PROCEDIMIENTO PDI.PRO 57 Traslado, consulta o préstamo documentación Archivo General

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PDI.PRO 57 Traslado, consulta o préstamo documentación Archivo General FECHA FIRMA ELABORA REVISA APRUEBA /13/ /01/ /12/2013 Sección Retrib., SS. y D. P. Asesor RR.HH. Sección de P.D.I. Jefe Servicio Gabinete de Plantilla de Profesorado Página 1 de 10

2 Tabla de contenido 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DIRECTRICES REGISTRO Y ARCHIVO PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO ANEXO I. IMPRESO ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN ANEXO II. SOLICITUD DE CONSULTA O PRESTAMO DOCUMENTACIÓN Página 2 de 10

3 1. OBJETO El objeto es la entrega ordenada de documentos o expedientes desde la oficina productora las unidades de gestión administrativa al Archivo General, así como reducir el espacio que las dependencias del Servicio dedican a la conservación de documentos cuyo trámite ha finalizado o que son de uso poco frecuente aunque no haya concluido su vigencia administrativa. Así mismo es objeto de este procedimiento, la consulta y/o préstamo de documentación que haya sido entregada previamente al Archivo General. 2. ALCANCE El plazo de conservación de los documentos lo fija la Comisión de Archivo sobre la base del análisis de cada serie documental producida por la Universidad. La transferencia de documentos implica traspaso de responsabilidad de custodia, pero no traspaso de responsabilidad de gestión derivada del procedimiento administrativo desde el Servicio hacia el Archivo General, mientras no prescriba el valor administrativo de los documentos transferidos. Cuando la Comisión de Archivo establece el valor permanente de una serie, la responsabilidad sobre estos documentos corresponde exclusivamente al Archivo General. 3. REFERENCIAS Normativa aplicable: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE, n. 285, de 27 de noviembre). Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril (BOE, n. 162, de 8 de julio). Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (BOE, n. 298, de 14 de diciembre). Ley 11/2007 de 22 de Junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE, n. 155, de 29 de junio). Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE, n. 274, de 15 de noviembre). Página 3 de 10

4 Reglamento del Archivo General de la UC, aprobado por Consejo de Gobierno de 19 de julio de Normas básicas para la transferencia de documentos al Archivo General de la UC. Procedimiento de consulta y préstamo de documentos del Archivo General de la UC. El valor estratégico de este servicio es de 2,5 en una escala de 1 a DIRECTRICES CONSULTA O PRESTAMO DE DOCUMENTACIÓN Tanto la consulta como el préstamo de documentos del Archivo General requerirán de la cumplimentación de la Solicitud de consulta y préstamo de documentos. Consulta La consulta de documentos, tendrá lugar en las instalaciones del Archivo General. Será realizada por cualquier miembro del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, en el ejercicio de sus funciones y con fines de tramitación. En el caso de requerir la consulta de documentos producidos por una unidad administrativa distinta a la del solicitante se requerirá la autorización previa del responsable de la unidad productora. Préstamo El préstamo se limitará a los documentos y expedientes previamente transferidos y depositados en el Archivo General, quedando restringido a las unidades administrativas remitentes de los referidos documentos. El préstamo a otras unidades distintas de las anteriores requerirá autorización previa por parte de las unidades productoras. El Archivo General establece con carácter general un plazo de un mes para el préstamo de documentos. En caso de requerirse una ampliación del mismo se solicitará al Archivo General mediante la cumplimentación de un nuevo impreso de Solicitud de consulta y préstamo de documentos. Durante el periodo de préstamo la custodia y debida conservación de los documentos prestados es responsabilidad del solicitante. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN Operaciones previas a la transferencia Página 4 de 10

5 1. Revisión La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos: Comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes. Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento. Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales. Eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc. 2. Ordenación en cajas Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de cartón de archivo definitivo de formato normalizado, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: El número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos. Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre se solucionará con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I Expediente X, vol. II). Cada una de las cajas llevará un número correlativo en el lomo bajo claramente visible, que será el que permita identificarlas y que se consignará en el formulario de Relación de entrega de documentos, comenzando siempre en cada transferencia por el número 1. Modos preferentes de iniciación Por escrito con firma, presencial con identificación personal y en cualquier caso, siempre con impreso de solicitud. Persona o entidad que inicia el proceso Cualquier miembro del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, bajo el control y supervisión del Jefe de Servicio. Requisitos La persona responsable de la preparación, ejecución y seguimiento de la transferencia habrá de ponerse en contacto previamente con el Archivo General, a fin de fijar la fecha de inicio de la operación y de facilitarle las signaturas correspondientes a cada una de las cajas de documentos que se vayan a transferir. Página 5 de 10

