Programa de Compras y Contrataciones Públicas Comité para la Reforma del Estado (CEPRE),

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1 Programa de Compras y Contrataciones Públicas Comité para la Reforma del Estado (CEPRE), Presidencia de la República República Oriental del Uruguay Programa de Compras y Contrataciones Públicas Comité para la Reforma del Estado (CEPRE), Presidencia de la República República Oriental del Uruguay

2 PROGRAMA DE APLICACION DE MEJORES PRÁCTICAS PARA EL DESARROLLO: PERFILES DE PRÁCTICAS Junio 2004 Institución: País: Sitio en Internet: Programa de Compras y Contrataciones Públicas Comité para la Reforma del Estado (CEPRE) Presidencia de la República República Oriental del Uruguay Sumario: El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales tiene como objetivo brindar mayor transparencia, mayor competencia y eficiencia en los procesos de adquisiciones públicas de la Administración Central. Uno de sus principales productos en desarrollo es el sitio de publicación de las compras estatales: donde se publica toda la información de las compras realizadas por el estado uruguayo. Además de la normativa correspondiente y la información institucional, actualmente se publican en el sitio las licitaciones en trámite (públicas y abreviadas) y los Pedidos, Adjudicaciones y Listas de Oferentes de las Compras Directas y las Compras Centralizadas (actualmente: Unidades de Alimentos y Medicamentos.) El funcionamiento del sitio web está sostenido en un Sistema de Información de Compras Estatales (SICE). Éste es un sistema que opera de forma obligatoria a nivel de los Incisos de la Administración Central para el ingreso de toda la información relativa a las contrataciones que el Estado realice. Para ello, funciona como sistema auxiliar del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), implementado en la Administración Central bajo la coordinación del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) con el objetivo de modernizar y hacer mas eficiente y transparente el sistema contable y financiero. A través del sitio se permite el seguimiento de los procesos de compras y contrataciones y se facilita el acceso público a la información sobre precios y condiciones de las demandas del Estado. Al 29 de Julio del 2003, en el sitio se han publicado 157 llamados y 79 adjudicaciones a licitaciones públicas; 846 llamados y 665 adjudicaciones a licitaciones abreviadas, adjudicaciones a compras directas, 320 adjudicaciones a compras directas por excepción, 887 invitaciones a pedidos de compras directas y 947 adjudicaciones a pedidos de compras directas.

3 1. INTRODUCCIÓN A LA INSTITUCIÓN y SU PRÁCTICA El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales tiene como objetivo brindar mayor transparencia, mayor competencia y eficiencia en los procesos de adquisiciones públicas de la Administración Central. Uno de sus principales productos en desarrollo es el sitio de publicación de las compras estatales: cuyo objetivo general es el de mejorar la transparencia del proceso de compras y contrataciones estatales brindando información básica acerca del mismo. Para ello incluye los pliegos de condiciones particulares de licitaciones públicas y abreviadas de la Administración Central así como las resoluciones de adjudicación correspondientes (incluyendo las compras directas), de manera de informar a los usuarios del Sitio sobre las demandas de la Administración. 2. INFORMACIÓN GENERAL A. Orígenes y objetivos de la Práctica El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales se origina dentro del marco de reforma del Estado, liderado por el Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (CEPRE), dependiente de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) de la Presidencia de la República. Los objetivos que persigue el proyecto refieren a la de mejora de los procedimientos de compra. Específicamente: - Efectuar la buena compra: Obtener el mejor valor para el dinero en las transacciones que efectúan los organismos del Estado, aumentando el ahorro en este ítem, la eficiencia y eficacia de los procesos de compra de bienes y contratación de servicios por parte de las entidades pertenecientes al sector público. - Propiciar el buen mercado: facilitar el acceso y aumentar la competencia de proveedores en el mercado de las compras del Sector Público. - Potenciar empresas que brindan servicios de comercio electrónico a través de Internet - Obtener los mejores productos y servicios: Mejorar la calidad de las compras e incentivar el desarrollo de mejores productos y servicios que sirvan al Estado y beneficien al país. - Mejorar los procedimientos internos utilizados por las unidades ejecutoras en lo relativo a las compras directas - Ampliar la cobertura y representatividad del sitio B. Descripción detallada de los servicios ofrecidos (presénciales y en-línea) El sitio es el portal de compras donde se publica toda la información de las compras realizadas por el estado uruguayo. Además de la normativa correspondiente y la información institucional, actualmente se publican las licitaciones en trámite (públicas y abreviadas) y los Pedidos, Adjudicaciones y Listas de Oferentes de las Compras Directas y las Compras Centralizadas (actualmente: Unidades de Alimentos y Medicamentos). A partir de Junio entró en vigencia un nuevo decreto que obliga a las unidades ejecutoras a publicar el pedido de Compras Directas en el sitio de compras estatales. Esta información no se

