Gestión documental. Fecha: 31 de Julio de 2014 PG 8.3 Ed: 01

Transcripción

1 ÍNDICE 1 Objeto y Alcance Documentos de referencia Definiciones Formatos / Sistemática de trabajo...4 Redactor Revisado Aprobado Oscar Suárez Álvarez Jefe Comité de Dirección Este documento es de uso exclusivo del personal autorizado, perteneciente al Servicio de Salud del Principado de Asturias. El documento puede disponer de versiones más actualizadas. Antes de utilizarlo es necesario consultar el gestor documental de la y comprobar la correspondencia con la última versión. PG 8.3 Gestión documental 1/5

2 1 Objeto y Alcance Objeto: definir la sistemática de actuación de la Unidad de Certificación del SESPA, para llevar a cabo la elaboración, aprobación, identificación y control de los documentos internos y externos que se generen en relación con las actividades de certificación. Alcance: este documento es de aplicación a toda la documentación interna y externa, generada durante las actividades de certificación. 2 Documentos de referencia Manual de Calidad de la, y procedimientos generales relacionados con el sistema de gestión de la. Manual del Esquema de certificación en calidad del SESPA (SINOC-DAIME) y procedimientos generales relacionados con las actividades de certificación del. 3 Definiciones (Glosario de términos) Documento Formato Instrucción Técnica Procedimiento general Procedimiento documentado Procedimiento operativo Registro 4 Formatos / de Documentación y PG 8.3 Gestión documental 2/5

3 5 Sistemática de trabajo Actividad Responsable Registro Qué se hace... -Documentos identificados por su nombre: Documentos singulares que solo van a estar identificados por su nombre. Ejemplos: Manual de calidad, esquema de certificación en calidad, DAIME, etc. -Procedimientos generales y operativos: PX Y.Z. X hace referencia al tipo de procedimiento (G: General, O: Operativo) Y.Z hace referencia al punto de la norma al que se refiere el procedimiento. En el caso de que haga referencia a varios puntos de la norma se tiene en cuenta el más relevante o en su defecto aquel que esté en primer lugar. Ejemplo de procedimiento de auditorias internas: PG 8.6. Auditorias Internas Identificación de la documentación de Documentación y -Formatos FW-PX Y.Z W hace referencia a un número correlativo que aumentará en función del número de formatos establecidos para cada procedimiento PX Y.Z: tipo de procedimiento (general u operativo) y punto de la norma al que hace referencia. Ejemplo: F2-PG 6.1 Evaluación de la competencia del auditor de la -Instrucciones técnicas ITW-PX Y.Z W hace referencia a un número correlativo que aumentará en función del número de instrucciones técnicas establecidas para cada procedimiento PX Y.Z: tipo de procedimiento (general u operativo) y punto de la norma al que hace referencia. Ejemplo: IT-1 PG 6.1 Valoración de la competencia y desempeño -No Conformidad / Acciones correctivas / Acciones Preventivas: X/YZ se le asigna un número: X/YZ en donde X es un número correlativo para las No Conformidad / Acciones correctivas / Acciones Preventivas e YZ los dos últimos dígitos del año en curso. Ejemplo: No Conformidad 1/13 Actas: Se les asigna el nombre del Comité o grupo al que pertenecen, detrás un número ordinal de dos dígitos y al final los dos dígitos finales del año en que se redactan. Ejemplo: Comité de Certificación 01/15 PG 8.3 Gestión documental 3/5

4 Actividad Responsable Registro Qué se hace... Elaboración(1), revisión (2) y aprobación de documentos (3) (1) Jefe de la UC (2) Comité de Dirección(3) de Documentación y El responsable de la elaboración de la documentación es el personal de la UC del SESPA, una vez elaborada esta documentación es sometida a revisión por parte del Jefe de la UC, que posteriormente traslada el documento al Comité de Dirección para su posterior firma y aprobación. Difusión de la documentación La utiliza para la difusión de la documentación los mecanismos descritos en el P0 5.1 (Comunicación entre la y las partes interesadas) Archivo y custodia de la documentación en vigor de La es responsable del archivo y custodia de la Documentación y documentación vigente. Archivo, custodia, e identificación de la documentación obsoleta El archivo y custodia de la documentación obsoleta recae en el personal de la, quien identifica esta documentación como obsoleta y la incluye en una ubicación específica. La documentación obsoleta se custodia un mínimo de 5 años. Actualización y modificación de la documentación Cualquier miembro de la o de las partes interesadas puede detectar la necesidad de llevar a cabo una actualización o modificación de la documentación en vigor. En este caso la persona que detecta la necesidad de modificación traslada por escrito la propuesta a la. El Jefe de la valora la propuesta y, si procede, la traslada al Comité de Dirección, quien la aprueba o rechaza. La identificación de cambios se realiza a través de un cuadro de control de cambios que se introduce en las primeras páginas del documento modificado y en el que figura al menos la versión, fecha y las modificaciones realizadas. PG 8.3 Gestión documental 4/5

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