TRÍPTICOS. Índice. Adscripción 2. Enrollment Request 7. Listas de Asistencia 12. Listas de Calificaciones 19. Status Alumnos 28

Transcripción

1 TRÍPTICOS Índice Adscripción 2 Enrollment Request 7 Listas de Asistencia 12 Listas de Calificaciones 19 Status Alumnos 28

2 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Sistema de Información para la Tarea Educativa Creación de Valor para la Tarea Educativa ADSCRIPCIÓN * PeopleSoft - Guía Rápida - * Esta guía no sustituye al manual

3 MATRICULAR A UN ALUMNO Home > Manage Student Records > Track Student Careers > Use > Student Program/Plan Para matricular a un alumno. Busque al alumno por su ID en EmplID o por su nombre poniendo su apellido paterno en Last Name y su primer nombre en First Name y dar clic en el botón En la pestaña Student Program, introduzca lo siguiente: Effective Date, Program Action en este caso seleccione el valor MATR (Matricular), Action Reason, Academic Institution, Academic Program y Admit Term Salve la información haciendo clic en ACTIVACIÓN DE ESTUDIANTES A UN TERM Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Process > Term Activation Para activar a todos los estudiantes de determinada carrera o posgrado en su ciclo académico. Busque al alumno por ID o nombre. Es importante que el alumno ya se encuentre matriculado.

4 En la pestaña Term Activation introduzca los datos: Academic Institution, Term y Academic Level y salve la información Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Process > Term Activation Para activar a todos los estudiantes de determinada carrera o posgrado en su ciclo académico ELABORACION DE BLOQUES DE CURSO Asigne los siguientes valores: Institution, Acad Career, Actvtn Term, (COMMIT FREQ no lo modifique) y Acad Group. Salve la información dando clic en. Una vez salvada la información haga clic en el botón para correr el proceso Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Setup > Block Enrollment Classes Permite elegir los cursos que formaran el bloque para un grupo o clase. Registre un nombre para identificar el bloque de cursos conforme a la nomenclatura detallada en el Anexo 1 del manual. Haga clic en el botón

5 En el campo Description registre una breve descripción del bloque. Defina el Term y en el campo Action seleccione Enroll (Adscribir). ELABORACION DE BLOQUES DE ALUMNOS Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Setup > Block Enrollment Students Permite crear el bloque de alumnos que serán adscritos a un bloque de cursos Registre un nombre para identificar el bloque de alumnos conforme a la nomenclatura detallada en el Anexo 1 del manual. Haga clic en el botón ADSCRIPCIÓN EN BLOQUE En el campo Description registre una breve descripción del bloque. Llene los campos de EmplID y Academic Career. Si quiere añadir otro alumno haga clic en Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Block Enrollment Para mezclar los bloques de cursos con los bloques de alumnos ya antes creados. Haga clic en Add a New Value para un nuevo proceso de adscripción. En caso de que previamente se hubiera generado un bloque de adscripción para los mismos alumnos y cursos indicar el número de requerimiento de adscripción en Enroll Request Id o buscarlo dando clic en

6 VERIFICACION DE ALUMNOS ADSCRITOS Registre: Academic Institution, el código de bloque de alumnos creado Student Block y el código de bloque de cursos creado Class Block. De clic en. Luego en para ver los resultados después de haberle pedido al sistema que combine los bloques. De clic en para correr el proceso. Verificar que el Request Status sea Succes Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Inquire > Enrollment Summary Para verificar los cursos a los quedaron adscritos los alumnos. Asegurese que está correcta la Academic Institution. Introduzca el Id, en el campo ID, de un alumno perteneciente al bloque. Tambien ponga el Term en el que activo a los alumnos. Haga clic en el botón Aquí aparecen los detalles de las materias a las cuales quedo adscrito el alumno.

