Metodología de la evaluación técnica de Sistemas de Inteligencia de Información (BI Suites) Informe metodológico

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1 Metodología de la evaluación técnica de Sistemas de Inteligencia de Información (BI Suites) Informe metodológico Diciembre de 2012

2 HISTORIAL DE CREACIÓN Fecha Versión Descripción Autor 10/12/ Metodología de la Evaluación Técnica de Sistemas de Inteligencia de Información (BI Suites) Stuardo Herrera, Administrador Sistema de Información Social HISTORIAL DE REVISIÓN Participante Unidad o Dependencia Firma Ing. Karina Siguil Programadora, Sistema Información Social

3 TABLA DE CONTENIDOS I. INTRODUCCIÓN... 1 II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO... 3 III. INSTALACIÓN DE LAS PLATAFORMAS EN ENTORNOS DE TRABAJO REALES... 4 IV. SITIO WEB DE LA EVALUACIÓN... 5 V. SESIONES DE TRABAJO... 6 VI. RECORD ANECDÓTICO... 7 VII. ENCUESTAS DE APRECIACIÓN... 7

4 METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS DE INTELIGENCIA DE INFORMACIÓN (BI SUITES) INTRODUCCIÓN El Sistema de Información Social del Gobierno de Guatemala se diseña y desarrolla bajo los conceptos fundamentales de los sistemas de inteligencia de información. Por ello mismo utiliza en su estructura funcional las herramientas de las plataformas de inteligencia de información (business intelligence). En la actualidad, con el acompañamiento técnico del Proyecto de Políticas en Salud y Educación (HEPP, por sus siglas en inglés), los ministerios de Educación, Salud y Desarrollo Social trabajan en la conceptualización de sus propios sistemas de inteligencia de información, los cuales se integrarán posteriormente al SIS. Como respuesta a las inquietudes expresadas por los Ministerios de su propia capacidad de sostener en el tiempo la plataforma actual de Business Objects, tanto por los requerimientos técnicos como económicos que implica, HEPP ha procedido a analizar la situación actual del mercado de herramientas de inteligencia de información. Esta evaluación se basa en los requerimientos particulares de un sistema público de inteligencia de información, como es el caso del SIS, y evalúa la posibilidad de encontrar una (o varias alternativas) a la plataforma actual. La evaluación se realiza en dos etapas: una primera documental que identificó potenciales alternativas y una segunda técnica, donde se realiza una evaluación práctica por un equipo de evaluación integrado por técnicos de los distintos Ministerios y de HEPP. La investigación realizada en la etapa de evaluación documental, dio como resultado la selección de las plataformas ha ser evaluadas en la evaluación técnica, las cuales fueron las soluciones de Tableau, Microstrategy y Microsoft BI. 1

5 El presente documento detalla la metodología empleada para la evaluación técnica de las alternativas propuestas por la etapa documental. 2

6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO En una primera etapa, se realizó una investigación documental, la cual se detalla en el Informe titulado Evaluación documental de Sistemas de Inteligencia de Información, en la que se realizó la selección preliminar de tres plataformas que pasarían a la etapa de evaluación técnica. Las plataformas que finalmente fueron seleccionadas en esta primera etapa, son las siguientes: a) Tableau b) MicroStrategy c) Microsoft BI Para la evaluación práctica de las alternativas seleccionadas, se conformó un grupo de evaluación de técnicos expertos designados por el Ministerio de Educación, Ministerio de Desarrollo, Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y HEPP, los cuales deben programar actividades para probar las herramientas, de acuerdo a la metodología que se plantea. La evaluación técnica, pretende alcanzar los siguientes objetivos puntuales: a) Establecer un entorno de trabajo en el que los técnicos involucrados puedan tener una experiencia de primera mano con las alternativas de sistemas de inteligencia de información seleccionadas, enfrentándose a situaciones propensas a suceder en condiciones normales en el trabajo diario. b) Simular el ciclo de desarrollo de sistemas de BI (carga de datos, c) Proporcionar al equipo de evaluación las herramientas necesarias para medir las capacidades y alcance de cada una de las alternativas seleccionadas. d) Obtener la apreciación tanto individual como grupal de los miembros del equipo de evaluación, sistematizando el proceso y considerando tanto los elementos cuantificables como los descriptivos de las alternativas seleccionadas. 3

