Los objetivos planteados al efectuar esta contratación son los siguientes:

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO E INSTALACION DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACION Y DIGITALIZACION DE FACTURAS RECIBIDAS PARA TUSSAM Y LIPASAM, SOCIEDADES MERCANTILES LOCALES INTEGRANTES DE LA AGRUPACIÓN DE INTERÉS ECONÓMICO CORPORACIÓN EMPRESAS MUNICIPALES DE SEVILLA, A.I.E.. EXPTE

2 ÍNDICE 1. ARTÍCULO 1: OBJETIVOS DEL CONTRATO ARTÍCULO 2: CONTENIDO Y ALCANCE ARTÍCULO 3: ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ARTÍCULO 4: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ARTÍCULO 5: DESCRIPCION DE LA SOLUCION ARTÍCULO 6: PENALIZACIONES 12 2

3 ARTICULO 1. OBJETIVOS DEL CONTRATO Los objetivos planteados al efectuar esta contratación son los siguientes: - Mejorar la productividad, reduciendo tanto como sea posible las tareas manuales de poco valor añadido vinculadas con el proceso. - Disponer de un sistema que posibilite tratar para cada empresa de manera uniforme el 100% de las facturas recibidas de proveedores sea cual sea su origen. - Disponer de las imágenes de las facturas vinculadas con SAP-R3 (Sistema actual de Gestión de uso común en las Empresas de la Corporación). ARTICULO 2. CONTENIDO Y ALCANCE. Las proposiciones que se presenten deberán cumplir las siguientes características: - Las empresas que conforman la CEMS utilizan para su gestión económica un sistema informático común basado en SAP-R3. Este sistema central está ubicado en las instalaciones de la empresa Emasesa, de manera que TUSSAM y LIPASAM, empresas licitadoras de la solución de digitalización de facturas a la que hace referencia este pliego, se conectan desde sus instalaciones respectivas a los entornos de Desarrollo, Test y Producción de SAP residentes en las instalaciones de Emasesa, mediante la Red Hispalnet, Red IP de ámbito Metropolitano, que comparten todas las empresas municipales y su Ayuntamiento. - Se considera que es requisito imprescindible que la solución que se oferte esté totalmente integrada en SAP, contemplando el desarrollo de los servicios de integración comunes necesarios, pero considerando además, en todo caso, los procedimientos de registro y validación que le son específicos a cada una de las sociedades. En el caso de que la solución ofertada requiera además de los servicios comunes que se instalen en los servidores de SAP, algún otro software o servicio que sea necesario instalar en las empresas cliente de la solución (TUSSAM y LIPASAM), se contemplará que dichas soluciones se instalen y configuren de manera independiente en cada una de estas empresas, de manera que cada una se conecte a su propio servidor. Se pretende utilizar como almacenamiento de datos el Content Server de SAP configurado en las instalaciones de Emasesa. Si fuera necesario realizar alguna configuración sobre dicho Content Server para poder utilizarlo con el software ofertado o fuera necesario algún licenciamiento de algún producto, correría por cuenta del adjudicatario. 3

4 - El formato de salida de los datos capturados habrá de ser durante toda la vigencia del contrato compatible con lo que en cada momento exija la Agencia Tributaria. - El sistema debe ser compatible con la posible y futura fase de digitalización certificada de las facturas. Caso de que la solución presentada requiriese algún visor o software de terceros para poder llevar a cabo esta digitalización y cumplir con las exigencias de la ley, se incluirá en la oferta dicho producto, sus licencias, así como los servicios de instalación y configuración del mismo. 2.1 Ámbito de actuación. La presente contratación contempla con carácter general las siguientes fases: - Consultoría. Análisis de todos los procesos necesarios, de los requisitos a cubrir en cada una de las empresas implicadas y definición funcional del software a implementar. - Instalaciones, configuraciones y Desarrollos. Los necesarios para cumplir con los requisitos funcionales incluidos en el presente pliego, así como los detectados en la fase anterior de Consultoría. - Parametrización y adecuación del Software a los flujos de trabajo establecidos en cada empresa. - Implantación total de la solución, en todos los servidores necesarios (SAP en EMASESA, TUSSAM y LIPASAM). El adjudicatario se encargará a su vez de la instalación y configuración de cualquier software o servicio que pueda ser necesario para el completo funcionamiento de la solución ofertada. - Servicios de integración con los módulos Financiero y Compras del sistema ERP basado en SAP. - Formación. Para todos los usuarios implicados en el proceso, incluido el personal técnico de las diferentes empresas implicadas. - Mantenimiento de la aplicación y adaptación a las necesidades que surjan durante el período de la contratación (evolutivo, correctivo, adaptaciones a cambios legales, etc). ARTÍCULO 3. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES. Volumen de facturas a procesar. Para que los licitadores puedan valorar el servicio objeto del procedimiento, se adjunta tabla con información del volumen anual estimado de facturas recibidas por cada una de las empresas, así como el número de puntos de recepción de facturas habilitados para cada una de ellas. 4

