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1 GUÍA PRÁCTICA PARA INGRESO DE TRÁMITES AL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL DMQ PBX: Ulloa N31-10 y Murgeón El Quito que queremos

2 Misión del Registro de la Propiedad del DMQ GUÍA PRÁCTICA PARA INGRESO DE TRÁMITES AL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL DMQ Somos una institución pública responsable de garantizar seguridad jurídica de actos registrales referentes a la propiedad inmobiliaria y su publicidad. Buscamos la prestación de servicios de calidad, oportunos y transparentes, desarrollados por personas honestas, calificadas y en constante crecimiento. Contribuyendo al desarrollo económico y social del DMQ. 2

3 TRÁMITES PARA INSCRIPCIÓN REQUISITOS GENERALES Los siguientes son requisitos generales para todo tipo de ACTO TRASLATICIO DE DOMINIO: En la escritura debe constar la firma del Notario (con holograma), presentar PRIMERA COPIA y en cada una de las fojas tiene que constar el sello de la respectiva notaría.* Sello original y sumilla del Notario en todas las fojas* Hoja de transferencia de Dominio del Distrito Metropolitano de Quito (en este documento consta la cuantía, la superficie y el valor a pagar de impuestos entre otros datos)* Pagos de los impuestos de: Alcabala y el pago por impuesto de plusvalía en el caso de haberlo en Tesorería Municipal. Impuesto adicional en el Consejo Provincial.* 4

4 Si la escritura es antes de 2004, los siguientes pagos: Las escrituras celebradas antes 2004 deben cancelar los impuestos de Alcabala y adicionales (que comprenden pagos a: Tesorería Municipal, Consejo Provincial, Junta de Defensa Nacional y Agua Potable), el pago por impuesto de plusvalía en caso de haberlo. Adicional deberá cancelar el impuesto de Registro en Tesorería Municipal, Junta de Defensa Nacional y Consejo Provincial. Certificado de gravámenes e hipotecas actualizado * Comparecencia del propietario por sus propios derechos y/o si es a través de poder, con la respectiva razón de no revocatoria, de 1 año de vigencia otorgado en el Ecuador o 5 años, en caso de ser otorgado en el extranjero. Si se comparece por un menor de edad o una persona que no tenga la libre administración de sus bienes, se debe señalar a su representante y en qué calidad, en el caso de ser curador tiene que adjuntar el discernimiento (nombramiento) correspondiente; así como también copia de cédula del menor. Si el vendedor es un menor de edad o una persona que no tiene la libre administración de sus bienes tiene que presentar la autorización judicial correspondiente. Además de la autorización señalada anteriormente, si la venta es de los bienes del pupilo debe ser en pública subasta (Art. 419 CC, concordancia Arts. 779 y 780 CPC) Si son Cooperativas de Vivienda y afines se requiere el Acuerdo Ministerial que aprueba la minuta de adjudicación y el Acta de sorteo de los inmuebles (este requisito se seguirá solicitando hasta que se conforme la Superintendencia y con ella las nuevas políticas a aplicarse de acuerdo a la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero 5 6 Si es persona jurídica nombramiento inscrito y actualizado, copia del RUC, acta de autorización de la junta o asamblea de accionistas o socios excepto las entidades cuyo objeto social o giro del negocio sea inmobiliario.

5 Popular y Solidario) y los nombramientos de los representantes otorgados por el MIES. En caso de los Comités Barriales o Promejoras es necesaria la autorización de la Asamblea General de miembros y los nombramientos de los representantes otorgados por el MIES. Estado civil al momento de la adquisición (si comparece con capitulaciones matrimoniales debe adjuntar las mismas, no basta que esté marginada en la partida)* Si los comparecientes tienen disolución de la Sociedad Conyugal tienen que adjuntar la partida de matrimonio con la marginación correspondiente.* Si los comparecientes son de estado civil divorciados deberá adjuntar la partida de matrimonio con la respectiva marginación.* Verificación de nombres con cédulas (revisar también que conste la papeleta de votación) consistentes con la información del certificado de gravamen. * Comparecientes, la calidad en que lo hacen y estado civil (si existe cónyuge exigir copia de cédula, si están estipulando a favor de alguien exigir copia de cédula de la persona a favor de quien se hace dicha estipulación)* Antecedentes, por lo menos el inmediato anterior (si son varias adquisiciones hacer constar todas y cada una de ellas) con fechas y nombres exactos.* Descripción exacta del predio con información de calles, linderos, número de predio y clave catastral consistente con la información del certificado (linderos y superficie con el oficio de transferencia) y aclarar en caso de que haya diferencia con la información constante en el título anterior. En caso de que una persona adquirió la propiedad de estado civil casado sin especificar Cláusula de Autorización de Inscripción* el nombre del cónyuge se deberá adjuntar la partida de matrimonio.* Contribución a la autopista en los inmuebles 7 8

