SERVICIO DE LAVADO DE ROPA DE TRABAJO

Transcripción

1 SERVICIO DE LAVADO DE ROPA DE TRABAJO GERENCIA DE MANTENIMIENTO METRO S.A. Febrero, 2013 GERENCIA DE MANTENIMIENTO

2 1. OBJETIVO La empresa Metro S.A requiere contratar el servicio de Lavado de Ropa de Trabajo utilizada por los técnicos de mantenimiento que realizan sus actividades en los recintos de Metro S.A. Esta especificación define los aspectos técnicos mínimos necesarios que se deben cumplir en el lavado de ropa de trabajo utilizada por las personas de mantenimiento, que trabajan en los recintos de Metro como: Talleres, Salas de Máquinas, Vías, Locales Técnicos y Laboratorios. 2. ANTECEDENTES GENERALES La duración del contrato será de 48 meses, con opción de prórroga por 12 meses adicionales, según se establece en el artículo 20 de las Bases Administrativas. La cantidad de ropa de trabajo a lavar, frecuencia y modalidad de retiro y entrega por parte del proveedor de lavado de la ropa, está definida en los párrafos a continuación. 3. ALCANCES DEL SERVICIO 3.1 Lavado de Prendas El servicio de lavado deberá ser realizado en dependencias del proveedor, a través de una línea de maquinas exclusivas para Ropa de Trabajo (Alto nivel de suciedad y sustancias nocivas). Deberán contar con una capacidad técnica e infraestructura necesaria para ejecutar el lavado de prendas requeridas por Metro. No será parte del alcance de este servicio el lavar prendas que no correspondan a la ropa de trabajo proporcionada por Metro a sus trabajadores, asumiendo el proveedor el costo íntegro de dicho servicio. 2

3 En la oferta técnica, los proveedores deberán informar la cantidad de ciclos de lavado a realizar por cada tipo de prenda que se requiere lavar. En punto 4.3 del presente documento, se detallan las cantidades y tipos de prendas. 3.2 Dependencias Metro dispone de 5 dependencias, donde el proveedor deberá habilitar un espacio físico, cerrado, el cual será proporcionado por Metro, para que pueda recibir y entregar las prendas a los trabajadores de Metro. - Taller Puente Alto. Nemesio Vicuña s/n, Puente Alto. - Taller Lo Ovalle. Lo Ovalle 192, San Miguel. - Talleres Neptuno. Dorsal 6252, Lo Prado. - Taller San Eugenio. San Eugenio 997, Ñuñoa. - Edificio Corporativo. Alameda 1414, Santiago Centro. 3.3 Transporte de Prendas El proveedor será responsable de administrar el traslado de las prendas desde las dependencias de Metro al lugar de lavado, debiendo considerar este costo dentro de su oferta. 3.4 Espacio Físico en dependencias de Metro Metro dispondrá de un espacio para la prestación del servicio en cada recinto, el que deberá ser habilitado y administrado como bodega por el proveedor y operar en horario administrativo (8:30-12:30; 13:30-17:30). El proveedor deberá disponer de personal permanente en nuestras instalaciones, en los horarios antes señalados y calendarización que se detalla en Anexo N 1, con la finalidad de recepcionar y entregar las prendas. La calendarización no es rígida, la cual podrá ser modificada por Metro durante la vigencia de contrato, si así lo estima conveniente, con la finalidad de prestar un buen servicio a sus trabajadores. 3

4 3.5 Administración de las Prendas El proveedor será responsable en todo momento de las prendas, desde que son recepcionadas, transportadas, lavadas, almacenadas, etc., hasta su entrega. 3.6 Sistema de Control El proveedor deberá contar con un sistema de control y seguimiento de las prendas, durante todo el proceso (recepción, lavado entrega), considerando información como: asignación de prenda, trazabilidad, ciclos de lavados, vida útil, etc. Además, deberá considerar el rotulado de prendas (nombre del trabajador, Rut, Sección, etc.) en forma permanente, para lo cual Metro proporcionará la base de datos con la información requerida. 3.7 Prueba de Lavado Los proveedores que presenten ofertas, deberán considerar una prueba de lavado de algunas prendas, durante el proceso de evaluación técnica de las ofertas, entregando como resultado de dicho lavado un informe técnico (protocolo de pruebas) de las prendas en cuestión. 4. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 4.1 Proceso de Lavado El servicio requerido debe considerar prendas de invierno y verano asignadas del personal de mantenimiento acorde a las labores cotidianas. El tipo de proceso de lavado requerido corresponde a Lavado en Seco y posterior Lavado en Agua. El proveedor deberá contar con las Resoluciones Sanitarias de Salud y con la Autorización para operar con calderas durante pre-emergencia y emergencia ambiental en su operación, así como también contar con productos de lavado que no generen alergias a la piel. En la propuesta técnica, el proveedor deberá indicar el tipo de centrifugado que realizará a las prendas, debido a que los accesorios de las prendas no deben sufrir alteraciones durante dicho proceso. 4

