APLICACIÓN DE RECOPILACIÓN DE DATOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA TELEFONÍA IP

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1 APLICACIÓN DE RECOPILACIÓN DE DATOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA TELEFONÍA IP La aplicación tiene por objeto recoger la información necesaria para implantar la telefonía IP en un centro educativo. A continuación se muestra el procedimiento de acceso a la aplicación y el manual de cumplimentación de datos. Acceso a la aplicación Dirección web de la aplicación Trámite a cumplimentar Autenticación en la aplicación Estructura del trámite Campos obligatorios Copia temporal Envío del trámite Identificación del trámite Descarga del trámite Cumplimentación del formulario Pestaña "Datos del centro" Pestaña "Datos actuales" Pestaña "Solución propuesta" Pestaña "Otros datos" Pestaña "Información adicional" Pestaña "Aceptación de envío" Pestaña "Finalizar" Anexo I Fotografías del rack de comunicaciones Medidas a realizar sobre el rack de comunicaciones Fotografías de la centralita y del repartidor Espacio disponible en el rack ACCESO A LA APLICACIÓN 1 Dirección web de la aplicación: Acceder a través de la dirección web: https://oficinavirtual.edu.gva.es/oficina_edu/ haciendo clic en Entrar. Página 1 de 20

2 Imagen de la pantalla de acceso a la Oficina Virtual. Hacer clic en Entrar 2 Trámite a cumplimentar: En la pestaña Tramitaciones disponibles, buscar el trámite Telefonía IP - formulario de datos para la implantación de la telefonía IP en los centros de educación secundaria. Los trámites aparecen por orden alfabético. Una vez seleccionado hacer clic en Acceder. Página 2 de 20

3 Imagen que muestra el trámite a seleccionar de entre los trámites disponibles. Imagen que muestra la aceptación para acceder al formulario Hacer clic en Acceder Página 3 de 20

4 3 Autenticación en la aplicación: Para autenticarse en la aplicación hay que seleccionar la opción Usuario ITACA. La validación únicamente está habilitada para los/as directores/as de los centros, no obstante el director, una vez accede al trámite, puede indicar una persona de contacto perteneciente al claustro del centro. Imagen donde se muestran las opciones para acceder a la aplicación. Hay que seleccionar Usuario de Itaca 4 Estructura del trámite: Cada formulario tiene una serie de pestañas que se deben cumplimentar para solicitar el trámite. La primera pestaña aparece cumplimentada con los datos del centro. Para pasar de una pestaña a otra puede hacer clic en Siguiente o bien hacer clic directamente sobre la pestaña en el menú superior. 5 Campos obligatorios: El formulario no se podrá enviar si algún campo marcado como obligatorio ( * ) está en blanco. 6 Copia temporal: Durante el proceso de cumplimentación del formulario, puede hacer una copia temporal de los datos que ya están introducidos para no perderlos en caso de que no pueda acabar el proceso de envío. Para ello hacer clic en la opción Copia temporal Almacenar en mi ordenador, e indicar dónde se desea guardar el fichero. La opción aparece al final de cada una de las pestañas. Para restaurar los datos guardados en caso de pérdida, hay que cargarlos desde el fichero que se generó y hacer clic en la opción Cargar datos del fichero seleccionado. Página 4 de 20

5 Imagen donde se muestra el procedimiento para hacer una copia de la información que se ha introducido en el formulario hasta ese momento. Y como poder recuperar esa información en caso de abandonar la aplicación sin haber acabado de cumplimentar el formulario. 7 Envío del trámite: Al acabar de cumplimentar los datos del formulario hay que hacer clic en Enviar. El proceso de envío no finaliza hasta que aparezca en pantalla el mensaje Su tramitación se ha realizado correctamente. Si no ha cumplimentado algún campo marcado como obligatorio la aplicación lo indicará en este paso. 8 Identificación del trámite: Se recomienda descargar una copia del trámite realizado haciendo clic en la opción Descargar documento o guardarse los campos Identificador de la solicitud y Código de verificación (opciones que aparecen en la página de confirmación de envío del formulario) para poder descargar el fichero a posteriori. Página 5 de 20

