TEMA 2 1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE OFICINAS

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1 TEMA 2 UTILIZACIÓN Y MANTENIMIENTO BÁSICO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y MÁQUINAS AUXILIARES DE OFICINA: CENTRALITA TELEFÓNICA, FAX, FOTOCOPIADORAS, ENCUADERNADORAS, TRITURADORAS. CONOCIMIENTO Y EMPLEO DE CADA UNO DE ELLOS. 1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE OFICINAS 1.1. CONCEPTO Y CLASES 1.2. SERVICIOS QUE OFRECEN 2. EL FAX Servicios integrados en la centralita Servicios asociados a la centralita 1.3. Las centralitas virtuales 2.1. INTRODUCCIÓN 2.2. FUNCIONAMIENTO 3. LA FOTOCOPIADORA 3.1. INTRODUCCIÓN 3.2. FUNCIONAMIENTO Proceso del fotocopiado El toner El papel 3.3. MANEJO Carga del papel Colocación de los originales a copiar Procedimiento básico de copiado Funciones especiales 3.4. EQUIPAMIENTO OPCIONAL El alimentador automático de originales Las unidades adicionales de alimentación de papel El clasificador/grapador de copias El contador de copias de llave El disco duro El kit de impresora/escáner El kit de facsímil Posición de los equipos opcionales en las fotocopiadoras 3.5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 3.6. FOTOCOPIADORAS DIGITALES Impresora Escáner Telefax 3.7. PREVENCIÓN DE RIESGOS El tóner El ozono El papel Los humos y vapores 49

2 Temario 4. LA MULTICOPISTA 4.1. FUNCIONAMIENTO 4.2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Copias Sistema de copiado Alimentación de papel original Alimentación del papel de copia Clasificadores, agrupadores y grapadores Ampliación/reducción Otros 5. LAS ENCUADERNADORAS 5.1. ENCUADERNADORAS DE CANUTILLO 5.2. ENCUADERNADORAS DE ESPIRAL 5.3. ENCUADERNADORAS TÉRMICAS 6. LAS TRITURADORAS 7. OTRAS MÁQUINAS AUXILIARES DE OFICINA 7.1. LAS PLASTIFICADORAS 7.2. LAS GRAPADORAS 7.3. LAS CIZALLAS Y GUILLOTINAS 50

3 1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN OFICINAS 1.1. Concepto y clases Para cubrir las necesidades de en las oficinas de los centros de trabajo de la administración pública o de la empresa privada se necesitan ciertos equipos denominados centralitas telefónicas que situadas en el mismo edificio o dependencias administrativas, proporcionan el acceso telefónico de los empleados entre sí y con la red telefónica pública. Estos equipos denominados en inglés PABX (Private Automatic Branch Exchange), Central Privada de Conmutación Automática, pueden ser similares a los instalados en las redes públicas de telefonía, pero de mucha menor capacidad y si la dependencia administrativa o el centro de trabajo es pequeño, sistemas mucho más sencillos cubren esta función. En ambos casos, estos dispositivos han de conectarse a la red pública de telefonía para facilitar las comunicaciones fuera del ámbito del centro de trabajo. Una centralita telefónica pequeña permite la captura de un enlace por cualquiera de los terminales que tiene conectados. Así, las llamadas entrantes, provenientes de la red pública, pueden ser atendidas por cualquiera al presentarse en todos los terminales una señal acústica y/o sonora. Igualmente, cualquiera puede coger uno de los enlaces que se encuentren libres en un determinado momento. El número de extensiones que estos sistemas soportan es reducido (no mayor de 50), pueden establecer llamadas internas y presentan la ventaja de no requerir de una operadora para la atención de las llamadas externas; sus funciones son muy reducidas. Una centralita telefónica más grande o central privada automática de conmutación para aplicaciones telefónicas, es un equipo que tiene control por software y proporciona funciones de conmutación a los usuarios a ella conectados; esta centralita les permite conmutar sus llamadas internas sin necesidad de acceder a la red pública de conmutación. Las centralitas privadas automáticas de conmutación constan de dos partes claramente definidas: la unidad de conmutación y la unidad de control. En términos generales, la primera es la encargada de establecer el canal físico para poner a los usuarios en comunicación, y la segunda la de atender la señalización entrante y saliente, procesar las señales recibidas e indicar a la primera qué circuitos interconectar. La unidad o matriz de conmutación a su vez puede ser de dos tipos: sin bloqueo o con bloqueo, según todos sus usuarios puedan mantener o no un enlace con otro. En el primer caso, el habitual en las modernas centralitas, el número de posiciones de conmutación se corresponde con el de usuarios de entrada multiplicado por el de salida, con lo que siempre es posible establecer un enlace; en el segundo, el número de posiciones de conmutación es limitado, por lo que sólo es posible la comunicación de un número limitado de usuarios, dando la central congestión (bloqueo) en caso de que dicho número sea excedido. Toda centralita automática de conmutación consta de unos elementos hardware (procesadores, selectores, extensiones, etc.) y otros software, siendo éstos últimos los que definen la gama de servicios ofrecidos y los que marcan las principales diferencias entre unas y otras. 51

4 Temario 1.2. Servicios que ofrecen La reciente aplicación de los ordenadores en el control de las centralitas telefónicas ha permitido el desarrollo e integración de nuevos servicios. El control del sistema se puede establecer de forma centralizada (un procesador maestro controla las funciones de una serie de procesadores esclavos) o distribuida (varios procesadores similares se encargan de la gestión de la centralita). Sin entrar en exponer las funciones básicas de conmutación del tráfico telefónico propia de las centralitas, se comentará toda una gama de funciones complementarias, que son servicios altamente apreciados por los usuarios, haciendo una distinción entre los que están integrados en la propia centralita y aquéllos asociados a ella Servicios integrados en la centralita Son aquellos que pueden ser facilitados por la propia centralita, mediante la incorporación de determinado hardware y software. Entre ellos, los más característicos son los siguientes: a) Distribución automática de llamadas: Una centralita equipada con la función «distribución automática de llamadas» se emplea para comunicar a los clientes reales y/o potenciales de la empresa con un servicio o grupo de soporte. El programa de gestión permite que las llamadas a un mismo número sean atendidas por grupos de agentes, estableciéndose colas de llamada, atenciones prioritarias, supervisiones de los grupos, etc., proporcionando estadísticas de ocupación y desbordamiento. b) Conexión con ordenadores: Esta función permite a las centralitas comunicarse (mediante un protocolo estándar denominado CSTA) con ordenadores donde corren aplicaciones de uso general. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones sería la conexión de una centralita con un ordenador donde residieran las bases de datos de clientes. Así el operador que responde a una llamada recibe en su posición, automáticamente, los datos completos del llamante, con lo que dispone de toda la información necesaria sobre el mismo para poderle atender de manera inmediata. c) Formación de redes: Cuando se quiere dar servicio a abonados dispersos, y por tanto establecer una red privada, es necesario que las centralitas tengan el software apropiado que les permita comunicarse entre sí e intercambiarse la información necesaria para el servicio de los usuarios. Este software integrado en la centralita permite realizar las funciones de señalización con otras centralitas mediante diferentes formas de señalización, así como las funciones de tránsito entre las llamadas. d) Medidas de tráfico: Mediante este software, la central realiza unas medidas del comportamiento de los abonados y enlaces de la centralita con el objeto de informar acerca de la situación, tanto puntual como en el tiempo, y poder así tomar las medidas oportunas para garantizar el grado de servicio requerido por los usuarios. 52

5 e) Integración voz/datos: La gran mayoría de centralitas digitales son capaces de integrar en la misma línea de acceso tanto tráfico de voz como de datos, así como de transportar esta información de forma transparente a través de sus elementos de conmutación hacia otros destinos o usuarios. A nivel de acceso, esta integración de voz y datos se hace empleando diversas técnicas, según sea el enlace analógico o digital; en el primer caso se emplea una especie de módem (DOV/ Data Over Voice) que reparte la banda disponible de frecuencias del canal telefónico entre ambos; en el segundo, se emplean técnicas de multiplexación temporal por un adaptador de terminal, que maneja diferentes velocidades. f) Operación, gestión y mantenimiento: Las funciones asociadas a la gestión y operación de los usuarios y enlaces conectados, así como realizar aquellas otras de mantenimiento y comprobación que sea necesario durante el funcionamiento normal de la centralita, de manera local o remota Servicios asociados a la centralita Definimos este tipo de servicios como aquellos que normalmente, por su complejidad, aplicabilidad no masiva, dificultad de implantación, etc., se realizan en diferentes equipos a los propios de la centralita pero que tienen una unión muy completa con ella mediante el empleo de protocolos de señalización adaptados a estos requerimientos. a) Sistema de mensajería vocal: Este equipo permite la grabación individualizada de mensajes recibidos por los usuarios, que posteriormente pueden escucharlos. La integración con la centralita se realiza más o menos complejamente dependiendo del tipo de enlace que los una. Actualmente existen en el mercado desde sistemas muy sencillos hasta integraciones capaces de suministrar automáticamente el número de usuario, hacer seguimiento de llamadas, etc. Algunas veces, asociado a la mensajería vocal, se suele disponer también de un buzón para faxes, ya que la información, una vez digitalizada, se puede tratar de igual forma, sea de voz o de texto. b) Ayudas a operadora: Las funciones de la operadora pueden mejorarse si se le ponen sistemas que la ayuden a realizar sus funciones. Éste es el caso se un sistema de directorio integrado, que al recibir una llamada le presente automáticamente toda la información referente al usuario que llama. c) Listín telefónico: Mediante una base de datos conectada a la centralita se puede mantener al día y editar un completo listado de las personas de la organización, hasta incluyendo una fotografía. Dicho listado se modifica por el simple hecho de darlas de alta o baja en la centralita. d) Gestión de la tarificación: Un elemento importante para las empresas privadas o la administración pública es conocer cómo se distribuyen los gastos telefónicos. Mediante esta función se pueden conocer los tipos 53

6 Temario de llamadas realizadas, duración, coste, destino y origen, etc., datos que permiten al procesarlos posteriormente tener un control sobre sus consecuencias y, por consiguiente, tomar las medidas oportunas. e) Integración con buscapersonas: Una necesidad cada vez mayor es la de tener localizadas a determinadas personas cuando éstas se mueven por los recintos de oficinas. Una primera aproximación para solucionar este problema es dotarlas de un receptor de buscapersonas que les permita ser localizadas allá donde estén, recibiendo un mensaje y la indicación de realizar una llamada si procede. f) Extensiones sin hilos: Actualmente, se empiezan a instalar equipos que permiten la movilidad del terminal por el recinto de un centro de trabajo, dependiendo lógicamente de la cobertura radio de que se disponga. La integración o conexión con la centralita incrementa esta funcionalidad al ser esos abonados móviles como extensiones de la centralita a todos los efectos. Se requiere una estación radio capaz de hacer un seguimiento de los móviles y de realizar el traspaso entre células, en el caso de un sistema multicélula. g) Sistemas de videoconferencia: Mediante una conexión con mayor ancho de banda se pueden realizar vídeoconferencias a través de la centralita, e incluso con otras localizaciones, mediante la conexión digital a la línea o a través de la estructura de una red privada de comunicaciones Las centralitas virtuales Emplear una moderna centralita cuando el número de extensiones y/o enlaces es reducido puede resultar en algunos casos costoso, ya que la inversión inicial a realizar en la compra del equipo puede ser alta y tener un período largo de amortización. Una solución a esta problemática se da con el servicio Centrex (Central Office Exchange Servive), proporcionado por los operadores públicos de telefonía a través de la infraestructura telefónica básica que permite a sus abonados la utilización parcial de una central pública como si fuese una centralita, y con el que se puede dar un servicio de comunicaciones a pequeñas oficinas de la administración, integrándolas dentro de la red corporativa sin necesidad de hacer costosas inversiones. Básicamente, el servicio Centrex se puede definir como una centralita virtual creada sobre una central pública. No se requiere de equipos de conmutación en el centro de trabajo ya que son las propias extensiones de la central pública las que se prolongan hasta el mismo, pero por contra se hace necesario el tendido de un mayor número de cables, tantos pares como terminales telefónicos se instalen. Para el operador telefónico es evidente la ventaja que tiene, frente a los vendedores de centralitas, el disponer de un servicio de este tipo, ya que por una parte, se puede ofrecer el servicio que demanda el cliente casi de forma inmediata al no tener que utilizar equipos específicos y, por otra, se dispone de la última funcionalidad conforme se van actualizando las centrales que forman la red pública. 54

