Preservar hasta por 100 años las Historias Laborales

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2 INTRODUCCION Preservar hasta por 100 años las Historias Laborales Esta es la sugerencia archivística que se aplica en Colombia y que minimiza riesgos en procesos laborales legales Por Eliana Salgado ChannelPlanet 20/08/15 CIEN AÑOS! deben estar locos! expresó el Presidente de una importante empresa en una reunión con los responsables de Talento Humano, Informática, Jurídica, Calidad y Archivo. Aunque varios pensaban lo mismo no lo expresaron. La reunión giraba en torno a los tiempos de conservación de documentos expresados en las Tablas de Retención Documental -TRD- y a dos demandas laborales interpuestas por ex empleados. Las sumas demandadas eran lo suficientemente grandes como para que el Presidente de la empresa estuviera en la reunión. Carlos López*, ex empleado de la empresa, reclamaba porque llevaba un año solicitando certificaciones de semanas laboradas y además de la demora en las respuestas, encontraba inconsistencias en el tiempo que según él trabajó y el tiempo que la empresa le certifica como laborado. Cuando él trabajó, 25 años atrás, la empresa era local, pero meses antes de su retiro fue adquirida por una multinacional. Al parecer en ese proceso hubo problemas con las entregas de archivos y sistemas de información. La empresa no encuentra los soportes de aportes a pensión en el expediente laboral, ni otros documentos, por lo cual entre búsquedas ha pasado ya un año y Carlos demandó pues está desesperado por validar su información y poder acceder a su pensión. En el otro caso, Luis Rodríguez* demanda por problemas de salud que según él fueron adquiridos durante los 17 años que trabajó en la empresa, de la cual se retiró hace 12. Su problema le impide levantar objetos levemente pesados, hacer ejercicio e incluso a veces caminar. Alega que durante sus años de trabajo en la bodega principal tuvo que levantar objetos pesados permanentemente y que esta es la causa de las múltiples limitaciones actuales que afectan su calidad de vida.

3 HISTORIAS LABORALES Y PENSIONALES Incompletas? Refundidas? Eliminadas? Por Eliana Salgado ChannelPlanet 25/08/15 Posiblemente en su empresa, como en muchas, hayan tenido problemas laborales o pensionales y estos se hayan visto complicados por razones como: 1. Hay expedientes laborales y pensionales incompletos, o peor aun refundidos. No aparecen en el Archivo Central. 2. No encuentran los documentos de soporte de pagos de pensiones y cesantías. 3. Se han refundido documentos relacionados con procesos legales ante Fondos de pensiones. La administración de personal es una labor exigente que implica buenas prácticas, conocimiento detallado de la legislación laboral, cuidado en procesos y procedimientos, además de un alto cuidado documental, pues son los documentos el soporte requerido para satisfacer oportunamente consultas protegiendo a la empresa y a sus empleados. Es relevante darle orden, reglas y parámetros claros a los expedientes laborales y pensionales, por esto ChannelPlanet ha preparado la 2a versión de su SEMINARIO: Gestión Documental de EXPEDIENTES Historias LABORALES y PENSIONALES 2015 Series Documentales de Alto Riesgo! donde presentaremos la normatividad, recomendaciones archivísticas y tecnológicas para sacar adelante este tema fundamental. 4. No se encuentran los soportes relacionados con despidos con justa causa o con la liquidación de contratos laborales. 5. Se han eliminado expedientes laborales y/o pensionales. Estas son apenas algunas situaciones que se viven en las empresas y que impiden hacer un proceso ágil para dar respuesta a peticiones, quejas o reclamos de índole laboral o pensional de parte de empleados, ex em pleados o de sus beneficiarios.

4 Dirigido a: Un seminario DIRIGIDO a los Responsables del proceso de gestión documental y de la administración de Expedientes Laborales y Pensionales. Líderes y gestores de procesos y proyectos de áreas tales como Talento humano, Gestión Documental, Archivo y Correspondencia, CAD - Centros de Administración Documental-, Legal, Calidad, Organización y Métodos. Objetivos: Tratar el tema de forma integral cubriendo: Legislación vigente laboral y pensional; Análisis de Jurisprudencia; Normatividad vigente de gestión documental. Estos temas le permitirán administrar con eficiencia y conforme a la ley los expedientes correspondientes. Actualizar conocimientos a partir de conceptos claros, experiencias, recomendaciones tecnológicas, prácticas recomendadas y normatividad vigente, dando una cobertura completa al tema de estudio. BENEFICIOS del seminario: Para los asistentes: Actualizarse en temas conceptuales, metodológicos, normativos, laborales y jurídicos relacionados con el tema de estudio. Tomar decisiones laborales mejor argumentadas. Tomar medidas correctivas y preventivas que fortalezcan su proceso y minimicen riesgos. Para sus Empresas: Evitar problemas laborales y jurídicos. Anticiparse a situaciones de riesgo. Analizar su proceso actual y tener un equipo humano preparado para mejorarlo. Fortalecer competencias laborales para una óptima gestión documental de historias laborales y pensionales.

