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1 Lo que necesitamos saber sobre Microsoft Office By Aleksei Hecht Microsoft Office 2010 En la actualidad Microsoft Office se ha convertido en un estándar de facto utilizado cada día por millones de personas en todo el mundo tanto en el hogar como en la empresa y en el sector público. Las ventas de esta suite ofimática representan alrededor de un tercio de los ingresos de la corporación Microsoft, aunque en la actualidad la empresa lucha por mantener su dominio del mercado frente a otras alternativas que le ganan cada vez más terreno. A pesar de su popularidad existe un gran desconocimiento sobre esta suite ofimática. Las distintas ediciones junto con las aplicaciones que la integran, los distintos tipos de licencias y sus costes. Los formatos de archivo soportados. Asimismo muchas organizaciones también desconocen las ventajas que pueden ofrecer las alternativas a Microsoft Office, principalmente en lo relativo al ahorro que se puede obtener en términos de adquisición y gestión de licencias o en mantenimiento de software, pero también es cierto que la transición a una nueva solución no siempre es sencilla. Requerimientos técnicos de Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2010 fue publicado el pasado 15 de junio de Es el sucesor de la versión anterior, Office 2007 y la primera versión de la suite que viene compilada para procesadores de 32 bits así como para procesadores de 64 bits. Como mínimo se requiere un procesador de 500 MHz para poder instalar Microsoft Office 2010, aunque se recomienda un procesador de 2 GHz o más para aprovechar todas las funciones de la suite. A nivel de memoria RAM el mínimo requerido es de 256 MB, aunque para algunas características se necesitan al menos 512 MB y en cualquier escenario lo ideal es contar al menos con 1 GB de memoria RAM. La resolución mínima de pantalla debe ser de 1024 x 576 px. Para una instalación completa de Microsoft Office 2010 en su edición Professional necesitaremos además 3 GB de espacio en disco. Cualquiera de los siguientes sistemas operativos son soportados: Windows XP (debe tener SP3) (32 bits) Windows 7 Windows Vista con Service Pack (SP) 1 Windows Server 2003 con SP2 con MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits) Windows Server 2008Estos requerimientos técnicos han sido obtenidos del sitio oficial de Microsoft Office, donde se publican detalladamente los requisitos del sistema para ejecutar distintas ediciones de la suite así como los requisitos para la ejecución de las aplicaciones de la suite por separado. Nosotros hemos hecho una simplificación de estos datos para este artículo a partir de los requisitos para la instalación de la edición más popular de la

2 suite, Microsoft Office Professional 2010 y a partir de nuestra experiencia en la vida real a través de clientes que ya lo están usando. Aplicaciones que integran la suite En la actualidad las siguientes aplicaciones forman parte de la suite Microsoft Office Cada una de las aplicaciones en esta lista contiene un enlace hacia la web oficial de Microsoft con información diversa sobre cada programa. Word 2010 Excel 2010 PowerPoint 2010 Outlook 2010 OneNote 2010 Publisher 2010 Access 2010 InfoPath 2010 SharePoint Workspace 2010 Lync 2010 De este conjunto de herramientas que forman parte de la suite Microsoft Office 2010 probablemente todos estemos familiarizados con alguna versión del procesador de texto Word, con la herramienta de hojas de cálculo, Excel, o con la herramienta para crear presentaciones, PowerPoint. Otra aplicación popular de la suite Microsoft Office es Outlook, que no debemos confundir con el antiguo cliente de correo que venía con XP e Internet Explorer 6 llamado Outlook Express. Outlook es una avanzada herramienta para gestionar el correo electrónico, la libreta de direcciones, la agenda o calendario de eventos y las listas de tareas pendientes. Todo un organizador personal. El resto de aplicaciones tal vez no sean tan conocidas para la mayoría de las personas como las que acabamos de mencionar. Access es una aplicación para trabajar con bases de datos. En su día algunas versiones anteriores de Access se popularizaron bastante y todavía muchas organizaciones cuentan con bases de datos y aplicaciones en entornos de producción basadas en versiones antiguas u obsoletas de esta aplicación. Publisher es una aplicación de autoedición para el diseño y la maquetación de páginas. OneNote es un programa para la recolección de información y la colaboración multiusuario. InfoPath es una aplicación para diseñar formularios de entrada de datos basados en el estándar XML. Microsoft SharePoint Workspace es una aplicación P2P dirigida a equipos con miembros que se encuentran por lo general sin conexión o que no comparten la misma seguridad de red y por último Lync, un cliente de mensajería instantánea del servidor Microsoft Lync Server. Ediciones de Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2010 está disponible en las siguientes ediciones: Office Starter 2010 Office Hogar y Estudiantes 2010

