Términos de Referencia. Rediseño, puesta en marcha y evaluación de sistema de control de gestión y monitoreo de UTPMP

Transcripción

1 Términos de Referencia Rediseño, puesta en marcha y evaluación de sistema de control de gestión y monitoreo de UTPMP Antecedentes El convenio entre BID/FOMIN y la Fundación Un Techo para Chile, suscrito en septiembre de 2005, define el financiamiento parcial del costo del Programa para la Integración al Sector Productivo de Población de Bajos Ingresos, de Un Techo para Mi País. Este programa consiste principalmente en el desarrollo de planes de Habilitación Social, en particular, Microcréditos, Capacitación en Oficios y Desarrollo Comunitario, que tienen como fin facilitar la integración económica y social de la población pobre residente en áreas marginales en los países de actuación del proyecto (Argentina, Colombia, El Salvador, México, Perú, Uruguay). En conformidad con lo definido en el marco lógico del programa, se implementa el Plan de Control de Gestión y Monitoreo con el objetivo de generar información requerida como fuente de verificación de los logros a nivel de resultados esperados, y de cumplimiento de las acciones planificadas, según los indicadores definidos en el mismo programa. Disponer de esta información que opera como fuente de verificación, es fundamental para generar retroalimentación de las actividades desarrolladas en cada plan de Habilitación Social, permitiendo a sus responsables, tomar decisiones y hacer correcciones que ayuden a realizar mejoras técnicas que obedezcan al cumplimiento de los objetivos que se persiguen en el proyecto. Sin embargo, UTPMP se enfrenta a la complejidad de implementar un sistema conceptual y metodológico que funcione homólogamente en cada país donde se desarrolla el proyecto, y que permita integrar la información de todos los países, avanzando hacia una gran solución tecnológica que también abarca a Administración y Finanzas (ERP), Comunicaciones y Captación de Recursos (CRM), y Comunicación Interna (Intranet). Además, el que los actores directos del programa sean voluntarios, suma la dificultad de mantener la convicción sobre la importancia de trabajar en función de objetivos, monitoreando, evaluando y registrando el desarrollo de los planes, de manera ordenada y sistemática. En esta línea, el alto grado de rotación de los voluntarios, disminuye la efectividad de capacitación en la temática. En línea con todo lo anterior, se hace necesario contar con una evaluación general del Sistema de Control de gestión actual, particularmente en lo utilizado en las áreas de Habilitación Social, y el rediseño y puesta en marcha de un nuevo Sistema de Control de Gestión y Monitoreo, que sea de utilidad tanto en los países que integran el Convenio, como en el futuro, en el resto de los países en dónde tiene presencia UTPMP. Dicho Sistema deberá complementar el trabajo realizado por las metodologías con que actualmente trabaja Un Techo para mi País, y debe permitir validar los procedimientos y resultados de la recolección de datos, junto con certificar que este Sistema es adecuado para conocer la situación del Programa para la Integración al Sector Productivo de Población de Bajos Ingresos, en cada país donde se implementa, y en cada país en que se implementará Habilitación Social en el futuro.

