PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

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1 PAGINA: 1 DE 1 PROCEDIMIENTO MEJORA CONTINUA

2 PAGINA: 1 DE 2 1. OBJETIVO Este procedimiento busca identificar y solucionar, de manera oportuna y efectiva, las no conformidades que se presenten durante la prestación del servicio y que afecten de cualquier forma la ejecución del Sistema de Gestión de Calidad. Todo lo anterior con el fin de eliminar las no conformidades y mejorar de manera sostenida el servicio ofrecido. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de Sumiser S.A.S. 3. DEFINICIONES 3.1 No conformidad: Incumplimiento de un requisito, pueden ser no conformidades potenciales o no conformidades generadoras de acciones correctivas. 3.2 Acciones de Mejora: incluyen las acciones correctivas, tomadas para eliminar la causa de una no conformidad encontrada, y las acciones preventivas, tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial. 4. DESARROLLO 4.1 Detección de riesgo de no conformidades potenciales Se podrán detectar riesgos potenciales de ocurrencia de no conformidades a través de los siguientes medios: - Evaluación de registros de no conformidades anteriores. - Evaluación de los indicadores de la organización y el cliente. - Revisión de la satisfacción, sugerencias y necesidades del cliente del cliente - Análisis de resultados de auditorias de Calidad - Sugerencias de Empleados 4.2 Detección de No Conformidades generadoras de Acciones Correctivas. La detección de No conformidades puede darse de las siguientes formas:

3 PAGINA: 1 DE 3 - Quejas y reclamos de los clientes - Auditorías de calidad - Análisis de Control de Calidad - Resultados de indicadores de Gestión - Quejas y reclamos internos 4.3 Formalización de No Conformidades En el momento en que algún funcionario detecte un riesgo potencial de una no conformidad, debe informar al Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad el cual asignará un consecutivo de acuerdo al formato Control de Acciones de Mejora, FCRA-01, en el que se podrá hacer seguimiento a las Acciones de Mejora propuestas. En este punto se debe diligenciar la sección 1 del formato Acciones de Mejora, FCAM-01 en el cual se describe detalladamente el riesgo potencial o la no conformidad encontrada. Esto lo realizarán conjuntamente el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad y el funcionario que detecta la no Conformidad. Si la no conformidad se debe a una queja o reclamo por parte del cliente, se debe tener en cuenta el procedimiento SERVICIO AL CLIENTE PSQR-01. Si la queja o reclamo involucra varios procesos, el responsable del proceso principal debe ser el responsable y conductor del Desarrollo de Acciones de Mejora y del diligenciamiento del formato. 4.4 Corrección de No Conformidad Una vez hayan sido identificadas las no conformidades del sistema, el gestor de calidad convocara a una reunión con cada una de las partes involucradas en la mismo (Gerente General, Director Administrativo, Dueños de Procesos y Empleados involucrados). Esta reunión tendrá como principal objetivo la implementación de Acciones de Mejora que mas se adapte a los involucrados y así corregir la no conformidad. En este punto se diligenciará la sección 2 del formato Acciones de Mejora, FCAM Definición de causas En la reunión cada una de las partes expondrá su punto de vista acerca de: origen, causas del origen, acciones correctivas y posteriores acciones preventivas para no volver a incurrir nuevamente Las causas pueden ser definidas a partir de: - Mano de Obra - Maquinaria y equipo - Materiales

4 PAGINA: 1 DE 4 - Metodología 4.6 Parámetros para la implementación de las acciones de mejora Una vez identificado: origen y causas es necesario implementar acciones de mejora que se regirán bajo los siguientes parámetros: Actividades para eliminar no conformidad, Responsable de ejecución y revisión y fecha de corrección. De acuerdo a las causas encontradas se definirán las acciones necesarias para eliminarlas diligenciando el formato FCAM Ejecución de la Acción de Mejora propuesta Para llevar acabo esta actividad se recomienda seguir los siguientes pasos: Difundir el plan de acción a los involucrados. Entrenar a las personas que van a ejecutar las acciones. Ejecutar las actividades establecidas en el plan de acción. Registrar los resultados obtenidos del formato FCAM-01.En esta sección se explicará y detallará el desarrollo de las actividades que han sido planeadas. 4.8 Confirmación de la efectividad de la Acción de Mejora implementada Para diligenciar la el formato FCAM-01 se recomienda: El Gestor de calidad hará un seguimiento a cada una de las partes involucradas en el la acción de mejora con el fin de verificar la efectividad de los planes diseñados. 4.9 Cierre de registro Si la solución fue efectiva se cierra el registro con las firmas del responsable y de la persona que levantó la no conformidad. El documento lo archiva la persona que solicito la Acción de Mejora y la persona a la cual se le levantó la no conformidad guarda una copia del registro. Una vez cerrado el registro, el responsable de la Acción de Mejora informará al Coordinador del SGC para actualizar el control de Acciones de Mejora. Si la solución no fue eficaz se debe reiniciar el proceso hasta acabar con el problema.

5 PAGINA: 1 DE Evaluación de Indicadores de proceso La evaluación de los indicadores del proceso Mejora Continua se hará de acuerdo al instructivo Manejo de Indicadores, ICMI Implementación Acciones de mejora Las mejoras que se le apliquen al proceso Mejora Continua, ya sea por los resultados de los indicadores del proceso o por otras causas deberán cumplir con el presente procedimiento.