GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

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1 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GADM-105 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 1. FINALIDAD Tiene como finalidad velar por un adecuado mantenimiento, soporte logístico, administración eficiente en el uso de los bienes, muebles e inmuebles de la Empresa en general. 2. OBJETIVOS GENERALES a) Mantener un adecuado soporte logístico, a fin de satisfacer las necesidades de las diferentes áreas, en materia de suministro de servicios generales de apoyo. b) Administrar adecuadamente el uso de los bienes, muebles e inmuebles de la Empresa, a través de sistemas y disposiciones efectivas y activas de control. c) Asignar y controlar los insumos requeridos por las diferentes áreas administrativas de la Empresa. 1

2 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GADM FUNCIONES PRINCIPALES 1. Elaborar y administrar el plan anual de adquisiciones de materiales y servicios de la Empresa a nivel nacional 2. Custodiar y mantener actualizado el control patrimonial respecto a los activos fijos de la Empresa.(bines patrimoniales) 3. Coordinar con Tecnologías de la Información la actualización permanente del sistema integrado de administración de materiales. 4. Analizar las necesidades de suministros solicitados e identificar y recomendar recursos materiales sustitutos. 5. Coordinar, y participar en la evaluación de las licitaciones públicas y privadas. 6. Atender las requisiciones de bienes y servicios. (proveeduría). 7. Mantener actualizado un sistema confiable y seguro que muestre existencias reales en los inventarios de bienes. 8. Mantener procedimientos y técnicas de seguridad tendentes a garantizar la custodia de los bienes materiales, equipos, tecnologías, muebles e inmuebles de la Empresa. 9. Dirigir y Controlar el mantenimiento de las instalaciones, oficinas y centros de trabajo. 10. Coordinar y Controlar el almacenaje y conservación de los equipos, materiales y útiles adquiridos. 11. Cumplir y Controlar los servicios de reproducción y correspondencia. (servicios generales). 12. Recomendar el descargo de maquinaria, equipo, materiales, muebles y enseres mediante subasta de aquellos que se encuentren en estado de obsolescencia. 13. Administrar y mantener en buen estado de operación la flota vehicular de la empresa para atender de manera oportuna los requerimientos de los usuarios, técnicos y administrativos. 14. Asegurar un efectivo control sobre el consumo de combustible. (transporte). 15. Mantener un registro actualizado de los proveedores de materiales y servicios a nivel nacional. (proveeduría). 16. Elaborar perfiles de proyectos, para las adquisiciones que las diferentes áreas ameriten realizar a través del PNUD. (consultar). 17. Custodiar y vigilar el cumplimiento de las condicionalidades de las pólizas o contratos de seguros suscritos por la empresa. 18. Ejecutar todas aquellas funciones que sean de la competencia de la Gerencia de Administración delegadas por la Gerencia General. 2

3 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GADM ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Dependencia Jerárquica La Gerencia de Administración, Materiales y Servicios depende directamente de la Gerencia General. 4.2 Organización Interna La Gerencia de Administración, Materiales y Servicios esta internamente estructurada por: 1. Sub. Gerencia de Materiales y Servicios 2. Departamento de Almacén General 2.1 Sección Acarreo, Mantenimiento y Estiba 2.2 Sección Ingresos, Egresos y Procesamiento de Datos 3. Departamento de Bines Patrimoniales 4. Departamento de Catalogación y Stock 5. Departamento de Proveeduría 5.1 Sección de Compras 6. Departamento de Servicios Generales 6.1 Sección de Intendencia 6.2 Sección de Seguridad Interna y Vigilancia 6.3 Sección de Transporte 3

4 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GADM-105 EMPRESA HONDUREÑA DE TELECOMUNICACIONES H O N D U T E L ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (2008) Gerencias Sub Gerencias Departamentos Secciones Agencias locales Administración Sub. Gerencia Almacén General Bienes Patrimoniales Catalogación y Control de Stock Proveeduría Servicios Generales Acarreo Mantenimiento y Estiba Compras Intendencia Ingresos, Egresos y Procesamiento de Datos Seguridad Interna y Vigilancia Transporte 4

5 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GADM RELACIONES DE COORDINACIÓN 5.1 A nivel Interno Se relaciona con la Gerencia General y las demás áreas que conforman la Empresa Hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL). 5.2 A nivel Externo Se relaciona con Instituciones Varias y Organismos del Estado. 5

6 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DALG-105 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL 1. FINALIDAD Este Departamento tiene la finalidad de almacenar, custodiar, controlar y suministrar los materiales, equipos y bienes indispensables para el buen funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa a nivel nacional. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Recibir, controlar y suministrar los materiales, equipos y demás bienes ingresados al almacén. 2. Recibir y analizar las solicitudes de requisición de materiales y equipos, así como suministrar los pedidos respectivos. 3. Generar instructivos, cuadros, formularios, normas o disposiciones tendientes a facilitar la ejecución de las actividades. 4. Registrar el origen, uso, destino, medidas de seguridad y control de los equipos, materiales y útiles de oficina ingresados al almacén. 5. Verificar existencia vía sistema y presentar informes de control e identificación de existencias, así como su control estadístico y análisis de consumo. 6. Velar por las adecuadas condiciones estacionarias de los materiales y equipos almacenados. 7. Coordinar con la Dirección de Administración las necesidades de espacio físico, así como el cumplimiento y control de la rotación de inventarios. 8. Formular, recomendar y ejecutar descargos y ventas de materiales y equipos obsoletos. 9. Establecer sistemas modernos de administración de almacenes. 10. Aplicar normas de seguridad y control, de las instalaciones físicas del Almacén, así como de los materiales y equipos existentes. 11. Participar en la recepción de materiales y/o equipos adquiridos a través de licitación. 12. Formular e implementar con las diferentes áreas de responsabilidad de la empresa, medidas de control que conlleven el uso racional de los materiales y equipos. 13. Colaboración en la elaboración del POA. 14. Coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales en materiales de descargo y equipos obsoletos para someterlo a subasta. 6

7 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DALG ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El Departamento de Almacén General depende directamente de la Gerencia de Administración, Materiales y Servicios. 3.2 Organización Interna El Departamento de Almacén General esta internamente estructurada por: Dos secciones: Sección de Acarreo, Mantenimiento y Estiba. Sección de Ingresos, Egresos y Procesamiento de Datos. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con las todas áreas que conforman la Empresa Hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL), y en especial con los departamentos de Bienes Patrimoniales, Catalogación y Control de Stock y Proveeduría 4.2 A nivel Externo Se relaciona con Proveedores de suministros, materiales, equipos y bienes. 7

8 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SAME-105 SECCIÓN DE ACARREO, MANTENIMIENTO Y ESTIBA 1. FINALIDAD Esta sección tiene la finalidad de ubicar los materiales, bienes y equipos propiedad de la Empresa, de acuerdo a las especificaciones al sistema de Administración de Materiales. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Coordinar el almacenamiento de los materiales, bienes y equipos recibidos, colocándolos en los lugares establecidos de acuerdo a la codificación especificada por el sistema SAM. 2. Trasladar materiales y equipos al área de entrega para atender las requisiciones de materiales locales, y a nivel nacional. 3. Realizar periódicamente inventarios de los materiales, equipos y demás bienes, para confrontarlos con los registros del sistema SAM. 4. Realizar de manera permanente las respectivas medidas de mantenimiento y aseo de todos los materiales, bienes y equipos que se encuentran en custodia del almacén. 5. Participar con el área de Planta Externa, en las pruebas técnicas del cable a utilizar por la empresa. 6. Verificar que el material a estibar este de acuerdo a lo especificado en la orden de compra, licitaciones y PNUD. 7. Coordinar actividades relacionadas con el embobinado del cable, depositado para custodia en almacén, cuando sea necesario. 8. Establecer control interno, en cuanto a la ubicación, ingreso y despacho de los carretes con cables. 9. Informar de inmediato al Jefe del Almacén General, en lo referente a cualquier anomalía presentada con los cables. 10. Participar y mantener un control efectivo en la recepción, pruebas e inventarios de los cables. 11. Supervisar y recibir los préstamos de material a los diversos contratistas, para las instalaciones de líneas telefónicas. 3. RELACIONES DE COORDINACIÓN 3.1 A nivel Interno Se relaciona con los Departamentos de Bienes Patrimoniales, Catalogación y Control de Stock, Proveeduría y la Sección de Ingresos, Egresos y Procesamiento de datos. 8

9 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SAME ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Dependencia Jerárquica La Sección de Acarreo, Mantenimiento y Estiba depende directamente del Departamento de Almacén General. 9

10 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIEP-105 SECCIÓN DE INGRESOS, EGRESOS Y PROCESAMIENTO DE DATOS 1. FINALIDAD Esta Sección tiene como finalidad el registro y procesamiento de todos los ingresos y egresos por adquisición de bienes y servicios por parte de la Empresa. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Recibir copia de las órdenes de compra emitidas por el Departamento de Proveeduría, para las diferentes dependencias de la empresa. 2. Recibir pedidos de materiales, equipos y demás bienes, de los proveedores y confrontarlos contra la documentación respectiva. 3. Efectuar control de calidad sobre el material y equipos recibidos, así como procesar en el Sistema de Administración de Materiales, su respectivo comprobante de ingreso. 4. Devolver equipos y materiales, cuando estos presenten averías o no reúnan los requisitos especificados en la orden de compra. 5. Coordinar actividades relacionadas con la recepción de cable, destinado para mantenimiento y expansión de la red telefónica. 6. Notificar al personal de Acarreo Mantenimiento y Estiba, sobre los materiales, bienes y equipos recibidos para que proceda a ubicarlos en el área respectiva. 7. Atender requisiciones y transferencias de materiales y/o equipos registradas en el Sistema de Administración de Materiales. 8. Remitir a la Sección de Acarreo Mantenimiento y Estiba, las requisiciones y/o transferencias de materiales y/o equipos para que sean atendidas. 9. Suministrar materiales de acuerdo a la requisición y/o transferencia recibida, observando que contenga todos los datos y especificaciones necesarios, confrontando lo solicitado contra lo entregado. 10. Recibir requisiciones de materiales, en original y copia del Departamento de Catalogación y Control de Stock. 11. Atender transferencias de materiales entre almacenes, a nivel nacional. 12. Registrar el movimiento diario en el sistema SAM, de todo lo referente a requisiciones e ingresos. 13. Coordinar con las áreas solicitantes, el recibo de material para su visto bueno. 14. Coordinar con la Sección de Acarreo Mantenimiento y Estiba, el levantamiento de dos inventarios anuales (junio y diciembre). 15. Manejar y controlar las existencias de materiales, de los diversos almacenes que se manejan. 16. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 10

11 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIEP

12 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIEP RELACIONES DE COORDINACIÓN 3.1 A nivel Interno Se relaciona con las todas áreas que conforman la Empresa Hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL), y en especial con los departamentos de Bienes Patrimoniales, Catalogación y Control de Stock, Proveeduría y la sección de Acarreo Mantenimiento y Estiba. 4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Dependencia Jerárquica La Sección de Ingresos, Egresos y Procesamiento de datos depende directamente del Departamento de Almacén General. 12

13 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DBPA-105 DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES 1. FINALIDAD Este Departamento tiene como finalidad, mantener un riguroso control del movimiento de los bienes de la Empresa a nivel Nacional, mediante efectivos sistemas de revisión, codificación y registro de los mismos. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Apoyar Integralmente el sistema contable presupuestario, mediante la aplicación de las funciones de incorporación, gestión y desincorporación de los activos fijos de la Empresa. 2. Aprobar los descargos de bienes, y ordenar su destrucción, incineración o almacenamiento, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos. 3. Conciliar con el Departamento de Contabilidad, la documentación de los bienes de la empresa. 4. Coordinar las comisiones para la investigación de extravió o perdida de bienes, asignados al personal de la empresa. 5. Coordinar las comisiones para las subastas, donaciones, destrucción e incineraciones de bienes. 6. Establecer e implementar descripciones y clasificaciones uniformes de bienes patrimoniales. 7. Extender Constancias de Solvencia al personal responsable de bienes patrimoniales, previa verificación física, al momento de un traslado laboral o retiro definitivo de la empresa. 8. Mantener inventarios actualizados en la base de datos del Departamento Control de Bienes Patrimoniales, conforme con los bienes físicos asignados a los distintos órganos responsables, y proyectos en ejecución de la empresa. 9. Mantener registros actualizados sobre la situación de los bienes de la Empresa: altas, bajas, transferencias, donaciones o permutas de bienes que se produzcan y afecten la contabilidad de bienes de la empresa. 10. Establecer sistemas y mecanismos adecuados para realizar un efectivo control de los bienes propiedad de la Empresa y velar por su correcta aplicación. 11. Revisar, registrar y coordinar los aspectos relacionados con las adquisiciones y desincorporaciones de los activos fijos de la Empresa. 12. Calcular y registrar la depreciación de activos, así como verificar los valores, características y estado actual de todos los bienes de la Empresa. 13. Organizar el sistema de identificación y rotulación de los bienes, que formen parte del patrimonio de la empresa. 14. Participar: En comisiones: para la investigación de bienes inmuebles, que no están escriturados a nivel nacional, comisiones para la recepción de obras. (Instalación de 13

14 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DBPA-105 plantas telefónicas, edificios y cercas perimetrales a nivel nacional, etc.), y comisiones para la reevaluación de bienes patrimoniales. 15. Participar en el proceso de conciliación del inventario físico de los activos de la Empresa, efectuados conjuntamente con el Departamento de Contabilidad. 16. Formular y proponer a la gerencia de Finanzas, la instrumentalización operativa y técnica, para aplicar un control efectivo de los bienes patrimoniales de la Empresa. 17. Comunicar al Departamento de Contabilidad sobre los ajustes contables necesarios cuando se trate de Subastas Públicas, descargo y variaciones en los inventarios físicos para que procedan a realizar los registros correspondientes. 18. Gestionar la reparación del mobiliario en mal estado, y distribuirlo a las diferentes áreas que lo soliciten a nivel nacional. 19. Verificar la devaluación mensual y anual de los bienes de la empresa. 20. Identificar, codificar y rotular los bienes adquiridos por la Empresa y elaborar las respectivas notas de cargo a los responsables de las áreas por el bien o equipo que le haya sido asignado. 21. Ejercer un estricto control sobre los bienes y servicios de los proyectos en proceso desde la etapa inicial hasta la etapa final. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El Departamento Bienes Patrimoniales depende directamente de la Gerencia de Administración, Materiales y Servicios. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A nivel Interno Se relaciona con las todas áreas que conforman la Empresa Hondureña de Telecomunicaciones (HONDUTEL). 14

15 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCYS-105 DEPARTAMENTO DE CATALOGACION Y CONTROL Y STOCK 1. FINALIDAD Este Departamento tiene como finalidad, identificar, clasificar y simbolizar cada objeto utilizado en la Empresa, con el propósito de mantener archivadas y actualizadas. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Actualizar los procedimientos, reglamentación, elaboración e implementación del catálogo de materiales para uso de los usuarios. 2. Solicitar la implementación de programas computarizados, para hacer más eficiente el control de las actividades de Catalogación y Control de Stock. 3. Localizar materiales y útiles de oficina necesarios, tanto en los almacenes, como en los lugares de producción. 4. Elaborar programa anual de compras y suministros de materiales para stock, en los almacenes a nivel nacional. 5. Controlar movimientos de los materiales en los almacenes a nivel nacional. 6. Coordinar levantamiento de inventarios de materiales y equipos existentes en los almacenes de la empresa, para llevar un control estricto de las existencias (semestral y anual). 7. Analizar necesidades de materiales, herrajes, cables telefónicos, repuestos, etc. reflejadas en el POA de cada área técnica, con el propósito de verificar su existencia en almacenes, para ser procesadas e incorporadas al Sistema de Administración de Materiales (SAM.). 8. Elaborar formatos requeridos por el Sistema de Administración de Materiales (SAM.): Requisición de Materiales, Devolución de Materiales, Transferencia de Materiales entre Almacenes, etc. 9. Capacitar al personal usuario del Sistema de Administración de Materiales (SAM.). 10. Asesorar técnica-administrativamente a la Sub Gerencia de Materiales y Servicios, en la toma de decisiones sobre la adquisición, manejo y distribución de los materiales y equipos. 11. Mantener actualizado y operacional, el software del Sistema de Administración de Materiales. 12. Recibir y analizar las solicitudes de requisición de materiales, presentadas por las diferentes áreas de la Empresa. 13. Coordinar y autorizar las Transferencias de materiales y equipos, entre los almacenes de la empresa (papelería, útiles de oficina, material de aseo, baterías y llantas). 14. Elaborar mensualmente la Póliza Contable, para su envió al Departamento de Contabilidad. 15. Revisar, analizar y otorgar, las compras de fondos menores (caja chica y fondo rotatorio). 16. Desarrollar y cumplir de las metas propuestas. 15

16 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCYS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El Departamento Catalogación y Control de Stock depende directamente de la. Gerencia de Administración, Materiales y Servicios. 3.2 Organización Interna El Departamento de Catalogación y Control de Stock no esta estratificado internamente. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas, y en especial con los Departamentos de Almacén General, Bienes Patrimoniales y Proveeduría 16

17 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DPRV-105 DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA 1. FINALIDAD Este Departamento tiene como finalidad proveer los materiales y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la Empresa, en calidad, cantidad, y oportunidad, requiriendo el menor costo posible a través de la aplicación de reglamentos y técnicas previamente establecidas. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Analizar precios, calidad y tiempo de entrega de los equipos, materiales y servicios haciendo las observaciones necesarias. 2. Controlar y aprobar los procesos de compra de bienes y servicios, desde su ingreso a Proveeduría hasta la solicitud de pago, coordinando la entrega la entrega de los mismos. 3. Atender Solicitudes de servicio, emitir órdenes de servicio y efectuar los trámites de pago de los mismos. 4. Elaborar y cumplir el plan de adquisiciones, suministros, compras y distribución de los recursos materiales disponibles. 5. Cumplir con las normas y especificaciones técnicas, administrativas y legales para la adquisición de materiales y equipo. 6. Registrar, controlar y entregar al almacén los materiales comprados. 7. Administrar y controlar los fondos rotatorios y de caja chica de la empresa, asignados a nivel centro. 8. Aprobar y desembolsar los fondos, para las solicitudes de reintegro de caja chica, presentadas por las diferentes dependencias asignadas a nivel centro. 9. Verificar y aprobar las compras, de bienes y servicios solicitados, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por la empresa. 10. Mantener y mejorar el proceso de compra de bienes y servicios a nivel nacional. 11. Promover y mantener las relaciones de Hondutel, con los actuales y futuros proveedores. 12. Mantener la veracidad de las compras de bienes y servicios dentro de los instructivos autorizados por la Ley de Contratación del Estado, las Disposiciones Generales del Presupuesto de la Republica, emitidas anualmente, y la Gerencia General. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El Departamento Proveeduría depende directamente de la Gerencia de Administración, Materiales y Servicios. 17

18 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DPRV Organización Interna El Departamento de Proveeduría esta internamente estratificada en una Sección: Sección de Compras. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas, y en especial con los Departamentos de Almacén General, Bienes Patrimoniales y Catalogación y Stock. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Proveedores de suministros, materiales, equipos y bienes e instituciones gubernamentales. 18

19 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCOM-105 SECCIÓN DE COMPRAS 1. FINALIDAD Esta Sección tiene como finalidad adquirir los bienes, servicios, materiales, accesorios y equipos solicitados por las distintas áreas de la Empresa, de acuerdo al reglamento de compras vigente. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Elaborar Cotizaciones para la obtención de Bienes, servicios, materiales, accesorios y equipos. 2. Analizar las cotizaciones recibidas para su adquisición posterior al mejor oferente. 3. obtener la disponibilidad presupuestaria para la solicitud de compra de materiales o de servicio seleccionada. 4. Recepcionar las cotizaciones, facturas, recibos y demás documentación soporte. 5. Obtener la autorización necesaria para la compra de materiales o equipos, de acuerdo a las normas y disposiciones vigentes. Montos menores de Lps. 30,000.00, a la Sub Gerencia de Materiales y Servicios. Montos mayores de Lps. 30,000.00, a la Gerencia General. 6. Dar el seguimiento y trámite de pago a las adquisiciones efectuadas para ser pagadas por el Departamento de Tesorería. 7. Ingresar las diferentes solicitudes de servicio que generan los ejecutantes. 8. Gestionar la solicitud para la reparación de equipo de oficina y equipo de transporte. 6. Solicitar a los Departamentos solicitantes, constancias de haber recibido el trabajo de conformidad. 7. Elaborar las solicitudes de pago. 8. Archivar: Solicitudes de pago, Ordenes de servicio. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica La sección de Compras depende directamente del Departamento Proveeduría. 19