5 Horario CONFERENCIAS Septiembre 17 7:20 a.m. - 8:00 a.m. Registro de asistentes 8:00 a.m. - 8:15 a.m. Presentación del seminario. 8:15 a.m. - 10:30 a.m. NOVEDADES en LEGISLACIÓN LABORAL y su impacto en los documentos del EXPEDIENTE LABORAL. Análisis de JURISPRUDENCIA. 10:30 a.m. - 10:45 a.m. Coffee Break 10:45 a.m. - 1:00 p.m. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE LABORAL. Tipos documentales, retos y problemática. PRÁCTICAS documentales RECOMENDADAS. Expedientes CLÍNICO-laborales. TALLER Tablas de Retención Documental -TRD-. NORMOGRAMA ARCHIVÍSTICO ACTUAL para la Gestión Documental de Expedientes Laborales. 1:00 p.m. - 1:55 p.m. Almuerzo 2:00 p.m. - 4:00 p.m. NOVEDADES en REGLAMENTACIÓN PENSIONAL vigente en Colombia y documentos de soporte. Casos, demandas y jurisprudencia. Pensiones Internacionales. 4:00 p.m. - 4:15 p.m. Coffee Break 4:15 p.m. - 6:00 p.m. ESTRUCTURA del EXPEDIENTE PENSIONAL. Tipos documentales, retos y problemática. PRÁCTICAS documentales RECOMENDADAS. TALLER TRD con énfasis en Organización, Valoración y Disposición final. NORMOGRAMA ARCHIVÍSTICO ACTUAL para la Gestión Documental de Expedientes Pensionales. Horario CONFERENCIAS Septiembre 18 8:00 a.m. - 8:10 a.m. Introducción al seminario. Gestión de Archivo para Empresas Privadas: Cumpliendo la RESOLUCIÓN 8934 de 2014 expedida por la Superintendencia de 8:10 a.m. - 10:10 a.m. Industria y Comercio -SIC-. Plazo OCTUBRE :10 a.m. - 10:30 a.m. Coffee Break 10:30 a.m. - 12:30 p.m. IMPACTO de la LEY de PROTECCIÓN de DATOS PERSONALES en los Contratos y Expedientes Laborales y Pensionales. Ley 1581/ 2012 D 1377/ Proyecto de decreto Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD-. SEGURIDAD de la Información Física y Digital: Retos y soluciones. 12:30 p.m. - 1:30 p.m. Almuerzo 1:30 p.m. - 3:30 p.m. CASO DE ESTUDIO: El Expediente Laboral Electrónico. VALIDEZ del Documento Electrónico. PRESERVACIÓN DIGITAL de los Expedientes Laborales y Pensionales: Cómo preservar la información por CIEN AÑOS? 3:30 p.m. - 3:45 p.m. Coffee Break 3:45 p.m. - 5:45 p.m. CASO DE ESTUDIO: Sugerencias de Administración del Expediente laboral, Clínico Laboral y Pensional. Recomendaciones. 5:45 p.m. - 6:00 p.m. Cierre y entrega de certificados de asistencia.

6 CONFERENCISTAS RODOLFO ZULUAGA ARISTIZABAL Asesor de la Vicepresidencia Administrativa en Gestión Documental de la EEB Actualmente trabaja en el Grupo Energía de Bogotá liderando el proceso de gestión documental y el proyecto de documento electrónico. En sus experiencias laborales anteriores se destaca la Implementación del modelo de Gestión Documental para la Agencia Nacional de Hidrocarburos; así como la definición de un modelo para la creación del Centro de Información Técnica de la Vicepresidencia de Transporte de Ecopetrol S.A. empresa donde también fue Coordinador de la Regional Magdalena Medio para el proyecto de Fondos Acumulados. Es Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación. Fue catedrático para las Universidades del Quindío y Javeriana en descripción bibliográfica normalizada y sistemas de clasificación, entre otras cátedras. Es auditor interno en normas ISO 9001, 14001, y 50001, al igual que OSHAS LUZ MYRIAM DEVIA Responsable de Gestión Documental Centro Nacional de Memoria Histórica Miembro Equipo Gestor Acuerdo AGN 006/2011 (AGN: Archivo General de la Nación) Luz Myriam tiene amplia experiencia laboral en gestión de información y gestión documental en entidades como UNIDAD DE GESTIÓN PENSIONAL Y PARAFISCALES UGPP ; SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO; ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN AGN- y ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS O.E.I.; COLMENA AIG CESANTÍAS Y PENSIONES, entre otras empresas. Actualmente trabaja en el Centro Nacional de Memoria Histórica. Es Administradora de Empresas de la Universidad San Martín y Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la Universidad de la Salle. Ha realizado múltiples cursos de actualización en diferentes disciplinas.

