MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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1 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE Exámenes especiales practicados al MDN Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución de los contratos 027-EE-J2-O-2011-CGFAE, 030-EE-J2-O-2011-CGFAE, 031-EE-J2-O-2011-CGFAE, 036-EE-J2-O-2011-CGFAE, 084-EE-J2-O-2011-CGFAE, para la construcción de unidades habitacionales en la Fuerza Aérea Ecuatoriana. Período: al Informe No Aprobado el: 9 enero Oficio DAI de 21 febrero 2015 Verificará conjuntamente con el Contratista la exactitud de las cantidades realmente ejecutadas en la obra, previo al trámite de pago de las planillas, a fin de evitar pagos en exceso. Autoridad con ME de 02 de marzo de 2015 Fiscalizador de Obra La liquidación final del contrato que consta en el Acta de Entrega Recepción Provisional suscrita el 27 de julio de 2012 por el Contratista, el Administrador del Contrato y los delegados de la Dirección de Infraestructura de la Fuerza Aérea, presenta diferencias entre lo descrito en los anexos de medición y lo constatado físicamente por auditoría, debido a que el Fiscalizador no estableció en forma adecuada las cantidades realmente ejecutadas, lo que ocasionó que la entidad realice un pago en exceso de 3 557,35 USD por las planillas de avance de obra. Verificará conjuntamente con el Contratista previo al trámite de pago de las planillas, el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los pliegos y contrato, a fin de evitar pagos por materiales no utilizados en la obra. Fiscalizador de Obra La entidad pagó por materiales que no fueron instalados en la obra, debido a que previo al trámite de cancelación de la planilla 5, el Jefe de la Sección de Infraestructura del Ala de Combate No. 22, quien actuó como Fiscalizador, no verificó el cumplimiento de las especificaciones técnicas del rubro mesones de hormigón en cocinas, ocasionando un pago en exceso de 2 153,74 USD. Verificará que los servidores responsables de elaborar los planos constructivos cuenten con la información técnica completa (levantamientos topográficos, estudios de suelos, requisitos y regulaciones para permisos de construcción emitidos por los municipios de los cantones donde se construirán las obras, etc.), con el fin de evitar problemas técnicos o económicos durante el proceso constructivo de los proyectos. Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana El Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, remitió los planos constructivos a las unidades encargadas de la ejecución de los contratos 027, 030 y 031-EE-J2-O-2011-CGFAE, sin la información técnica completa, ocasionando en la ejecución de las obras incremento de cantidades y la creación de rubros nuevos. Gestionará previo al inicio de la construcción de una obra la obtención de los permisos y autorizaciones necesarias por parte del Municipio, Cuerpo de Bomberos, Empresa Eléctrica y otras entidades que los requieran, con el fin de evitar retrasos en la ejecución de las obras, y que las mismas cuenten con todos los sistemas de seguridad exigidos por las instituciones encargadas del control de las construcciones. Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana La entidad contratante no tramitó el permiso de construcción del Contrato 030- EE-J2-O-2011-CGFAE ante el Municipio de Guayaquil, previo al inicio de los trabajos, lo cual produjo la paralización de la obra durante 86 días y no le permitió contar con un sistema de defensa contra incendios, debido a que el Director de Infraestructura no aplicó lo determinado en las condiciones específicas de los pliegos y contrato, además de la existencia de impuestos prediales y multas impagos, por parte de la Fuerza Aérea Ecuatoriana.

2 Designará de manera expresa como Administradores de los Contratos y Fiscalizadores de Obra, de los repartos militares en los que se construya obras, a los Comandantes, Jefes de la Sección de Infraestructura o Comandantes de los Grupos Administrativos Logísticos, con la finalidad que desde la fecha de suscripción de los contratos hasta la suscripción del acta de entrega recepción definitiva de las obras, los Administradores y Fiscalizadores tengan conocimiento del seguimiento que deben realizar al cumplimiento de las cláusulas contractuales. Director General de Logística Verificarán que se realice el acta de entrega recepción definitiva luego de transcurridos 6 meses de la entrega recepción provisional de la obra, para lo cual comunicarán al Director General de Logística para que conforme la Comisión de recepción; y, se elabore el acta de entrega recepción definitiva de la obra. Remitirán a la Dirección de Finanzas FAE el acta original de entrega recepción definitiva de la obra, y una copia de la misma a la Unidad de Compras Públicas FAE, a fin de efectuar el respectivo registro, archivo y cierre del proceso. Administradores de los Contratos y Fiscalizadores de Obra Los Directores de Logística no designaron de manera expresa a todos los Comandantes de los repartos militares, como Administradores de los Contratos, lo que ocasionó que las actas de entrega recepción definitiva de las obras no sean suscritas luego de transcurrido los 6 meses de la recepción provisional, como lo establecen las cláusulas contractuales; y que las pólizas de seguro de fiel cumplimiento de los contratos no se mantengan vigentes. Dispondrá por escrito al Encargado del control y custodia de las garantías, que en coordinación con el Administrador del Contrato, comuniquen oportunamente a la Dirección de Infraestructura el vencimiento de las pólizas de seguro de la garantía del 5% de fiel cumplimiento de los contratos, con la finalidad de solicitar la renovación de dichas pólizas hasta la fecha de suscripción del acta de entrega recepción definitiva de las obras. Jefe del Departamento de Tesorería de la Dirección de Finanzas Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución para la adquisición, registro y consumo de bienes y servicios, del Colegio Militar No.10 Abdón Calderón". Período: al Informe No Aprobado el: 25 febfero Oficio DAI de 25 marzo 2015

3 Coordinará con el proveedor y adoptará la forma adecuada para que se culmine con la instalación total de los bienes que se encuentran embodegados. Realizará conjuntamente con el Inventariador, la distribución de los equipos de computación que se encuentran embodegados, dando prioridad a las áreas que requieran los mismos. Autoridad con ME de 31 de marzo de 2015 Rector del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón La entidad pagó por el servicio de instalación y puesta en marcha de los bienes adquiridos (proyectores, cines en casa, soportes, ups y tarjetas), sin recibir la totalidad del servicio, debido a que, el Rector dispuso al Jefe Administrativo realizar los trámites pertinentes para la contratación directa con la empresa DynaCom, sin que previo a la adquisición las aulas se encuentren con las seguridades apropiadas para la instalación de los bienes, así como no existían puntos eléctricos para energizar los proyectores y el Laboratorista legalizó la factura 1861 de 14 de diciembre de 2012, sin efectuarse la instalación completa de los bienes adquiridos; dando lugar a que la entidad cancele 3 600,00 USD, por el servicio de instalación no recibido en su totalidad y mantenga bienes subutilizados por el lapso de 1 año y 10 meses. En las contrataciones de bienes y servicios realizados por procedimientos de menor cuantía, efectuará la invitación por medio del Portal de Compras Públicas, a micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales y sectores de economía popular y solidaria, que se encuentren domiciliados en la localidad que se ejecuten los contratos, y en los casos que no se cuente con proveedores, mediante acto motivado se contratará con proveedores de otros cantones o regiones del país. Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército En los procesos de menor cuantía realizados por la entidad no se aplicó la contratación preferente, por cuanto el Rector legalizó la invitación, resolución de adjudicación y autorizó el pago, sin dar un trato preferente a los proveedores de bienes y servicios domiciliados en el cantón Quito; el Jefe Administrativo no realizó el control del proceso de contratación previo a emitir la orden de gasto, y el Funcionario Encargado del Proceso (Asistente de Logística y Encargado de Compras Públicas), no efectuó el proceso dinámico respectivo en el sistema de Contratación Pública; ocasionando que los oferentes del cantón no puedan participar en los procesos de contratación y se incumplan los principios de trato justo, igualdad y oportunidad. Conjuntamente con el Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército, realizarán la adquisición de bienes normalizados, aplicando el orden de los procedimientos dinámicos. Jefe