6 Imagen que muestra la opción para descargarse el formulario cumplimentado haciendo clic en Descargar documento. Y de los datos que hay que guardar para poder descargarse el formulario a posteriori. 9 Descarga del trámite: La copia del trámite puede descargarse tal y como se indica en el apartado anterior nada más cumplimentar el trámite o a posteriori a través de la pestaña Obtener documento mediante código de verificación de la página principal de la Oficina Virtual, introduciendo los campos Identificador del documento y Código de verificación : Página 6 de 20

7 CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO El formulario consta de una serie de pestañas para recoger la información necesaria para poder implantar la telefonía IP en un centro educativo. A continuación de detallan las pestañas y la información que debe plasmarse en cada una. Es recomendable tener a mano el documento con la información de las líneas telefónicas del centro que se entregó en la sesión informativa. Para cualquier consulta pueden mandar un mensaje al asesor/a de telefonía IP que se le haya asignado al centro. La información del correo electrónico del asesor/a está en el documento mencionado. 1 Pestaña Datos del centro En esta pestaña aparecen, por defecto, los datos del centro. Es en esta pestaña donde debe indicarse el nombre y el teléfono de la persona de contacto. La persona de contacto será la responsable por parte del centro de la implantación de la Telefonía IP y es a quien se llamará en caso de tener que tratar cualquier tema relacionado con dicha implantación. Por ello, es conveniente que se facilite un teléfono en el que dicha persona esté localizable habitualmente, preferiblemente su móvil personal. Dicho teléfono no se facilitará a ningún tercero y se utilizará únicamente en caso de no localizar a la persona en el centro con el objetivo de resolver las dudas que puedan surgir durante el proceso de instalación de la Telefonía IP en el centro. Página 7 de 20

8 Imagen de la pestaña Datos del centro 2 Pestaña Datos actuales En esta pestaña se solicitan los siguientes datos: Número oficial y número de fax: se trata del teléfono de contacto del centro y del fax. Son los números que aparecen publicados en la guía de centros. Dispone de centralita: Si su centro dispone de centralita marque la opción Sí y responda a las preguntas que se realizan respecto a la centralita. Es importante conocer si la centralita y el router de secretaría se encuentran ubicados en la misma dependencia y en caso contrario la distancia entre ambos. También es necesario conocer las líneas de teléfono asociadas a la centralita. Teléfono del ascensor: número de teléfono que da el servicio de emergencia del ascensor. Teléfono de la alarma: número de teléfono sobre el que está instalado el servicio de la alarma del centro. Teléfonos operativos en el centro: número de teléfonos en servicio en el centro. Dispone de rack: El rack es el armario metálico en el que se instalan los routers. En esta caso es necesario saber si el router de secretaría está en un armario. En caso de disponer de este armario por favor marque la opción Sí y a continuación indique las medidas del armario y si hay espacio disponible para albergar nuevo equipamiento. A veces no se utiliza toda la profundidad del armario, sino que hay unas guías intermedias donde se falcan los equipos a mitad profundidad del armario. En este caso por favor indique la distancia desde las guías donde se atornillan los equipos hasta el final del armario. Consulte el anexo I para verificar que las medidas que ha realizado son las correctas. Página 8 de 20

9 Imagen de la pestaña Datos actuales Al final de esta pestaña se indica que si en la actualidad, dispone de centralita telefónica, por favor envíe a su responsable de ToIP fotografías del rack, de la centralita, y de los repartidores. Para ver ejemplos del tipo de fotografías que deben enviarse por favor, consulte el anexo I. 3 Pestaña Solución propuesta En esta pestaña se debe indicar la solución de telefonía para el centro educativo. Para ello debe detallar dónde se ubicará cada uno de los teléfonos. Página 9 de 20

