RESUMEN EJECUTIVO. Área No 18 Nanegalito Centro de Salud Hospital de Nanegalito

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1 RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Ing. María Fernanda Larco Torres Jefe de Equipo: Dr. José Calvopiña Yaselga Operativos: ENTIDAD: Ing. Oliverio Heredia Sr. Pablo Chalco Área No 18 Nanegalito Centro de Salud Hospital de Nanegalito TIPO DE EXAMEN Examen Especial ALCANCE : Examen Especial al proceso precontractual, contractual y de ejecución de contratos para la adquisición de fármacos, bienes y servicios; y a la prestación de servicios de salud en la actual Dirección Distrital de Salud 17D01, anterior Área No 18 Nanegalito Centro de Salud Hospital de Nanegalito Período examinado: Desde: Hasta: TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Proceso de contratación de la Central Telefónica El Presidente, los miembros de la Comisión Técnica y el Encargado de Compras Públicas no vigilaron, controlaron y realizaron un seguimiento a la aplicación de las normas y procedimientos establecidos en los pliegos para la adquisición de la Central Telefónica, proceso que no constó en el PAC del 2011 y su adjudicación no se publicó en el portal de compras públicas, lo que restó consistencia y no facilitó su seguimiento y control posterior. Al Encargado de Compras Públicas 1.- Verificará que las adquisiciones a realizarse consten en el PAC y que los pliegos ajustados a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, se encuentren aprobados por la máxima autoridad o su delegado, bajo los criterios de eficiencia,

2 eficacia, calidad, economía y transparencia, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales; y, que cumplan en lo referente a las condiciones generales y modelos de formularios. A los miembros de las Comisiones Técnicas 2.- Luego del proceso de calificación y selección de los oferentes elaborarán los informes Técnicos dirigidos al Director de la Dirección Distrital de Salud 17D01 o su delegado y se pronunciarán respecto a la adjudicación del proceso de adquisición. Además, podrán designar subcomisiones de apoyo, según la complejidad del proceso de Contratación, que incluirán las recomendaciones que consideren necesarias y que servirán de ayuda a la Comisión Técnica. Planes anuales de contratación no acordes al presupuesto La falta de control y coordinación entre la Responsable Financiera y Presupuesto y el Encargado de Compras Públicas, ocasionó que la Dirección Distrital de Salud 17D01 para los años 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013 no disponga de Planes Anuales de Contratación formulados de acuerdo al presupuesto asignado, aprobados y que la ejecución presupuestaria modificada no guarde relación con los planes anuales. Recomendación A la Encargada de la Gestión de Servicios Institucionales 3.- En coordinación con la Responsable Financiera y Presupuesto y Encargado de Compras Públicas, elaborará el Plan Anual de Contrataciones, en función de las necesidades, metas y objetivos institucionales, considerando el presupuesto aprobado y modificado, que serán publicados en el Portal de Compras Públicas, dentro de los 15 días de enero de cada año. Contratación de vestuario, lencería y prendas de protección sin cumplir procedimientos administrativos El Director, Administrador, Responsable Financiera y Presupuesto, Encargado de Compras Públicas, Contadora, Tesorera y Bodeguero, no controlaron, vigilaron y

3 supervisaron en forma adecuada y oportuna la aplicación de las normas establecidas en los diferentes procesos de adquisición e ingresos de bienes, lo que no facilitó su control posterior. Al Encargado de Compras públicas 4.- En la contratación para adquisiciones de fármacos, bienes y servicios, observará lo previsto en los pliegos respaldándose con las resoluciones de adjudicación por parte de la máxima autoridad o su delegado, lo que respaldará los procesos de contratación. A la Responsable Financiera y Presupuesto 5.- Emitirá la respectiva certificación presupuestaria en todo proceso de contratación y verificará que se efectúen las actas de entrega recepción e ingresos a bodega, documentos que serán legalizados por las personas y servidores que intervinieron en las diligencias. A la Administradora 6.- Verificará que en los contratos para adquisiciones de vestuario, se incluyan las cláusulas inherentes al plazo de entrega de los bienes, presentación de garantías y suscripción de actas y forma de pago, requerimiento que serán validados por la Responsable Financiera y Presupuesto y Tesorera previo al pago de las obligaciones; y, controlará que los bienes ingresen a bodega, de acuerdo a las especificaciones que consten en las facturas y contratos, procedimiento que permitirá la elaboración del acta de entrega recepción respectiva. 7.- Dispondrá al Bodeguero, que los bienes adquiridos ingresen a Bodega, determinando su conformidad con las especificaciones técnicas y elabore la correspondiente acta de entrega recepción e ingreso a bodega. Al Contador 8.- Previo al registro de una obligación o al reconocimiento de un derecho como resultado de la recepción de bienes, verificará que estos guarden conformidad con la calidad y cantidad descritas en las actas de entrega recepción.