5 EMPRESA Nº FACTURAS LIPASAM TUSSAM TOTALES Dichos datos se ofrecen a modo de mera información orientativa y no suponen compromiso alguno para las empresas contratantes. El volumen anual podrá sufrir modificaciones tanto al alza como a la baja en función de las necesidades que pudieran surgir a las empresas durante los años de vigencia del contrato. Habrá un usuario encargado del tratamiento de facturas, si bien cualquier persona asignada a la Dirección financiera, podrá consultar, analizar y obtener resultados de la solución, por lo que se pide que el software ofertado provea licencia de usuarios ilimitados. 3.1 REQUISITOS GENERALES Habilidad de lectura La solución propuesta, deberá estar diseñada para que mediante un proceso automático, fiable y sencillo, todas las facturas recibidas sean introducidas en el sistema de gestión SAP de manera uniforme, independientemente del formato y medio por el que lleguen; digital, papel, faxes, recibidos por Internet, correo ordinario, adjuntos a s, etc. El software de captura deberá ser capaz de extraer toda la información relevante de los formatos de imagen más habituales (PDF, TIFF, PNG, JPG, etc. ), identificando tanto los datos de cabecera como las líneas de detalle de las facturas, creando un perfil de factura para cada proveedor. Capacidad de aprendizaje en la captura de información del propio sistema: Se pretende que progresivamente la captación de la información de las facturas y su introducción en SAP sea más rápida y precisa. En este sentido, la definición de perfiles de factura deberá recoger los parámetros y características propias del modelo de facturas de cada proveedor, tales como el país de origen de la factura, tipos de IVA, formatos de fecha, caracteres para la moneda y demás aspectos. Para facilitar la verificación y las actividades del posterior workflow de aprobación automática de facturas, se deberá disponer de una imagen digital de cada factura a lo largo de todo el proceso. Esta imagen se archivará posteriormente junto con la información de la factura. El acceso al workflow se podrá hacer mediante SAP GUI o web indistintamente. El interfaz web debe además permitir validar e integrar datos con SAP de forma on-line. El software debe permitir el acceso mediante dispositivo móvil al workflow, así mismo, desde el dispositivo móvil debe permitir visualizar la imagen de la factura. Las imágenes capturadas se guardarán en formato PDF y el formato de salida de los datos alfanuméricos capturados será el denominado facturae, versiones 3.0, 3.1, 3.2 5

6 o 3.2.1, definido por la Agencia Tributaria según los requisitos exigidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007 así como los recogidos en el citado artículo o la norma que, en su caso, la sustituya en el momento de publicar el concurso. El software permitirá la introducción en SAP de las facturas que utilicen el formato establecido con carácter básico por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y que se reciban a través del Punto General de Entrada de facturas electrónicas, que en su caso, de conformidad con la referida Ley o normativa que la sustituya pueda habilitarse para TUSSAM como entidad dependiente del Excmo. Ayuntamiento de Sevilla. Asimismo, permitirá la adaptación a lo que disponga la norma europea para el modelo de datos semánticos destinado a los elementos esenciales de una factura electrónica que, en su momento, se apruebe de acuerdo con la Directiva 2014/55/UE de factura electrónica Control automático, verificación de sumas, IVA y otras validaciones. La solución efectuará la detección automática del tipo de documento: factura o abono, utilizando el correspondiente conector para registrar las facturas integrándolas así en el sistema de gestión de facturas. Deberá ser capaz de realizar controles de forma automática, tales como calcular: Si el subtotal de una línea de detalle se corresponde con el nº de artículos y el precio unitario. Si los importes y totales de IVA e IRPF son correctos. Si la fecha de vencimiento de la factura está dentro de los parámetros definidos. Las validaciones a realizar sobre los datos obtenidos de las facturas serán definidas por cada empresa de forma individual. Después de la validación deberán ser transferidos al sistema SAP, donde se procederá a su almacenamiento y proceso Verificación por operador. Si los datos transferidos son correctos y todos los datos requeridos para contabilizar una factura están presentes, ésta podrá ser procesada directamente, sin necesidad de que el usuario realice ninguna acción. La aplicación podrá detectar el número de pedido de las facturas contabilizando automáticamente aquellas que coincidan con un pedido previamente registrado en SAP. Cuando una factura no pueda ser transferida automáticamente, se verificará de forma manual. 6

