Sistema de Gestión y almacenamiento de archivos en el Campus Virtual

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1 Sistema de Gestión y almacenamiento de archivos en el Campus Virtual Página 1 de 15

2 GESTIÓN DE ARCHIVOS Dentro del Campus Virtual vamos a tener distintas formas de seleccionar y gestionar los archivos. Por un lado vamos a disponer de la herramienta Selector de archivos que nos va a permitir seleccionar los archivos directamente desde nuestros ordenadores pero también existen distintos repositorios de documentos de los cuales también podemos seleccionar archivos y que veremos a lo largo de esta ayuda. Por otra parte, tendremos un lugar de almacenamiento personal denominado Archivos privados dentro del cual podremos guardar archivos cuyo acceso es únicamente a nivel de usuario y que se presentará como un repositorio más dentro del Selector de archivos y por lo tanto lo podremos utilizar para enlazar dichos documentos al curso Por lo tanto, a la hora de gestionar los archivos dentro de nuestro curso vamos a disponer de dos formas de seleccionar y subir los archivos a nuestros cursos: - Selección de los archivos del curso a través del Selector de archivos. - Gestión de los archivos privados para el usuario. Selección de los archivos del curso a través del selector de archivos El selector de archivos es el encargado de gestionar a qué archivos podemos acceder en función del lugar dónde nos encontremos dentro de la plataforma, de manera que nos va a mostrar los repositorios o directorios desde los que podemos obtener los archivos en cada momento. El selector de archivos saldrá siempre que queramos subir un archivo dentro de cualquier actividad o recurso del campus virtual. Los repositorios de datos a los que podemos acceder a través del selector de archivos son: - Archivos de mis cursos - Archivos recientes - Subir un archivo - Archivos privados - Archivos heredados - Google docs - Dropbox Archivos de mis cursos Mediante esta opción podemos acceder a los archivos que tenemos enlazados dentro de todos los cursos del campus virtual en los que somos profesores, inicialmente en la parte izquierda nos aparece todos los archivos que tenemos en el curso actual. Si nos fijamos en la parte de arriba de la aplicación encontramos una miga de pan que nos va a permitir navegar a través de las distintas páginas que tenemos dentro del selector de archivos, así el orden de esta miga de pan va a ser siempre el siguiente: Página 2 de 15

3 Sistema/Categoría (en la que está nuestro curso, Ej: C1NN)/ Curso/Nombre del archivo colocado en curso/ Archivos y subcarpetas (donde se encuentran todos los archivos) o Sistema: este enlace nos llevará a todas las categorías de cursos que existen dentro del Campus Virtual en las cuales están incluidos nuestros cursos (sólo se nos mostrarán los cursos en los que somos profesores evidentemente). Una vez allí seleccionamos dentro de la categoría el curso que buscamos. Cuando abrimos la carpeta del curso seleccionado nos aparecen en carpetas todos los archivos que hemos subido a ese curso, estas carpetas aparecerán con el nombre con el cual hemos enlazado los archivos al curso y además entre paréntesis aparecerá el tipo de recurso o actividad bajo la cual fueron enlazados. Por ejemplo, si creamos un directorio en el curso denominado Material del curso entonces en el selector de archivos nos aparecerá de la siguiente manera Material del curso (Directorio), a continuación, aparece una nueva carpeta denominada Archivos y subcarpetas y dentro de ellas ya encontramos los archivos. Archivos recientes En este lugar se almacenan los últimos archivos que hemos utilizado o enlazado dentro del curso. El número máximos de archivos almacenados será de 25 con lo que a medida que vamos subiendo archivos al curso se irán eliminando aquellos archivos que llevan más tiempo dentro de este repositorio. Página 3 de 15