4 A la Tesorera 9.- Previo al pago de las obligaciones, requerirá el acta de entrega-recepción e ingreso a bodega de los bienes adquiridos, los mismos que serán legalizados por el Bodeguero y Proveedor. Control inadecuado de la moto La falta de control y seguimiento a la denuncia de la pérdida del bien por parte del Inspector Sanitario y custodio de la moto, así como de comunicación para su registro contable a la Administradora y Bodeguero ocasionó que se archive la denuncia presentada por haber transcurrido más de un año desde la fecha que tuvo conocimiento el Fiscal de la causa y no se contabilice en cuentas por cobrar a nombre del custodio del bien cuyo costo es de USD. Al Director Distrital 10.- Solicitará el apoyo del Asesor Jurídico de la Coordinación Zonal 9 de Salud, para que designe al abogado institucional que llevara el trámite y proceso general de futuras denuncias realizadas por los custodios de los bienes en los casos de robo o hurto y se efectué de manera oportuna las acciones legales correspondientes, con la finalidad de obtener la sentencia ejecutoriada por el Juez competente en la que declare la pérdida del bien como hurto o robo público, que permita dar de baja los bienes de los inventarios. A la Responsable Financiera y Presupuesto 11.- Dispondrá a la Contadora que cuando hubieren desaparecido los bienes por hurto o robo contabilice en cuentas por cobrar a nombre del custodio, hasta que sea declarado por un Juez Competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada. Contratos de adquisición de bienes e insumos no cuentan con documentación completa Los miembros de la Comisión Técnica, los Administradores del Contrato, el Encargado de Compras Públicas y la Administradora del Hospital no controlaron, vigilaron y supervisaron en forma adecuada y oportuna los procesos de contratación de bienes, así

5 como la falta de un control previo al pago y al devengado por parte de la Responsable Financiera y Presupuesto, Tesorera y Contadora, ocasionó que la información de los procesos no se encuentre completa y no facilitó su seguimiento y control posterior. A la Administradora 12.- En coordinación con el Encargado de Compras Públicas, elaborarán los contratos fundamentándose en el proyecto que consta dentro de los pliegos aprobados para cada proceso. Previa a su legalización, solicitará, por escrito a la Coordinación Zonal 9 a través de su Asesoría Jurídica, la revisión de los contratos en los cuales por los montos exista duda en su contenido para que cumplan con los requisitos mínimos legales; y, elaborarán las Actas de entrega recepción suscritas por el Proveedor, Bodeguero, Administrador del Contrato, que contendrán: los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción y cumplimiento de las obligaciones contractuales. Al Encargado de Compras Públicas 13.- Una vez suscritas las Actas de entrega recepción, procederá a la finalización de los procesos de contratación en el Portal de Compras Públicas, para lo cual deberá publicar por dicho medio el contrato, factura y acta de entrega recepción, de cada uno de los procesos. 14. Mantendrá un expediente completo por cada proceso de contratación en el que constarán los documentos más relevantes de sus etapas de preparación, selección, ejecución como son: pliegos, ofertas presentadas, resolución de adjudicación, contrato suscrito, contratos complementarios si es del caso, cronograma de ejecución de actividades contractuales, cronograma de pagos, actas de entrega recepción, información que deberá ser publicada en el portal de compras públicas. A la Responsable Financiera y Presupuesto 15.- Para iniciar un proceso de contratación y previo a la convocatoria, certificará la disponibilidad presupuestaria para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones.

6 Al Contador y Tesorera 16.- Previo al registro contable del devengado y pago de las obligaciones, requerirán a los Administradores de los Contratos el informe de la Comisión Técnica, las actas de entrega recepción, Resolución de adjudicación del contrato, entre otros respaldos, a fin de que las operaciones financieras estén respaldadas con la documentación suficiente y facilite su control posterior. A los Miembros de las Comisiones Técnicas 17.- Los informes Técnicos que respaldan los procesos de contratación deberán estar dirigidos al Director Distrital de Salud 17D01, incluyendo lo relacionado con la adjudicación del contrato. Además, podrán designar subcomisiones de apoyo, según la complejidad del proceso de contratación, que incluirán las recomendaciones que consideren necesarias y que servirán de ayuda a la Comisión Técnica en el proceso de calificación y selección. A los Administradores de los Contratos 18.- Vigilarán el oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, para evitar retrasos injustificados, y suscribirá el acta de entrega recepción de los fármacos y bienes, con la finalidad de verificar que sean entregados dentro de los plazos previstos en los contratos. Prestación de servicios de salud La Responsable de Gestión de Medicamentos de la Dirección Distrital de Salud 17D01, no ha definido y dispuesto por escrito al personal auxiliar de farmacia, el tiempo máximo que disponen para realizar el registro de los egresos de los medicamentos entregados a los pacientes en el sistema operativo Olympo; y, no designó en las Unidades Operativas personal exclusivo para realizar las actividades o las funciones de auxiliar de farmacia por lo que no se realizan los egresos de las recetas en el sistema Sugmi el mismo día, situaciones que no permitieron contar con saldos reales de la medicación existente en la farmacia. El espacio físico en el que archivan documentación de los servicios de Farmacia, Laboratorio, Enfermería, Cocina y de las áreas de Bodega Central, no reúne las

7 condiciones de seguridad básicas, el espacio físico es reducido, no cuenta con iluminación adecuada y no existe la ventilación necesaria, lo que no asegura condiciones óptimas para el manejo y control de la documentación y bienes almacenados. A la Responsable de Gestión de Medicamentos 19.- Dispondrá al personal auxiliar de farmacia registren en el sistema operativo Olympo en el transcurso del día, los egresos de la medicación entregada a los pacientes, a fin de contar con información actualizada y útil, que contribuya a que la toma de decisiones por parte de la Director y la Responsable de Gestión de Medicamentos de la Dirección Distrital de Salud 17D01, sea oportuna. Al Director Distrital 20.- Dispondrá a los Directores de las Unidades Operativas, designen un servidor para el registro y control de los medicamentos que ingresan a farmacia, a través de la implementación de formularios de ingresos, egresos y kardex, que permitan tener actualizada las existencias de medicamentos. A la Responsable de la Gestión de Servicios Institucionales 21.- Reglamentará la clasificación y conservación de la documentación que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la custodia de la información que reposa en cartones y en la bodega de bajas de la Dirección Distrital de Salud 17D01, la misma que será archivada en orden cronológico y secuencial. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No consta en el informe seguimiento de recomendaciones

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