7 Será posible asignar facturas o grupos de facturas de manera automática a diferentes responsables en base al tipo de factura, proveedor, material etc, de manera que el sistema lo detecte y lo derive al responsable asignado de manera automática mediante el workflow configurado. La solución deberá garantizar que cada una de las empresas gestione únicamente aquellas facturas que estén autorizados a gestionar, de manera que cada empresa pueda asegurar el tratamiento de sus propias facturas sin riesgo de accesos no autorizados Requisitos de la transferencia al sistema informático. Al exportar los datos, se comprobará que estén presentes todos los metadatos y datos fiscales exigidos por la AEAT y la asociación de los mismos a las imágenes generadas al escanear las facturas. Además, se podrá verificar que las imágenes de las facturas no hayan sido modificadas, pudiéndose visualizar los datos de la factura original y las modificaciones que sobre ella pudieran haberse realizado a lo largo del proceso Requisitos de las búsquedas de imágenes. Se deberá poder hacer búsquedas, de las imágenes de las facturas, en la base de datos documental por cualquiera de los metadatos o de los datos fiscales o cualquier combinación de los mismos. Además de ver la información digitalizada, el usuario podrá acceder a la información del maestro de proveedores y a los datos del pedido. El proceso de conformación de facturas se seguirá realizando a través de SAP, de acuerdo con el flujo de autorización necesario, en cada empresa. ARTÍCULO 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. 4.1 Arquitectura. La infraestructura SAP sobre la que se desplegarán los componentes del sistema que se integran con el ERP corporativo se encuentra alojada en las instalaciones de EMASESA. El sistema deberá responder a los accesos desde los distintos puestos de los usuarios que se encuentran ubicados en cada una de las empresas TUSSAM y LIPASAM. Caso de que la solución ofertada requiera además de los servicios comunes que se instalen en los servidores de SAP, algún otro software o servicio que sea necesario que resida en las instalaciones de las empresas cliente de la solución (TUSSAM y LIPASAM), se contemplará que dichas soluciones se instalen y configuren de manera independiente en cada una de estas empresas, de manera que cada una se conecte a su propio servidor. El sistema de identificación y acceso de usuarios se podrá hacer con un usuario propio del sistema o bien con el mismo usuario de identificación en el sistema SAP. 7

8 4.2 Características generales de la solución. La solución que se entregue deberá cumplir las siguientes características o principios: - Escalable: La plataforma debe poder responder a incrementos en la demanda, contemplando la parametrización común para ambas empresas, así como las particularidades de cada una de ellas en cuanto a las capas de datos y lógica del negocio. - Usable y accesible: Debe ser una aplicación intuitiva y orientada a las necesidades del usuario final de la aplicación, reduciendo el número de operaciones a realizar para obtener un resultado concreto. - Segura: Protegida ante accesos no autorizados. Registro de las operaciones principales realizadas. - Flexible: Facilidad para cambios presentes mediante parametrización. - Interoperabilidad e integración: Integración total con los módulos de financiero y de compras de SAP - Sostenible: Garantiza su evolución con independencia de los recursos económicos. 4.3 Entorno tecnológico. Se especifican las siguientes características como requisitos técnicos básicos del entorno de producción: - Seguridad. El sistema deberá funcionar bajo el entorno de seguridad existente en la CEMS teniendo en cuenta que los sistemas estarán integrados en la Red Corporativa de la CEMS. La aplicación será accesible desde la intranet y desde Internet. - Gestión de usuarios. El acceso al sistema de Facturas se podrá hacer directamente desde SAP o mediante los navegadores habituales. - Virtualización. La aplicación, será compatible con la utilización de servidores virtuales. - Navegador. Se podrán utilizar para el acceso a la aprobación de facturas los navegadores habituales (IE, FireFox, Chrome, Safari, etc.). En el caso que hubiera alguna restricción de uso en los navegadores o versiones de los mismos, se especificará en la oferta. ARTÍCULO 5. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN. Las empresas interesadas presentarán ofertas en formato impreso y electrónico de acuerdo con las condiciones establecidas en este pliego. En ellas se identificarán 8

9 claramente los productos que conforman su propuesta técnica, sus características, así como las fases de ejecución, las tareas a realizar y los recursos asignados. En el caso en que la herramienta ofertada no contemple en su totalidad algún requerimiento descrito en el presente pliego, se propondrán soluciones alternativas al mismo. Asimismo, se identificarán claramente y en capítulo aparte las mejoras sobre los requerimientos solicitados en estos pliegos y que pueden ser valorados de acuerdo a los criterios de valoración de ofertas. Las empresas ofertantes, presentarán junto con la documentación técnica, una demo en soporte electrónico, CD o pendrive, que recoja de forma gráfica el funcionamiento de la aplicación para un procedimiento de registro de facturas estándar, que permita conocer de manera práctica las utilidades de la aplicación. La oferta deberá indicar los requerimientos de personal de la CEMS a participar en cada fase del proyecto y la dedicación que requerirá su participación. La oferta deberá indicar los requisitos de los sistemas y equipos informáticos, así como de los escáneres a utilizar. Para la ejecución de los trabajos con SAP se seguirán las recomendaciones de SAP en cuanto a método de trabajo y certificación de los técnicos asignados a los mismos. De acuerdo con estas recomendaciones, la empresa adjudicataria deberá poseer la certificación SAP en los módulos financieros afectados por el proyecto. Además los consultores SAP que se asignen al proyecto deberán estar certificados en los módulos de SAP a los que afecte su trabajo. Las ofertas adjuntaran copia de estos certificados. Los ofertantes adjuntarán en su oferta el currículum de los técnicos asignados al proyecto. En caso de sustitución de alguno de los técnicos, el sustituto deberá poseer idéntico nivel de cualificación y certificación que el sustituido. 5.1 Plazo de implantación. El plazo máximo para la implantación de la aplicación será de cuatro meses, a partir del día siguiente a la formalización del contrato. Se distribuirán de acuerdo al calendario pactado en la reunión de lanzamiento del proyecto 5.2 Consultoría y análisis. Durante esta fase se llevarán a cabo las siguientes actividades: - Formalización y constitución de un comité de seguimiento. - Diseño del plan de trabajo, incluyendo marco de trabajo, actividades concretas, calendario detallado, reuniones de seguimiento y los recursos humanos y materiales que se emplearán. - Constitución de los grupos de trabajo o identificación de usuarios clave, que permita la recogida la información de procesos de gestión que se utilizará para posteriormente parametrizar de forma adecuada el sistema. 9

10 - Consultoría de procesos. Se recopilará la información relativa al modelo de trabajo existente. Para ello se tendrán las entrevistas que fueran necesarias con los usuarios clave que dispongan de dicha información. - Este análisis se realizará para las dos empresas que realizan la contratación, contemplando las circunstancias específicas de cada una de ellas, pero recogiendo en su globalidad un modelo común de trabajo. - Comprenderá también el diseño de los procedimientos necesarios para la adecuación de la solución técnica propuesta y para homogeneizar, en lo posible, los procesos. - Análisis y definición de requerimientos necesarios en los escáneres a utilizar para su adecuación o adquisición, si procede. - El resultado de este análisis se plasmará en un documento de análisis y definición funcional del sistema que deberá ser validado por el comité de seguimiento antes de comenzar la implantación Formación. La empresa adjudicataria deberá aportar, antes de llegar a esta fase, una propuesta de Plan de Formación en el que se detallen los tipos de cursos a impartir, la duración prevista para los mismos, modalidad (presencial, semipresencial y online) y el perfil profesional al cual van dirigidos. Este plan será considerado como punto de partida para la elaboración de un plan definitivo de formación que será confeccionado conjuntamente por la empresa adjudicataria y el comité de seguimiento. La formación estará dirigida a profesionales usuarios del sistema, y al personal que administrará el mismo, diferenciando la temática y profundidad en cada caso. La empresa adjudicataria se encargará de la preparación del material y la parametrización del entorno de formación y en todo caso se adaptará a las aulas de formación habilitadas al efecto. La empresa adjudicataria suministrará, en formato electrónico y en castellano, con antelación suficiente a la formación que se imparta todos los manuales de usuario y explotación con el nivel de detalle resultante de la parametrización hecha para cada caso. 5.4 Soporte a la implantación. La empresa adjudicataria incluirá sin coste adicional un servicio de soporte para la resolución de problemas y consultas funcionales una vez realizada la puesta en producción del sistema. Dicho soporte será in-situ durante las dos primeras semanas hábiles posteriores a la implantación. 5.5 Garantía, soporte y mantenimiento. El adjudicatario deberá garantizar y mantener durante todo el período de la contratación los productos derivados de la presente contratación, obligándose a realizar durante dicho periodo, los cambios necesarios para solventar las deficiencias detectadas. Dicha garantía incluirá la subsanación de errores o fallos ocultos que se pongan de manifiesto en el funcionamiento de la aplicación. 10

