Caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 9 OBJETIVO DEL PROCESO Gestionar y administrar el Talento Humano de la Universidad de Pamplona, buscando su satisfacción, mediante la prestación de servicios eficaces, eficientes y efectivo. Planificar y desarrollar acciones encaminadas a garantizar celeridad e idoneidad respecto de la Vinculación de los empleados públicos de la Universidad de Inicia Solicitud del Servicio. ALCANCE Termina Medición, análisis y mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Desarrollo Estado Todos los Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad Solicitudes de personal FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al P Planeación del proceso de Talento Humano a través del FDE-01 Elaboración del Plan Operativo, teniendo en cuenta los componentes de contratación, planes de capacitación, formación, e incentivos y programas de inducción, reinducción y bienestar. Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Planeacion de la prestación del servicio Líder del Proceso Plan Operativo Plan de Capacitación Plan de Incentivos Programa de Inducción Programa de Reinducción Programa de Bienestar. Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos estratégico Gestión de Recurso Físico y Apoyo Logístico Adquisición de Bienes y Servicios Y todos los

2 Página 2 de 9 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan Operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Planta global aprobada H Ejecución del plan operativo Selección del personal Elaboración de actos administrativos conforme al tipo de vinculación Vinculación del personal y OPS Desarrollo de Inducción, entrenamiento Detección de necesidades de capacitación (diagnostico) Ejecución del Plan de Capacitación. Ejecución del proceso de capacitación Ejecución del programa de reinducción. Elaboración de nóminas Líder de Gestión Académica Rector Líder del Proceso Secretaría General Plan Operativo Plan Operativo ejecutado Informe de verificación del cumplimiento de perfil de contratación. Resultados de la evaluación de habilidades y competencias del personal. Resolución de nombramiento Personal Vinculado Informes de la Inducción, entrenamiento, reinducción, plan de formación y capacitación, evaluaciones de las capacitaciones Todos Los

3 Página 3 de 9 Verificación de la documentación Alta Dirección Alta Dirección Autorización de contratación de OPS Autorización de traslado o retiro definitivo de personal Ingreso de datos al sistema Elaboración, Perfeccionamiento del Contrato Notifica al funcionario con copia al jefe inmediato del cargo saliente como del entrante Informa al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios y Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano Contrato Elaborado Aprobación y aceptación del Acta de Empalme OPS Funcionario entrante y saliente Jefe inmediato CNSC Disposiciones Internas Evaluadores y evaluados Dirección Administrativa Alta Dirección Lineamientos para la evaluación de desempeño Resultados de la Evaluación de desempeño y planes de mejoramiento Plan Anual de Estímulos y/o Incentivos Plan Anual de Bienestar Social Verificación del Acta de Empalme Realizar la solicitud de desarrollo de evaluación de desempeño a lideres de Revisión y Consolidación de los resultados para el archivo de la documentación en las hojas de vida Ejecución, y Evaluación del Plan Anual de Estímulos y/o Incentivos Ejecución, y Evaluación del Plan Anual de Bienestar Social Solicitud de realización de la evaluación de desempeño Plan de capacitación, plan de inducción y Reinducción según las necesidades Informe de gestión de la ejecución del Plan Anual de Estímulos y/o Incentivos Informe de gestión de la ejecución del Plan Anual de Bienestar Social Evaluadores y evaluados Alta Dirección Comité de Coordinación de

4 Página 4 de 9 Resultados y Análisis de la información Todos los Encuesta de Medición del Clima Organizacional Socialización de Resultados Elaboración del Plan de mejoramiento Informe de eficacia de las acciones del plan de mejoramiento Todos los Ejecución y evaluación del Plan Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Gestión Documental Materiales, insumos y personal por contrato Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del.. Directrices de la documentación Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Documentos aprobados para validación Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de retención (Alta Dirección) Gestión Documental EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Auditorias Internas Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) V Análisis de informes de Auditorias Seguimiento y control de los riesgos Identificados y valorados Grupo de Mejoramiento Riesgos actualizados y controlados

