DISEÑO DE PLAN DE GESTION DE COMPRAS ENFOCADO EN UNA MEJORA CONTINUA PARA LA EMPRESA PACKS & BAGS.

Transcripción

1 DISEÑO DE PLAN DE GESTION DE COMPRAS ENFOCADO EN UNA MEJORA CONTINUA PARA LA EMPRESA PACKS & BAGS. Resumen El presente documento busca solucionar una problemática que presenta la empresa Packs & Bags en la planeación de las compras por medio de un sistema informático que contenga aspectos importantes en la Gestión de Compras tales como; unidades a comprar, tiempo de reorden de pedido, elección de mejor proveedor, análisis de precios, entre otros. Este documento se basa en la gestión de la cadena de suministros en referencia a la gestión de compras, la importancia del papel de los proveedores dentro de la organización y el buen manejo y administración de inventarios. Palabras claves: Cadena de Suministros; Gestión de Compras, Administración de Inventarios. 1. INTRODUCCIÓN La gestión de compras es uno de los puntos más significativos en la cadena de suministro para cualquier tipo de empresa ya bien sea comercial o industrial. Siendo, la gestión de aprovisionamiento crucial para alcanzar el éxito en la reducción de costos en la cadena de valor, a través de una cuidadosa elección e integración con los proveedores y con un acertado conocimiento de la previsión de ciclos de compra, se puede llegar a obtener mejores beneficios económicos así como también un mejoramiento de la calidad de servicio y producción, reducción de costos de las mercancías, mejorar el servicio al cliente de venta y post- venta, entre otros factores cruciales para el éxito dentro de la integración de la cadena de suministro. Por lo tanto, toda compañía debe disponer de una estrategia o una gestión de compras que debe estar relacionada a satisfacer al mercado y se deben tener ciertos parámetros de compra en los cuales debe incluir aspectos de decisión relacionados con el precio, plazo, calidad, servicio requerido etc. Así como también la búsqueda de nuevas fuentes de aprovisionamiento y selección de proveedores que permiten calificar las características del producto, petición de ofertas, identificación de proveedores potenciales. Desde el orden de carácter académico los autores del proyecto buscan dar la solución a una serie de problemáticas presentes en la empresa Packs & Bags con sede en

2 la ciudad de Bogotá D.C. de carácter organizativo y de planeación en la gestión de abastecimiento. Para lo cual el presente proyecto utilizó herramientas teóricas de diagramas de flujo, análisis de la cadena de abastecimiento, análisis de proveedores, análisis de ABC, análisis CEP (Cantidad Económica de Pedido) entre otras, con el fin de lograr un desarrollo y ayuda de la planeación en el correcto proceso de gestión de compras. Por último y como propuesta final se desarrolló un sistema de información de carácter tecnológico, lo cual permite a la empresa tener una herramienta de planeación para la toma de decisiones para la acertada función de las compras para previsión de ciclos de aprovisionamiento. 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Formular un modelo de plan de gestión de compras de productos para la venta que contribuya a un beneficio económico para la empresa Packs and Bags. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar las principales falencias en la compras hechas por la empresa Packs and Bags, para evaluar los principales problemas en la adquisición de productos. Categorizar los productos de mayor importancia e incidencia dentro de la empresa de manera que permita tener mayor control sobre dichos productos. Realizar un estudio sobre los diferentes proveedores de la empresa en cuanto a tiempos de entrega, calidad de los productos, facilidad de pago, clase de productos ofrecidos y precio. 3. CADENA DE ABSTRACT This paper seeks to solve a problem that presents the company Packs & Bags in the planning of shopping through a computer system containing important aspects such as Purchasing Management; units to buy, order reorder time, choice of best supplier, price analysis, among others. This document is based on the management of supply chain management refers to shopping, the important role of providers within the organization and good management and inventory management. KEYWORDS: Supply Chain, Purchasing Management, Inventory Management ABASTECIMIENTO. La cadena de suministro es un subsistema dentro del sistema organizacional que abarca la planificación de las actividades involucradas en la búsqueda, obtención y transformación de los productos. Incluye la coordinación y colaboración de los socios del canal,