7 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Sistema de Información para la Tarea Educativa Creación de Valor para la Tarea Educativa ENROLLMENT REQUEST * PeopleSoft - Guía Rápida - * Esta guía no sustituye al manual

8 ADSCRIPCIÓN INDIVIDUAL Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Para adscribir a un alumno en uno o más cursos Registre el ID del alumno ID del alumno, su Academic Career,Academic Institution, Term y haga clic en el botón En el campo Action seleccione el valor Enroll, y la razón por la cual lo va a enrolar en el campo Action Reason. En Class Nbr, registre la clave del curso o examen extraordinario al cual el estudiante será adscrito. Si no la conoce haga click Haga clic en el botón Para adscribir al alumno en otras materias agregue un nuevo renglón En caso de error, revise el mensaje mostrado y solucione el problema. Una vez solucionado vuelva a dar clic en el botón

9 CAMBIOS DE CURSO Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Para cambiar uno o más de los cursos a los cuales el alumno fue adscrito. Una vez localizado el alumno, cerciórese que la información mostrada es correcta. En le campo Action se selecciona el valor Swap courses (sustituir cursos). En el campo Action Reason registre la causa de dicho cambio. Registre el Class Nbr de la materia la cual se desea cambiar y en el campo Change To registre el número de la materia del nuevo curso. En caso de sustituir mas cursos agregue un renglón Haga clic en el botón En caso de error, revise el mensaje mostrado y solucione el problema. Una vez solucionado vuelva a dar clic en el botón BAJA DE ALUMNOS Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Para registrar la baja de una o más materias. Una vez localizado el alumno, cerciórese que la información mostrada es correcta. En le campo Action se selecciona el valor Drop. En el campo Action Reason registre la causa de dicha baja. Registre el Class Nbr de la materia de la cual se desea dar de baja. En caso querer dar de baja mas cursos agregue un renglón Haga clic en el botón

10 En caso de error, revise el mensaje mostrado y solucione el problema. Una vez solucionado vuelva a dar clic en el botón CAMBIO DE CALIFICACIÓN Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Para la modificación o corrección de calificaciones. Una vez localizado el alumno, cerciórese que la información mostrada es correcta. En le campo Action se selecciona el valor Change Grade. En el campo Action Reason registre la causa de dicho cambio de calificación. En el campo Grade Input escriba la nueva calificación correspondiente a dicha materia y alumno. En caso querer cambiar mas calificaciones del mismo alumno agregue un renglón Haga clic en el botón En caso de error, revise el mensaje mostrado y solucione el problema. Una vez solucionado vuelva a dar clic en el botón AGREGAR UNA CALIFICACIÓN Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Para registrar una calificación. Una vez localizado el alumno, cerciórese que la información mostrada es correcta. En le campo Action se selecciona el valor Add Grade

11 En el campo Grade Input escriba la calificación correspondiente a dicha materia y alumno. En caso querer agregar mas calificaciones del mismo alumno agregue un renglón. Haga clic en el botón En caso de error, revise el mensaje mostrado y solucione el problema. Una vez solucionado vuelva a dar clic en el botón

12 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Sistema de Información para la Tarea Educativa Creación de Valor para la Tarea Educativa LISTAS DE ASISTENCIA * PeopleSoft - Guía Rápida - * Esta guía no sustituye al manual

13 GENERACIÓN MASIVA DE LISTAS DE ASISTENCIA Home > Manage Student Records > Establish Courses > Process > Attendance Roster Generator Genera listas de asistencias de los grupos u organización académica Si es la primera vez que va a generar listas de asistencia de clic en Add a New Value (aparece la pantalla Add a New Vaue), registre un nombre correspondiente y de clic en De lo contrario (en la pantalla Find an Existing Value) resgistre el nombre del identificador del proceso (Run Control ID) o de clic en Llene los siguientes campos: Academic Institution, Term y Attendance Create/Update Flag (seleccione Create Attendance sí es la primera vez que la genera). Según el tipo de lista que se quiera generar se podrán seleccionar valores en uno o varios campos. (Class Nbr, Session, Acad Org, Campus, Subject). Para insertar registros haga clic en Haga clic en el vínculo Roster Options para registrar parámetros de periodos que quiera que abarquen las listas y otros filtros. De clic en. Luego en para correr el proceso. Active la casilla Atendance Roster Generator y de clic en

14 GENERACIÓN INDIVIDUAL DE LISTAS DE ASISTENCIA Home >Manage Student Records > Establish Courses > Use > Class Attendance Genera listas de asistencias para un curso en lo individual. Registre la información del curso cuya plantilla se quiere generar y haga clic en Active la casilla Create Attendance y haga clic en

15 Para ver la lista de un día en particular haga clic en. Para registrar retardo active las casillas Present y Tardy; si registra faltas desactive las casillas Present y Tardy; si registra asistencia active la casilla Present. Haga clic en CONSULTA Y ACTUALIZACION DE LISTAS DE ASISTENCIA Home >Manage Student Records > Establish Courses > Use > Class Attendance Actualiza las listas de asistencia. Registre la información del curso cuya plantilla se quiere actualizar y haga clic en Para actualizar una lista conservando en ella a los alumnos dados de baja, hasta el final del periodo escolar active la casilla Update Attendance/All Students y haga clic en Para actualizar una lista borrando en ella a los alumnos dados de baja a partir de la fecha efectiva de su baja, active la casilla Update Attendance/Active Only y haga clic en