10 Para cumplimentar las filas, debe indicarse el nombre de la ubicación en la primera columna y las siguientes se marcarán, si es el caso, poniendo una X. Pueden añadirse filas mediante la opción Añadir nueva que hay en la parte de la derecha de la tabla. Para eliminar una fila debe pulsarse sobre la opción Eliminar fila. Los datos necesarios para cada teléfono son: Dependencia: nombre que identifica la dependencia donde se instalará el teléfono. Actualmente tiene teléfono: indicar si en esa dependencia ya hay un teléfono en la actualidad. Es una extensión de la centralita?: indicar en el caso de que ya haya un teléfono si es una extensión de la centralita del centro (en caso de disponer centralita en el centro). Si se marca este campo, solo es necesario cumplimentar el campo de categorización de la línea. Para uso con terminal inalámbrico: si en esa dependencia el teléfono que se utilizará es un terminal inalámbrico es importante que lo detalle. Tiene cableado interior de voz: si en esa dependencia ya hay teléfono con utiliza cableado interno, por favor indíquelo. Tiene cableado interior para ordenadores de secretaría: si en esa dependencia hay un ordenador de la red de secretaría, o podría conectarse un ordenador al router de secretaría, por favor indíquelo. Tiene cableado interior para ordenadores de aula: si en esa dependencia hay un ordenador de la red de aulas, o podría conectarse un ordenador al router de aulas, por favor indíquelo. En caso de haber un ordenador, hay un switch o hub intermedio?: si en esa dependencia hay un ordenador, es importante saber si entre el ordenador y el router al que se conecta hay un dispositivo intermedio. Teléfono a más de 90 metros del router de secretaría: si la dependencia se encuentra a más de 90 metros del router de secretaría, por favor indíquelo. Teléfono en otro edificio del router de secretaría: si la dependencia se encuentra en otro edificio diferente al que alberga el router de secretaría, por favor indíquelo. Categorización: marque los permisos que se darán a este teléfono (i=interna; p=provincial; m=móviles) Página 10 de 20

11 Imagen de la pestaña donde se indican las dependencias en las que se instalará un terminal telefónico 4 Pestaña Otros datos En esta pestaña se solicita información relativa a: El número de teléfono para configurar el desvío de llamadas entrantes en el caso de que el número principal del centro deje de estar operativo por una avería. Este teléfono se conoce como número de supervivencia. Las líneas que pueden darse de baja una vez se instale la telefonía IP (no pueden darse de baja las líneas que soporten el servicio de emergencia del ascensor, y los servicios de datos para conectarse a Internet). La línea que actuará como teléfono de contacto del centro y que será el teléfono publicado en la Guía de centros de la página web de la Conselleria de Educación, Formación y Empleo. Puede ser cualquiera de las líneas que se instalen en el centro. Las cuatro dependencias que podrán recibir llamadas directamente desde el exterior sin tener que pasar por la centralita. En esta versión del formulario Página 11 de 20

12 todavía no está operativo por lo que por favor indicarlo en el campo observaciones. Imagen de la pestaña Otros datos 5 Pestaña Información adicional En esta pestaña, puede introducirse cualquier anotación adicional que considere relevante para la implantación de la telefonía IP en su centro. Por último, es necesario adjuntar el plano, o planos, del centro marcando en el mismo, la ubicación del router de Secretaría, la centralita si la hubiese, los teléfonos actuales que hay en el centro (puede indicarse con un cuadrado azul donde están) y, la ubicación de los nuevos teléfonos que se piden (mediante cuadrados rojos). La aplicación permite adjuntar un único fichero, por lo que será necesario comprimir todos los ficheros en un único documento. El tamaño máximo del fichero comprimido no debe exceder los 20Mb. Página 12 de 20

13 Imagen de la pestaña Información adicional 6 Pestaña Aceptación de envío Debe marcarse la casilla que aparece en esta pestaña antes de realizar el envío del formulario. Al hacerlo se acepta que, como Director/a del centro, se ha leído la Instrucción de Servicio 6/2012 Para la implantación de la telefonía IP en los centros educativos y que la información que se envía así como la petición de teléfonos que se hace cumplen los términos establecidos en ella. Página 13 de 20

