CER-MX-PROD-04 Suspensión, Retiro y Cancelación

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1 CER-MX-PROD-0 25 Jun de 6 Elaboró: Coordinación de Calidad Deyanira Neri Revisó: Gerente Técnico Carlos Piña Aprobó: Gerente de Certificación Rodrigo Bustamante Registro de Cambios: Fecha de la Número de Revisión Revisión Descripción del Cambio Junio, 201 Actualización del Punto 1.5 Definiciones. Actualización del Punto sobre las Razones de Suspensión. Actualización del Punto sobre las Acciones de Suspensión. Cambios marcados en color AZUL. Marzo, Actualización del Punto sobre la razones de Suspensión. Actualización del Punto y adición de los Puntos y 2..8 sobre los Organismos de Supervisión (ejemplo, IATF). Adición de los Puntos y 2..7 sobre la Notificación de Retiros y Cancelaciones a las Filiales de BVQI. Actualización del Punto sobre Certificados con Normas múltiples. Reorganización del contenido de este Procedimiento. Revisión y corrección de redacción de todo el Documento. Marzo, Actualización del Punto sobre las razones de Suspensión. Actualización del Punto , actualización de viñetas. Adición del Punto sobre el Retiro de Certificados con múltiples normas. Adición del Punto 2.5 sobre Apelaciones contra la Suspensión y/o Retiro de la certificación. Julio, Actualización de este Procedimiento de acuerdo a la estructura definida en el Procedimiento CER-MX-CAL-03 Control de Documentos. Adición del Punto 2.5 sobre la publicación del estado de la certificación. Adición Punto 2.6 sobre la integración el estado de la certificación en las Reuniones de Revisión por la Dirección y Consejo Directivo. Adición de la Sección 3 Registros. Cambio de Código de Identificación. Abril, Primera emisión de este Procedimiento. 1 GENERAL. 1.1 Objetivo. Establecer las actividades para determinar cuando procede la Suspensión y Retiro del Certificado y la Cancelación del Contrato correspondiente, para todos los productos y servicios de certificación de BVQI Mexicana, S.A. de C.V. 1.2 Alcance. Este Procedimiento aplica para todos los Certificados emitidos por BVQI Mexicana, S.A. de C.V. y sus Contratos correspondientes, para todos los productos y servicios de certificación con acreditación nacional e internacional.

2 CER-MX-PROD-0 25 Jun de Responsabilidades. El Gerente Técnico es responsable de la correcta implementación y aplicación de este Procedimiento. El Coordinador de Calidad, en conjunto con el Gerente Técnico, es responsable de la revisión y actualización de este Procedimiento. 1. Referencias. No Aplica. 1.5 Definiciones. Suspensión: Significa que la certificación del Sistema de Gestión del cliente no es válido temporalmente. Implica la restricción al Cliente para anunciar o promover activamente la certificación de su Sistema de Gestión realizada por BVQI Mexicana, S.A. de C.V. Retiro: Implica el retiro, por parte del Cliente, de la Certificación otorgada por BVQI y la devolución del Certificado(s) y la Marca(s) de Certificación otorgados, incluyendo el Logotipo (Símbolo) de Acreditación, a BVQI. El Retiro generalmente sigue a la Suspensión, por ejemplo, cuando no existe evidencia de la implementación de acciones correctivas efectivas. Cancelación: Es el Retiro del Certificado(s) y la Marca(s) de Certificación otorgados, incluyendo el Logotipo (Símbolo) de Acreditación, y la terminación del Contrato de Certificación del Sistema de Gestión correspondiente. La Cancelación deberá llevarse a cabo según las provisiones acordadas en el Contrato de Servicios correspondiente. Reducción del Alcance: Aplica cuando parte de las actividades del Cliente no cumplen con los requisitos de Certificación, puede ser voluntaria, o ha ocurrido un fallo persistente o grave de los requisitos de Certificación. BVQI: BVQI Mexicana, S.A. de C.V. 2 ACTIVIDADES. 2.1 General El Certificado es válido por un período de tres años y es renovable después de una completa reevaluación satisfactoria del Sistema de Gestión del Cliente En cualquier momento, dentro del período de validez del Certificado, BVQI se reserva el derecho de Suspender o Retirar el Certificado o Cancelar el Contrato, de acuerdo a los términos establecidos en el mismo Contrato de Servicios de Certificación de BVQI. 2.2 Suspensión del Certificado El Certificado puede ser suspendido por un periodo máximo de tres meses. Durante el periodo de Suspensión, el Cliente no debe promover o anunciar activamente su Certificación.