3 Office Hogar y Pequeña Empresa 2010 Office Standard 2010 Office Professional 2010 Office Professional Plus 2010 Adquirir Microsoft Office 2010 Hasta hace poco muchos ordenadores venían con una versión preinstalada de Microsoft Works, una suite ofimática reducida que carece de la funcionalidad y sofisticación de Microsoft Office pero que se ofrecía junto con el ordenador sin ningún coste adicional. La edición Office Starter 2010 viene a ser el reemplazo de Microsoft Works e incluye Word Starter 2010 y Excel Starter Estas versiones limitadas de Word y Excel además muestran publicidad en la parte inferior derecha de la ventana. Microsoft Office Starter 2010 está disponible para usuarios finales sólo como software precargado en equipos nuevos y tiene la ventaja de que puede ser actualizado a una edición superior de la suite mediante una clave de licencia que se puede obtener de distintas maneras y que puede ser introducida fácilmente por el usuario final. La mejor manera de actualizar Office Starter a Office Hogar y Estudiantes 2010, Office Hogar y Pequeña Empresa 2010 u Office Professional 2010 es mediante la adquisición de una tarjeta de clave de producto llamada PKC. Estas tarjetas de activación de Office 2010 son más económicas que una edición completa del producto ya que no se necesitan medios de instalación aunque se necesita una clave de activación por ordenador independentemente de la edición seleccionada. El cliente final también puede adquirir un software en paquete con licencia, que generalmente viene acompañado de medios y documentación. Estos paquetes son conocidos como Full Packaged Product o FPP y son más caros que los PKC ya que están diseñados para la venta al por menor. El DVD original de Microsoft Office 2010 que viene en FPP, es decir en una cajita junto con la licencia y la documentación, incluye los instaladores para procesadores de 32 bits y para procesadores de 64 bits.la licencia que acompaña a la FPP de la edición Office Hogar y Estudiantes es la única que permite la instalación del producto hasta en tres ordenadores distintos. Aunque la letra pequeña reza literalmente Una licencia permite la instalación hasta en tres equipos domésticos. Prohibido su uso en actividades comerciales, tanto si generan ingresos como si son no lucrativas, y en organizaciones gubernamentales. La FPP de Microsoft Office Hogar y Pequeña Empresa 2010 permite la instalación en un ordenador de sobremesa y un portátil siempre que pertenezcan al mismo usuario. Por último la FPP de la edición Professional solo permite la instalación del software en un solo ordenador. Las claves de licencia que acompañan las FPP también pueden ser utilizadas para actualizar a cualquiera de estas ediciones desde Office Starter como las PKC.

4 Además de las PKC y los FPP también están los programas de licencia por volumen de Microsoft, destinados a organizaciones que necesitan cinco o más licencias, pero que no necesitan copias múltiples de medios ni documentación y que no desean llevar un seguimiento de distintos acuerdos individuales de licencia. Los clientes que se adhieren a estos programas de Microsoft podrán adquirir las ediciones Microsoft Office Standard 2010 o Microsoft Office Professional Plus Por último esta la edición Office Professional Académico. Una edición similar a la Professional y que está disponible a un precio muy reducido exclusivamente para quienes puedan demostrar su condición de estudiantes universitarios. Microsoft exige a los clientes de Office Professional Académico que dispongan de una dirección de correo válida de una universidad. Deben ser estudiantes de una universidad española, estar matriculados en al menos 0,5 créditos y poder facilitar confirmación de la matricula si es requerida. Programas y características Starter Hogar y estudiantes Hogar y pequeña empresa Standard Professional Professional Plus Professional Académico Licencias OEM Venta por menor Venta por menor Volumen Venta por menor Volumen N/A Precios de la versión completa Gratis 125,10 341,10 N/A 629,10 N/A 69,00 Excel Si (1) Si Si Si Si Si Si Word Si (1) Si Si Si Si Si Si PowerPoint No Si Si Si Si Si Si OneNote No Si Si Si Si Si Si Outlook No No Si Si Si Si Si Publisher No No No Si Si Si SiAccess No No No No Si Si Si Communicator No No No No No Si No InfoPath No No No No No Si No SharePoint Workspace (ex Groove) No No No No No Si No