3 o flujo de transmisión de los insumos o productos, sean estos proveedores, intermediarios, funcionarios o clientes. En cada etapa interesa la medición correcta del flujo para evitar mermas y desperdicios. En esencia, la cadena de suministro integra la oferta y la demanda tanto dentro como fuera de la empresa. 1 Objetivo de la cadena de suministro. El objetivo de toda cadena de suministros es maximizar el valor global generado. El valor generado por la cadena de suministro se puede ver como la utilidad, la cual es la diferencia entre los ingresos generados por el consumidor y el costo global a través de la cadena de suministro. Una eficaz administración de la cadena de suministro comprende la administración de los activos y de los flujos de información, productos y fondos de la cadena de suministro para maximizar la rentabilidad total de la misma. Gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro (SCM Supply Chain Management) es el término utilizado para describir el conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye las actividades asociadas desde la obtención de materiales para la 1 TERRADO, Alejandro. La cadena de suministro, primera edición. Buenas Aires: El Cid editoriales p. transformación del producto, hasta su colocación en el mercado. La optimización de la cadena de abastecimiento es especialmente importante para las empresas de productos de consumo y detallistas. Las empresas de esta industria que tienen cadenas de abastecimiento muy extensas afrontan diversos desafíos: evitar el desperdicio de recursos, mejorar la relación con los proveedores, administrar mejor los inventarios y reducir el costo de sus operaciones. La gestión de las compras implica por lo menos, doce pasos o fases básicas: 2 Análisis de la demanda final (previsión de ventas). Conversión de la demanda en requerimientos específicos. Análisis de los stocks disponibles en la empresa. Elaboración del plan de compras. Investigación de los proveedores. Selección de las mercancías que se comprarán. Evaluación de posibles sustituciones o incorporación de nuevos insumos o productos terminados. 2 CHOPRA, Sunil, MEINDL, Peter. Administración de la cadena de suministro, tercera edición. Mexico: Editorial Pearson p.

4 Acuerdos con los proveedores. Colocación de las órdenes de compra. Seguimiento de los pedidos. Recepción y comprobación de las mercancías pedidas. Colocación en los depósitos y almacenes. 4. INVENTARIOS. De manera general, se puede definir inventario como la existencia de todo tipo de material sin procesar o transformar, procesado total o parcialmente, artículos y productos, que se utiliza de manera directa o indirecta dentro de las organizaciones manufactureras o de servicio. El inventario, representa la existencia tanto de bienes muebles como inmuebles, que pertenecen a la empresa y que son susceptibles de acciones comerciales. Generando ingresos económicos directa o indirectamente relacionados con el ejercicio o actividad básica de la empresa. 3 Administración de inventarios. Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo como se clasifique y que tipo inventario tenga la empresa, ya que a 3 MULLER, Max. Fundamentos de administración de inventarios, primera edición. Bogotá: editorial norma p. través de todo esto se determina los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, logrando establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Objetivos de los inventarios. Los objetivos de los inventarios en las organizaciones, se puede resumir en los siguientes elementos básicos de análisis como lo son: Mantener la independencia de las operaciones: si existe un inventario de materiales en un centro de trabajo, este concepto posee una cierta autonomía para operar. Satisfacer las variaciones en la demanda de productos: si se conociera con exactitud la demanda futura del producto sería posible elaborar la cantidad exacta para satisfacer. Sin embargo, y salvo casos extraordinarios, no es así, de modo que hay que mantener existencia reguladoras o de seguridad para absorber esta variación. Permitir flexibilidad en la demanda de productos: las existencias en inventarios reduce la presión que existe en el sistema de producción para

