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- Pablo Murillo de la Fuente
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6 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 1 de 6 EJECUTOR GRUPO Todas las Dependencias CARGO Coordinadores, Secretarias, Auxiliares Administrativos Es responsabilidad de los Jefes de las Unidades Administrativas propender por la organización de los Archivos de gestión. Pasos: 1. SOLICITUD DE MATERIALES De acuerdo a sus necesidades cada Grupo productor de documentos, debe solicitar ante el Grupo de Almacén los siguientes materiales, necesarios para la organización de archivos de gestión: Archivadores verticales en madera de 3 o 4 gavetas y archivadores rodantes. Carpetas colgantes Carpetas Propalcote Separadores Ganchos legajadores plásticos Cajas X IDENTIFICACIÓN Y APERTURA DE CARPETAS Con tabla de retención documental de su Grupo, debidamente Aprobada, identifique y rotule o marque cada expediente en lápiz, así:
7 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 2 de 6 No. CARPETA: Corresponde al número consecutivo de cada expediente (Ej: 1, 2, 3 ) No. CAJA: Corresponde al número de caja donde se localiza físicamente el expediente al momento de transferir o en la organización de archivos de gestión. (Ej: 1, 2, 3.). OFICINA: Consigne el nombre completo de la oficina o Grupo productor del expediente de acuerdo a la estructura organizacional. (Ej: Contratación e Interventoría). SERIE O SUBSERIE: Debe anotarse el nombre asignado al expediente de acuerdo a contenido homogéneo o por tema registrado en la tabla de retención documental (EJ: Actas, Contratos, Resoluciones; Historias Laborales, proyectos Egresos; etc.) NOMBRE: Corresponde al nombre específico dado a cada expediente y ligado a la serie o subserie. (Ej: Comité de Conciliaciones; Siemens S.A., Pedro Pablo Cárdenas Pulido, Estudio para tamización de cáncer uterino en Colombia, al 00250, etc.) FECHA INICIAL: Fecha del primer folio o tipo documental contenido en el expediente en el orden de día, mes y año. (EJ: 01/01/2011) FECHA FINAL: Fecha del último folio o tipo documental contenido en el expediente en el orden de día, mes y año. (EJ: 31/12/2011) FOLIOS: Debe anotarse el número total de folios del expediente. FECHA DE DISPOSICIÓN FINAL: Consignar el año de vencimiento del expediente en archivo central (EJ: la transferencia se realizó en el 2010 y el expediente se debe conservar en archivo central 10 años, luego la fecha de disposición final es 2020) si por el contrario la Conservación es Total se registra la sigla (CT). OBSERVACIONES: Debe anotarse las aclaraciones necesarias al contenido del expediente. 3. UBICACIÓN DE CARPETAS EN ARCHIVADORES Ubique las carpetas en los archivadores, en el orden registrado en la Tabla de retención documental, así: SERIE: Se identifica en los separadores (Marque con Arial 12, mayúscula y negrilla, el código y nombre de la SERIE, ejemplo: 01 ACTAS SUBSERIE: Se identifica en las carpetas colgantes (Marque con Arial 12, mayúscula y negrilla, el código y nombre de la SUBSERIE. Ejemplo: 002. COMITÉ DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN Dentro de las carpetas colgantes coloque la carpeta debidamente marcada.
