PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA

Transcripción

1 PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE GALICIA Manual presentación facturas por correo electrónico 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 1 de 17

2 ÍNDICE 1. INTRODUCIÓN DIRECCIÓN DE CORREO PARA LA PRESENTACIÓN DE FACTURAS REQUISITOS PARA PRESENTAR FACTURAS POR CORREO ELECTRÓNICO FORMATO CORREO ELECTRONICO OPERACIÓNES DE LA APLICACIÓN PRESENTACIÓN CORRECTA Correo confirmación Correo con adjuntos PRESENTACIÓN INCORRECTA MENSAJES Y AVISOS DEL SISTEMA ANEXO 1. CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS EN FORMATO FACTURAE /11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 2 de 17

3 1. INTRODUCIÓN El Punto General de entrada de Facturas de la Comunidad Autónoma de Galicia permite a los proveedores presentar sus facturas en formato facturae 3.2 o mediante el envío de un correo electrónico que cumpla las condiciones que se describen en este documento. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 3 de 17

4 2. DIRECCIÓN DE CORREO PARA LA PRESENTACIÓN DE FACTURAS La dirección de correo electrónico para la presentación de facturas es la siguiente: 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 4 de 17

5 3. REQUISITOS PARA PRESENTAR FACTURAS POR CORREO ELECTRÓNICO 3.1. SOLICITUD DE USUARIO Antes de poder presentar facturas mediante el envío de correos electrónicos el proveedor deberá tener un usuario activo en el Punto General de entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia. Para solicitar un usuario, si no se dispone de uno ya, es necesario acceder a la dirección y acceder a la opción de solicitar usuario tal y como se muestra en la siguiente figura: 3.2. FACTURAS EN FORMATO FACTURAE Una vez se dispone de usuario activo se pueden enviar facturas por correo electrónico. Las facturas deben cumplir el esquema facturae en sus versiones 3.2 o En el anexo 1 de este documento se describen las condiciones que deben cumplir las facturas para ser admitidas en el Punto General de entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia CORREO ELECTRÓNICO En cuanto a los correos electrónicos no hay ningún tipo de restricción en utilizar un cliente de correo en particular, cada proveedor es libre de escoger el cliente de correo que más se adapte a sus necesidades. Los formatos de texto de los correos admitidos son HTML, Texto plano y Texto enriquecido. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 5 de 17

6 4. FORMATO CORREO ELECTRONICO La siguiente imagen muestra de manera gráfica cómo debe ser un correo de presentación de una factura electrónica: Figura 1 Formato correcto del correo electrónico. Los puntos a tener en cuenta son los siguientes: - La dirección a la que se debe enviar el correo es sef.srf@conselleriadefacenda.es. - El asunto indicado en el correo es libre y el proveedor puede indicar en él lo que estime oportuno. - El único archivo adjunto debe ser la factura electrónica. El nombre del archivo puede ser cualquiera pero la extensión debe ser obligatoriamente xml o xsig. - Solo se informará en el cuerpo del correo el usuario que presenta la factura, no se debe enviar ningún tipo de firma o imagen. Para identificar el usuario se utilizará el siguiente formato: Usuario#usuario existente# Por ejemplo, si el proveedor que presenta la factura se ha dado de alta en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Galicia con el usuario usufactura, en el cuerpo de su correo deberá indicar lo que se muestra en la figura 1: Usuario#usufactura# Todos los correos electrónicos deben de cumplir con el formato establecido. En caso contrario la aplicación devolverá un correo electrónico indicando que el formato del correo no es correcto. El Punto General de entrada de Facturas Electrónicas validará que la dirección de correo desde la cual se envía la factura electrónica coincide con la dirección de correo 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 6 de 17

7 con la cual se registró el usuario en el bloque de Datos de Solicitante. De no ser así se informará de un error. El proveedor siempre recibirá un correo de respuesta indicando el resultado de su presentación de factura. La respuesta solo se le enviara al emisor del correo, no se enviara a ningún CC. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 7 de 17

8 5. OPERACIÓNES DE LA APLICACIÓN Existen dos posibles respuestas para la presentación de facturas por correo electrónico: a) Presentación correcta b) Presentación incorrecta PRESENTACIÓN CORRECTA Un vez superadas todas las validaciones y presentada la factura, se recibirán dos correos de respuesta. Solo para este caso se reciben dos correos, el primero es un correo de confirmación donde se indica que la factura se presentó correctamente. Y a continuación se envía el segundo correo con los ficheros generados (factura pdf, justificante pdf y xsig). Los ficheros se adjuntan como un archivo zip. A continuación se muestra un ejemplo del correo de confirmación y del correo con los adjuntos. Se hace una breve descripción de los campos más importantes Correo confirmación Figura 2 Correo electrónico de confirmación. a. Asunto: Se mantiene el asunto original y se añade la frase: CIXTEC: SEF - #numero factura. b. Mensaje: Mensaje de confirmación de que la factura se ha presentado. El mensaje puede incluir avisos, que son mensajes suplementarios para comunicar avisos sobre los datos del adjunto. No es necesario que venga siempre informado. c. Firma: Firma del correo electrónico. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 8 de 17

