INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE MINISTERIO DE FINANZAS

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1 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Instructivo para el proceso de cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios de entidades del PGE

3 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de:. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Jaime Sosa Dra. Betty García Analistas de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 29/06/2012 3

4 ÍNDICE Contenido ANTECEDENTES... 5 PROCEDIMIENTOS... 5 Observaciones Generales... 5 DEPURACIÓN PRESUPUESTARIA... 7 ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES CUENTAS POR COBRAR EXISTENCIAS BIENES DE LARGA DURACION y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las cuentas , , y ) DEPURACIÓN DE TESORERÍA CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Fondos a Otorgarse Administración Pública Central ADMINISTRACION DE FONDOS CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos)

5 INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE ANTECEDENTES Por los cambios de modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben sujetarse las entidades del Estado Central, lo que provoca el cierre o traslado de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó, la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de coordinadoras de zona, distritos o circuitos; se determina la necesidad de establecer procedimientos de ayuda para el traslado de saldos contables y presupuestarios, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de cada una. Es importante señalar, que por disposición de la autoridad competente de cada institución existirán procesos de: cierre (eliminar una entidad), fusión (unificar más de una entidad) o traslado (mover una entidad a otra) UDAFs o EODs. El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los responsables de las áreas financieras, que utilizan las herramientas informáticas e-sigef y e-sipren, realicen las acciones pertinentes, a fin de ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios en coordinación con esta Cartera de Estado. PROCEDIMIENTOS Observaciones Generales El procedimiento que a continuación se describe, tiene que ser ejecutado por las UDAFs y EODs que se eliminan, en coordinación con los Analistas de las Subsecretarías de Contabilidad Gubernamental, Tesoro de la Nación y Presupuesto; con las siguientes consideraciones: Desconcentración de entidades (UDAFs EODs) Fusión de entidades (EODs EODs) Traslado de saldos (UDAFs - EODs) 5

6 Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar a las Subsecretarías de: Contabilidad Gubernamental, Tesoro de la Nación y Presupuesto, qué entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles asumen las competencias, adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el cierre presupuestario y contable definitivo, los siguientes documentos habilitantes: Pedido de la Máxima Autoridad Base Legal Copia del RUC de las nuevas unidades creadas NOTA: Como parte del proceso de cierre y/o traslado de saldos, se debe considerar que la entidad cerrada no debe estar habilitada para ejecutar gastos; como es el caso de las Declaraciones del Servicio de Rentas Internas, proceso realizado en la Subsecretaria del Tesoro de la Nación. Ejemplo Clase de Registro RAFS Regulación Anticipos de Fondos por Pagar al SRI. El Analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, entregará a la entidad solicitante, el reporte de los saldos contables por cada entidad involucrada, para que a su vez, inicie la revisión, análisis y depuración de las cuentas contables. La entidad que se cierra, deberá contactarse con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto, para coordinar las actividades del traslado presupuestario. El momento en que se inicie el proceso de cierre y traslado contable y presupuestario, la entidad que desaparece, no podrá realizar ningún tipo de transacción financiera. En caso de ejecutar algún movimiento financiero o presupuestario, lo actuado será de exclusiva responsabilidad del ejecutor. 6

7 DEPURACIÓN PRESUPUESTARIA Las Máximas Autoridades o sus Delegados, mediante oficio, solicitarán a la Subsecretaría de Presupuesto, la incorporación en el Catálogo de Instituciones y de Entidades Operativas Desconcentradas del Sector Público en función de la desconcentración territorial institucional, adjuntando el documento legal de creación. Para el caso de las entidades que se cierran y conforme a las actividades del ejercicio fiscal, donde adquirieron compromisos que no han sido devengados en su totalidad; deberán realizar la reversión parcial o total de los mismos, con el fin de liquidar las certificaciones presupuestarias aprobadas. En el caso de las entidades que tengan compromisos, en los cuales no haya registrado devengados y solo entregó anticipos que se encuentran en estado PAGADO, coordinará con el Analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental para cambiar el estado de los anticipos, con el propósito de realizar la reversión total de los compromisos no devengados y registrar los compromisos en la nueva EOD. Para los contratos, sean de obra o de servicios, la entidad receptora de los saldos contables, deberá crear sus estructuras programáticas y las partidas presupuestarias correspondientes de cada proyecto; es importante la coordinación del Analista presupuestario del Ministerio de Finanzas, a fin de que la herramienta informática e-sigef le permita la carga de las plantillas de contratos. La depuración presupuestaria, es simultánea con algunos puntos del área contable; por tal razón, se recomienda una revisión general del documento, para que el análisis y depuración presupuestaria vaya en coordinación con la contable. Concluido el proceso de depuración presupuestaria, la entidad (UDAF y/o EOD) solicitará a la Subsecretaría de Presupuesto, la certificación de que no registra saldos disponibles en las partidas presupuestarias de la entidad; documento que formará parte de los anexos al oficio que será enviado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental. NOTA: Para las entidades que registraron recursos de autogestión antes del proceso de traslado de saldos deberán conciliar dichos valores (control de ingresos) y realizar su modificación presupuestaria correspondiente. 7

