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3 CONTENIDO 1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA LEY 30 DE LEY 87 DE LEY 152 DE LEY 190 DE LEY 489 DE RESOLUCIÓN 048 DE DECRETO 4110 DE DECRETO 1599 DE DECRETO 4485 DE NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (NTCGP 1000:2009) MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI 1000:2005) POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD MARCO CONCEPTUAL GESTIÓN META INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES DE INDICADORES DE EFICIENCIA INDICADORES DE EFECTIVIDAD VENTAJAS DEL DISEÑO Y CÁLCULO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN REQUISITOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN PRESENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN ACCIONES PRODUCTO DE INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓN EN EL ITM FICHA TÉCNICA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN INDICADORES EN EL ITM INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE APOYO INDICADORES DE PROCESOS DE EVALUACIÓN IDENTIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES... 24

4 4.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN PROCESOS MISIONALES DISEÑO CURRICULAR DESARROLLO CURRICULAR PROYECCIÓN SOCIAL GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCESOS DE APOYO GESTIÓN FINANCIERA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRACIÓN DE MUEBLES E INMUEBLES GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCESOS DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN EVALUACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE LA CALIDAD HERRAMIENTAS DE REPRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN TABLEROS DE CONTROL DE GESTIÓN TABLERO DE CONTROL DE GESTIÓN DEL ITM INDICADORES SEMESTRALES INDICADORES ANUALES PONDERACIÓN DE INDICADORES BIBLIOGRAFIA

5 INTRODUCCIÓN El sistema de indicadores de gestión es un elemento de control conformado por los mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión en toda entidad pública. Éstos permiten establecer el grado de logro o el avance de los objetivos trazados y de los resultados esperados del proceso en relación con los bienes o servicios que se generan. En este sentido, los indicadores se constituyen en una herramienta no sólo para la toma de decisiones, sino también para la formulación de estrategias y acciones para la mejora de los procesos institucionales. El diseño y cálculo de los indicadores de gestión, además de posibilitar una mayor eficacia en el logro de los objetivos propuestos y una mayor eficiencia en la asignación de los recursos, permite adecuar los procesos internos detectando inconsistencias entre los objetivos de la institución y su quehacer cotidiano, a la vez que ayuda a mejorar la coordinación entre los diferentes niveles administrativos y áreas de trabajo de la institución. El presente manual establece la metodología utilizada para la medición de los indicadores de gestión del ITM. Para ello se han estructurado de la siguiente forma: inicialmente se enuncian los referentes legales y constitucionales en los cuales se enmarcan los indicadores de gestión. En la tercera parte presenta el marco conceptual de los indicadores de gestión, partiendo del concepto de gestión, utilizado en la administración pública; se identifican además los diferentes tipos de indicadores y los requisitos o características que deben cumplir los indicadores, adicionalmente se ilustran las distintas formas como pueden construirse matemáticamente los indicadores. En el apartado de Indicadores de gestión en el ITM se describe la ficha técnica empleada, asi como una clasificación de los 210 indicadores construidos con esta metodología. Posterionermente se muestra la ficha técnica de la totalidad de los indicadores medidos en los 15 procesos del Sistema de Gestion de la Calidad del ITM. Por último, como herramienta de análisis, se explica la importancia del Tablero de Control, ilustrando a través de los Indicadores de Gestión medidos en el año 2010.

6 1. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL 1.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA El artículo 67 reconoce la educación como un derecho personal y como un servicio público, a través de la cual se posibilita el acceso al conocimiento, a las ciencias y las técnicas, y a los demás bienes y valores de la cultura. Dicho acceso y el desarrollo de la investigación, la ciencia y la difusión de los valores culturales de la Nación (art.70), deben ser promovidos y fomentados por el mismo Estado; también le competen las tareas de inspección y vigilancia sobre la calidad de la educación y el cumplimiento de sus fines. El Artículo 2º plantea la misión del Estado Colombiano, al señalarse los fines que debe cumplir. A partir de esta premisa y a lo largo de su articulado, el texto constitucional identifica la estructura básica del Estado y la de las pautas sobre la forma como se debe desarrollar dicha estructura, determinando igualmente las competencias generales a los organismos contemplados en ella. El Artículo 209 expresa que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. El Artículo 269 indica que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas En el Artículo 339 se ordena que toda la gestión del Estado deba estar sujeta a una planeación y establece los lineamientos sobre el contenido de un Plan Nacional de Desarrollo. El Artículo 343 expresa que existirá una entidad nacional de planeación, señalada por la ley, encargada del diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine. El Artículo 347 ordena además la organización de un sistema de evaluación de gestión y resultados de la administración pública y obliga a ejercer el control de la gestión con base en indicadores para evaluar el cumplimiento de las metas y los objetivos. 1.2 LEY 30 DE 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior, le dio funciones de inspección y vigilancia de las instituciones de educación superior al Ministerio de Educación Nacional; al Consejo Nacional de Educación Superior, CESU; al Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES; al Sistema de Universidades Estatales, SUE; y a los Comités Regionales de Educación Superior, CRES. De igual manera creó el Sistema Nacional de Acreditación con el propósito de garantizar la calidad de las instituciones de educación superior, función que ejerce a través del Consejo Nacional de Acreditación, CNA, y el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior, SNIES, el cual tiene como objetivo acopiar, sistematizar y 5

7 divulgar información del Sistema Nacional de Educación Superior, para orientar a la comunidad sobre la calidad, la cantidad, pertinencia y las características de las instituciones y programas del sistema. 1.3 LEY 87 DE 1993 Llamada también Estatuto básico del Control Interno, en su artículo 8º determina que, como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno, el representante legal de cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes. 1.4 LEY 152 DE 1994 Denominada Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo. 1.5 LEY 190 DE 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, en el parágrafo del artículo 48 establece todas las entidades públicas diseñarán y revisarán periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencia y de la entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente aceptados. 1.6 LEY 489 DE 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de la administración pública, en el artículo 17, numeral 5º, establece que las Políticas de Desarrollo Administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en cuenta, entre otros aspectos, metodologías para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficiencia y eficacia. 1.7 RESOLUCIÓN 048 DE 2004 Emanada de la Contaduría General de la Nación y por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable, plantea en su artículo 15, que trata de las herramientas de evaluación, que para la realización de la evaluación del control interno contable y de la función de auditoría interna se utilizarán indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición, evaluación, recomendación y elaboración de planes de mejoramiento del proceso contable. 1.8 DECRETO 4110 DE 2004 Por el cual se reglamenta la ley 872 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, en su Artículo 3 plantea como mecanismos para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, cada entidad con fundamento en el literal h del Articulo 4 de la Ley 872 de 2003, deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad 6

8 Los procesos que revisten mayor importancia para los usuarios deberán estar permanentemente publicados en las respectivas páginas Web de los organismos y entidades, o en cualquier otro medio de divulgación, informando sus resultados a través de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad 1.9 DECRETO 1599 DE 2005 Por el cual se adopta el modelo estándar de Control Interno MECI1000:2005, con el fin de buscar mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado. El modelo estándar de control interno proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo 1.10 DECRETO 4485 DE 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la Ley 872 de NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (NTCGP 1000:2009) En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. A continuación se hace referencia a los numerales relacionados con este manual: 4.1 literal c) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes. 4.1 literal e) Realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos. 4.1 literla f) Implemerar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos ) Seguimiento y medición de los procesos La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global para el Sistema. Como resultado del seguimiento de la medición y seguimiento de los procesos, deben llevarse a cabo correcciones, acciones preventivas y/o correctivas, según sea conveniente. Los métodos de seguimiento y medición deben facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos de manera 7

9 permanente en las páginas electrónicas, cuando se cuente con ellas u otros medios con los que se cuente. 8.4) Análisis de datos. La entidad debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe incluir los datos generados por el resultado del seguimiento y medición y los generados por cualesquiera otras fuentes pertinentes. El análisis de datos debe proporcionar información sobre: a) la satisfacción del cliente (véase el numeral 8.2.1), b) la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio (véase el numeral 7.2.1), c) las características y tendencias de los procesos y de los productos y/o servicios, incluidas las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas, (véanse los numerales y 8.2.4), y d) los proveedores (véase el numeral 7.4) 1.12 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI 1000:2005) Este modelo determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de Los elementos del MECI a los cuales se hace alusión en este manual son Información Secundaria y Autoevaluación de la Gestión y se relacionan a continuación, 2.2.2) Información Secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública ) Autoevaluación a la Gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD El 6 de junio de 2008, mediante acuerdo 06 del mismo año, el Consejo Directivo del ITM adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004. En el artículo 2º y 4º de este Acuerdo se establece la política y objetivos de calidad; éstos últimos fueron ajustados mediante la resolución rectoral 476 de 2010, que se transcriben a continuación: Política de la Calidad. El Instituto Tecnológico Metropolitano, Institución Universitaria, es un establecimiento público de naturaleza autónoma, comprometido con el servicio público cultural en educación superior, para la formación integral del talento humano en ciencia y tecnología y que habilite para la vida y el trabajo, con fundamento en la excelencia de sus procesos, mediante la provisión de servicios de calidad y del desarrollo de la gestión pública con sujeción a las disposiciones constitucionales y legales y caracterizada por la eficacia, la eficiencia y el 8

10 mejoramiento continuo, en procura de la satisfacción de las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios. Objetivos de la Calidad. El Sistema de Gestión de la Calidad en el ITM se hará a través de un enfoque basado en los procesos que se surten al interior del ITM y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones, y en consecuencia se asumirá en el logro de los siguientes objetivos de la calidad: Garantizar una gestión con solidez financiera para un desarrollo institucional sostenible con criterio de equidad en la disponibilidad y asignación de recursos apropiados para el desarrollo académico y administrativo. Desarrollar procesos formativos que posicionen cada vez más al ITM ante el Estado y la Sociedad, mediante el aseguramiento de altos niveles de calidad de un servicio educativo con pertinencia social y académica. Fortalecer la interacción del ITM con el entorno por medio de los servicios de asesoría y formación para el desarrollo humano y el trabajo, el apoyo a la gestión empresarial, la participación de egresados en el trabajo, la gestión de la práctica empresarial para satisfacer las necesidades de la comunidad. Incrementar la producción de conocimiento científico y tecnológico para la innovación y el desarrollo mediante la creación de grupos en nuevos campos del conocimiento, el fortalecimiento de los existentes, el mejoramiento cuantitativo y cualitativo de los resultados de investigación y de la transferencia del conocimiento. Consolidar una cultura de bienestar, expresada en creación y consolidación de espacios y programas, que favorezca el crecimiento, personal, intelectual, social, laboral, espiritual y cultural de los miembros de la comunidad académica. Diseñar e implementar estrategias y mecanismos de comunicación, inclusión e interiorización para una cultura de calidad en el ITM. Fortalecer el desarrollo institucional mediante el seguimiento y mejoramiento continuo de sus procesos, buscando la disminución de las no conformidades, incrementando la eficacia, eficiencia y efectividad y la satisfacción de las necesidades del cliente. Gestionar y administrar talento humano, permanentemente cualificado para satisfacer a sus usuarios mediante la oportunidad y calidad en la prestación de los servicios. El Acuerdo 06 de 2008 del Consejo Directivo del ITM, en su artículo 6º, igualmente establece la responsabilidad de los servidores públicos del ITM, los cuales son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, por la supervisión continua a la eficacia de los controles y parámetros de calidad. Asimismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la unidad administrativa a la cual pertenecen. 9

11 2. MARCO CONCEPTUAL 2.1 GESTIÓN La gestión es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles. Es decir, la gestión consiste en modificar una situación actual en otra situación deliberadamente planeada. El concepto de gestión está asociado al logro de resultados, por eso es necesario tener mucha claridad acerca del estado de la situación actual y de la situación futura que se desea alcanzar. La modificación de la situación actual a la esperada debe medirse para poder determinar el alcance de la gestión. El proceso de gestión involucra tres aspectos fundamentales: El logro de los objetivos, los productos para alcanzar los objetivos y los recursos utilizados para obtener los productos. Bajo el concepto de gestión, los objetivos son el fin, los productos son el medio para alcanzar los objetivos y los recursos son los insumos utilizados para la obtención de los productos a través de los procesos. La medición de la gestión se lleva a cabo a través del proceso de seguimiento y evaluación, éstos entendidos como el conjunto de actividades analíticas por medio de las cuales se busca establecer un contraste entre unos objetivos y unas metas programadas y los logros realmente alcanzados. Dicho contraste debe permitir marcar la distancia entre los dos puntos de comparación y formular hipótesis sobre los factores que la explican. El seguimiento y la evaluación hacen parte de un mismo proceso tendiente a aportar elementos de juicio para mejorar la ejecución de una política, un programa o un proyecto. El seguimiento hace referencia específicamente a un proceso continuo de recolección y tratamiento de datos mediante el cual se busca monitorear las actividades realizadas, descubrir anomalías en su ejecución y brindar criterios para su corrección y reorientación técnica. Mientras que la evaluación consiste en un proceso más completo de análisis de la acción, que tiene como finalidad juzgarla periódicamente, de manera profunda, para valorar su correspondencia con los propósitos que la inspiran y, si es el caso, reorientarla. El seguimiento y la evaluación es un proceso de aprendizaje continuo que realimenta los procesos de planeación, reorientando la gestión hacia el mejor cumplimiento de sus objetivos. El seguimiento y la evaluación exige tener en cuenta tres componentes de la gestión: El proceso, el producto y el impacto. El Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responde al Cómo de la gestión. A partir de la información sobre el proceso, pueden inferirse conclusiones sobre la eficiencia de la gestión en el uso de los recursos disponibles. El Producto Alude a los resultados de la gestión. Responde al Qué de la gestión. El análisis de resultados permite hacerse una idea sobre el grado de eficacia de la gestión en términos del cumplimiento de metas. 10

12 El Impacto: Referido a los efectos de la gestión en el ámbito de su intervención. El análisis del impacto permite medir la efectividad de la gestión, en términos del logro de sus objetivos. 2.2 META Las metas son valores alcanzables y medibles para poder llegar a un objetivo, es la cuantificación del valor que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios. Las metas deben permitir medir su cumplimiento en un momento dado. Por esto deben ser concretas, cuantificables, temporales, alcanzables y satisfactorias. 2.3 INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores son un punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de una meta esperada. Es una representación cuantitativa o cualitativa, verificable objetivamente, que refleja la situación de un aspecto de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo, actividad o producto deseado en un momento del tiempo, permitiendo observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la institución, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos La valoración global del resultado asociado a un objetivo requiere diseñar indicadores relativos a aspectos de eficacia, eficiencia y calidad. Así mismo, con el objeto de conocer el impacto real de la gestión, se introduce el concepto de efectividad INDICADORES DE Se considera como eficacia el nivel de consecución de los objetivos establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia alguna a la utilización de los recursos necesarios para la consecución de los citados objetivos. En este caso los indicadores más frecuentemente utilizados son los de producto que proporciona información sobre los bienes producidos y servicios prestados INDICADORES DE EFICIENCIA Se entiende por eficiencia la óptima utilización de los recursos disponibles en la consecución de un logro. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. En el caso de los indicadores de eficiencia se debe dejar claro que la eficiencia es inherente a la organización. Para el cálculo de la eficiencia es necesario realizar una comparación a través de niveles de referencia o estándares de comparación, ya sean históricos, teóricos o presupuestados INDICADORES DE EFECTIVIDAD La efectividad es la relación entre los recursos utilizados y el impacto obtenido. La mayor efectividad se alcanza al hacer un uso óptimo de los recursos disponibles, alcanzando los impactos esperados. Este concepto integra la eficacia y la eficiencia. Por tanto, los Indicadores de Efectividad miden la satisfacción de las necesidades del proceso. 11

13 Los siguientes indicadores son considerados como medida del impacto de una gestión: Rendimiento Crecimiento Competitividad Productividad Participación Adaptación Cobertura 2.4 VENTAJAS DEL DISEÑO Y CÁLCULO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Existen razones de orden técnico, jurídico y de política institucional que justifican el seguimiento y la evaluación a partir de los indicadores de gestión, dentro de las cuales se encuentran: Apoya el proceso de planeación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo. Permite adecuar los procesos internos, detectando inconsistencias entre los objetivos de la institución y su quehacer cotidiano. Posibilita mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros. Facilita el proceso de toma de decisiones a partir de los impactos generados. Ayuda a mejorar la coordinación entre los diferentes niveles administrativos y áreas de trabajo de la Institución. Permite orientar de mejor manera los objetivos del sistema a la consecución de la satisfacción del cliente. Muestra permanentemente cómo se desarrollan los procesos y permite implementar los correctivos necesarios en forma oportuna. Incrementa la autonomía y responsabilidad de los directivos. Proporciona una base de seguridad y confianza en su desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación. Estimula y promueve el trabajo en equipo. Induce un proceso de participación en la responsabilidad que implica prestar el servicio, así como compartir el mérito que significa alcanzar niveles superiores de eficiencia. 12

14 2.5 REQUISITOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión deben ser generados en un ambiente participativo, que involucre en el proceso de elaboración a todos los actores relevantes, lo anterior como una forma de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con las metas e indicadores resultantes. Los indicadores deben ser conceptualmente claros, directos, inequívocos y comprensibles, que signifiquen lo mismo tanto a quienes hacen uso de ellos con fines de toma de decisiones, como a quienes simplemente los observan como referencia. La pertinencia es un requisito básico que deben reunir los indicadores de gestión, pues deben referirse a los procesos y productos esenciales de la Institución, de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales. Los indicadores deben ser mensurables, expresados en unidades de medida que se entiendan fácilmente, lo que significa la posibilidad de validarlos o de verificarlos de manera independiente. Los indicadores deben ser confiables y válidos para garantizar que lo que se está midiendo en un momento dado sea lo que también se va a medir en un momento posterior, y de otro lado que lo que se está midiendo sea realmente lo que se buscaba medir. La información que sirva de base para la elaboración de los indicadores de gestión debe ser recolectada a un costo razonable y con la garantía de confiabilidad necesaria, vale decir que los resultados deben ser independientes de quien efectúe la medición. Los indicadores deben ser sensibles, en el sentido de que reflejen los cambios de las situaciones y los diversos grados de complejidad de las organizaciones. Los indicadores deben ser periódicos y consistentes en el tiempo, para que se puedan realizar comparaciones en distintos momentos. Los indicadores deben ser públicos; es decir, conocidos y accesibles a todos los niveles y estamentos de la Institución, así como al público usuario y al resto de la administración pública. 2.6 PRESENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN El seguimiento y evaluación de la gestión emplea indicadores objetivos para evaluar el desempeño. Sin embargo también se utilizan métodos y medidas subjetivas, tales como la percepción ciudadana, grado de satisfacción de los estudiantes y la percepción de los académicos y directivos. En función del modo de expresar su valor los indicadores son cuantitativos o cualitativos. Indicadores cuantitativos son aquellos cuyo valor se expresa en términos numéricos. Los indicadores cualitativos generalmente siguen una escala ordinal que es susceptible de ser transformada en términos cuantitativos, mediante la introducción de un determinado código. En función del grado de complejidad los indicadores son simples o compuestos. Los indicadores simples o primarios constituyen valores absolutos de carácter cuantitativo obtenidos directamente de observaciones simples. Los Indicadores compuestos o derivados son valores únicos obtenidos a partir de uno o más indicadores simples. Este tipo de indicadores constituyen razones formadas a 13

