Descripción del sistema de control y gestión de la documentación de trabajadores

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1 Descripción del sistema de control y gestión de la documentación de trabajadores Un servicio de Pronexo S.A. Presentación

2 Qué es Pronexo? PRONEXO es la plataforma Web para gestionar toda la documentación de sus trabajadores, complementando el sistema de gestión de RR.HH., ahorrando tiempo, permitiendo colaborar mejor entre las áreas, facilitando el cumplimiento de la legislación laboral y disminuyendo el riesgo empresa. Se puede administrar cualquier tipo de información: Contratos de trabajo y puestas a disposición Exámenes médicos y ocupacionales Cédulas de identidad y certificados de estudio Licencias de conducir y hoja de vida de conductor Derecho a saber y recepción de Regl. Int. de OHS Recepción de elementos de protección personal Certificados de capacitaciones, charlas y cursos. Certificados específicos para el cargo ocupado Certificado de afiliación a AFP y Salud Finiquitos, cartas de aviso a la DT, y otros. Pronexo incorpora los controles que le ayudan a cumplir con la legislación vigente, principalmente la que regula el trabajo en régimen de subcontratación y EST. 2

3 Principales clientes Inversiones Alsacia Ltda. Marketing y Promociones S.A. Australis Seafoods S.A. AquaChile S.A. Arauco Distribución S.A. Brotec S.A. CENCOSUD S.A. Clínica Avansalud S.A.. Viña Concha y Toro S.A. Cerámicas Cordillera S.A. DirecTV Chile Televisión Ltda. EWOS Chile Ltda. Express de Santiago Uno S.A. Salmones Humboldt S.A. Banco Itaú Chile S.A. Mina Invierno S.A. Hidronor Chile S.A.. Metro S.A. Procter & Gamble Ltda. Pullman Cargo S.A. Puerto Ventanas S.A. Grupo SAESA Unilever Chile S.A. Universidad Diego Portales Vinilit S.A. Actualmente en Pronexo se gestiona la información de más de empresas y trabajadores. 3

4 Beneficios para su empresa 1. Disminuir el riesgo empresa y facilitar el cumplimiento de la legislación laboral Evitar retenciones de pago por no presentar la documentación solicitada evitando multas por la Inspección del Trabajo y estando mejor preparados ante una demanda estandarizando una forma de gestión independiente del conocimiento de cada persona. 2. Disminuir el tiempo de acceso a la información, de gestión y de auditorías centralizando la documentación en una base de datos única distribuyendo en distintas personas la responsabilidad de actualizar la documentación automatizando las alertas frente a fechas de entrega y vencimientos encontrando con un clic toda la información de un trabajador teniendo paneles de control que muestran el nivel de cumplimiento y avance 3. Aumentar la seguridad de los trabajadores y disminuir el riesgo de accidentes: disponiendo de las constancias de Derecho a Saber, Elementos de Protección Personal, de la vigencia de certificados y exámenes, de las constancias de capacitaciones. 4. Ahorrar costos y tiempo al ser un servicio en la nube: disponer de un sistema actualizado sin inversión en infraestructura o personal especializado y realizar una implementación rápida 5. Entregar un mejor servicio a sus clientes. 4

5 Características (1/3) Interfaz simple e intuitiva Sólo requiere un PC y conexión a la red Base de datos única con toda la documentación centralizada Alarmas visuales de tipo semáforo Manejo de documentos en cualquier formato: PDF, JPEG, Office, etc. y visualización directa en pantalla. Envío automático de alertas por Informe de cumplimiento por trabajador Documentos pendientes y rechazados Documentos cargados por revisar Control de fechas de vencimiento de contratos, garantías, licencias de conducir, certificados, cédulas de identidad y cualquier otro documento. 5

6 Características (2/3) Gran variedad de informes: Listado general de trabajadores con alerta de estado de la documentación Documentos por trabajador Documentos por cargar y rechazados Documentos próximos a vencer Documentos por revisar y aprobados Trabajadores activos e inactivos Trabajadores dados de baja sin documentos Trabajadores con anotaciones Bitácora de todas las acciones Informes completos y útiles: filtros variados y listados ordenables segmentación por áreas y perfiles de usuario exportación a Excel acceso directo a gestionar la información. 6

7 Características (3/3) Ficha del trabajador: toda la información de un trabajador en un solo lugar: datos generales, anotaciones, contratos, finiquitos, otros documentos disponibles o pendientes, foto Carga masiva de documentos de un mismo tipo para varios trabajadores Carga de la carpeta de documentos de un trabajador Fácil actualización de fichas de trabajadores: llenado manual o importación desde Excel con formato preestablecido Desvinculación masiva de trabajadores Segmentación de la información por perfiles de usuario: por gerencia, cliente, contrato o faena Listados de documentos agrupados: por trabajador, por tipo, por unidad de negocio, etc. 7

8 Características para EST Creación de puestas a disposición: creación rápida, llenado de datos del trabajador a partir de ficha existente, asociación de los documentos de PD y contrato del trabajador Generación de anexos de puestas a disposición: creación rápida a partir de formulario con datos llenados automáticamente Asistente para encontrar trabajadores: alertas de trabajadores que pueden sobrepasar el límite legal para realizar las labores Generación de PDF con puesta a disposición y anexos: Creación automática y recuperación en cualquier momento Envío automático de avisos al cliente indicando la disponibilidad de documentos para consultar Flujo de procesos de cierre mensual EST-Cliente: sistema realiza cálculos automáticos, EST ajusta manualmente, envío de avisos al cliente, cliente ingresa datos y se genera la prefactura. 8

9 Cómo se implementa Pronexo? PREPARACIÓN 2 SEMANAS 1 CONFIGURAR SU EMPRESA Configurar datos de contacto, usuarios, instalaciones, etc. Configuración y poblamiento inicial de los datos 2 DEFINIR TRABAJADORES, CONTRATOS Y USUARIOS CONFIGURAR LA DOCUMENTACIÓN Definir los roles y la organización de la información a gestionar Configurar los avisos automáticos de antecedentes TALLERES DE CAPACITACIÓN PARA USUARIOS MES A MES SEMANA 3 Carga de documentos control y gestión RESPONSABLES CARGAN DOCUMENTOS REVISAR, APROBAR, CONTROLAR Los responsables suben los antecedentes solicitados Verificar que la información esté completa y actualizada a tiempo 9

10 Cómo se contrata el servicio? Contrato de arriendo de plataforma (servicio en la Web) que incluye Disponibilidad del sistema en Internet 7 x 24 con acceso desde cualquier lugar Asesoría en la implementación del sistema Configuración del sistema y carga inicial de información Capacitación de usuarios Mesa de ayuda para atender cualquier requerimiento Monitoreo permanente del nivel de uso del sistema Área de desarrollo para el mejoramiento permanente del sistema Boletín técnico trimestral. Cuota mensual según cantidad de trabajadores gestionados Sus clientes autorizados a consultar no pagan por usar el sistema como invitados Sin límite de clientes o contratos a gestionar Sin límite de usuarios del sistema. Consulte las tarifas con nuestros ejecutivos de venta llamando al +56(2)

11 Información de contacto Contacto Teléfono: Correo electrónico: Sitio Web: Dirección: Raúl Macías, Gerente General Mesa central: +56(2) Móvil: +56(9) La Concepción 81, of. 1304, Providencia, Santiago 11

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