WINTASK REGISTRO DE FACTURAS

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1 APLICACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN LOCAL WINTASK REGISTRO DE FACTURAS MANUAL DEL USUARIO Página 1 de 17

2 Índice 1. Esquema de las pantallas del módulo Facturas Recibidas Utilidades Dinámica de Registro y Contabilización Registro de Facturas Relaciones Contabilización Informes y Consultas Consultas / Informes Resumen de Facturas Resumen por Partidas Presupuestarias Resumen por terceros Informes de Morosidad Utilidades: Áreas: Responsables: Datos Generales (Des)Marcar Facturas Contabilizadas: Tipos de documentos Fechas Fin Legal Control de Facturas Duplicadas Actualizar Facturas de Ejercicios Anteriores Página 2 de 17

3 1. Esquema de las pantallas del módulo El módulo consta de dos menús: 1.1. Facturas Recibidas. Carpeta donde se realizan los procesos de registro, creación de relaciones y contabilización, además de tener diversas ventanas de consulta y generación de listados, entre ellos los Informes trimestrales de la Ley de Morosidad. Dicho menú consta de las siguientes ventanas que iremos detallando a lo largo de este manual: 1.2. Utilidades Menú en el cual existe la posibilidad de configurar campos y utilizar la función de (des)marcar facturas. Además, incluye diferentes menús para adecuar los registros y la información de la aplicación a las necesidades de los informes de la Ley de Morosidad. Cada una de las utilidades es explicada a lo largo del manual: 2. Dinámica de Registro y Contabilización El módulo de Registro de facturas funciona a través un sencillo proceso que consta de tres pasos: PASO 1º PASO 2º PASO 3º Registramos Creamos una Relación Contabilizamos la factura de Facturas que agrupará la relación creada, aquellas facturas que lo cual, generará los estimemos oportunas lo asientos en SICAL A continuación pasamos a detallar cada uno de los pasos: Página 3 de 17

4 2.1. Registro de Facturas En esta pantalla introduciremos todos los datos relativos a la factura: Datos identificativos; tipo de documento junto con las fechas relativas al registro, descripción, operación que deseamos contabilizar; partida presupuestaria y descuentos e IVA: Datos Identificat. Tipo de Documento Descripción Datos Operación Datos Partida Datos Dctos. e IVA - Datos Identificativos. Sección donde introduciremos los datos identificativos de la factura: DNI/CIF, Nº Factura, Fecha de Factura, Importe y Texto. Es importante tener en cuenta que el Importe de esta sección es el importe líquido de la factura. También podemos cubrir Área y Responsable. Los datos de esta sección son los únicos obligatorios para grabar el registro, las otras secciones se podrán cubrir a posteriori, pulsando Editar. - Tipo de documento. Será necesario escoger el documento del registro entre los diferentes documentos establecidos por la Ley de Morosidad. De acuerdo con el que escojamos, la aplicación, de forma automática, establecerá las Fechas de Expedición, Fecha Inicio Legal y Fecha Fin Legal, siguiendo los plazos establecidos en la citada ley. Cabe la posibilidad de editar estas fechas de forma manual. Dichas fechas son las que toma como referencia la aplicación para generar los informes trimestrales, es por ello, que recomendamos establecerlas con sumo cuidado. En relación con este punto, se podrán modificar de forma automática las fechas de expedición, inicio legal y fin legal de los registros ya dados de alta, de forma directa pulsando el botón pantalla:. Al pulsarlo aparecerá la siguiente Página 4 de 17

5 Esta acción se podrá realizar tanto en facturas contabilizadas como en las que no lo están. - Descripción. En este campo daremos los detalles del registro en los campos texto y comentario. - Datos de la Operación. Es donde introducimos los datos relativos a la operación contable. Los tipos de asientos que se pueden utilizar son ADO, DO, O, OP Y ADOP. La casilla de Cta. de Tesorería será obligatoria siempre que introduzcamos una operación que contenga una P. - Datos de la Partida: En esta sección escogeremos la partida que deseamos asociar a la factura. En el Importe de este apartado se refleja el importe presupuestario. Para cubrir los detalles de este apartado, pulsaremos Añadir Partida para que nos aparezca la siguiente ventana: En ella podremos escoger el asiento anterior en caso de que sea una operación que lo necesite (O, DO, DOP, OP). Es importante tener presente que si trabajamos con asiento anterior, el tercero del asiento anterior y del registro deben de coincidir para no crear conflictos. Si trabajamos con proyectos y la factura que contabilizamos está asociada a uno de ellos, es en esta ventana donde lo seleccionaremos. Destacar que se puede asociar cada factura a múltiples partidas presupuestarias. Página 5 de 17

6 - Datos de Descuentos e IVA: En este apartado registraremos el IVA y los descuentos de la factura. Para ello, pulsaremos Añadir cuenta y nos aparecerá la siguiente pantalla: En esta pantalla seleccionaremos la cuenta de descuento o IVA que queramos utilizar y completaremos los apartados de Base y porcentaje o bien podemos cubrir la casilla de cuota, si esto nos resultase más cómodo A tener en cuenta a la hora de registrar - Eliminación del último registro. En caso de eliminar el último registro, este registro será reestablecido para una nueva alta. Sin embargo, si se elimina un registro intermedio, se generará un hueco entre los registros. Por este motivo, recomendamos realizar estas acciones con cuidado. - Si intentamos registrar una factura con el mismo tercero, número de factura y fecha de factura de un registro no existente, la aplicación no nos permitirá para evitar registros duplicados. - Si modificamos la partida presupuestaria de uno de los asientos en Wintask SICAL, este cambio se verá reflejado en Registro de Facturas Relaciones En este apartado, seleccionaremos las facturas que incluiremos en la relación, para luego contabilizarlas en el apartado Contabilización: Página 6 de 17

7 - En el recuadro de la parte superior aparecen listadas las diferentes relaciones creadas. - En Descripción le daremos un nombre a la nueva relación que creemos y un nuevo código será asignado de forma automática con orden correlativo. Para crear una nueva relación comenzaremos por pulsar Insertar Registro. - En la parte inmediatamente inferior a Descripción, se encuentran las opciones de búsqueda que nos ayudarán a acotar las facturas que queremos localizar entre las que no han sido todavía incluidas en otra relación. - Por último, en el recuadro inferior con fondo amarillo, aparecerán las facturas que la aplicación ha localizado después de que hayamos pulsado Calcular. Esas facturas, aparecerán marcadas con un tic verde. Esto indica que están seleccionadas para formar parte de la relación. Podemos desmarcar las que no deseamos incluir dentro de la relación clicando sobre dicho tic; de este modo, las facturas que desmarquemos quedarán pendientes y volverá a aparecer a la hora de crear la siguiente relación. - Las facturas de las relaciones ya contabilizadas tendrán fondo rojo. - El documento de impresión de la relación se genera en formato Word; de este modo será muy cómodo para trabajar con él e incorporarlo a otros documentos. Página 7 de 17

8 2.4. Contabilización En esta pantalla es donde contabilizaremos las relaciones creadas anteriormente, para que las facturas que forman dicha relación, tengan reflejo contable en SICAL: En Código Rel. seleccionaremos la relación que queremos contabilizar para a continuación pulsar el botón Contabilizar que se haya en la parte inferior derecha. Acto seguido, aparecerá el listado de facturas de la relación que hemos seleccionado. Cada factura aparece acompañada de un tic verde, que refleja que está seleccionada. Si decidimos no contabilizar alguna de las facturas, podremos hacerlo desmarcando dicho tic. De esta manera, las facturas desmarcadas, desaparecerán de la relación y volverán a aparecer a la hora de crear un nueva. Resaltar, que si marcamos Actualizar fecha de acuerdo del Registro, se modificará la Fecha de Acuerdo de cada registro de acuerdo con la que introduzcamos en esta pantalla. Página 8 de 17

9 Si pulsamos aceptar, se contabilizarán las facturas seleccionadas de la relación y nos aparecerá una pantalla con los asientos creados en SICAL, donde además podremos imprimir los mandamientos y los asientos contables de forma directa: 3. Informes y Consultas El módulo de Registro de Facturas posee diversos informes y listados para facilitar la consulta y el seguimiento de las facturas, los cuales se encuentran en la carpeta Factura Recibidas: 3.1. Consultas / Informes Pantalla que nos permite acotar diferentes campos para realizar búsquedas de registros con la opción de imprimirlos: Página 9 de 17

10 3.2. Resumen de Facturas Opción que nos permite acotar diferentes campos para generar diferentes listamos con la opción de imprimirlos: Página 10 de 17

11 3.3. Resumen por Partidas Presupuestarias Ventana que nos permite realizar listados acotando por Partida presupuestaria: 3.4. Resumen por terceros Ventana que nos permite generar listados acotando por tercero: 3.5. Informes de Morosidad La aplicación genera los informes trimestrales de acuerdo con la Ley 15/2010, de 5 de julio por lo que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales ( y la Guía para la elaboración de los Informes trimestrales que las entidad locales han de emitir al Ministerio de Economía y Hacienda de 23 de marzo de 2011( Gu%C3%ADaMorosidad.pdf). Esta ventana permite generar los informes oficiales (de acuerdo con la Guía citada en el párrafo anterior) así como informes detallados, donde se expone la misma información, con la diferencia de que se listan los datos de cada tercero. Para generar los informes pulsaremos los botones Oficial o Detallado; se abrirá una nueva ventana, donde seleccionaremos el tipo de informe que queremos seleccionar (facturas pagadas o pendientes de pago) y el trimestre. Antes de darle a Aceptar, habrá que teclear un nombre para el fichero y establecer el directorio donde lo Página 11 de 17