3 CER-MX-PROD-0 25 Jun de La Suspensión impuesta por BVQI debe ocurrir después de que el procedimiento normal de acción correctiva posterior a una no conformidad documentada, ha fallado para resolver completamente el tema Las siguientes son ejemplos de razones para la Suspensión: Una no conformidad mayor identificada durante una Auditoría Especial, que indique que el Cliente ha realizado una decisión insuficiente para cerrar no conformidades identificadas; Hay un incumplimiento persistente del Sistema de Gestión certificado del Cliente para cumplir con los Requisitos de Certificación, esto incluye la eficacia del Sistema de Gestión. No Conformidades documentadas durante Auditorías previas no atendidas/ resueltas dentro de los plazos establecidos; El Cliente certificado no acepta una Auditoría de Vigilancia dentro del periodo especificado: - Auditoría de Vigilancia 1, dentro de los doce meses posteriores a la Auditoría Principal (Fase 2); y - Auditoría de Vigilancia 2, cada año a partir de la fecha de la Auditoría de Vigilancia 1, máximo 12 meses. El uso inapropiado de la Marca de Certificación de BVQI y/o Logotipo (Símbolo) de Acreditación no resuelto de manera apropiada por el Cliente posterior a la notificación de BVQI; Cuando el Cliente se encuentre en la Cartera vencida de BVQI, con más de 60 días de retraso; Solicitud voluntaria del Cliente Las siguientes son acciones a llevar a cabo cuando se presente una situación de Suspensión: En caso que el Cliente haya solicitado una Suspensión debido al cambio o deterioro del Sistema de Gestión que podría resultar en una no conformidad mayor en la siguiente Auditoría de Vigilancia, BVQI debe solicitar las acciones correctivas necesarias y aplazamiento del Plan de Auditorías de Vigilancia para documentar la situación real. El Cliente tendrá 90 naturales para corregir cualquier no conformidad documentada, posteriormente se organizará una Visita Especial Si después un periodo apropiado para las acciones correctivas, la(s) acción(es) correctiva(s) no ha(n) sido resuelta(s), el Gerente Técnico de BVQI deberá notificar a la Alta Dirección del Cliente que se ha impuesto la Suspensión. Esta notificación debe realizarse mediante un Comunicado Oficial Los requisitos descritos en este Procedimiento deben ser comunicados por escrito o enviados vía correo electrónico al Cliente, solicitando el acuse de recibo correspondiente. Copia de estas notificaciones debe ser compartidas con: El Consejo Directivo de BVQI; Los organismos de supervisión (ejemplo, IATF) Para todos los casos, el periodo de Suspensión no debe exceder los 3 meses, después de este plazo, BVQI debe organizar otra Auditoría de Especial para la revisión de la situación Durante el período de Suspensión, BVQI debe mantener una comunicación regular con el Cliente, para una gestión adecuada del proceso.

4 CER-MX-PROD-0 25 Jun 201 de Si se puede demostrar que el Sistema de Gestión del Cliente cumple con los requisitos durante la Auditoría Especial, siguiendo la recomendación del Líder del Equipo de Auditoría, el Gerente Técnico podrá levantar la Suspensión y reestablecer el Plan de Auditorías de Vigilancia de rutina Si se ha demostrado que el Cliente está tomando acciones para el cierre de las No Conformidades, pero no se ha terminado la implementación efectiva, es posible que el Líder del Equipo de Auditoría recomiende una ampliación de 3 meses al periodo inicial de Suspensión Si en opinión del Líder del Equipo de Auditoría, el Cliente no está dispuesto o es incapaz de cerrar las No Conformidades, recomendará el Retiro del Certificado al Gerente Técnico (ver Punto 2.3). El Gerente Técnico (o la persona designada) revisará el Reporte de la Auditoría Especial para verificar la decisión. 2.3 Retiro del Certificado El Retiro del Certificado es un paso muy serio y se deberá iniciar solamente cuando sea evidente que los procedimientos normales de acción correctiva, incluyendo la Suspensión, no serán exitosos para llevar a un total cumplimiento con los requisitos de Certificación del Sistema de Gestión Cuando el Gerente Técnico haya recibido una recomendación para el Retiro, se deberá seguir el presente procedimiento: El Gerente Técnico deberá revisar todo el historial el último Ciclo de Certificación del Cliente (cuando aplique). El Gerente Técnico debe tomar una de las siguientes opciones: Permitir la extensión de la Suspensión por un máximo de 3 meses seguido de otra Auditoría Especial. Si se otorga una extensión de la Suspensión, se repetirá el procedimiento a partir del NOTA: Solo está permitida una extensión de la Suspensión durante el periodo de 3 años de un Contrato por Cliente Aprobar el Retiro del Certificado El Gerente Técnico realizará una notificación, a través de un Comunicado Oficial, dirigida a la Alta Dirección del Cliente con copia al Personal involucrado de BVQI, y cuando sea apropiado al Consejo Directivo. Solicitar el acuse de recibo correspondiente Si se decidió proceder con el Retiro del certificado, se deben tomar las siguientes acciones: El Gerente Técnico debe reportar su decisión con toda la documentación de soporte durante la siguiente reunión del Consejo Directivo El Gerente Técnico deberá notificar a la Alta Dirección del Cliente por escrito o vía correo electrónico, con acuse de recibo. Debe solicitar la devolución de todos los Certificados emitidos, así como detener el uso de la Marca de Certificación y/o el Logotipo (Símbolo) de Acreditación como resultado de la Certificación. Además deberá solicitar la Copia Controlada del Manual de Gestión del Cliente sellada por BVQI para su cancelación.