6 ubicados en las parroquias Pomasqui y San Antonio de Pichincha (Consejo Provincial).* En caso de fraccionamientos tiene que estar como documento habilitante la respectiva autorización municipal, sin perjuicio de que la misma esté inscrita en el Registro de la Propiedad.* Si adquirió por herencia o legado, adjuntar el comprobante de pago del impuesto a la herencia (formulario 108 y Anexos por cada uno o razón de prescripción) antecedentes de dominio del causante y posesión efectiva.* Para la inscripción de testamento deberá adjuntarse el pago de impuesto a la herencia. En cuanto a la diferencia de áreas en relación a la Ordenanza No. 163 (o la norma que la sustituya) de fecha 3 de enero de 2012 lo siguiente: Cuando se ha justificado la superficie real con el título anterior se atenderá a este último, para verificar esta información se requiere adjuntar copia simple de la escritura de adquisición con razón de inscripción cuando ésta se hubiera otorgado antes de En caso de que exista cambio de denominación de una persona jurídica y ésta sea propietaria de un bien inmueble, es indispensable que este cambio se inscriba en el Registro de la Propiedad.* Si una persona interviene por medio de su apoderado el poder deberá contener al menos lo siguiente: La autorización expresa para realizar el acto o contrato que se pretende inscribir. En caso de transferencia de dominio indicar expresamente si es a título oneroso, gratuito o un título diferente. 9 10

7 REQUISITOS POR TIPO DE CONTRATO Además de los requisitos generales para todo título traslaticio de dominio se requerirán en este caso los siguientes: 1. TRANSFERENCIAS DE DOMINIO EN REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL: Si está declarado en Propiedad Horizontal (linderos generales, específicos y alícuotas, que deberá coincidir plenamente con la Declaratoria y el certificado de gravamen). Debe haber certificado actualizado de expensas con sello e identificación de la persona que está a cargo de la recaudación de los valores o de la administración con el detalle exacto de los inmuebles que se están transfiriendo de acuerdo a la Declaratoria de P. H. Adjuntar copia de cédula del administrador o de quien suscribe el documento; así como también el nombramiento vigente del administrador. Caso contrario se deberá incluir una declaración juramentada sobre responsabilidad en el pago que exima al Notario y al Registrador respecto de estas obligaciones y que determine al menos lo siguiente: Los compradores declaran bajo juramento que en el (nombre del Conjunto Residencial), lugar en donde se encuentran ubicados los inmuebles materia de la presenta venta, no existe designado Administrador alguno, por lo que no se han generado cuotas por concepto de expensas, eximiendo de responsabilidad a los señores Notario y Registrador de la Propiedad del Cantón. Todo esto bajo declaración expresa de responsabilidad de los intervinientes. Cláusula de sometimiento al régimen de P.H.; que conoce, y acepta el reglamento interno de copropiedad