4 publica todavía en el sitio. - En estos casos, el control se realizará para las Unidades Ejecutoras (UE) que tienen implantado el Sistema de Compras y Contrataciones Estatales (SICE) y las que utilizan el Sistema de Publicaciones. El SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) no permitirá Comprometer el gasto si el pedido o el llamado no fue publicado previamente en el sitio. C. Elementos y componentes fundamentales de la Práctica El funcionamiento del sitio web está sostenido en un Sistema de Información de Compras Estatales (SICE). Éste es un sistema que opera de forma obligatoria al nivel de los Incisos de la Administración Central para el ingreso de toda la información relativa a las contrataciones que el Estado realice. Para ello, funciona como sistema auxiliar del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), implementado en la Administración Central bajo la coordinación del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) con el objetivo de modernizar y hacer más eficiente y transparente el sistema contable y financiero. De esta forma, permite el seguimiento de los procesos de compras y contrataciones, y facilita el acceso público a la información sobre precios y condiciones de las demandas del Estado. El proceso que sigue entonces la prestación del servicio desde su inicio hasta su finalización, implica la interacción de los dos sistemas (ver diagrama a continuación) en una serie de pasos básicos: - Ingreso de pedido. - Armado de la compra. - Llamado a licitación. - Publicación del llamado a licitación. - Ingreso de ofertas por parte de los proveedores. - Ingreso de la adjudicación. - Publicación de la adjudicación. - Ingreso de la factura correspondiente. SIIF A. Registro de la Afectación B. Registro del Compromiso C. Registro de la Obligación Aviso habilitando la Afectación Información de la Afectación Aviso habilitando el Compromiso Información del Compromiso Aviso habilitando la Oblig ación Información de la Oblig ación SICE 1. Registro de p edidos 2. Armado de la com pra 3. Ingreso de datos para llamado 4. Cuadro de Ofertas 5. Ingreso de datos de la adjudicación 6. Ingreso de datos de la factura 7. Cierre de Compra

5 D. Duración de las fases de planeamiento y ejecución así como el número de años de funcionamiento El proyecto de creación del sitio web comienza en el año 1995, con la aprobación del Programa de Reforma del Estado y de sus principios generales. El sitio se inauguró oficialmente en Marzo de En su versión actual, se pone en funcionamiento en el primer trimestre del año E. Inversión total y costos anuales de operación No existe información disponible. 3. IMPACTOS y RESULTADOS A. En el Gobierno: La solución ha reducido los tiempos de respuesta del gobierno y ha disminuido sus costos administrativos, sin embargo, no existe aún una evaluación de impacto. B. En los usuarios: Aún en desarrollo, no existe todavía una evaluación de impacto el proyecto. C. En el sector: La solución incrementa la participación de los ciudadanos en la vida pública a través de la mayor transparencia y competencia y posibilidad de acceso al Estado. No sólo como ciudadanos sino también como proveedores. 4. RECONOCIMIENTO La práctica no cuenta con reconocimientos o distinciones.