11 Una vez finalizado el soporte a la implantación, el ofertante pondrá a disposición de las empresas contratantes teléfono y correo electrónico donde reportar y notificar los incidentes que puedan ir surgiendo para que el ofertante pueda resolver. En este sentido, el ofertante incluirá en la oferta modelo de prestación del servicio de mantenimiento de la solución durante los cuatro años de la contratación garantizando un tiempo de respuesta máximo de 8 horas en horario laboral, y de 48 horas máximo para su resolución. Dicho servicio podrá prestarse de manera remota e incluso presencial si fuera necesario, sin costes adicionales. Con independencia de lo anterior y a los efectos de la realización de trabajos no incluidos en el presente pliego, se incluirá en la oferta el precio hora hombre del servicio, incluyendo los desplazamientos, para todo el periodo contratado. Esta garantía en las aplicaciones y documentación se considera a todos los efectos incluida en la contratación. Asimismo se llevará a cabo sin coste adicional el mantenimiento adaptativo de los sistemas, tanto por cambios en el entorno tecnológico disponible así como por cambios en la legislación vigente que afecte al sistema. Todos los problemas de rendimiento debidos a la falta de optimización se corregirán con cargo a la garantía. El adjudicatario deberá suministrar sin coste adicional las actualizaciones de versiones que vayan incorporando al producto, tanto en lo relativo a evoluciones funcionales como cambios de legislación, tecnología o plataforma. No se considerará como producto nuevo aquel que haya sido sometido a actualización tecnológica. El adjudicatario pondrá a disposición de los usuarios finales de la aplicación objeto del contrato una línea de atención a usuarios y un correo electrónico donde comunicar las incidencias detectadas durante el periodo de la contratación. La empresa adjudicataria dispondrá de los medios necesarios para la resolución de incidencias mediante acceso remoto o desplazamiento a la empresa que corresponda si fuera necesario. La propuesta deberá incluir el incremento en la cuota, que resulte de un aumento en el volumen de facturas respecto a las condiciones iniciales de la oferta, a estos efectos se entiende que se producirá modificación de las condiciones iniciales cuando el volumen de facturas sea superior a un 5% del volumen contratado. Se establece un plazo máximo para la implantación del sistema de 4 meses, transcurrido el cual, si ésta no ha finalizado a satisfacción de LIPASAM y TUSSAM, podrá resolverse el contrato con devolución de las cantidades abonadas y retención de la fianza. Una vez instalado a satisfacción de las dos empresas contratantes, se llevará a cabo la recepción del mismo.. 11

12 ARTÍCULO 6.- PENALIZACIONES A efectos de penalizaciones, se considerará la aplicación de una deducción en la cuota mensual de 1/60 de la misma por cada día de retraso en la resolución de incidencias, por encima de las 48 h indicadas. Esta penalización será de aplicación en aquellos casos en que la incidencia impida la operación básica para lo cual se contrata la herramienta, es decir, la introducción de facturas recibidas de proveedores en el sistema de gestión existente (ERP SAP), ya sea de forma global o debido a malfuncionamiento de cualquiera de las etapas del proceso, y en todos los puestos habilitados en cualquiera de las dos empresas. 12