COMUNICACIÓN DE LAS CERTIFICACIONES PREVISTAS EN EL REAL DECRETO-LEY 4/2012

Transcripción

1 COMUNICACIÓN DE LAS CERTIFICACIONES PREVISTAS EN EL REAL DECRETO-LEY 4/ Plataforma para la captura de datos Captura de datos desde fichero Tareas previas Fichero SicalWin de justificantes pendientes de pago Fichero de contratistas Renombrar archivo Tratamiento de los datos del fichero Obtención del fichero CSV Fichero de facturas Renombrar archivo Tratamiento de los datos del fichero Obtención del fichero CSV Captura de datos mediante formulario Firma y envío

2 1. Plataforma para la captura de datos Se ha publicado en la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales la aplicación web para la captura de los datos a los que hace referencia el artículo 3 del Real Decreto Ley 4/2012, de 24 de febrero, por el que se determinan obligaciones de información y procedimientos necesarios para establecer un mecanismo de financiación para el pago a los proveedores de las entidades locales. Se puede acceder a la aplicación desde este enlace: A través de esta plataforma, mediante las credenciales habituales de acceso a las aplicaciones de la Oficina Virtual, las Entidades Locales remitirán información sobre: a) Contratistas con facturas pendientes de pago. b) Facturas o justificantes de gastos pendientes de pago. Tanto para la comunicación de contratistas, como para la de facturas las posibilidades son dos: a) Captura desde un fichero de datos b) Captura mediante formulario. 2

3 2. Captura de datos desde fichero Desde el botón Importar datos desde fichero podremos incorporar los datos desde los archivos que, en su caso, se hayan generado desde SicalWin. Se trata de dos ficheros con extensión CSV: uno para los contratistas y otro para las facturas. Se podrán subir ficheros menores de 1 MB. Los ficheros mayores tendrán que comprimirse en formato gz. Existen herramientas gratuitas que realizan esta compresión (por ejemplo 1 En los puntos siguientes describiremos las tareas necesarias para obtener los ficheros CSV a partir de los datos grabados en el registro de facturas de SicalWin Tareas previas Es aconsejable que la Entidad Local realice una depuración de los datos grabados en SicalWin que abarcarían los siguientes extremos: 1. Es aconsejable completar la aplicación presupuestaria en aquellos justificantes de gastos registrados que no la tengan. 2. Registrar los justificantes de aquellas obligaciones pendientes de pago, reconocidas en ejercicios cerrados, anteriores a la utilización del registro de facturas. En este caso, se tendrá que enlazar posteriormente el justificante y la correspondiente obligación. 3. Indicar el tercero correcto en aquellos justificantes registrados o contabilizados pendientes de pago imputados erróneamente a terceros genéricos ( varios ). 4. Depurar los terceros: documento identificativo, nombre o denominación social, dirección, etc. También se deberían eliminar aquellos terceros duplicados Fichero SicalWin de justificantes pendientes de pago Una vez realizadas las tareas anteriores, accederemos a la consulta general de justificantes: 1 El documento publicado por el Ministerio de Hacienda con el formato de los ficheros se puede consultar aquí: 2 Para la modificación de terceros se puede consultar el Capítulo 7, punto 5 del Manual SicalWin. 3

4 Aquí, filtraremos todos aquellos justificantes registrados pendientes de pago a fecha 31/12/ : Tras pulsar el botón Datos Generales, SicalWin nos mostrará una rejilla con el resultado de nuestra selección: 3 El artículo 2.1.b) del RDL 4/2012 especifica que se tratará de justificantes cuya recepción en el registro administrativo [ ] haya tenido lugar antes del 1 de enero de Sin embargo, para evitar que nos aparezcan los justificantes registrados, en su caso, el mismo día 1 de enero del 2012 es aconsejable filtrar a fecha 31/12/

5 Esta rejilla de datos se podrá exportar a excel desde el botón de la barra de herramientas: Una vez en excel, eliminaremos aquellos registros que, por no corresponder al capítulo 2 y 6 o por otros motivos, no es necesario certificar 4. Se deberán eliminar también aquellos justificantes de gastos registrados que se hayan pagado vía pagos pendientes de aplicación (conceptos no presupuestarios 4000X) Guardaremos este fichero en formato XLS y en una ruta de la máquina desde la que nos conectamos: C$ en Client (V:). Se puede guardar con cualquier nombre, pero proponemos que sea el siguiente: CIF Entidad Local.xls A partir del fichero anterior, como veremos a continuación, generaremos los archivos a subir en la web de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales Fichero de contratistas Renombrar archivo Abriremos el fichero generado en el paso anterior y lo guardaremos con otro nombre: por ejemplo CIF Entidad Local_contratistas.xls 4 El punto 1.c) del artículo 2 del RDL 4/2012 especifica que se incluirán los justificantes correspondientes a [ ] contratos de obras, servicios o suministros incluidos en el ámbito de aplicación del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público [ ]. 5

6 Tratamiento de los datos del fichero Eliminaremos aquellas columnas correspondientes a datos que, según el artículo 3 del RDL y el formato especificado por el Ministerio, no es necesario certificar: Posteriormente eliminaremos los contratistas que aparecen más de una vez: El Domicilio Social, Población, Código Postal y Provincia se tendrán que fundir en uno sólo campo. Esto lo podemos hacer de forma manual o bien utilizar fórmulas de Excel. En este último caso, podemos introducir en la columna G la siguiente fórmula: =C2& &D2& E2& &F2 6