4 Subir un archivo Este será el enlace a través del cual incorporaremos todo los archivos al Campus. Al seleccionar esta opción en la parte derecha nos aparecen las opciones para realizar y configurar el archivo que vamos a subir: Seleccionar archivo: mediante está opción seleccionaremos los archivos directamente desde nuestro ordenadores. Guardar como: si rellenamos este campo el archivo aparecerá con el nombre que indiquemos aquí, si no lo rellenamos se guardará con el nombre del archivo. Autor: aparece por defecto el nombre del profesor Seleccionar licencia se puede especificar si los archivos subidos están bajo alguna licencia. Una vez cubiertos todos los campos debemos de asegurarnos de hacer clic en el botón Subir este archivo para que la subida del archivo se haga efectiva. Archivos privados En este directorio se muestran todas las carpetas y archivos que hemos subido y gestionado desde el bloque Archivos privados que ampliaremos y profundizaremos más adelante. Ver Gestión de los archivos privados para el usuario. Página 4 de 15

5 Google docs Mediante esta opción podremos usar Google docs como un repositorio de contenidos a través del cual enlazar los archivos que tenemos ahí directamente a nuestro curso. Debemos de tener en cuenta que los archivos de google docs una vez enlazados dentro del Campus funcionan de manera independiente, es decir, si realizamos cualquier modificación dentro de un archivo de google docs, que previamente hemos subido al Campus, esas modificaciones sólo están visibles para ese documento dentro de google docs, si vamos a visualizar ese mismo archivo dentro del Campus Virtual tendrá la información inicial con la que lo hemos subido al curso. Si deseamos que estas nuevas modificaciones aparezcan dentro del Campus Virtual deberemos enlazar de nuevo el archivo. Por lo tanto el objetivo de esta opción del Selector de archivos no es utilizar los documentos para trabajar de forma colaborativa sino que simplemente se trata de un repositorio de contenidos del cual podremos extraer más archivos. Cómo enlazamos un archivo de google docs? Una vez dentro del selector de archivos en la parte de la parte izquierda nos sale la opción Google docs si hacemos clic en ella a la derecha aparecerá el botón Entrar que nos permitirá acceder a nuestra cuenta de gmail. En función de si ya estamos o no logueados dentro de gmail se mostrarán dos tipos de ventana: SI estamos logueados saldrá un mensaje pidiendo autorización para utilizar la cuenta de gmail, para permitir el acceso debemos hacer clic en el botón Conceder acceso. Página 5 de 15

6 Una vez otorgamos los permisos, dentro del selector de archivos aparecerán todos los archivos que tenemos dentro de google docs. En caso de NO estar logueados nos aparecerá la página de acceso a gmail para introducir el correo y contraseña. Página 6 de 15

7 Una vez introducidas las credenciales de acceso, al igual que en el caso anterior nos sale la pestaña para dar permiso de acceso a google docs y finalmente se muestran todos los archivos. Dropbox A través de este repositorio tenemos la opción de incorporar archivos que tengamos en la aplicación Dropbox al curso dentro del Campus Virtual. Hay que tener en cuenta que a través de este repositorio externo lo que incorporamos al Campus es una copia del archivo que tenemos en Dropbox de forma que si modificamos algo en el archivo original, para que estos cambios tengan efecto en el Campus Virtual deberemos volver a enlazar el archivo que hemos modificado a través del selector de archivos tomando como repositorio de origen Dropbox. Cómo enlazamos un archivo de Dropbox? Una vez nos aparezca el selector de archivos, encontraremos un enlace a Dropbox en la parte izquierda junto al resto de repositorios que nos ofrece la plataforma para incorporar archivos al curso (Archivos de mis cursos, Archivos recientes, Subir un archivo, Archivos privados, Google Docs ). En función de si en el momento en el que vamos a enlazar el archivo, ya estamos o no dentro de la aplicación de Dropbox se nos mostrarán dos tipos de ventanas: - Si ya tenemos abierta la aplicación, entonces aparecerá una ventana en la que se nos informa de que la aplicación del Campus Virtual quiere conectarse con tu Dropbox. Para continuar deberemos pulsar el botón que pone Permitir Página 7 de 15

8 Una vez permitimos la conexión, dentro del selector de archivos aparecerán todos los archivos y carpetas que tenemos en Dropbox. - Si todavía no tenemos abierta la aplicación, entonces nos aparecerá la página de acceso a Dropbox para que introduzcamos nuestras credenciales de acceso. ATENCIÓN: En cualquiera de los dos casos, si ya no vamos a continuar incorporando archivos desde Dropbox durante nuestra sesión en el Campus deberemos pulsar sobre el botón Salir para cerrar la conexión con Dropbox. Página 8 de 15

