INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE NOVIEMBRE DEL 2012 MARZO DEL 2013.

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE NOVIEMBRE DEL 2012 MARZO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Se creó la Oficina de control Interno nombrado conforme a la normatividad vigente, como es la ley 1474 del 2011, mostrando la Entidad un significativo avance en la puesta en marcha de los distintos componentes que conforman el Sistema de. Se han planteado estrategias para el fortalecimiento de este componente. Los funcionarios de la Entidad han observado la importancia de del control interno dentro de la Entidad en el marco de la Administración Pública. La Alcaldía Municipal de Pijiño del Carmen - Magdalena ha venido avanzando de acuerdo a las metas trazadas en el plan de desarrollo basado en el plan de acción por cada año, se han realizado seguimientos para el cumplimiento de los planes de acción, se han asesorado a los responsables para la identificación de los riesgos a que están sometidos La Entidad no encuentra definida la estructura organizacional, se hace necesaria la actualización del organigrama para facilitar el estilo de dirección, se hace necesario desarrollar más el desarrollo del talento humano dentro de la Entidad, se requiere adelantar este componente para regular de manera óptima el sistema. Reforzar en cada una de las dependencias el tema de riesgos, para que mejore la cultura de control y autocontrol que permita la identificación acertada de riesgos, así mismo el manejo adecuado a los controles.

2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Los manuales de funciones han sido socializados y a la vez son tomados de guía por todos los funcionarios de la Administración. Los derechos de petición son respondidos en debida y legal forma como fuente primaria de información. La página web de la Entidad muestra un significativo avance en cuanto a información primaria que fortalece este componente, como es el link de quejas y reclamos, donde se ha prestado la debida atención a los usuarios. Se hace necesaria la actualización de los manuales de procesos y procedimientos, de la misma manera la actualización del manual de función de la Entidad. Se hace necesaria la actualización de los indicadores de gestión de los procesos, para alcanzar la visión y misión de la Entidad. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Se realizaron las auditoria internas dentro de la Entidad, se realizo reunión con el Comité explicando la importancia de los planes de mejoramiento, se aprobaron dichos planes para la mejora de los hallazgos encontrados dentro de las auditorias, se explico la importancia de los mapas de riesgo, adoptándose en medio magnético por las dependencias. Se cumplieron parcialmente las metas dentro de los planes de mejoramiento en las distintas dependencias implicadas dentro del Plan de auditoría anual, aprobado por el Comité de Coordinación de.

3 Durante las auditorías internas realizadas no se evidenció el manual de entrada y salida de almacén, pero si se tiene adoptado los formatos de entrada y salida de los insumos que reposan en esta área, se hace necesario tener la custodia del manual para hacer mas fácil la tarea de consultar el procedimiento que se requiere aplicar. La Entidad no cuenta con un software de nomina para que se genere la información oportuna y confiable de todos los registros de novedades. Se incluyo en un plan de mejoramiento y se estableció para el plan de auditoría de la vigencia Se hace necesaria la actualización del organigrama como representación grafica de la estructura organizativa y establecer las líneas de autoridad y asesoría. Se hace necesario fortalecer algunos componentes que han sido identificados y evaluados dentro de los conocimientos. Se observó el buen manejo de tesorería, cuentan con un manual de procedimiento de tesorería, los libros de caja se están llevando de forma eficiente, existe organización en la expedición de las facturas con sus respectivos consecutivos, firmados por quien recibe el dinero. Se están anotando en el debe los cobros realizados en efectivo, los cheques girados a favor, cumpliéndose los requisitos de ingresos de la Entidad. Se están haciendo las deducciones de ley a los contratos, tales como la estampilla pro-cultura, pro-pobre, pro universidad, pro-anciano, formato, Industria y Comercio, el porcentaje del 5% para fondo de seguridad, consignando a la cuenta respectiva. La caja menor muestra organización a la hora de llevar el control del movimiento de los recursos. Se realizaron las auditoria internas dentro de la Entidad, se realizo reunión con el Comité explicando la importancia de los planes de mejoramiento, se aprobaron dichos planes para la mejora de los hallazgos encontrados dentro de las auditorias, se explico la importancia de los mapas de riesgo, adoptándose en medio magnético por las dependencias. Se cumplieron parcialmente las metas dentro de los planes de mejoramiento en las distintas dependencias implicadas dentro del Plan de auditoría anual, aprobado por el Comité de Coordinación de Control interno.