5 (1) Con publicidad y funcionalidad limitada. Microsoft Office para Mac 2011 El 26 de octubre de 2010 fue publicada esta versión para Mac de la suite como reemplazo de la versión Microsoft Office 2008 para Mac. Microsoft Office 2011 está disponible en 4 ediciones: Office para Mac Home y Student 2011 Office para Mac Home y Business 2011 Office para Mac Academic 2011 Office para Mac Standard 2011 Office para Mac se puede instalar en equipos Mac con procesador Intel a partir de la versión del sistema operativo Mac OS X. Las primeras dos ediciones están disponibles para el público en general, mientras que Office para Mac Academic 2011 está dirigido a estudiantes universitarios y Office para Mac Standard 2011 está dirigido exclusivamente a organizaciones que se adhieran al programa de licencia por volumen de Microsoft. Todas las ediciones vienen con Word, Excel y Powerpoint. La edición Home y Business solo se diferencia de la edición Home y Student en que incluye Outlook. Las ediciones Academic y Standard son más completas, ya que además de Outlook incluyen también las siguientes herramientas: Communicator para Mac Office Web Apps Information Rights Management Compatibilidad con Windows Sharepoint Services Puedes obtener más información sobre Microsoft Office para Mac 2011 y sus características a través del sitio web oficial de la suite.office Web Apps Microsoft Office 2010 viene acompañado por el lanzamiento de Office Web Apps, una versión de la suite adaptada a la web y que permite a sus usuarios editar y compartir documentos en línea. A continuación la lista de aplicaciones que integran Office Web Apps: Word Web App Excel Web App PowerPoint Web App OneNote Web App Los consumidores finales pueden acceder a Office Web Apps a través de Windows Live SkyDrive, Hotmail, Docs.com o Facebook, mientras que las empresas pueden optar por instalar Office Web Apps en servidores propios mediante Microsoft SharePoint 2010 y también pueden optar por alojarlo en la propia infraestructura de Microsoft mediante SharePoint online. Office Mobile 2010

6 El pasado 21 de octubre salían a la venta los primeros dispositivos con el sistema operativo Windows Phone 7. Estos teléfonos ya incorporan Microsoft Outlook Mobile como cliente de correo predeterminado. Este evento vino acompañado del lanzamiento de la suite Microsoft Office Mobile 2010, una suite de aplicaciones que incorpora adaptaciones de Word, Excel, PowerPoint, OneNote y SharePoint Workspace para teléfonos inteligentes. Windows Phone 7 es el sucesor del sistema operativo Windows Mobile y Microsoft Office Mobile 2010 solo puede ser instalado en móviles con Windows Phone 7 y Windows Mobile 6.5. No está disponible para otros sistemas operativos como el ios de Apple o el Android de Google. Alternativas a Microsoft Office 2010 En Conexiones BCN la mayoría de los ordenadores que ofrecemos a nuestros clientes ya vienen con Office Starter y con una imagen completa de Microsoft Office 2010 precargada. También disponemos de claves de activación del producto PKC para las distintas ediciones de Office 2010 incluyendo Office Professional Podemos tramitar el tipo y la cantidad de licencias necesarias y estamos en condiciones de ofrecer los productos y servicios relacionados con la suite Microsoft Office 2010 que requieren nuestros clientes, aunque nosotros preferimos y recomendamos soluciones basadas en Cloud Computing o en Software Libre antes que las soluciones de Microsoft examinadas en este artículo.google Apps y Zoho son dos soluciones basadas en web que podemos recomendar a cualquiera de nuestros clientes. Su principal ventaja es que por lo general no requieren de la adquisición de licencias y no es necesaria la instalación o configuración de software en el ordenador. Solo se necesita una conexión a Internet y un navegador. Office Web Apps es la respuesta de Microsoft a esta tendencia de utilizar las aplicaciones en la red pero en este terreno no es mejor que sus competidores. En aquellos casos en los que necesitamos de una funcionalidad más avanzada que no pueden ofrecer estas soluciones en línea entonces recurrimos a las soluciones de software libre que se pueden descargar fácilmente desde Internet y se pueden instalar en cualquier ordenador. LibreOffice y OpenOffice son dos soluciones de código abierto que permiten obtener resultados muy profesionales y permiten reducir considerablemente los gastos de mantenimiento y gestión al no tener asociados costes de licencias. Programas que componen Microsoft Office. MICROSOFT WORD. MICROSOFT EXCEL. MICROSOFT POWERPOINT. MICROSOFT ACCESS. MICROSOFT GROOVE.