Administrativo del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón: La entidad realizó adquisiciones de bienes por Régimen Especial y Menor Cuantía, a pesar de que por sus características, especificaciones técnicas, estandarizadas u homogéneas, corresponden a bienes normalizados, debido a que los Rectores, los Jefes Administrativos y el Funcionario Encargado del Proceso (Asistente de Logística y Encargado de Compras Públicas), no observaron el orden de los procedimientos dinámicos al aplicarse en la adquisición de bienes y servicios; ocasionando que no se cumpla con los principios oportunidad y publicidad determinados en las disposiciones legales. En coordinación con el Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército, adoptarán el procedimiento de menor cuantía y/o cotización para la contratación de servicios, dependiendo del monto. Jefe Administrativo del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón Se efectuaron contrataciones de servicios de alimentación en el 2011, 2012 y hasta julio de 2013, a proveedores en forma recurrente y bajo el mecanismo de Ínfima Cuantía, superando el monto establecido en el 2012, debido a que el Rector y Jefes Administrativos recibieron los servicios de alimentación con anterioridad a la aplicación de procedimientos de contratación, y la Jefe

4 Verificarán que previo a efectuar el registro contable y pago, la operación financiera reúna los requisitos legales, pertinentes y necesarios para llevarse a cabo y se apliquen los procedimientos de contratación que correspondan. Jefe Financiero, Analista de Contabilidad 2 y Tesorero, de la Academia de Guerra: p p, y Financiera, Contadora y Tesorera, no realizaron el control previo al registro contable y pago, dando lugar, a que no se garantice los principios de trato justo, igualdad y transparencia en las contrataciones realizadas. Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución para la adquisición, registro y consumo de bienes y servicios, en la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea Ecuatoriana. Período: al Informe No Dispondrá a la Contadora, efectúe el registro del consumo de existencias mensuales en función de la conciliación de saldos entre Contabilidad y Bodega, a fin de mantener saldos reales y confiables para la toma de decisiones de las adquisiciones. Dispondrá al Encargado de la Bodega, remita mensualmente al Departamento Financiero las liquidaciones del consumo de existencias, situación que permitirá realizar su registro oportuno. Autoridad con ME de 31 de marzo de 2015 Aprobado el: 27 febrero Oficio DAI de 27 marzo 2015 Jefe Financiero ETFA Jefe del Departamento de Logística ETFA Los Jefes del Departamento de Logística no dispusieron a los Encargados de la bodega, remitan los reportes del consumo de material; los Encargados de la bodega no emitieron mensualmente los reportes al Departamento Financiero y las Contadoras no efectuaron los asientos de ajuste del consumo de existencias de manera periódica, lo que impidió refleje el movimiento mensual de la cuenta existencias. Notificará la Delegación de Administrador de Contrato al funcionario designado, a fin de que ejerza las atribuciones de control de las cláusulas de los contratos que se celebren para la adquisición de bienes y servicios. Dispondrá al Jefe Financiero, verifique el cumplimiento de las cláusulas contractuales y respalde el pago con los respectivos informes de la comisión técnica en caso de haberla, informe del administrador del contrato y demás documentos legales necesarios. Director ETFA La falta de delegación expresa al Administrador de Contrato por parte de la Máxima Autoridad; así como la demora en la entrega de los servicios de mano de obra por el contratista y el no efectuar el control previo al pago por parte del Jefe Financiero y Contadora, ocasionó que no se observe al contratista los días de retraso en la entrega del servicio, y no se recauden las multas correspondientes que ascienden a 3 442,21 USD. Dispondrá a las personas que intervienen en la elaboración y firma del acta de entrega recepción, observen el contenido de las cláusulas contractuales a fin de garantizar el cumplimiento total del objeto de contratación.

5 Dispondrá al Jefe de Compras Públicas y Jefe Financiero, verifique que cada proceso de contratación contenga un solo contrato, del cual ejercerán el control previo y continuo de acuerdo al ámbito de sus competencias. Dispondrá a la persona encargada de elaborar los contratos, elabore un solo contrato para cada proceso de contratación, previa su legalización. Director ETFA Debido a que la Asesora Jurídica elaboró dos contratos para un mismo proceso de contratación, y la falta de control del Director de la Escuela al firmar los contratos, ocasionó que existan dos fechas en el plazo de la recepción de los bienes y el establecimiento de los tiempos en la liquidación de los contratos genere multas. Examen especial al sistema de planificación del Ministerio de Defensa Nacional. Período: al Informe No Aprobado el: 27 febrero Oficio DAI de 24 marzo 2015 Emitirá lineamientos sobre la periodicidad