5 Página 5 de 9 Instrumentos de seguimiento y medición del proceso Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas. Elaboración de los planes de mejoramiento Plan de mejoramiento elaborado EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los A Toma de acciones correctivas Toma de acciones preventivas Grupo de Mejoramiento Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Planta global Verificando que el personal nombrado corresponda al numero, cargo y habilidades relacionado en la planta Líder del proceso de Talento Humano Cada vez que se solicite una vinculación de planta. Resolución de Nombramiento

6 Página 6 de 9 Controles en las actividades Vinculación de personal Proyección de nomina para pago PGH-01 Vinculacion de Personal IGH-02 Requisitos de Vinculación del Personal PGH-02 Elaboracion de Nómina IGH-04 Ingreso de Datos al Sistema permanente mensual FGH-06 Solicitud Vinculación del Personal FGH-12 Planilla de Nómina FGH-35 Control de Nómina Proyección pago parafiscales IGH-14 Trámite para la Liquidación de Aportes Parafiscales del Personal Vinculado mensual Planilla de pago de parafiscales en red Controles a las salidas Ejecución del Plan Operativo Mediante informes de avance del Plan Operativo 2 veces al año FDE-02 Informes de Avance al Plan Operativo RECURSOS TALENTO HUMANO Director de la Oficina de Gestión del Talento Humano Profesional Universitario de Apoyo Jurídico Técnicos de Vinculación Técnico de Liquidaciones y Novedades Técnicos de Nómina Auxiliares de archivo INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina (Dotación básica, computador software de oficina- y archivador) Estanterías para archivo Sala de Archivos para Hojas de Vida Módulos Sillas ergonómicas TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc )

7 Página 7 de 9 NORMAS TECNICAS DE CALIDAD REQUISITOS ASOCIADOS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Términos y Definiciones Acuerdo 065 Congreso de la República de Colombia Acuerdo 016 Mayo 28 de 2004 Consejo Superior Universidad de Pamplona Acuerdo 031 Abril 25 de 2003 Consejo Superior Universidad de Acuerdo 046 Julio 25 de 2002 Consejo Superior Universidad de Acuerdo 053 Abril 02 de 2003 Consejo Superior Universidad de Pamplona Acuerdo 063 y Acuerdo 007Septiembre 10 de 2002 Modificado por Acuerdo 007 Enero 31 de Consejo Superior Universidad de Acuerdo 103 Estatuto de Contratación Universidad de (Articulo 34 C.S.T. Artículo modificado Art. 3º Decreto 2351 de 1965) Octubre 24 de 2002 Universidad de Congreso de la República. Acuerdo 115 Diciembre 13 de 2001 Consejo Superior Universidad de Acuerdo 119Noviembre 25 de Modificado por el Acuerdo 031 del 16 de Marzo de 2004 Acuerdo 130 Diciembre 12 de 2002 Consejo Superior Universidad de Pamplona Acuerdo 134 Diciembre 12 de 2002 Consejo Superior Universidad de

8 Página 8 de 9 Articulo 212 C.S.T. Junio 07 de 1951 Ministerio del Trabajo y la Seguridad Social Circular Conjunta Enero 24 de 2005 Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social Consejo Superior Universidad de Constitución Política de Colombia 1991 Convención Colectiva de Trabajo 2001 Universidad de Pamplona y Sindicato de Trabajadores y Empleados de la Universidad de Pamplona Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Congreso de la República Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Congreso de la República Decreto 1279 Junio 19 de 2002 Ministerio de Educación Nacional Decreto 1568 Agosto 05 de 1998 Departamento Administrativo de la Función Pública. Decreto 1670 Mayo 14 de 2007 Ministerio de la Protección Social Decreto 1919 Agosto 27 de 2002 Departamento Administrativo de la Función Publica. Decreto 1919 Agosto 27 de 2002 Presidente de la República Decreto 1950 Septiembre 24 de 1973 Departamento Administrativo de la Función Pública. Decreto 4343 Diciembre 22 de 2004 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 615 Marzo 02 de 2007 Gobierno Nacional Decreto 806 Abril 30 de 1998 Ministerio de Salud Pública DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos

9 Página 9 de 9 INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FAC-10 Mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Construccion de una Cultura de Planeacion

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