5 CER-MX-PROD-0 25 Jun de El Gerente Técnico deberá notificar a los organismos de vigilancia (ejemplo: IATF) El Gerente Técnico deberá notificar al Cliente sobre el Procedimiento de Apelaciones, Quejas y Disputas de BVQI e informar que se puede generar una Apelación dentro de las cuatro semanas siguientes a dicha notificación. Se deben mantener los registros de esta actividad Cuando sea el caso, el Gerente Técnico debe notificar a cualquier otra Filial de BVQI, que tiene la acreditación para un Certificado emitido al Cliente en cuestión, que el Certificado ha sido Retirado También se implementará la Cancelación del Contrato Cuando un cliente tenga un certificado con múltiples normas, con base en la razón del Retiro, BVQI decidirá si reemite el certificado con las normas no afectadas por el Retiro. Es decir, certificado conjunto ISO 9001/ ISO 1001, Retiro de ISO 1001, sin impacto en el Sistema de Gestión conforme a ISO 9001, el certificado se reemite solo para ISO Cancelación del Contrato La Cancelación del Contrato puede ser iniciada por el mismo Cliente o requerida por BVQI como resultado de una solicitud de Retiro y de acuerdo con las provisiones del contrato de certificación suscrito Cancelación del Contrato por falta de pago Se incluirá a los Clientes que tienen una Cartera Vencida con más de 60 días de retraso no haya posibilidad de cobro Se enviará una Carta solicitando que el Pago sea resuelto en un plazo no máximo a 15 días. En este momento el Área de Planeación deberá suspender todos los servicios programados para el Cliente correspondiente Si al periodo de dicho periodo no se recibe una respuesta positiva, el Gerente Técnico enviará un comunicado al Cliente para notificar la Cancelación del Contrato, solicitando la devolución del Certificado correspondiente y los Logotipos otorgados El Cliente será incluido en la Black List y no podrá adquirir servicios En cualquier caso, BVQI deberá realizar cualquier esfuerzo razonable para preservar un contrato con un Cliente quejoso o un Cliente que ha sido encontrado no conforme, pero genuino en su intención de tomar las acciones correctivas necesarias. 2.. Si el contrato es Cancelado a solicitud del Cliente, el Gerente Técnico deberá notificarle dicha Cancelación por escrito al Cliente y solicitar que todos los Certificados sean devueltos a BVQI a la brevedad, así como detener el uso de la Marca de Certificación y/o el Logotipo (Símbolo) de Acreditación.

6 CER-MX-PROD-0 25 Jun de Si el Contrato es Cancelado como resultado del proceso de Retiro mencionado anteriormente, el Gerente Técnico deberá notificar por escrito a la Alta Dirección del Cliente al mismo tiempo en que se notifica el Retiro del Certificado En cualquiera de los casos mencionados, se deberá solicitar al Cliente la devolución de todos los Certificados, así como detener el uso de la Marca de Certificación y/o el Logotipo (Símbolo) de Acreditación Cuando se requiera, notificar la Cancelación a la Filial de BVQI acreditada que corresponda, a fin de actualizar sus registros También se deberá notificar a los organismos de vigilancia (ejemplo: IATF) El expediente del Cliente deberá ser actualizado y conservado. 2.5 Apelación contra la Suspensión y/o Retiro de la Certificación Cuando el resultado de una Apelación sea a favor del Cliente y la certificación es restablecida, se debe mantener el ciclo y la validez originales del certificado. 2.6 Cuando un Cliente certificado se encuentra en situación de Suspensión o Retiro del Certificado y Cancelación de Contrato, en el Sitio de Internet (www.bureauveritas.com.mx) de BVQI, se publicará el estado correspondiente. 2.7 El estado de certificación de los Clientes debe ser incluido en la Agenda como parte de la Revisiones por la Dirección y Reuniones del Consejo Directivo de BVQI. 3 REGISTROS. Nombre del Registro Responsable Ubicación Notificaciones de Suspensión y Retiro del Certificado y Cancelación del Contrato. Periodo de Resguardo Gerente Técnico Archivo del Área 6 Años

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