Google Apps en Office 365 para empresas

Transcripción

1 Google Apps en Office 365 para empresas Haga el cambio Office 365 para empresas tiene un aspecto distinto con Google Apps. Al iniciar sesión, se le presentará esta vista como introducción. Pasadas las primeras semanas, al iniciar sesión se le remitirá directamente al correo electrónico. Vínculos rápidos Acceda directamente al correo electrónico, al calendario, a los contactos, al almacenamiento de archivos y a los sitios web. Configuración Administre su configuración de Office 365, cambie la contraseña y mucho más. En línea Infórmese de lo que puede hacer en línea con Office 365. PC y Mac Instale las últimas versiones de las aplicaciones de escritorio de Office para obtener más funcionalidades y poder editar fuera de línea. Teléfono y tableta Trabaje donde quiera con el teléfono y la tableta.

2 Qué es Office 365 para empresas? Office 365 para empresas se parece a Google Apps for Business, así que la transición le resultará bastante sencilla. Office 365 le permite: acceder al correo electrónico desde cualquier dispositivo conectado a Internet almacenar todos sus archivos en línea y olvidarse del disco duro sincronizar documentos con el ordenador para acceder a ellos sin conexión instalar las aplicaciones de escritorio de Office para mejorar la funcionalidad y la productividad incluso sin conexión Cómo puedo iniciar sesión en Office 365? 1. Desde el navegador web, vaya a la página 2. Introduzca su cuenta de empresa y la contraseña. A continuación, seleccione Iniciar sesión. Por ejemplo: c.tudela@contoso.com o c.tudela@contoso.onmicrosoft.com Al iniciar sesión en Office 365, tiene acceso rápido a los servicios siguientes: Outlook Lea y envíe correos electrónicos. Personas Conecte con sus compañeros. Calendario Programe reuniones y citas, tanto en línea como presenciales. Suministro de noticias Siga sitios y personas. OneDrive para la Empresa Almacene sus documentos empresariales. Sitios Acceda a sitios de grupo. Introducción a Office 365 Las primeras veces que inicie sesión, Office 365 le proporcionará vínculos a todas las herramientas, la formación y la información que necesite para ponerlo en funcionamiento rápidamente. Después del periodo inicial, al iniciar sesión se le remitirá directamente a su correo electrónico.

3 Características de Office 365 para empresas Use esta tabla para ver cómo funciona Office 365 con servicios concretos. Servicio En Google Apps for Business En Office 365 para empresas Correo electrónico Gmail Outlook Calendario Calendario Calendario Libreta de direcciones sin conexión Social Almacenamiento de archivos Sitios Contactos Hangouts Drive Sitios Personas Suministro de noticias OneDrive para la Empresa Sitios de SharePoint Documentos Docs Word Hojas de cálculo Sheets Excel Presentaciones Slides PowerPoint

4 Trabajar con otras personas Compartir documentos Almacene donde almacene su documento, hoja de cálculo o presentación, la puede compartir fácilmente con otras personas, tanto si forman parte de su organización como si no. Al compartir archivos, las personas que tengan que revisarlos o editarlos recibirán un correo electrónico con un vínculo al documento. Con solo un clic rápido, usted y sus revisores pueden abrirlo desde prácticamente cualquier sitio con prácticamente cualquier dispositivo. 1. Seleccione su documento. 2. Seleccione Compartir. 3. Introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico del revisor. Office Online Office Online se centra en la colaboración. Usted y sus compañeros pueden hacer conjuntamente ediciones básicas a un documento, a una hoja de cálculo o a una presentación al mismo tiempo. Puede ver quién está modificando los archivos y los cambios que ha realizado. Sin botón Guardar No pasa nada, las aplicaciones de Office Online guardan automáticamente los cambios mientras trabaja. Necesita más opciones? Abra la aplicación en versión de escritorio para acceder a todas las características de PowerPoint, Word o Excel. Compartir Edite de forma conjunta y simultánea con otros usuarios en Office Online. Quién está editando? Consulte si hay otras personas editando la misma presentación. 4. Seleccione Compartir. Cambios Acceda a los comentarios y cambios de todos los revisores.

5 Sincronizar Office 365 con un dispositivo Puede acceder al correo electrónico, al calendario y a los contactos de Office 365 esté donde esté, desde un Windows Phone, un teléfono o tableta Android o un dispositivo ipad o iphone. También puede sincronizar, ver y editar documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint directamente desde muchos smartphones y tabletas. Configurar Office 365 en un dispositivo Su experiencia en cualquier momento y en cualquier lugar empieza cuando introduce su cuenta de Office 365 en su dispositivo. A continuación se muestra el procedimiento: Para obtener más información sobre dispositivos móviles, consulte Usar Office 365 en dispositivos móviles ( Para Windows Phone, consulte Configurar Office 365 en su Windows Phone ( Para iphone o ipad, consulte Configurar Office 365 en su iphone o ipad ( Para un teléfono Android, consulte Configurar Office 365 en su teléfono Android ( Para otros dispositivos, consulte Configurar Office 365 para otros dispositivos (

6 Trabajar sin conexión Necesita trabajar en un sitio en el que no tiene conexión a Internet? Puede sincronizar documentos o carpetas enteras con su ordenador antes de salir. Cuando vuelva a estar en línea, los cambios se sincronizarán automáticamente. Instalar Office 2013 para escritorio desde Office 365 Si aún no tiene Office 2013 en su ordenador, instálelo desde Office Seleccione PC y Mac. Cómo funciona la sincronización? Al sincronizar OneDrive para la Empresa o un sitio de SharePoint por primera vez, se crea en su dispositivo una carpeta asociada denominada OneDrive para la empresa o SharePoint. Sus documentos se descargan automáticamente a esta carpeta. Ahora puede trabajar sin conexión y sin perder los cambios. Sincronización Acceda a la última versión de sus documentos. 2. Seleccione Instalar. Qué se sincroniza Enumera los documentos de su biblioteca de OneDrive para la Empresa. 3. Seleccione Ejecutar y después siga el resto de instrucciones de instalación. Para obtener más información, consulte Instalar Office en un PC o Mac con Office 365 para empresas ( Para ponerlo en funcionamiento rápidamente, consulte las Guías de inicio rápido de Office 2013 ( Su dispositivo Muestra la ubicación que contiene las copias de los documentos que ha sincronizado desde su biblioteca de OneDrive para la Empresa.

7 Outlook en la Web Acceda al correo electrónico, al calendario y a los contactos con Outlook Web App. Desde cualquier ordenador o dispositivo con conexión a Internet, inicie sesión en Office 365 y seleccione Outlook. Leer y responder correos electrónicos El nuevo correo electrónico aparece en la parte superior de su Bandeja de entrada. Respuestas Elija cómo responder desde el Panel de vista previa. Conecte con otros usuarios, programe reuniones y más Al recibir un correo electrónico de un usuario, puede añadir rápidamente su información de contacto, iniciar un chat o una llamada telefónica, programar una reunión o enviar un correo electrónico directamente desde su ficha de perfil. Disponibilidad Consulte el estado actual del remitente. Contactos Con solo un clic puede añadir la información de contacto del remitente. Calendario Programe una reunión con el remitente. Crear y enviar un nuevo correo electrónico Con solo unos pasos, su nuevo mensaje estará en camino. 1. Seleccione Nuevo. 2. Redacte el mensaje. Panel de vista previa Acceda a mensajes para verlos y responder rápidamente. 3. Seleccione Enviar. Iniciar un mensaje instantáneo de Lync Si su mensaje no puede esperar, use Lync para Office 365 para enviar un mensaje instantáneo de chat, audio o vídeo, para unirse a una reunión en línea o incluso para compartir su documento o pantalla con otros usuarios. Mensajes instantáneos por chat Hable con un contacto inmediatamente mediante un mensaje instantáneo. Mensajes instantáneos de audio Si quiere contactar de forma más personal, convierta un mensaje instantáneo en una llamada telefónica. Para obtener más información sobre la mensajería instantánea de Lync, consulte Enviar un mensaje instantáneo (

8 Características de Outlook Web App Use esta tabla para conocer algunas de las herramientas y de los comandos más utilizados con el correo electrónico. Tarea En Gmail En Outlook Web App Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina Haga clic en > Configuración > pestaña General y desplácese hasta Respuesta automática. Seleccione > Establecer respuestas automáticas > y, a continuación, seleccione sus opciones. Cambiar la forma de ver y organizar el correo electrónico Haga clic en > Configuración > pestaña General, Vista de conversación. Seleccione Ordenar por para cambiar la vista directamente desde la Bandeja de entrada. Marcar y etiquetar el correo electrónico Haga clic para marcar un correo electrónico o haga clic en Etiquetas para añadir una etiqueta a un correo electrónico. Seleccione la marca directamente en la Bandeja de entrada para hacer un seguimiento o haga clic con el botón derecho en el correo electrónico y seleccione Clasificar para etiquetar el correo electrónico. Crear y añadir una firma al correo electrónico Haga clic en > Configuración > pestaña General y desplácese hasta Firma. Seleccione > Opciones > Configuración > Correo.

9 OneDrive para la Empresa OneDrive para la Empresa es su ubicación de almacenaje de archivos en línea. Los documentos, los libros y las presentaciones que guarde aquí serán privados hasta que los comparta con otros usuarios. Además, puede abrirlos y editarlos desde cualquier lugar en el que tenga conexión a Internet. Crear documentos de OneDrive para la Empresa Puede crear un documento directamente desde OneDrive para la Empresa. El conjunto de aplicaciones de Office Online (Word Online, Excel Online y PowerPoint Online) permite realizar tareas básicas y guarda automáticamente los archivos en OneDrive. 1. Seleccione OneDrive para la Empresa. Abrir un documento desde Office 365 Abra rápidamente un documento, un libro o una presentación en Office Online o en la aplicación para escritorio de Word, Excel o PowerPoint. Aplicación de escritorio En línea Seleccione un Haga clic en documento y, a el nombre de continuación, un archivo o seleccione Editar tóquelo para para iniciar la iniciar Office aplicación de Online. escritorio. Eliminar documentos de OneDrive para la Empresa Eliminar documentos es igual de sencillo. 1. Seleccione el documento que quiera eliminar. 2. Seleccione Administrar. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione el tipo de archivo: documento, libro o presentación. 3. Seleccione Eliminar.

10 Características de OneDrive para la Empresa Use esta tabla para conocer algunas de las herramientas y de los comandos más utilizados en OneDrive para la Empresa. Tarea En Google Drive En OneDrive para la Empresa Crear un nuevo documento, una nueva presentación o una nueva hoja de cálculo Haga clic en Crear y seleccione lo que desee crear. Seleccione Nuevo y después lo que desee crear. Cargar un archivo Seleccione Cargar y después añada los archivos. Seleccione Cargar y después añada los archivos. Sincronizar sus archivos y trabajos fuera de línea Instale Google Drive para cargar sus documentos. No podrá editar los archivos sin conexión a Internet a menos que utilice el explorador web Chrome. Seleccione Sincronizar para los archivos seleccionados. Haga los cambios sin conexión y los archivos se actualizarán automáticamente cuando se vuelva a conectar a Internet.

11 Los sitios de SharePoint permiten al equipo mantenerse en contacto y colaborar Tanto si quiere hacer el seguimiento de las actividades de otros equipos desde su suministro de noticias, como si quiere crear un nuevo sitio de intranet para el equipo, colaborar en proyectos de grupo o simplemente almacenar, compartir y revisar los documentos de su equipo, puede aprovechar las ventajas y la versatilidad de los sitios de SharePoint. Seguir o compartir sitios de SharePoint favoritos En un sitio que le interese, seleccione Compartir para compartirlo con otros miembros de su grupo. Seleccione Seguir para añadir el sitio a su suministro de noticias. Ver las actividades de un sitio que sigue desde su propio suministro de noticias Crear un nuevo sitio de grupo Puede empezar a crear un nuevo sitio con solo un par de toques o clics. Si desea crear un blog profesional o un sitio de colaboración que le permita a su equipo trabajar de forma más sincronizada, puede empezar desde cero o seleccionar una de las varias plantillas disponibles. Seleccione Nuevo para empezar a crear un sitio nuevo. Crear un documento, un libro o una presentación Puede crear un documento nuevo directamente desde la biblioteca de documentos de su sitio de grupo. Las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint Online disponen de todas las características básicas y guardan automáticamente el trabajo en la biblioteca del documento. Todos los revisores pueden editar el mismo documento a la vez. Si un sitio favorito tiene un suministro de noticias, puede obtener las actualizaciones importantes del sitio en su propio suministro de noticias. En el sitio, haz clic en Seguir y las noticias y actividades del sitio aparecerán en su página de suministro de noticias. 1. Seleccione Sitios. 2. Seleccione Nuevo. 3. Seleccione Documento de Word. También puede crear libros de Excel, presentaciones de PowerPoint y hacer mucho más.

12 Características de los sitios de SharePoint A continuación le mostramos algunas de las formas más comunes de trabajar con Google Sites, junto con sus acciones correspondientes en los sitios de SharePoint. Acción En Google Sites En sitios de SharePoint Recibir una notificación cuando una página cambie Crear una nueva página en un sitio En cualquier página, haga clic en Abrir más acciones y, a continuación, haga clic en Suscribirse a los cambios de la página. 1. En la página de Inicio, haga clic en Nueva página. 2. Cree su páginay haga clic en Crear. 1. En el sitio, seleccione la pestaña Página. 2. Seleccione Avisarme y, a continuación, seleccione Establecer una alerta para esta página. 1. En su sitio, seleccione Configuración. 2. Seleccione Añadir una página. 3. Escriba un nombre para la nueva página y seleccione Crear. 4. En la pestaña Aplicar formato al texto, cree la página y seleccione Guardar. Cambiar el tema, los colores y las fuentes de un sitio 1. En cualquier página, haga clic en Abrir más acciones > Administrar sitio. 2. Haga clic en Temas, colores y fuentes. 3. Haga los cambios y haga clic en Guardar. 1. En su sitio, seleccione Editar. 2. En la pestaña Aplicar formato al texto, haga los cambios y seleccione Guardar.

