INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES

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1 Página: 1 de 19 INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a tramitar la afiliación al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes vinculados por órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios a la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable a la Institución; así como las actividades de pago de aportes al sistema general de riesgos laborales por parte de la Universidad, en los casos de contratistas con actividades de riesgos IV y V. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de contratación con los soportes requeridos y finaliza con la comunicación de legalización de la orden contractual o contrato enviada al supervisor o interventor, para el inicio de su ejecución. Aplica para las áreas de Contratación, y de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad, y en las Unidades Especiales, para las áreas de salud ocupacional en el Nivel de Sede y para los trabajadores independientes que suscriban órdenes contractuales o contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios con la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Actividades de Alto Riesgo: se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. 2. Contrato: Forma de contrato que celebra la Universidad Nacional de Colombia para crear, modificar o extinguir obligaciones, cuya cuantía es superior a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los de cuantía indeterminada, o los que por su naturaleza así deban tramitarse. 3. Orden Contractual: Forma de contrato que celebra la Universidad Nacional de Colombia para crear, modificar o extinguir obligaciones, y cuya cuantía no excede los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 4. Trabajador Independiente (contratista): Toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral (Cfr. Decreto 2800 de 2003, Presidencia de la República de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social). 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independientes. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, Unisalud, y Fondo Pensional UN. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Decreto Ley 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. 2. Ley 1562 de 2012, por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. 3. Decreto 2464 de 2012, por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6 de la Ley 1562 de Decreto 723 de 2013, por el que se reglamenta la afiliación al sistema general de riesgos laborales de las personas vinculadas mediante contrato formal de prestación de servicios.

3 Página: 3 de 19 CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Será obligatoria la afiliación para toda persona natural, nacional o extranjera, vinculada a través de órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios, cuando su plazo sea superior a un (1) mes, independiente de la clasificación del riesgo a la cual están asociadas las actividades a ejecutar, y siempre que se pacten con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realice dicha prestación. Entiéndanse como situaciones de tiempo, modo y lugar, las condiciones del objeto a desarrollar, de plazo de ejecución, fecha exacta de inicio (día, mes y año) y lugar de ejecución. 3. En las órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios suscritas con personas naturales, cuyo plazo sea igual o inferior a un (1) mes, y que se pretendan contratar para ejecutar actividades calificadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo, el contratista deberá presentar ante el área de contratación donde se adelante el trámite contractual, una póliza de accidentes personales que garantice su cobertura y la de sus subcontratistas (si es el caso), ante cualquier eventualidad en la ejecución de las actividades para las que fue contratado por la Universidad Nacional de Colombia. En estos casos las órdenes contractuales requerirán para su efectiva ejecución la presentación de la póliza de seguro exigida, en concordancia con lo estipulado en el Manual de Seguridad, Salud Ocupacional, y Ambiente para los Contratistas, adoptado mediante Resolución de Rectoría 963 de Dicha póliza deberá ser constituida por un término igual al plazo de la orden contractual, y contar con los amparos de muerte accidental, y de invalidez accidental y/o desmembración. 4. No se contemplan dentro de esta norma las órdenes contractuales de prestación de servicios cuyo objeto general sea de obra civil, intervención física, reparaciones locativas, mantenimiento, e instalación de redes. 5. El contratista tiene el derecho a la libre escogencia de la Administradora de Riesgos Laborales - para realizar su afiliación. Por lo que deberá comunicar al funcionario designado del área de contratación la Administradora de Riesgos Laborales - escogida, para dar inicio al proceso de afiliación con el diligenciamiento del formulario o documento equivalente respectivo. 6. Para afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales, el trabajador independiente debe estar afiliado previamente al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y en Pensiones, salvo las excepciones contempladas en la ley. 7. La Administradora de Riesgos Laborales - realizará la afiliación del trabajador independiente al Sistema General de Riesgos Laborales por el periodo de ejecución de la orden contractual o contrato, por lo que siempre se deberá contar con una fecha de inicio y una fecha de terminación que deben ser incluidas en la solicitud de la orden contractual o contrato, y posteriormente en la cláusula de "Plazo" de la orden contractual o contrato. La afiliación debe realizarse como mínimo un día hábil antes del inicio de la ejecución del servicio contratado, ya que el periodo de inicio de la cobertura será desde el día calendario siguiente a la efectiva afiliación

4 Página: 4 de Cuando un trabajador independiente celebre o realice simultáneamente varios contratos con la Universidad y/o con otros contratantes, este debe encontrarse afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales por la totalidad de los contratos suscritos en una misma Administradora de Riesgos Laborales -, es decir puede tener multiplicidad de contratos pero debe estar afiliado a una única Administradora de Riesgos Laborales -. Para tales efectos, el trabajador independiente debe informar al área de contratación la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado. 9. El trabajador independiente que pretenda ser contratado por la Universidad Nacional de Colombia, pero que trabaje como dependiente para otra entidad, debe afiliarse a la Administradora de Riesgos Laborales - en la que se encuentre afiliado como trabajador dependiente. 10. El Ingreso Base de Cotización (IBC) para calcular las cotizaciones de los trabajadores independientes no será inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, ni superior a veinticinco (25) veces dicho salario. 11. El ingreso base de cotización o la sumatoria de los ingresos bases de cotización para el Sistema General de Riesgos Laborales debe coincidir con el ingreso base de cotización para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones del trabajador independiente. 12. A continuación se relaciona la tabla de cotizaciones mínimas y máximas al sistema de riesgos laborales: Clase de riesgo Valor mínimo Valor inicial Valor máximo Actividades económicas MÍNIMO I 0,35% 0,52% 0,70% La cotización del trabajador independiente se BAJO II 0,44% 1,04% 1,65% realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo según las actividades ejecutadas (ver Decreto MEDIO III 0,78% 2,44% 4,09% 1607 de 2002). ALTO IV 1,74% 4,35% 6,96% Una vez definida la clase de riesgo, el trabajador independiente cotizará por el valor MÁXIMO V 3,22% 6,96% 8,70% correspondiente al valor inicial. Fuente: Decreto 1772 de 1994 y Decreto Ley 1562 de Cuando el trabajador independiente perciba ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de varios contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por la totalidad de los contratos suscritos conforme a la normativa vigente. 14. Cuando se suscriba una nueva orden contractual o contrato de prestación de servicios, o se prorrogue o suspenda una contratación que se encuentre vigente, se deberá realizar nuevamente el proceso de afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales La desafiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, es realizada por la Administradora de Riesgos Laborales - de manera automática el día que finaliza la orden contractual o contrato de prestación de servicios suscrita con la Universidad, de acuerdo con la información registrada en su sistema, desde el momento de la afiliación. Por tal razón, después de esta fecha, el contratista en riesgos clase I, II o III no deberá continuar pagando a la Administradora de Riesgos Laborales - el valor fijado por su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, así como tampoco deberá seguir ejecutando actividades asociadas a dicha orden contractual o contrato, teniendo en cuenta que no serán cubiertas las

5 Página: 5 de 19 prestaciones económicas y asistenciales en caso de cualquier evento relacionado con accidentes o enfermedades laborales. Para afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en clases de riesgo IV y V la Universidad sólo realizará aportes durante el período de la orden contractual o contrato, y reportará en la autoliquidación las novedades de ingreso, variación transitoria o permanente del Ingreso Base de Cotización. 16. El supervisor o interventor, previo a la firma de la constancia de cumplimiento de las obligaciones del trabajador independiente, deberá verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, dentro de los que se encuentran los referidos al sistema general de riesgos laborales. 17. Las personas que hayan suscrito una orden contractual o contrato de prestación de servicios deben allegar el certificado de aptitud médica a las áreas de salud ocupacional o quien haga sus veces en las sedes, según los plazos establecidos en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. 18. Los trabajadores independientes deben contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. 19. Toda orden contractual o contrato de prestación de servicios que requiera la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales en actividades asociadas a las clases de riesgos I, II y III, o IV y V, debe incluir las siguientes cláusulas: a. Cláusula de Riesgos Laborales: De conformidad con lo indicado en la Ley 100 de 1993, la ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013, el CONTRATISTA se afiliará al Sistema General de Riesgos Laborales a través de la UNIVERSIDAD, para lo cual una vez suscrito el contrato, procederá a diligenciar el formulario respectivo o documento equivalente, el cual se entiende como manifestación de afiliación. Parágrafo 1: La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales por parte del Contratista, no configura ninguna relación laboral. Parágrafo 2: En el caso de afiliación a riesgos I, II y III, el pago de los aportes a será asumido en su totalidad por el CONTRATISTA. Parágrafo 3: En el caso de afiliación a riesgos IV y V, el pago de los aportes a será asumido en su totalidad por la UNIVERSIDAD, en su calidad de Contratante. b. Cláusula de cumplimiento del Manual de Salud Ocupacional de la Universidad: El contratista deberá cumplir con el Manual de Salud Ocupacional de la Universidad. Además de lo anterior, el contratista tiene la obligación de aportar el certificado de aptitud médica a la oficina de salud ocupacional o quien haga sus veces en cada sede, y debe contar con los elementos de protección personal, según lo establecido en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. c. Cláusula de perfeccionamiento, legalización y ejecución, con el siguiente contenido: Para órdenes contractuales de prestación de servicios sin garantía: La presente orden contractual se perfecciona y legaliza con la suscripción de las partes y el registro presupuestal.

6 Página: 6 de 19 Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista ante la oficina de contratación del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden contractual, podrá darse inicio a su ejecución. Para órdenes contractuales de prestación de servicios con garantía: La presente orden contractual se perfecciona con la suscripción de las partes y el registro presupuestal. Para su legalización se requiere la constitución por parte del contratista de la garantía exigida, y aprobación de la misma por parte de la Universidad. Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista, ante la oficina de contratación, del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento y aprobación de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden contractual, podrá darse inicio a su ejecución. d. Las otras cláusulas aplicables al momento de elaborar la orden contractual en el SGF - QUIPU, deben ser las siguientes, según cada sede: CLÁUSULAS SGF - QUIPU Sede Forma de pago Sistema de seguridad social integral y parafiscales NIVEL NACIONAL BOGOTÁ MEDELLÍN 2 74 PALMIRA MANIZALES ORINOQUÍA CARIBE AMAZONÍA 2 65 TUMACO Nota: En caso de que la orden contractual o contrato no contenga las cláusulas anteriormente citadas, se deberán hacer las modificaciones necesarias para incluirlas 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las actividades que se deben seguir para realizar la afiliación de trabajadores independientes de la Universidad Nacional de Colombia al sistema de riesgos laborales. (Para ir a revisar cada una de las tareas a efectuar según el módulo, puede emplear los enlaces que aparecen a continuación).

7 Página: 7 de 19 Afiliación de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral I, II o III Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V Afiliaciones extemporáneas a clase de riesgo laboral IV o V A. Afiliación de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral I, II o III 1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, debe realizarse a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. Una vez suscrita la orden contractual o contrato el trabajador Independiente deberá escoger la Administradora de Riesgos Laborales - a la cual desea afiliarse, y aportar los siguientes documentos para su trámite de afiliación: a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos Laborales- para formalizar la afiliación. b) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%. c) Copia de la orden contractual o contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución. d) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensión, con fecha no superior a un mes.. Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

8 Página: 8 de 19 a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico, de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de Riesgos Laborales - seleccionada. b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el trabajador independiente para su afiliación. c) Será responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y radicarlo, junto con sus anexos, ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales escogida. 2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al área de contratación El trabajador independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantaron los trámites de elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar el día hábil anterior a la fecha de inicio de ejecución, el soporte de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, que le fue entregado por la Administradora de Riesgos Laborales -. El trabajador independiente también deberá informar al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales. Nota: Sólo hasta la fecha en que el trabajador independiente adelante el trámite de afiliación y el área de contratación cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito de ley, y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o contrato. 3. Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al Sistema General de Seguridad Social. Una vez realizado el trámite de afiliación, el trabajador independiente deberá inscribir su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales en un operador de pagos unificado (Ejemplos: Enlace Operativo, SOI, MiPlanilla, ASOPAGOS, PILA, Pago SIMPLEX, entre otros), incluyendo además el nivel de riesgo laboral, con el fin de realizar el pago mensual de los aportes que correspondan. 4. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del trabajador independiente.

9 Página: 9 de 19 El área de contratación comunicará al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato, mediante el formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social (incluyendo riesgos laborales) por parte del trabajador independiente, previo a la expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en la orden contractual o contrato. Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores. Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales superiores. La orden contractual o contrato suscrito requiere de prórroga o suspensión? Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato. Ir al numeral N 5. No: Fin del instructivo. 5. Realizar la nueva afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales - por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato. En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 4 del presente instructivo, por lo que el trabajador independiente deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales- con una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas. Notas: a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. b) Para el caso de suspensiones, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la, a más tardar el día de terminación de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. 6. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales. Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá enviar un reporte mensual a la Sección de Contratación del Nivel Nacional (jcmoralesc@unal.edu.co y contratacion@unal.edu.co), a la División Nacional de Salud Ocupacional (divsaloc_nal@unal.edu.co), y al

10 Página: 10 de 19 área de Salud ocupacional de su respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o contratos suscritos, de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. Dicho reporte deberá contener: a) Número de la orden contractual o contrato, b) Año de suscripción, c) Fecha de inicio y de terminación, d) Nombres y apellidos del trabajador independiente, e) Número de identificación del contratista, f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales g) Clase de riesgo. h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique), i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique), j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique) Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a Administradora de Riesgos Laborales respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. B. Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V La Universidad Nacional de Colombia deberá pagar el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales de manera anticipada cuando la afiliación del trabajador independiente sea por riesgo IV o V, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione, o sustituya, y el plazo de la orden contractual o contrato sea superior a (1) un mes. Con el fin de garantizar la oportunidad en los pagos establecidos por parte de la Universidad, según los términos de ley, se ha definido el siguiente cronograma general para adelantar los trámites de contratación, afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales para personas naturales que pretendan contratarse para adelantar actividades clasificadas en clases de riesgos IV o V

11 Página: 11 de 19 ACTIVIDAD Radicación de solicitudes de contratación para actividades con riesgos IV y V PLAZO MÁXIMO A más tardar el día quince (15) de cada mes (para que la fecha de inicio de la orden contractual o contrato pueda ser el primer día hábil del mes siguiente) Elaboración y perfeccionamiento órdenes Hasta el día 20 de cada mes contractuales o contratos Afiliación al sistema general de riesgos Entre el día 21 y el 25 de cada mes laborales Elaboración, firma y registro presupuestal de resolución motivada con su anexo detallado Entre el día 26 y el 30 de cada mes (según Modelo de Resolución de pago de ) Envío de resolución motivada con su anexo detallado en Excel (según Modelo de Resolución de pago de y Formato A más tardar el 2 día hábil de cada mes Anexo Resolución- Pago Contratistas Riesgos IV y V), a la Sección de Contratación del Nivel Nacional Giro de recursos a la División Nacional de Tesorería, para el correspondiente pago de A más tardar el 4 día hábil de cada mes aportes de riesgos IV y V A más tardar el 6 día hábil de cada mes Pago de aportes a la Administradora de (Para trabajadores independientes que Riesgos Laborales -, por parte de la inician actividades en dicho mes y para División Nacional de Tesorería aquellos con órdenes contractuales o contratos vigentes de meses anteriores) 1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, para el caso de riesgos IV y V, debe realizarse de manera general según las fechas estipuladas en el Cronograma, y en casos excepcionales a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. Una vez suscrita la orden contractual o contrato el trabajador Independiente deberá escoger la Administradora de Riesgos Laborales - a la cual desea afiliarse y aportar los siguientes documentos para su trámite de afiliación:

12 Página: 12 de 19 a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos Laborales- para formalizar la afiliación. b) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%. c) Copia de la orden contractual o contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución d) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de salud y pensión, con fecha no superior a un mes Para la afiliación al sistema general de riesgos laborales se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico, de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de Riesgos Laborales - seleccionada. Dicha situación será definida por el área de contratación responsable de la elaboración de la orden contractual o contrato. b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el trabajador independiente para su afiliación. c) Sera responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y radicarlo ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales - escogida. 2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al área de contratación El trabajador Independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantó el trámite de elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar entre los días 21 y 25 de cada mes, el soporte de afiliación al sistema general de riesgos laborales, que le fue entregado por la Administradora de Riesgos Laborales -. El trabajador independiente también podrá informar al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales. Nota: Sólo hasta la fecha en que el trabajador independiente adelante el trámite de afiliación y el área de contratación cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito de ley, y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o contrato. 3. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte de la Universidad

13 Página: 13 de 19 El área de contratación comunicará al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato, mediante el formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (incluyendo el pago al sistema general de riesgos laborales por parte de la Universidad), previo a la expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en la orden contractual o contrato. Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores. Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales superiores. 4. Informar sobre las órdenes contractuales de riesgos IV y V que requieren del pago de aportes por parte de la Universidad El responsable del área de contratación de cada dependencia deberá: a) Revisar las órdenes contractuales y contratos con riesgos 4 y 5, vigentes y en ejecución o próximas a iniciar su ejecución, y establecer el valor total a pagar en el mes, por cada ODS y por proyecto. b) Una vez estimados los anteriores valores, deberá requerir a los directores de proyecto o jefes de dependencia para que procedan a solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor total a pagar por los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de las órdenes contractuales o contratos de cada proyecto, y el valor de la contribución especial (Según aplique en cada caso), por el rubro de remuneración servicios técnicos. c) Elaborar una resolución motivada con su anexo detallado (Según Modelo de Resolución de pago de y de Anexo) para el pago de los aportes a la Administradora de Riesgos Laborales -, relacionando cada uno de los proyectos que tengan contratistas con riesgos IV y V, la cual debe registrarse presupuestalmente.. Se debe elaborar una sola resolución por facultad, instituto, nivel central de sede o unidad especial. d) Enviar a la Sección de Contratación del Nivel Nacional, a los correos electrónicos: jcmoralesc@unal.edu.co, contratacion@unal.edu.co, y cegomezgo@unal.edu.co, a más tardar el 2 día hábil de cada mes, la información del literal anterior: i. Copia de la Resolución debidamente firmada por el ordenador del gasto y registrada presupuestalmente, y ii. El Anexo de la Resolución, según Modelo de Resolución de pago de, con el detalle de los pagos autorizados, en el Formato Anexo Resolución- Pago Contratistas Riesgos IV y V.

14 Página: 14 de 19 e) La Sección de Contratación del Nivel Nacional gestionará el proceso de liquidación de planillas para su respectivo pago. NOTAS: 1) La información que no sea allegada dentro del plazo establecido, NO podrá ser tenida en cuenta para efectos del pago oportuno de. 2) El NO pago oportuno de los aportes de de Riesgos IV y V, genera pago de intereses moratorios a las, procesos operativos adicionales, y las responsabilidades a que haya lugar, y cualquier inconveniente que llegare a presentarse por el no pago será responsabilidad del jefe de contratación o el tesorero del área respectiva. 5. Tramitar el giro de recursos a la División Nacional de Tesorería para el pago de aportes de los riesgos laborales a) Los tesoreros deberán solicitar a sus respectivos Jefes de Unidad y/o jefes de contratación, la resolución motivada para el pago de los aportes a, junto con su Anexo en Excel, relacionando cada uno de los proyectos que tengan contratistas con riesgos 4 y 5. b) Cada tesorero deberá liquidar la(s) correspondiente(s) Orden (es) de pago a favor de las diferentes, y girar los recursos a la División Nacional de Tesorería, empresa 1001, Nivel Central, Banco de Occidente, Cuenta de ahorros No c) Para el respectivo giro de recursos a la División Nacional de Tesorería, deben tener en cuenta las siguientes cuentas contables y conceptos de liquidación: i. Reconocimiento contable del gasto / costo - Orden de Pago: CÓDIGO DESCRIPCIÓN TERCERO DÉBITO CRÉDITO 5 GASTOS ADMINISTRACIÓN COSTOS DE PRODUCCIÓN

15 Página: 15 de APORTES RIESGOS PROFESIONALES ii. Conceptos de liquidación a utilizar en la orden de pago: CÓDIGO HA4 PJ3 PJ4 PJ5 PJ6 PJ7 PJ8 PJ9 PJ0 DESCRIPCIÓN GTO GRAL -APORTES A RESGOS LABORALES GRAL IMPR Y PUB- APORTES A RESGOS LABORALES GRAL PREGRADO- APORTES A RESGOS LABORALES GRAL POSGRADO- APORTES A RESGOS LABORALES 7210-GRAL INVEST-APORTES A RESGOS LABORALES GRAL EXTENSIÓN- APORTES A RESGOS LABORALES GRAL UNISALUD EXT- APORTES A RESGOS LABORALES GRAL. UNIMEDIOS- APORTES A RESGOS LABORALES GRAL UNIMEDIOS TV- APORTES A RESGOS LABORALES 77 CTA PASIVO CTA COSTO O GASTO GASTO DESCRIPCIÓN COSTO IMPRESOS Y PUBLICACIONES COSTO PREGRADO COSTO POSGRADO COSTO INVESTIGACIÓN COSTO EXTENSIÓN COSTO SALUD COSTO COMUNICACIÓN COSTO TELEVISIÓN