7 MICROSOFT INFOPATH. MICROSOFT ONENOTE. MICROSOFT PUBLISHER. MICROSOFT OUTLOOK. Definiciones de los Programas de Microsoft Office Microsoft Office es una suite informática que ha evolucionado hasta convertirse en la dominante en todos los ordenadores, la suite cuenta con los siguientes programas:microsoft Word Es un programa de escritura e impresión de textos, cartas, faxes etc... En él se pueden insertar imágenes, gráficos, hojas de cálculo etc. Microsoft Power Point Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes pre diseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft Word etc. Microsoft Excel Programa fundamental en negocios, consiste en una hoja de cálculo en la que se pueden insertar gráficos y trabajos importados. Sirve para hacer presentaciones para trabajos Universitarios Microsoft Outlook Programa surgido de mezclas de otros anteriores, es un programa que permite administrar tareas y correo electrónico, uno también requerido en un negocio. Microsoft Access Programa que maneja formularios, consultas y bases de datos, también es una herramienta bastante necesaria para negocios. Microsoft Publisher Programa más habitual que Front Page que sirve para crear sitios web y publicarlos más fácilmente. Microsoft InfoPath Programa que facilita y completa a otros siendo su utilidad el crear páginas de formularios bien hechos y aptos para lo que se necesite. Microsoft Visio Sirve para crear formas, gráficos y demás objetos listos para insertar en otros programas. Microsoft Project Es como Outlook pero especializado en proyectos, un programa para planificación de trabajos. Microsoft Accounting Express Programa que muestra los gráficos y estadísticas, datos y demás sobre una empresa, es un programa esencial en un lugar de trabajo. Se complementa con la versión de Outlook Bussines Microsoft OneNote

8 Simple cuaderno de notas más complejo que sirve para tener todas tus notas almacenadas. Aplicaciones de servidor (Microsoft Office Server) Microsoft SharePoint - Servidor de colaboración. Tiene dos productos derivados:excel Server InfoPath Forms Services Microsoft Lync Server (anteriormente Office Communications Server y Live Communications Server) - Servidor de comunicaciones en tiempo real. Microsoft Office Forms Server - Permite a los usuarios utilizar cualquier navegador para acceder y rellenar formularios de InfoPath. Office Forms Server es una instalación de servidor independiente de InfoPath Forms Services. Microsoft Office Groove Server - Gestión centralizada de todas las implementaciones de Microsoft Office Groove en la empresa. Microsoft Office PerformancePoint Server - Permite a los clientes monitorear, analizar y planificar su actividad empresarial. Microsoft Office Project Portfolio Server - Permite la creación de una cartera de proyectos, incluídos los flujos de trabajo, centralmente organizada. Microsoft Office Project Server - Servidor de administración de proyectos web. Servicios Web Office Web Apps - Servicios de aplicaciones web basadas en Microsoft Office para crear y editar documentos online. Office Live Office Live Small Business - Servicios de alojamiento web y herramientas de colaboración online para empresas pequeñas. Office Live Works pace - Almacenamiento online y servicio de colaboración para documentos de Office. Live Meeting - Servicio de conferencias web. Página web de Microsoft Office - Brinda soporte a todos los productos Microsoft Office. Microsoft Update - Permite descargar actualizaciones para los productos Office. Microsoft Office Versión de Office basada en la nube, puesta a la venta a principios de Ciclo de vida de los productos Desde 2002, Microsoft estableció la directiva de ciclos de vida de productos. Versiones anteriores a Office 97 (incluyendo Outlook 97) se encuentran sin soporte. Microsoft Office 97 (incluye Outlook 98): el soporte principal acabó el 31 de agosto de El soporte extendido se terminó el 28 de febrero de El soporte asistido acabó el 16 de enero de 2004.

9 Microsoft Office 2000: el soporte principal acabó el 30 de junio de El soporte extendido se terminó el 14 de julio de Microsoft Office XP: el soporte principal acabó el 11 de julio de El soporte extendido se terminó el 12 de julio de 2011.Microsoft Office 2003: el soporte principal acabó el 13 de enero de 2009, mientras que el soporte extendido acabará el 14 de enero de Versiones actuales y futuras: el soporte principal será de 5 años después de su lanzamiento, o 2 años después del lanzamiento de la versión siguiente.3 El soporte extendido acabará 5 años desde el término del soporte principal. Ediciones La última versión de la suite ofimática es Office La versión para Windows de Microsoft Office 2010 está disponible en 5 ediciones: Microsoft Office Starter. Microsoft Office Hogar y Estudiantes Microsoft Office Hogar y Pequeña Empresa Microsoft Office Professional Microsoft Office Professional Plus La versión para Mac, Microsoft Office para Mac 2004, está disponible en tres ediciones. Todas incluyen Microsoft Word, PowerPoint y Entourage. El software incluido es idéntico en cada paquete excepto por la versión profesional, que incluye Virtual PC. La versión «Students and Teachers» no puede ser actualizada, lo cual quiere decir que cuando una nueva versión de Office sea liberada, la persona que compró la mencionada versión deberá adquirir nuevamente el paquete completo, el cual costará más, comparado con uno de sólo actualización. Office for Mac 2004 Student and Teacher Edition Office for Mac 2004 Standard Edition Office for Mac 2004 Professional Edition Office for Mac 2008 Office for Mac 2011 Home & Student. Video.

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