8 ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES. Las entidades que participan en este proceso de traslado de saldos deberán ejecutar las reformas WEB, que le permitirán actualizar el distributivo de sueldos. El traspaso de la información de la nómina de los servidores de la entidad operativa desconcentrada que se cierra o se transforma en unidad administrativa deberá coordinar con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto encargado del proceso del e-sipren; a fin de que se efectúen las acciones pertinentes de traspaso. En el caso de las cuentas del subgrupo Anticipos a Servidores Públicos, los saldos contables de las cuentas de remuneraciones Tipo A, B ó C, deberán ser informados a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante un listado de los servidores que al momento tienen anticipos otorgados, conforme al modelo de gestión de cada EOD; a fin de que se actualice la base de datos en la nueva entidad. DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Antes del traslado de saldos contables, las EOD s que se cierran o se transforman en unidades administrativas, deberán solicitar que se habiliten las Clases de Registro CCIG, CCST y CCPP, tanto para las entidades que se cierran como para las que se abren o reciben; además realizarán la depuración de su información y dejarán con saldo CERO las cuentas (112.50, , 113, 213, ). Los saldos de las cuentas contables restantes deben regular conforme lo indica la normativa vigente. Nota: Antes de la carga masiva de datos, las entidades deberán preparar el archivo Excel en formato.txt y deberán cruzar sus diferencias contra el PATRIMONIO INSTITUCIONAL. Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de Ingresos 62 y del Grupo de Gastos 63, deberán utilizar exclusivamente la Clase de Registro CCIG y determinar el Resultado del Ejercicio con la cuenta

9 Por Recuperación de Fondos Administración Pública Central: Esta cuenta no debe pasar con saldo a la nueva entidad; ya que es una cuenta transitoria y su saldo debe ser depurado. Ejemplo: Cuando el responsable del fondo, no gastó todo o parte del fondo asignado, este valor debe ser depositado en la cuenta rotativa de ingresos de la entidad o en la CCU; cuando el usuario procede a liquidar el Fondo, se genera un asiento automático con clase de registro FRF que es el siguiente: Mayor S_ 1 S_2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito/ Crédito Monto Débit o Monto Crédit o D C Como se observa en el cuadro adjunto, al liquidar el fondo se crea la cuenta Recuperación de Fondos APC, por el valor no utilizado. 9

10 Nota: Para regular el saldo contable de la cuenta , favor revisar el instructivo de Administración de Fondos, publicado en el Portal Web del Ministerio de Finanzas, referente al registro de depósito de valores sobrantes del fondo, numeral CUENTAS POR COBRAR La EOD que se cierra o transforma en unidad administrativa, debe cerrar todas las Cuentas por Cobrar (113.XX.XX), a la fecha del cierre o traslado, tomando en consideración los siguientes conceptos: La clase de registro CCST debe ser utilizada únicamente para la cuenta con el RUC del SRI. Si la entidad registró los devengados de ingresos y olvidó el percibido (recaudación), existiendo el depósito; tendrá que ejecutar el CUR de disminución del devengado de ingresos. Cuando la entidad reclasificó las Cuentas por Cobrar de Años Anteriores y no registró la recaudación, porque aún no recibe el pago o el depósito deberá realizar la reversión del registro contable (CAS - Contrasiento). Si la entidad tiene en el ejercicio vigente Cuentas por Cobrar de Años Anteriores al 2011, debido a que no registró los depósitos en los respectivos ejercicios fiscales; deberán considerar los lineamientos impartidas en el Instructivo de Control de Ingresos y coordinar con la Subsecretaría del Tesoro Nacional; anexando los justificativos pertinentes para su registro. 10

11 131. EXISTENCIAS La entidad que se cierra o se transforma en unidad administrativa, debe realizar los respectivos Ajustes o Regulaciones por consumo, utilización o venta de las Existencias, considerando los egresos de bodega para que los saldos queden debidamente conciliados BIENES DE LARGA DURACION La entidad que se cierra o pierde su característica de UDAF y/o EOD, deberá presentar el informe de la toma física de los bienes ante la entidad que la absorbe, adicionalmente los saldos contables deberán estar acorde al informe presentado, con la finalidad de que no existan ajustes pendientes, como por ejemplo: donaciones entregadas y recibidas, valores de las depreciaciones acumuladas, bajas de bienes por robos o perdidas, revalorización de bienes, entre otros. También se deberá dejar constancia de los Bienes de Larga Duración entregados y recibidos en comodato. 151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las cuentas , , y ) La entidad que se cierra o transforma, debe realizar los asientos de Acumulación de Costos y Aplicación a Gastos de Gestión para cerrar las cuentas de inversión. Las cuentas , , y son las únicas que pueden pasar con saldo a la nueva entidad, estas cuentas se cerrarán si la obra o el programa ha sido terminado o entregado. 11

