión : 000

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE La Paz Bolivia Versión : 001 Revisión : 000 Elaborado: Revisado: Aprobado: Unidad de Planificación, Normas y Gestión por Resultados Representante de la Dirección Director Ejecutivo copia impresa, asegúrese que se trata de la versión vigente.

2 Página 2 de 7 Contenido 1. OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDAD TIPOS DE DOCUMENTOS Documentos Internos Documentos Externos PROCESO Elaboración, revisión, aprobación y actualización de documentos internos Identificación de cambios y estado de la versión de documentos internos Disponibilidad de la documentación vigente Legibilidad e identificación Control de la documentación externa Prevención de uso no intencionado de documentos obsoletos... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETO Controlar los documentos del sistema de gestión de calidad de la ATT en base a los requisitos de la norma ISO ALCANCE Se aplica en todas las áreas de la ATT que tengan responsabilidad en la elaboración, revisión, aprobación, resguardo y difusión electrónica identificada en la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. 3. RESPONSABILIDAD La responsabilidad es de la MAE y de todas las áreas organizacionales de la ATT identificadas para la elaboración, revisión, aprobación, resguardo y difusión de los documentos de la Institución. 4. TIPOS DE DOCUMENTOS Según la Fuente. 4.1 Documentos Internos Los documentos internos de la Autoridad de Regulación y Fiscalización de Telecomunicaciones y Transportes - ATT, son los diferentes instrumentos que contienen reglas internas elaboradas, revisadas y aprobadas por la Institución. Se dispone de una Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se clasifican en: 4.2 Documentos Externos Los Documentos Externos son aquellos que se elaboran, revisan y aprueban en instancias externas a la ATT que deben aplicarse en el Sistema de Gestión de Calidad (no limitándose a): Leyes. Decretos Supremos. Resoluciones Supremas. Resoluciones Ministeriales. Otros.

4 Página 4 de 7 Se dispone de una Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Según el tipo de documento. 4.3 Normas, Reglamentos Internos y Códigos Las Normas, Reglamentos Internos y Códigos son aquellos que establecen las reglas para la gestión interna institucional. Pueden ser internos o externos. 4.4 Manual de la Calidad Establece al menos el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión, los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de calidad, o referencia a los mismos y una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad. 4.5 Manual de Organización y Funciones Contiene la descripción y funciones de las diferentes áreas organizacionales de la institución. 4.6 Manual de Puestos o POAI s Contiene: La identificación: que incluye la denominación, la dependencia, la supervisión ejercida, la categoría y la ubicación del puesto dentro de la estructura organizacional de la entidad. La descripción: que incluye la naturaleza u objetivo, las normas a cumplir, las funciones específicas y continuas del puesto y los resultados esperados expresados en términos de calidad y cantidad. La especificación: que incluye los requisitos personales y profesionales que el puesto exige posea su ocupante. 4.7 Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad Está compuesto por los procesos y procedimientos documentados de la institución. Asimismo, cada procedimiento puede incluir:

5 Página 5 de Instrucciones de trabajo Son documentos que describen el trabajo en las actividades críticas que afectan a la calidad de los servicios que presta la ATT Formularios Los formularios son documentos que, una vez llenados, se convierten en registros que proveen evidencia objetiva acerca del cumplimiento de una actividad Especificaciones Estos documentos establecen las características requeridas del servicio brindado por la ATT, generalmente forman parte de un proceso operativo o sustantivo. 4.8 Planes Están compuestos por el Plan Estratégico Institucional, Planes Operativos Anuales, Plan (es) de Calidad. Asimismo, la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad deberá actualizarse conforme sufran actualizaciones los documentos y conforme se añadan o eliminen documentos. 5. PROCESO 5.1. Elaboración, revisión, aprobación y actualización de documentos internos La responsabilidad de la elaboración, revisión, aprobación, actualización y el medio de aprobación se detalla en Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos son revisados (y actualizados) en ocasión de: Modificaciones por cambio en la normativa legal vigente. Desvíos encontrados en las Auditorías Internas. Acciones Correctivas y/o Preventivas adoptadas. Mejoras de Procesos Identificación de cambios y estado de la versión de documentos internos. Los cambios realizados en los documentos internos se identifican mediante la siguiente Matriz de Cambios que se adjunta en la última página de los documentos identificados.

6 Página 6 de 7 Nota: Cuando la Modificación es de gran magnitud es posible adjuntar el control de cambios de Microsoft Word. La versión de los documentos de la ATT se indica en el encabezado de los mismos mediante alguno de los siguientes mecanismos: Versión: Indica el número de la versión. Revisión: Indica el número de la revisión por cada versión. Una versión puede tener varias revisiones, sin cambio alguno Disponibilidad de la documentación vigente La disponibilidad de la documentación vigente se difundirá en la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Legibilidad e identificación La legibilidad de la documentación se controlará al momento de publicar los documentos en el sitio web. La identificación se controla con el código, la versión vigente y la fecha de vigencia Control de la documentación externa Para la documentación externa, las unidades dueñas de los procesos enviarán al Representante de la Dirección (vía física o electrónica) la documentación externa actualizada para modificar la Lista

7 Página 7 de 7 Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Por tanto, esta lista se convierte en el instrumento de control de la documentación externa Prevención de uso no intencionado de documentos obsoletos Los documentos que pudieran existir en impresos en las unidades de trabajo, que no formen parte de la lista maestra, se consideran documentos no controlados, y cada funcionario será responsable de marcar la documentación con el sello de Copia no controlada. Los documentos desactualizados que se manejen deberán tener la marca con el sello de obsoleto. La Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad que se encuentra en la red informática cuya actualización es responsabilidad del Representante de la Dirección y constituye el registro del presente procedimiento. La actualización significaría añadir nuevos documentos como eliminar algunos que sean obsoletos. 5.7 Formato de la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad: