MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA DE LOGÍSTICA

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA DE LOGÍSTICA Aprobando mediante Resolución de Gerencia General N de fecha 26 Junio 2015 ELABORADO POR: APROBADO POR: Página 1 de 82

2 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN FINALIDAD ALCANCE ACTUALIZACIÓN BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA RESPONSABILIDAD II. MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA MISIÓN FUNCIONES III. ESTRUCTURA ORGÁNICA IV. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE APOYO SECCIÓN PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN Misión Funciones SECCIÓN GESTIÓN DE PROVEEDORES Misión Funciones V. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA SUBGERENCIA SEGURIDAD Misión Funciones Sección Seguridad Física y Electrónica Misión Funciones Sección Gestión Procesos de Seguridad Misión Funciones SUBGERENCIA DE COMPRAS Misión Funciones Sección Adquisición de Bienes Misión Funciones Sección Contratación de Servicios Misión Funciones Sección Contratación de Obras Misión Funciones SUBGERENCIA DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS Misión Funciones Sección Servicios Generales Misión Funciones Misión Funciones Sección Almacén Funciones Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos Misión Funciones SUBGERENCIA INFRAESTRUCTURA Misión Funciones VI. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGOS GERENCIA DE LOGÍSTICA Denominación del cargo específico: Gerente Logística Denominación del cargo específico: Secretaria Página 2 de 82

3 6.2. SECCIÓN PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN Denominación del cargo específico: Jefe Sección Programación y Evaluación Denominación del cargo específico: Analista Programación y Evaluación SECCIÓN GESTIÓN DE PROVEEDORES Denominación del cargo específico: Jefe Sección Gestión de Proveedores Denominación del cargo específico: Analista Gestión de Proveedores SUBGERENCIA SEGURIDAD Denominación del cargo específico: Subgerente Seguridad Denominación del Cargo Específico: Secretaria Denominación del Cargo Específico: Auxiliar Seguridad Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Seguridad Física y Electrónica Denominación del Cargo Específico: Analista Seguridad Física y Electrónica Denominación del Cargo Específico: Supervisor Operativo Seguridad Física y Electrónica Denominación del Cargo Específico: Técnico Seguridad Física y Electrónica - Agente de Seguridad Denominación del Cargo Específico: Técnico Seguridad Física y Electrónica - Atención de Visitantes Denominación del Cargo Específico: Jefe Sección Gestión Procesos de Seguridad Denominación del Cargo Específico: Analista Gestión Procesos de Seguridad Denominación del Cargo Específico: Técnico Gestión Procesos de Seguridad SUBGERENCIA COMPRAS Denominación del cargo específico: Subgerente Compras Denominación del cargo específico: Secretaria SECCIÓN ADQUISICIÓN DE BIENES Denominación del cargo específico: Jefe Sección Adquisición de Bienes Denominación del cargo específico: Secretaria Denominación del cargo específico: Supervisor Administrativo Adquisición de Bienes Denominación del cargo específico: Analista Adquisición de Bienes Denominación del cargo específico: Técnico Adquisición de Bienes SECCIÓN CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Denominación del cargo específico: Jefe Sección Contratación de Servicios Denominación del cargo específico: Analista Contratación de Servicios Denominación del cargo específico: Técnico Contratación de Servicios SECCIÓN CONTRATACIÓN DE OBRAS Denominación del cargo específico: Jefe Sección Contratación de Obras Denominación del cargo específico: Analista Contratación de Obras Denominación del cargo específico: Técnico Contratación de Obras SUBGERENCIA ADMINISTRACION Y SERVICIOS Denominación del cargo específico: Subgerente Administración y Servicios Denominación del cargo específico: Secretaria Denominación del cargo específico: Analista de Administración y Servicios - Seguros Denominación del cargo específico: Supervisor Operativo Administración y Servicios-Seguros Denominación del cargo específico: Auxiliar Administración y Servicios SECCIÓN CONTROL PATRIMONIAL Denominación del cargo específico: Jefe Sección Control Patrimonial Denominación del cargo específico: Analista Control Patrimonial Denominación del cargo específico: Técnico Control Patrimonial Denominación del cargo específico: Auxiliar Control Patrimonial SECCIÓN SERVICIOS GENERALES Denominación del cargo específico: Jefe Sección Servicios Generales Denominación del cargo específico: Supervisor Operativo Servicios Generales Denominación del cargo específico: Técnico Servicios Generales Denominación del cargo específico: Técnico Servicios Generales - Chofer SECCIÓN ALMACÉN Denominación del cargo específico: Jefe Sección Almacén Denominación del cargo específico: Técnico Administrativo de Almacén Denominación del cargo específico: Auxiliar Administrativo Almacén Denominación del cargo específico: Auxiliar Almacén SECCIÓN EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS Denominación del cargo específico: Jefe Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos Denominación del cargo específico: Analista Ejecución y Seguimiento de Contratos Denominación del cargo específico: Técnico Administrativo Ejecución y Seguimiento de Contratos Página 3 de 82

4 6.14. SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Denominación del cargo específico: Subgerente Infraestructura Denominación del cargo específico: Secretaria Denominación del cargo específico: Analista Infraestructura - Proyectos Denominación del cargo específico: Analista Infraestructura - Obras Denominación del cargo específico: Técnico Infraestructura - Obras VII. ORGANIGRAMA Página 4 de 82

5 I. INTRODUCCIÓN 1.1. Finalidad El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de las unidades orgánicas, así como las funciones a nivel de cargo específico de la Gerencia de Logística Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual, deberán ser cumplidas por los trabajadores que integran la Gerencia de Logística Actualización. El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de la Gerencia de Logística, o si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones del Banco de la Nación Base Legal y Administrativa. Acuerdo de Directorio Nº 2018, de fecha , que aprueba la Nueva Estructura Organizacional Básica, el Reglamento de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal CAP del Banco de la Nación Responsabilidad. El Gerente es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgánica a su cargo. Asimismo, los Subgerentes y los Jefes de Sección son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgánicas respectivas. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada Jefe de unidad orgánica deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña. Página 5 de 82

6 II. MISIÓN Y FUNCIONES GENERALES DE LA GERENCIA 2.1. Misión. Garantizar el suministro de bienes y servicios a las dependencias del Banco, en forma oportuna con la calidad y cantidad necesaria, a fin de contribuir al cumplimiento de sus funciones. Asimismo; administrar los bienes muebles e inmuebles de la Institución, y asegurar el eficiente funcionamiento del Sistema de Seguridad Integral del Banco Funciones. a. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del Banco; así como elaborar y ejecutar los proyectos del Plan Operativo Institucional - POI y los proyectos internos de la Gerencia de Logística. b. Elaborar el Plan Anual de Contrataciones del Banco, gestionar su aprobación, así como controlar la ejecución del mismo. c. Planificar, ejecutar y controlar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios u obras, de acuerdo con la normatividad legal y administrativa vigente. d. Recibir, custodiar y distribuir los bienes e insumos adquiridos por el Banco y los impresos fabricados por terceros, así como los documentos valorados. e. Satisfacer las necesidades de impresos a las dependencias del Banco, asegurando su abastecimiento en forma oportuna, con la calidad especificada y de acuerdo con lo programado. f. Administrar los bienes muebles e inmuebles del Banco, efectuando los registros y controles que correspondan; así como recibir y mantener en custodia aquellos que han sido adjudicados y/o embargados a favor del Banco. g. Efectuar las acciones necesarias con la finalidad que las oficinas del Banco y otros canales de atención, cuenten con locales y ambientes apropiados para el buen funcionamiento y cumplimiento de sus funciones. h. Supervisar la ejecución e inspección de los programas de inversión en obras de infraestructura. i. Asegurar que los servicios de transporte, mantenimiento y reparación de los equipos, máquinas, muebles, inmuebles y vehículos del Banco, se brinden oportunamente; incluyendo equipos o componentes electrónicos diferentes a los de cómputo. j. Gestionar las pólizas de seguros que requiera el Banco, para cubrir los riesgos a que están expuestos los bienes, instalaciones, equipos, valores y personal; velando por el resarcimiento oportuno de los derechos resultantes en el caso de siniestros. k. Efectuar las acciones legales relacionadas con asuntos administrativos e inmobiliarios que estén dentro del ámbito de su competencia, en coordinación con la Gerencia de Asesoría Jurídica. l. Cumplir y hacer cumplir los contratos derivados de la adquisición de bienes, servicios y obras de infraestructura. m. Administrar el presupuesto destinado a cubrir gastos de pasajes para los trabajadores autorizados a trasladarse en comisión de servicio al interior de la república. n. Realizar el seguimiento y control de los aspectos administrativos derivados de los contratos, órdenes de compra y/o servicios y cartas de aprobación solicitadas por las unidades organizacionales usuarias del Banco. Página 6 de 82

7 o. Publicar, registrar y/o comunicar según sea el caso, a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado, la información relativa a los procesos de selección del Banco u otros aspectos establecidos en la normatividad vigente. p. Asegurar el eficiente funcionamiento del sistema de seguridad integral del Banco, garantizando la integridad física de sus trabajadores, instalaciones y valores. q. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. r. Administrar el presupuesto asignado a la Gerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. s. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Gerencia. t. Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia u. Atender e implementar las medidas preventivas y correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoría Interna, el Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. Página 7 de 82

8 III. ESTRUCTURA ORGÁNICA. ORGANO DE DIRECCIÓN Gerencia. ÓRGANOS DE APOYO Sección Programación y Evaluación. Sección Gestión de Proveedores. ÓRGANOS DE LÍNEA. Subgerencia de Seguridad. Sección Seguridad Física y Electrónica. Sección Gestión Procesos de Seguridad. Subgerencia de Compras Sección Adquisición de Bienes. Sección Contratación de Servicios. Sección Contratación de Obras. Subgerencia de Administración y Servicios Sección Servicios Generales. Sección Control Patrimonial. Sección Almacén. Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. Subgerencia de Infraestructura. IV. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE APOYO 4.1. Sección Programación y Evaluación Misión Programar la contratación de bienes, servicios u obras, solicitadas por las dependencias del Banco; así como formular, controlar y evaluar el Plan Anual de Contrataciones de la Institución en coordinación con las áreas usuarias correspondientes. Asimismo, efectuar la formulación, seguimiento y evaluación del presupuesto asignado a la Gerencia de Logística Funciones a) Ejecutar y controlar el proceso de programación de los procesos de selección de la Oficina Principal y a nivel Institucional, en coordinación con las áreas usuarias. b) Elaborar, controlar y evaluar el Plan Anual Operativo de la Gerencia de Logística. c) Formular, controlar y evaluar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Institución. d) Organizar, supervisar y evaluar la ejecución presupuestal de la Gerencia de Logística. Página 8 de 82

9 e) Controlar el proceso técnico de programación de contrataciones de la Oficina Principal de acuerdo con los dispositivos legales vigentes. f) Atender las necesidades previstas y no previstas en el Plan Anual de Contrataciones. g) Elaborar, implementar y evaluar los criterios, metodologías y procedimientos de programación de las contrataciones en coordinación con las áreas usuarias y técnicas de la Institución. h) Controlar la organización administrativa para los Comités Especiales en los procesos de contratación de bienes, servicios u obras. i) Elaborar el proyecto de conformación de los Comités Especiales, requiriendo a las áreas usuarias y técnicas la designación de sus miembros, tramitando su aprobación. j) Consolidar las modificaciones requeridas del Plan Anual de Contrataciones, elaborando la documentación necesaria a fin que la Gerencia de Logística realice las coordinaciones ante las instancias que corresponda. k) Realizar el registro y mantener actualizado en el SEACE, en el Portal de Transparencia y en los medios pertinentes, el Plan Anual de Contrataciones del Banco, dentro de los plazos exigidos por la normatividad legal vigente. l) Supervisar el registro, publicación y actualización de la información de los procesos de selección en el SEACE. m) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de Directorio, Presidencia Ejecutiva y Actas del Comité de Gerencia. n) Formular, coordinar y presentar el Plan de Capacitación de la Gerencia. o) Efectuar estudios que a criterio de la Gerencia considere necesarios para la mejora continua de los procesos logísticos; tales como la optimización de procesos, elaboración de normativa, en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo. p) Verificar que los recursos humanos, materiales, presupuestales, servicios asignados a la Gerencia de Logística, estén acorde con la normatividad vigente. q) Elaborar, implementar y evaluar los criterios y procedimientos durante la formulación inicial del Cuadro de Necesidades, del Presupuesto y del Plan Anual de Contrataciones; en coordinación con las áreas usuarias y técnicas de la Institución, de ser el caso. r) Velar por la aplicación de dispositivos legales vigentes referidos al ámbito de la competencia de la Gerencia de Logistica s) Coordinar aspectos administrativos y asuntos legales relacionados con la operatividad de la Gerencia de Logística. t) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. u) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Página 9 de 82

10 v) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia w) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. x) Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia de Logistica Sección Gestión de Proveedores Misión Administrar la información relacionada con los proveedores de bienes, servicios u obras con la finalidad de evaluar su desempeño y calidad, así como el suministro de información relevante a las áreas involucradas Funciones a) Coordinar con las áreas usuarias para la elaboración de los proyecto de especificaciones técnicas o términos de referencia, para la contratación de bienes, servicios u obras. b) Administrar la base de datos interna de proveedores. c) Evaluar el desempeño de los proveedores de bienes, servicios u obras, en coordinación con las áreas usuarias y/o técnicas d) Elaborar indicadores con la finalidad de medir el desempeño y confiablidad de los proveedores de bienes servicios u obras. e) Evaluar el comportamiento de los proveedores de bienes, servicios u obras, identificando los puntos críticos, así como proponer mejoras en la gestión en coordinación con la Subgerencia de Compras. f) Efectuar estudios que a criterio de la Gerencia considere necesarios para la mejora continua de los procesos de contratación de bienes, servicios u obras relacionados con la gestión de proveedores. g) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. h) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. i) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia Página 10 de 82

11 j) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. k) Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia de Logistica. V. MISIÓN Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA SUBGERENCIA SEGURIDAD Misión. Asegurar el eficiente funcionamiento del sistema de gestión de seguridad integral del Banco, orientado en la integridad física de sus trabajadores, instalaciones y activos Funciones. a) Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del Banco; así como elaborar, implementar y ejecutar el Plan Operativo Anual y Proyectos Internos de la Subgerencia de Seguridad. b) Diseñar, elaborar y proponer a la Gerencia para su aprobación, el Plan de Seguridad Integral del Banco, así como implementar y controlar su ejecución a nivel nacional. c) Planificar, establecer, dirigir y controlar las acciones conjuntas que corresponden a riesgos, siniestros y catástrofes, ensayándolos periódicamente mediante simulacros y evaluando sus resultados. d) Participar en la elaboración de los convenios y contratos para la prestación del servicio de vigilancia policial y particular respectivamente, así como supervisar y controlar su cumplimiento. e) Elaborar e implementar el programa de supervisión de instalaciones, mantenimiento preventivo y reposición de los sistemas de seguridad física y electrónica, así como de todos los dispositivos e implementos destinados a ese fin, asegurando y controlando su ejecución en el ámbito nacional, en coordinación con.las unidades orgánicas usuarias. f) Definir políticas, estándares y procedimientos de seguridad física, electrónica y optimización de procesos operativos bajo un enfoque preventivo de seguridad, verificando su difusión y cumplimiento. g) Asegurar el servicio y mantenimiento de las alarmas de los medios electrónicos de autoservicio en coordinación con las áreas competentes del Banco y empresas de terceros autorizadas. h) Llevar, controlar y mantener actualizado, el inventario de los bienes y equipos de seguridad física y electrónica del Banco, en coordinación con las unidades orgánicas usuarias. i) Velar por que los procesos de instalación y traslado de medios electrónicos de autoservicio se realicen tomando en cuenta las consideraciones contenidas en el sistema de seguridad integral del Banco y las especificaciones técnicas que ello demanda. Página 11 de 82

12 j) Diseñar y proponer actividades preventivas contra robos, que amenacen la integridad del patrimonio de los clientes y la imagen institucional del Banco, coordinando su ejecución con las diversas unidades orgánicas relacionadas y entidades externas, de ser el caso. k) Efectuar visitas a la Red de Oficinas en el ámbito nacional, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones sobre medidas de seguridad, perfeccionando su aplicación y el uso correcto de los equipos de seguridad. l) Gestionar y mantener la vigencia de las licencias para portar armas de fuego del personal de seguridad del Banco, así como del carné de autorización del SUCAMEC. m) Informar a la Gerencia y, por su intermedio a la Alta Dirección, en los casos de asalto, robos, secuestros y otros hechos delictivos que atenten contra la integridad de los trabajadores, bienes, valores e instalaciones del Banco. n) Establecer la cultura de seguridad en el Banco de la Nación bajo un enfoque preventivo, en cuanto a manejo de riesgos en forma integrada. o) Administrar los módulos de atención al visitante ubicados en las sedes administrativas, así como controlar el ingreso de personas ajenas al Banco. p) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. q) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. r) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. s) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. t) Administrar el presupuesto asignado a la Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. u) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos y/o convenios de servicios solicitados por la Subgerencia, en los términos y condiciones contractuales de su competencia, como la supervisión y control de la ejecución de la prestación del servicio, la emisión de la conformidad del servicio y otros. v) Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia de Logistica. Página 12 de 82

13 Sección Seguridad Física y Electrónica Misión. Garantizar el eficiente funcionamiento de los sistemas de seguridad física y electrónica del Banco, controlando su ejecución en el ámbito nacional, en coordinación con las unidades orgánicas usuarias Funciones. a) Supervisar el cumplimiento del servicio de vigilancia privada y policial en las diferentes instalaciones del Banco, en el ámbito nacional. b) Asegurar el servicio y mantenimiento preventivo y correctivo del equipamiento de seguridad física y electrónica, implementado en los diferentes locales del Banco. c) Llevar, controlar y mantener actualizado, el inventario de los bienes y equipos de seguridad física y electrónica del Banco, en coordinación con las unidades orgánicas usuarias. d) Supervisar la instalación y traslado de medios electrónicos de autoservicio, verificando que se realicen de acuerdo a las consideraciones del sistema de seguridad integral del Banco y las especificaciones técnicas que ello demanda. e) Diseñar y controlar los esquemas de protección electrónica (alarma, vídeo). f) Efectuar visitas a la Red de Oficinas en el ámbito nacional, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones sobre medidas de seguridad, perfeccionando su aplicación y el uso correcto de los equipos de seguridad. g) Llevar el control operativo del centro de control de emergencias y monitoreo del Banco. h) Gestionar y mantener la vigencia de las licencias para portar armas de fuego del personal de seguridad del Banco, así como del carné de autorización de SUCAMEC. i) Informar a la Subgerencia en los casos de asalto, robos, secuestros y otros hechos delictivos que atenten contra la integridad de los trabajadores, bienes, valores e instalaciones del Banco. j) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. k) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. l) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. m) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Sección. n) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. Página 13 de 82

14 o) Realizar otras funciones asignadas por la Subgerencia de Seguridad Sección Gestión Procesos de SeguridadMisión. Identificar, analizar y supervisar bajo un enfoque preventivo, los procesos operativos desarrollados en el Banco, que involucren aspectos de manejo de efectivo, valores y condiciones riesgosas que pueden implicar pérdidas para el Banco Funciones. a) Elaborar, implementar y ejecutar el Plan Operativo Anual y Proyectos Internos de la Subgerencia. b) Diseñar, implementar y ejecutar el Plan de Seguridad Integral del Banco, relacionados a manejo de efectivo, valores y condiciones riesgosas que podrían implicar pérdidas para el Banco. c) Proponer oportunidades de mejora a las unidades orgánicas del Banco, orientado a la optimización de las condiciones de seguridad en los procesos operativos, incorporando recomendaciones que sean aplicables. d) Desarrollar e implementar bajo un enfoque preventivo, indicadores de control relacionados con la seguridad física, electrónica y análisis de procesos operativos. e) Realizar el análisis y diagnóstico de las condiciones de seguridad de las instalaciones del Banco, a fin de tomar las medidas pertinentes para prevenir o atenuar los riesgos por siniestros naturales y/o provocados. f) Participar en la elaboración de los convenios y contratos para la prestación del servicio de vigilancia policial y particular respectivamente, así como supervisar y controlar su cumplimiento. g) Diseñar y proponer actividades preventivas contra robos, que amenacen la integridad del patrimonio de los clientes y la imagen institucional del Banco, coordinando su ejecución con las diversas unidades orgánicas relacionadas y entidades externas, de ser el caso. h) Coordinar con las Subgerencias Macro Región, la correcta ejecución del Plan de Seguridad Integral del Banco. i) Efectuar estudios para la mejora continua de los procesos de seguridad, así como la elaboración de la normativa necesaria, en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo. j) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Sección. k) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. l) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. m) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención Página 14 de 82

15 de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. n) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. o) Realizar otras funciones asignadas por la Subgerencia de Seguridad SUBGERENCIA DE COMPRAS Misión. Garantizar una eficiente contratación de bienes, servicios y obras a las dependencias del Banco a nivel nacional, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Funciones. a) Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; así como los Proyectos Internos que corresponde a la Subgerencia. b) Participar en la formulación del Plan Anual de Contrataciones de la Institución (PAC), así como dirigir su ejecución. c) Programar y ejecutar los procesos de contratación de bienes, servicios y obras, hasta la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. d) Programar y ejecutar la contratación de servicios financieros solicitados por las áreas usuarias. e) Ejecutar la contratación del servicio financiero para la apertura e implementación de Oficinas Especiales encargadas a terceros, solicitada por la Gerencia de Banca de Servicio. f) Determinar el valor referencial de los bienes, servicios y obras a contratar, en base a estudios de mercado y de ser necesario con el apoyo del área usuaria. g) Brindar el apoyo administrativo en la formulación de los proyectos de bases y estudio de posibilidades que ofrece el mercado. h) Evaluar y coordinar con la Gerencia de Asesoría Jurídica los asuntos administrativos y legales sobre contrataciones. i) Supervisar la atención integral a los proveedores relacionada con la información de convocatorias, de entrega - recepción de documentos, orientación y consultas pertinente. j) Apoyar a los Comités Especiales en la publicación, registro y/o comunicación según sea el caso, a través del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), la información relativa de los procesos de selección a su cargo. k) Administrar el presupuesto asignado a su Subgerencia, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. l) Proporcionar a la Sección Gestión de Proveedores, información relacionada a los proveedores de bienes servicios y obras m) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Subgerencia. Página 15 de 82

16 n) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. o) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. p) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. q) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia r) Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia de Logística Sección Adquisición de Bienes Misión. Brindar soporte administrativo en la formulación de los proyectos de bases y estudio de posibilidades que ofrece el mercado, así como a los Comités Especiales responsables de la conducción de los procesos de selección para la contratación de bienes, hasta la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Funciones. a) Recibir las especificaciones técnicas o términos de referencia remitidos por las áreas usuarias a fin de realizar el estudio y análisis de mercado para la contratación de bienes, según los requerimientos institucionales. b) Evaluar y ajustar las características de los bienes a contratar, en base a estudios de mercado y con la autorización del área usuaria. c) Determinar el valor referencial de los bienes en base a estudios de mercado, así como lo observado por el Comité Especial designado para las contrataciones. d) Efectuar el seguimiento del trámite de aprobación del expediente de contratación y los proyectos de Bases para los procesos de selección. e) Brindar apoyo técnico y administrativo a los Comités Especiales y/o Permanentes en las diferentes etapas de los procesos de selección, desde la aprobación del expediente de contratación y bases hasta el consentimiento de la buena pro. f) Atender las necesidades previstas y no previstas en el Plan Anual de Contrataciones derivadas de los expedientes de contratación debidamente aprobados. g) Emitir órdenes de compra derivados de los procesos de selección. h) Garantizar la atención de solicitudes urgentes de adquisiciones menores, mediante el uso eficiente del fondo fijo. Página 16 de 82

17 i) Atender y gestionar a través de la emisión de cartas de aprobación los requerimientos no programados de contratación de bienes fuera del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado y según normativa interna vigente. j) Asegurar la disponibilidad presupuestal de los procesos de selección. k) Coordinar con la Gerencia de Asesoría Jurídica y áreas pertinentes sobre la aplicación de dispositivos legales vigentes referidos al ámbito de su competencia. l) Consolidar información referente a los procesos de selección de bienes, y a solicitud de los Comités Especiales durante la ejecución del proceso de selección, comprobar la veracidad de la documentación presentada por los postores. m) Emitir los informes técnicos de ser el caso sobre los recursos de apelación ante el Banco de la Nación o Tribunal presentados durante la ejecución del proceso de selección, emitir el informe técnico para los procedimientos administrativos ante el Tribunal de Contrataciones relacionados con actos realizados hasta el consentimiento de la Buena Pro. n) Remitir las garantías financieras derivadas de los procesos selección a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. o) Apoyar a los Comités Especiales en el registro, actualización y publicación en el SEACE de la información correspondiente a los procesos de selección, desde la convocatoria hasta el consentimiento de la buena pro. p) Elaborar los contratos derivados de los procesos de selección de conformidad a los compromisos señalados en las bases y en la oferta ganadora; efectuar la suscripción oportuna y registro de los contratos, realizar la fiscalización de los documentos de garantía financiera presentados por los postores beneficiados con la buena pro previo a la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. q) Remitir los expedientes de contratación y/o cartas de aprobación por adquisición de bienes, a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. r) Proporcionar a la Sección Gestión de Proveedores, información relacionada a los proveedores de bienes. s) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Sección. t) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. u) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. v) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. Página 17 de 82

18 w) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. x) Realizar otras funciones asignadas por la Subgerencia de Compras Sección Contratación de Servicios Misión. Brindar soporte administrativo en la formulación de los proyectos de bases y estudio de posibilidades que ofrece el mercado, así como a los Comités Especiales responsables de la conducción de los procesos de selección para la contratación de servicios, hasta la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Funciones. a) Recibir los términos de referencia o especificaciones técnicas remitidos por las áreas usuarias a fin de realizar el estudio y análisis de mercados para la contratación de servicios, según los requerimientos institucionales. b) Evaluar y ajustar las características de los servicios a contratar, en base a estudios de mercado y con la autorización del área usuaria. c) Efectuar el seguimiento del trámite de aprobación del expediente de contratación y los proyectos de Bases para los procesos de selección. d) Brindar apoyo técnico administrativo a los Comités Especiales y/o Permanentes en las diferentes etapas de los procesos de selección, desde la aprobación del expediente de contratación y bases hasta el consentimiento de la buena pro. e) Atender las necesidades previstas y no previstas en el Plan Anual de Contrataciones derivadas de los expedientes de contratación debidamente aprobados. f) Emitir órdenes de servicios derivados de los procesos de selección. g) Atender y gestionar a través de la emisión de cartas de aprobación los requerimientos no programados de contratación de servicios fuera del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado y según normativa interna vigente. h) Asegurar la disponibilidad presupuestal de los procesos de selección. i) Coordinar con la Gerencia de Asesoría Jurídica y áreas pertinentes sobre la aplicación de dispositivos legales vigentes referidos al ámbito de su competencia. j) Consolidar información referente a los procesos de selección de servicios, y a solicitud de los Comités Especiales durante la ejecución del proceso de selección, comprobar la veracidad de la documentación presentada por los postores. k) Emitir los informes técnicos de ser el caso sobre los recursos de apelación ante el Banco de la Nación o Tribunal presentados durante la ejecución del proceso de selección, emitir el informe técnico para los procedimientos administrativos ante el Tribunal de Contrataciones relacionados con actos realizados hasta el consentimiento de la Buena Pro. l) Remitir las garantías financieras derivadas de los procesos selección, a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. Página 18 de 82

19 m) Apoyar a los Comités Especiales en el registro, actualización y publicación en el SEACE de la información correspondiente a los procesos de selección, desde la convocatoria hasta el consentimiento de la buena pro. n) Elaborar los contratos derivados de los procesos de selección de conformidad a los compromisos señalados en las bases y en la oferta ganadora; efectuar la suscripción oportuna y registro de los contratos, realizar la fiscalización de los documentos de garantía financiera presentados por los postores beneficiados con la buena pro previo a la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. o) Remitir los expedientes contratación y/o cartas de aprobación por contratación de servicios, a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. p) Proporcionar a la Sección Gestión de Proveedores, información relacionada a los proveedores de servicios. q) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. r) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. s) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. t) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Sección. u) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. v) Realizar otras funciones asignadas por la Subgerencia de Compras. Página 19 de 82