2 Objetivos Generales Realizar una evaluación del sistema de Control de Gestión y Monitoreo de UTPMP, crear un rediseño, realizar una puesta en marcha y la evaluación de ésta, que permita a la institución contar con un sistema de control de Gestión y Monitoreo constante y escalable para Habilitación Social. Dicho sistema deberá asegurar la calidad de la información recolectada. Es importante destacar que este objetivo se debe cumplir en el contexto del sistema macro de gestión de la información de UTPMP: el ciclo de evaluación, definición de metas, planificación y presupuestación, control de gestión y monitoreo áreas Formación y Construcciones, asi como las modelaciones de las herramientas tecnológicas en uso o implementación. Etapas del proyecto Etapa I: Evaluación del actual Sistema de Control de Gestión 1. Realizar una evaluación de las estrategias de recolección de datos. 2. Realizar una evaluación del procedimiento de centralización de la información. 3. Realizar una evaluación del procedimiento de almacenamiento de los datos desde la Oficina Central y la estrategia de retroalimentación e impacto de los mismos a las oficinas locales. 4. Realizar las evaluaciones explicitadas en los puntos 1, 2 y 3, en conjunto con un análisis general y comparación con las metodologías de control de gestión y monitoreo desarrolladas por Un Techo para Chile. Para la realización Etapa I, se entregarán los siguientes documentos: Documentación sobre el actual Sistema de Control de Gestión para las áreas sociales. Principales problemas y desafíos en la implementación de un Sistema de Control de Gestión y Monitoreo. Documentación sobre el convenio con el BID/FOMIN Documentación sobre Indicadores esperados. Documentos de procesos, que relata la forma de trabajo transmitida a los países, en relación a todas las actividades de habilitación social. Etapa II: Rediseño En base a la experiencia recolectada en la evaluación previa, y junto con la experiencia del consultor, realizar una rediseño del Sistema de Control de Gestión. Dicho rediseño deberá contemplar, al menos, los siguientes aspectos: Nuevos indicadores para las áreas de Habilitación Social en los países. Diseño de Instrumentos y metodología para la recolección de datos.

3 Identificar los encargados de brindar los datos Centralización y procesamiento de Información. Mecanismo de difusión de Información, para la retro-alimentación en los países. Dicho documento de rediseño se llamará Diseño versión 1.0. Etapa III: Puesta en marcha Esta etapa comienza con el Encuentro de los Directores de Habilitación Social que se realizará en Chile. En Dicha ocasión se expondrá el nuevo diseño del Sistema de Control de Gestión. El encuentro está por confirmarse, y en caso que no se realice la actividad será reemplazada por videoconferencias transmitida a los países involucrados. Luego, el consultor visitará 4 países, incluidos en el Convenio con el BID, y en dónde desarrollen planes de Habilitación Social. En dichos países se capacitará y motivará a los equipos involucrados en el funcionamiento del nuevo Sistema de Control de Gestión. En la capacitación del Sistema, se recogerán los primeros comentarios de los usuarios finales. Posterior a ello, en los países antes mencionados, se pondrá en marcha dicho sistema, ejecutando los instrumentos, recolectando la información, centralizándola, procesándola, y difundiéndola. Etapa IV: Evaluación de la Implementación Posterior a la primera puesta en marcha, se realizará una evaluación de la versión 1.0 del nuevo Sistema de Control de Gestión. Dicha evaluación recogerá los problemas y beneficios encontrados por los distintos países en que fue aplicado el sistema, y recogerá las posibles mejoras que estos países identificaron. A partir de la evaluación de la Implementación, se generará la versión 2.0 del Sistema de Control de Gestión. Para los países que tuvieron mayores problemas en la puesta en marcha de la primera versión, se considerará una segunda visita, para realizar un análisis de cumplimiento de las mejoras. El fin de la Etapa IV, se realiza por medio de la entrega del Informe 2. Etapa V: Conclusiones y recomendaciones Posterior a la entrega del Informe 2, y la adecuada puesta en marcha de la versión 2.0 del diseño del Sistema de Control de Gestión, se realizará una evaluación final del Sistema. Junto con esta evaluación, se presentarán las principales conclusiones recogidas durante la consultoría. Dicha presentación deberá estar dirigida a los países de UTPMP, a la oficina Central y al Banco Interamericano de Desarrollo. El fin de esta etapa, es por medio de la entrega del Informe Final.