16 Para actualizar una lista borrando en ella toda la información sobre faltas y retardos ya registrada, active la casilla Create Attendance y haga clic en En todos los casos anteriores para ver la lista de un día en particular haga clic en. Para registrar retardo active las casillas Present y Tardy; si registra faltas desactive las casillas Present y Tardy; si registra asistencia active la casilla Present. Haga clic en CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN DE LISTAS DE ASISTENCIA EN UN DIA EN PARTICULAR Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Class Attendance by Template Consultar y actualizar una lista de asistencia de un día en particular. Verifique que está correcta la Academic Institution. Anote los siguientes valores: Term, Subject Area, Catalog Nbr, Course ID, Class Nbr y haga clic en En caso de no conocer los valores Catalog Nbr, Course ID y Class Nbr anote solo la Academic Institution, Term y el Subject Area y haga clic en y busque el día y el Class Nbr

17 Aquí se pueden consultar asistencias, faltas y retardos, así como actualizar. Si realiza alguna modificación haga clic en CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN DE LISTAS DE ASISTENCIA DE UN ALUMNO EN PARTICULAR Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Student Attendance Consultar y actualizar una lista de asistencia de un alumno. Anote los siguientes valores: ID del alumno, Academic Institution, Term y haga clic en. Haga clic sobre el renglón correspondiente a la lista de su interés. Aquí se pueden consultar asistencias, faltas y retardos, así como actualizar. Si realiza alguna modificación haga clic en REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PROFESOR Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Class Attendance Registrar la ausencia a una clase de un profesor. Registre los valores correspondientes al curso para el que quiera anotar faltas del profesor y haga clic en

18 Busque el día en que quiere registrar la falta del profesor. En el campo Type seleccione el valor Falta del Profesor. Haga clic en para guardar las modificaciones realizadas. REGISTRO DE CLASES DE REPOSICION Home >Manage Student Records > Establish Courses > Use > Class Attendance Registrar una clase de reposición. Registre los valores correspondientes al curso para el que quiera registrar una clase de reposición y haga clic en Busque la fecha en la que se repuso la clase. Añada un renglón haciendo clic en. En el campo Type seleccione el valor Reposición de Clase. Active la casilla Override. Asigne la cantidad de minutos que duró la clase de reposición en el campo Contact Minutes. Haga clic en y luego guarde dando clic en Para ver la lista haga clic en. Para registrar retardo active las casillas Present y Tardy; si registra faltas desactive las casillas Present y Tardy; si registra asistencia active la casilla Present. Haga clic en

19 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Sistema de Información para la Tarea Educativa Creación de Valor para la Tarea Educativa LISTAS DE CALIFICACIONES * PeopleSoft - Guía Rápida - * Esta guía no sustituye al manual

20 GENERACION MASIVA DE LISTAS DE CALIFICACIONES Home > Manage Student Records > Establish Courses > Process > Grade Roster Generator Generación de la lista de calificaciones de los cursos. Si es la primera vez que va a generar listas de calificaciones de clic en Add a New Value (aparece la pantalla Add a New Value), registre un nombre correspondiente y de clic en De lo contrario (en la pantalla Find an Existing Value) resgistre el nombre del identificador del proceso (Run Control ID) y de clic en Para insertar un nuevo registro haga clic en, nunca borre el renglón de Calificación Final. Llene los siguientes campos: Academic Institution, Term, Session, End Date (fecha en que acaban las clases en la Session seleccionada), Subject Area (al llenar este campo desaparecerá el campo Academic Organization), Grade Roster Type y Override Existing Grade Roster (seleccione el valor Yes sí quiere borrar las plantillas previamente generadas, de lo contrario seleccione No) Haga clic en para correr el proceso. Active la casilla Grade Roster Generator y de clic en. Haga clic en el vinculo Process Monitor y verifique que el Run Status indique Succes.En caso contrario haga clic en hasta que muestre Succes. GENERACION DE UNA PLANTILLA DE CALIFICACIONES PARA UN CURSO Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Grade Roster Genera las plantillas de listas de calificaciones para un grupo de curso.