9 Correo con adjuntos Figura 3 Correo electrónico de respuesta correcta con adjuntos. a. Asunto: Se mantiene el asunto original y se añade la frase: CIXTEC: SEF - #numero factura. b. Adjunto: Fichero adjunto con los archivos generados tras la presentación. c. Mensaje: Mensaje descriptivo indicando el resultado de la presentación de la factura. Este campo viene siempre informado. d. Firma: Firma del correo electrónico PRESENTACIÓN INCORRECTA Se considera como presentación incorrecta todas las acciones que no desemboquen en presentación correcta. Es decir, todos los correos que no cumplan con el formato, las facturas que no cumplan con los esquemas facturae, posibles incongruencias en los datos de la factura En este caso solo se enviara un correo indicando el mensaje y motivo del rechazo de la factura. Figura 4 Correo electrónico de respuesta incorrecta. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 9 de 17

10 a. Asunto: Se mantiene el asunto original y se añade la frase: CIXTEC: SEF - #numero factura. b. Mensaje: Mensaje descriptivo indicando el resultado de la presentación de la factura. Este campo viene siempre informado. En el caso de presentación incorrecta incluye el motivo de la no presentación de la factura. c. Firma: Firma del correo electrónico. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 10 de 17

11 6. MENSAJES Y AVISOS DEL SISTEMA Los posibles mensajes que el servicio puede retornar son los siguientes: Resultado da Acción Información Adicional Motivo CORRECTO! A factura foi CORRECTO! Envío dos arquivos asociados ó rexistro da factura. A súa factura foi rexistrada no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. En breves instantes recibirá por correo electrónico os arquivos asociados ó rexistro da factura. No ficheiro achegado neste correo electrónico se atopan dispoñibles os arquivos xerados no rexistro da súa factura electrónica. O arquivo achegado non é un arquivo en formato facturae válido. O arquivo achegado non é un arquivo en formato facturae en versión 3.1 válido. O arquivo achegado non é un arquivo en formato facturae en versión 3.2 válido. O formato utilizado para indicar o usuario que realiza o rexistro da factura é incorrecto, comprobe que cumpra co formato establecido. O formato e/ou o número de achegados non son correctos, revise o correo electrónico e comprobe que cumpra co formato establecido. A súa factura non se puido presentar por problemas técnicos, volva a intentalo de novo. Se o problema persiste, póñase en contacto co seu administrador. O arquivo achegado non superou a validación da firma dixital. O receptor indicado na factura non existe no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. O destinatario indicado na factura non existe no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. O destinatario indicado na factura non existe para o receptor especificado na mesma. Seleccione un destinatario válido. O destinatario da factura non ven informado no ficheiro. O receptor da factura non ven informado no ficheiro. O teléfono do emisor da factura non ven informado no ficheiro. O correo electrónico do emisor da factura non ven informado no ficheiro. O teléfono e o correo electrónico do emisor da factura non veñen informados no ficheiro. Os datos do presentador da factura non veñen informados no ficheiro. O presentador da factura non existe no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. A razón social do presentador da factura non corresponde coa que existe no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. La factura enviada no cumple con el esquema del formato facturae. Factura en facturae 3.1 con formato inválido. El fichero de la factura indica que es facturae 3.2 y no es válido según ese esquema. El usuario no es correcto. No está especificado con el formato indicado en la documentación. El correo lleva un número incorrecto de adjuntos o contiene una firma. Error sin identificar (servicio caído, error en la comunicación, ). La firma de la factura no es correcta o el fichero ha sido alterado despues de la firma. Se indica un receptor que no existe en el SEF. Se indica un destinatario que no existe en el SEF. Se indica un destinatario que existe pero no se pertenece al receptor indicado en la factura. No se indica el destinatario de la factura. No se indica el receptor de la factura. No se indica el número de teléfono del emisor de la factura. No se indica el correo electrónico del emisor de la factura. No se indica ni el número de teléfono ni el correo electrónico del emisor de la factura. No se indican los datos del presentador de la factura en caso de que este sea un tercero. El presentador de la factura no existe en el sistema. La razón social del presentador de la factura no coincide con la existente en el sistema. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 11 de 17