8 2. TRANSFERENCIAS DE DOMINIO EN REGIMEN DE DERECHOS Y ACCIONES: Además de los requisitos generales para todo título traslaticio de dominio se requerirán en este caso los siguientes: Se deberá señalar linderos generales donde se encuentren fincados derechos y acciones. 3. DONACIÓN: Además de los requisitos señalados anteriormente: Si hay dudas acerca del porcentaje o no consta exacto en el certificado se pide título anterior (D y A fincados) o certificado de Ventas (D y A sobrantes). Si existe una venta de derechos y acciones en el texto de la escritura NO puede constar que se realiza como cuerpo cierto o viceversa. En caso de que el adquirente consolide el 100% de derechos y acciones del bien que equivalga a la totalidad del inmueble deberá declararlo así expresamente, a efecto de que a futuro puede transferirlo como un solo inmueble. Para donar, se necesita autorización judicial o Acta notarial de subsistencia patrimonial. El impuesto a la donación que genere (SRI). Se deberá determinar con claridad si se trata de una donación revocable o irrevocable debiendo atenderse a lo previsto en el Código Civil sobre los efectos y requisitos de la donación. En cualquier caso en que existiere incremento gratuito en el patrimonio de una persona tiene que presentarse el impuesto a la donación (renuncias, cesión de derechos, y otros). Si la venta es en derechos y acciones, debe constar el porcentaje tanto en la escritura como en el oficio de trasferencia

9 4. APORTES DE BIENES INMUEBLES EN CONSTITUCIÓN DE COMPAÑÍAS: A más de los señalados anteriormente tiene que adjuntarse la resolución de la Superintendencia de Compañías. 5. PARTICIONES DE BIENES DE COMPAÑÍAS QUE YA ESTÁN CANCELADAS DE HECHO Y DE DERECHO: A más de los señalados anteriormente tiene que adjuntar los siguientes: Certificación de la Superintendencia de Compañías de las personas que constan como socios a la fecha de la cancelación de la Compañía. Certificación de la Superintendencia de Compañías y del Registro Mercantil de que la Compañía se encuentra cancelada. 6. LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD CONYUGAL: A más de los señalados anteriormente tiene que adjuntar lo siguiente: La liquidación de la sociedad conyugal puede ser: 1. Judicial; 2. Por escritura pública acompañada de su respectiva aprobación judicial; 3. Por escritura pública acompañada del Acta notarial que disponga la inscripción, con la respectiva publicación por la prensa y ordenando la inscripción. Las tres formas cumpliendo con las formalidades de ley

10 7. CONSTITUCIÓN DE HIPOTECA ABIERTA: Además de los requisitos generales, de los establecidos para los inmuebles establecidos en Propiedad Horizontal así como de los de Derechos y Acciones, se requerirá los siguientes: Si se hipoteca bienes que pertenecen a un menor de edad o a una persona que no tiene la libre administración de sus bienes tiene que presentarse la autorización judicial correspondiente. Si quien hipoteca es una persona jurídica adjuntar la autorización del órgano correspondiente o adjuntar copia simple del estatuto donde conste esa facultad. 8. CANCELACIÓN DE HIPOTECA: Que haya firma del Notario y que sea PRIMERA COPIA. Sello y sumilla del Notario en todas las fojas. Oficio del Notario al Señor Registrador el mismo que debe ser un fiel reflejo de la escritura. (En BIESS y BEV se establecen el valor de la hipoteca) Comparecencia del acreedor cancelante si éste compareció con estado civil casado a la fecha de la constitución de la hipoteca tiene que intervenir obligatoriamente su respectivo cónyuge, si es persona jurídica nombramiento inscrito y actualizado, copia del RUC. En caso de que la escritura sea otorgada en otro cantón, ingresar con una copia de la escritura certificada (en reemplazo del oficio de cancelación). 9. PROMESA DE COMPRAVENTA: Si el interesado desea voluntariamente inscribir deberá adjuntar lo siguiente: Que esté elevada a escritura pública y que sea PRIMERA COPIA Certificado de gravámenes e hipotecas actualizado