7 2. EL FAX 2.1. Introducción La historia del fax inicia poco después de la invención del telégrafo, cuando en la exposición Universal de Londres (1851) se mostró una máquina capaz de enviar y recibir imágenes de una máquina a otra, la cual una enviaba la imagen y la otra la recibía y la reproducía. La primera máquina comercial apareció en 1863 y a comienzos del siglo XX se empezó a utilizar en los periódicos para enviar y recibir imágenes a través de la líneas telegráficas. En los años 20 la compañía AT&T empezó a comercializar los faxes de forma masiva lazando cientos de novedades en el transcurso del siglo XX Funcionamiento El fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico. El equipo de fax receptor reconvierte la imagen codificada, y la imprime en papel. Antes del triunfo de la tecnología digital, durante muchas décadas, los datos escaneados se transmiten como señal analógica. El sistema de envío y recepción de fax también ha ido adaptándose a la evolución y desarrollo de las nuevas tecnologías de la comunicación. Internet, que ha supuesto una revolución en diferentes ámbitos, desde configurarse como una fuente de intercambio de conocimiento, ideas e información, hasta convertirse en un importante canal de venta, también ha hecho evolucionar el sistema de fax, sin lograr sustituirlo por otros medios de comunicación. El fax virtual o fax por Internet se basa en el mismo sistema de transmisión de datos que el fax tradicional, mediante una línea telefónica, pero sustituyendo los aparatos tradicionales de fax por plataformas Web o de correo electrónico, lo que supone una menor distorsión en el envío y recepción, y la digitalización de todos los documentos. Este tipo de soluciones de fax virtual tienen enormes ventajas con respecto a los sistemas tradicionales; Primero porque son ecológicas al reducir considerablemente el consumo de papel o tinta y la necesidad de una máquina específica, segundo porque son eficientes al permitir la gestión de archivos electrónicos, tercero porque son móviles al poder gestionar el servicio de fax desde cualquier lugar donde tengas acceso a tu correo electrónico incluido tu teléfono móvil y por cuarto porque son económicas ya que reducen los costes del servicio de fax en un 90% al incluir todo en un pequeño coste mensual, la cuota del número y el servicio de fax. 55

8 Temario 3. LA FOTOCOPIADORA 3.1. Introducción Con la invención de la imprenta por Gutemberg en 1447, los procesos de duplicación mecánica de la escritura abrieron el acceso a la cultura e información hasta entonces contenida en manuales manuscritos. En 1867 la aparición de la máquina de escribir aumentó la posibilidad de duplicar originales escritos mediante copias realizadas a partir de papel carbón. Sin embargo, fue en 1938 cuando el norteamericano Chester Carlson ( ), imprimió con éxito la primera copia en papel por medio de un sistema de copiado basado en un proceso electrostático indirecto denominado por él mismo xerografía, palabra derivada del griego que significa escritura o impresión en seco. Carlson perfeccionó este sistema de copiado xerográfico y vendió los derechos comerciales a la compañía Haloid en En 1950 Haloid cambió su nombre por Xerox e introdujo la primera copiadora xerográfica automática en 1959 la cual obtenía la primera copia en 15 segundos y en 7.5 segundos las siguientes. De esta forma, la magia del fotocopiado tomó vida definiéndose como uno de los inventos más notables del siglo XX. En la actualidad, todas las fotocopiadoras, utilizan básicamente el mismo proceso xerográfico, un complejo sistema de instrumentos que se suceden y complementan de manera precisa y ordenada, para lograr en un abrir y cerrar de ojos la duplicación de copias idénticas de un mismo documento. Una nueva generación de fotocopiadoras invade ahora el mercado, provistas de tecnología digital, cuyas ventajas más notables son la mayor calidad de imagen, facilidad de operación, bajo ruido, bajo consumo de energía y menor mantenimiento técnico. Lo más atractivo de la generación digital, es que son máquinas multifuncionales, que al mismo tiempo prestan servicio de facsímil e impresora, pudiendo además ser conectadas a un ordenador personal, lo que extiende sus capacidades más allá del copiado estándar Funcionamiento Proceso del fotocopiado En el proceso del fotocopiado, el original impreso o fotográfico que se quiere copiar se ilumina mediante un flash u otra fuente luminosa intensa. La imagen reflejada se enfoca con ayuda de un objetivo en un fotorreceptor sensible a la luz y cargado eléctricamente, que pierde la carga eléctrica en los puntos en que recibe la luz, siendo la distribución de esta carga en el receptor igual que en el original. A continuación, el fotorreceptor se revela poniéndolo en contacto con unas esferas portadoras voluminosas que llevan adheridas diminutas partículas cargadas electrostáticamente. Estas esferas reveladoras se dejan caer sobre el receptor o se transportan hasta él por medios magnéticos. La imagen latente cargada del fotorreceptor se revela cuando el polvo 56

9 finamente dividido (llamado tóner o tinta seca) es atraído electrostáticamente para separarlo del revelador; de este modo, sólo queda el polvillo cargado, que forma la imagen en el receptor. Por último, el tóner se transfiere al papel y se fija de modo permanente fundiéndolo mediante calor y presión. Un mecanismo limpiador retira del fotorreceptor el tóner residual y lo acumula en un depósito recolector. Así, el receptor queda listo para el siguiente ciclo de reproducción. Como lo único que toma el papel receptor del revelador es tóner, el mecanismo de transporte que lo condujo hasta la imagen se hace pasar de nuevo por el alojamiento del revelador y se mezcla con tóner nuevo que se introduce en el sistema desde un cartucho intercambiable. La mayoría de las máquinas aplican presión y calor a la imagen de tóner sobre papel durante el proceso de fusión. El calor es generado por un rodillo fusor que entra en contacto con la superficie que lleva el tóner. Según las características del tóner y de los materiales del rodillo fusor, parte de aquél puede adherirse a la superficie de éste en lugar de al papel, lo que determina la pérdida de parte de la imagen. Para evitarlo, se aplica a la superficie del rodillo un lubricante, por lo general un líquido de silicona. Algunas fotocopiadoras utilizan el llamado revelado líquido, que se diferencia del proceso en seco habitual en que el revelador suele ser un vehículo líquido de hidrocarburos en el que se dispersan partículas de tóner muy finas. El revelado y la transferencia suelen ser análogos al método ya descrito, con la sola diferencia de que el revelador se lava sobre el fotorreceptor y la copia húmeda se seca por evaporación del residuo líquido aplicando calor y presión. Los consumibles de una fotocopiadora son el tóner, los reveladores, los lubricantes del fusor y el papel, y, aunque no suelen considerarse como consumibles, los fotorreceptores, el rodillo fusor, los rodillos de presión y algunos otros componentes están sometidos a desgaste y deben sustituirse, sobre todo en máquinas con un gran volumen de producción. Estos últimos componentes no suelen considerarse manipulables por el operario ya que su desmontaje y ajuste exigen conocimientos técnicos especiales El toner El tóner seco es un polvo fino formado por polímeros plásticos, colorantes y pequeñas cantidades de aditivos funcionales. Sus principales componentes suelen ser polímeros de estireno, butadieno y poliéster. En el tóner negro se añade un colorante oscuro u otros pigmentos, mientras que en los de color se usan tintes o pigmentos colorantes. En el proceso de fabricación del tóner, los colorantes y el polímero se funden y mezclan, quedando casi todo el colorante envuelto por el polímero. Los tóners secos contienen también aditivos internos o externos que contribuyen a determinar las características de aceptación de cargas estáticas y de fluidez. Los tóners de revelado en húmedo se parecen a los secos en que están formados por pigmentos y aditivos encapsulados en un polímero. La diferencia 57

10 Temario estriba en que estos componentes se adquieren en forma de dispersión en un transportador de hidrocarburo isoparafínico El papel Casi todas las fotocopiadoras modernas admiten papel corriente sin tratar y de distintos gramajes, aunque a veces se fabrican impresos especiales sin carbón para algunas máquinas de alta velocidad. Las copiadoras especiales para dibujos técnicos y planos de arquitectura suelen utilizar papel vegetal o papel cebolla traslúcido. Sin embargo, el papel más utilizado se suministra casi siempre en paquetes de 500 hojas de tamaño DIN A-4 con un gramaje de 80 gr/m2, libre de cloro elemental en su fabricación y con blancura superior al 80 % según Norma ISO o 120 según Norma CIE. Se embala con cartones reciclados y se empaqueta en maculatura antihumedad, con una etiqueta externa expresiva de las características del papel. Los tamaños estandarizados de papel son los siguientes: 4A mm. 4 m 2 (3,999 m 2 ). 2A mm. 2 m 2 (1,999 m 2 ). A mm. 1 m 2 (0,999 m 2 ). A mm. 0,5 m 2 (0,499 m 2 ). A mm. 0,25 m 2 (0,249 m 2 ). A mm. 0,12 m 2 (0,124 m 2 ). A mm. 0,6 m 2 (0,623 m 2 ). A mm. 0,3 m 2 (0,310 m 2 ). A mm. 0,15 m 2 (0,155 m 2 ). A mm. 0,07 m 2 (0,077 m 2 ). A mm. 0,03 m 2 (0,038 m 2 ). A mm. 0,019 m 2 (0,0192 m 2 ). B mm. 1,41 m 2. B mm. 0,70 m 2. B mm. 0,35 m 2. B mm. 0,17 m 2. B mm. 0,062 m 2. B mm. 0,044 m 2. B mm. 0,022 m 2. B mm. 0,001 m 2. B mm. 0,00054 m 2. B mm. 0,00027 m 2. B mm. 0,00013 m 2. 58

11 1.3. Manejo El manejo de una fotocopiadora no es un trabajo excesivamente complejo, pero para su correcto uso es preciso conocer las partes que la componen, su tablero de controles y seguir unos pasos que comienzan con la carga del papel en blanco y terminan con la retirada del papel ya copiado. Fig. 1. Partes externas de la copiadora 1. Cubierta de originales. (Se abre o se cierra para colocar el original en la pantalla). 2. Panel de controles. (Contiene las teclas para hacer funcionar la copiadora). 3. Manilla de la cubierta izquierda. (Se levanta para abrir la cubierta izquierda). 4. Cubierta izquierda. (Se abre cuando se produce un atasco de papel). 5. Pantalla donde se colocan los originales para copiarlos con la cara impresa hacia abajo y con los bordes alineados con las escalas de tamaño de los lados izquierdo y trasero de la pantalla. 6 Escalas de tamaño de los originales. (Se alineará el original con estas escalas cuando se coloca en la pantalla). 7 Bandeja n 1. (Tiene capacidad para hasta 500 hojas de papel estándar). 8 Bandeja n 2. (Tiene capacidad para hasta 500 hojas de papel estándar). 9 Cubierta izquierda. (Se abre cuando se produce un atasco de papel). 59

12 Temario Fig. 2. Partes internas de la copiadora 10. Bandeja de la alimentación directa. (Se carga el papel en esta bandeja cuando se realizan copias en papel de tamaño reducido o papel especial). 11. Guías de inserción. (Tienen por función ajustar la anchura del papel cuando se coloca en la bandeja de la alimentación directa). 12. Bote de tóner. 13. Palanca de liberación del bote de tóner (Se acciona para cambiar el bote de tóner). 14. Caja de residuos de tóner. 15. Eje de limpieza. (Se extrae y se introduce después de reemplazar el bote de tóner o cuando las imágenes de las copias quedan manchadas de tóner). 16. Cubierta delantera. (Se abre para reemplazar el bote de tóner o la caja de residuos de tóner). 17. Interruptor principal. (Se conecta antes de empezar a realizar copias). 18. Sección de almacenamiento de copias. (Aquí se almacena el papel copiado). 19. Placa de ajuste de longitud. (Se ajusta a la longitud del papel que se coloca en la bandeja). 20. Palanca de ajuste de anchura. (Se sujeta esta palanca y se ajusta la guía de anchura según la anchura del papel que se coloca en la bandeja). 21. Asas de transporte. (Se convierten en asas cuando se tira de ellas). 60

13 Fig. 3. Tablero de controles 1. Tecla y lámpara indicadora «Start» (inicio). (Se presiona esta tecla cuando su lámpara está encendida en verde y se desea iniciar el copiado). 2. Tecla «Stop/Clear» (parada/borrado) (Se presiona esta tecla cuando se desea parar el copiado o para cambiar el número de copias a hacer). 3. Tecla «Reset» (modo inicial) (Se presiona esta tecla para volver al modo inicial). 4. Tecla y lámpara indicadora «Energy Saver» (ahorro de energía) (Se presiona esta tecla cuando se desea activar el modo de ahorro de energía o para desactivarlo). 5. Tecla y lámpara indicadora «Interrupt» (interrupción). (Se presiona esta tecla para encender la lámpara cuando se desea hacer el copiado con interrupción). 6. Tecla «Management» (administración). (Cuando se activa la administración de copia, se presiona esta tecla después del copiado para volver a la pantalla). 7. Tecla «Default Setting/Counter» (ajuste por omisión / contador). (Se presiona esta tecla cuando se desea hacer los ajustes por omisión así como los relacionados a la administración de copia, etc.). 8. Teclado. (Se utilizan estas teclas cuando se desea ajustar el número de copias a hacer o entrar otros valores). 9. Panel de toque. (Este panel muestra información tal como los procedimientos de funcionamiento, estado de la máquina y las distintas teclas de función.) 10. Dial de control de ajuste del brillo). 11. Tecla, lámpara e indicador «Copier» (copiadora). (Se presiona esta tecla para encender el indicador cuando se desea utilizar las funciones de copia). 12. Tecla, lámpara e indicador «Printer» (impresora) (Se presiona esta tecla cuando se desea usar las funciones de impresora opcionales de la máquina. 13. Tecla, lámpara e indicador «Scanner» (escáner) (Se presiona esta tecla cuando se desea usar las funciones de escáner opcionales de la máquina. 14. Tecla, lámpara e indicador «FAX» (facsímil) (Se presiona esta tecla cuando se desea usar las funciones de facsímil opcional de la máquina. 15. Tecla y lámpara indicadora «Auto Selection» (selección automática). 16. Tecla y lámpara indicadora «Job Build» (construcción de trabajos). 17. Tecla y lámpara indicadora «Repeat Copy» (copia repetida). 18. Tecla y lámpara indicadora «Job Queue» (espera de trabajos). 19. Tecla y lámpara indicadora «Document Management» (administración de documentos). 61

14 Temario Carga del papel Todas las fotocopiadoras disponen de sistemas de almacenamiento de papel de copia para su uso de forma automática por la máquina. El depósito es el sistema de almacenamiento de papel de mayor capacidad pudiendo contener hasta 5000 hojas y la bandeja o cassette es el sistema de almacenamiento de papel para copia con capacidad inferior (unas 500 hojas). La alimentación manual por «bypass» consiste en la posibilidad de introducir manualmente un número determinado de hojas en una bandeja de alimentación directa, que permite la alimentación de papel, sin tener que abrir el depósito, cassette o bandeja. El cambio automático de bandeja es la función que permite automáticamente el cambio de bandeja (o depósito) a otro del mismo tamaño cuando se agota el papel de la bandeja seleccionada. Muchas fotocopiadoras disponen de un indicador de fin de papel que produce la emisión de un mensaje visual o acústico que señala la necesidad de papel. Antes de colocar el papel en los mencionados sistemas de almacenamiento, es conveniente, tras extraerlo de su embalaje, abanicarlo varias veces para separar las hojas (Fig. 4) y utilizando una superficie plana, alinear los bordes superiores antes de colocarlo en dichos sistemas de almacenamiento. Fig. 4. Abanicado del papel Se deberá colocar el papel en el depósito o bandeja con el lado que mira hacia arriba cuando se abre el paquete, hacia arriba (Fig. 5). Fig. 5. Colocación del papel en la bandeja 62

15 Cuando se realicen copias en papel previamente usado o ya copiado se deberá prestar especial atención al papel grapado ya que las grapas pueden dañar la copiadora o crear problemas en la imagen copiada. En caso de utilizar papel enrollado o plegado se deberá enderezar previamente antes de colocarlo en las bandejas, ya que se puede atascar durante el proceso de copiado. Cuando se utilicen hojas de etiquetas debemos asegurarnos que no existe la posibilidad de que el adhesivo se despegue y entre en contacto con piezas de la copiadora y que ninguna de las etiquetas se desprenda de la hoja durante el copiado. Si el adhesivo de la etiqueta entra en contacto con el tambor o rodillos o una de las etiquetas se despega dentro de la copiadora, se puede producir un daño grave en la máquina. No se deberá colocar más papel del que se señala en la etiqueta indicadora de la carga máxima pegada en el interior de la bandeja, ya que si se sobrecarga la bandeja, el papel no se introducirá en la copiadora correctamente pudiendo producirse un atasco. Como se ha señalado anteriormente, en cada bandeja se puede cargar hasta 500 hojas de papel estándar de 75 u 80 g/m2 o papel coloreado. Los tamaños de papel a colocar en las bandejas es habitual que se expresen en pulgadas (y no en cms.) y son los siguientes: 5 1/2 x 8 1/2, 8 1/2 x 11, 11 x 8 1/2, 8 1/2 x 13, 8 1/2 x 14, 11 x 17, A5R, B5R, B5, A4R, A4, B4, A3 y Folio Carga de papel en las bandejas o cassettes La bandeja se extrae tirando de ella hacia el operario (Fig. 6) hasta que se detenga, no siendo conveniente sacar más de una bandeja al mismo tiempo. Fig. 6. Extracción de la bandeja 63

16 Temario A continuación se deberá sujetar la palanca de ajuste de anchura (Fig. 7) moviéndola para alinear la guía con el ancho del papel necesario. Los tamaños de papel están marcados en el fondo de la bandeja. El ajuste de la anchura se deberá efectuar antes de colocar el papel en la bandeja ya que si no se realiza así el papel puede alimentarse de forma inclinada o se podrá producir un atasco. Fig. 7. Ajuste de la anchura del papel en la bandeja Se regulará a continuación la placa de ajuste de longitud, moviéndola para alinearla con la longitud de papel requerida. (Fig. 8). Fig. 8. Ajuste de la longitud del papel en la bandeja El papel se coloca a ras contra la pared izquierda de la bandeja (Fig. 9) Fig. 9. Colocación del papel en la bandeja 64

17 Carga de papel en la bandeja de alimentación directa La bandeja de alimentación directa se utiliza para realizar copias en cartulina, papel de gramaje especial o de tamaño no estándar. (Fig. 10). Fig. 10. Bandeja de alimentación directa Para introducir la cartulina o papel en la bandeja de alimentación directa también deberán ajustarse las guías de inserción al tamaño de papel que se quiere utilizar. (Fig. 11). Fig. 11. Ajuste de las guías en la bandeja de alimentación directa La inserción del papel en la bandeja de alimentación directa se realizará entre las guías de forma que choque con el final de la bandeja. (Fig. 12). Deberemos asimismo asegurarnos que el lado del papel que se ve cuando se abre el embalaje es el mismo que vemos cuando se coloca en la bandeja. Fig. 12. Inserción del papel en la bandeja de alimentación directa 65

