INDUCCIÓN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Transcripción

1 INDUCCIÓN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Bogotá, junio de 2014

2 CONTENIDO 1. Legislación archivística 2. Gestión documental 3. Como se da cumplimiento al requisito en la Policía Nacional 4. Contextualización Archivística 5. Funciones de organización de archivos OFPLA - GUGED - 2 Intendente Gustavo Granados González

3 1 Legislación Archivística

4 LEY GENERAL DE ARCHIVOS (LEY 594/2000) Artículo 4. del título I. Principios generales. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Artículo 12. del título IV Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

5 LEY 734 DE 2002 CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

6 2 Gestión Documental

7 Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la Planificación, Manejo y Organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ley 594 de 2000

8 Programas de gestión documental Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso, de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Articulo 21 de la Ley 594 de 2000

9 Procesos archivísticos La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Articulo 22 de la Ley 594 de PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL 7. CONSERVACIÓN 6. CONSULTA 4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN

10 Requisitos de la norma NTC GP 1000: Gestión documental Política y objetivos de calidad La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe Incluir: Control de Registros Asegurar de la eficaz planificación, operación y control de los procesos Control de Documentos Manual de calidad

11 REQUISITOS DE LA NORMA Control de documentos Los documentos requeridos por el SGC debe controlarse: Estableciendo un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos; Asegurarse que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso Deben permanecer legibles y fácilmente identificables Asegurarse que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesario para la planificación y la operación del SGC se identifican y controlan su distribución Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. VOLVER

12 REQUISITOS DE LA NORMA Control de Registros Los registros son un tipo esencial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de la calidad debe controlarse. La entidad debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser fácilmente identificables y recuperables. VOLVER

13 3 Como se da cumplimiento al requisito en la Policía Nacional

14 PROCEDIMIENTOS Procedimiento control de registros Procedimiento elaborar o actualizar Tablas de Retención Documental Procedimiento facilitar la consulta o préstamos de documentos Procedimiento recepcionar, distribuir y tramitar los documentos Procedimiento archivo histórico Procedimiento realizar disposición final Procedimiento archivo de gestión Procedimiento archivo central La Policía tiene la guía de conservación preventiva.

15 5 6 pasos para la organización de archivos de Gestión

16 Organización de archivos de Gestión 0 : 1 Paso ü Tome la tabla de retención empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda. SERIE (Tema) ACTAS Subserie (subtema) (Actas de Comité)

17 : 2. Paso : identificación de documentos de apoyo 0 Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), identifíquelos déjelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún los necesita.

18 3. Paso.ordenación Documental 0 La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

19 4. Paso. Selección Documental 0 Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros.

20 5. Foliación de los archivos de gestión 0 La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con bolígrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin enmendaduras

21 6. Paso: Diligenciamiento hoja de control 0 Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente. ü NOTA: La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros. ejemplo: acta 001, folios 1-5 acta 002, folios 6-15

22 6. Paso: Diligenciamiento hoja de control 0 Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente. ü NOTA: La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros. ejemplo: acta 001, folios 1-5 acta 002, folios 6-15

23 QUE SON TRANSFERENCIAS?

24 6. Paso: Trasferencias Documentales 0 consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado. CLASIFICACIÓN Y INVENTARIO ORDENACIÓN POR SERIES SEGÚN TRD DOCUMENTAL TRANSFERENCIA UBICACIÓN FISICA EN EL A. CENTRAL

25 COMPROMISOS 1 Mantener el inventario único documental actualizado (FUID) 2 Cumplir con el cronograma de transferencias primarias establecido por el archivo central. 3 Cumplir con las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Acurdo 049 del 5 de mayo de Brindar estabilidad al personal que se desempeña como responsable del archivo central y jefe de gestión documental, conforme a lo establecido en la DAP035 del OFPLA - GUGED - 25 Intendente Gustavo Granados González

26 COMPROMISOS 5 6 Mantener las Tablas de Retención Documental, actualizadas de acuerdo al cambio de estructura. Realizar la consecución de elementos necesarios para el adecuado desarrollo de la función archivística en cuanto a unidades de conservación (cajas y carpetas) y elementos de bioseguridad. 7 Dotar a los archivos centrales con equipos de computo, escáner y fotocopiadoras. 8 Crear la ventanilla única de radicación conforme a lo establecido en el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001.

27 COMPROMISOS 9 Dar aplicación del sistema RADICAR en todas y cada una de las dependencias de la unidad a fin de controlar la producción, la recepción, distribución y tramite documental 10 Verificar continuamente los planes de mejoramiento, mapa de riesgos y plan de acción, con el propósito de dar cumplimiento a cada meta, tarea o acción de control formulada. 11 Verificar constantemente la aplicación del os formatos estandarizados de acuerdo a la versión vigente. Descargar los documentos de la SVE.

28 MUCHAS GRACIAS!