8 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 3 de 6 SERIE SUBSERIE 4. MARCACIÓN DE LOS ARCHIVADORES Realice la marcación de cada gabinete del archivador o estante de acuerdo al contenido de la misma 01 ACTAS 002 ARCHIVO Y DOCUMENTACION 017 HISTORIAS CLINICAS 28 INVENTARIOS 004 DOCUMENTALES
9 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 4 de 6 5. ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA CARPETA Ubique al interior de cada carpeta, los tipos documentales que corresponden al expediente y se encuentran registrados en las Tablas de Retención Documental de la dependencia. La carpeta se ordena tipo libro, de tal manera que se evidencie que el documento de fecha más antigua será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y la fecha más reciente se debe encontrar al final. Los tipos documentales deben ir debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control, con lápiz de mina negra o esfero, de manera consecutiva ascendente, en la esquina superior derecha. Sin enmendaduras, si existe error en la foliación, borre e inicie de nuevo, pero si se encuentra en esfero, ésta se anula con una línea oblicua (/), evitando tachones. No se deben foliar pastas hojas en blanco. El foliar los documentos diariamente evita que existan faltantes inexplicables. Solamente se debe anotar un número por folio, no se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis. En documentos de archivo que contienen información por ambas caras, se registra el número correspondiente en la cara recta del folio. En cada carpeta máximo 250 folios, cuando un expediente se conforme por más de 250 folios, se procede a utilizar cuantas carpetas sean necesarias, teniendo en cuenta que la foliación será consecutiva, previa identificación en la parte externa. Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, en lo posible no se debe perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones, ni grapar los documentos y se debe ubicar un promedio de 250 folios por carpeta teniendo en cuenta el gramaje del papel.
10 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 5 de 6 Para la producción de documentos, utilice los formatos aprobados que se encuentran en el SIAPINC; siga los pasos establecidos en el Manual de Procesos y Procedimientos del Grupo Área de Gestión Documental y correspondencia en lo relacionado con formatos para la elaboración de Cartas, Memorandos, Actas, Circulares, Notas Internas, entre otros. Las notas de asignación de tareas, son documentos para trámite inmediato y descargue en el SERTISOFT y no forman parte del expediente. Las siguientes series documentales: Acuerdos, Resoluciones, Actas, entre otras, se folean consecutivamente, hasta completar la capacidad de la carpeta aproximadamente 250 folios. La foliación de estas series documentales se realiza de manera independiente para cada carpeta. Se debe tener en cuenta que al inicio de cada año se vuelve a empezar desde el No. 1. Las siguientes series documentales: Proyectos, historias clínicas, historias laborales, expedientes jurídicos o disciplinarios, contratos, entre otras, se folean consecutivamente hasta completar la capacidad de la carpeta aproximadamente 250 folios y se continúa la foliación en otra carpeta en 251, etc., y la utilización de cuantas carpetas sean necesarias hasta completar el expediente total. Cuando la tabla contiene SERIES muy grandes como PROYECTOS, se puede recurrir a diferentes criterios de organización como son en ESTANTES o directamente en CAJAS debidamente identificadas ó cuando el promedio de consulta y utilización es demasiado bajo. Ejemplo: Planillas, registros, formatos, términos de invitaciones, etc. De la organización y el control que se haya tenido en el archivo de gestión depende la facilidad para realizar la transferencia al archivo central o en su defecto para la eliminación desde archivo de gestión. DOCUMENTOS DE APOYO: Corresponde a aquellas carpetas o AZ donde se archivan documentos que no son producción original y por dicha razón no están registrados en la Tabla de Retención Documental. Esta actividad se debe realizar bajo parámetros de AUSTERIDAD al no guardar copias innecesarias. Para facilidad de la consulta y el control se recomienda abrir una carpeta por cada Grupo con el cual se registre mayor interacción entre procesos y sea necesario guardar una copia por un periodo prudencial es decir, máximo (2) dos años. Estos documentos de apoyo deben ser eliminados mediante acta de eliminación documental. Recuerde que al eliminar documentos desde archivo de gestión, se debe levantar un acta y enviarla al Comité de Archivo y Documentación. Para expedientes originales registrados en Tabla de Retención Documental, está totalmente prohibido el uso de AZ.
11 DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 02 Página 6 de 6 Anualmente realice la transferencia según descripción GAD-P02-D-01 Descripción de Actividad para Realizar Transferencias Documentales. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cargo: Profesional Universitario II Cargo: Coordinador Cargo: Coordinador Dependencia: Calidad Dependencia: Gestión Documental Gestión Documental Dependencia: y Correspondencia y Correspondencia Fecha: Fecha: Fecha:
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