5 la generar los bienes. Así, con un plazo mayor de entrega, se consigue planificar la producción para obtener un flujo más regular y un menor costo operativo mediante la elaboración de lotes de mayor tamaño. Proporcionan una margen de seguridad para variaciones en la entrega de materias primas: cuando se obtiene materiales de un proveedor, existen varias razones por las que estos pueden incurrir en demoras: escasez de materiales en la planta del proveedor, huelga inesperada en el proveedor o en las compañías de envíos, un pedido extraviado, o él envió de materiales incorrectos o defectuosos. 4 Técnicas de administración de inventarios. El objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. 5 Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. Dentro de las cuales se pueden mencionar: Cantidad Económica de Pedido (CEP) En 1915 F. W. Harris de General Electric desarrolló la fórmula de la cantidad económica de pedido (CEP), para ayudar a los responsables del inventario a determinar cuánto producto comprar. 6 La CEP es el nivel de los inventarios que reduce al mínimo la suma de los costos administrativos y los costos de mantenimiento. Al aplicar este modelo se estima la cantidad de productos o materiales a utilizar en un período y se determina la cantidad de pedidos durante ese período que generen el costo más bajo. Este modelo parte de una serie de supuestos que ayudan a determinar los niveles óptimos de inventarios, estos supuestos hacen al modelo un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios METODOLOGÍA. Estudio bibliográfico. Para la primera etapa de la elaboración del proyecto se realizó una investigación bibliográfica y más aún en revisar los temas que involucraban directamente con la temática del proyecto a realizar y que son de vital importancia; dichos temas son: la cadena de abastecimiento y dentro de ella la gestión de la cadena de 4 MULLER, Max. Op. Cit,. 21 p. 5 Ibid., 126 p. 6 DE LA TORRE, Op. Cit., 219 p. 7 MUÑOZ, David. Op. Cit., 167

6 abastecimiento, la gestión de compras y en ella estudiando la previsión del ciclo del aprovisionamiento, políticas de compras, estructura del área de compras, proveedores, la relación directa que existe en los inventarios a la hora de comprar estudiando las técnicas de administración de inventarios como el modelo ABC y la técnica de cantidad económica de pedido. Análisis de datos Con el análisis de datos se busca en cuya actividad transformar el conjunto de datos con el objetivo de poder verificarlos muy bien dándole al mismo tiempo una razón de ser o un análisis racional, consistiendo en analizar los datos del problema e identificarlos para posteriormente dar una solución al problema de la empresa. La realización de la propuesta fue realizada con base en las necesidades que la empresa podía necesitar en la forma de planear su compras en cuanto a números de pedidos, cantidades a pedir, realizando una herramienta informática que les permita tener mejores resultados con mayor conocimiento en el momento de realizar sus compras 6. RESULTADOS Después de haber analizado los resultados obtenidos del modelo EOQ y haberlo comparando con los resultados del modelo actual, se puede observar que hubo una disminución de costos por producto como se ilustra a continuación: Diagnóstico. El diagnóstico para la empresa empezó después de la recopilación y análisis de la información con la cual permitiera el conocimiento de la empresa y de sus diferentes acciones de función de compras así como también de los proveedores; ya que para las compras es decisivo contar con los mejores proveedores que garanticen las mejores opciones de compra para le empresa. Este paso de la metodología se realizó con el fin de identificar las principales falencias que se presentan en proceso de compras. Fuente: los autores, 2012 En la grafica anterior se puede observar que el modelo EOQ respecto al modelo actual presenta una disminución frente a los costos de pedir por productos. Realización de la propuesta