20 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCOM RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas, y en especial con los Departamentos de Almacén General, Bienes Patrimoniales y Catalogación y Stock. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Proveedores de suministros, materiales, equipos y bienes e instituciones gubernamentales. 20

21 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DSGR-105 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 1. FINALIDAD Este Departamento tiene como finalidad la prestación de los servicios de apoyo general (Transporte, Intendencia, Seguridad Interna y Vigilancia, Reproducción y Correspondencia) requeridos por las diferentes áreas para el adecuado desarrollo de sus actividades. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar, coordinar y controlar los servicios de reproducción, documentación, transporte, seguridad, conserjería y aseo, administración de seguros, arrendamientos, obligaciones tributarias, y otros servicios. 2. Supervisar el cumplimiento de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de transporte, reproducción, y de las instalaciones físicas con que cuenta la empresa, en coordinación con las áreas responsables. 3. Establecer los procedimientos tendientes a proteger en forma permanente y precisa, los activos de la Empresa, con el fin de garantizar las condiciones de reclamos por concepto de seguros. 4. Administrar y supervisar a nivel nacional: 4.1 Los diversos servicios contratados (arrendamientos, fumigación, mantenimiento de equipos, etc.) 4. 2 Los servicios públicos. 5. Orientar a las distintas dependencias, sobre el uso racional de los servicios que administra este departamento. 6. Atender las necesidades de las diferentes dependencias, en lo referente a la búsqueda y contratación de locales para la instalación de oficinas, y demás centros de trabajo de la empresa a nivel nacional. 7. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica El Departamento Servicios Generales depende directamente de la Gerencia de Administración, Materiales y Servicios. 3.2 Organización Interna El Departamento de Servicios Generales esta estratificado internamente por Tres secciones: Sección de Intendencia Sección de Seguridad Interna y Vigilancia Sección de Transporte. 21

22 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DSGR RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Proveedores de suministros, materiales, equipos y bienes. 22

23 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SINT-105 SECCION DE INTENDENCIA 1. FINALIDAD Esta Sección tiene como finalidad contribuir al establecimiento de óptimas condiciones de trabajo, manteniendo las instalaciones de los edificios de la Empresa y sus alrededores completamente limpios, así como brindar los servicios de conserjería, de conformidad a las normas y posiciones preestablecidas. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar y coordinar el servicio de mantenimiento y limpieza de las instalaciones físicas de la empresa. 2. Participar en la elaboración y autorización del plan de insumo y suministros. 3. Fortalecer y mantener el sistema de correspondencia entre las diferentes oficinas de la empresa, instituciones públicas, privadas, y otras a nivel internacional. 4. Organizar y coordinar el servicio de conserjería requerido por las diferentes dependencias de la Empresa. 5. Atender las necesidades de las diferentes dependencias de la Empresas de los servicios prestados por esta Sección. 6. Coordinar y supervisar la prestación de servicios de compañías encargadas de mantenimiento u otros contratados por la empresa. 7. Elaborar las requisiciones de materiales para e cumplimiento de labor asignada. 8. Gestionar con CENCAPH, cursos de capacitación y entrenamiento para el personal de esta sección. 9. Cumplir con las disposiciones y programas del Departamento de Servicios Generales. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica La Sección de Intendencia depende directamente de El Departamento Servicios Generales. 3.2 Organización Interna La Sección de Intendencia no esta estratificada internamente 23

24 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SINT RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas de la Empresa. 24