20 5.2.5 Sección Contratación de Obras Misión Brindar soporte administrativo en la formulación de los proyectos de bases y estudio de posibilidades que ofrece el mercado, así como a los Comités Especiales responsables de la conducción de los procesos de selección para la contratación de obras, hasta la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Funciones. a) Recibir los términos de referencia remitido por las áreas usuarias a fin de realizar el estudio y análisis de mercado para la contratación de obras, según los requerimientos institucionales. b) Evaluar y ajustar las características de las obras y consultoría de obras a contratar, en base a estudios de mercado y con la autorización del área usuaria. c) Efectuar el seguimiento del trámite de aprobación del expediente de contratación y los proyectos de Bases para los procesos de selección. d) Brindar apoyo técnico administrativo a los Comités Especiales y/o Permanentes en las diferentes etapas de los procesos de selección, desde la aprobación del expediente de contratación y bases hasta el consentimiento de la buena pro. e) Atender las necesidades previstas y no previstas en el Plan Anual de Contrataciones derivadas de los expedientes de contratación debidamente aprobados. f) Emitir órdenes de compra y servicios, derivados de los procesos de selección. g) Atender y gestionar a través de la emisión de cartas de aprobación los requerimientos no programados de contratación de obras fuera del ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado y según normativa interna vigente. h) Asegurar la disponibilidad presupuestal de los procesos de selección. i) Coordinar con la Gerencia de Asesoría Jurídica y áreas pertinentes sobre la aplicación de dispositivos legales vigentes referidos al ámbito de su competencia. j) Consolidar información referente a los procesos de selección de obras, y a solicitud de los Comités Especiales durante la ejecución del proceso de selección, comprobar la veracidad de la documentación presentada por los postores. k) Emitir los informes técnicos de ser el caso sobre los recursos de apelación ante el Banco de la Nación o Tribunal presentados durante la ejecución del proceso de selección, emitir el informe técnico para los procedimientos administrativos ante el Tribunal de Contrataciones relacionados con actos realizados hasta el consentimiento de la Buena Pro. l) Remitir las garantías financieras derivadas de los procesos selección a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. m) Apoyar a los Comités Especiales en el registro, actualización y publicación en el SEACE de la información correspondiente a los procesos de selección, desde la convocatoria hasta el consentimiento de la buena pro. n) Elaborar los contratos derivados de los procesos de selección de conformidad a los compromisos señalados en las bases y en la oferta ganadora; efectuar la suscripción oportuna y registro de los contratos, realizar la fiscalización de los documentos de garantía financiera presentados por los Página 20 de 82

21 postores beneficiados con la buena pro previo a la suscripción del contrato, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. o) Remitir los expedientes de contratación y/o cartas de aprobación por contratación de obras y consultoría de obras, a la Sección Ejecución y Seguimiento de Contratos. p) Proporcionar a la Sección Gestión de Proveedores, información relacionada a los proveedores de obras. q) Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos derivados de los requerimientos solicitados por la Sección. r) Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las políticas establecidas para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. s) Proporcionar a la Gerencia de Auditoría Interna y al Órgano de Control Institucional la información y documentación que le sea solicitada en el desempeño de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. t) Velar por el cumplimiento del Código Ética Institucional y del Plan Sectorial de Lucha Contra la Corrupción; así como por la aplicación de políticas y procedimientos del sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, y por las políticas relacionadas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en las unidades orgánicas de su dependencia. u) Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por la Gerencia de Auditoria Interna, Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. v) Realizar otras funciones asignadas por la Subgerencia de Compras SUBGERENCIA DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS Misión. Garantizar una oportuna y eficiente atención de servicios requeridos por las unidades orgánicas del Banco en mantenimiento de la infraestructura, equipos y máquinas, el control de los bienes patrimoniales y cobertura de seguros de los bienes muebles e inmuebles. Asimismo, ejecutar la recepción, custodia, conservación, protección y distribución de los bienes adquiridos, asegurar la provisión de impresos y brindar apoyo a las unidades orgánicas en temas contractuales en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Funciones. a) Participar en la elaboración y ejecución del Plan Anual Operativo de la Gerencia de Logística. b) Participar en la formulación del Plan Anual de Contrataciones. c) Formular los planes y programas de los servicios generales, transporte, control de bienes patrimoniales y cobertura de seguros de la Institución. d) Programar, coordinar y controlar la ejecución de los servicios generales de mantenimiento, transporte, limpieza, reparación, fotocopiado, conservación de los bienes institucionales y asignación de pasajes en el ámbito de la Oficina Principal. Página 21 de 82

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