6 5. USO A. Volumen anual de transacciones procesadas Al 29 de Julio del 2003, en el sitio se han publicado 157 llamados y 79 adjudicaciones a licitaciones públicas; 846 llamados y 665 adjudicaciones a licitaciones abreviadas, adjudicaciones a compras directas, 320 adjudicaciones a compras directas por excepción, 887 invitaciones a pedidos de compras directas y 947 adjudicaciones a pedidos de compras directas. Al 11 de Julio del mismo año, el sitio había llevado adelante licitaciones públicas por un total de US$ , licitaciones abreviadas por un total de US$ , compras directas por US$ y compras directas por excepción por US$ B. Porcentaje del número total, representado por estas transacciones en-línea La publicación en el sitio es obligatoria, por lo que las transacciones cubren el total de las realizadas en ese período. C. Número de usuarios Al 29 de Julio del 2003, han ingresado información al sitio 181 Unidades Ejecutoras de la Administración Central y 260 incisos de otros organismos públicos. En el último año, el sitio ha recibido visitas ( y hits). D. Porcentaje del total de los usuarios que utilizan la versión electrónica En el mismo mes de inauguración del sitio comenzó a regir la obligatoriedad para que los organismos vuelquen al portal los datos sobre las condiciones de los llamados, de las adjudicaciones posteriores, así como los correspondientes a compras directas, por lo que el total de usuarios es el potencial total en cuanto a la Administración Central. Respecto a los entes autónomos y servicios descentralizados, dado que solamente se los ha exhortado a participar, todavía queda un margen de incorporación. 6. MARCO LEGAL y POLITICO A. Las enmiendas legales que fueron necesarias para implementar el proyecto El Decreto 342/99 comete a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto el diseño, desarrollo e implementación del Sistema de Información de Compras Estatales (SICE) y establece la unificación de la información relativa a los proveedores del Estado en un único registro dentro del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). El proyecto también se ampara en el artículo 706 de la Ley (año 1996), en la normativa dispuesta por el TOCAF (particularmente en los artículos 65 y 81), en el Decreto 66/002. Se modificó el marco reglamentario de las compras y contrataciones estatales de forma de implementar un pliego único de bases y condiciones generales para los contratos de suministros y servicios no personales.

7 B. Indique si el proyecto es parte de un programa de modernización del estado y/o parte de una estrategia de gobierno electrónico. Favor de incluir una breve descripción El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales se origina dentro del marco de reforma del Estado, liderado por el Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (CEPRE), dependiente de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) de la Presidencia de la República. C. El entorno político en que se inició la Práctica y las acciones tomadas para superar cualquier renuencia a la ejecución de la Práctica, si este fuera el caso La práctica se ha desarrollado dentro del marco del Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales, liderado por el Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (CEPRE). Su dependencia directa de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) de la Presidencia de la República hace su quehacer estratégico y facilita su implementación en el nivel de la administración central. 7. MARCO INSTITUCIONAL A. La institución responsable del proyecto así como otras entidades que hayan participado en la elaboración de la Práctica (empresas, sociedad civil, universidades y otras agencias públicas) y el rol desempeñado por cada una Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (C.E.P.R.E.). No existen otras instituciones involucradas directamente en el proyecto. El sitio fue completamente desarrollado por el CEPRE su información es suministrada por todas las Unidades Ejecutoras de la Administración Central a través del SICE y el SIIF. B. La estrategia aplicada para ejecutar y conllevar los cambios institucionales La estrategia para el manejo del cambio institucional se enmarca, como el proyecto mismo, en el proceso de reforma del Estado, del que el propio CEPRE es producto. 8. FASE DE EJECUCION A. Si la ejecución de la Práctica fue organizada en etapas o en sub.-proyectos, o si esta es parte de algún programa más amplio El sitio de Compras y Contrataciones Estatales es parte del Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales, llevado adelante por el Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (CEPRE) como parte del Programa de Modernización de la Gestión Pública. El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales tiene como objetivo brindar mayor transparencia, competencia y eficiencia en los procesos de adquisición pública de la Administración Central. Además del sitio web, se compone de otros dos productos principales: la

8 creación de un pliego de compras estándar y la implementación de un Sistema de Información y Gestión de Compras y Contrataciones Estatales (SICE). En el período , el proyecto se identifica en el punto (Modernizar y profesionalizar la gestión de compras y contrataciones estatales) del Programa para la Mejora en la Atención de Usuarios del Programa de Reforma del Estado financiado por el BID y llevado adelante por el CEPRE y el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). En el período que comienza en el año 2001 y se extiende hasta el actual, el programa se identifica como el Componente C (Mejora de la gestión de recursos públicos) del Programa de Modernización de la Gestión Pública, financiado por el Programa de Reducción del Costo del Estado sobre la Actividad Privada del FOMIN y llevado adelante por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP). Actualmente, la fase siguiente del proyecto en la puesta on-line de todo el proceso licitatorio de las compras directas (mitad de las compras totales del Estado). B. El número de horas-hombre necesitadas para la ejecución de la Práctica No existe información disponible al respecto. C. Describa cualquier acción realizada para actualizar la Práctica, indicando como fue actualizada, la fecha de actualización y el total de la inversión. El sitio todavía se encuentra en su etapa de desarrollo, por lo que no se han dado todavía actualizaciones propiamente dichas. D. Documentos creados que apoyaron el desarrollo, implementación, y operación de la Práctica; (i.e., guías de estrategia, planes de implementación, arquitectura tecnológica, legal, capacitación, etc.) Todos la documentación del programa se encuentra en el sitio web del Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado (C.E.P.R.E.): ya sea bajo el período o Actual. 9. FINANCIAMIENTO A. Mecanismo aplicado para financiar la inversión inicial El proyecto se financió con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en el período , mediante los préstamos N 995/OC-UR y N 1336/OC-UR y el Préstamo de Cooperación Técnica a la Implementación de Acciones Previstas N 1337/OC-UR. Desde el año 2001 a la fecha funciona con el apoyo del Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN). B. Método aplicado para financiar el costo anual de operación El proyecto se financia con recursos propios y con el apoyo de los organismos internacionales (BID y FOMIN).