7 DIANA MILENA DUARTE MALAVER Líder Documental, responsable de la Serie Historias Laborales. ECOPETROL Fue Coordinadora de Archivo Administrativo y docente en la Pontificia Universidad Javeriana; Jefe Sección de Archivo del Banco de la República y actualmente es Líder del servicio de gestión documental en ECOPETROL S.A. Es Profesional en Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle; Especialista en Gerencia y Tecnologías de Información de la Universidad Externado de Colombia y Master en Business Intelligence de OBS y la Universidad de Barcelona. Ha pertenecido al Comité de Gestión Documental del Archivo General de la Nación. MARIO HERRERA CUENCA Asesor Jurídico Tecnológico Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM Es Ingeniero de Sistemas experto en análisis, control y optimización de procesos tecnológicos, operativos y administrativos, especialmente en procesos de cambio, reingeniería, mejoramiento continuo y reorganización empresarial. Cuenta con amplia experiencia en medios de pago en entidades del sector financiero, lo mismo que en la implementación de proyectos tecnológicos. Además es Abogado litigante, asesor, consultor en Derecho Contractual, con amplio conocimiento y experiencia en Contratación Pública y Privada; Derecho Civil, Comercial y Administrativo. Ha trabajado en entidades como Banco Agrario de Colombia y Summas Consulting Group. Actualmente es Abogado Oficina Asesora Jurídica - Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM. En cuanto a su preparación académica el sr. Herrera es Ingeniero de Sistemas con Énfasis en Software de la Universidad Antonio Nariño. Abogado y Especialista en Derecho Penal, Económico y Delincuencia Empresarial del Politécnico GranColombiano. Es Licenciado en Inglés de la Universidad Santo Tomás. Actualmente es Candidato a Magister en Derecho Contractual Público y Privado, Privado y Comercial de la Universidad Santo Tomás.

8 IVAN DARIO MARRUGO JIMENEZ Socio Consultor Senior MARRUGO RIVERA & ASOCIADOS, ESTUDIO JURÍDICO Se ha desempeñado en Consultoría y Asesorías a diferentes instituciones tanto públicas como privadas a nivel nacional e internacional; fue funcionario público en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, el Ministerio del Interior y el Congreso de la República. También se desempeñó como Asesor del Despacho de la Tesorería Distrital de Bogotá y ha realizado trabajos como Consultor independiente para entidades como ETB, Consejo Superior de la Judicatura y el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC. Cuenta con experiencia en docencia como profesor catedrático y docente en las Universidades Rosario, San Buenaventura y del Postgrado en Derecho Informático organizado por la Red Iberoamericana de Derecho Informático y la Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco (Argentina). Se ha desempeñado como Consultor Jurídico Senior en la implementación de la ley de protección de Datos y Sistemas de Seguridad de la Información en entidades como: Studio F, Financreditos SAS, ACIS, Departamento Administrativo de la Función Pública, Consejo Superior de la Judicatura, Fonade. Ha sido incluido en el año 2015 en el ranking who s who legal en el área de Derecho de Tecnologías y bajo su dirección la firma Marrugo Rivera & Asociados fue escogida en 2014 como mejor firma en Derecho de Tecnologías y Software en Colombia por la publicación Acquisition international magazine. ELIANA SALGADO Directora Académica del Seminario. Responsable de Formación y Medios en ChannelPlanet Eliana tiene más de 19 años de experiencia en creación, dirección y mercadeo de proyectos editoriales, proyectos de información y de formación para directivos. Ha creado y dirigido los cerca de 180 seminarios estratégicos que la compañía ha realizado en Colombia, los cuales han contado con cerca de 15,000 asistentes y de 1,500 conferencistas. Es investigadora en temas de Protección de datos personales, Normatividad Vigente, Gestión Documental, Tecnologías de Información -TIC-, Mercadeo, Compras y Cadena de Abastecimiento, Sostenibilidad, entre otros temas. Es Ingeniera de Sistemas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y cuenta con diversos estudios en mercadeo y ventas con Seminarium Universidad de Berkeley, INCOLDA CESA, Universidad de La Sabana, entre otras instituciones académicas. Realizó Postgrado y Master en Dirección de Marketing & Sales en Escuela de Administración de Empresas de España (EAE) en conjunto con la Universidad de Barcelona (España). Estudió el Posgrado Especialización en Entornos Virtuales de Aprendizaje de Virtual Educa Argentina y la OEI. Actualmente tiene bajo su responsabilidad los procesos de formación presencial y virtual, así como los productos y proyectos editoriales de ChannelPlanet.

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