9 Archivos de cursos heredados Se trata de un repositorio en el que podemos ver todos los archivos que teníamos almacenados dentro de un curso procedente de la versión 1.9, este repositorio o carpeta es temporal sólo permanecerá en nuestro curso durante un año, y se crea a nivel de curso por lo tanto sólo podremos acceder a él dentro de dicho curso. Este repositorio se ha creado con la finalidad de que cada profesor pueda recuperar los archivos de los cursos pasados, de manera que, de cara al curso que viene ya no tendremos acceso a dichos archivos a través de nuestros cursos. Para recuperar aquellos archivos que no están enlazados directamente desde el curso, o bien los descargamos a nuestros ordenadores personales o los enlazamos de nuevo dentro del curso, de esta manera se guardará automáticamente dentro de nuestro curso y tendremos acceso a ellos a través del Selector de archivos. Página 9 de 15

10 También podremos acceder a los archivos heredados a través del bloque Ajustes en el que encontraremos la carpeta denominada Archivos del curso heredados. Desde aquí podremos gestionar todos los archivos que encontramos dentro de ese directorio. Para ello debemos seleccionar la opción Editar archivos heredados del curso. Al seleccionar el botón Editar archivos heredados del curso se nos abrirá una nueva página en la que encontramos varias opciones para subir, gestionar y organizar nuestros archivos. Estas opciones como iréis viendo son las que aparecen por defecto dentro del curso en cualquier recurso o actividad en la que se trabaje con archivos: la encontraremos dentro de la gestión de Mis archivos privados y también dentro de los recursos Directorio y Archivo. Así pues estos son las opciones que encontrábamos dentro de este gestor de archivos: Seleccionar archivo : Para introducir un archivo debemos hacer clic en el botón seleccionar archivo, se nos abrirá el Selector de archivos con las siguientes opciones: o Seleccionar archivo: mediante está opción seleccionaremos los archivos directamente desde nuestro ordenadores. o Guardar como: si rellenamos este campo el archivo aparecerá con el nombre que indiquemos aquí, si no lo rellenamos se guardará con el nombre del archivo. o Autor: aparece por defecto el nombre del profesor. o Seleccionar licencia se puede especificar si los archivos subidos están bajo alguna licencia. Página 10 de 15

11 Una vez cubiertos todos los campos debemos de asegurarnos de hacer clic en el botón Subir este archivo para que la subida del archivo se haga efectiva. Crear un directorio: como su propio nombre indica mediante esta opción podremos crear directorios o carpetas en los que organizar nuestros archivos. Al pinchar sobre este botón se nos abrirá una nueva ventana para introducir el nombre del directorio. Lo introducimos y le damos al botón ok. Descargar todo: mediante esta opción podremos descargar todos los directorios y archivos que tenemos aquí organizados, para ello se generará un archivo comprimido denominado Archivos que contendrá como ya indicamos, todos los archivos que tenemos dentro de la página correspondiente. Por otro lado, dentro de esta página es posible realizar otras acciones como comprimir, renombrar, mover y borrar los archivos. Para realizar cualquiera de estas opciones o bien podemos hacer clic en el enlace o podemos seleccionar el icono que aparece junto al nombre del archivo, seleccionando cualquiera de las opciones comentadas se nos abrirá un menú despegable con todas las acciones que podemos realizar. o o Comprimir: mediante está opción permite comprimirá la carpeta seleccionada en un archivo Zip que aparecerá justo debajo del resto de carpetas o directorios. Renombrar: está opción nos sirve para editar el nombre de la carpeta. Página 11 de 15

