Tracking and scanning systems integration Integración de sistemas de trazabilidad y escáneres de preparaciones

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1 Tracking and scanning systems integration Integración de sistemas de trazabilidad y escáneres de preparaciones Marcial García Rojo Hospital General Universitario de Ciudad Real. Spain.

2 Emerging solutions Complete traceability Digital slides Why are we so late with tracking systems? Automatic staining systems improvements Can we make both systems (total traceability and digital image) work together?

3 Anatomic Pathology Information Systems-SIAP (I) Efficient management of data and images to generate final pathology report. Classic functions: Patient identification and management Accessioning and specimen management Gross and microscopic descriptions Management of special techniques requests. New functions: Tracking systems and workflow control Integration with digital image Telepathology,.

4 Tracking in pathology Correct Identification Workflow management Time management (LEAN) Bottlenecks identification Where is located each object

5 Slide and cassettes labelling: interpretation errors SOS S O5 S05 14OS 17OS 84 B4 B BY Fuente: Dako y Leica

6 Possible scenarios AP study request: Electronic, paper based or mixed Specimen accession number: does it come from clinical information system or from pathology I.S. Accessioning secretary technicians Tracking systems: Part of the SIAP or special software Laboratory workflow: Batch mode, continuous workflow or mixed Digital slides: Partial or total scanning Autostainers: Integrated or not

7 Identificación de objetos Documentos Envases Casetes Portaobjetos Códigos de barras Impresión directa: Leica / Sakura (2D: datamatrix) Etiquetas (resistentes) Radiofrecuencia (RFID): Bloques parafina y portas

8 Petición electrónica

9 Fuente: Dako Circuito de trabajo RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MUESTRAS Día 1 09:15 Petición Macro y electrónica Registro fijación Inclusión Microtomí a y H&E Micro IHQ, SS, ISH Diagnóstic o Informe

10 Ventana Vantage Dako TruePositiveId Leica Cerebro Vitro VTS

11 Fuente: Dako ESTACIÓN 2: Macro/Sala de Tallado. Impresión y verificación de casetes Escanear etiqueta de informe de petición. Seleccionar color cassette desde Patwin. Imprimir y verificar

12

13 Etiquetar portas Sin código de barras: Escasa trazabilidad (posible OCR Hologic). Se traminte muy poca información. Requiere más trabajo manual Sin código de barras, sólo datos Doble etiquetado: Queda muy poco espacio para datos como nombre paciente, hospital, nombre patólogo, etc. Sitio solo para 3 líneas Re-Etiquetado: Añadir 8,5 sec/porta manipulación para colocar etiqueta. Son muchas horas y posibles errores Solo código de barras del instrumento 13

14 Identificación portaobjetos

15 LIS/TPID DakoLink TPID: affects the whole pathology laboratory workflow Accessioning Case information entered into LIS or TPID. Labeling of specimens. Grossing Grossing of the case. Cassettes produced. Processing Processing of cassettes. Tracking of case and cassettes. Embedding Embedding of cassettes. Tracking of case and blocks. Cutting Tracking of blocks. Slide labeling. From Microtome to Microscope Use the same label! IHC/SS Staining laboratory Processing of slides through staining process with Dako Link. Slide scanning Slide reading and reporting Archiving Tracking of archived blocks and slides.

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19 Control de preparaciones. Estado

20 Preparaciones digitales Tres fases: 1. Digitalización: Escáner capaz de leer código de barras y aceptar lista de trabajo 2. Gestión de imágenes (almacenamiento, consultas) 3. Visualización: Interfaz usuario Visor (software). Mostrar información etiqueta Agrupar preparaciones del mismo caso

21 Escáneres de preparaciones Más de 25 sistemas disponibles: 3DHistech Panoramic (4) Aperio ScanScope (6) Olympus VS (3) Hamamatsu Nanozoomer (2) Claro (2) Leica SCN400 (2) Menarini D.Sight(2) Omnyx (2) Philips (1) Roche Ventana (2) Menarini D.Signt Olympus VS800, VS120, VS110.slide 3D Histech Aperio Scanscope AT / XT / CS Omnyx VL4 Leica SCN400 Hamamatsu Nanozoomer 2 Philips

22 Supplement 122 in DICOM Attributes for the identification and description of specimens: (1) identify the specimen (within a given institution and across institutions) (2) identify and describe the container in which the specimen resides (3) describe specimen collection, sampling, and processing (4) describe the specimen or its ancestors when these descriptions help with the interpretation of the image.

23 Antes de TPID

24 Con TPID

25 Conclusions Tracking systems are designed to improve laboratory workflow ( prediagnosis phase ), but not department workflow, but we must learn to use them in diagnosis phase (pathologist and cytotechnician) An integrated tracking solution improves workflows and response time. Integrated solutions in digital pathology with electronic health record, tracking and central image repository, will improve collaborative work between technicians and pathologists to improve security for patients and quality in health providing.

26 Muchas gracias! 26

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