- Proyectos de acondicionamiento. - Proyectos de organización. - Determinación del perfil idóneo del personal necesario para la organización.

Transcripción

1 REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULA LA ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES A LOS ENTES LOCALES DE LA PROVINCIA DE CIUDAD REAL I.- Las Diputación Provincial de Ciudad Real, a través del Servicio de Asesoramiento a las Corporaciones Locales, prestará la asistencia técnica precisa para la organización de los fondos documentales a los municipios con población inferior a habitantes. No obstante ello, los municipios con población superior podrán solicitar asesoramiento y/o asistencia en relación a los siguientes extremos: - Proyectos de acondicionamiento. - Proyectos de organización. - Determinación del perfil idóneo del personal necesario para la organización. II.- Principio de petición municipal: La intervención en los Archivos municipales ha de ser solicitada, en cada caso, por entidad local, acreditando que no dispone de los medios personales o materiales necesarios para llevarla a cabo. III.- De ser aceptada tal petición, por el cumplimiento de los requisitos determinados en los artículos anteriores, se suscribirá el oportuno convenio de asistencia con el siguiente contenido:

2 CONVENIO DE ASISTENCIA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE REUNIDOS De un parte D. de Ciudad Real. De otra D. de., Ilmo. Sr. Presidente de la Excma. Diputación Provincial, Sr. Alcalde-Presidente del Ayuntamiento INTERVIENEN El primero en nombre de la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real. El segundo, en nombre del Ayuntamiento de. Ambas partes se reconocen capacidad legal suficiente para la firma del presente documento a tenor de lo establecido en los arts y del R.O.F. respectivamente y en su virtud MANIFIESTAN Primero: El Ayuntamiento de es legítimo titular y propietario de toda la documentación generada por el municipio en el transcurso de su historia hasta la actualidad. Segundo: El citado Ayuntamiento reconoce no disponer de personal especializado para llevar a cabo las tareas de organización y descripción de sus fondos documentales. Conforme a lo estipulado por el art b) de la Ley Reguladora de las Bases de Régimen Local sobre competencias de Diputaciones relativas a la asistencia y cooperación jurídica, económica y técnica a los Municipios, especialmente los de menor capacidad económica y de gestión, la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real colabora con el Ayuntamiento de...prestando la asistencia técnica para la organización y descripción de los fondos documentales de su Archivo Municipal. Tercero: El Ayuntamiento de asume los criterios que la Diputación Provincial, considera de aplicación para el adecuado tratamiento de la documentación municipal. Se establece de esta manera un Convenio de Asistencia para la organización del Archivo Municipal de, que se otorga con sujeción a las siguientes

3 CLÁUSULAS Primera: La organización del fondo documental podrá efectuarse mediante depósito en las dependencias del Archivo de la Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos de la Diputación Provincial o en las del propio Ayuntamiento. Segunda: El Ayuntamiento suministrará las cajas que sean necesarias para que el Servicio Técnico de Archivos Municipales de la Diputación proceda a la ubicación en las mismas de los fondos documentales municipales objeto de depósito, elaborando una sucinta relación informativa de la documentación por contenidos de cajas. Esta relación servirá de acta de depósito y contendrá información genérica sobre la documentación relativa a cada función municipal y el número de cajas que abarca. Será firmada por el Secretario del Ayuntamiento con el visto bueno del Alcalde y por la Secretaria Adjunta de la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real, y de la misma se entregará una copia al Ayuntamiento. Tercera: La Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real se compromete a aplicar un adecuado y correcto tratamiento técnico descriptivo a los documentos y a finalizar su completo procesamiento en el plazo máximo de... meses contados a partir de la fecha de depósito o puesta a disposición de los fondos. Cuarta: La Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real, una vez terminado el proceso de organización y descripción del Archivo depositado, procederá a su devolución a la entidad depositante debidamente instalado en cajas enumeradas correlativamente y acompañado de un inventario, índices, cuadro de clasificación y fichero-inventario. A tal efecto el Ayuntamiento se obliga a disponer del software adecuado para continuar su tratamiento y consulta. Para la devolución se redactará un acta que irá firmada por el Secretario del Ayuntamiento y por la Secretaria Adjunta con el visto bueno del Diputado Delegado de la Unidad. Quinta: La Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos asume únicamente la responsabilidad de los documentos consignados en el inventario. Sexta: Mientras dura el proceso de organización por los Técnicos de Archivos Municipales de la Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos, el Ayuntamiento obliga a habilitar un espacio idóneo y suficiente con destino a Archivo atendiendo a las condiciones técnicas archivísticas que deben cumplir un espacio individualizado de archivo (Véase ANEXO II) y a las condiciones mínimas que debe cumplir el depósito de archivo desde el punto de vista constructivo y características técnicas de mobiliario y material específico que debe existir en el mismo (Véase ANEXO III). Los requisitos de esta cláusula tendrán que estar cubiertos antes de que la Diputación de Ciudad Real devuelva al Ayuntamiento la documentación organizada y descrita. Cuando la asistencia técnica se realice en las dependencias del Ayuntamiento, se requerirá:

4 Que la documentación esté en una dependencia estable y lo suficientemente amplia y cerrada, con el fin de que nadie, excepto el personal técnico de la Diputación, la manipule. Si hubiera de ser trasladada deberá comunicarse, previamente esta circunstancia para dirigir el traslado correctamente, sin que afecte al desarrollo del trabajo. Séptima: El incumplimiento de la cláusula sexta por el Ayuntamiento será causa de impedimento para la entrega por la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real del inventario del Archivo Municipal, hasta tanto no se gestione por el Ayuntamiento una solución adecuada que garantice unas condiciones aceptables de trabajo, conservación y custodia de la documentación. Octava: Una vez efectuada la devolución de la documentación organizada y descrita, el Ayuntamiento se responsabiliza de la adopción de las medidas oportunas encaminadas a que el espacio e instalaciones del Archivo gocen con carácter permanente de condiciones óptimas de limpieza, temperatura, humedad, desinfección, desinsectación, desratización y sistema de extinción de incendios, permitiendo para tales fines la realización de inspecciones técnicas por el personal del Archivo de la Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos. Novena: La falta de garantías del Ayuntamiento tanto para la debida custodia de fondos documentales como para facilitar la accesibilidad a los ciudadanos a su Archivo Municipal facultará a la Diputación Provincial de Ciudad Real para denunciar irregularidades que presenten ante el Organismo autonómico competente en materia de conservación y acceso del Patrimonio Documental para que, conforme a lo estipulado en la Ley de Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha, obre en consecuencia. Décima: Una vez devueltos los fondos documentales procesados por los Técnicos del Archivo de la Unida de Apoyo Técnico a Ayuntamientos, el Ayuntamiento deberá mantener constantemente actualizada la situación organizativa del Archivo Municipal, de modo que la documentación generada sea organizada según criterios archivísticos y por personal adecuado. Undécima: La Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real asume todos los gastos de transporte que generen tanto el traslado para el depósito en las dependencias de la Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos como su devolución una vez procesada; si bien el Ayuntamiento deberá poner a disposición del personal de Archivos los medios de transporte adecuados en caso de insuficiencia de los aportados por la Diputación. Duodécima: Finalizado el proceso de organización y descripción de fondos y antes de su devolución, el Ayuntamiento permitirá que la Diputación Provincial efectúe las gestiones oportunas para la obtención de reproducción en microfilm y/o digitalización de imágenes de aquellas series documentales consideradas como las más interesantes por su potencial valor histórico y científico, así como de aquéllas que requieran un especial tratamiento en función de su estado de conservación, según informe emitido por los técnicos del Archivo de la Unidad de Apoyo Técnico a Ayuntamientos. Décimotercera: Las reproducciones (microfilm u otros) de los documentos quedarán en propiedad de la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real, regulándose su accesibilidad y consulta conforme a lo establecido por el art. 42 de la Ley de Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha.

5 Décimocuarta: En ningún caso el depósito de fondos documentales municipales regulado por el presente Convenio, podrá entrañar una responsabilidad pecuniaria para la Diputación Provincial de Ciudad Real. Décimoquinta: Quedan reservados los derechos de publicación del inventario que se confeccione: en primer lugar, al Ayuntamiento; y en segundo lugar a la Excma. Diputación Provincial de Ciudad Real. Décimosexta: El presente Convenio expirará cuando se resuelva completamente la organización, descripción y correcta instalación de los fondos documentales del Archivo Municipal de. Y en prueba de conformidad con lo antedicho lo firman en a de de VºBº Vº Bº EL PRESIDENTE, EL ALCALDE, Fdo. Fdo.