11 Comparecencia del propietario por sus propios derechos y/o si es a través de poder, con la respectiva razón de no revocatoria, de 1 año de vigencia otorgado en el Ecuador o 5 años, en caso de ser otorgado en el extranjero. Si es persona jurídica nombramiento inscrito y actualizado, copia del RUC, acta de autorización de la junta o asamblea de accionistas o socios excepto las inmobiliarias. Si comparece un menor de edad o una persona que no tenga la libre administración de su bienes, se debe señalar, quien los representa y en que calidad, en el caso de ser en calidad de curador, tiene que adjuntar el discernimiento (nombramiento) correspondiente. De ser el promitente vendedor la respectiva autorización judicial. Descripción del inmueble que se promete vender con información de calles y linderos. Debe estar señalado claramente el plazo para el cumplimiento de la escritura definitiva de la escritura. Se puede incluir una cláusula penal. Se debe incluir cláusula de autorización para la inscripción. 10. COOPERATIVAS: En tanto la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria no establezca un nuevo procedimiento, cuando las Cooperativas adjudican a sus socios será necesario contar con el Acuerdo Ministerial que aprueba la minuta de adjudicación y el Acta de sorteo de los lotes. Para realizar ventas a terceros se requerirá autorización de la Asamblea de socios. En el caso de Comités, para la transferencia a sus socios o terceros será necesario presentar la autorización de sus miembros; además nombramientos vigentes de sus representantes. Verificación de nombres con cédulas (revisar también que conste la papeleta de votación) consistentes con la información del certificado de gravamen. Comparecientes, la calidad en que lo hacen y 19 20

12 estado civil (si existe cónyuge exigir copia de cédula, si están estipulando a favor de alguien exigir copia de cédula de la persona a favor de quien se hace dicha estipulación) Antecedentes, por lo menos el inmediato anterior (si son varias adquisiciones hacer constar todas y cada una de ellas) con fechas y nombres exactos. 11. ARRENDAMIENTOS: Si las partes deciden inscribirla, el efecto es que se deberá respetar el plazo estipulado por las mismas y así considerar los siguientes requisitos: Que esté elevado a escritura pública y que sea PRIMERA COPIA Certificado de gravámenes e hipotecas actualizado Comparecencia del propietario (si es a través de poder, con la respectiva razón de no revocatoria, de 1 año de vigencia otorgado en el Ecuador o 5 años, en caso de ser otorgado en el extranjero). Si es persona jurídica nombramiento inscrito y actualizado, copia del RUC, acta de autorización de la junta o asamblea de accionistas o socios excepto las inmobiliarias. Si comparece un menor de edad o una persona que no tenga la libre administración de su bienes, se debe señalar quien los representa y en que calidad, en el caso de ser en calidad de curador tiene que adjuntar el discernimiento (nombramiento) correspondiente. Si el arrendador es un menor de edad o una persona que no tiene la libre administración de sus bienes tiene que presentar la autorización judicial correspondiente. Verificación de nombres con cédulas (revisar también que conste la papeleta de votación) consistentes con la información del certificado de gravamen.

13 Comparecientes, la calidad en que lo hacen y estado civil. Antecedentes, por lo menos el inmediato anterior (sin son varias adquisiciones hacer constar todas y cada una de ellas) con fechas y nombres exactos. Debe estar señalado claramente el plazo del contrato, la utilización que se le dará al inmueble y el canon de arrendamiento. Autorización para la inscripción. SOLICITUD DE CERTIFICADOS recomendaciones a tomar en cuenta al ingreso de una solicitud previa al obtencion del certificado 1. La petición deberá solicitarse únicamente a nombre del último propietario, y en base al título de adquisición. (Artículo 10 Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos). 2. En caso de que exista testamento o posesión efectiva la solicitud deberá realizarse a nombre del causante y en base a su forma de adquisición, mientras que la referencia del testamento o la posesión efectiva deberán anotarse en la parte correspondiente en la petición. 3. En la petición debe hacerse constar los nombres y apellidos completos de los adquirentes y de su cónyuge, a efecto de poder calcular adecuadamente los derechos respectivos y no dilatar el trámite. 4. Se debe detallar todas las alícuotas (declaratoria 23 24