14 Imagen de la pantalla para dar la aceptación de los datos cumplimentados en el formulario. Hay que marcar con el ratón en el cuadradito en blanco. 7 Pestaña Finalizar Por último, en la pestaña Finalizar se ha de pulsar sobre el botón que aparece para que se haga efectivo el envío del formulario. Es importante hacer una copia de seguridad de todos los datos que se han cumplimentado antes de pulsar sobre el botón Enviar. Si el centro cumplimentara varios formularios durante el periodo en el que está abierto el trámite o le diera varias veces al envío, siempre se tendría en cuenta el último formulario remitido. Página 14 de 20

15 Imagen de la pantalla donde se muestra el botón para formalizar el envío del formulario. En el punto 6 del apartado anterior se indica como realizar la copia temporal y en los puntos 7, 8 y 9 como descargar el formulario cumplimentado, y su recuperación a posteriori. Página 15 de 20

16 ANEXO I Tal y como se indica en la pestaña Datos actuales del formulario si su centro dispone de centralita telefónica en la actualidad, debe enviar, a su responsable de ToIP, fotografías del rack, de la centralita y de los repartidores de las líneas de voz. A continuación se muestra una serie de fotografías a modo de ejemplo que muestran las perspectivas que deben tomarse. 1 Fotografías del rack de comunicaciones: Imagen de una fotografía frontal de un rack de comunicaciones de pie (se apoya sobre el suelo) Imagen de una fotografía frontal de un rack de comunicaciones de pared (anclado a la pared) Imagen de una fotografía de otro armario de comunicaciones de pared. Si se comparan las dos primeras fotografías con la tercera puede observarse que la profundidad de los armarios no es la misma. El último armario no podría utilizarse para la instalación de un módulo de telefonía IP ya que no es lo suficientemente profundo. También es importante realizar una fotografía lateral del rack de comunicaciones, tal y Página 16 de 20

17 como se muestra en la siguiente imagen. Imagen de una fotografía lateral de un armario de comunicaciones 2 Medidas a realizar sobre el rack de comunicaciones: En el formulario se solicita el tamaño del rack (alto x largo x profundo). La siguiente fotografía señala las medidas a tomar: pr o fu alto nd o ancho Imagen donde se indican las medidas a tomar También se pide la distancia desde donde se anclan los equipos (las guías) hasta el final del armario. Se puede apreciar la distancia a medir en la siguiente fotografía. Página 17 de 20

18 Distancia a medir (desde la guía intermedia hasta el final del armario) Profundidad del armario Guía intermedia Imagen donde se muestran las guías laterales En el perfil del armario se ven las guías intermedias en donde se fijan los equipos y que no coincide con la profundidad máxima del armario. 3 Fotografías de la centralita y del repartidor: Para distribuir las extensiones telefónicas desde la centralita hasta los usuarios, existen dos posibilidades: directamente sacando los cables desde la centralita, o bien desde un repartidor intermedio. A continuación aparecen unas fotografías que muestran el caso en la distribución de las extensiones telefónicas van directamente desde la centralita hasta los puestos de trabajo: centralita Imágenes de centralitas sin repartidores intermedios Página 18 de 20

19 El uso de un repartidor intermedio se aprecia en la siguiente fotografía: centralita repartidor Imágenes de centralitas sin repartidores intermedios Es importante enviar una fotografía del repartidor abierto para saber el tipo de repartidor. En las siguientes fotografías se muestran distintos tipos de repartidor: Imágenes de repartidores abiertos El tipo de repartidor más extendido en los últimos años es el que se instala en el propio rack de comunicaciones utilizando paneles de parcheo estilo a los que utilizan las conexiones de los ordenadores tal y como se muestra en la siguiente fotografía: Página 19 de 20

20 Imágenes de repartidor tipo RJ45 4 Espacio disponible en el rack: Los nuevos dispositivos que deben alojarse en el interior del rack tienen unas medidas en función del tipo de equipo de 66 x 400 x 442mm o de 154 x 400 x 442 mm (alto x ancho x profundo). Por tanto debe estimar si con el espacio disponible que tiene el rack puede albergar el nuevo dispositivo teniendo en cuenta que a la profundidad del dispositivo hay que sumarle lo que sobresalga el enchufe para la alimentación eléctrica. Página 20 de 20

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