13 Características de los sitios de SharePoint (continuación) Acción En Google Sites En sitios de SharePoint Adjuntar un archivo del ordenador Hacer el sitio privado En cualquier página, haga clic en Añadir archivo. 1. En cualquier página, haga clic en Abrir más acciones > Administrar sitio. 2. En Configuración de acceso, haga clic en Solo colaboradores. En cualquier biblioteca de sitio, seleccione Cargar. 1. En Office 365, seleccione Nuevo. 2. En Privacidad, seleccione Privado: solo los miembros aprobados pueden ver su contenido. Recuperar una página eliminada 1. En cualquier página, haga clic en Abrir más acciones > Administrar sitio. 2. Haga clic en Elementos eliminados. 3. Seleccione la página que desee recuperar y haga clic en Recuperar. 1. Seleccione Configuración. 2. Seleccione Contenidos del sitio. 3. Seleccione Papelera de reciclaje. 4. Seleccione la página que quiera recuperar y, a continuación, seleccione Restaurar selección.

14 Word, Excel y PowerPoint Tanto si empieza desde su escritorio como si lo hace en línea con Office 365, puede crear cualquier tipo de documento (documento de Word, libro de Excel o presentación de PowerPoint) y después guardarlo en OneDrive para la Empresa o en su biblioteca de documentos de SharePoint. Abrir un documento desde Office 365 Abra rápidamente un documento de OneDrive para la Empresa o un sitio de grupo de SharePoint. Con este ejemplo se abre un libro en Excel Online. Excel Online Elija el nombre de libro para abrirlo automáticamente en Excel Online. Abrir documentos recientes del escritorio Al abrir un documento desde una aplicación de escritorio, en este caso Word 2013, puede elegir una de sus ubicaciones de almacenaje: sitios de SharePoint, OneDrive para la Empresa o su ordenador. OneDrive para la Documentos recientes Empresa Acceda rápidamente a SharePoint Utilice esta ubicación documentos en sus ubicaciones Abra el documento para acceder a su predeterminada. desde un sitio de almacenamiento en grupo de SharePoint. línea. Eliminar un documento de Office 365 Puede eliminar fácilmente un documento, en este caso una presentación, con solo un par de pasos. 1. Seleccione la presentación que quiera eliminar. 2. Seleccione Administrar. 3. Seleccione Eliminar. OneDrive.com Inicie sesión con una cuenta Microsoft para acceder a sus documentos personales.

15 Características de Word Online Use esta tabla para conocer algunas de las herramientas y de los comandos más utilizados en Word Online. Tarea En Google Docs En Word Online Cambiar el interlineado, aplicar formato y estilos al texto Insertar tablas, imágenes, hipervínculos, encabezados, pies de página o números de página Definir márgenes, cambiar la orientación de página o el espaciado Haga clic en Insertar y después escriba lo que quiera insertar. Haga clic en Archivo > Configuración de página, haga los cambios en la ventana emergente. Seleccione Inicio. Seleccione Insertar y después escriba lo que quiera insertar. Seleccione Diseño de página para cambiar la configuración de la página o el espaciado del párrafo. Revisar la ortografía y los comentarios Seleccione Revisar para revisar la ortografía y para ver los comentarios. Compartir con otros usuarios Seleccione Compartir.

16 Características de Excel Online Use esta tabla para conocer algunas de las herramientas y de los comandos más utilizados en Excel Online. Tarea En Google Sheets En Excel Online Ajustar el texto en una celda (Opción desactivada de forma predeterminada.) Haga clic en Ajustar texto. Seleccione Ajustar texto. Revisar comentarios Haga clic en Insertar y después desplácese abajo hasta Comentario. Seleccione Revisar. Insertar gráficos, tablas, vínculos y comentarios Haga clic en Insertar y después desplácese abajo para añadir un elemento. Seleccione Insertar. Cambiar el formato y los estilos Seleccione Inicio.

17 Características de PowerPoint Online Use esta tabla para conocer algunas de las herramientas y de los comandos más utilizados en PowerPoint Online. Tarea En Google Slides En PowerPoint Online Añadir diapositivas, aplicar diseños, cambiar fuentes, alinear formas o aplicar Estilos rápidos Insertar tablas, imágenes, formas, SmartArt, gráficos, comentarios, encabezados, pies de página y WordArt Haga clic en Insertar. Seleccione Inicio. Seleccione Insertar. Aplicar un tema, cambiar el color de un tema, cambiar el tamaño o el fondo de una diapositiva Haga clic en Diseño y haga los cambios en la ventana emergente. Seleccione Diseño. Aplicar o ajustar el tiempo de una transición Haga clic en Diapositivas y desplácese abajo hasta Cambiar transición... Seleccione Transiciones.