14 de propiedad horizontal) o inmuebles (lotes o fajas de terreno) del cual se desea la certificación.- En caso de que se trate de propiedades que no tiene relación entre sí deberá llenarse una solicitud por cada una. Debe indicarse todas las formas de adquisición; ya que esta omisión podría provocar confusión al certificar 5. Si necesita con posesión efectiva la certificación, se recomienda adjuntar una copia de la razón de inscripción de dicha posesión efectiva, o en su defecto anotar los apellidos de los herederos, teniendo siempre en cuenta que el causante debe constar como propietario. 6. Si se solicita un estatuto personal llenar con letra clara, adjuntar copia de la cédula de identidad; y, hacer referencia al inmueble, la parroquia donde se encuentra ubicado y sus debidas especificaciones OBSERVACIONES FRECUENTES EN CUANTO A LOS CERTIFICADOS EMITIDOS El certificado se confiere en base a la información constante en los libros y archivos que se custodian en esta dependencia, en tal razón puede generarse diferencias entre la información que consta en el certificado y lo que consta en títulos por las siguientes causas: a. ERROR EN LIBROS: Para establecer si el error en el certificado es producto de la existencia de un error en los archivos que reposan en esta dependencia, DEBEMOS TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES PARAMETROS: i. Si la información que consta en el certificado hace referencia a un acto o contrato inscrito después de marzo de mil novecientos noventa y nueve, es necesario que se adjunte copias certificadas de la escritura cuyos datos no coinciden, ya que a partir de esta fecha el Registro mantiene información digitalizada y por tal razón el certificado es un reflejo de dicha inscripción. ii. La información del certificado corresponde únicamente a lo que consta en libros, por lo que el usuario antes de solicitar el cambio deberá constatar que el dato conste en el último título inscrito

15 iii. No se procede a rectificar los libros sino únicamente basado en escrituras originales o copias certificadas. Artículo 10 Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. iv. Los homónimos generados por inscripción de providencias judiciales o administrativas deberán ser aclarados por la autoridad correspondiente. b. ERROR DE FORMA: En este tipo de errores se incluyen aquellos referentes a la redacción del certificado y que no perjudica la naturaleza del inmueble, sus titulares y/o a su realidad jurídica. Sin perjuicio de lo anterior, es conveniente que se informe al Registro para su inmediata corrección. c. ERRORES DE FONDO: Son errores en los cuales se cambia o altera la situación jurídica del inmueble, sus propietarios, los derechos reales que recaen sobre él o sus gravámenes, y sobre los cuales el usuario tiene que informar al Registro inmediatamente para ser corregido.- Art 8.- de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.- OBSERVACIONES FRECUENTES EN CUANTO A LOS CERTIFICADOS EMITIDOS Es facultad del Registro de la Propiedad, el solicitar documentación, basado en el principio de rectificabilidad de la información (Art. 8 Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos), en cuyo caso se emite una negativa solicitando documentación, como por ejemplo: i. Declaración juramentada del propietario: En predios urbanos y rurales que han sido adquiridos hasta antes del 28/10/1966, y que no han sido hipotecados, y que tampoco han tenido una prohibición de enajenar. ii. Documentos catastrales; Se lo pide conjuntamente con la declaración juramentada en los mismos casos. iii. Autorizaciones de subdivisión y plano aprobado: Tomando en consideración que no todas las autorizaciones de subdivisión fueron inscritas, se requiere que se adjunte estos documentos para ampliar la información del certificado y establecer cuantos lotes tuvo el fraccionamiento y su respectiva denominación

16 NOTA: estos requisitos corresponden a las observaciones que con mayor frecuencia se presentan en los procesos de revisión legal, inscripción y certificación en el Registro de la Propiedad. Este documento constituye una guía referencial para facilitar a los usuarios. Esto no obsta el establecimiento de otros requisitos particulares que puedan presentarse en cada caso, de conformidad con la normativa legal vigente y acorde a los temas específicos que se establezcan en cada acto o contrato. Cualquier tipo de duda que se pueda generar respecto del contenido de este documento podrá canalizarse del director de inscripciones o certificaciones según el caso. BASE LEGAL.-Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización Código Civil Código de Procedimiento Civil Ley de Registro Ley del Sistema Nacional del Registro de Datos Públicos Ley de Compañías Ley de Propiedad Horizontal Ley Notarial Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. Ley de Inquilinato Ley de Mercado de Valores Código Tributario 29 30

17 Visión del Registro de la Propiedad del DMQ El RPDMQ en el 2015 es El líder nacional y Latinoamericano en la generación de valor, a través de la prestación de servicios registrales para la comunidad y garante de la seguridad jurídica de la propiedad inmobiliaria. Somos modelo de gestión eficiente, eficaz y socialmente responsable, construido sobre la base del mejor talento humano y la excelencia en el servicio. 31

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