4 Durante las auditorías internas realizadas no se evidenció el manual de entrada y salida de almacén, pero si se tiene adoptado los formatos de entrada y salida de los insumos que reposan en esta área, se hace necesario tener la custodia del manual para hacer más fácil la tarea de consultar el procedimiento que se requiere aplicar. La Entidad no cuenta con un software de nomina para que se genere la información oportuna y confiable de todos los registros de novedades. Se incluyo en un plan de mejoramiento y se estableció para el plan de auditoría de la vigencia Se hace necesaria la actualización del organigrama como representación grafica de la estructura organizativa y establecer las líneas de autoridad y asesoría. Se hace necesario fortalecer algunos componentes que han sido identificados y evaluados dentro de los conocimientos. Se observó el buen manejo de tesorería, cuentan con un manual de procedimiento de tesorería, los libros de caja se están llevando de forma eficiente, existe organización en la expedición de las facturas con sus respectivos consecutivos, firmados por quien recibe el dinero. Se están anotando en el debe los cobros realizados en efectivo, los cheques girados a favor, cumpliéndose los requisitos de ingresos de la Entidad. Se están haciendo las deducciones de ley a los contratos, tales como la estampilla pro-cultura, pro-pobre, pro universidad, pro-anciano, formato, Industria y Comercio, el porcentaje del 5% para fondo de seguridad, consignando a la cuenta respectiva. La caja menor muestra organización a la hora de llevar el control del movimiento de los recursos. Se requiere capacitación a los funcionarios para el mejoramiento continuo dentro de la Entidad, acerca de MECI y CALIDAD. No ha habido capacitaciones en este tema se hace necesario conocer la normatividad. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno nos muestra un avance entre el 50% y el 65%, sin embargo se hace necesario fortalecer los componentes del sistema de control interno. Con la creación de la Oficina de nombrado dentro de la Entidad con la normatividad vigente se han documentado los procesos, se han realizado las auditorias y seguimientos de

5 rigor. Se han creado los distintos comités dentro de la Alcaldía. No se creado el sistema de calidad. RECOMENDACIONES Concientizar a los funcionarios de la entidad sobre la importancia del sistema de control interno, los componentes que lo estructuran, así como la normatividad que las regula. Igualmente realizar los seguimientos y evaluaciones pertinentes al sistema. Consultar los diferentes procesos que se encuentran documentados. Crear cultura de autocontrol, autorregulación y autogestión en los funcionarios de la Alcaldía. Se tiene que dar más importancia al fundamento autorregulación e implementar el nomograma de la Entidad. Concientizar a los funcionarios de la entidad sobre la importancia del sistema de control interno, los componentes que lo estructuran, así como la normatividad que las regula. Sé recomendó la actualización del organigrama de la Entidad. Se recomendó la adquisición del software de nomina. Se recomendó a la Secretaria de Hacienda desarrollar los indicadores de gestión administrativa. Los registros de pasivos se están llevando a través del programa PASIVOCOL, que se encarga de registrar las historias laborales de cada funcionario, se recomendó para el buen manejo del programa la capacitación al personal de auxiliar administrativo. Se recomendó Subir en la página de la Entidad el registro de derechos de petición, según circular externa No 001 del 2011, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de de las Entidades del orden Nacional y Territorial. ORIGINAL FIRMADO JORGE ELIECER ESPELETA OROZCO Jefe de