15 partir de cocientes entre dos indicadores primarios o bien entre un indicador primario y otro tipo de variable. En ocasiones resulta difícil medir directamente los indicadores de gestión, de manera que se necesita de indicadores indirectos o sustitutos. Éstos sólo se deben utilizar cuando no se dispone de datos para indicadores directos, cuando la recolección de los datos es demasiado costosa, o cuando no resulta factible obtener datos a intervalos regulares. Sin embargo, se debe tener precaución para utilizar indicadores sustitutos, porque tiene que existir una suposición en el sentido que el indicador sustituto está dando evidencia, por lo menos aproximada, del desempeño. De otro lado, el diseño de indicadores presenta frecuentemente algunas dificultades relacionadas con la forma de presentación del mismo o en la conjugación de las variables. Los indicadores pueden ser presentados como un índice o razón, una proporción, un coeficiente o un porcentaje. En forma de índice o razón. Es la relación entre dos valores que pueden ser de la misma variable. Expresa la relación del numerador con relación a una variable dada en el denominador. Esta relación se expresa en la forma a/b. Ej. 12 / 4 = 3 En forma de proporciones. Expresa Igualdad entre dos Razones. Permiten hacer comparaciones y sirve para reducir números grandes facilitando su análisis. Se expresa a/b = c/d, a es a b como c es a d. Ej. 15/12 = 5/4 es decir igual a 1.25 En forma de coeficiente. Es el valor numérico de una Razón o de una Proporción. Se expresa K = a/b. Se interpreta como la cantidad del Denominador que contiene el Numerador, en su correspondiente unidad de medida. Ej. K = 100 estudiantes K = 20 estudiantes / docente 5 docentes En forma de porcentaje. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. Se expresa K = a/b x 100 Ej. #. Estudiantes matriculados X 100 # Estudiantes proyectados Cuando se trata de relacionar valores de variables, resulta de especial importancia aprender a seleccionar el denominador, que en la mayoría de los casos es el que sirve como base de comparación. Cuando se compara una variable con el año anterior. Si se examina el cambio de valor de una variable de un año con respecto a un año anterior, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Vr. Año 2008 Vr. Año

16 Cuando se comparan dos variables o unidades de medida, una de ellas dependerá de la otra. En estos casos, la variable independiente será el Denominador. Como por ejemplo expresar la relación de número de estudiantes por docente, por ejemplo cinco docentes contratados en un programa que tiene 100 estudiantes En este caso la variable independiente es docentes, y será entonces el denominador. Ej. 100 estudiantes = 20 Estudiantes / docente 5 docentes Generalmente se relacionan valores en los que el denominador es mayor o igual al numerador. No obstante, existen ocasiones en las que sucede lo contrario, es decir que el denominador es menor que el numerador, por ejemplo, cuando la meta o los resultados logrados superan el valor máximo establecido o programado. Cuando se quiere conocer la rotación de algún factor o variable, es decir, el número de veces que algo se cumple en un tiempo determinado. Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en matrículas durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo periodo. Es igual al total de lo recaudado sobre lo Programado (13.5 / 10 = 1.35). En este caso significa que la meta se logró en 1.35 veces. Si se multiplica por 100, indica que se alcanzó el 135% de la meta propuesta. 2.7 ACCIONES PRODUCTO DE INDICADORES Como producto del resultado de la medición del indicador, se debe emprender acciones, tales como: ACCION PREVENTIVA: Esta acción se genera cuando la medición del indicador se encuentra en el rango de gestión ACEPTABLE. ACCION CORRECTIVA: Esta acción se genera cuando la medición del indicador se encuentra en el rango de gestión DEFICIENTE. ACCION DE MEJORA: Esta acción se genera cuando la meta del indicador permanece en el tiempo. 15

17 3. INDICADORES DE GESTIÓN EN EL ITM 3.1 FICHA TÉCNICA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Para el caso particular del ITM se ha definido una ficha técnica que contiene la identificación y el cálculo de los indicadores, en la cual se consignan los indicadores de relevancia para cada proceso y con los cuales se va a obtener las acciones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad. 1. TIPO DE PROCESO: 2. PROCESO: 3. INDICADOR: 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: 6. MEDICIÓN: 7. META: 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO ACEPTABLE DEFICIENTE 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : MES: AÑO: TABLA 1. Ficha técnica de los indicadores de gestión 16

18 A continuación se describen los 14 elementos la ficha técnica de los Indicadores de Gestión : 1. TIPO DE PROCESO: Clasificación a la cual pertenece el proceso (Estratégico, Misional, Apoyo, Evaluación). 2. PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde el respectivo indicador. 3. INDICADOR: Expresión cuantitativa que indica los logros de toda la organización o de uno de sus procesos. Se describe el sustantivo más el verbo en participio pasado. 4. TIPO DE INDICADOR. Definir si se trata de un indicador de eficacia, eficiencia o efectividad. 5. CÁLCULO. Computo, cuenta o investigación que se hace de algo por medio de operaciones matemáticas. 6. MEDICIÓN. Refleja el valor obtenido en la medición efectuada a partir de las variables definidas para el indicador, indicando el ámbito temporal. 7. META. Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles. 8. RANGO DE GESTIÓN. Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener al indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas. 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA. Señala la frecuencia con que se realizará la medición del indicador. 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR. Representación gráfica de los resultados de la medición. 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN. Es la interpretación que se hace de los resultados y representan el potencial de mejora para el proceso. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN. Es el documento que proporciona evidencia de la actividad desarrollada y su medio de soporte. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Es el responsable del proceso que por sus competencias le corresponde medir, interpretar y analizar el resultado del indicador. 14. FECHA DE REVISIÓN: Es la fecha en que se revisa, ajusta o se modifica el indicador de gestión. 17

19 3.2 INDICADORES EN EL ITM En la tablas 2 a 5 se relacionan los 210 indicadores de gestión identificados en los procesos Estratégicos; Misionales, Apoyo y de Evaluación. (Ver figura 1). De estos 210 indicadores el 64,80% son de eficacia, el 21,4% de eficiencia, y el 13,8% de efectividad. Figura 1. Mapa de procesos del Instituto Tecnológico Metropolitano 18

20 3.3 INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS. Se identifican 22 Indicadores, 13 de eficacia, 3 de eficiencia y 6 de efectividad PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Metas Físicas cumplidas por Línea Estratégica del Plan de Desarrollo Definir, desarrollar y monitorear el Institucional direccionamiento estratégico a través de Plan Plurianual de Inversiones ejecutado EFICIENCIA la formulación, implementación y Ingresos por gestión de la Institución seguimiento de planes, programas y proyectos, que permita la proyección Participación del ITM en la cobertura EFECTIVIDAD institucional en atención a los municipal en educación superior requerimientos del entorno. Planeación Institucional Estudiantes del género femenino matriculados en programas de educación superior en el ITM PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Visitas realizadas al portal ITM y La Tekhné EFECTIVIDAD Digital Generar estrategias de información Medios institucionales realizados Gestión de la bibliográfica e institucional para la Libros Publicados Información y la construcción del conocimiento, difusión Programas de televisión medidos por rating EFECTIVIDAD Comunicación de los programas, proyectos y el Documentos bibliográficos disponibles por EFICIENCIA posicionamiento institucional estudiante Estudiantes que han prestado material EFICIENCIA bibliográfico en medio físico Tabla 2. Indicadores de Gestión de los Procesos Estratégicos 19

21 3.4 INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES. Se identifican 162 indicadores, 113 de eficacia, 35 de eficiencia, 14 de efectividad PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Diseño Curricular Desarrollar las etapas requeridas para el diseño de programas académicos de pregrado o posgrado y la solicitud del registro calificado para mejorar la oferta académica del ITM. Programas diseñados que obtienen Registro Calificado Desarrollo Curricular Desarrollar el objeto de formación del estudiante del ITM en el contexto de la formación integral, a través de los núcleos formativos que constituyen el Plan de Estudios Índice de absorción Índice de selectividad Indice de vinculación No logro academico EFICIENCIA Estudiantes graduados con la modalidad de práctica profesional Proyección Social Proyectar a la región y al País los conocimientos y las fortalezas institucionales, por medio de la comercialización de servicios de educación informal, asesorías y formación para el desarrollo humano y el trabajo; apoyo a la gestión empresarial, a los niveles precedentes y a la vinculación permanente del egresado con el entorno; satisfaciendo las necesidades del sector productivo y las comunidades académicas nacionales Alumnos practicantes que se vinculan laboralmente Clientes Satisfechos en Practicas Profesionales Planes De Negocios Formulados Empresas Incubadas Clientes Satisfechos (Educación Continuada) Eficacia de la Formación Educación Continuada Respuestas entregadas oportunamente (Educación Continuada) Porcentaje de graduados vinculados al mundo del trabajo según su área de formación EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD 20

22 PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Proyectos de investigación terminados en Fomentar la capacidad para la un determinado año producción de conocimiento, mediante el Proyectos de investigación empezados en seguimiento de los grupos de un año Gestión del investigación, el desarrollo de proyectos Proyectos de investigación cancelados en Conocimiento de investigación bajo estándares de un año calidad y la gestión de actividades para la Estudiantes vinculados por proyecto de EFICIENCIA divulgación y transferencia de resultados investigación de investigación Puntos de productos obtenidos por el centro EFECTIVIDAD de investigación Internacionalización del Conocimiento Bienestar Universitario Gestionar las relaciones del ITM con la sociedad, el sector productivo y las comunidades académicas nacionales e internacionales para propiciar, desde los procesos misionales, acuerdos de cooperación que apoyen la internacionalización del Instituto. Desarrollar acciones intencionalmente formativas y de apoyo orientadas al desarrollo de las dimensiones del ser humano y a la formación integral de quienes forman parte de la comunidad institucional en lo relacionado con salud, desarrollo humano, promoción socioeconómica, cultura, recreación y deportes, apoyo a la permanencia académica y prevención de emergencias Convenios y alianzas de cooperación Miembros de la comunidad académica beneficiados con los programas de movilidad Grupos culturales representando el ITM Eventos culturales ejecutados Estudiantes estimulados en los talleres artísticos Personas participando en actividades deportivas Encuentros deportivos representando el ITM Factores de Riesgo cardiovascular en EFECTIVIDAD empleados controlados Beneficiarios de los apoyos económicos EFECTIVIDAD retenidos Estudiantes asesorados en Promoción EFICIENCIA Socioeconómica Estudiantes intervenidos en Punto de Encuentro Estudiantes retenidos con las EFECTIVIDAD intervenciones de Punto de Encuentro Estudiantes que aprueban asignaturas en ciencias básica con las intervenciones de EFECTIVIDAD Punto de Encuentro Personas Atendidas en salud mental EFICIENCIA Impacto de las intervenciones en clima EFECTIVIDAD organizacional Tabla 3. Indicadores de Gestión de los Procesos Misionales 21

23 3.5 INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE APOYO. Se identifican 19 indicadores, 7 de eficacia, 6 de eficiencia, 6 de efectividad. PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Garantizar la gestión eficaz de los Cumplimiento de la ejecución presupuestal recursos financieros y la consolidación Ingresos para la financiación del plan de Gestión Financiera de la información financiera, para acción Institucion permitir la eficiencia de los procesos y Cumplimiento en la ejecución presupuestal EFICIENCIA proyectos institucionales. de proyectos de inversión PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Gestión Financiera Adquisición de Bienes y Servicios Administración de Bienes Muebles e Inmuebles Gestión del Talento Humano Garantizar la gestión eficaz de los recursos financieros y la consolidación de la información financiera, para permitir la eficiencia de los procesos y proyectos institucionales. Suministrar oportuna y eficientemente los bienes y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos institucionales Mantener, mejorar y custodiar eficientemente los bienes Institucionales Proporcionar, mantener y mejorar el talento humano idóneo, para el cumplimiento de la Filosofía Institucional. Participación de la contribución de los ingresos por recursos propios a la financiación Institucional. Endeudamiento a largo plazo Institucional Recursos Disponibles en Tesorería Especificaciones técnicas contractuales cumplidas Plazo Contractual Cumplido Aspectos Administrativos Cumplidos Contratos perfeccionados Puntos de red parados Usuarios satisfechos con el soporte de sistemas Equipos de laboratorio parados Costo de mantenimiento correctivo ejecutado de bienes inmuebles Tasa de cartera con incidencias Ausentismo Docentes de Carrera Capacitados Empleados administrativos capacitados Capacitaciones evaluadas eficazmente Evaluación del Desempeño empleados de carrera administrativa EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD Tabla 4. Indicadores de Gestión de los Procesos de Apoyo 22

24 3.6 INDICADORES DE PROCESOS DE EVALUACIÓN: Se identifican 7 Indicadores, 3 de eficacia, 1 de eficiencia y 3 de efectividad PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR TIPO Autoevaluacion Autorregulación y Propiciar el autoexamen permanente de la Institución y de los Programas Académicos para asegurar la idoneidad, la solidez y el mejoramiento continuo y, garantizar la legalidad de todos los procesos Programas académicos acreditados de alta calidad Número de estudiantes por docente de tiempo completo equivalente EFECTIVIDAD EFICIENCIA Evaluación Control y Gestión de la Calidad Informar con objetividad e independencia los resultados y hallazgos producto de la realización de Auditorías y de Evaluación del Sistema de Control Interno Realizar medición, seguimiento y mejoramiento a los procesos con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño de los mismos Sistema de Control Interno evaluado. Planes individuales de trabajo evaluados Acciones generadas por autocontrol Acciones correctivas con cierre previsto en un determinado año cerradas eficazmente. Acciones preventivas con cierre previsto en un determinado año cerradas eficazmente. EFECTIVIDAD EFECTIVIDAD Tabla 5. Indicadores de Gestión de los Procesos de Evaluación 23

25 4. IDENTIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES 4.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3. INDICADOR: Metas Físicas cumplidas por Línea Estratégica del Plan de Desarrollo Institucional 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: (Número de metas físicas cumplidas / Número de metas físicas programadas) x MEDICIÓN: Año Línea Estratégica Número de metas físicas programadas Número de metas físicas cumplidas Indicador % % % % % % % % % % % % % % % 7. META: 100% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 90% a 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE 80% a 89% DEFICIENTE <= 79% 24

26 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 100% 100% 94% 93% 92% 87% 85% 85% 80% 83% 75% 74% 58% 59% 54% Línea Estratégica 1 Línea Estratégica 2 Línea Estratégica 3 Línea Estratégica 4 Línea Estratégica ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Año 2008 Año 2009 Año 2010 En el 2008, la gestión para alcanzar las metas de la Línea Estratégica 1 y 2 fue deficiente. La gestión en el cumplimiento de las demás líneas fue bueno. La acción emprendida para corregir este hecho y garantizar el cumplimiento de las metas a largo plazo, fue la construcción del Plan Indicativo, herramienta gerencial que programa por año las metas del Plan de Desarrollo de una vigencia determinada, como instrumento de gestión recoge la información mínima necesaria para hacer evaluable la gestión de las entidades públicas en torno a resultados. Los Planes de Acción de los siguientes años, es decir 2009 y 2010, fueron formulados con base en el plan indicativo, el cual debe ser reformulado anualmente conforme a los resultados obtenidos. Los resultados en el año 2009, registran una mejoría excepto por los resultados de la Líneas Estratégicas 2 y 3, siendo el caso más crítico la gestión de la Línea Estratégica 3. Para corregir las desviaciones registradas en la evaluación del Plan de Desarrollo 2009 se reformuló nuevamente el Plan Indicativo para redistribuir las metas no alcanzadas durante el 2008 y Como acciones preventivas, y en respuesta al resultado aceptable de la evaluación de la Línea Estratégica 1 en el año 2009, durante el año 2010 se aumentó la frecuencia de monitoreo por parte de la Oficina de Planeación al Plan de Acción Adicionalmente, teniendo en cuenta los resultados del seguimiento del plan operativo del 2010 con corte a junio 30 del mismo año, se reformuló en el mes de julio el plan con el fin de oficializar los ajustes pertinentes y necesarios para alcanzar las metas en el año. Análisis de resultados al 2010: Los resultados arrojados de la evaluación del Plan de Desarrollo registran una gestión aceptable para las líneas 1, 3, 4 y 5 y una gestión deficiente para la línea 2. Como acción preventiva, y en respuesta al resultado aceptable de la evaluación se reanudará el uso del plan individual de trabajo monitoreado desde la Oficina de Control Interno. Aplicación que no 25

27 fue usada en el primer semestre de 2011 en razón de la revisión de la herramienta por parte de la nueva administración. Como acción correctiva, se procede a formular el Plan de Desarrollo Plan que pretende materializar la propuesta de la nueva dirección y la corrección de problemas técnicos y de pertinencia en la planeación. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Evaluación Plan de Desarrollo Institucional Los días que uno tras otros son la vida RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 27 MES: 05 AÑO:

28 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3. INDICADOR: Plan Plurianual de Inversiones ejecutado 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Ejecución Financiera del Plan Anual de Inversiones/ Presupuesto de Inversiones en el Plan Plurianual de Inversiones) x MEDICIÓN: Año Ejecución Financiera del Plan Anual de Presupuesto Inversiones Plan Plurianual Inversiones de Inversiones Indicador ,29% ,25% % Cifras en millones de pesos 7. META: 100% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 96 % a 99% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 91 % a 95 % DEFICIENTE < 90% PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES EJECUTADO 102,00% 101,22% 100,00% 99,25% 98,00% 96,00% 96,29% 94,00% 92,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Los resultados del indicador en los años 2008 a 2010 evidencian una acertada ejecución del Plan Plurianual de Inversiones. Específicamente para el año 2010 la inversión ejecutada corresponde al 96,3% de la inversión programada en el Plan de Desarrollo Institucional. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema de Información Administrativa y Financiera SEVEN Plan de Desarrollo Institucional Los días que uno tras otros son la vida RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 27 MES: 05 AÑO:

29 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3. INDICADOR: Ingresos por gestión de la Institución 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: ((Ingresos corrientes Transferencias + Recursos de capital) / Total de Ingresos) x MEDICIÓN: Año Ingresos Corrientes Transferencias Recursos de Capital Ingresos Totales Indicador , , ,66 56,37% , , ,85 64,03% % 7. META: 76% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 56% a 75% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 50% a 55% DEFICIENTE < 50% 75,00% 70,00% INGRESOS POR GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN 70,70% 65,00% 64,03% 60,00% 55,00% 56,37% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el 2009, con respecto al 2008 se registró un incremento del resultado del indicador. Este comportamiento obedeció a un incremento de los ingresos por gestión de la Institución, lo cual se evidencia en el aumento de los ingresos corrientes, el cual ascendió a $ Este aumento se justifica en el aumento de los ingresos por concepto de matrículas efecto coherente con el aumento en la cobertura; en el aumento de los ingresos por concepto de convenios gestionados por la administración del ITM, para finalizar se destaca el gran aumento en los recursos de capital, lo que ratifica una excelente gestión en la administración de los recursos. El hecho de que los recursos por concepto de transferencias hayan disminuido entre los años 2008 y 2009, fue compensado y superado significativamente por los recursos captados por gestión de la Institución. 28

30 Para el 2010 se evidencia también un crecimiento en los ingresos totales por valor $ este aumento se debió al aumento en los ingresos de matricula que pasaron en 2009 de $ a $ en 2010, las transferencias en el año 2010 respecto al 2009 observaron un crecimiento del 4.13% lo que ratifica una buena gestión en la ejecución del presupuesto. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema de Información Administrativa y Financiera SEVEN 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 27 MES: 05 AÑO:

31 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3. INDICADOR: Participación del ITM en la cobertura municipal en educación superior 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de estudiantes matriculados en el ITM en programas de Educación Superior / Total de Estudiantes de Educación superior matriculados en Medellín) x MEDICIÓN: Año Estudiantes Matriculados en el ITM en Programas de Educación Superior** Estudiantes matriculados en programas de Educación Superior en Medellín* Indicador % % % *Fuente Ministerio de Educación Nacional *Fuente: Sistema de Información Académica - SIA 7. META: 17% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 12% a 16% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 10 % a 11 % DEFICIENTE < 10% 20% PARTICIPACIÓN DEL ITM EN LA COBERTURA MUNICIPAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR 15% 10% 5% 0% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Los resultados del indicador evidencian que el ITM ha aumentado su participación en la cobertura municipal de educación superior. La participación del ITM en la cobertura de educación superior en Medellín en el año 2010 disminuyó en la medida de que los estudiantes matriculados en programas de educación superior en Medellín aumentó 33% del año 2009 al FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema Nacional de Información de Educación Superior SNIES Sistema de Información Académica - SIA 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 8 MES: 07 AÑO:

32 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 3. INDICADOR: Estudiantes del género femenino matriculados en programas de educación superior en el ITM 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de estudiantes del género femenino matriculados en programas de educación superior en el ITM / Total de estudiantes matriculados en programas de educación superior en el ITM) * MEDICIÓN: Año Número de estudiantes del género femenino matriculados en programas de educación superior Total de estudiantes matriculados en programas de educación superior en el ITM Indicador % % % 7. META: 47% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 42% a 46% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 38% a 41% DEFICIENTE < 38% 43% 42% 41% 40% 39% 38% 37% ESTUDIANTES DEL GÉNERO FEMENINO MATRICULADOS EN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN EL ITM 39% % 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Entre los años 2008 y el 2009 se registró un aumento en el porcentaje de mujeres matriculadas, este resultado se obtuvo fruto de la estrategia de inscripción gratuita de las mujeres, lo cual se emprendió como acción preventiva para el primer semestre del En el 2008, se emitió el siguiente comunicado a la comunidad: El ITM apoya el futuro de la región LAS MUJERES GRATIS AL ITM: Las mujeres que deseen iniciar sus estudios superiores en el ITM en el primer semestre de 2009 se pueden inscribir en forma gratuita a partir del lunes 6 de octubre. 31

33 Las interesadas se deben presentar en la oficina de Admisiones y Registro del Campus de Robledo para reclamar el PIN. Una vez obtenido el PIN, deben inscribirse en la web del ITM. El procedimiento de inscripción, las carreras ofrecidas, los horarios y los campus donde se cursan pueden consultarse en la página: A las mujeres que ya realizaron su inscripción y pagaron por el PIN la suma de $ en el Banco Popular, se les informa que esta suma se les abonará a su matrícula. El Rector del ITM, José Marduk Sánchez Castañeda, ha manifestado en distintos momentos su interés en contribuir con el progreso y el desarrollo de los estratos 1, 2 y 3 de la región, mediante el apoyo a la formación de mujeres ingenieras y tecnólogas. Estamos comprometidos con la mujer de la parte norte de Medellín. Queremos hacer de esas mujeres ingenieras. Porque si las hacemos ingenieras convertimos en ricos a los pobres de la parte norte de la ciudad, señaló el rector Sánchez Castañeda. El día del examen de admisión, los aspirantes deben presentar en la oficina de Admisiones y Registro, los siguientes documentos: fotocopia de la cédula de ciudadanía o de la tarjeta de identidad, copia de las pruebas del ICFES, copia autenticada en notaría del acta de grado de bachiller, original y copia de la última cuenta de servicios públicos de su residencia, constancia del carácter público o privado de la institución donde se graduó como bachiller y credencial de inscripción. En el año 2010, se registra una disminución en el porcentaje de matriculados del género femenino debido al hecho de que no se ejecutó ninguna estrategia efectiva que motivara el incremento de este resultado. Se concluye que el resultado siempre será una constante si el Instituto no realiza una revisión de los programas académicos que ofrece con respecto a los que son elegidos preferencialmente por el género femenino. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema de Información Académica - SIA 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 27 MES: 05 AÑO:

34 4.1.2 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Visitas realizadas al portal ITM y La Tekhné Digital 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: ((Número de visitantes de la vigencia actual / número de visitantes de la vigencia anterior)-1)* MEDICIÓN: Medio Visitas en 2009 Visitas en 2010 Aumento Página Web % La Tekhné Digital * ,14% 7. META: 10% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >9% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 8% a 9% DEFICIENTE <7% Visitas realizadas al portal ITM Página Web Visitas en 2009 Visitas en 2010 Visitas realizadas a la Tekhné Página Web Visitas en 2009 Visitas en

35 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El análisis de los indicadores muestra un aumento muy significativo en el número de visitantes de la página web durante el 2010 ( visitantes más que en 2009). Este incremento pudo ser originado por el nuevo diseño del portal, mucho más atractivo, dinámico y actualizado. Es importante señalar que el 63,58% del total de las visitas obedeció a un tráfico directo, el 1,94% llegó a través de sitios web de referencia, y el 34,48% ingresó a la página por motores de búsqueda. De esto se puede inferir que el portal se encuentra más posicionado, por lo que los usuarios acceden directamente a la información que reposa en la página web del ITM ,04 visitantes en promedio ingresaron por día y los meses en los cuales se tuvo un mayor tráfico fueron: , visitas en abril; , visitas en mayo; visitas en junio. Los meses siguientes se mantienen más bajos pero constantes, hasta el mes de octubre en el que aumentó de nuevo a visitantes para ese mes. Lo anterior, puede reflejar la tendencia al alza en los periodos de inscripciones a la Institución, que son entre abril y mayo, y entre septiembre y octubre. De allí se desprenden las consultas de notas, ajustes y demás trámites académicos que utilizan la web como recurso. En 2010, alcanzó su pico más alto en el mes de noviembre en el que visitaron la página usuarios. Para esta época, la institución se encontraba en un momento coyuntural debido a la elección de un nuevo rector. Esto pudo haber generado un aumento en los visitantes que requerían información al respecto. Es bueno resaltar que, a pesar de que los puestos de acceso a Internet son mayoritariamente fijos, las nuevas tecnologías como el BlackBerry, iphone, el ipod, entre otros, facilitan el acceso a la página Web de la Institución, tal y como lo evidencia el siguiente cuadro: Sistema Operativo Visitas Porcentaje Utilizado 1. Windows ,09% 2. Macintosh ,36% 3. Linux ,30% 4. (not set) ,05% 5. SymbianOS ,05% 6. BlackBerry ,04% 7. iphone ,04% 8. ipod ,03% 9. Playstation Portable 564 0,01% 10. ipad 349 0,01% Por otro lado, La Tekhné Digital muestra una frecuencia de visitas menor a la esperada y por debajo del indicador del El análisis de este resultado es el siguiente: El rediseño de la página web incluyó un espacio dedicado a las noticias institucionales, lo que puede influir en que el número de visitantes baje ya que no tienen que ir a la LT para saber qué pasa con el ITM. La Tekhné Digital es administrada por una empresa externa, lo que dificulta el mantenerla constantemente actualizada. Es un portal externo al Institucional, no amarra las visitas de un portal con el otro. Algunas recomendaciones presentadas por la empresa que administra La Tekhné Digital: 34

36 - El título del blog tiene que ser agudo, relevante, descriptivo y contener una palabra clave. Un título poco descriptivo, que los usuarios nunca buscarían y que los buscadores no podrían entender no tiene sentido, por eso títulos ricos en palabras clave añaden relevancia. - El objetivo principal es escribir artículos ricos en palabras clave porque la razón principal por la que se escribe blogs es añadir contenido y relevancia al sitio web. Sin embargo, desde la ayuda al lector las palabras resaltadas (por ejemplo en negrita) podrían construir un lead superficial, fácil de identificar al practicar una lectura rápida del artículo. Identificando temas, posiciones, fuentes y demás palabras principales en la construcción de contenido; informando y atrapando al lector de manera inmediata. - Ubicar enlaces a otras secciones del sitio que puedan apoyar la información entregada en el artículo, que amplíen el perfil informativo de una fuente (administrativos, directivos) o que simplemente mantengan una unión cronológica con otros artículos del mismo tema. Esto contribuirá a aumentar el Page Rank de la página y le otorgará al lector la oportunidad de ampliar la información que considere conveniente sin entregarle un bloque extenso para leer en el mismo artículo. - Utilizar contenidos de tipo viñetas o lista enumeradas se ha convertido en una tendencia dado que es la forma más sencilla de resumir, ordenar y entregar información directa. El lector tiene la oportunidad de saltar de una viñeta si su contenido (preferiblemente descrito en las primeras seis palabras) no es de su interés o ya es conocido. Hará el proceso de lectura más eficiente y podrá integrar mayor número de viñetas que si trabajara un esquema de párrafos. *Cabe resaltar que en el pasado informe suministrado para 2009, la empresa que administra la Tekhné Digital, manifestó que habían sido las visitas, pero para este año entregaron un informe que señala que en 2009 fueron realmente visitas. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Oficina de Comunicaciones y Publicaciones, Archivo de Peesco 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Comunicaciones y Publicaciones 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 31 MES: 12 AÑO:

37 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Medios institucionales realizados 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Medios de comunicación realizados anualmente / medios de comunicación programados anualmente * MEDICIÓN: Año Medios de Comunicación Medios programados Medios realizados Indicador Periódico La Tekhné % Boletines de prensa % Periódico La Tekhné % Boletines de prensa % ITM Hoy % Periódico La Tekhné % Boletines de Prensa % ITM Hoy % ITM TeVe % Piezas publicitarias % 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >95 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE 80% a 94% DEFICIENTE <79% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: MEDIOS INSTITUCIONALES REALIZADOS 250% 200% 150% 100% % Periódico La Tekhné Boletines de prensa ITM Hoy ITM TeVe Piezas publicitarias 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El indicador de medios ha crecido significativamente en los últimos años dado que se incrementó el número de medios institucionales y el personal de la oficina. Al hacer el análisis de los indicadores a septiembre de 2010, evidenciamos que el medio de comunicación boletines de prensa fue el único que se ubicó dentro del rango bueno, con un 36

38 cumplimiento del 96,08%, aunque es importante resaltar que el aumento en la meta programada fue muy alta en comparación de los años anteriores. Los otrtos medios cumplieron satisfactoriamente las metas e incluso sobrepasaron las expectativas que se tenían; lo que habla de un trabajo comprometido de la Oficina de Comunicaciones con el cumplimiento de sus objetivos. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Archivo de gestión de la Oficina de Comunicaciones 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Comunicaciones y Publicaciones 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 31 MES: 12 AÑO:

39 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Libros Publicados 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Publicaciones realizadas anualmente / publicaciones programadas anualmente * MEDICIÓN: 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN Año Publicaciones Publicaciones Publicadores programadas realizadas Indicador 2008 Libros % 2009 Libros % 2010 Libros % BUENO >95 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 80% a 94% LIBROS PUBLICADOS DEFICIENTE <79% 150% 100% 50% 0% 120% % 64% Indicador 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para dar cumplimiento a la calidad y pertinencia de los textos que publica el Fondo Editorial, surgieron cambios significativos en el Procedimiento de Edición y Publicación. Esta situación hizo que el número de textos publicados no alcanzaran la meta propuesta, además la oficina se quedó dos meses sin corrector de estilo y seis meses sin director del Fondo Editorial, la Directora de Comunicaciones y Publicaciones como líder del proceso por Resolución asumió la dirección de este procedimiento alcanzando sólo un 64% del indicador. Es bueno resaltar que el periodo I, es un tiempo de recepción y evaluación de obras; lo que hace que más del 88% de lo publicado se efectuó en el periodo Existen además 11 textos que no cumplieron el proceso de evaluación de pares internos. Estos están devueltos para correcciones que ayudaran al mejoramiento de la obra. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Catálogo Fondo Editorial ITM, Oficina de Fondo Editorial 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Comunicaciones y Publicaciones 14. FECHA DE REVISIÓN DIA: 31 MES:12 AÑO:

40 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Programas de televisión medidos por rating 4. TIPO DE INDICADOR: 5. CÁLCULO: Medición de sintonía (rating) 6. MEDICIÓN: EFICIENCIA EFECTIVIDAD X Programa/Semestre 2010/2 2010/1 2009/2 2009/1 2008/2 EMNC* 0,45% 0,35% 0,29% 0,25% 0,22% ITM en Acción 0,25% 0,21% 0,25% 0,27% Contraseña 0,28% 0,10% 0,16% * El Medellín No Contado 7. META: 0.4% (según medición de Telemedellín) (mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >0.26% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 0.20% a 0.25% DEFICIENTE <0.19% PROGRAMAS DE TELEVISIÓN MEDIDOS POR RATING 0,50% 0,40% 0,30% 0,20% 0,10% 0,00% 2010/22010/12009/22009/12008/2 EMNC* ITM en Acción Contraseña 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para el 2010 se programó la ejecución de 120 programas como meta dividido de la siguiente manera: 40 ITM en Acción, 40 Contraseña, 40 EMNC. Dentro de la planeación anual que se realiza en enero se tomó la decisión de hacer unas modificaciones a las producciones audiovisuales emitidas en el Se decidió dejar de realizar La Cultura no Contada, a pesar de su buen rating, debido a sus altos costos de producción. En su lugar se empezó a producir Contraseña, un programa de difusión tecnológica y científica que inició marcando 0,10% de rating. Se ubica en el rango deficiente por lo 39

41 tanto se emprenderán acciones correctivas para el segundo semestre de Este programa se retomó de uno que se emitía en el 2008, sin embargo se le cambió el formato, el público objetivo, el horario. Al mismo tiempo ITM en Acción reformuló el esquema y el formato del programa, a raíz de los resultados de la medición de rating de Gracias a estos cambios el programa marcó un repunte en sintonía durante el primer semestre del 2010 pasando del deficiente al aceptable. A pesar de tener el mismo nombre de algunos programas que se llegaron a producir y emitir en algún momento ITM en Acción y Contraseña no tienen evolución histórica por ser programas con un formato y estructura diferente a los que ya existían, por lo tanto compararlos frente a ellos puede no ser muy adecuado. El Medellín no Contado obtuvo un rating de 0.35% frente a un 0.21% del año anterior, ubicándose en un rango de gestión bueno, por lo tanto cumplió satisfactoriamente. Después de analizar los indicadores se toma la decisión de emprender una acción correctiva para mejorar el indicador del programa Contraseña y una acción preventiva para el programa ITM en Acción. Para el segundo semestre, el programa El Medellín no Contado aumentó su rating, quedando ubicado en un promedio del 0,45% para el segundo semestre. Esto lo posiciona como el programa de mayor rating y lo categoriza en un rango de gestión bueno y en la mejor situación posible, según la meta, que está estimada en 0,4. Muy satisfactorio el cumplimiento. Luego de realizar una acción correctiva del programa Contraseña, la cual consistió en realizar un grupo focal con el público objetivo, se pudieron retomar varias de las propuestas de los participantes, que se materializaron en las mejoras del programa. Es por ello que pasamos de tener una calificación deficiente (0,10%) en el primer semestre, a una buena (0,28%) en el segundo semestre, según el rango de gestión, por lo cual cumplió satisfactoriamente. El programa ITM en Acción, a pesar de continuar en el rango de gestión aceptable, pasó de tener un rating en el primer semestre de 0,21% al 0,25 en el segundo semestre. Este factor, lo consideramos favorable porque significa que posiblemente la acción preventiva que se hubiere realizado, surtió sus efectos positivos. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de Rating Telemedellín. Medio magnético en la Oficina de Comunicaciones y archivo des gestión Centro de Producción de TV. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Comunicaciones 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 31 MES: 12 AÑO:

42 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Documentos bibliográficos disponibles por estudiante 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Número de documentos bibliográficos por semestre/ Total de estudiantes por semestre. 6. MEDICIÓN: Semestre Total Estudiantes Número de Volúmenes (Material Bibliográfico) Indicador , , , ,96 Notas: 1. El número de documentos se asimila a volúmenes en formatos impresos y electrónicos. 2. Hasta el año 2005 solo corresponde a recursos impresos. 3. Desde el año 2007 los datos reflejan la realidad de los dos campus universitarios. 7. META: 3,72 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >4 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 2 a 3 DEFICIENTE <2 4 3,9 3,8 3,7 3,6 3,5 Documentos bibliográficos disponibles por estudiante 3,83 3,59 3,85 3,96 3,

43 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Los resultados del indicador se han mostrado con tendencia irregular, aunque desde 2004 se encuentra en crecimiento, con una variación para 2007, representada en la dotación de material bibliográfico por la puesta en funcionamiento de la biblioteca del campus Fraternidad, previo a la ampliación de cobertura en la institución. Para la presente vigencia se ha cambiado la frecuencia del indicador fundamentado en la realidad de la programación académica que resulta ser semestral. El índice relativo a supera la meta y se encuentra superior en un porcentaje mínimo, sin embargo es necesario considerar la tendencia de incorporación de recursos digitales determinando con mayor precisión. Nota: Sobre el número de volúmenes. Se estima en el dato suministrado, tanto los volúmenes impresos como en formato digital y electrónico, que se encuentra en las bases de datos suscritas y que se calcula en volúmenes aproximadamente, según reporte de los proveedores de las mismas, considerando sólo lo que corresponde a títulos de monográficos. Nota: Este indicador tiene relación con el 292 del CNA 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe estadístico desarrollo de colecciones (FCO 037) 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinación Grupo de Biblioteca 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 31 MES:12 AÑO:

44 1. TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO 2. PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN 3. INDICADOR: Estudiantes que han prestado material bibliográfico en medio físico. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Estudiantes que prestan material bibliográfico en medio físico por semestre/ Total de estudiantes por semestre)* MEDICIÓN: Semestre Total Estudiantes que Estudiantes Prestan Indicador ,29% ,23% ,55% % Nota: 1.Los datos presentados solo corresponden a la periodicidad semestral, pero del indicador se cuenta con datos desde el año 2004 con periodicidad anual 7. META: 39,89 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >49,9% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 40, , , ,5 37 3,83 40,23 ACEPTABLE 49,8 39,2 Estudiantes que han prestado material bibliográfico en medio físico 39, DEFICIENTE <39,12 38, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El indicador es irregular con tendencia a la baja en la medida que para 2004 la demanda de materiales era mayor en relación a la actual, lo que puede estar representado en que la cobertura era menor, mientras que para 2010 se puede corroborar que ha sobrepasado a más del doble del año 2006, mientras que los prestamos se han incrementado en una proporción por debajo del 100 % para los mismos períodos. En procura de mejorar el 43

45 desempeño del servicio de Circulación y préstamo de materiales bibliográficos en medio físico y para mejorar el indicador que para los años 2007 y 2008 venia en un porcentaje del 39 %, muy cerca a aun rango deficiente, se implemento la acción de mejora 172 con varias actividades en las que se cuenta la aplicación de una encuesta en 2008, que dio como resultado la verificación de un tendencia en el medio universitario de la utilización cada vez mayor de recursos electrónicos y consulta en Internet, el acercamiento con la comunidad académica y la realización de una campaña de promoción de los servicios de la biblioteca. Para el año 2009 se ha contado con un crecimiento en el indicador, manteniéndose en un 40 % promedio para los dos semestres. Para el primer y segundo semestre de 2010 se mantiene decreciente, lo que ha implicado una revisión a las actividades de la acción de mejora 172, la cual fue necesario cerrar, considerando la apertura de la acción de mejora 524, con el propósito de ampliar el alcance y en lo posible implementar un seguimiento a la consulta y uso de información de recursos electrónicos, que no se ve reflejado en este indicador, pero que lo complementaría. Nota: Este indicador tiene relación con el 303 del CNA. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe estadístico de préstamo externo (FCO 044) 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinación Grupo de Biblioteca 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 31 MES: 12 AÑO:

46 4.2 PROCESOS MISIONALES DISEÑO CURRICULAR 1. PROCESOS MISIONALES 2. DISEÑO CURRICULAR 3. DENOMINACIÓN DEL INDICADOR: Programas diseñados que obtienen Registro Calificado 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Programas académicos de pregrado con Registro Calificado) / (Programas académicos de pregrado diseñados) * DATOS DE LA MEDICIÓN: Periodo Nº Programas Diseñados Nº Programas con Registro Calificado % * ** * Es necesario tener en cuenta que el registro calificado de los tres programas diseñados se inició en 2007 y culminó en 2008 con la obtención satisfactoria de los tres programas diseñados en 2007 ** Aunque los programas se presentaron en 2009, recibieron las Resoluciones de Registro calificado por parte del MEN entre diciembre de 2009 y abril de 2010 En 2010, no se diseñaron programas nuevos 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >90% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 70% a 90% DEFICIENTE <70% PROGRAMAS DISEÑADOS QUE OBTIENEN REGISTRO CALIFICADO 100% 50% 0% 100% 100% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para el año 2010 no se programo el diseño de programas nuevos, pero se recibieron las Resoluciones de Registro calificado por parte del MEN de algunos programas presentados en el año 2009, semejante a lo ocurrido en el periodo , donde se presento igual situación. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Oficina de Planeación 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector Academico 14. FECHA DE REVISIÓN: DIA : 24 MES: 03 AÑO:

47 4.2.2 DESARROLLO CURRICULAR 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR 3. INDICADOR: Índice de absorción 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (N de estudiantes nuevos matriculados por programa / N de aspirantes nuevos admitidos por programa)* MEDICIÓN: Programa Matric ul I 2009 II 2010 I 2010 II Admit Matric Admit Matric Admit Matric Admiti % % % ido ul. id ul. id. ul. do. Administración Tecnológica , ,5 Análisis de costos y presupuestos , , , ,4 Análisis de costos y presupuestos virtual , , , ,4 Artes visuales ,7 Calidad , , , ,3 Construcción de acabados arquitectónicos , , , ,3 Diseño Industrial , , , ,4 Electromecánica , , , ,1 Electrónica , , , ,0 Especialización en aplicaciones tecnológicas ,3 de los materiales Especialización en Finanzas , ,9 Especialización en Formulación y evaluación , ,9 de proyectos Especialización en Gestión comercial , ,0 Especialización en Gestión energética , , , ,0 industrial Especialización en Gestión metrológica ,3 industrial Especialización en Gestión Tecnológica , ,2 Especialización en Logística integral , ,0 Física , ,9 Gestión administrativa , , , ,0 Informática Musical , , , ,0 Ingeniería biomédica , , , ,0 Mantenimiento de equipo Biomédico , , , ,0 Producción , , , ,1 Sistemas de Información , , , ,5 Telecomunicaciones , , , ,1 Maestría en Automatización y Control , , , ,0 Maestría en Gestión energética Industrial , , , ,5 Nota: Los programas de Ingenierías no estaban ofertados en estos semestres, al igual que el programa de Secretariado Ejecutivo. % 46

48 7. META: 80% de los admitidos se matriculen 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 66% y el 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 50% y el 65% DEFICIENTE < 50% 85,0 80,0 75,0 70,0 65,0 69,8 INDICE DE ABSORCIÓN 75,1 81,2 81,3 60, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para los dos semestres del año 2010, el porcentaje de matriculados con respectos a los admitidos de los programas mejoró con respecto al comportamiento del 2009; pues en la relación matriculados / admitidos, en promedio para el fue de 69,8%, para el fue 75.1%; en cambio para el el valor promedio aumento alcanzando valores de 81.2% y para el fue de 81,3%, cumpliéndose la meta fijada. Para el semestre , si bien algunos programas no alcanzaron la meta fijada, los resultados para estos se ubicaron en el rango de gestión bueno. Dado el alto número de programas la evolución histórica del Indicador se presenta con los datos globales por semestre. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estadísticas oficina de Planeación 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector Académico 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 06 MES: 04 AÑO:

49 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR 3. INDICADOR: Índice de selectividad 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (N de estudiantes admitidos por programa / N de aspirantes inscritos por programa)* MEDICIÓN: Programa Admiti Inscrito Admiti Inscrito Admiti Inscrito Admitid Inscrito % % % dos s dos s dos s os s % Administración tecnológica , ,4 Análisis de costos y presupuestos , , , ,3 Análisis de costos y presupuestos - a distancia , , , ,9 Artes visuales ,2 Calidad , , , ,9 Construcción de acabados arquitectónicos , , , ,0 Diseño industrial , , , ,5 Electromecánica , , , ,2 Electrónica , , , ,8 Especialización en aplicaciones tecnológicas de ,0 los materiales Especialización en finanzas , ,0 Especialización en formulación y evaluación , ,9 de proyectos Especialización en gestión comercial , ,8 Especialización en gestión energética industrial , , , ,0 Especialización en gestión metrológica industrial ,9 Especialización en gestión tecnológica , ,5 Especialización en logística integral , ,7 Física , ,8 Gestión administrativa , , , ,8 Informática musical , , , ,2 Ingeniería biomédica , , , ,8 Ingeniería de sistemas , , , ,0 Ingeniería de telecomunicaciones , , , ,4 Ingeniería electromecánica , , , ,7 Ingeniería electrónica , , , ,7 Ingeniería en diseño industrial , , , ,4 Ingeniería en producción , , , ,9 Ingeniería financiera y de negocios , , , ,1 Ingeniería mecatrónica ,9 Maestría en automatización y control industrial , , , ,2 Maestría en gestión energética , , , ,0 Mantenimiento de equipo biomédico , , , ,6 Producción , , , ,5 Sistemas de información , , , ,8 Telecomunicaciones , , , ,7 Nota: Los valores en blanco representa programas que no se habían ofertado porque no se tenía el registro calificado para el semestre. 48

50 7. META: 50% de los inscritos son admitidos 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 45% al 49% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 41% al 45% DEFICIENTE < 40% INDICE DE SELECTIVIDAD 82,0 80,0 78,0 76,0 74,0 72,0 70,0 68,0 66,0 64,0 62,0 60,0 79,1 71,7 69,5 66, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para los dos semestres del año 2010, el porcentaje de admitidos con respecto a los inscritos ha variado en cerca de un 13% del segundo semestre con respecto al primero, pasando del 66.8% al 79.1%. Con respecto al semestre , a pesar de que se cumple la meta, se nota la disminución en el porcentaje de admisión, el cual vuelve a incrementarse en el semestre Para el caso del programa de Informática Musical, que está en nivel deficiente, la explicación principal es que este programa tiene además de las pruebas reglamentarias, una prueba de admisión en competencia musical que tiene tres componentes: ritmo, entonación y motricidad. Algunos de los aspirantes no tienen las competencias, por lo tanto estos estudiantes no pueden ser admitidos. El resto de los programas supera la meta propuesta. Dado el alto número de programas la evolución histórica del Indicador se presenta con los datos globales por semestre. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estadísticas oficina de Planeación 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector Académico 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 06 MES: 04 AÑO:

51 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR 3. INDICADOR: Índice de vinculación 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (N de estudiantes matriculados por programa / N de cupos nuevos por programa)* MEDICIÓN: Programa Matricul Cupos % Matricul. 50 Cupos % Matricul. Cupos % Matricul. Cupos % Administración tecnológica , ,6 Análisis de costos y presupuestos , , , ,9 Análisis de costos y presupuestos - a distancia , , , ,6 Artes visuales , ,0 Calidad , , , ,3 Construcción de acabados arquitectónicos , , , ,3 Diseño industrial , , , ,2 Electromecánica , , , ,0 Electrónica , , , ,0 Especialización en aplicaciones tecnológicas de los materiales , ,0 Especialización en finanzas , ,0 Especialización en formulación y evaluación de proyectos , ,0 Especialización en gestión comercial , ,0 Especialización en gestión energética , , , ,0 Especialización en gestión metrológica industrial , ,0 Especialización en gestión tecnológica , ,0 Especialización en logística integral , ,0 Física , ,8 Gestión administrativa , , , ,4 Informática musical , , , ,3 Ingeniería biomédica , , , ,3 Ingeniería en sistemas , , , ,3 Ingeniería en telecomunicaciones , , , ,0 Ingeniería en electromecánica , , , ,0 Ingeniería en electrónica , , , ,5 Ingeniería de diseño , , , ,0 Ingeniería en producción , , , ,0 Ingeniería financiera y de negocios , , , ,5 Ingeniería mecatrónica ,9 Maestría en automatización , , , ,0 Maestría en gestión energética , , , ,0 Mantenimiento de equipo biomédico , , , ,2 Producción , , , ,8 Sistemas de información , , , ,4 Telecomunicaciones , , , ,1 Nota: Los valores en blanco representa programas que no se habían ofertado porque no se tenía el registro calificado para el semestre.

52 7. META: 50% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO Entre el 45% y el 49% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE Entre el 41% y el 45% DEFICIENTE Menos 40% 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 INDICE DE VINCULACIÓN 131,3 108,2 90,2 92, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Por al alto número de programas, la evolución histórica del Indicador se presenta con los datos globales por semestre. En algunos programas y en algunos semestre se evidencia que hay más estudiantes matriculados que los cupos ofrecidos; eso obedece a que el Consejo Académico aprueba solo los cupos para los aspirantes nuevos; los aspirantes a Reingreso y Transferencia interna o externa se admiten de acuerdo con la disponibilidad de cupos en las niveles y jornadas a las que se inscribe el aspirante. Para todos los programas de Ciclo complementario los aspirantes se inscriben como aspirantes a Reingreso o Transferencia Interna según disposición del Acuerdo 01 del 7 de abril del 2006, del Consejo Académico. El caso de Programa de Artes visuales, es un programa nuevo y se inscribieron muchos aspirantes por Transferencia Externa, pero por no tener ningún grupo de nivel avanzado, solo se admitieron los aspirantes nuevos que cumplieron requisitos reglamentarios. El programa de Física es un programa que la institución oferta a sabiendas que no tiene alta demanda, pero existe una necesidad de formar los profesionales requeridos para el área de Ciencias básicas. Los aspirantes a los programas de Ciclo Complementario en Ingeniería Electrónica y de Ingeniería en Diseño dependen del número de egresados de los programas de tecnología en Electrónica (47) y Diseño (72) respectivamente. Para el semestre I de 2010, 47 estudiantes terminaron Tecnología en Electrónica y 72 estudiantes terminaron Tecnología en Diseño Industrial. La especialización de Aplicaciones tecnológicas de los materiales es un programa nuevo y es ofertado para profesionales, los egresados del ITM más afines con esa especialización son los de 51

53 Construcción de acabados arquitectónicos, pero su nivel de formación es de Tecnólogos, por lo tanto no podrán ser admitidos, eso implica que hay hacer un plan de mercadeo más agresivo, de hecho se remitieron correos masivos a egresados de programas de Materiales de las Universidades de Antioquia y la Nacional para ofertarlos. Para el caso de los programas de Especialización y Maestría en Gestión Energética Industrial, se remitieron correos a empresas del sector energético para ofertar los programas y se realizara seguimiento en el primer semestre de Para el año 2011 se sugiere hacer una revisión de las variables que componente este indicador. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estadísticas oficina de Planeación 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector Académico 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 06 MES: 04 AÑO:

54 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: DESARROLLO CURRICULAR 3. INDICADOR: No Logro académico 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: (Estudiantes en bajo rendimiento académicos / estudiantes matriculados) * MEDICIÓN: Bajo rendi mi Matri cul. % Bajo rendi mi. Matri cul. % Bajo rendi mi. Matric ul. % Bajo rendi mi. Matric ul. % Programa Administración tecnológica 0 0 0, , , ,0 Análisis de costos y presupuestos , , , ,4 Análisis de costos y presupuestos - a distancia , , , ,7 Artes visuales 0 0 0, , , ,0 Calidad , , , ,7 Construcción de acabados arquitectónicos , , , ,2 Diseño industrial , , , ,0 Electromecánica , , , ,2 Electrónica , , , ,3 Especialización en aplicaciones tecnológicas de los materiales ,0 Especialización en finanzas 0 0 0, , , ,0 Especialización en formulación y evaluación de proyectos 0 0 0, , , ,0 Especialización en gestión comercial 0 0 0, , , ,0 Especialización en gestión energética industrial , , , ,0 Especialización en gestión metrológica industrial 0 0 0, , , ,0 Especialización en gestión tecnológica 0 0 0, , , ,0 Especialización en logística integral 0 0 0, , , ,0 Física 0 0 0, , , ,1 Gestión administrativa , , , ,6 Informática musical , , , ,7 Ingeniería biomédica , , , ,2 Ingeniería de sistemas , , , ,9 Ingeniería de telecomunicaciones , , , ,5 Ingeniería electromecánica , , , ,6 Ingeniería electrónica , , , ,5 Ingeniería en diseño industrial , , , ,3 Ingeniería en producción , , , ,1 Ingeniería financiera y de negocios , , , ,3 Ingeniería mecatrónica ,0 53

55 Maestría en automatización y control industrial , , , ,0 Maestría en gestión energética , , , ,0 Mantenimiento de equipo biomédico , , , ,5 Producción , , , ,7 Sistemas de información , , , ,9 Telecomunicaciones , , , ,5 Nota: Los valores en blanco representa programas que no se habían ofertado porque no se tenía el registro calificado para el semestre. 7. META: < 10% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 7% y < 10% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE > =10% y < 14% DEFICIENTE > =15% 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 NO LOGRO ACADÉMICO 2,4 2,6 2,3 1, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Por al alto número de programas, la evolución histórica del Indicador se presenta con los datos globales por semestre. En la evolución histórica del indicador se observa que el porcentaje de estudiantes con bajo rendimiento académico no ha sobrepasado el 3% lo que evidencia que las acciones emprendidas en la Institución con el Proyecto de Punto de encuentro han generado un impacto positivo en el desempeño académico de los estudiantes. Haciendo un análisis del Semestre , se puede notar que todos los programas presentan porcentajes inferiores a la meta esperada, sin embargo se deben considerar los programas cuyo porcentaje de estudiantes en bajo rendimiento aumento en el semestre con respecto al FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estadísticas oficina de Planeación 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrectoria Academica 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 06 MES: 04 AÑO:

56 4.2.3 PROYECCIÓN SOCIAL 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Estudiantes graduados con la modalidad de práctica profesional 15. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de estudiantes en práctica que se gradúan/total de estudiantes graduados ) x MEDICIÓN: SEMESTRE Práctica de Contrato de Aprendizaje o Empresarial Práctica Social Práctica Laboratorio Total Estudiantes en práctica que se gradúan Total graduad os % de participación % % % % % % % % 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 70% a 79% ACEPTABLE 69% a 60% DEFICIENTE < 60% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 55

57 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En la ceremonia de graduación de mayo de 2011 (Registro SIA Septiembre 2010), recibieron el título 759 estudiantes de las diferentes tecnologías, de los cuales 451 realizaron la experiencia de la práctica profesional; logrando el 59.42% con un rango de gestión valorado como Deficiente. A pesar de que el indicador muestra un resultado Deficiente se identifica que la población de estudiantes sigue considerando la relación con el sector productivo como aquella modalidad que genera una mayor experiencia del desarrollo de las competencias académicas y de su proyección personal. En el análisis del resultado del rango de gestión Deficiente, se identifica como causa de éste la publicación y aplicación de las resoluciones 288 de la Facultad de Tecnologías y la 1351 de la Facultad de Ingenierías del 12 de noviembre de 2010, modificada esta última por la 1429 del 23 de mayo de 2011 donde se ofrece a los estudiantes nuevas modalidades de trabajo de grado que les permite dar cumplimiento al requisito de trabajo de grado y de esta forma optar el titulo como tecnólogos. Cabe aclarar que según la Resolución 1429 del 23 de Mayo de 2011 de la Facultad de Ingenierías aquellos estudiantes de carreras de doble ciclo que hayan culminado sus asignaturas al y cumplan con todos los requerimientos para optar a su título como Tecnólogos en el no requerirán acreditar modalidad alguna de trabajo de grado, lo que evidentemente tuvo un impacto significativo en este indicador para dicho periodo. Teniendo en cuenta las recomendaciones establecidas en los casos que se presenta un Rango de Gestión Deficiente se realizó una Acción Correctiva consistente en la promoción de las Modalidades de Prácticas Profesionales como alternativas atractivas para dar cumplimiento al requisito de grados para aquellos estudiantes que tienen la necesidad de presentar dicho requisito. Esta Acción Correctiva se dio a través del envío de un correo electrónico a toda la comunidad de estudiantes ITM el día 23 de Mayo de 2011 donde se hace una convocatoria de Hojas de Vida para Prácticas Profesionales adjuntando a los estudiantes el formato de hoja de vida Institucional FPS 033 junto con un instructivo en Pdf de cómo diligenciar este formato. Este comunicado contenía la siguiente información: 56

58 COMUNICADO GENERAL Informamos a toda la comunidad académica que actualmente Prácticas Profesionales tiene abierta convocatoria para recibir Hojas de Vida de los estudiantes de todas las Tecnologías que deseen realizar sus Prácticas en alguna de las modalidades actualmente aprobadas (Práctica con Contrato de Aprendizaje, Práctica Empresarial y Práctica Social) Los requisitos para poder hacer alguna de las Modalidades de Práctica son los siguientes: Haber cursado todas las asignaturas del 1º al 4º Nivel (o pueden estar cursando las materias del 4º, quienes terminan éstas en Junio) Estar al día en el pago de la matrícula. Diligenciar el formato de la Hoja de Vida Institucional. Recibir asesoría y orientación sobre todos los requisitos de práctica. Cumplir con las normas de los aprendices. Actuar con responsabilidad frente a los compromisos adquiridos con la empresa. Todos los estudiantes interesados en hacer alguna de las modalidades mencionadas y que cumplan con los requisitos también referenciadas deben diligenciar el formato de Hoja de Vida adjunto, de acuerdo a los lineamientos que encuentran en la presentación power point también adjunta, y hacer llegar dos Hojas de Vida originales y una copia de la Hoja de Vida física en la oficina de Prácticas Profesionales de la sede Fraternidad. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos Prácticas Profesionales, SIA, y en formato FPS 039 Relación Asesoría y revisión de los trabajos de grado, que se le envía a cada jefe de programa, Decanos de Facultad, y admisiones y registros. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Programa Prácticas Profesionales 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 15 MES: 06 AÑO:

59 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Alumnos practicantes que se vinculan laboralmente 16. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Estudiantes en práctica que al finalizar la experiencia han quedado vinculados al sector productivo /Número total de practicantes de un semestre ) x MEDICIÓN: Semestre Total Estudiantes en práctica que se vinculan laboralmente Total estudiantes en práctica en el semestre % de participación % % % % % % % % 7. META: 12% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 10% a 11% ACEPTABLE 8% a 10% DEFICIENTE < 8% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Alumnos practicantes que se vinculan laboralmente 7,86% 7,28% 9,86% Series1 8,36% 10,02% 13,74% 8,61% 3,25% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Durante el semestre , realizaron las prácticas 604 estudiantes, de los cuales han informado a esta dependencia que han quedado vinculados laboralmente un total de 52 estudiantes correspondientes al 8.95% con un rango de gestión valorado como Aceptable. 58

60 Se ha estimado que el reporte oficial (52 estudiantes) no necesariamente corresponde a la realidad total de estudiantes que son vinculados laboralmente después de realizar sus prácticas en las empresas, dado que muchos estudiantes no informan a la oficina de prácticas su vinculación o en ocasiones se dirigen directamente a la oficina de egresados. No obstante, los resultados obtenidos dan cuenta de la importancia que representa el acompañamiento que desde las Prácticas Profesionales se presta a los estudiantes pues permite generar un valor agregado en el desarrollo de la experiencia de las prácticas en el sector productivo. De acuerdo al rango de gestión identificado, Aceptable, se ha realizado la Acción Preventiva N 569 la cual consiste en solicitar apoyo del Call Center Institucional para identificar y revisar los estudiantes que han quedado vinculados laboralmente a las empresas después de sus practicas y la respectiva verificación de estudiantes que han iniciado prácticas y que no han reportado el inicio a la oficina de prácticas profesionales. Esto con el fin de inculcar cultura ITM en el sector productivo y en los estudiantes que se encuentran realizando práctica con el fin de registrarlos en la base de datos de la oficina de prácticas profesionales. Para cumplir con esta acción es necesario realizar un plan de trabajo o estrategias las cuales son: Actividad Responsable Fecha 1. Solicitud del Servicio Director Extensión Académica 20 de junio de Elaboración del guión de Asistente Prácticas Profesionales 28 de Junio de 2011 las llamadas 3. Elaboración Base de Datos de estudiantes en práctica para verificar vinculación Coordinador Prácticas Profesionales y/o Asistente Prácticas Profesionales 28 de Junio de Identificación de Hojas de Vida pendientes de inicio de prácticas para verificar si han iniciado no sus prácticas profesionales. 5. Capacitar a las personas del Call Center para la realización de las llamadas Coordinador Prácticas Profesionales y/o Asistente Prácticas Profesionales Coordinador Prácticas Profesionales y/o Asistente Prácticas Profesionales 28 de Junio de de Junio al 01 de Julio de Realización de las llamadas Call Center 01 de Julio al 29 de Julio de Informe de llamadas y seguimiento a los estudiantes para verificar: a) Estudiantes vinculados después de realizar sus prácticas; b) estado actual de estudiantes que buscan sus prácticas. Call Center 08 de Julio de FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos Prácticas Profesionales en la oficina de prácticas 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Programa Prácticas Profesionales 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 15 MES: 06 AÑO:

61 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Cliente Satisfechos en Prácticas Profesionales 17. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: Promedio del grado de satisfacción del servicio y desempeño de los estudiantes. 8. MEDICIÓN: Semestral Grado de satisfacción Empresa Grado de satisfacción Estudiante Impacto del Servicio Estudiante Grado de satisfacción Total % 99% 98% 98% % 99.5% 99.5% 99% 7. META: 100% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 81% a 90% ACEPTABLE 70% a 80% DEFICIENTE < 70% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: NIVEL DE SATISFACCIÓN 100% 99% 99% 99.5% 99.5% 98% 98% 97% 96% 97% 97% % Grado de satisfacción Empresa Grado de satisfacción Estudiante Impacto del Servicio Estudiante 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El grado de satisfacción se mide a partir de la sistematización de las guías de evaluación: Guía N 2 Seguimiento a los estudiantes, Guía N 3 Autoevaluación del estudiante y Guía N 4 Evaluación final. 60

62 Los resultados obtenidos durante el año 2010 evidencian un alto grado de satisfacción tanto de estudiantes como empresarios en lo que se refiere a la experiencia de la práctica. Para el segundo semestre del 2010 el nivel de satisfacción es el siguiente: Grado de satisfacción Grado de satisfacción Impacto del Servicio Empresa Estudiante Estudiante 97% 99.5% 99.5% En comparación con los resultados obtenidos en el semestre se identifica un incremento en los niveles de satisfacción de los clientes de la siguiente manera: Grado de satisfacción Empresa: ,5% Vs %. Este resultado evidencia que el grado de satisfacción de las empresas en referencia a la experiencia de las prácticas ha ido en incremento. Grado de satisfacción Estudiante: % Vs ,5%. Se identifica aquí que de igual forma los estudiantes experimentan un nivel de satisfacción incremental en referencia a lo que corresponde al desarrollo de sus prácticas profesionales. Impacto del Servicio Estudiante: % Vs %. En cuanto al impacto que el estudiante experimenta en referencia al servicio obtenido durante la realización de las prácticas, las evaluaciones muestran un nivel de satisfacción también ascendente en comparación con el semestre precedente. Los factores que se han identificado como motivadores de estos resultados son principalmente los siguientes: Las empresas valoran a los estudiantes por la motivación, el compromiso, los conocimientos, la adaptación al puesto de trabajo y el deseo de superación. Los estudiantes valoran la inducción al mundo laboral, el ambiente de trabajo, la construcción del proyecto de vida profesional y laboral, y las asesorías que reciben tanto del ITM como de la empresa. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Guías de seguimiento: Guía N 2 Seguimiento a los estudiantes de la práctica profesional, Guía N 3 Autoevaluación del estudiante en su práctica profesional, Guía N 4 Evaluación final de la práctica profesional. Estos documentos se encuentran en el archivo de la oficina de prácticas profesionales y la tabulación en el sistema operativo de prácticas. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Programa Prácticas Profesionales 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 15 MES: 06 AÑO:

63 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Planes de Negocios Formulados 5. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA EFECTIVIDAD X 4. CÁLCULO: Numero Planes de Negocios Formulados / Número de Iniciativas aprobadas 6. MEDICIÓN: Año Planes de Negocios Formulados Iniciativas Aprobadas Planes de Negocio * % % ,67% ,78% % ,67% 7. META: 70% Mejor situación posible 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >69% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 50% a 69% DEFICIENTE < 50% Planes de Negocio 100% 80% 60% 40% 20% 0% *

64 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el 2008 se cumplieron las metas establecidas de planes de negocios formulados. El se caracterizó por tener una convocatoria para los locales comerciales del Campus Fraternidad. En el 2009 se está cumpliendo con las metas de planes de negocios formulados, aunque con algunas demoras en el tiempo dado la alta carga académica de los docentes asesores. En el aún no hay metas cumplidas dado que el proceso de acompañamiento es de 6 a 7 meses, los cuales se encuentran en proceso de revisión y asesoría. En el Se logra cumplir la meta. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Resultados de las convocatorias empresariales, Informe anual de Acompañamiento empresarial 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Programa de Emprendimiento y Empresarismo 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

65 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Empresas Incubadas 4. TIPO DE INDICADOR: 5. CÁLCULO: Empresas incubadas/ Planes Formulados 6. MEDICIÓN: EFICIENCIA EFECTIVIDAD X Semestre Empresas Incubadas Planes Formulados Empresas * ,59% ,33% ,85% % % % 7. META: 30% Mejor Situación Posible 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >29% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 10% a 29% DEFICIENTE < 10% Empresas 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% * Empresas Las metas del año 2008 se alcanzo en la relación de planes de negocios formulados y empresas incubadas. El alto indicador del se da por la coyuntura de la convocatoria concreta para incubar empresas comerciales en el campus fraternidad, situación que no se ha presentado en las otras convocatorias. Los Periodos para incubar una empresa innovadora y/o de base Tecnológica muchas veces supera el periodo del año, lo cual lleva a que las metas deban ser conservadoras y que apenas se supere un 64

66 poco como en la convocatoria que alcanzo un 3% por encima de la meta estimada, las iniciativas de la convocatoria muestran un importante nivel al igual que las de y , esto se debe a que cada vez se hace mejores procesos de selección hacia proyectos que realmente se vayan a llevar a cabo y no solo como ejercicio académico. Se está entendiendo por incubación empresa que está en funcionamiento y sigue siendo acompañada por el programa de emprendimiento del ITM. Funcione esta empresa en el ITM o por fuera de el. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Resultados de las convocatorias empresariales. Informe anual de Acompañamiento empresarial 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Programa de Emprendimiento y Empresarismo 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

67 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Clientes Satisfechos (Educación Continuada) 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Grado de satisfacción del servicio de los diferentes eventos del Centro de Extensión Académica, programa de Educación Continuada, realizados en el trimestre. 6. MEDICIÓN: Periodo Año / Trimestre Programas de Educación no formal Curso Instructor Impacto Atención Personal Aspectos Logísticos Promedio % 97% 95% 95% % 95% 88% 94% % 98% 90% 96% % 96% 91% 93% % 96% 94% 95% 94% 7. META: 100% mejor situación posible 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 84% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 70% a 84% DEFICIENTE <70% CLIENTES SATISFECHOS (EDUCACIÓN CONTINUADA) 95% 94% 96% 93% 94% % 55% 40% 34% 20% 0% 2% 1% 2,0% No Aplica Muy Insatisfecho 6% Insatisfecho Indiferente Satisfecho Muy Satisfecho 66

68 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para el se integran aspectos relacionados con la atención del personal y logística con una periodicidad semestral, buscando mejorar el análisis del indicador. Durante los últimos años el grado de satisfacción de los clientes del Centro de Extensión Académica siempre se ha mantenido en un rango entre el 93% y 96% lo que atribuye a un rango de gestión bueno; durante el semestre se han tabulado un total de 50 cursos con un promedio de satisfacción de 94% lo que nos muestra que incremento con el semestre inmediatamente anterior. Una mejora en la satisfacción se constituye en un probable mejor desempeño lo que puede significar un incremento de clientes en el futuro. La escala de valoración que se aplica es la siguiente: 0. No Aplica, 1.Muy Insatisfecho 2. Insatisfecho 3. Indiferente 4. Satisfecho 5. Muy Satisfecho 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Información del nivel de satisfacción del cliente FPS 018 y FPS022 para el programa de Educación Continuada 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe de Programa Educación Continuada 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

69 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Eficacia de la Formación Educación Continuada 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Nivel de conducta de Entrada Vs Nivel de conducta de salida) Se realiza un promedio del nivel de conducta de entrada de cada grupo atendido y se compara con el promedio de nivel de conducta de salida. 6. MEDICIÓN: Semestre Promedio Conducta de Entrada META: 5 (Mejor situación posible para la conducta de salida) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 4.5 a PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ,5 3,6 ACEPTABLE 4 a 4.4 4,58 4,5 3,4 3,2 Promedio Conducta de salida Conducta de Entrada Conducta de salida DEFICIENTE < ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El proceso de los cursos de Educación Continuada inicia con una evaluación de conocimientos básicos o de grado de interés por participante para iniciar cada evento; y se compara con los resultados obtenidos al finalizar el curso, evaluando los mismos aspectos. Para el periodo el valor corresponde a un rango de gestión deficiente ya que algunos grupos aún no habían terminado su capacitación; por lo tanto no tenían evaluada la conducta de salida. Se propone utilizar un formato más sencillo que permite evidenciar la información; identificando el tipo de motivación para participar en el evento y al finalizar se evaluará el impacto que generó el curso. Para el año 2010, se observa un resultado Bueno, el cual puede ser mejor, para esto se hace necesario hacerle unas mejoras al formato, ya que algunos datos se vuelven un poco confuso para su registro, por lo tanto se propone mejorar el instrumento de medición para el FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Resumen de Pertinencia de la formación FPS RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Programa Educación Continuada 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

70 NUMERO DE DIAS HABILES 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Respuestas entregadas oportunamente (Educación Continuada) 18. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: Fecha de solicitud por parte del cliente - Fecha de presentación de la propuesta 6. MEDICIÓN: 7. META: 8 días Mejor situación posible Año Días , RANGO DE GESTIÓN BUENO < 8 ACEPTABLE 8 a 11 DEFICIENTE >11 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Capacidad de Respuesta en Días 10 7,12 7,91 8, ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El indicador Mide la capacidad de respuesta desde el momento en que el cliente solicita cotizar un servicio, hasta el momento en que se le entrega la propuesta sobre el servicio solicitado, está proyectado en días hábiles el resultado de este indicador entre Julio y Noviembre de 2010 ascendió a 8,64.Aunque el indicador presenta una tendencia a incrementarse al estar en el en 7.12muestra un comportamiento aceptable. El Incremento en el número de días se debe a que es necesario tener en cuenta otros factores que no se habían considerado como son, el visto bueno de la dirección y de las Decanaturas de facultad al solicitar un cliente el servicio. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Propuestas presentadas FPS RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Programa Educación Continuada 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

71 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: PROYECCIÓN SOCIAL 3. INDICADOR: Porcentaje de graduados vinculados al mundo del trabajo según su área de formación 6. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD X INDICADOR: 5. CÁLCULO: (Numero de graduados vinculados al mundo del trabajo en su área de formación /Numero de graduados trabajando) x MEDICIÓN: AÑO Total graduados Número de graduados trabajando Número de graduados trabajando en su área de formación Participación de los graduados en el mercado laboral ,00% ,49% ,67% 7. META: 70% Mejor situación posible 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >70% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 55% a 69% DEFICIENTE <54% 78,00% GRADUADOS VINCULADOS AL MUNDO DEL TRABAJO 77,67% 77,00% 76,00% 75,00% 76,00% 75,49% 74,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el acumulado hasta 2010 de cada 100 egresados que laboran estaban trabajando en su área de formación. Como muestra se tomó el estudio de la trayectoria laboral y social de los egresados por programa académico. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estudio de la trayectoria laboral y social de los egresados por programa académico. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe de programa de Egresados 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 12 AÑO:

72 4.2.4 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Proyectos 1 de investigación terminados en un determinado año 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (proyectos de investigación terminados en un determinado año / Proyectos de investigación planeados a terminar en ese mismo año) * 100% 6. MEDICIÓN: Proyectos de investigación Proyectos de investigación Año Indicador 7. META: 65% 8. RANGO DE GESTIÓN terminados planeados a terminar % % % BUENO >50% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 30% a 50% Proyectos de investigación terminados en un determinado año 15,4% 64,7% 61,0% DEFICIENTE < 30% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: De los 94 proyectos en ejecución 18 tenían planeado terminar en el Finalmente concluyeron 11 proyectos, es decir el 12% del total de los proyectos terminaron satisfactoriamente. En cuanto al incumplimiento de los cronogramas esto se puede dar por varios factores: Problemas en la asignación de recursos, mala planeación inicial del cronograma presentado en las propuestas, sobrecarga administrativa y docente de los investigadores, investigadores líderes de muchos productos (sobrecarga investigativa), poca o nula descarga para investigación a los docentes. Es importante mantener un adecuado seguimiento a los proyectos de investigación de tal manera que se puedan detectar las causas de posibles demoras. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Actas de inicio de los proyectos de investigación (FGN 006), Formato de presentación de proyectos de investigación (FGN 004) y Actas de finalización de proyectos (FGN 009). 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Director Centro de Investigación 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA: 11 MES: 03 AÑO: Las Tesis de Doctorado y Trabajos de Maestría no son tomados como proyectos de investigación, por lo tanto no están contabilizados dentro de este indicador. En vista de que su ejecución se realiza en los Posgrados, su seguimiento sistemático está por fuera del alcance del Centro de Investigación. Esta nota aplica para todos los indicadores del proceso de Gestión del conocimiento. 71

73 1.TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Proyectos de investigación empezados en un año 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: (proyectos de investigación que comienzan su ejecución en un determinado año / Proyectos de investigación aprobados en ese mismo año) * 100% 6. MEDICIÓN: Año Proyectos de Investigación Que Proyectos de Investigación Indicador Comienzan Su Ejecución Aprobados % % % 7. META: 90% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >80% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE 70% a 80% DEFICIENTE < 70% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 150% Proyectos de investigación empezados en un año 100% 50% 100% 100% 81,4% 0% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: En total se aprobaron 43 proyectos de investigación en el año 2010, de los cuales 31 proyectos fueron aprobados en el marco de la convocatoria y 12 proyectos fueron aprobados en el transcurso del año, ya que estos últimos no requerían presupuesto en efectivo. Sólo el 68% de los proyectos aprobados en la convocatoria iniciaron desde el mes de septiembre del 2010, el 31% restantes firmaron actas de inicio para comenzar en el No se presentaron problemas de orden de asignación presupuestal. Sin embargo, no debe descuidarse este indicador ya que la cantidad de proyectos de investigación que se presentan en las convocatorias tiende a aumentar año tras año, por lo que es necesario pensar en alternativas de financiación para los proyectos que permitan iniciar todos los aprobados. Se prevé que para el 2011, a menos que haya una adición presupuestal, no se contará con recursos necesarios para realizar una convocatoria, los recursos disponibles serán asignados para los proyectos en ejecución. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Formato de evaluación de proyectos de investigación (FGN 033) y Resultados de la convocatoria de proyectos de investigación (página web). 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Director Centro de Investigación 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA: 11 MES: 03 AÑO:

74 1.TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Proyectos de investigación cancelados en un año 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (número de proyectos de investigación cancelados en un año/ número de proyectos de investigación en ejecución en ese mismo año) * 100% 6. MEDICIÓN: Año Proyectos de investigación Proyectos de investigación cancelados en ejecución Indicador % % % 7. META: 5% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO <10% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE 10% a 20% DEFICIENTE > 20% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 10% Porcentaje de Proyectos de Investigación Cancelados 5% 0% 2% 0% 0% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: Se puede observar que en los tres periodos evaluados 2008, 2009 y 2010 se cumplió con la meta planteada para el indicador por lo que no se hace necesario implementar ninguna acción. Se determinaron sin embargo las causas de los proyectos cancelados para estar alerta, pues un proyecto de investigación cancelado conlleva efectos indeseables para el proceso, como es el dejar de obtener los resultados de investigación, una disminución en la generación de conocimiento y un desperdicio de recursos invertidos en el proyecto. Se debe velar por mantener este indicador menor al 5 % haciendo seguimiento a los proyectos de investigación y prestando atención a las necesidades de los investigadores, ofreciendo, en lo posible, alternativas a los que estén considerando cancelar sus proyectos. Sin embargo, debe prestarse atención al riesgo de un aumento en los proyectos de investigación atrasados, con el fin de establecer estrategias para evitar que se cancele un proyecto. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Cartas de cancelación de proyectos de investigación. 13.RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Director Centro de Investigación 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA: 11 MES: 03 AÑO:

75 1.TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Estudiantes vinculados por proyecto de investigación 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (total de estudiantes vinculados en proyectos de investigación/total de proyectos de investigación en ejecución). 6. DATOS DE LA MEDICIÓN: 7. META: 3 8. RANGO DE GESTIÓN Año Total de estudiantes vinculados Total de proyectos de en proyectos de investigación. investigación en ejecución Indicador BUENO 2 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00-0,85 ACEPTABLE *** 1 x < 2 Estudiantes/Proyectos DEFICIENTE <1 11. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: Se observa que la cantidad de estudiantes vinculados a los proyectos de investigación ha aumentado cada año desde el Se pasó de aceptable en el 2009 en el rango de gestión al sobrepasar la meta planteada por el indicador en el Se ve el compromiso por la Investigación Formativa y se nota la eficacia de las medidas tomadas en cuanto a convocatorias e información. De la misma manera otro elemento importante que apunta a la mejora continua de este indicador, son las jornadas de investigación donde los estudiantes se enteran de los grupos de investigación existentes y los proyectos que se están desarrollando. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Actas de conformación de semilleros de proyecto (FGN 026) e Informes de grupos y de proyectos de Investigación. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Director Centro de Investigación 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA: 11 MES: 03 AÑO: , ,68 74

76 1.TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Puntos por productos de investigación obtenidos en las convocatorias de medición 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA EFECTIVIDAD x 5. CÁLCULO: (suma total del puntaje de todos los grupos de investigación en la plataforma GrupLAC de Colciencias) 6. DATOS DE LA MEDICIÓN: Año Calculo , , ,5 7. META: 70 puntos para el año RANGO DE BUENO GESTIÓN >60 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 80 Sumatoria de puntaje total de los grupos en el 70 Gruplac DEFICIENTE > ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: Colciencias a partir del 2006 ha realizado convocatoria de medición de grupos de investigación cada 2 años (2006, 2008 y 2010). En la convocatoria 2008 la institución presenta un notable descenso de la producción científica, mejorando para el 2010 y superando solo en por 3 unidades en comparación al El bajo desempeño en 2008 se podría explicar en el incremento del umbral adoptado por Colciencias en aproximdamente tres (3) veces más ese año. En otras palabras, para sostener el puntaje se requería haber triplicado el número de productos de los grupos de investigación del ITM, hecho que no ocurrió en ese intervalo de tiempo. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: GrupLAC en la Plataforma ScienTI de Colciencias. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Subdirector Centro de Investigación 14. FECHA DE REVISIÓN 0 24,8 7,4 27, DÍA: 16 MES: Marzo AÑO:

77 4.2.5 INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO 1. PROCESO MISIONAL 2. INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Convenios y alianzas de cooperación 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA 5. CÁLCULO: Convenios Activos Convenios Formalizados 6.MEDICIÓN: EFECTIVIDAD Año Convenios Formalizados Convenios Activos Indicador % % % 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 80% a 99% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 50% a 79% DEFICIENTE <50% CONVENIOS Y ALIANZAS DE COOPERACION % 27% 82% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: La tendencia de este indicador nos muestra el fortalecimiento que ha tenido el proceso a partir del establecimiento de políticas acordes al objetivo del mismo, en busca de la mejora continua en términos de la efectividad de las acciones. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Formato FIC 002 Relación de convenios, alianzas e interacciones del ITM con otras entidades 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe de Oficina de Relaciones Nacionales e Internacionales 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 11 MES:03 AÑO:

78 1. PROCESO MISIONAL 2. INTERNACIONALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO 3. INDICADOR: Miembros de la comunidad académica beneficiados con los programas de movilidad 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Número de pasantías realizadas Número de pasantías proyectadas 6. MEDICIÓN: Año Pasantías Proyectadas Pasantías Realizadas Indicador % % % 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 80% a 99% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 50% a 79% DEFICIENTE <50% MIEMBROS DE LA COMUNIDAD ACADEMICA BENEFICIADOS CON LOS PROGRAMAS DE MOVILIDAD % 126% 122% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Se ha logrado cumplir con la meta propuesta de las pasantías proyectadas, de un lado, porque cada vez mas académicos y administrativos solicitan viajar para asistir a actividades de capacitación, desarrollar pasantías o presentar ponencias en eventos académicos, del otro lado, porque la institución ha dispuesto cada vez más recursos para financiar esas iniciativas de movilidad. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Formato FIC 004 Iinforme de Movilidad Académica y Pasantías. Planes de Movilidad 2008,2009 y RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe de Oficina de Relaciones Nacionales e Internacionales 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 11 MES: 03 AÑO:

79 4.2.6 BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Grupos culturales representando el ITM 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Presentaciones ejecutadas por los grupos culturales representativos/ Presentaciones culturales programadas) x MEDICIÓN: Año Presentaciones Presentaciones realizadas programadas Indicador % % Nota: Información discriminada por periodo académico META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 71% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 60% a 70% DEFICIENTE < 60% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% GRUPOS CULTURALES REPRESENTANDO EL ITM 108% 87% 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El porcentaje de ejecución si bien disminuyó comparativamente al del 2009, hay que anotar que la meta se aumentó para el año FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de actividades realizadas en Promoción Cultural 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Cultural 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 04 MES: 04 AÑO:

80 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Eventos culturales ejecutados 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA 5. CÁLCULO: (Eventos culturales ejecutados / Eventos culturales programados) x MEDICIÓN: Año Eventos Culturales ejecutados Eventos Culturales programados Indicador 2009* % % Nota: Información discriminada por periodo académico 2010 EFECTIVIDAD Nota*: El cálculo de este indicador en el año 2009 se realizo bajo las siguientes consideraciones: Eventos culturales masivos, jornada institucional, jornadas de bienestar. Para 2010 se agrupo esta información en un solo indicador eventos culturales ejecutados y se incluyeron las proyecciones del cine club y los video conciertos. 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 71% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 60% a 70% EVENTOS CULTURALES EJECUTADOS DEFICIENTE < 60% 200% 169% 150% 100% 111% 50% 0% 2009* ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En 2009 los resultados obtenidos en cuanto a la programación y realización de eventos culturales fue muy positiva dado el incremento de la actividad cultural en el Campus Fraternidad Medellín. Para ese año se programaron 13 eventos culturales y se realizaron 22. En 2010 se programó un mayor número de eventos culturales dado que las condiciones locativas del Campus Fraternidad así lo permitían proyectar. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de actividades realizadas en Promoción Cultural 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Cultural 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 04 MES: 04 AÑO:

81 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Estudiantes estimulados en los talleres artísticos 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: (Estudiantes estimulados con los talleres artísticos / capacidad instalada de los cursos de cultura) 6. MEDICIÓN: Capacidad Instalada de los Cursos de Cultura: 385 estudiantes. Modalidades artísticas Música Artes Artes escénicas plásticas Número de asistencias a cada una de las modalidades artísticas Promedio de participación en cada uno de los doce talleres programados en el semestre para cada una de las modalidades artísticas Número de estudiantes estimulados con los talleres artísticos. 341 Porcentaje del indicador 88% Modalidades artísticas % 92% Música ESTUDIANTES ESTIMULADOS EN LOS TALLERES ARTÍSTICOS 92% Artes escénicas Artes plásticas Número de asistencias a cada una de las modalidades artísticas Promedio de participación en cada uno de los doce talleres programados en el semestre para cada una de las modalidades artísticas Número de estudiantes estimulados con los talleres artísticos. 356 Porcentaje del indicador 92% 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 71% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 70% a 60% DEFICIENTE < 60% 90% 88% 86% 88%

82 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: los resultados nos muestran que si bien aumentó para el segundo semestre del 2010 los estudiantes beneficiados con los talleres artísticos aún no se llega a la totalidad de la capacidad instalada y se evidencia una oportunidad de mejora especialmente en los talleres de música y artes escénicas que para el disminuyó el número de participantes en dichos talleres En número de personas estimuladas con los talleres artísticos se encuentra en un rango superior al bueno y se prevé en un corto plazo, que la capacidad instalada para estos talleres no alcanzará a cubrir la demanda. Se espera que este indicador aumente en la próxima medición. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de actividades realizadas en Promoción Cultural 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Cultural 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 04 MES: 04 AÑO:

83 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Personas participando en actividades deportivas 4. TIPO DE INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Participantes / Participantes Esperados) x MEDICIÓN: EFICIENCIA Semestre Participantes Participantes Esperados Indicador % % % % 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 71% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 125% 120% 115% ACEPTABLE 60% a 70% PERSONAS PARTICIPANDO EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS 122% EFECTIVIDAD DEFICIENTE < 60% 110% 105% 105% 106% 108% 100% 95% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El Indicador se encuentra en un rango de gestión bueno, es decir se ha cumplido la meta para el segundo semestre de año 2010 de forma general en un 108%. Se observa una disminución con relación al periodo anterior, dado que para el segundo semestre de cada año los deportes representativos disminuye en el número de los participantes, por la entrada a etapas finales en los torneos universitarios; en los que sólo participan los equipos clasificados. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de las actividades realizadas en Bienestar 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor de Recreación y Deporte 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 04 MES: 04 AÑO:

84 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Encuentros deportivos representando el ITM 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA 5. CÁLCULO: (Participación en Acciones / Acciones Programadas) x MEDICIÓN: Encuentros deportivos representando el ITM Año Participación en Acciones Acciones (encuentros) Programadas Indicador % % % EFECTIVIDAD 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 71% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual. 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 60% a 70% DEFICIENTE < 60% ENCUENTROS DEPORTIVOS REPRESENTANDO EL ITM 150% 120% 100% 99% 98% 100% 50% 0% 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El indicador en el año 2010 superó la meta, dicho aumento se explica, dada la clasificación a los juegos nacionales en la modalidad de futbol sala, y del cual se logró el campeonato, aumentando así el número de representaciones de dicho equipo a nivel nacional. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de las actividades realizadas en Bienestar 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor de Recreación y Deporte 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 04 MES: 04 AÑO:

85 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Factores de Riesgo cardiovascular en empleados controlados 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA EFECTIVIDAD X 5. CÁLCULO: Porcentaje de riesgo por indicador Porcentaje de riesgo por indicador MEDICIÓN: FACTORES DE RIESGO DISMINUCION DEL DISMINUCION DEL RIESGO 2008 A 2009 RIESGO 2009 A SOBREPESO U OBESIDAD -2,04% 6,90% PRESION ARTERIAL 10,40% 2,2% RELACION CINTURA/CADERA 66% 0,60% FUMAR 6,00% -4,80% FACTORES DE RIESGO DISMINUCION DEL DISMINUCION DEL RIESGO 2008 A 2009 RIESGO 2009 A 2010 SOBREPESO U OBESIDAD -2,04% 19,7% PRESION ARTERIAL 10,40% 2,3% RELACION CINTURA/CADERA 66% -24,7% FUMAR 6,00% 5,7% NOTA: Los valores negativos indican aumento del factor de riesgo en vez de disminución. 7. META: Disminución de 2.5 puntos en cada factor de riesgo. 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 1.6% a 2.4% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual ACEPTABLE 1% a 1.5% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR DEL 2008 AL DEFICIENTE < 1% 58,00% 56,00% 54,00% 52,00% 50,00% 48,00% 46,00% SOBREPESO U OBESIDAD 57,70% 55,60% 50,80% DISMINUCION DEL RIESGO SOBREPESO 6,90% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% -2,04% -2,00% -4,00% -6,00% -8,00% 2008 A A

86 PRESION ARTERIAL DISMINUCION DEL RIESGO PRESION ARTERIAL 18,00% 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% 16,60% 6,20% 4,00% ,00% 12,00% 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% 10,40% 2,20% 2008 A A 2010 RELACION CINTURA/CADERA 100,00% 80,00% 60,00% 87,50% 40,00% 20,00% 21,50% 22,10% 0,00% % 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% DISMINUCION DEL RIESGO RELACION CINTURA/CADERA 66% 0,60% 2008 A A 2010 FUMAR 8,00% DISMINUCION DEL RIESGO FUMAR 6,00% 20% 15% 10% 5% 19% 13,0% 17,80% ,00% 4,00% 2,00% 0,00% -2,00% -4,00% -4,80% 0% -6,00% 2008 A A 2010 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR DEL 2008 AL 2010 % DE EMPLEADOS CON SOBREPESO U OBESIDAD DISMINUCIÓN DEL SOBREPESO U OBESIDAD 85

87 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% ,00% 2008 A A 2010 % EMPLEADOS CON PRESIÓN ARTERIAL ALTA DISMINUCIÓN DE HIPERTENSIÓN 20,00% 12,00% 15,00% 10,00% 8,00% 10,00% 6,00% 5,00% 0,00% ,00% 2,00% 0,00% 2008 A A 2010 % EMPLEADS CON INDICE CINTURA /CADERA ELEVADO DISMINUCIÓN INDICE CINTURA/CADERA 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00% 80% 60% 40% 20% 0% -20% % 2008 A A 2010 % EMPLEADOS FUMADORES DISMINUCIÓN DE LOS FUMADORES 86

88 20% 15% 10% 5% 0% ,10% 6,00% 5,90% 5,80% 5,70% 5,60% 5,50% 2008 A A ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En general se puede concluir que las intervenciones Nutricionales en colaboración con los servicios de Bienestar Universitario han generado cambios positivos sobre los hábitos de vida saludable de los empleados del ITM, reflejándose en la disminución de los porcentajes frente a los factores de riesgo cardiovascular que fueron evaluados con anterioridad en el periodo Esto indica que las intervenciones de salud en promoción y prevención dentro del marco de los objetivos de Bienestar Universitario son viables y deben continuar su ejecución para lograr cada vez un mayor impacto que en todo momento mejore la calidad de vida de la comunidad ITM. Por tratarse de un indicador anual, a la fecha amerita acciones de mejora respecto a la disminución de los factores de riesgo índice cintura /cadera y presión arterial elevada. Por lo tanto se implementarán acciones encaminadas a la sensibilización, identificación e intervención en los empleados del ITM en el año FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informes de riesgo cardiovascular 2008,2009 y 2010 en la población de empleados ITM 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Equipo de Salud 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 30 MES: 04 AÑO:

89 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Beneficiarios de los apoyos económicos retenidos 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Beneficiarios de apoyos económicos retenidos/total de beneficiarios de apoyos económicos) x MEDICIÓN: Período Alumnos Alumnos beneficiados retenidos Indicador % % % Observación: Margen de error por estudiantes que cambian de documento de identidad de un semestre a otro 7. META: 90% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 66% a 89% ACEPTABLE 45% a 65% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 90,00% BENEFICIARIOS DE APOYOS ECONÓMICOS RETENIDOS 89,50% DEFICIENTE < 45% 85,00% 84,80% 80,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Los resultados del indicador demuestran que efectivamente los apoyos económicos son una variable significativa para la retención de los estudiantes en la institución. Un factor importante para este resultado es el acompañamiento permanente a los beneficiarios de los apoyos económicos por parte del equipo del área Socioeconómica en coordinación con el programa de Punto de Encuentro y las entidades aportantes, frente a la responsabilidad y compromiso con respecto al apoyo recibido. Una forma de hacer visible el impacto, es el significado que tiene para las dependencias el apoyo de los estudiantes durante la labor social, y en consecuencia, el aprendizaje logrado por quienes cumplen este servicio. Además de lo anterior, el indicador muestra una disminución frente al obtenido en el período anterior (de (84.8%) con respecto a (89.5%)), pero dicho indicador no permite evidenciar el significativo aumento de estudiantes beneficiados con apoyos económicos, pasando de tener beneficiarios en el a tener en el lo que representa un aumento relativo del 96.8% y un incremento absoluto de 778 beneficiarios. Tampoco permite evidenciar el aumento de estudiantes retenidos, pasando de tener a tener 7.474, lo cual representa un incremento relativo de 40.22% y un incremento absoluto de 289 estudiantes retenidos, con respecto a los retenidos en el período anterior. Cabe destacar que algunos apoyos como: Fondo EPM, Fundación Belcorp y Fondo de Apoyo Estudiantil tuvieron un significativo aumento para el 2010/2, no se puede decir lo mismo de apoyos 88

90 como: Presupuesto Participativo, Tiquete Estudiantil, Reconsideraciones de Matrículas y Cooperativas que decayeron un poco debido a: Las Cooperativas incrementaron el valor del auxilio, pasó de un salario mínimo a 1.5 SMLV lo que disminuye el número de beneficiarios pero aumenta el valor del apoyo El programa de Mujeres de la A a la U, según la disponibilidad que faltaba por ejecutarse se brindó apoyo a un número inferior de estudiantes según el semestre anterior Con respecto a Fondo de Apoyo Estudiantil y Reconsideraciones de Matrículas, el presupuesto asignado fue inferior al del 2010/1 NOTA: Para esta información no se incluyen los siguientes apoyos económicos internos: Pagos fraccionados autorizados directamente por la institución Estímulos deportivos, culturales y por participación en organismos institucionales Descargas académicas Descuento por discapacidad Para próximos períodos académicos se consultará esta información con el Dpto. Financiero de la institución. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Bases de datos (SIA Trabajo Social y Dpto. Financiero) 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Trabajo Social 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 25 MES: 07 AÑO:

91 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Estudiantes asesorados en Promoción Socioeconómica 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Estudiantes asesorados en Promoción Socioeconómica / Total de estudiantes del ITM) x MEDICIÓN: Semestre Alumnos Alumnos con apoyos matriculados económicos Indicador % % ,25% 7. META: 40% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 33% a 39% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 30% a 33% DEFICIENTE < 30% 60,00% 40,00% ESTUDIANTES ASESORADOS EN PROMOCIÓN SOCIOECONÓMICA 31,38% 34,72% 38,25% 20,00% 0,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el 2010/1 los estudiantes matriculados fueron de los cuales se beneficiaron de los diferentes apoyos un total de 8031 estudiantes, o sea un 34.72% de la población matriculada. Durante el 2010/2 se puede apreciar que la cifra de estudiantes matriculados fue un poco menor pero el número de beneficiados aumentó gracias al apoyo dado por cooperativas las cuales sumaron en total de 19, a diferencia del 2010/1 que sólo contamos con 13 de las mismas. Otro apoyo que incrementó el indicador fue el de beneficiarios del Fondo EPM que alcanzó una cifra de 1920 estudiantes a pesar de que el punto de corte (56) en el Fondo fué bastante elevado. Con respecto al Presupuesto Participativo el número de beneficiarios fué de 4398 para el 2010/2, lo cual muestra un aumento significativo del apoyo dado por las comunas a los estudiantes matriculados en el instituto. Otro apoyo económico del cual se benefician sólo mujeres es el que propicia la Fundación Belcorp, el cual pasó de beneficiar 50 estudiantes con la mitad de la matrícula en el 2010/1 a 37 estudiantes con 90

92 el 100% del valor de la matrícula para el semestre 2010/2, lo cual hace visible el impacto del apoyo para las beneficiarias. Otro programa que beneficia a mujeres es el que tiene que ver con un apoyo para sostenimiento que otorga la Secretaría de las Mujeres, que en el 2010/1 benefició a 303 estudiantes y en el 2010/2 benefició a 252, esto porque se venía ejecutando un presupuesto desde el 2009/2 cuando empezó el programa y a la fecha la cantidad a ejecutar es menor. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Bases de datos (Trabajo Social y SIA y Dpto. Financiero) 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Trabajo Social 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 13 MES: 04 AÑO:

93 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Estudiantes intervenidos en Punto de Encuentro 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Estudiantes intervenidos con las actividades de apoyo al rendimiento académico / Numero de estudiantes en riesgo de deserción) x MEDICIÓN: Cobertura Estudiantes Intervenidos Estudiantes en riesgo de deserción Porcentajes de Cobertura % % % % Estudiantes en Riesgo Deserción = Nuevos + Bajo Rendimiento+(Repitentes-Bajo Rendimiento) 7. META: 50% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 40% a 49% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 30% a 39% DEFICIENTE < 29% ESTUDIANTES INTERVENIDOS EN PUNTO DE ENCUENTRO 100% 50% 0% 54% 62% 45% 30% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el 2009, a partir del mes de marzo se empezó a atender a los estudiantes que deseaban cancelar alguna asignatura de ciencias básicas. En algunos momentos del periodo académico esto ayudó a que algunos estudiantes hicieran su mejor esfuerzo, pero en otros momentos esto solo era un trámite para una firma. Los estudiantes quedaron registrados en las bases de datos por lo cual se nota un incremento en la cobertura en el En el 2010 se eliminó esta medida y el proyecto contando con sus psicólogos y docentes de ciencias 92

94 básicas se enfocó más a ofrecer atención a los estudiantes que que presentaban dificultades serias en cuanto al rendimiento académico, esto debido a que este es el principal factor de riesgo de la deserción universitaria en el ITM. El proyecto punto de encuentro aspira a tener un cubrimiento de 50% de los estudiantes en riesgo de deserción que están compuestos por los estudiantes Nuevos, estudiantes matriculados en Bajo Rendimiento y perdida de derecho a programa (según reglamento estudiantil) y estudiantes repitentes de materias de ciencias básicas (exceptuando los matriculados en bajo rendimiento). En el periodo se alcanzó un cubrimiento de 30%, debido en parte a una disminución del recurso humano para atender a los estudiantes, la falta del curso de inducción a las ciencias básicas para los estudiantes nuevos, el aumento en más del 50% en la cantidad de estudiantes en riesgo de deserción, entre otros factores. Debido a que el resultado del indicador se encuentraba en el rango de aceptable se implemento la acción preventiva 553 evidenciada en el Sistema Mejoramiso, la cual fue ejecutada durante el periodo Para el el proyecto Punto de Encuentro pudo contar con un fortalecimiento económico otorgado por le Ministerio de Educación Nacional como reconocimiento por lo significativa de su experiencia en el marco de las IES a nivel nacional en el tema de la retención académica. Para esta vigencia, el ministerio aportó al proyecto cien millones de pesos, los cuales permitieron contratar monitores y asesores adicionales para las áreas de ciencias básicas e inglés. Dichas monitorías permitieron ampliar la cobertura, facilitando el ofrecimiento del servicio en horarios y asignaturas que por lo general no es posible cubrir dada la estructura y el personal con que cuenta el proyecto. Esta situación nos da una explicación clara de por qué el indicador de eficacia logra, para el semestre , un porcentaje de 54%, el cual, comparado con el impacto de los años 2009 y 2010, se ubica entre sus mejores rangos llevándo al proyecto a superar en un 4% la mejor situación posible planteada para el semestre. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema SIA e Informe CNA Punto de Encuentro 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador de Punto de Encuentro 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 05 MES: 05 AÑO:

95 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Estudiantes retenidos con las intervenciones de Punto de Encuentro 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA EFECTIVIDAD X 5. CÁLCULO: (Estudiantes retenidos / Estudiantes intervenidos en Punto de Encuentro) x MEDICIÓN: Semestre Estudiantes Estudiantes intervenidos en Punto de retenidos Encuentro Indicador ,10 % ,96% % % 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 79% a 80% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Indicador ACEPTABLE 60% a 78% DEFICIENTE < 60% 90,00% 85,00% 80,96% 85% 81% 80,00% 75,00% 70,00% 72,10% Indicador 65,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Aún cuando la cobertura de Punto de Encuentro desde el primer periodo del año 2009 es en promedio el 47 %, se puede ver que de la totalidad de los estudiantes atendidos por el Proyecto un 81.13% son retenidos en la institución en el periodo II. En este sentido es importante resaltar que la proyección de la mejor situación posible propuesta para la generalidad de los periodos plantea un 80% como meta superior y que únicamente en el periodo 2009 I, periodo en el cual se asignó a Punto de Encuentro atender a todos los estudiantes que fueran a efectuar cancelaciones de semestre, situación que disminuyo el nivel de efectividad en cuanto al porcentaje de retención dado que el proyecto obtuvo un porcentaje menor 72,10%, 7.9% por debajo de la meta establecida. Podemos 94