21 Registre en los campos correspondientes (Academic Instituion, Subject Area, Term ) los valores del curso cuyas plantillas quiera generar. Haga clic en En Grade Roster Type seleccione el valor referente al tipo de lista de calificación que quiere generar. Para agregar mas tipos de listas haga clic en. De clic en. Active la casilla Override si quiere borrar las plantillas antes generadas. REGISTRO DE CALIFICACIONES (EXAMENES PARCIALES Y FINALES) Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Grade Roster Registrar calificaciones de exámenes parciales y finales en las plantillas previamente generadas. Registre en los campos correspondientes (Academic Instituion, Subject Area, Term) los valores del curso cuyas calificaciones quiera registrar. Haga clic en Haga clic en la pestaña. Busque la plantilla donde quiera registrar las calificaciones mediante las barras de navegación. Registre la calificación en el campo Grade Input o busque la calificación haciendo clic en. Guarde dando clic en

22 REGISTRO DE CALIFICACIONES FINALES Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Grade Roster Registrar calificaciones finales en la plantilla previamente generada. Registre en los campos correspondientes (Academic Instituion, Subject Area, Term) los valores del curso cuyas calificaciones quiera registrar. Haga clic en Haga clic en la pestaña. Busque la plantilla de Calificación Final. Desplacese mediante las barras de navegación Registre la calificación en el campo Grade Input o busque la calificación haciendo clic en. Guarde dando clic en Haga clic en la pestaña Active la casilla Partial Post si no ha registrado las calificaciones finales de todos los alumnos. Si ya registró las calificaciones finales de todos los alumnos haga clic en y en el campo Approval Status seleccione el valor Approved

23 CAMBIOS DE CALIFICACIONES Home > Manage Student Records > Establish Courses > Use > Grade Roster Cambiar una calificación registrada distinta a la calificación final. Registre en los campos correspondientes (Academic Instituion, Subject Area, Term) los valores del curso cuyas calificaciones quiera modificar. Haga clic en Haga clic en la pestaña. Busque la plantilla donde quiera modificar las calificaciones mediante las barras de navegación. Corriga la calificación en el campo Grade. Guarde dando clic en CAMBIO DE CALIFICACION FINAL Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Enrollment Request Cambiar una calificación final que ya ha sido posteada. Ponga el ID del alumno cuya calificación final quiera modificar. También llene los campos: Academic Career, Academic Institution, Term. Haga clic en En el campo Action seleccione Change Grade. En Class Nbr registre el numero que corresponda al curso en el que se le quiere modificar la calificación. En Grade Input introduzca la nueva calificación. Haga clic en y verifique que en el Staus aparezca Success

24 CONSULTA DE CALIFICACIONES Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Inquire > Student Grades Consultar las calificaciones de un alumno. Introduzca el ID del alumno que quiere consultar sus calificaciones, así como su Academic Instituion, Academic Carrer, Term Le mostrara las materias del alumno y su calificación. CONSULTAR ESTADÍSTICAS DE UN ALUMNO Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Term History Consultar las estadísticas por periodo académico y acumuladas, y su desempeño. Registre el ID o el nombre del alumno cuyas estadísticas quiere consultar. En la pestaña periodo del alumno. apareceran las estadisticas por

25 En la pestaña acumuladas del alumno. apareceran las estadisticas CORRER EL PORCESO DE NORMAS ACADEMICAS Y DISTINCIONES Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Process > Acad Standing / Honors-Awards Asigna un estado (status) académico a cada uno de los alumnos. Si es la primera vez que va a generar el proceso de normas académicas de clic en Add a New Value (aparece la pantalla Add a New Value), registre un nombre correspondiente y de clic en De lo contrario (en la pantalla Find an Existing Value) resgistre el nombre del identificador del proceso (Run Control ID) y de clic en Registre los valores (Institution, Career, Term, Acad Program, Date) para los cuales quiere correr el proceso. Active la casilla Calculate Academic Standing y/o la casilla Calculate Honors & Awards. Haga clic en en para correr el proceso. Verifique que la casilla Acad Standing/Honors-Awards y haga clic en. Despues haga clic en el vinculo Process Monitor y verfique que el Status sea Success.