18 Temario Carga de papel en los depósitos de mayor capacidad En los depósitos de mayor capacidad se podrán cargar 5000 hojas o aún más (Fig. 13) y son utilizados en copiadoras digitales de alta velocidad y gran producción. Fig. 13. Depósito de gran capacidad Finalmente, indicar que en caso de no utilizar la copiadora durante un largo período de tiempo, el papel colocado en las bandejas o depósitos deberá retirarse y guardarse perfectamente cerrado en su embalaje original para protegerlo contra la humedad. Además cuando se guarda el papel en un ambiente de alta temperatura y humedad relativa, se deberá introducir en una bolsa de plástico negra y cerrarla herméticamente Colocación de los originales a copiar Los originales se colocan en la pantalla de captación que acepta en todos los modelos de fotocopiadoras como mínimo formatos UNE-A4. La máquina deberá indicar el formato UNE mínimo y máximo de papel original, normalizado, que permite copiar. Los originales se pueden colocar también en un alimentador automático y la máquina deberá indicar el número máximo de hojas que admite. Los alimentadores automáticos podrán ser de los siguientes tipos: 1. Alimentador automático de originales: Sistema de alimentación de originales mediante la colocación de un grupo de originales y succión de éstos por parte de la máquina. Para la realización de un multicopiado de un juego de originales, cada hoja pasa por el alimentador una sola vez, realizándose todas las copias necesarias de ella, que pasarán al correspondiente clasificador. 2. Alimentador automático reincidente: El juego de originales pasa tantas veces como copias simultáneas haya que hacerle, saliendo los juegos de forma completa uno tras otro, no siendo necesario el uso de un clasificador. Dentro de estos dos tipos posibles de alimentadores, podrán ser recirculantes o no. Un alimentador recirculante de originales permite el copiado a 66

19 doble cara de los originales, sin manipulación de los mismos. En caso de fotocopiadoras con copiado a doble cara o dúplex éstas poseen obligatoriamente de un alimentador recirculante. El original se colocará cara abajo en el cristal de exposición y alineado con las líneas indicadoras de tamaño de original apropiadas que se sitúan en el lado izquierdo del cristal de exposición. (Fig. 14). Fig. 14. Colocación del original Cuando se utiliza el alimentador automático los originales se colocarán en orden y cara arriba y se deslizarán hasta el tope del alimentador. (Fig. 15). Fig. 15. Colocación de originales en el alimentador No deberán colocarse en el alimentador automático originales de papel carbón o suaves como el vinilo, que no sean rectangulares, que estén húmedos, que contengan grapas, pegamento, cinta adhesiva o líquido corrector ya que podría dañarse el alimentador o provocar un atasco. 67

20 Temario Procedimiento básico de copiado El procedimiento a seguir para la realización de las copias comienza con la conexión y calentamiento de la máquina y termina con la retirada de las copias de la bandeja de salida para lo que habrá que realizar los siguientes pasos: 1. Conexión del interruptor principal, después de lo que habrá que esperar un tiempo para el calentamiento de la máquina hasta que aparezca en la pantalla la inscripción «lista para copiar». Si se colocan los originales y se presiona la tecla «Start» cuando la copiadora aún no se ha calentado, el copiado no comenzará hasta transcurrido este tiempo de calentamiento. 2. Colocación de los originales en el alimentador automático o en la pantalla de captación. 3. Selección entre los distintos modos y funciones de la fotocopiadora. Los modos y funciones más comunes de las fotocopiadoras modernas son los siguientes: Ampliación/reducción de la imagen de copia. Copiado con interrupción. Copiado de dos lados de distintos tipos de originales. Copiado de cada imagen de originales abiertos (libros, revistas, etc.) o de dos lados en hojas separadas. Creación de márgenes en las copias. Centrado de la imagen de copia. Agregar un espacio al lado de las imágenes de copia para hacer notas. Creación de copias con márgenes blancos. Encaje de imágenes de dos o cuatro originales en una misma hoja de copia. Impresión de los números de página en las copias. Superposición de una imagen sobre otra. Creación de libretos a partir de hojas originales. Creación de libretos a partir de libros. Clasificación automática de juegos de copias sin el finalizador de documentos. Rotación automática de la imagen de la copia. Copiado de originales de distintos tamaños al mismo tiempo. Agregado de una cubierta en la parte frontal y/o trasera entre los juegos de copias. Alimentación de papel como fondo de las películas para proyección. 68

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