de la presentación de informes de seguimiento y evaluación de: Plan Estratégico Institucional (PEI), Programación Plurianual de la Política Pública (PPPP), Programación Anual de la Política Pública (PAPP), Plan Anual de Inversiones (PAI), Plan Anual de Contrataciones de Bienes Estratégicos (PACBE), a fin de que las autoridades conozcan sobre el cumplimiento de la planificación institucional y contribuya a la toma de decisiones en forma oportuna. Autoridad con ME de 25 de marzo de 2015 Subsecretaria de Planificación y Economía de la Defensa La entidad ejecutó las etapas de planificación conforme las disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes; y, cuenta con informes de seguimiento y evaluación de PEI, PPPP, PAPP, PAI, PACBE, que es consolidada, pertinente y relevante, sin embargo no se realiza un seguimiento continuo, por la falta de lineamientos que definan la periodicidad de su presentación. Examen especial a los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios en el Ministerio de Defensa Nacional. Período: al Informe No Aprobado el: 18 marzo Oficio DAI de 21 abril 2015

6 Dispondrá a la Analista de Contratación Pública 3 y a los usuarios Autoridad con del portal de compras públicas, apliquen correctamente los Memorando MDN-DAIprocedimientos de contratación pública, según su objetivo; así ME de 30 de como, verifiquen que en los procedimientos de contratación por abril de 2015 consultoría, el consultor a ser contratado posea por lo menos título de tercer nivel registrado en SENESCYT. De no cumplirse este requisito, informarán por escrito a la unidad administrativa requirente que no procede la contratación por este tipo de procedimiento. Al contratar los servicios de consultoría, como contratación directa, para la creación y desarrollo del portal de academias y centros de estudios en defensa del Consejo de Defensa Suramericano (ACED-CDS), sin existir evidencia de que el consultor posea título de tercer nivel registrado en SENESCYT, originó que se aplique un procedimiento inadecuado de contratación, el mismo que debió realizarse por menor cuantía servicios, sin embargo de que los productos materia de la consultoría fueron recibidos a satisfacción por la Institución. Dispondrá a la Analista de Contratación Pública 3, verificar y supervisar que los procedimientos para la adquisición de filtros y lubricantes efectuados por Régimen Especial se los realice con fabricantes o distribuidores autorizados, evitando intermediarios. Al adquirirse filtros y lubricantes por el procedimiento de contratación Régimen Especial a empresas intermediarias, dio lugar a que no se cumpla de manera adecuada con dicho procedimiento de contratación y se limite la participación local y nacional de otros oferentes. Dispondrá a la Analista de contratación pública 3, verifique que en los pliegos de contratación, conste que la recepción de los bienes a adquirir estará sujeta a verificaciones técnicas o a tiempos de prueba para comprobar su funcionamiento; así como, en el ámbito de su competencia, supervise que los documentos que se generen en los procedimientos de contratación se apeguen a las condiciones establecidas en los pliegos contractuales. Dispondrá al Asesor Jurídico de la Coordinación General Administrativa Financiera, verificar que en los contratos que se elaboren para la adquisición de bienes, conste la entrega de las garantías técnicas correspondientes. Coordinador General Administrativo Financiero El recibir a satisfacción los dispositivos del sistema integral de gestión y control de los vehículos del Ministerio de Defensa Nacional sin haber contado con un estudio técnico o tiempo de prueba para verificar su funcionamiento, repercutió que la institución no cuente oportunamente con el servicio contratado. No haber estipulado en el contrato las garantías técnicas de los equipos instalados en los vehículos, generó que la institución no disponga de un instrumento legal para exigir su entrega y cumplimiento. Dispondrá a los administradores de los contratos, recibir los bienes objeto del contrato apoyándose en un estudio técnico o contar con un tiempo de prueba de los bienes para verificar su funcionamiento. Dispondrá al Director Administrativo, Analista de Contratación Púbica 3 y Usuarios del Portal de Compras Públicas, que cuando se efectúen procedimientos de contratación por Menor Cuantía, se privilegie la contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o profesionales, domiciliados en el cantón en el cual se ejecutará el contrato, a fin de permitir el cumplimiento de los parámetros de la contratación preferente. En la adquisición del sistema integral de seguridad para los museos Casa de Sucre y Templo de la Patria del Ministerio de Defensa Nacional, ubicados en Quito, no se privilegió la participación de micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales, domiciliados en el cantón donde se ejecutó el contrato, debido a que se escogió la oferta más conveniente a las necesidades e intereses Institucionales presentada en el procedimiento de subasta inversa electrónica declarado posteriormente desierto.