12 o Mover: nos permite mover nuestros archivos de una carpeta a otra, al seleccionar esta opción nos saldrá una nueva ventana para seleccionar la carpeta destino, para seleccionarla tenemos que hacer doble clic en la carpeta, sabremos que hemos seleccionado el destino correctamente porque en la parte de arriba nos indicará en rojo la carpeta seleccionada. Para finalizar hacer clic en mover. o Borrar: mediante esta opción borraremos el archivo o directorio, cuando vayamos a borrar los archivos nos saldrá un mensaje de confirmación, debemos marcar Si para que se haga efectiva la eliminación. Para hacer efectivo todos los cambios que realicemos debemos de hacer clic en el botón Guardar cambios Para finalizar comentar que dentro del selector de archivos existen dos pestañas Ver como iconos y Ver como lista en función de una u otra podemos ver los archivos como iconos o simplemente como una lista. Como iconos es como se ve por defecto y como hemos visto en las anteriores imágenes y para ver como una lista lo vemos en la imagen siguiente. NOTA: es importante recordar que todos los archivos que encontramos dentro del selector de archivos son Página todos 12 de los 15 archivos que hemos enlazado en el curso y que automáticamente se guardarán en este gestor, de manera que para eliminar o modificar cualquier archivo que tenemos aquí debemos de realizarlo primero en el curso.

13 Gestión de los archivos privados para el curso Como ya avanzábamos anteriormente dentro del Campus Virtual existe un espacio donde podemos almacenar y guardar archivos privados que solamente el usuario puede gestionar y visionar. Este espacio se presenta dentro de un bloque denominado Mis archivos privados al cual podremos acceder a través del Bloque de navegación y dentro de la opción Área personal. Es importante comentar que nuestros estudiantes también van a disponer de un bloque similar a este en el que van a poder guardar sus archivos y al cual nosotros no vamos a tener acceso y ellos tampoco tendrán acceso al nuestro. Debido a este bloque de archivos privados los alumnos también van a poder subir sus imágenes o archivos al curso en cualquiera de las actividades propuestas dentro del Campus Virtual. Para gestionar nuestro archivos tenemos que hacer clic en el botón Gestionar mis archivos privados, entonces se nos abrirá una nueva página en la que encontramos varias opciones para subir, gestionar y organizar nuestros archivos. Estas opciones son las mismas que aparecen por defecto dentro del curso en cualquier recurso o actividad en la que se trabaje con archivos y que ya comentamos en la parte de Archivos del curso heredados. Página 13 de 15

14 ENLAZAR ARCHIVOS AL CURSO Acabamos de ver cómo están distribuidos los archivos del curso, ahora nos interesaría saber cómo enlazamos un archivo o como creamos un directorio dentro del curso, pues muy sencillo, debemos activar la edición del curso e ir al menú despegable Agregar recurso seleccionamos la opción Archivo y rellenamos los campos de configuración del archivo como hacíamos con la versión anterior. Para enlazar el archivo debemos situarnos en el campo Contenido, y darle al botón Seleccionar archivo y se abrirá el Selector de archivos que anteriormente hemos comentado. Una vez aquí, tenemos las seis maneras de escoger archivos ( Archivos de mis cursos, Archivos recientes, Subir un archivo, Archivos del cuso heredados y Google docs ) y seleccionamos la que mejor se ajuste a nuestras necesidades, pus a diferencia del anterior sistema de archivos, ahora podemos ir subiendo todos los archivos al recurso directamente desde nuestro ordenador sin tener que subirlo previamente al Campus. Otra característica de este nuevo sistema de enlazar archivos es que podemos subir varios archivos para enlazar pero en la parte principal del curso sólo se va a poder ver uno. Para seleccionar el archivo que será visible debemos hacer clic en el icono y en el menú despegable seleccionar la opción configurar como archivo principal. Esta opción es muy útil cuando queremos subir archivos html que necesitan de otros archivos, con subir todos al mismo recurso y seleccionar como archivo principal el que necesitamos, sería suficiente. Otra forma de introducir archivos o imágenes a nuestro curso se realiza a través del editor html mediante el icono, se nos abrirá una nueva ventana en la que aparecerá la opción Elija o suba un archivo si la marcamos nos aparecerá el Selector de archivos que ya hemos comentado. Como ya sabéis en la anterior versión de Moodle los alumnos al no disponer de la opción de archivos no podía insertar imágenes en el curso, con la nueva versión y gracias al bloque de archivos privados los alumnos también van a poder subir sus imágenes al curso. Página 14 de 15

15 Página 15 de 15

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