25 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SSIV-105 SECCION DE SEGURIDAD INTERNA Y VIGILANCIA 1. FINALIDAD Esta Sección tiene como finalidad vigilar, proteger los recursos patrimoniales de la Empresa ubicada dentro del área geográfica asignada. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar, organizar y coordinar las medidas de seguridad y vigilancia de los bienes muebles, inmuebles, patrimonios circulantes y recursos humanos de la Empresa. 2. Supervisar el personal asignado a seguridad interna, dentro de la región que corresponde. 3. Mantener actualizado al personal del área, mediante la efectiva capacitación y el entrenamiento de técnicas modernas de seguridad. 4. Establecer normas y procedimientos que contribuyan a mejorar la tecnificación de la seguridad de la Empresa. 5. Elaborar planes de defensa, evacuación y contra incendios de las instalaciones físicas de la Empresa. 6. Dar cumplimiento a las disposiciones emanadas por las autoridades superiores, dentro del marco de seguridad y correspondencia a la región. 7. Verificar el cumplimiento de la seguridad en las diferentes áreas de la empresa, durante las veinticuatro (24) horas del día. 8. Coordinar con el supervisor de turno, la inspección de las Áreas Urbanas, para verificar la asistencia del personal asignado a las mismas. 9. Elaborar mensualmente informes de novedades ocurridas durante el periodo, ya sea de robos en el área o ausencias de personal. 10. Coordinar con las autoridades de la compañía DELTA Security, la ubicación de los guardias asignados a las estaciones repetidoras y URAS del área urbana. 11. Ejercer supervisión diurna y nocturna, al personal de seguridad privada, y efectuar visitas periódicas a las estaciones repetidoras, ubicadas fuera de la ciudad. 12. Elaborar mensualmente un rol de servicios, para la asignación de los agentes en las diferentes áreas, y ejercer un efectivo control de asistencia 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica La Sección de Seguridad Interna y Vigilancia depende directamente de El Departamento Servicios Generales. 25

26 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SSIV RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con las todas áreas tanto técnicas como administrativas de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Sub. Operadores, Operadores Móviles, Compañías externas y personas particulares que requieren ingresar a diferentes instalaciones de la Empresa a nivel nacional. 26

27 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-STRA-105 SECCION DE TRANSPORTE 1. FINALIDAD Esta Sección tiene como finalidad llevar un control administrativo de todos los gastos relacionados con el equipo de transporte así como la asignación de las unidades vehiculares a las diferentes áreas de la Empresa. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar y organizar todas las actividades relacionadas con los registros que se llevan en la sección, ya sea por adquisición, reparación o asignación de los vehículos propiedad de la Empresa. 2. Participar en la elaboración de estudios, presupuestos y licitaciones para la adquisición de nuevas unidades y repuestos. 3. Establecer normas y procedimientos, que aseguren un control óptimo de las unidades vehiculares. 4. Registrar los gastos ocasionados por mantenimiento de reparación de vehículos efectuado en talleres privados, requisiciones de repuestos y demás materiales que se necesiten en la sección. 5. Coordinar y controlar la asignación de vehículos a las diferentes áreas de la Empresa, previa autorización del Jefe de la Sección. 6. Ofrecer un servicio de transporte adecuado a las diferentes áreas solicitantes. 7. Participar y coordinar con las áreas respectivas, en todos los aspectos relacionados con accidentes y colisiones sufridas por los vehículos de la empresa. 8. Preparar y presentar informes de funcionamiento de los vehículos asignados a las diferentes dependencias. 9. Conocer, cumplir y divulgar las leyes y disposiciones de tránsito. 10. Coordinar y controlar las unidades alquiladas por la empresa, para el transporte de los empleados. 11. Participar en comisiones para determinar la depreciación de los vehículos y equipo asignado para efectos de descargo. 27

28 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-STRA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica La Sección de Transporte depende directamente de El Departamento Servicios Generales. 4. RELACIONES DE COORDINACIÓN 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con la Gerencia General y demás áreas tanto técnicas como administrativas 4.2 A Nivel Externo Se relaciona con Empresas privadas que brindan diferentes servicios de mantenimiento y reparación de vehículos y compañías comerciales. 28