12 Para la Acumulación de Costos de Proyectos y/o Programas Las Rutas de acceso para realizar los ajustes son los siguientes: Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas Para Aplicación a Gastos de Gestión y Liquidación de Proyectos y/o Programas Contabilidad Registro de Operaciones no Presupuestarias Ajustes y Reclasificaciones Ajustes y Reclasificaciones Cte. e Inversión AJUSTES TIPO DE TRANSACCION Aplicación de Gastos de Gestión 22 Liquidación de Proyectos 9 Liquidación de Programas 11 DEPURACIÓN DE TESORERÍA CUENTAS POR PAGAR La EOD que se cierra o transforma debe cerrar todas las Cuentas por Pagar con asociación presupuestaria que tengan saldos por los siguientes conceptos: La Clase de Registro CCPP, deberá utilizarse únicamente con la cuenta que tenga el RUC del SRI. 12

13 CUR de Gastos en estado Aprobado y no solicitado el pago, la entidad debe autorizar el pago y posteriormente pedir a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación que realice la transferencia, para que se genere el registro contable PAG, Pago Automático de Gastos. Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el traslado de saldos deberá realizar todas las reclasificaciones de los rechazos existentes CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Reclasificaciones efectuadas a Cuentas por Pagar de Años Anteriores que no se solicitaron el pago, la entidad deberá autorizar el pago y posteriormente pedir a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia para que se genere el asiento POAA, (Pago de Obligaciones de Años Anteriores), en caso de que la entidad no desee realizar el pago, debe solicitar el contrasiento (CAS) respectivo Fondos a Otorgarse Administración Pública Central. Esta cuenta es transitoria, por tal motivo se deberá comunicar a la Subsecretaría del Tesoro de la Nación, para que finalice el proceso de pago de todas estas cuentas, con sus respectivos auxiliares. 13

14 ADMINISTRACION DE FONDOS Los fondos creados a través del Módulo de Administración de Fondos, deben ser rendidos y liquidados en su totalidad, esto permitirá la depuración y regulación de las cuentas XX y XX. CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos) Para todos los casos de Cuentas por Pagar y Fondos a Otorgarse, la entidad deberá esperar la confirmación de las transacciones que el Tesoro Nacional ejecuta con el Banco Central, a fin de verificar que no se produzcan rechazos en los pagos; es decir se tendrá que esperar dos días para su verificación. Para los casos en que se presenten rechazos de autorizaciones de pago, dentro de la depuración de cuentas, la entidad deberá solucionar el problema, esperar la verificación y volver a solicitar el pago. Se recomienda que dentro de la depuración de los saldos contables, se realicen todas las gestiones necesarias para su regulación; si la entidad presenta novedades que no puedan solucionarlas en forma directa antes del traspaso, deberá comunicarse con el Analista de Contabilidad Gubernamental, para el respectivo asesoramiento. Para el caso de los contratos, sean de obra o servicios, la entidad receptora de los saldos contables de la entidad que se cierra, se traslada o se fusiona, deberá crear sus estructuras programáticas y las partidas correspondientes de cada proyecto, para que la herramienta informática e-sigef le permita la carga de las plantillas de contratos. Para la carga de los contratos de años anteriores deberá aplicar la siguiente ruta: Contabilidad Registro de Operaciones no Presupuestarias Anticipo a Contratistas o a su vez Anticipo a Proveedores Carga Inicial de Contratos de Obra o de Servicio 14

15 Además deberá mantener el año y los mismos datos del contrato, con la diferencia del número del contrato y la EOD; es importante indicar que el archivo deberá ser cargado en formato texto (txt). En el caso de contratos del año vigente, deberá aplicar la siguiente ruta: Contabilidad Registro de Operaciones no Presupuestarias Anticipo a Contratistas o a su vez Anticipo a Proveedores Catálogo de Contratos, identificar la entidad y crear el contrato llenando los campos de la pantalla Favor observar la plantilla modelo, que se encuentra en el archivo adjunto de este documento. El resultado de esta carga ejecutado por la EOD, deberá ser notificado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante Oficio adjuntando el listado con toda la información de lo efectuado. Las entidades que se cierran, dejarán haciendo la declaración de impuestos correspondiente al mes anterior al Servicio de Rentas Internas, y la entidad que recibe la información financiera y presupuestaria, ejecutará la declaración del mes siguiente. Una vez que la EOD en proceso de cierre confirme la depuración de los saldos contables y la carga en el catálogo de contratos de la herramienta informática e-sigef, el analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, verificará los saldos y si no existen novedades al respecto, iniciará el proceso de traslado de saldos contables. Concluido con el proceso de traslado de saldos mediante la Clase de Registro TSCE, el analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental comunicará del particular al responsable de la entidad receptora de la información financiera y procederá con la entrega de los impresos de lo actuado. 15