7 Productos A Q - Q* % Bolsa Negra Basura 22" $ ,77% Bolsa Negra Basura 26" $ ,95% Bolsa Negra Basura 28" $ ,41% Bolsa Negra Basura 32" $ ,29% Bolsa Gris Basura 36" $ ,17% Bolsa Negra Basura 39" $ ,37% TOTAL $ ,99% Fuente: los autores, 2012 En esta grafica de beneficio económico se observa cómo se puede disminuir los costos totales de órdenes y así hacer una mejor gestión de reaprovisionamiento en los pedidos viéndose en este caso reflejado un ahorro de 31, 99%. Finalmente, se diseñó y se desarrolló un modelo de gestión informático para la gestión de compras donde permite analizar para los diferentes productos aspectos como: cantidades a pedir, tiempo entre ordenes de pedido y numero de pedidos como se muestra en la siguiente grafica. principales características de los procesos de la gestión de compras en la empresa, se observó la falencia en el área de gestión de compras. Con la ayuda de clasificación de productos realizada se proporcionaron lineamentos de organización en las políticas para la administración de gestión de compras y gracias a la simulación del modelo se pudo establecer la mayor incidencia económica para obtener resultados que beneficien a la organización en su incidencia económica. Se propuso alternativas de mejoramiento, de acuerdo con las necesidades de la empresa y herramientas informáticas donde se puede evidenciar elementos de reaprovisionamiento como lo son; cada cuanto pedir, donde pedir, a quien pedir y que pedir en cuanto a la gestión de compras. La herramienta informática de gestión de compras ayudará a tener un control en el proceso de reaprovisionamiento para así estar continuamente mejorando en el proceso. Fuente: los autores Esta herramienta informática permite conocer aspectos importantes para el correcto reaprovisionamiento en la empresa. 7. CONCLUSIONES Con las diferentes variables de diagnostico se identificaron las El proyecto deja elementos de conocimiento mayores para los autores que complementa el desarrollo académico adquirido en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. 8. RECOMENDACIONES La empresa Packs & Bags debería extender el estudio de proveedores para así obtener una mejor cadena de abastecimiento y oportunidad de

8 mercado, por medio de un análisis de estudio de proveedores propuesto. Incluir en el proceso laboral capacitaciones de personal de compras y ventas, donde evalúen y analicen los aspectos incidentes en compras como los proveedores, el precio y la calidad de los productos, esto con el fin de aplicar indicadores de desempeño que contribuyan al mejoramiento continuo de la organización. Es necesario desarrollar alianzas y/o nuevas negociaciones con los proveedores para mejorar las políticas de compra y por ende no incurrir en gastos que puedan influir de manera negativa en las finanzas de la empresa. Es necesario desarrollar alianzas y/o nuevas negociaciones con los proveedores para mejorar las políticas de compra y por ende no incurrir en gastos que puedan influir de manera negativa en las finanzas de la empresa. Para la aplicación de la herramienta informática debe estar a cargo personal con conocimientos sobre las compras hechas por la empresa y manejo objetivo de la aplicación. 9. BIBLIOGRAFIA. ANAYA, Julio Juan. Tejero Logística integral: la gestión operativa de la empresa. ESIC editorial. Segunda edición. Madrid, ANTUN Callaba, Juan Pablo, Logística internacional: administración de la cadena de abastecimiento global. Editorial norma. Segunda edición. Madrid, DE LA TORRE, Jorge Olavarrieta, Nociones de control de producción, costos, suministros e inventarios. Editorial bruguera. Primera edición. México, ESLAVA, Jose de Jaime. Las claves del análisis económico-financiero de la empresa. ESIC editorial. Primera edición. Madrid, F. Drucker Peter, Eccels Robert g, Kaplan Robert s., Norton David p, La Utilización De Todo El Potencial Del Método Del ABC. Harvard Business Review, Como Medir El Rendimiento De La Empresa. Editorial Harvard business school press, España FERRÍN Gutiérrez, Arturo, Gestión de stocks en la logística de almacenes. Fundación confemetal. Priemra edición. Madrid, HAY, Edward J. "Justo a Tiempo" Editorial Norma. Madrid,1989 HEREDIA Viveros, Nohora Ligia, GUTIÉRREZ Adriana. Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva. Siglo veintiuno editores. Mexico, 2004

9 JOHNSON Robert w.. Administración financiera. Editorial norma. Cuarta edición. Madrid, KALPAKJIAN, Serope, Steven R. SCHMIDT, Manufactura, ingeniería y tecnología. Editorial Mc Graw-Hill Interamericana. México KRAJEWSKI, J. RITZMAN Larry P. Administración de operaciones: estrategia y análisis. Editorial norma. Madrid, 2002 REFERENCIAS EN LA WEB: Importancia de la logística. Consultado el 11 de noviembre de 2011, Legis Editores, pagina web, disponible en: Criterios de presentación de trabajos. Consultado el 15 de agosto de Universidad Javeriana, pagina web, disponible en: entos/proy-m-i-06.pdf