12 AVISOS: Poden ir tanto nas mensaxes de confirmación de Rexistro da factura como nos de erro. Non se pode presentar a factura no destinatario especificado na mesma. A información da factura non é válida. O tipo emisor da factura non é correcto. As facturas non asinadas non poden conter información de terceiros. O certificado empregado para asinar a factura non se corresponde co emisor indicado na mesma. O certificado empregado para asinar a factura non se corresponde co emisor nin co terceiro indicado na factura. A factura non é válida debido a que ven asinada e na mesma se indica que o asinante é o receptor. A información da factura non é correcta. Nas facturas non asinadas non pode vir información de terceiros. Non se permiten ficheiros con máis dunha factura. O número de factura indicado xa existe. O importe da factura {0} non é correcto, ven informado {1} euros e debería ser {2} euros. Erro na factura rectificativa. A factura ten que rectificar a unha existente no sistema e debe ter un número de serie diferente. A versión facturae do ficheiro non é válida. O ficheiro procesado non contén datos. O ficheiro excede o tamaño máximo permitido. Produciuse un erro ó dar de alta a factura.inténteo de novo ou contacte co CAU. A dirección de correo electrónico de envío da factura non é correcta. Debe coincidir coa dirección indicada no rexistro do usuario no bloque de Datos do Solicitante. A razón social do receptor no ficheiro non corresponde coa existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. A correcta é "Xunta de Galicia" A provincia do receptor no ficheiro non corresponde coa existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. A correcta é "A Coruña". A localidade do receptor no ficheiro non corresponde coa existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. A correcta é "Santiago de Compostela". A dirección do receptor no ficheiro non corresponde coa existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. A correcta é "San Caetano". O código postal do receptor no ficheiro non corresponde co existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia. O correcto é "15704". O país do receptor no ficheiro non corresponde co existente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de El destinatario de la factura no es correcto porque no tiene visibilidad para los usuarios externos. La factura viene informada con el valor TE en el nodo InvoiceIssuerType y no informa los datos de ningún tercero. La factura informa el valor EM en el nodo InvoiceIssuerType y la información del emisor no coincide con la del certificado firmante. La información del emisor y del tercero de la factura no coinciden con la del certificado firmante. La factura firmada viene informada con el valor RE en el nodo InvoiceIssuerType y no es correcto ya que el receptor es el SEF. La factura sin firma viene informada con el valor TE en el nodo InvoiceIssuerType y no es posible. El fichero incluye más de una factura. EL número de factura, serie y CIF Emisor ya existen en el sistema. El importe total de la factura no coincide con el que calcula el SEF. La factura informada es rectificativa y no existe en el sistema la factura original a la cual rectifica. El fichero de la factura está vacío. El fichero de la factura excede el tamaño máximo configurado en el sistema. Error inesperado. En el servicio de recepción de facturas la dirección de correo desde la que se envía la factura no coincide con la especificada en el registro del usuario en el SEF. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 12 de 17

13 Galicia. O correcto é "ESP" 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 13 de 17

14 7. ANEXO 1. CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS EN FORMATO FACTURAE Las facturas presentadas deben cumplir con el formato facturae 3.2 o 3.2.1, puede consultar toda la información sobre el formato facturae en el siguiente enlace web: Adicionalmente las facturas deben cumplir una serie de condiciones adicionales a las marcadas por el propio formato facturae, estas condiciones se refieren a la obligatoriedad de informar ciertos campos opcionales dentro del formato facturae. Se detallan estos campos a continuación: 1. Codificación del fichero facturae: Sólo se admitirán ficheros facturae codificados en UTF-8 o ISO Usuario que presenta la factura: El emisor de la factura tiene que ser el mismo que está asociado al usuario que se identifica en el cuerpo del correo, es decir, el CIF asociado al usuario debe ser el CIF del emisor de la factura. En caso contrario no se permitirá el alta de la factura y se informará al usuario del error en la validación. 3. Destino de la factura: Dentro de los nodos en los que se especifica el receptor de la factura es necesario indicar a que destino va dirigida (Unidad de contratación) mediante su código. Los destinos disponibles junto con sus códigos se pueden consultar en el enlace Descargar en el bloque de Descarga de Unidades Tramitadoras de la página web del Sistema Electrónico de Facturación ( La información del destino debe venir indicada mediante los nodos BuyerParty -> AdministrativeCentre -> CentreCode. El destino se puede indicar de dos maneras diferentes, mediante su codificación a través de códigos SEF y mediante su codificación a través de códigos DIR Códigos SEF Para indicar el destino mediante códigos SEF (columna CÓDIGO INTERNO SEF del documento de descarga de destinos disponible en el nodo AdministrativeCentres debe incluir solamente un AdministrativeCentre que contenga informado en el CentreCode el código de la unidad a la que va dirigida la factura. Se muestra un ejemplo de cómo vendría indicado el código en una factura: 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 14 de 17

15 <AdministrativeCentres> <AdministrativeCentre> <CentreCode>0024</CentreCode> <AddressInSpain> <Address/> <PostCode>00000</PostCode> <Town/> <Province/> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> </AdministrativeCentre> </AdministrativeCentres> 3.2. Códigos DIR3 En caso que se desee informar un destino mediante su codificación DIR3, es imprescindible que en la factura vengan indicados los códigos correspondientes a los tres niveles indicados documento de descarga de destinos (OFICINA_CONTABLE, ORGANO_GESTOR y UNIDAD_TRAMITADORA). La información del destino DIR3 debe venir indicada mediante los nodos BuyerParty -> AdministrativeCentre -> CentreCode, existiendo obligatoriamente, un nodo AdministrativeCentre por cada nivel referido anteriormente. Se muestra un ejemplo de cómo debe indicarse el código del destino de en una factura a través de sus códigos DIR3: <AdministrativeCentres> <AdministrativeCentre> <CentreCode>A </CentreCode> <RoleTypeCode>01</RoleTypeCode> <AddressInSpain> <Address/> <PostCode>00000</PostCode> <Town/> <Province/> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> <CentreDescription>Oficina contable</centredescription> </AdministrativeCentre> <AdministrativeCentre> <CentreCode>A </CentreCode> 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 15 de 17

16 <RoleTypeCode>02</RoleTypeCode> <AddressInSpain> <Address/> <PostCode>00000</PostCode> <Town/> <Province/> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> <CentreDescription>Órgano gestor</centredescription> </AdministrativeCentre> <AdministrativeCentre> <CentreCode>A </CentreCode> <RoleTypeCode>03</RoleTypeCode> <AddressInSpain> <Address/> <PostCode>00000</PostCode> <Town/> <Province/> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> <CentreDescription>Unidad traminatora</centredescription> </AdministrativeCentre> </AdministrativeCentres> Los valores del campo RoleTypeCode para los destinos informados con códigos DIR3 deben ser los siguientes: - Oficina Contable: 01 - Órgano Gestor: 02 - Unidad Tramitadora: 03 Dentro de este grupo de nodos únicamente se utiliza la información del nodo CentreCode para los códigos internos SEF y del CentreCode y RoleTypeCode para los códigos DIR3, aunque los demás nodos mostrados en los ejemplos anteriores son obligatorios según el formato facturae por lo que deben ser incluidos aunque no se consigne en ellos ninguna información. 4. Facturas firmadas: En las facturas firmadas se validará que la información reflejada en la factura sea correcta en relación con el certificado empleado en la firma. Es decir, si la factura indica que viene firmada por el emisor (<InvoiceIssuerType>EM</InvoiceIssuerType>) se validará que el certificado empleado pertenece al emisor de la factura. 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 16 de 17

17 Cuando la factura va firmada por un tercero (<InvoiceIssuerType>TE </InvoiceIssuerType>) será necesario que este indique sus datos en los nodos asociados al ThirdParty en cada factura. Un ejemplo de este caso es el siguiente: <ThirdParty> <TaxIdentification> <PersonTypeCode>J</PersonTypeCode> <ResidenceTypeCode>R</ResidenceTypeCode> <TaxIdentificationNumber>XXXXXXXXX</TaxIdentificationNumber> </TaxIdentification> <LegalEntity> <CorporateName>Razón Social Tercero</CorporateName> <AddressInSpain> <Address>Dirección Tercero</Address> <PostCode>11111</PostCode> <Town>Santiago de Compostela</Town> <Province>A Coruña</Province> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> </LegalEntity> </ThirdParty> Al igual que en el caso anterior se validará que el certificado empleado en la firma de la factura corresponda al tercero indicado en la misma. 5. Datos de pago: Los datos de pago de la factura, si vienen especificados, deben cumplir las especificaciones descritas en el formato facturae 3.2. En concreto si la forma de pago es transferencia debe informarse el número de cuenta en formato IBAN (sin separadores de ningún tipo) en los nodos correspondientes. Por ejemplo: <Installment> <InstallmentDueDate> </InstallmentDueDate> <InstallmentAmount>300.00</InstallmentAmount> <PaymentMeans>04</PaymentMeans> <AccountToBeCredited> <IBAN>ES </IBAN> </AccountToBeCredited> </Installment> 17/11/2015 Manual presentación facturas por correo electrónico castellano.docx Páxina 17 de 17