5 4.2 Tipo de Agentes en Prendas Los principales agentes de suciedad presentes en las prendas para el lavado corresponden a: Grasas Lubricantes minerales, Solventes químicos, entre otros. 4.3 Volumen La cantidad estimada de lavado de prendas mensual en temporada invierno es de y verano El detalle de prendas por recinto es el siguiente: Taller Puente Alto: 350 prendas promedio mensual Taller Lo Ovalle: 600 prendas promedio mensual Talleres Neptuno: prendas promedio mensual Taller San Eugenio: 750 prendas promedio mensual Edificio Corporativo: prendas promedio mensual La cantidad aproximada de personas que utilizan Ropa de Trabajo es de 500 donde la distribución por temporada es la siguiente: TIPO DE PRENDAS CANT. DE PRENDAS POR PERSONA ROPA DE TRABAJO VERANO DOTACIÓN CON PRENDA ASIGNADA CANT. TOTAL PRENDAS POLERA M/CORTA BUZO AVIADOR GABARDINA COTONA MARENGO COTONA BLANCA PANTALON GABARDINA TIPO DE PRENDAS CANT. DE PRENDAS POR PERSONA ROPA DE TRABAJO ATEMPORAL DOTACIÓN CON PRENDA ASIGNADA CANT. TOTAL PRENDAS CHALECO GEOLOGO

6 PANTALÓN CARGO CAMISA MANGA LARGA TIPO DE PRENDAS ROPA DE TRABAJO INVIERNO CANT. DE PRENDAS POR PERSONA DOTACIÓN CON PRENDA ASIGNADA CANT. TOTAL PRENDAS BUZO TERMICO JARDINERA TERMICA CHAQUETA TERMICA ROPA INTERIOR PARKA Prendas Los tipos de prendas que requieren ser lavadas son: - Buzo térmico - Buzo aviador - Jardinera térmica - Chaqueta acolchada - Camisa - Polera manga corta - Polera manga larga - Pantalón - Chaqueta geólogo - Polar - Cotona gris - Cotona blanca - Parka - Ropa interior invierno (camiseta, calzoncillos largos) - Otros Metro podrá adicionar cualquier tipo de prendas a este contrato, debiendo respetarse el precio acordado por licitación, sin que esto amerite modificación en el contrato suscrito. Las fichas técnicas de las prendas, serán proporcionadas durante la visita a terreno, a la que los interesados deben asistir obligatoriamente. En la oferta técnica, los proveedores deberán indicar los tipos de lavados y la cantidad de ciclos por prenda a realizar. 6

7 4.5 Retiro y entrega de prendas La recepción de la prenda se realiza en las instalaciones de Metro por parte del proveedor, siendo personalizada (por trabajador) debiendo registrar e informar diariamente al administrador de contrato la cantidad de prendas recibidas (formato Excel), presentando documentación que sirva de control para verificar la entrega y recepción de la prenda por parte del trabajador a su entera satisfacción. La entrega de las prendas también debe ser personalizada. En la oferta técnica, el proveedor deberá presentar una programación para el retiro y entrega de las prendas, considerando inicialmente un lavado quincenal. Se adjunta propuesta, la cual deberán revisar y reprogramar en su propuesta técnica según la cantidad de prendas y personal por instalación. S Entrega de Ropa Sucia al proveedor L Devolución de ropa Limpia a Metro Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana "n" Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do TNP S S L L S S L L S S L L S S L L TLO S S L L S S L L S S L L S S TSE S S L L S S L L S S L L S S TPA S S L L S S L L S S L L S S L L SEAT S S L L S S L L S S L L S S Cabe señalar que las cantidades de prendas y tiempos son estimativos, por lo que Metro no pagará multas ni indemnizaciones al proveedor por variaciones. El proveedor deberá adaptar y acondicionar sus instalaciones y logística al requerimiento de Metro, con la finalidad de dar continuidad al servicio. Las especificaciones aquí descritas no son limitativas, es decir, el Proveedor puede mejorar los aspectos técnicos descritos, con base a su tecnología, experiencia y procesos que sean superiores a los aquí especificados, con acuerdo previo de Metro, que lo evaluará. 7

