Administración de la producción. Sesión 9: Hojas de cálculo (Microsoft Excel)

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1 Administración de la producción Sesión 9: Hojas de cálculo (Microsoft Excel)

2 Contextualización Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo electrónica que permite la representación gráfica y el análisis de datos, bajo el estándar del ambiente gráfico de Windows. Su característica más importante es el uso de expresiones y funciones para realizar cálculos de diferentes categorías que sirven en la elaboración de reportes y control de actividades de todo tipo. Esta gran herramienta permite representar los datos a través de gráficos, la importación de datos, y generar tablas dinámicas que son consideradas como el resumen de datos que considera distintos criterios de agrupación representada como una tabla de doble entrada.

3 Introducción En esta sesión revisaremos cómo se pueden insertar en las hojas de cálculo, gráficos e imágenes que se elaboren mediante la aplicación y de acuerdo a los datos que éstas contienen. Asimismo, revisaremos cómo se importan datos de otras aplicaciones (como de Word), la creación y el trabajo de tablas dinámicas y algunas otras funciones como los macros..

4 Gráficos e imágenes En qué consisten los gráficos e imágenes? Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. Sin duda, representa más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Estas son algunas opciones para crear gráficos en Excel: Gráfico incrustado. En una hoja normal como cualquier otro objeto. Hoja de gráfico. En hojas exclusivas para el gráfico, en ellas no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

5 Crear gráficos Para insertar un gráfico debemos ir a la ficha Insertar, grupo Gráficos Desde aquí se permite seleccionar el tipo de gráfico a insertar. Para insertar un gráfico por este método, será necesario tener datos registrados en celdas. Para convertirlos se realizan lo siguiente: Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar. Ejecutar el icono del tipo de gráfico que se requiera, en el grupo Gráficos. Seleccionar el tipo de gráfico. Automáticamente se crea el gráfico

6 Añadir una serie de datos Para añadir alguna serie de datos al gráfico, podemos utilizar cualquiera de los dos métodos siguientes: Al seleccionar el grafico se habilita la ficha Diseño, ir al grupo Datos y botón Seleccionar datos. Aparecerá una ventana donde se puede modificar el rango de celdas que contienen los datos graficados. Dar clic con el botón derecho del mouse sobre el grafico. En el menú contextual que aparecerá se debe seleccionar la opción de Seleccionar datos. Aparecerá la ventana que se mencionó en el primer método donde se modificará el rango de celdas que contienen los datos graficados.

7 Importar datos En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Para lograrlo tenemos dos alternativas: 1. Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo de forma manual. 2. Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos, como pueden ser: Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

8 Qué son las tablas dinámicas? Una tabla dinámica es un resumen de un conjunto de datos que considera varios criterios de agrupación y que se representa como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque permite obtener diferentes totales, filtrando datos, cambiando su presentación, visualizando o no los datos origen y otros aspectos. Veamos cómo crear una tabla dinámica a partir de datos existentes.

9 Qué otras funciones conoces? En Excel, una tabla (anteriormente conocida como lista) es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la cual la primera fila contiene las cabeceras de las columnas y las demás, los datos. Es como una tabla de base de datos. Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas a incluir en la tabla. Ejecutar la ficha Insertar, el grupo Tablas y el botón Tabla. Aparecerá una ventana donde se indica el rango de los datos y si la tabla contiene o no encabezados

10 Macro Si creamos un libro personalizado que ha sido definido con una serie de características específicas como tipo de letra, color de ciertas celdas, formatos de cálculos y otras características, se perdería mucho tiempo en formatear todo el libro, especialmente si tiene muchas hojas. Las macros sirven para automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo, por ejemplo, un botón en el libro que realice todas esas tareas. Para crear macros se usa el grabador de macros de Excel. Aquél permite grabar las acciones deseadas que posteriormente se traducirán en instrucciones que se pueden modificar posteriormente, si tenemos conocimientos de programación.

11 Macro Para grabar una macro se debe ejecutar la ficha Vista, el grupo Macros, el botón Macros y la opción Grabar macro. Al seleccionar la opción Grabar macro, se desplegará una ventana donde se asigna un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco para el nombre). Se puede asignar un método abreviado, mediante la combinación de las tecla CTRL + cualquier tecla. Asegúrate de encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro distinto. En Descripción se puede describir cuál es el propósito de la macro o cualquier otro dato que creemos conveniente.

12 Macro Para la grabación de la macro se pulsa el botón Aceptar y a continuación aparecerá en la barra de Estado el botón con la opción de detener la grabación. A partir de entonces se realizarán las acciones que se quieran grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda después de la grabación, ya que si se selecciona alguna posteriormente, cuando se ejecute la macro, es posible que la selección ocasione problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones a grabar, se debe hacer clic sobre el icono Detener de la barra de Estado.

13 Conclusión A lo largo de la semana se trabajó con el programa de Microsoft Excel, en donde su característica principal es el uso de expresiones y funciones para realizar cálculos de diferentes categorías. En esta ocasión pudiste analizar la manera de insertar las hojas de cálculo, gráficos e imágenes que se elaboran mediante la aplicación y de acuerdo a los datos que éstas contiene.

14 Para aprender más Sabes qué es el formato condicional? El formato condicional permite que, dependiendo del valor de la celda, se aplique un formato especial o no sobre ella. Puede utilizarse para resaltar errores, valores que cumplan una determinada condición, entre otras cosas. También pueden añadirse unos iconos al valor de la celda (que variarán dependiendo del valor de la celda) para facilitar la interpretación de los resultados.

15 Para aprender más Uso de las expresiones La forma de aplicar el formato condicional del tipo conjunto de iconos es la siguiente: Seleccionar las celdas a la que queremos dar el formato condicional. Frecuentemente son celdas que contienen resultados globales o parciales. Después, desde la ficha Inicio, en el grupo Estilos, elegir el botón Formato Condicional. En este caso, como ejemplo, de entre las diferentes opciones que aparecen, elegiremos la quinta: Conjunto de iconos. Para aprender más Una vez elegido el conjunto de iconos que queremos, observamos que automáticamente en las celdas aparecen los símbolos, según una regla de formato que automáticamente se adapta a los datos que tenemos. Esa regla de formato automática, generalmente no servirá a nuestros propósitos, por lo que tendremos que modificarla para que exprese exactamente lo que necesitamos. Para ello, se debe ir a la ficha Inicio, grupo Estilo, botón Formato condicional y elegir la opción Administrar Reglas.

16 Referencias Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office Consultado en Noviembre 2011 en:

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