7 Después copiaríamos los datos calculados en la columna G en el rango correspondiente de la columna C. Hemos de utilizar para ello la opción de Pegado especial, marcando la casilla correspondiente a pegar sólo los valores: 7

8 Tras esto, podremos ya eliminar las columnas que nos sobran, así como la primera fila de la hoja excel: En la columna D tendremos que introducir de forma manual el dato correspondiente a la dimensión del contratista. Los valores podrán ser: A Autónomo. P PYME. O Otros. S Sin especificar. 8

9 Obtención del fichero CSV El archivo anterior lo guardaremos en formato CSV: Al mensaje de advertencia que lanzará el sistema contestaremos Sí: El fichero CSV será el que subamos a la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales como fichero de contratistas: Los campos incluidos en el fichero han de tener una longitud máxima: 9 caracteres para el número de identificación fiscal. 50 caracteres para la denominación social. 150 caracteres para el domicilio. 1 carácter para la dimensión. Si el fichero no es validado por la Oficina Virtual quizá sea debido a que alguno de los campos no cumple estos requisitos. En este caso, modificaríamos el dato en la hoja Excel y volveríamos a generar el fichero CSV Fichero de facturas Renombrar archivo Abriremos el fichero generado en el punto 2.2 anterior y lo guardaremos con otro nombre: por ejemplo CIF Entidad Local_facturas.xls 9

10 Tratamiento de los datos del fichero Eliminaremos aquellas columnas correspondientes a campos que, según el artículo 3 del RDL y el formato especificado por el Ministerio, no es necesario certificar: Posteriormente modificaremos los campos de esta tabla para que aparezcan todos los requeridos y en el orden establecido por el Ministerio: El CIF o NIF que aparezca aquí debe estar también en el fichero de contratistas generado en los puntos anteriores. 10

11 El importe se expresará sin el punto de miles. Por lo tanto, tendremos que modificar el formato de esta columna. El campo Fecha se referirá a la fecha del registro de facturas que, como ya hemos comentado en otras ocasiones, debe coincidir con la fecha de entrada en el registro general de la factura o justificante de gasto. En la columna Reclamación introduciremos de forma manual, en su caso, la fecha en que la deuda haya sido instada ante los tribunales por parte del contratista. En la columna Situación cambiaremos el dato que allí aparece por los siguientes valores 5 : P Contabilizada (valor $1 Contabilizada en nuestro fichero). N Sólo registrada (valor E Registrada en nuestro fichero). Eliminaremos también la primera fila de la hoja excel. Con todo, el fichero quedará así 6 : 5 En el documento del Ministerio por el que se determina el formato de los ficheros se incluye una tercera situación: C, contabilizada y no aplicada al Presupuesto. Pero, puesto que la mayoría de Entidades asistidas por este Servicio no contabilizan durante el ejercicio los gastos pendientes de aplicar al presupuesto (OPA), no habrán justificantes en esta situación. 6 El documento publicado por el Ministerio con las especificaciones de los ficheros CSV incluye tres campos más para aquellas facturas con acuerdos de cancelación fraccionada. Estos campos, no son obligatorios en los casos en que no existan facturas en esta situación, por lo que no se incluyen en esta guía. 11

12 Obtención del fichero CSV El archivo anterior lo guardaremos en formato CSV: Como en el caso anterior, al mensaje de advertencia que lanzará el sistema contestaremos Sí: Y este fichero CSV será el que subamos a la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales como fichero de facturas: Los campos incluidos en el fichero han de tener una longitud máxima: 20 caracteres para el número identificativo de la factura. 9 caracteres para el número de identificación fiscal. El importe, como se ha comentado, con dos decimales y sin punto separador de miles. Las fechas tendrán el formato dd/mm/aaaa. 1 carácter para la contabilización. 4 caracteres para el año de contabilización o registro. Si el fichero no es validado por la Oficina Virtual quizá sea debido a que alguno de los campos no cumple alguno de estos requisitos. En este caso, modificaríamos el dato en la hoja Excel y volveríamos a generar el fichero CSV. 3. Captura de datos mediante formulario Para la introducción de datos mediante formulario pulsaremos el botón Insertar nuevo registro en la aplicación web de la Oficina Virtual e iremos introduciendo los datos que la aplicación nos vaya solicitando. 12

13 Para los contratistas, los datos a introducir serán: Para la introducción de facturas pulsaremos el enlace Ver/Capturar Datos: Y después, el botón Insertar nuevo registro: 13

14 Los datos solicitados serán estos: 4. Firma y envío El artículo 3.1. del RDL 4/2012 especifica que las entidades locales deberán remitir, por vía telemática y con firma electrónica las relaciones certificadas generadas en los puntos anteriores. Así pues, una vez cumplimentados los formularios o, en su caso, importados los datos de los ficheros generados desde SicalWin, el Secretario-Interventor firmará el envío definitivamente mediante un certificado digital expedido por una autoridad certificadora reconocida (ACCV, DNIe, u otros). 14