ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE ADQUISICIONES

Transcripción

1 Acto Administrativo de FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 201 FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 07 de Enero de 2016 Elaboró Firma de Autorizaciones Revisó Jefe Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Aprobó Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Diciembre de 2010 Octubre de 201 Control de Cambios Descripción Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010) Migración del de Gestión Contractual a el de Dirección y Planeación Se ajusta nombre del Procedimiento Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3,, 5, 6, 7, 8 y 9. (FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 201) Enero de 2016 Cambios numerales, 7 y 9 (FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 07 de Enero de 2016) 1. Responsable de Procedimiento Director(a) General Jefe de la

2 2. Objetivo Realizar la elaboración, actualización y seguimiento del que el IDEP requiere para el cumplimiento de su misión mediante la visibilización de los contratos necesarios para desarrollar las actividades del Plan de Acción Institucional. 3. Alcance El procedimiento inicia con la elaboración de las Fichas de los Proyectos y finaliza con el seguimiento al. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.. Base legal Ley 17 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Ley 1712 de 201 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones Decreto 215 de Noviembre de 1999 Por el cual se dictan las normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno y en el que se establece que las oficinas de planeación de las entidades públicas son las responsables de asesorar a todas las dependencias en la definición y elaboración de los Planes Operativos Anuales (PA y PG), y de realizar su articulación para la consolidación del Plan de Acción Institucional de la entidad; así como de coordinar su evaluación y ajustes periódicos. Decreto 282 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Decreto 1082 de 2015 Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional Circular Externa No 2 de 2013 CCE Elaboración y publicación del Plan Anual de - Clasificador de Bienes y Servicios Acuerdo 05 de 2000 Por el cual se dictan Normas para la ejecución de la vigilancia y control de la gestión de las autoridades distritales en lo atinente al suministro oportuno de información por parte de las entidades y se dictan otras disposiciones Artículos 5 y 6 Decreto 9 de 1999 Por el cual se actualizan los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos. Documentos Externos Manual del usuario SIVICOF Guías Colombia Compra Eficiente 5. Documentos de Referencia Documentos Internos MN-GC Manual de Contratación Término 6. Definiciones Definición Plan de Acción Herramienta gerencial que permite efectuar el seguimiento sectorial a la Planeación Estratégica, a través del cumplimiento de las metas establecidas en sus objetivos estratégicos. Este seguimiento se realiza de manera trimestral e incluye la gestión adelantada por las entidades del sector y detalla las iniciativas, entregables y metas a las que se comprometen en una vigencia determinada, fijando tiempos y responsables. Es el instrumento que consolida los objetos contractuales para el desarrollo de los proyectos de inversión y de fortalecimiento institucional.

3 Nro. Descripción de la actividad Actividades Diagrama de Flujo 7. Descripción del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Elaborar las fichas de proyectos INICIO Responsables de Proyectos de Inversión Jefes de Dependencia Formatos Fichas Aprobadas FT-DIP Una vez se encuentra aprobado y socializado el Plan de Acción de la vigencia siguiendo el procedimiento PRO-DIP-02-0 Formulación del Plan de Acción, se deben realizar las Fichas de los proyectos o actividades que se van a realizar durante la vigencia siguiendo el procedimiento PRO-DIP Elaboración de Fichas 2 Consolidar documento preliminar de Formato FT-DIP La con la información consolidada de las fichas aprobadas se genera un documento preliminar de (incluye Planes de Inversión, fortalecimiento institucional y gastos generales) en el formato. 3 Aprobar documento de Plan de Director(a) General con Firma del Director (a) General del IDEP Una vez se ha consolidado el Plan de se remite al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y aprobación, posteriormente se revisa en Comité Asesor de Contratación y se remite a la Dirección General para su firma y aprobación.

4 Socializar Correo Electrónico Página Web SECOP Contratación a la Vista El documento de aprobado se envía por correo electrónico a todo el Instituto y se publica en Colombia Compra Eficiente-SECOP y Contratación a la vista. También se publica en la página web institucional. 5 Modificar al Plan de Jefe Oficina Asesora de Planeación Se verifican los memorandos radicados Vs. Formato de Plan de vigente Memorando Interno Formato modificación FT-DIP Cuando se requiera modificar el Plan de, se recibe en medio magnético el formato FT-DIP de modificación para revisión por parte de la Oficina Asesora de Planeación y por parte de la Oficina Asesora Jurídica (esta última en caso que existan modificaciones en el objeto contractual o la modalidad de contratación). Posteriormente se imprime y firma por parte de la Dirección General, la Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica (cuando aplique) y quien solicita la modificación. Mediante Memorando interno firmado por la Dirección General se radica el formato anterior para que la Oficina Asesora de Planeación realice la respectiva modificación del Formato Plan de detallando el cambio solicitado y la fecha, así como la actualización del sistema SIAFI. 6 Seguimiento al Plan de Ejecución Presupuestal Ejecución de Compromisos Ejecución de Reservas actualizado a la fecha El seguimiento al de la vigencia se realizará cada quince (15) días y se socializa a través de correo electrónico a todo el IDEP FIN

5 8. Tiempos Tres(3) Meses 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Una vez definido el Plan de Acción, anualmente se hará una definición del en el trimestre anterior a la vigencia del plan. El plan de debe ser remitido a los Entes Externos de Control en el primer mes de la vigencia. Actividades que no tengan aprobado el Formato FT-DIP Ficha no se incluyen en el. El reúne la totalidad de las contrataciones. El que se publica en la página de Colombia Compra eficiente debe contener todas las adquisiciones planeadas, independientemente de la modalidad de contratación que la entidad escoja para dicho fin, de acuerdo a las disposiciones del Decreto 1082 de Las modificaciones que requiera el plan de adquisiciones, se realizan con autorización mediante memorando y formato de solicitud de modificación firmado por el (la) Director(a) del IDEP. Hacer las consultas de los documentos en SIAFI excepto los obligatorios de ley Digitalizar los documentos para su consulta Apagar la pantalla del equipo de computo cada vez que se requiera una ausencia del lugar de trabajo mayor a 15 minutos. Imprimir los documentos de consulta estrictamente necesarios en papel reciclable. Hacer las revisiones y ajustes por medio del correo electrónico institucional a los documentos preliminares. Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Hacer uso de los canales de ventilación para una adecuada circulación del aire. iluminación natural abriendo las persianas. Regular el tono de voz para evitar el exceso de ruido. El Internet debe ser solamente de uso institucional y únicamente se podrá revisar el correo electrónico personal en horas no laborales. Todo archivo que se reciba por el correo electrónico debe ser revisado por el antivirus al igual que los dispositivos externos (USB). El manejo de las contraseñas debe tener un grado de dificultad, deben cambiarse mínimo cada 90 días y estas no deben ser compartidas. El correo electrónico institucional debe ser solamente para uso interno sin sobrepasar la capacidad designada de 10 MB. No debe hacerse uso de módems personales los equipos de computo del IDEP. Es necesario el uso de guayas de seguridad en los portátiles institucionales. Hacer copias de seguridad de la información magnética mensualmente. No deben instalarse software no autorizados en los equipos de computo del IDEP. Los funcionarios y/o contratistas que ya no hagan parte del instituto no deben tener acceso a los equipos de computo ni contraseñas. Se debe hacer entrega por parte de los ex funcionarios y/o contratistas en medio magnético de la información contenida durante el tiempo laborado Atender a las fechas dispuestas en las tablas de retención documental para el correcto control de los tiempos de conservación de los documentos en el archivo de gestión y el archivo central. Atender las fechas de transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención documental. Mantener Limpias y organizadas las áreas de archivo.