12 queremos albergar. Los ficheros serán generados en formato Excel. En la siguiente imagen se pueden ver las ventanas que acabamos de explicar: 4. Utilidades: Menú en el cual existe la posibilidad de configurar campos y utilizar la función de (des)marcar facturas. Además, incluye diferentes menús para adecuar los registros y la información de la aplicación a las necesidades de los informes de la Ley de Morosidad. Cada una de las utilidades es explicada a continuación: Página 12 de 17

13 4.1. Áreas: Opción que permite crear diferentes áreas para agrupar las facturas. De este modo, también nos permitirá realizar listados a partir de este parámetro: Señalar que en esta ventana podemos asociar un área a un Responsable, de tal forma, que a la hora de registrar una factura y seleccionar un área, cargará el responsable asociado de forma automática Responsables: Opción que permitirá crear un listado de responsables. Si decidimos usar esta opción, nos permitirá realizar listados a partir de este parámetro: Página 13 de 17

14 4.3. Datos Generales En esta pantalla podremos consultar el último Nº de Registro y la última fecha de Registro. Además, podemos establecer que datos deseamos que sean obligatorios a la hora de hacer un Registro y de Contabilizar. Esto se podrá modificar, haciendo doble clic sobre el Sí o el No: 4.4. (Des)Marcar Facturas Contabilizadas: Opción para desmarcar facturas como contabilizadas o viceversa. Para ello pulsaremos el botón Desmarcar en caso de seleccionar una factura contabilizada y Marcar en caso de seleccionar una factura sin contabilizar. En este último caso tendremos que establecer el nº de asiento y la fecha de contabilización. Página 14 de 17

15 4.5. Tipos de documentos. En esta pantalla se crean los tipos de documentos que se podrán establecer para relacionar con cada registro. Por defecto, están cargados los requeridos en la Ley de Morosidad Fechas Fin Legal Pantalla destinada a establecer los plazos legales de acuerdo a la Ley de Morosidad y a la Guía para la elaboración de los informes trimestrales, a partir de los tipos de documentos creado en Tipos de Documento. En la misma, en las casillas Fecha Desde y Fecha Hasta se establece el intervalo temporal en el que regirá el número de días o meses entre el comienzo del periodo legal de pago y la fecha de pago. Dicho número de días o meses se establecerá en Incremento y en Unidades, donde se seleccionará días o meses. Por defecto, vienen cargados aquellos intervalos y periodos establecidos en la Guía para la elaboración de los informes trimestrales. En la siguiente imagen se puede ver la ventana: Dentro de esta misma ventana, se encuentra el botón, el cual nos permite cambiar el tipo de documento, fecha de expedición, fecha de inicio legal o fecha de fin Página 15 de 17

16 legal de los registros ya dados de alta de una forma rápida, al poder establecer intervalos de registros. Para ello, podemos acotar por registros, fechas o incluso por terceros, tal como podemos observar en la siguiente imagen: 4.7. Control de Facturas Duplicadas Esta ventana solo aparecerá en caso de que haya facturas duplicadas. En caso de aparecer esta ventana, es posible que algunos de los informes no se puedan generar algunos de los informes, es por ello que recomendamos encarecidamente eliminar las duplicidades. La aplicación identifica como duplicadas aquellas facturas que coincidan en el DNI/CIF, el número y la fecha de Factura. En caso de querer modificar o diferenciar aquellas facturas duplicadas, se puede realizar desde esta misma pantalla: Página 16 de 17

17 Para ello, primero escogeremos aquel de los registros duplicados que queramos modificar, para luego pulsar Modificar. A continuación se nos abrirá la siguiente pantalla, donde podremos modificar uno o varios de los siguientes campos: el DNI / NIF, el número o la fecha de factura. De forma automática desaparecerán de esta pantalla aquellas facturas que vayamos diferenciando y una vez no haya ninguna facturas duplicada, desaparecerá la propia pantalla Actualizar Facturas de Ejercicios Anteriores Esta ventana traspasará las partidas de las facturas sin contabilizar del ejercicio anterior, si se diese el caso, así como las facturas y partidas de los asientos de apertura de las obligaciones. En la casilla Ejercicio Anterior hay que seleccionar siempre el ejercicio inmediatamente anterior, tal como podemos ver en la siguiente imagen. Página 17 de 17