96 apreciar, por la continuidad con que se mantiene dicho porcentaje, que la sostenibilidad y capacidad de mantener los resultados del Proyecto, mientras se conserva la naturaleza de su propuesta, se ajusta de forma idónea a la manera como es concebida su capacidad de lograr efectividad esperada. Vemos, del mismo modo, cómo el fortalecimiento recibido por parte del MEN permitió aumentar el número de estudiantes intervenidos, hecho que facilitó el logro de un mayor índice de retención en la población atendida, demostrando así que la disponibilidad de recursos en cuanto a promoción y atención integral a estudiantes, actividades en la cuales fue invertido el presupuesto recibido del MEN, se configuran como los ejes fundamentales alrededor de los cuales deben girar las estrategia futuras en caso de que se plantee la posibilidad o necesidad de aumentar el porcentaje del índice de retención. El reto que el proyecto se plantea para los siguientes periodos es diversificar las acciones formativas, aumentar su participación y trabajo interdisciplinario con toda la comunidad institucional y fortalecer las acciones de promoción de la permanencia con calidad en la institución para que el mayor número de estudiantes con dificultades de orden económico, social, académico y/o laboral accedan a los servicios de Punto de Encuentro, y las instancias docentes y administrativas trabajen conjuntamente para disminuir la deserción 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de las actividades realizadas en Bienestar, PAE Base de datos (FBU 043) 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador de Punto de Encuentro 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 05 MES: 05 AÑO:

97 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Estudiantes que aprueban asignaturas en ciencias básica con las intervenciones de Punto de Encuentro 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Estudiantes intervenidos que aprobaron asignaturas de ciencias básicas /Número de estudiantes intervenidos por Punto de Encuentro) x MEDICIÓN: Semestre Número de estudiantes que aprobaron cursos de matemáticas y cálculo Estudiantes atendidos en asesorías Indicador % ,2% ,5% % 7. META: 60% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 55% a 60% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 41% a 54% ESTUDIANTES QUE APRUEBAN ASIGNATURAS EN CIENCIAS BÁSICA CON LAS INTERVENCIONES DE PUNTO DE ENCUENTRO DEFICIENTE < 40% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 67% 76,03% 51,20% 46,50% Indicador 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el 2009-I se alcanzó el máximo de aprobación de asignaturas 67% a medida que avanzaban los semestres aumentaron los estudiantes y los programas nuevos como Administración, Física y Artes Visuales esto llevó a tomar como estrategia de atención en Matemáticas, los grupos de estudio, con el fin de aumentar la cobertura ya que se incrementaron los grupos de matemáticas calculo Diferencial e Integral y Física en la institución. A medida que aumentan los estudiantes también aparecen más los casos difíciles de aprendizaje en ciencias básicas, ya que los nuevos estudiantes traen muchos vacios de la secundaria, razón por la cual durante el segundo semestre del año 2010, como acción preventiva (Nº 560 en el sistema mejoramiso), se presenta un proyecto nivelatorio de matemáticas, dirigido a todos los estudiantes admitidos para mejorar las condiciones (competencias mínimas de ingreso a la institución), 96

98 mostrando un mejoramiento significativo, pasando del 46.5% al 76.03% del porcentaje de aprobación de asignaturas. Por otro lado, desde el segundo semestre del año 2010 Punto de Encuentro redefine su enfoque de atención, el cual se caracterizaba por ser paternalista. Se planteó que, en adelante, Punto de Encuentro enfoque sus esfuerzos a lograr que los estudiantes aprendan a aprender, a estudiar, para que no siempre dependan del docente. Esto ha llevado a que muchos estudiantes no asimilen este cambio de metodología y todavía estén presentando pocos logros académicos en estas áreas y cierto malestar con respecto a las asesorías ofrecidas. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe semestral de impacto de las acciones académicas de Punto de Encuentro 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador de Punto de Encuentro 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 05 MES: 05 AÑO:

99 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Personas Atendidas en salud mental. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Numero de atenciones realizadas en salud mental/numero de atenciones programadas) x MEDICIÓN: Semestre Atenciones programadas Atenciones realizadas Indicador ,8% ,1% ,10% 7. META: 80% de las personas que solicitaron el servicio fueron asesoradas 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO: 70% a 80% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% ACEPTABLE: 50% a 70% PERSONAS ATENDIDAS EN SALUD MENTAL 70,80% 73,10% 56,10% DEFICIENTE: < 50% 0,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el semestre se incorporó el aplicativo Bienestar ITM, por tal razón se toma esta fecha como momento inicial para el seguimiento histórico del indicador. En el semestre el indicador estuvo en un rango aceptable, lo que implicó el establecimiento de una acción preventiva de carácter general desde la dirección de Bienestar, relacionada con: La recuperación de la información estadística en el aplicativo. En el semestre el indicador se ubica en un rango de buena gestión. Se continúa en las acciones desde la dirección de Bienestar para el mejoramiento del aplicativo, lo que permitirá un mejor procesamiento estadístico de la información. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Aplicativo Bienestar ITM 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor desarrollo humano 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 18 MES: 03 AÑO:

100 1. TIPO DE PROCESO: MISIONAL 2. PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO 3. INDICADOR: Impacto de las intervenciones en clima organizacional 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Aumento en la a calificación positiva de la percepción del clima organizacional en el estudio del clima organizacional de MEDICIÓN: Variables Puntaje Interpretacion Liderazgo 68% Medio - alto Reciprocidad 67% Medio - alto Motivación 66%, Medio - alto Participación 58% Medio TOTAL 65% Medio - alto 7. META: 75% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO: 70%-75% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Bianual 99 ACEPTABLE: 60%-70% DEFICIENTE: < 60% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: No se disponen de datos para determinar la evolución histórica del indicador. 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El CLIMA ORGANIZACIONAL se define como el ambiente psicosocial en el cual se desenvuelven los funcionarios de una Institución. Este refleja los valores, las actitudes, las creencias y la manera como los funcionarios ven la Institución para la cual prestan sus servicios. El estudio de clima organizacional permite identificar aspectos que se pueden convertir en factores de riesgo desde el punto de vista psicosocial, por tanto brinda elementos para organizar planes de intervención que se orienten a fortalecer la calidad al interior de las organizaciones, así como a prevenir los riesgos identificados y con ello la disminución de fenómenos como el ausentismo, la accidentalidad y la sintomatología asociada a situaciones conflictivas. El estudio se realizó en el 2009 por parte de la ARP COLMENA con 375 personas de diferentes áreas de la Institución. Con el estudio de clima organizacional del INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO - ITM se pretendía precisar la percepción que los funcionarios tienen frente a ciertas variables con el fin de proponer un plan de intervención psicosocial según los resultados obtenidos, buscando el mejoramiento continuo de los funcionarios y su calidad en el desempeño laboral. En términos generales el clima organizacional de la Institución fue evaluado de manera positiva con 65% equivalente en la tabla de puntajes a un clima MEDIO - ALTO, es decir que se percibe un clima organizacional con necesidad de intervención de las subvariables de menor puntuación. De las cuatro áreas críticas evaluadas: liderazgo, motivación, reciprocidad y participación, la mejor evaluada fue liderazgo, mientras que la de menor puntuación fue participación. En conclusión el clima de la Institución es percibido de manera muy positiva, pero amerita una revisión e intervención de las subvariables más bajas para disminuir los riesgos psicosociales que se relacionan de manera directa con el mejoramiento continuo de los funcionarios y su calidad en el desempeño laboral. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Estudio de clima organizacional realizado por la ARP Colmena 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Asesor Desarrollo Humano 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 18 MES: 03 AÑO: 2011

101 4.3 PROCESOS DE APOYO GESTIÓN FINANCIERA 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 3. INDICADOR: Cumplimiento de la ejecución presupuestal Ingresos para la financiación del plan de acción Institucional. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Ejecución presupuestal sin convenios / Total Presupuesto sin convenios) x MEDICIÓN: Año Presupuesto Definitivo sin Presupuesto Ejecutado sin Convenios Convenios % de ejecución ,45% ,21% ,26% ,60% ,76% , ,14 99,72% 5 META: 96% ( mejor situación posible) 6 RANGO DE GESTIÓN BUENO >96% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 92% a 96% DEFICIENTE < 92% CUMPLIMIENTO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INGRESOS 110,00% 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 102,45% 104,21% 102,26% 100,60% 100,76% 99,72% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: El total recaudado en el presupuesto de ingresos sin convenios a diciembre 31 de 2010, presenta un nivel de cumplimiento en su ejecución del 99.72%, superando la meta en 3,72%. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe ejecución presupuestal de Ingresos mensual. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector administrativo 14. FECHA DE REVISION DIA : 11 MES: 03 AÑO:

102 1. TIPO DE PROCESOS: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 3. INDICADOR: Cumplimiento en la ejecución presupuestal de proyectos de inversión 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X 5. CÁLCULO: (Total Ejecución presupuestal / Total Presupuesto Definitivo) x MEDICIÓN: Año Presupuesto Presupuesto % De Definitivo Ejecutado Ejecución ,73% ,86% ,82% ,61% ,54% ,58% , ,87 98,86% EFECTIVIDAD 7. META: 97% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >97% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 90% a 97% DEFICIENTE < 90% CUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE PROYECTOS DE INVERSION 110,00% 100,00% 99,86% 99,82% 99,61% 98,54% 98,58% 98,86% 90,00% 80,00% 70,00% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: A diciembre 31 de 2010 la ejecución presupuestal de los proyectos de inversión antes de la liberación de compromisos por reservas de apropiación para el año 2011 fue de 98,86%, superando la meta en 1,86%. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe ejecución presupuestal de egresos mensual. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector Administrativo 14. FECHA DE REVISION DIA : 11 MES: 03 AÑO:

103 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 3. INDICADOR: Participación de la contribución de los ingresos por recursos propios a la financiación Institucional. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Recursos Propios / Total de Ingresos corrientes sin convenios) x DATOS DE LA MEDICIÓN: Años Recaudos por recursos Recaudos Ingresos INDICADOR propios Totales recursos propios ,16% ,25% ,70% ,08% ,28% , ,14 47,59% 7. META: 45% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 45 % 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 40% a 45% DEFICIENTE < 40% 60,00% PARTICIPACIÓN DE LA CONTRIBUCIÓN DE LOS INGRESOS POR RECURSOS PROPIOS A LA FINANCIACIÓN INSTITUCIONAL 55,00% 50,00% 45,00% 40,00% 47,16% 49,25% 44,70% 39,08% 46,28% 47,59% 35,00% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: A diciembre 31 de 2010 los recursos propios dentro del total de ingresos corrientes sin convenios, ni transferencias municipales, presentó una participación de 47.59%, superando la meta en 2,59%, lo cual indica un buen rango de gestión. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe ejecución del presupuesto de Ingresos. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector administrativo 14. FECHA DE REVISION: DIA : 11 MES: 03 AÑO:

104 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 3. INDICADOR: Endeudamiento a largo plazo Institucional 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Pasivo no corriente / Activo no corriente) x DATOS DE LA MEDICIÓN: Año Pasivo no corriente Activo no corriente Endeudamiento ,18% ,53% ,37% ,54% ,39% ,28% , ,00 1,07% EFECTIVIDAD 7. META: Hasta 2% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO < 2% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 2% a 5% DEFICIENTE > 5% ENDEUDAMIENTO A LARGO PLAZO INSTITUCIONAL 6,00% 4,00% 5,53% 4,37% 2,00% 1,54% 1,39% 1,28% 1,07% 0,00% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: A diciembre de 2010 el ITM presenta un nivel de endeudamiento a largo plazo de 1.07%, teniendo en cuenta la meta definida inferior al 2%, se evidencia que no hay incrementos económicos en dicho pasivo. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Balance General e informe financiero mensual. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector administrativo 14. FECHA DE REVISIÓN: DIA : 11 MES: 03 AÑO:

105 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 3. INDICADOR: Recursos Disponibles en Tesorería. 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA 5. CÁLCULO: PAC- Ejecutado de Ingresos / PAC- Presupuestado de ingresos 6. DATOS DE LA MEDICIÓN: EFECTIVIDAD X 7. META: 98% 8. RANGO DE GESTIÓN Trimestre PAC Presupuestado ingresos PAC ejecutado de ingresos Indicador , ,00 87,49% , ,00 86,94% , ,00 87,61% , ,00 88,18% BUENO > 98 % 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Trimestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 98% a 70% DEFICIENTE < 70% 88,50% 88,00% 87,50% 87,00% 86,50% 86,00% RECURSOS DISPONIBLES EN TESORERÍA ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: En el cuarto trimestre del 2010, el PAC ejecutado de ingresos se cumplió en 88,18% frente al PAC presupuestado de ingresos. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe PAC inicial de ingresos y ejecución presupuestal de Ingresos mensual. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Vicerrector administrativo 14. FECHA DE REVISIÓN: DIA : 11 MES: 03 AÑO:

106 4.3.2 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 3. DENOMINACIÓN DEL INDICADOR: Especificaciones técnicas contractuales cumplidas 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Sumatoria de los puntajes obtenidos en especificaciones técnicas en los Contratos evaluados / Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados) x DATOS DE LA MEDICIÓN: Semestre Sumatoria de los puntajes obtenidos en especificaciones técnicas en los Contratos evaluados Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados Indicador ,38% , ,0 97,80% Nota: Los datos obtenidos para el semestre son con corte a la fecha 31 de Diciembre. 7. META: 96% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 80% a 95% DEFICIENTE < 80% 97,90% 97,80% 97,70% 97,60% 97,50% 97,40% 97,30% 97,20% 97,10% 97,38% ,80% 105

107 11. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: De los datos obtenidos para los dos semestres del presente año se puede concluir que los proveedores del ITM han mantenido, con un leve aumento para el segundo semestre, el cumplimiento de las especificaciones técnicas que se estipulan en los contratos. La gran variación en el puntaje entre el semestre 1 y 2 del 2010 se debe a que en el primer semestre la contratación estuvo restringida por la ley de garantías electorales. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: ERP-Seven Gestión Financiera Reporte Calificación Proveedores 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador Área Departamento Comercial 14. FECHA DE REVISION DIA : 05 MES: 04 AÑO:

108 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 3. DENOMINACIÓN DEL INDICADOR: Plazo Contractual Cumplido 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Sumatoria de los puntajes obtenidos en el plazo contractual en los Contratos evaluados / Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados) x DATOS DE LA MEDICIÓN: Semestre Sumatoria de los puntajes obtenidos en el plazo contractual en los Contratos evaluados Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados Indicador ,38% , ,0 95,90% Nota: Los datos obtenidos para el semestre son con corte a la fecha 31 de Diciambre. 7. META: 96% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Indicador ACEPTABLE 80% a 95% DEFICIENTE < 80% 96,50% 96,00% Indicador 95,50% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: Los plazos contractuales pactados con los proveedores del ITM se cumplió satisfactoriamente en el año 2010, esto se desprende de la información suministrada por los interventores de los contratos al momento de calificar la prestación del servicio del proveedor. Cabe anotar que en el segundo semestre la calificación tuvo un menor puntaje debido a que no todos los proveedores dieron cumplimiento a los plazos contractuales establecidos inicialmente, debido a falta de disponibilidad de productos en el mercado, y muchos de los eventos fueron objeto de reprogramación de actividades. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: ERP-Seven Gestión Financiera Reporte Calificación Proveedores 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador Área Departamento Comercial 14. FECHA DE REVISION DIA : 05 MES: 04 AÑO:

109 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 3. DENOMINACIÓN DEL INDICADOR: Aspectos Administrativos Cumplidos 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Sumatoria de los puntajes obtenidos en Aspectos Administrativos Cumplidos en los Contratos evaluados/ Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados) x DATOS DE LA MEDICIÓN: Semestre Sumatoria de los puntajes obtenidos en Aspectos Administrativos Cumplidos en los Contratos evaluados Puntuación Máxima posible de Contratos Evaluados Indicador ,04% ,40% Nota: Los datos obtenidos para el semestre son con corte a la fecha 31 de Diciembre. 7. META: 96% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 80% a 95% DEFICIENTE < 80% 97,20% 97,00% 96,80% 96,60% 96,40% 96,20% 96,00% 97,04% Indicador 96,40% ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: En cuanto al cumplimiento de los aspectos administrativos, según la evaluación realizada por los interventores de los contratos, en lo corrido del 2010 se viene superando la meta del 96%, No obstante, el indicador bajó 0,64 puntos porcentuales del semestre primero al segundo semestre, debido a que algunos proveedores no entregaron en tiempo los requisitos de perfeccionamiento y legalización de contratos. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: ERP-Seven Gestión Financiera Reporte Calificación Proveedores 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinador Área Departamento Comercial 14. FECHA DE REVISION DIA : 05 MES: 04 AÑO:

110 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 3. DENOMINACIÓN DEL INDICADOR: Contratos perfeccionados 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. FÓRMULA DE CÁLCULO: (Número de contratos efectivamente perfeccionados/ Número de adjudicaciones aprobadas)* DATOS DE LA MEDICIÓN: Semestre Contratos de Compras Requeridos Contratos Perfeccionados Indicador , , , , , ,0 100,0 7. META: 96% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ,6 97,7 97,6 ACEPTABLE 90% a 95% Contratos Perfeccionados Indicador DEFICIENTE < 90% 11. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: En se dejaron de perfeccionar 36 contratos, mientras que en , de 4,228 requerimientos, 4,228 se perfeccionaron, legalizaron y ejecutaron; cumpliendo con la meta. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Sistema SEVEN Reporte Auxiliar 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Secretario General 14. FECHA DE REVISION DIA : 05 MES: 04 AÑO:

111 4.3.3 ADMINISTRACIÓN DE MUEBLES E INMUEBLES 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INMUEBLES 3. INDICADOR: Puntos de red parados 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Número de puntos de red con mantenimiento correctivo / total de puntos de red activos x MEDICIÓN: Semestre Número de puntos de red con Número de puntos de mantenimiento correctivo red activos Indicador % % % 7. META: 0% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >0% - <5% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 5% - 10% DEFICIENTE >10% PUNTOS DE RED ,56% 1,0% ,2% 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Los indicadores de los tres semestres analizados indican que éste se encuentra en un rango de gestión bueno. En los tres semestres se presenta un aumento de los casos de atención de puntos de red, este aumento se considera normal, dadas las adecuaciones y trabajos de red que se adelantan. Este incremento no se considera crítico sino normal para este tipo de tecnologías, si bien la meta es del 0%, los registros obtenidos en la evolución del indicador lo sitúan en un rango muy bueno toda vez que las incidencias no dependen únicamente de los mantenimientos sino de los usuarios y de fuerza mayor ajenas a los usuarios como lo son trabajos de obra civil y eléctricos cercanos a los sitios donde se ubican los puntos de red. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Mesa de ayuda 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de sistemas 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 07 MES: 03 AÑO:

112 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INMUEBLES 3. INDICADOR: Usuarios satisfechos con el soporte de sistemas 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Número de solicitudes de soporte recibidas / números de soportes atendidos a satisfacción 6. MEDICIÓN: Semestre Solicitudes recibidas por mesa de ayuda Solicitudes atendidas y solucionadas Indicador % % % % 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO >90% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 11. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE >90% - <75% DEFICIENTE <75% 101% 100% 99% 98% 97% 96% 95% 94% Usuarios satisfechos con el soporte de sistemas 96% 100% 100% 100% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para los tres últimos semestres se atendieron el 100% de las solicitudes dándoles solución. El indicador muestra que se atendieron el 100% de los casos. Con la información obtenida en los dos últimos años el comportamiento del indicador muestra que el rango de gestión es bueno 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Mesa de ayuda y planillas de soporte 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de sistemas 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 07 MES: 03 AÑO:

113 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 3. INDICADOR: Equipos de laboratorio parados 19. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA 5. CÁLCULO: (Total horas paro de los equipos / Total horas capacidad instalada de los equipos) *100 EFECTIVID AD X 6. MEDICIÓN: Año Campus Horas paro de equipos Horas capacidad instalada Indicador Robledo ,0% Fraternidad ,3% Prado ,3% 2010-I HGM ,1% Castilla ,7% Floresta ,5% Sección laboratorios ,3% Año Campus Horas paro de equipos Horas capacidad instalada Indicador Robledo ,0% Fraternidad ,8% Prado ,5% 2010-II HGM ,2% Castilla ,3% Floresta ,5% Sección laboratorios ,1% 7. META: 0% (mejor situación posible) 8. RANGO DE BUENO GESTIÓN 5% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral ACEPTABLE >5% y 10% DEFICIENTE > 10% 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 112

114 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% Equipos de laboratorio parados 2010-II Indicador 3,0% 3,1% 2,5% 2,5% Bueno (<5%) 1,8% 1,2% 0,3% Aceptable (>5% y <10%) Deficiente (>10%) 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En la gráfica anterior se puede visualizar el porcentaje por campus y el general de la sección laboratorios en los dos periodos del 2010, con respecto a los equipos de laboratorio parados, encontrando que en un rango Bueno están los campus Robledo y Fraternidad durante los dos periodos encontrando una mejora sustancial en el segundo periodo del campus fraternidad, y en un rango Aceptable los campus Prado, HGM, Castilla y Floresta en el primer periodo del 2010, evidenciando mejoras en el segundo semestre debido a que estos campus ya se encuentran en un rango Bueno. Realizando el indicador a toda la sección laboratorios encontramos que esta posee un 113

115 valor del 3,3% en el primer periodo y de 3,1% en el segundo periodo, estando en forma general en un rango Bueno con mejora sustancial en el segundo semestre, considerando que las acciones emprendidas para atacar los tiempos de paro como disponibilidad de equipos, un optimo mantenimiento, entre otras, fueron efectivas al igual que los tiempos de respuesta para la prestación del servicio. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Planes de mantenimiento preventivo, registros de ejecución de todos los laboratorios en el SAM e informes de gestión de los laboratorios 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Sección Laboratorios y Técnicos de laboratorios 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 11 MES: 02 AÑO:

116 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 3. INDICADOR: Costo de mantenimiento correctivo ejecutado de bienes inmuebles 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: Costo directo de mantenimiento correctivo de bienes inmuebles/costo directo de mantenimiento total de bienes inmuebles x MEDICIÓN: Semestre Valor en pesos del mantenimiento correctivo sobre bienes inmuebles Valor en pesos del mantenimiento total realizado sobre bienes inmuebles Indicador $ $ ,0% $ $ ,0% $ $ % $ $ % 7. META: 5% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 6% a 15% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 16% a 20% DEFICIENTE >20% COSTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO EJECUTADO DE BIENES INMUEBLES $ $ $ $ $ MTTO TOTAL MTTO CORRECTIVO $ ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Se observa que el porcentaje de ejecución de mantenimientos correctivos es mayor en el segundo semestre de cada año, la causa de esto es que en los recesos académicos que corresponden a los meses de junio, julio, noviembre y diciembre, es el tiempo en donde se ejecutan la mayor parte de las intervenciones físicas. El porcentaje obtenido está en el rango de bueno, es necesario continuar trabajando para disminuirlo 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Plan de gastos ejecutado 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinación Área Física y Servicios Generales 14. FECHA DE REVISIÓN: DIA : 11 MES: 03 AÑO:

117 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 3. INDICADOR: Tasa de cartera con incidencias 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X 5. CÁLCULO: valor de cartera con incidencias/valor total del inventario x MEDICIÓN: EFECTIVIDAD Año Valor en pesos de cartera total Valor en pesos de cartera con (Inventario) incidencias Indicador 2009 $ $ % 2010 $ $ % 7. META: 0% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 0.001% a 0.05% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 0.06% a 0.1% DEFICIENTE >0.1% 100% 80% 60% 40% 20% 0% TASA DE CARTERA CON INCIDENCIAS 0,00227% 0,00003% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Se puede concluir que los valores de cartera con incidencias es insignificante con respecto al total de la cartera del Instituto y a pesar de que no debería haber incidencias en la cartera el valor del indicador resultante, se considera como bueno. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Seven, Total cartera responsable. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Coordinación Bienes Muebles y Apoyo Logístico 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 10 MES: 03 AÑO:

118 4.3.4 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3. INDICADOR: Ausentismo 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA 5. CÁLCULO: Horas dejadas de trabajar / Total de horas a trabajar 6. DATOS DE LA MEDICIÓN: Horas dejadas Año de trabajar 7. META: < 0.8% Total de horas a trabajar ,25% ,48% % Ausentismo EFECTIVIDAD X 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 0.8% a 1% ACEPTABLE 1% a 1.5% DEFICIENTE >1.5% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 0,60% 0,50% 0,40% 0,30% 0,20% 0,10% 0,00% % Ausentismo 0,25% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: A pesar de que aumentó con respecto al año 2009, el indicador de ausentismo en la institución se mantiene en el rango de excelencia encontrándose por debajo de la meta. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Formatos de solicitud de permiso, información registrada en base de datos. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de Personal 0,48% 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 15 MES: 03 AÑO:

119 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3. INDICADOR: Docentes de Carrera Capacitados 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Docentes de carrera participantes en programas de capacitación / Total docentes de Carrera 6. MEDICIÓN: 7. META: 60% Año Total docentes de Carrera Docentes de carrera participantes en programas de Capacitación Indicador ,0% % 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 50% a 59% ACEPTABLE 50% a 45% DEFICIENTE <44% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Docentes de Carrera Capacitados 80,00% 70,00% 73,00% 60,00% 50,00% 60,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: La política institucional de mantener en constante capacitación a los docentes permite que la meta sea lograda, aumentando de un 60% en 2009 a un 73% en 2010 los docentes de carrera capacitados. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos de Capacitación. Registrados en el computador del Jefe Personal 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de Personal 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 15 MES: 03 AÑO:

120 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3. INDICADOR: Empleados administrativos capacitados 4.TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA EFECTIVIDAD 5. CÁLCULO: Administrativos participantes en programas de capacitación / Total administrativos 6. MEDICIÓN: 7. META: 60% Año Total empleados administrativos Administrativos Capacitados Indicador % % 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 50% a 59% ACEPTABLE 50% a 45% DEFICIENTE <44% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 11. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 90% 88% 86% 84% 82% 80% Empleados administrativos capacitados 87% 86% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Dada la política institucional de mantener en constante capacitación a los empleados, a pesar de la leve disminución de empleados capacitados para el 2010 con respecto al 2009 se siguen manteniendo unos niveles de capacitación por encima de la meta definida 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos de Capacitación. Registrados en el computador del Jefe Personal 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de Personal 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 15 MES: 10 AÑO:

121 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3. INDICADOR: Capacitaciones evaluadas eficazmente 4. TIPO DE INDICADOR: X EFICIENCIA 5. CÁLCULO: Retribuciones cumplidas / retribuciones planeadas) x 100 EFECTIVIDAD 6. MEDICIÓN: Año Retribuciones cumplidas retribuciones planeadas Indicador META: 90% 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 86% a 89% ACEPTABLE 75% a 85% DEFICIENTE <74% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: No aplica 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Para el año 2010 logramos un cumplimiento de la meta en un 75%, lo cual nos ubica en el rango de gestión de aceptable. De las 20 retribuciones de capacitación planeadas, 5 no fueron cumplidas así: 2 por desvinculación de los empleados, 1 porque el empleado no continuó con los estudios de maestría y 2 empleados han incumplido con la retribución. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos de Capacitación. Registrados en el computador del Jefe Personal 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de Personal 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 15 MES: 03 AÑO:

122 1. TIPO DE PROCESO: APOYO 2. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3. INDICADOR: Evaluación del Desempeño empleados de carrera administrativa 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Número de empleados con evaluación sobresaliente / número de empleados evaluados 6. MEDICIÓN: 7. META: 90% Nivel de resultado 2009 Indicador 2010 Indicador Sobresaliente 29 66% 39 91% Satisfactoria 15 34% 4 0,9% No satisfactoria % Total RANGO DE GESTIÓN BUENO 86% a 89% ACEPTABLE 75% a 85% DEFICIENTE <74% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: Evaluación del Desempeño 100% 80% 60% 40% 20% 0% 66% 91% 34% 0,90% 0 0% Sobresaliente Satisfactoria No satisfactoria ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: De acuerdo a la evaluación realizada por los distintos jefes a cargo del personal de carrera administrativa de la Institución, ningún empleado presenta un evaluación que amerite que amerite la insubsistencia, antes por el contrario se puede notar que la mayoría de los empleados evaluados presenta una evaluación de desempeño sobresaliente. Para el año 2010 se logró la meta de tener el 91% de los empleados en el nivel sobresaliente, lo anterior se hace además evidente con el cumplimiento del plan de acción de la misma anualidad. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Base de Datos de Capacitación. Registrados en el computador del Jefe Personal 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Departamento de Personal 14. FECHA DE REVISIÓN DÍA : 15 MES: 03 AÑO:

123 4.4 PROCESOS DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACIÓN 2. PROCESO: AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN 3. INDICADOR: Programas académicos acreditados de alta calidad 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR X 5. CÁLCULO: (Total programas académicos acreditados/ Total programas académicos acreditables) x MEDICIÓN: Año Programas acreditables Programas acreditados Indicador % % % % % % ,67% 7. META: 100% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO > 95% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTRICA DEL INDICADOR: 100% 80% 60% 40% 20% 0% ACEPTABLE 80% a 94% Programas acreditados de alta calidad DEFICIENTE < 80% 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: A diciembre 31 de 2010 los programas acreditados de alta calidad corresponden a las tecnologías en calidad, construcción de acabados arquitectónicos, gestión administrativa, análisis de costos y prsupuestos, producción, diseño mindustrial, electromecánica y electrónica. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Oficina de Planeación en el Centro de Documentación en la sección de Vicerrectora Académica- Programas Académicos de Pregrado y Posgrados Acreditación Alta Calidad 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN: DIA : 29 MES: 06 AÑO:

124 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACIÓN 2. PROCESO: AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN 3. INDICADOR: Número de estudiantes por docente de tiempo completo equivalente 4. TIPO DE INDICADOR: EFICIENCIA X 5. CÁLCULO: Total estudiantes / total docentes tiempo completo equivalente 6. MEDICIÓN: Período Total estudiantes Total docentes en TC equivalente Indicador META: 50 (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO <=50 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Semestral 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 51 a 59 NÚMERO DE ESTUDIANTES POR DOCENTE DE TIEMPO COMPLETO EQUIVALENTE EFECTIVIDAD DEFICIENTE > ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Con el fin de mejorar este indicador la Institución presentó al CNA (Consejo Nacional de Acreditación) un plan de mejoramiento que contempla el incremento anual de docentes, dicho plan reposa en el Centro de Documentación de la Oficina de Planeación. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Informe de nómina del Departamento de personal SIA 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISION DIA : 29 MES: 06 AÑO:

125 4.4.2 EVALUACIÓN Y CONTROL 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACION 2. PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL 3. INDICADOR: Sistema de Control Interno evaluado 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno vigencia actual vs Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno vigencia anterior 6. MEDICIÓN: 7. META: 100% 8. RANGO DE GESTIÓN AÑO % % % % BUENO 90% -99% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 100,00% 99,00% 98,00% 97,00% 96,00% 95,00% 96,70% 96,56% EVALUACIÓN SCI ACEPTABLE 60% - 89% SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUADO 97,22% 99,22% DEFICIENTE < 59% 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: En el último año se incremento en un 2% la evaluación del Sistema de Control del ITM con respecto al 2009, según la evaluación presentada por el Departamento de Administrativo de la Función Publica en su informe ejecutivo anual. En concordancia con la evaluación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad se concluye que el estado del Sistema es óptimo y que se atendieron oportunamente y con efectividad los diferentes planes de mejoramiento. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2010 DAFP 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Jefe de Oficina de Control Interno 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 25 MES: 03 AÑO:

126 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACION 2. PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL 3. INDICADOR: Planes individuales de trabajo evaluados 4. TIPO DE INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Planes evaluados)/(número de planes)* MEDICIÓN: EFICIENCIA EFECTIVIDAD Planes individuales 2009 Mes Planes evaluados Número de planes Evaluación Marzo % Abril % Mayo % Junio % Julio % Agosto % Septiembre % Octubre % Noviembre Diciembre % Planes individuales 2010 Mes Planes evaluados Número de planes Evaluación Enero % Febrero % Marzo % Abril % Mayo % Junio % Julio % Agosto % Septiembre % Octubre % Noviembre Diciembre % 7. META: 100% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 90% A 99% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Mensual ACEPTABLE 80% A 89% DEFICIENTE <79% 125

127 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: 100% 95% 90% 85% 80% Número de planes Planes evaluados 11. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Análisis de datos 2010: Se observa un descenso en el cumplimiento de la evaluación de los planes individuales durante el transcurso del año, incluso en los meses de junio y agosto el porcentaje de planes evaluados se encuentra en el rango de gestión aceptable pero el resto de los meses y haciendo un promedio anual de las evaluaciones mensuales se la evaluación se encuentra en un rango de gestión bueno, por tanto no amerita acciones preventivas. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Oficina de Control Interno (http://www.itm.edu.co/decanaturas/reportes1.asp) y Oficina de Planeación. 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Jefe de Control Interno 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 25 MES: 03 AÑO:

128 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACION 2. PROCESO: EVALUACION Y CONTROL 3. INDICADOR: Acciones generadas por autocontrol 4. TIPO DE EFECTIVIDAD EFICIENCIA INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de Acciones generadas por autocontrol /Total de Acciones generadas) * MEDICIÓN: Año Acciones generadas Participación en las acciones Total Acciones por autocontrol institucionales % % ,20 % 7. META: 35% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 29% a 34% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 24% a 28% DEFICIENTE < 24% PARTICIPACIÓN ACCIONES GENERADAS POR AUTOCONTROL EN LAS ACCIONES INSTITUCIONALES 50,00% 40,00% 30,00% 44,20% 20,00% 10,00% 15,18% 22,56% 0,00% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: El crecimiento constante en la participación de las acciones de autocontrol en el Sistema de Gestión de la Calidad, las cuales pueden ser correctivas, preventivas o de mejora, demuestra un aumento en la cultura del mejoramiento continuo en la institución. 127

129 El aumento en la cultura del mejoramiento continuo en la institución se confirma al analizar la participación de las acciones de mejora (50 acciones) del total de las acciones generadas por autocontrol (61 acciones) 10 Acciones correctivas generadas en el año 2010 por autocontrol 1 Acciones preventivas generadas en el año 2010 por autocontrol 50 Acciones de mejora generadas en el año 2010 por autocontrol 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Revisión por la Dirección - Control Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Sistema MejoramISO 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Jefe de Control Interno 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 28 MES: 02 AÑO:

130 4.4.3 GESTIÓN DE LA CALIDAD 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACION 2. PROCESO: GESTION DE LA CALIDAD 3. INDICADOR: Acciones correctivas con cierre previsto en un determinado año cerradas eficazmente. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de acciones correctivas cerradas eficazmente en un determinado año / Número total de acciones correctivas con fecha prevista de cierre en el mismo año) * MEDICIÓN: Año Acciones correctivas cerradas Total de acciones correctivas Indicador % % % 7. META: 80% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 72% a 79% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 66% a 71% DEFICIENTE < 65% ACCIONES CORRECTIVAS CON CIERRE PREVISTO EN UN DETERMINADO AÑO CERRADAS EFICAZMENTE 90% 85% 80% 88% 88,13% 84,09% 75% 70% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: La eficacia de la institución para cerrar las acciones correctivas fue del 88% para el año 2008, superando la meta del 70% que se tenia prevista para este año incial del SGC y teniendo en cuenta que del total de las acciones formuladas el 77.68% corresponden a acciones correctivas. Es de aclarar que las acciones correctivas en su mayoría se derivaron de los ciclos de auditoría realizados a los 21 procesos que se tenían en ese año. En el año 2009 se realizó un oportuno seguimiento para el cierre de las acciones correctivas con un 129

131 resultado del 88.13% del total de las acciones correctivas, por tanto solo el 11.87% (7 acciones) no cumplieron su plan de acción previsto en el año Esto demuestra consistencia en la administración del Sistema de Gestión de la Calidad. Es de anotar que, 13 acciones formuladas en el año 2009 tenían cierre previsto de actividades en el año 2010, por lo tanto no son tomadas en cuenta para los cálculos del indicador del Para el año 2010, se generaron 43 acciones correctivas que corresponde a un 31.16% de total de las acciones del Sistema de Gestión de la Calidad (138 acción). De estas 43 acciones, se tiene establecido que 9 acciones terminen su plan de acción en el año 2011, por lo tanto no serán tomadas en cuenta para los cálculos del indicador del Con respecto a las 34 acciones correctivas con cierre previsto en el año 2010 se cerraron eficazmente 24 acciones, las restantes (10 acciones) no han cumplido a cabalidad con su plan de trababo, de las cuales 6 acciones (403, 443, 522, 530, 539, 563) se encuentran en estado de implementación y 4 acciones (434, 435, 452, 464) estan pendientes de verificar su eficacia dado que no se pueden cerrar porque no se tienen las evidencias necesarias para tal fin. Para efectos del calculo del indicador del año 2010, se deben considerar las 13 acciones generadas en 2009 que tenian cierre previsto en el transcurso del año 2010, de estas se eliminaron las acciones 368, 369 y 376 dado que no eran pertinentes. De las 10 acciones restantes del año 2009, al 31 de diciembre de 2010 se cerraron 9 acciones eficazmente quedando pendiente la accion 229. En conclusión en el año 2010 se cerraron eficazmente 37 de las 44 acciones que tenían cierre previsto en ese año, dando un indicador del 84.09%, lo cual supera la meta prevista para el indicador. Cabe anotar que para alcanzar este porcentaje fue nuevamente de vital importancia el apoyo del grupo de ingenieros de calidad contratados por la Oficina de Planeación para el seguimiento y verificación de las acciones. Es de aclarar que la medición de este indicador es de frecuencia anual y los resultados reales se obtienen al inicio del año. 12. FUENTE DE LA INFORMACIÓN Control Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Sistema MejoramISO 13. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Jefe Oficina de Planeación 14. FECHA DE REVISIÓN DIA : 16 MES: 02 AÑO:

132 1. TIPO DE PROCESO: EVALUACION 2. PROCESO: GESTION DE LA CALIDAD 3. INDICADOR: Acciones preventivas con cierre previsto en un determinado año cerradas eficazmente. 4. TIPO DE EFICIENCIA EFECTIVIDAD INDICADOR: X 5. CÁLCULO: (Número de acciones preventivas cerradas eficazmente en un determinado año / Número total de acciones preventivas con fecha prevista de cierre en el mismo año) * MEDICIÓN: Año Acciones preventivas cerradas Total de acciones preventivas formuladas Indicador % ,28% ,4% 7. META: 70% (Mejor situación posible) 8. RANGO DE GESTIÓN BUENO 65% a 69% 9. PERIODICIDAD O FRECUENCIA: Anual 10. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL INDICADOR: ACEPTABLE 60% a 64% DEFICIENTE < 59% ACCIONES PREVENTIVAS CON CIERRE PREVISTO EN UN DETERMINADO AÑO CERRADAS EFICAZMENTE 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 94,44% 89,29% 63,64% ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: La eficacia de la institución para cerrar las acciones preventivas fue del 64% para el año 2008; teniendo en cuenta que del total de las acciones formuladas en ese año, el 6.25% correspondían a acciones preventivas. Para ese año se tenía prevista una meta del 60% la cual se fue superada. Es de resaltar que son superiores las acciones preventivas formuladas en el año 2009 con una participación del 35.64% (72 acciones) de total de las acciones institucionales, en comparación con las del año 2008 que tenian una participación del 6.25 % (14 acciones), lo que demuestra la madurez del Sistema de Gestión de la Calidad. 131

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