8 5. RECEPCIÓN DEL SERVICIO Las prendas lavadas a entregar, deben venir acompañadas por un detalle individualizado del lavado efectuado. Metro podrá efectuar de forma aleatoria la revisión que estime conveniente a las prendas lavadas. El proveedor debe asegurar el mismo nivel de conservación de la ropa de trabajo en los procesos de lavado, centrifugado, planchado y embolsado, es decir, que estas prendas mantengan la confección, textura y color con que fueron entregadas para el lavado, considerando el desgaste natural de las prendas producto del lavado. En caso de un eventual deterioro de prendas, lo que será definido exclusivamente por Metro, y que no cumpla con el ciclo de vida de lavado establecido para la prenda, será de exclusiva responsabilidad del proveedor reponer la prenda dañada, y asumir a su cargo el costo de la(s) prenda(s) nueva(s) con IVA incluido. 6. MULTAS Metro evaluará el servicio prestado por el proveedor a través de los siguientes KPI: - Entrega de las prendas fuera de plazo - Extravío de prendas - Deterioro de las prendas (confección, textura y color ) - Frecuencia de lavado de las prendas - Retiro oportuno de las prendas - Entregas personalizadas efectivas (según rótulo) Cualquier incumplimiento de los puntos señalados anteriormente, facultará a Metro a aplicar una multa de 2 UF por cada incumplimiento. Sin perjuicio de lo anterior, Metro podrá aplicar las siguientes multas adicionales: 8

9 Entrega de Prendas: Para el caso de no entregar la totalidad o parte de la(s) prenda(s) en la(s) fecha(s) comprometida(s), Metro aplicará una multa adicional de 1 UF por cada día hábil de atraso con un tope máximo de 10 UF para completar la totalidad de las prendas. Si el plazo de entrega supera los 10 días hábiles, Metro asumirá como extraviadas la(s) prenda(s). Deterioro de Prendas: En caso de que se declaren las prendas como deterioradas, el proveedor deberá pagar dentro de 10 días hábiles el costo de dicha(s) prenda(s), plazo contado a partir de la fecha en Metro hubiere informado dicha condición. El costo que corresponde pagar por la(s) prenda(s), dependerá de la vida útil (números de lavado) de la prenda, de acuerdo a lo siguiente: Tabla Nº1: Valor de la Prenda (con IVA Vida útil (*) incluido) 0 40% 100% 41% - 60% 75% 61% - 80% 50% 80% - 90% 25% 91% - 100% 0% (*) La vida útil de la prenda se calculará sobre la base de los números de lavados establecidos por el proveedor Extravío de Prendas: Se entenderá que la(s) prenda(s) ha sido extraviadas cuando el retraso en su entrega supere los 10 días hábiles, debiendo pagar el proveedor una multa adicional de 10 UF, además del valor de la(s) prenda(s), a costo Metro con IVA incluido, de acuerdo a la tabla Nº 1: Si el proveedor informa el extravío al administrador de contrato de Metro dentro de las 48 hrs. siguientes a la fecha de entrega pactada, Metro aplicará solo una multa de 1 UF más el costo de la(s) prenda(s) de acuerdo a lo estipulado en la tabla Nº 1. 9

10 Cuando el proveedor informe del extravío al Administrador de Contrato de Metro, antes de la fecha de entrega de las prendas establecida, el proveedor deberá pagar solo el valor de las prendas, según Tabla Nº1. Si el proveedor no paga la(s) multa(s) y el costo de la(s) prenda(s) dentro de un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la declaración de extravío o deterioro de las prendas, Metro aplicará una multa adicional del 0,3% del valor de la(s) prenda(s) extraviadas por cada día de atraso, con un tope máximo de 15% de la facturación mensual, quedando a criterio de Metro hacer efectiva la boleta de garantía por fiel cumplimiento de contrato y poner término anticipado al contrato. En todo caso, las multas no podrán superar el 15% del valor mensual del contrato, del mes en curso. Los pagos correspondientes a las prendas, no tienen límite establecido. La modalidad para que Metro pueda hacer efectivas las multas está detallada en las Bases Administrativas. 10