16 Página: 16 de 19 iii. Giro de Recursos - Egreso: Se debe parcializar el pago a fin de que el egreso se realice a la División Nacional de Tesorería a la cuenta bancaria anteriormente mencionada: CÓDIGO DESCRIPCIÓN TERCERO DÉBITO CRÉDITO APORTES RIESGOS PROFESIONALES APORTES A RIESGOS LABORALES DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES S 1110 Banco X Cuenta Bancaria 6. Efectuar el pago de aportes ante la Administradora de Riesgos Laborales - La División Nacional de Tesorería consolidará los recursos girados, y según las planillas liquidadas pagará de manera unificada la riesgos 4 y 5 de los contratistas de la Universidad. 7. Informar al contratista sobre el pago realizado de aportes para los riesgos laborales Una vez efectuado por parte de la Universidad el pago correspondiente de los aportes al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes clasificados dentro de los riesgos IV o V, la División Nacional de Tesorería informará mediante correo electrónico a las áreas de tesorería sobre el cumplimiento de dicho trámite, de forma tal que dichas áreas dispongan del soporte del pago que debe ser validado al momento de efectuar el pago al trabajador independiente en cumplimiento de las condiciones de pagos pactadas en la orden contractual o contrato. La orden contractual o contrato suscrito requiere de una prórroga, o una suspensión? Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato. Ir al numeral N 9. No: Fin del instructivo. 8. Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales - por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato

17 Página: 17 de 19 En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 8 del presente instructivo, por lo que el trabajador independiente deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales - con una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas. Notas: a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. b) Para el caso de suspensiones, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la, a más tardar el día de terminación de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios. 9. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá enviar un reporte mensual a la Sección de Contratación del Nivel Nacional (jcmoralesc@unal.edu.co y contratacion@unal.edu.co), a la División Nacional de Salud Ocupacional (divsaloc_nal@unal.edu.co), y al área de salud ocupacional de su respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o contratos suscritos, de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. Dicho reporte deberá contener: a) Número de orden contractual o contrato, b) Año de suscripción, c) Fecha de inicio y de terminación, d) Nombres y apellidos del trabajador independiente, e) Número de identificación del contratista, f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales g) Clase de riesgo. h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique), i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique), j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique)

18 Página: 18 de 19 Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. C. Afiliación extemporánea de riesgo laboral IV o V En aquellos casos en que excepcionalmente y por razones justificadas se requiera contratar a una persona natural para ejecutar actividades calificadas en riesgos IV y V, para iniciar actividades en fechas posteriores al primer día hábil de cada mes, el director del proyecto o de la dependencia solicitante deberá adelantar las actividades señaladas en los numerales del 1 al 7 del Literal B del presente instructivo. No obstante lo anterior, el solicitante deberá contemplar la liquidación, disponibilidad presupuestal y pago del valor adicional correspondiente a los intereses de mora causados por el no pago en los términos de ley, Por lo tanto, se deberá informar a la Sección de Contratación del Nivel Nacional la situación excepcional presentada adjuntando los documentos estipulados en el numeral 6 del Literal B del presente instructivo, con el fin de proceder a gestionar la liquidación extemporánea de la planilla de pago de aportes, y su respectivo giro por parte de la División Nacional de Tesorería. Fin del instructivo.

19 Página: 19 de 19 ELABORÓ Julio Cesar Morales REVISÓ Pilar Cristina Céspedes, Maria Elvira Garcia, Martha Lucia Valencia, Maria Fernanda Forero, Luis Alberto Quintero APROBÓ Alba Esther Villamil Gerardo Mejía Alfaro CARGO Jefe Contratación Nivel Nacional CARGO Jefe División Nacional de Servicios Administrativos, Jefe División Nacional de Tesorería, Jefe División Nacional de Salud Ocupacional, Asesores Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Directora Nacional de Talento Humano Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Octubre 31 de 2013 FECHA Noviembre 29 de 2013 FECHA Noviembre 30 de 2013