7 Examen especial a la Partida Presupuestaria Obligaciones con el IESS por responsabilidad patronal; Obligaciones con el IESS por Coactivas impuestas por el IESS; y Intereses por Mora Patronal al IESS, en la Comandancia General de la Fuerza Terrestre. Período: al Informe No Aprobado el: 18 marzo Oficio DAI de 21 abril 2015 Autoridad con Dispondrá a la Encargada de los trámites al IESS, remitir hasta el 15 de cada mes al Jefe de Remuneraciones, las planillas ME de 30 de mensuales de aportes (rol de empleados) que emite el módulo abril de 2015 del IESS historia laboral de los Servidores Públicos, a fin de validar los numéricos de sueldos con las planillas de pago y en caso de suscitarse cualquier cambio o modificación, deberá comunicar oportunamente; de lo cual velará su cumplimiento Dispondrá al Encargado de procesar remuneraciones, que previó a enviar al Tesorero el oficio de autorización de pago de los aportes personales y patronales del personal de Servidores Públicos, verifique la exactitud numérica del rol de pagos de sueldos, a fin de conciliar con las planillas generadas del IESS remitidas por la Encargada de los trámites y en caso de existir novedades comunicará por escrito en forma oportuna a fin de que tome los correctivos pertinentes. Tesorero Por la falta de acuciosidad por parte del Jefe de Remuneraciones del período comprendido entre el 1 de junio de 2010 y el 18 de marzo de 2012, se incumplió el pago de aportes personales y patronales del mes de diciembre de 2010 de una Servidora Pública, al no ser incluida en el rol de pagos, lo que ocasionó que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social genere glosas por responsabilidad patronal por ,78 USD, debido a que los Servidores Públicos de la Fuerza Terrestre, utilizaron el servicio de atención médica cuando la Institución se encontraba en mora patronal, restando disponibilidad a la Entidad. Designará a un Servidor Público, para que realice el CUR del comprometido y devengado, diferente de quién elabore la Orden de Gasto, a fin de separar funciones incompatibles y reducir el riesgo de errores. Dispondrá al Servidor Público, designado a efectuar el CUR del comprometido y devengado, que realice el control previo de la documentación de sustento, de existir conformidad, efectúe el registro correspondiente en el sistema SPRYN por el valor de la Orden de Gasto; de encontrarse novedades comunicará oportunamente y por escrito. Jefe de Remuneraciones Al no incluirse en el CUR 1345 de 29 de marzo de 2011 del comprometido y devengado del pago de remuneraciones, los aportes y fondos de reserva de los años 2008 al 2010, de cuatro Servidores Públicos de la Escuela Superior Militar Eloy Alfaro, por el Analista de Planificación, dio lugar a que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, emita glosas por responsabilidad patronal por los costos de atención médica entregada a los Servidores Públicos de la Fuerza Terrestre por 8 245,33 USD, por no haber cancelado de manera oportuna el valor de los aportes, restando disponibilidad a la Entidad. Examen especial a los ingresos de autogestión y a los procesos de contratación para la adquisición de bienes y servicios en el Hospital Básico 17BS. Período: al

8 Informe No Aprobado el: 12 marzo Oficio DAI de 13 abril 2015 Realizará un contrato de provisión de servicios de salud externos con otras casas de salud en el que se apruebe el uso y facturación de conformidad al tarifario nacional y políticas emitidas por el ISSFA, con la finalidad de que los valores planillados sean reconocidos por los servicios otorgados a los beneficiarios. Autoridad con ME de 28 de abril de 2015 Director del Hospital Básico 17 BS La transferencia de personal militar a casas de salud privadas sin tener convenios para la provisión de servicios médicos que identifique los tarifarios aprobados que permita el reconocimiento de todos los servicios planillados, impidió la recuperación de 256 USD, por parte del ISSFA. Realizará las gestiones de cobro correspondientes a efectos de recuperar los 256,00 USD. Mantendrá un control adecuado de la documentación presentada al ISFFA y solventará y justificará las novedades remitidas de carácter médico o financiero en forma oportuna con la finalidad de recuperar los valores invertidos en los pacientes reconocidos por el ISSFA. Jefe Financiero del Hospital Básico 17 BS La falta de supervisión en el envío de los valores a cobrar por servicios médicos entregados a pacientes del ISSFA, ocasionó que se presenten errores determinados por auditoria médica y financieros que retrasan la recuperación de la liquidez de la institución. NOTA: La atribución para determinar el cumplimiento de las recomendaciones corresponde exclusivamente a la Contraloría General del Estado, mismo que se evideciará en un siguiente examen de las mismas, que realice dicho Órgano de Control.