4 Productos esperados Informes Informe 1 Este informe contiene una evaluación completa y un análisis crítico de los mecanismos utilizados actualmente para la recolección de información relevante para las áreas de Habilitación Social, junto con la versión 1.0 del diseño del Sistema de Control de Gestión. Informe 2 Este informe incluye las experiencias recogidas de la puesta en marcha del Diseño propuesto en el anterior informe. Junto con ello, se expone la versión 2.0 del Diseño del Sistema de Control de Gestión. Informe Final Contiene una síntesis de todo el trabajo realizado, considerando: - Evaluación de los mecanismos para la recolección de Información relevante para las áreas de Habilitación Social. - Diseño 2.0 del Sistema de Control de Gestión - Conclusiones de la Consultoría - Principales recomendaciones en el futuro, para el funcionamiento continuo y mejoramiento del Sistema de Control de Gestión propuesto por la Consultoría. Motivación y Capacitaciones El hito de inicio a la implementación de la versión 1.0 del nuevo Sistema de Control de Gestión, se hará por medio de una motivación y capacitación en 4 países. Dicha capacitación y motivación será presencial y realizada por el mismo Consultor.

5 ANEXO 2, Actores de Negocio Estos actores fueron demandados por el Consultor durante la última reunión. El objetivo es contar con un equipo que posteriormente esté encargado del régimen permanente, y en base a éste trabajar la consultoría. Estos actores y sus responsabilidades pueden modificarse como producto de la consultoría. Actores Habilitación Social (HS): Rolf Hitschfeld Es el cliente de la consultoría y quien está encargado de revelar las necesidades de Información, y de exigir la participación de quienes pueden brindar los datos necesarios para generar la Información. Es quién se contacta con los Directores de Habilitación locales, los que finalmente van a dirigir la operación del Registro y Monitoreo. Control de Gestión (CG): Boris De los Ríos Control de Gestión tiene una mirada global a los sistemas de Registro y Monitoreo que usa la organización en todas sus áreas, ya sean de operación o de soporte. En caso de ser necesaria una herramienta de apoyo, es el encargado de crear el sistema para la recolección de datos. Al mismo tiempo, según sea el caso, es el encargado de vincular dicho sistema con otros. Centro de Investigación Social (CIS): Es el encargado de llevar a cabo la recolección de datos, de procesarlos y de difundir la información que surja a partir de ellos. En caso de no existir un instrumento de recolección de datos que permita generar la información demandada, el CIS estará encargado de crear las fichas que posibilitarán generar dicha información.

6 ANEXO 3, Carta Gantt

7 ANEXO 4, Instancias de exclusiva responsabilidad del Consultor A continuación se muestra una lista de instancias que el consultor no podrá delegar en otras personas. La lista no es taxativa, pero son las que estimamos críticas a ser realizadas por el Consultor en función de su experiencia y capacidad. Viajes a los países Presentaciones al BID Presentaciones en los Encuentros del equipo UTPMP Responsabilidad sobre los informes Presentaciones a la Comisión Presencia en las reuniones de trabajo periódico con el Jefe de Proyecto.

8 ANEXO 5, Requisitos de Elegibilidad. A fin de cumplir con los requisitos de elegibilidad para el nombramiento como consultor individual, Internacional o Nacional del Banco Interamericano de Desarrollo, Certifico que: 1. Soy ciudadano o residente permanente bona fide, del siguiente país miembro del Banco: Chile 2. Mantendré al mismo tiempo un solo cargo a tiempo completo financiado con recursos del Banco y sólo facturaré a un proyecto por tareas desempeñadas en un solo día. 3. Si fui miembro del personal del Banco dentro de los dos últimos años, no participé directa o principalmente en la operación a la que se encuentra vinculada la contratación de estos servicios de consultoría. 4. Proporcionaré asesoría imparcial y objetiva y no existen conflictos de intereses para aceptar este nombramiento. 5. No pertenezco a la planta regular o temporal de la institución prestataria o beneficiaria. No he pertenecido a dicha institución durante los seis meses de la primera de las siguientes fechas: la presentación de la solicitud de préstamo o la fecha de selección del consultor. Queda entendido que cualquier información falsa o equívoca en relación con estos requerimientos de elegibilidad, tornará nulo y sin efecto este contrato y no tendré derecho a remuneraciones. Nombre del Consultor: FRANCISCO COVARRUBIAS FERNANDEZ Firma: Fecha: 21 DE ENERO 2009

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