7 Para estandarizar la experiencia de evaluación cada evaluador deberá simular el ciclo de desarrollo de un sistema de BI, incluyendo las siguientes operaciones: Creación de universo. Generación de ETL para carga de datos en el universo. Desarrollo de un reporte de consulta de datos. Desarrollo de un dashboard que presente datos. Dentro del proceso de evaluación se tiene a disposición del equipo evaluador varias vías en las que se documentará su experiencia: 1) Instalación de las alternativas en entornos de trabajo reales. 2) Sitio web de la evaluación. 3) Grupo de trabajo. 4) Record anecdótico. 5) Encuestas de apreciación. INSTALACIÓN DE LAS PLATAFORMAS EN ENTORNOS DE TRABAJO REALES Se realizó la instalación de versiones de evaluación de cada una de las alternativas de los sistemas de inteligencia de información en el servidor en la nube administrado por HEPP ( ). En esta fase se completaron las siguientes acciones con el fin de proveer el entorno de trabajo para la evaluación a los miembros del equipo de evaluación: 1) Gestión de licencias de evaluación de las alternativas seleccionadas. 2) Creación de espacios de trabajo dentro de cada una de las alternativas seleccionadas. 3) Creación y asignación de usuarios para los técnicos del equipo de evaluación. 4) Carga y puesta a disposición de las plataformas, sets de datos de ejemplo, con tamaños similares a los usados en entornos reales de trabajo. 5) Carga de reportes y cuadros de mando de ejemplo. 6) Configuración de la plataforma de acuerdo a características específicas del proyecto. 4

8 SITIO WEB DE LA EVALUACIÓN Para el registro y centralización de las actividades del proceso de evaluación, se implementó el sitio web Evaluación de Soluciones de BI, al cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: Fig. 1 Sitio web del proceso de evaluación Este sitio, cuenta con tres secciones principales correspondientes a cada una de las plataformas que serán evaluadas y una sección principal en donde se encuentra contenida la 5

9 información de la evaluación y las herramientas empleadas. A continuación se describe la estructura principal del sitio: Página de inicio o Sección Microsoft Record anecdótico sobre Microsoft BI Enlaces de referencia Microsoft BI o Sección Tableau Record anecdótico sobre Tableau Enlaces de referencia Tableau o Sección MicroStrategy Record anecdótico sobre MicroStraetgy Enlaces de referencia MicroStraetgy o Sección de Criterios de Evaluación Documento de criterios de evaluación Encuesta de apreciación de herramientas de BI Todos los participantes del proceso de evaluación, cuentan con usuarios para acceder al sitio web a registrar las actividades que realicen. SESIONES DE TRABAJO Se programaron sesiones de trabajo diarias con el equipo de evaluación en donde bajo una metodología de trabajo basada en proyectos, se establecen objetivos a los cuales los participantes deben llegar, durante el tiempo que dura la sesión. Se promueve de esta forma la colaboración y el aprendizaje grupal de las plataformas entre los miembros del equipo y se establecen temas de discusión sobre las diferentes características y alcance de cada herramienta. Al finalizar cada sesión se insta a los participantes a documentar su experiencia del día en el sitio web de la evaluación. 6

10 RECORD ANECDÓTICO El record anecdótico, consiste en un registro descriptivo en forma de blog en donde cada uno de los participantes de la evaluación detalla su experiencia en el uso de las plataformas de BI seleccionadas, en el momento en que va teniendo contacto con las diferentes opciones de cada una. Las entradas están divididas en categorías, según la plataforma de BI que esta siendo evaluada. Cada una de estas categorías puede ser accedida mediante el menú principal del sitio web de la evaluación, o directamente mediante los siguientes enlaces: Categoría de entradas de Microsoft BI: Categoría de entradas de Tableau: Categoría de entradas de MicroStrategy: ENCUESTAS DE APRECIACIÓN Las encuestas de apreciación, son una serie de fichas técnicas de evaluación basadas en cada uno de los criterios detallados en el documento titulado Guía para la evaluación de plataformas de Business Intelligence elaborado por HEPP. En estas fichas, el participante deberá llenar según una escala del 1 al 5, la apreciación que tiene sobre diferentes características de evaluación de sistemas de Business Intelligence (calificando como 1 un 7

11 pobre desempeño y como 5 un desempeño excelente). Las fichas están divididas en diferentes secciones según se establece a continuación: a. Criterios de accesibilidad i. Funcionalidad general ii. Herramientas de autoría (Authoring tools) iii. Instalación iv. Aprendizaje v. Portabilidad vi. Documentación vii. Soporte viii. Interoperabilidad ix. Gestión de Universos x. ETL b. Criterios de apoyo a la toma de decisiones i. Reportaje y análisis ii. Cuadros de mando (dashboards) c. Criterios de usabilidad i. Criterios heurísticos de usabilidad Se puede acceder directamente a la encuestas de apreciación desde el menú principal del sitio web del proceso de evaluación, o a través del siguiente enlace: 8

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