9 C. Costo de cada servicio para los usuarios (en dólares americanos US$) El servicio no tiene costo para los usuarios. 10. TECNOLOGIA Sección A. Describa brevemente la situación tecnológica de la institución antes de la ejecución del proyecto En el marco del programa se realizó (año 1999) una encuesta de opinión a los funcionarios de las áreas de contrataciones. En este relevamiento, un 58% de los encuestados señaló que la organización de la función de contrataciones de su organismo no era adecuada, y que entre los principales problemas de organización del área se contaban la capacitación, la carencia de manuales de trabajo, la falta de planificación y las carencias informáticas (tanto de software como de hardware). Argumentando las mismas debilidades, un 62% de los encuestados señaló que la función de contrataciones de su organismo no utilizaba intensamente tecnología de información con microcomputadoras y sistemas adecuados. Sección B. Nombre el software utilizado en la elaboración y operación del proyecto y describa su arquitectura tecnológica. Si es posible, favor incluir una ilustración El desarrollo utilizó las siguientes herramientas: - Lenguajes de programación: Java, JSP, PHP, Perl y HTML - Sistemas operativos: Linux y AIX - Bases de datos: Oracle, MySql (próximamente migrando a PostgreSQL) - Servidor de aplicaciones: Jboss (J2EE) y Tomcat (Servlets) - Herramientas de desarrollo: JBuilder - Servidor web: Apache. - Herramientas para mantenimiento de versiones: CVS - Herramientas para actualización de software: JavaWebStart El sistema de compras estatales esta compuesto básicamente de tres aplicaciones y dos interfaces: 1) Sistema SICE (Sistema de Compras y Contrataciones Estatales). El SICE cumple los siguientes objetivos: a) Realizar el seguimiento del proceso de compra: pedido, armado de la compra, llamado a proveedores, adjudicación facturación. b) Identificación de la unidad organizativa generadora del pedido y por ende del gasto. c) Interacción con el sitio de publicaciones de forma de habilitar la publicación de los llamados y las adjudicaciones. d) Interrelación de las etapas del proceso de la compra con las etapas del proceso del gasto (afectación, compromiso y obligación) a través de la interrelación entre el SICE y el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). 2) Sistema de Publicaciones: Este sistema WEB es utilizado por un conjunto de unidades ejecutoras que no utilizan SICE y publican en el sitio la información de Pedidos de Compras

10 Directas, Adjudicaciones de Compras Directas, Llamados a Licitaciones, Adjudicación de Licitaciones y Compras Centralizadas. 3) Sitio de Compras Estatales: Es el portal donde se publica toda la información generada por el SICE, el Sistema de Publicaciones e Interfaces. Además existen dos interfaces que brindan la posibilidad de integrar directamente sistemas de compras propios de las unidades ejecutoras con los sistemas del CEPRE sin interacción del usuario a través de XML y JAVA. Cada una de estas aplicaciones tiene una arquitectura propia al nivel de servidores de aplicaciones, sistemas operativos, bases de datos y lenguajes de programación. Sección C. Comente sobre la posibilidad de integrar la Práctica a otras tecnologías Existe integración de la solución con otras tecnologías a través de interfaces realizadas utilizando XML. Por un lado, datos de los sistemas de compras a través de interfaces descriptas en el punto 30. Por otro lado, el SICE y el Sistema de Publicaciones esta integrado al SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera de la Contaduría General de la Nación) a través de tablas de intercambio en base de datos Oracle. También el sitio provee acceso a sistemas externos a través de una interfaz XML, que genera toda la información disponible en el mismo. A través de esta interfase cualquier usuario o empresa puede acceder en tiempo real a los pedidos de compras, cualquiera sea la modalidad, así como a las adjudicaciones correspondientes. Esto permite ampliar la difusión de las solicitudes a los potenciales oferentes, y por ende aumentar así la competencia y la transparencia en los procesos de compra. Por ejemplo pueden acceder en tiempo real a los pedidos de compras directas.