26 CONSULTA DEL ACADEMIC STANDING (STATUS ACADÉMICO) Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Term History Conocer el Academic Standing (Status Académico) de un alumno. Introduzca el ID del alumno del cual quiere conocer su Academic Standing Haga clic en la pestaña panel Academic standing. y aparecerá el MODIFICACION DEL ACADEMIC STANDING Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Term History Modificar manualmente el Academic Standing (Status Académico) de un alumno. En el panel Academic Standing, inserte un nuevo registro dando clic en. Registre: Effective Date, Effective Sequence, Academic Program y seleccione el Academic Standing Action. Active la casilla Manual Override. Guarde dando clic en CONSULTA DE DISTINCIONES Home > Manage Student Records > Manage Academic Records > Use > Honors and Awards Conocer las distinciones de un alumno.

27 Introduzca el ID del alumno del cual quiere conocer sus distinciones y premios. Desplácese por medio de las flechas de navegación para ver las distinciones y premios que ha obtenido e alumno.

28 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Sistema de Información para la Tarea Educativa Creación de Valor para la Tarea Educativa STATUS DE ALUMNOS* PeopleSoft - Guía Rápida - * Esta guía no sustituye al manual

29 CAMBIAR EL STATUS DE UN ALUMNO. Home > Manage Student Records > Track Student Careers > Use > Student Program/Plan Busque al alumno por su ID en EmplID o por su nombre poniendo su apellido paterno en Last Name y su primer nombre en First Name y dar clic en el botón En el caso de ser alumno de primer ingreso, primero hay que matricularlo. En la pestaña, introduzca lo siguiente: 1. Effective Date 2. Program Action: En este caso seleccione el valor MATR (Matricular). Puede buscar el valor haciendo clic en, luego en y haga clic sobre MATR o Matricular. 3. Action Reason: Siempre que asigne un Program Action debe seleccionar este valor. Puede buscar el valor haciendo clic en,luego en y haga clic sobre el valor de su interes. 4. Academic Institution 5. Academic Program 6. Admit Term Guarde la información haciendo clic en NOTA: SI REQUIERE REALIZAR ALGUNA MODIFICACION EN EL STATUS DE UN ALUMNO, TIENE QUE AÑADIR UN REGISTRO HACIENDO CLIC EN Y SE DEBEN ASIGNAR NUEVAMENTE LOS VALORES EN LOS CAMPOS EFFECTIVE DATE, PROGRAM ACTION Y ACTION REASON. FINALIZE SALVANDO LA INFORMACIÓN HACIENDO CLIC EN PARA CONOCER MAS SOBRE EL ADECUADO PROGRAM ACTION Y ACTION REASON CONSULTE EL ANEXO1 EN EL MANUAL DE ACTIVACIÓN DE UN TERM

30 Si el alumno se da de baja de la carrera por diferentes problemas administrativos (adeudos vencidos, insuficiencia económica, etc.) tenemos que darlo de Baja Administrativa (WADM). La baja se puede dar antes o durante el periodo. Sí el alumno regresa de un intercambio, es decir, si un alumno que había causado baja regresa lo tenemos que Activar (ACTV). La Baja Académica (DISM) se da al final del semestre debido a normas académicas o cuando es egresado provisional. Cuando se da una baja por indisciplina, o por ejemplo copia en un examen le asignamos el valor de Suspensión (SPND). Se da en el transcurso del semestre.

31 Si el alumno deja de asistir a clases causa baja por ausencia. Le asignamos el valor de (DISC) Descontinuado (Baja Ausencia) Sí al principio del semestre el alumno decide ausentarse por diferentes motivos (de salud, económicos, académicos) y piensa regresar le asignamos Ausencia Temporal (LEAV). Cuando el alumno se incorpora de nuevo a sus estudios en la Universidad debido a una baja temporal tenemos que asignar el estado de Regreso de ausencia temporal (RLOA). Le asignamos Cambio de Plan (PLNC) a un alumno si por medidas académicas o por reciclarse su plan de estudios cambia dentro de su misma carrera.

32 Cuando el alumno cambia de carrera se asigna Cambio de carrera (PRGC). Al modificar los datos de un alumno debido a que éste se convierte en alumno irregular o cambia de plan, etc. se le asigna el valor Cambio de datos (DATA). Completar programa (COMP) se asigna cuando el alumno termina sus estudios, es decir, ya cubrió todos los créditos del plan de estudios. Se utiliza Revoke Degree (REVK) para Revocar el Grado obtenido por el alumno si se asignó el valor Completar programa pero por algún motivo no pudo completar el programa (fraude, alguna materia reprobada, etc.)