6 El traslado físico y descarga de los documentos que se transfieran corre a cargo del Servicio. Se cumplimentará el impreso de Relación de entrega de documentos, y se enviará por correo electrónico al Archivo General (archivouc@unican.es), donde se revisará la corrección de los datos consignados y se incluirá la signatura correspondiente a cada una de las cajas de documentos objeto de transferencia. Hecho esto, el Archivo General devolverá el impreso a la persona remitente de la transferencia para que imprima un ejemplar del mismo para a continuación sea firmado por el jefe de Servicio. En la fecha acordada para la realización de la transferencia, se remitirán al Archivo General las cajas de documentos y el impreso de Relación de entrega de documentos. En el Archivo General se comprobará que la transferencia sigue las normas y condiciones establecidas y, en caso de observar algún error, lo pondrá en conocimiento del remitente, indicando los errores detectados y sus posibles soluciones. En el Archivo General, tras realizar el cotejo de la Relación de entrega de documentos con el contenido de las cajas remitirá al remitente dos ejemplares del impreso de Relación de entrega de documentos, debidamente firmados y sellados, uno de ellos para que lo conserve como instrumento de control de los documentos producidos por el Servicio y conservados y custodiados en el Archivo General y el otro para ser devuelto firmado y sellado al Archivo General. Documentación Se han de transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los documentos originales, sea cual sea su soporte (papel o electrónico), que constituyan un testimonio de las funciones y actividades que el Servicio ha desarrollado en el expediente. Por lo tanto, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las copias, las reproducciones y los borradores de documentos, así como los documentos que contengan datos que ya se recojan en documentos recopilatorios. Plazo de presentación Dentro del período que el servicio tenga asignado de acuerdo al Calendario de Transferencias que se haya definido y en cualquier caso, en horario de apertura del Archivo General. Lugar de presentación de solicitud Archivo General de la UC (Edificio Pabellón de Gobierno) Página 6 de 10

7 5. REGISTRO Y ARCHIVO El registro y archivo de la documentación que se genere se llevará a cabo en cualquiera de las formas que hay establecidas en el Servicio, papel, electrónico, SharePoint. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO.04 Atender a usuarios PDI.PRO.08 Realizar informes y estadísticas PDI.PRO.11 Gestionar las quejas, incidencias y sugerencias del Servicio PDI.PRO.12 Elaborar nóminas PDI.PRO.13 Liquidar Seguros Sociales y enviar ficheros MUFACE PDI.PRO.22 Gestionar pagos por nómina PDI.PRO.34 Emitir, gestionar y ejecutar reconocimiento Servicios Previos PDI.PRO.45 Gestionar, actualizar y custodiar el archivo de expedientes de personal PDI y envío cuando proceda al Archivo General de la UC. PDI.PRO.58 Gestionar y ejecutar mensualmente el parte de variaciones para su envío a la Sección de Retribuciones Página 7 de 10

8 ARCHIVO GENERAL ACUERDAN CALENDARIO PARA EL SUPUESTO DE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA PREPARA DOCUMENTACIÓN Y CUMPLIMENTA HOJA DE RELACIÓN DE ENTREGA ENVIO DE HOJA DE RELACIÓN DE ENTREGA POR TRIPLICADO Y DOCUMENTACIÓN SERVICIO DE PERSONAL DOCENTE INVESTIGADOR, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL Completo En orden secuencial Sin fotoco pias o documentación de apoyo informativo Sin go mas, clips, grapas En cajas de cartón con asignación de nº secuencial (prescindir de carpetas de anillas, de plástico o suspendidas) Sin mezclar documentos que pertenecen a series documentales diversas Expedientes cerrados. Deben ser originales o co pias únicas En carpetas con información suficiente que permita id entif icar la documentación que contiene. FIN DEL PROCEDIMIENTO CONSULTA o PRESTAMO SOLICITUD DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS (envío por correo electrónico a archivouc@unican.es) DE LA PROPIA UNIDAD DE OTRA UNIDAD (Requiere autorización de unidad productora) ARCHIVO GENERAL PREPARA DOCUMENTACIÓN Y AVISA DE DISPONIBILIDAD DE CONSULTA O PRESTAMO Página 8 de 10

9 HOJA DE RELACION DE ENTREGA ARCHIVO GENERAL UNIDAD/SERVICIO ADMINISTRATIVO: SECCIÓN / NEGOCIADO: Nº de páginas: 09 / 10 RESERVADA AL SERVICIO REMISOR RESERVADO ARCHIVO Nº Ord. Fechas Extremas Descripción del Contenido Caduc. Admtiva Valoración Signatura DILIGENCIA DE ENTREGA Y RECEPCION: Entregué: Responsable de la Sección Directora del Archivo (nombre, firma y sello) Recibí: (nombre, firma y sello) Fecha: / / Fecha: / / Página 9 de 10

10 ARCHIVO GENERAL Nº PRESTAMO: AÑO: (A rellenar por el Archivo General) SOLICITUD DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS 1 DATOS DEL SOLICITANTE Unidad/Sección: Negociado: Nombre del solicitante: Teléfono: 2 DATOS DEL DOCUMENTO Descripción del documento solicitado: Fecha: Signatura: 3 DATOS DE SOLICITUD Tipo de solicitud: (Marcar una opción) Consulta Préstamo Prórroga Fecha de solicitud: (Sello de la Unidad y firma del solicitante) Fecha de devolución: (Sello y firma Archivo General) 4 OBSERVACIONES: ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CANTABRIA Página 10 de 10