11 Presidencia de la República Usuarios o Empresas consultan al sitio (Páginas Web), o a través de la interfase XML (Fase 2). Usuario Servidor de Sitio de Compras Estatales - Sitio Web de Compras Estatales - Servidor de Aplicaciones para Interfase XML (Fase 2) y de Publicaciones (solo acceden UEs) Internet BD Sitio Unidad Ejecutora (UE) Red del SIIF (Intranet) PC Cliente Nodo SIIF en la UE Contaduría General de la Nación Servidor del SICE BD SICE - Servidor de Aplicaciones para Interfase SICE Servidor del SIIF BD SIIF - Programa SICE (se actualiza en forma periódica a través de la intranet) Usuarios que acceden al SICE, o al Sitio de Compras Estatales (Sist. Publicaciones). A su vez desde los sistemas de aquellas UEs que no utilizan SICE, interactúan en base a: - Cliente Interfase

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13 11. PRIVACIDAD y SEGURIDAD A. Las políticas de privacidad y seguridad establecidas para la Práctica y el método aplicado para presentar dichos lineamientos a los usuarios B. Las medidas técnicas adoptadas para asegurar la privacidad y seguridad de la información Toda la información que se encuentra en el sitio es de carácter público, con lo cuál la privacidad no está planteada aún como un problema. La seguridad está implementada en el acceso que tienen los usuarios de las Unidades Ejecutoras a través del Sistemas de Publicaciones para ingresar la información que se publicará luego en el Sitio de Compras Estatales. Cada usuario solo puede acceder a la información de su Unidad Ejecutora, exclusivamente. Próximamente se pondrá en producción la encriptación de todo el proceso de autentificación en el Sistema de Publicaciones, a través de HTTPS. Es importante aclarar que en el caso de las Unidades Ejecutoras que utilizan en el SICE, las mismas no requieren ingresar a través de Internet para realizar las publicaciones, ya que dicho sistema realiza la publicación en forma automática y transparente, a través de la red del SIIF (intranet). A nivel del servidor, se implantaron las medidas necesarias para habilitar hacia Internet solo aquellos servicios estrictamente necesarios, así como el monitoreo de aquellos servicios que están habilitados, de forma de evitar problemas, así como detectarlos en forma temprana. 12. CAPACITACIÓN 1. Administradores y Funcionarios: i) Su conocimiento previo acerca de las tecnologías de la información En el marco del programa se realizó (año 1999) una encuesta de opinión a los funcionarios de las áreas de contrataciones. En este relevamiento, un 62% de los encuestados señaló que la función de contrataciones de su organismo no utilizaba intensamente tecnología de información con microcomputadoras y sistemas adecuados. ii) Los esfuerzos hechos por la institución para capacitarlos en la provisión y administración del servicio Se realizaron dos cursos de Gerencia de Compras y Contrataciones Estatales y un Seminario de Compras y Contrataciones Públicas en los Procesos de Reforma del Estado. 2. Usuarios: i) Su conocimiento previo acerca de las tecnologías de la información No existe información sobre el conocimiento previo sobre tecnologías de la información por parte de los usuarios del sitio.

14 ii) La capacitación que ofreció la institución para capacitarlos en el uso del servicio. Más allá de la publicación de los manuales de procedimientos, no se han desarrollado estrategias de capacitación para los usuarios del sitio. 3. Otros esfuerzos realizados para proveer capacitación en el uso de la Práctica Más allá de la aplicación del sistema y su publicación y publicidad por los medios oficiales, no existen otros esfuerzos de difusión de la solución. 13. ALIANZAS A. Todos los casos en los que la Práctica se transfirió exitosamente a otra institución dentro o fuera del país La práctica no ha sido transferida a otras instituciones.