REGLAMENTACIÓN PARA EL PROCESO DE RECAUDO DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE IDEAR NEGOCIOS S.A.S.

Transcripción

1 REGLAMENTACIÓN PARA EL PROCESO DE RECAUDO DE LAS OBLIGACIONES POR PARTE DE IDEAR NEGOCIOS S.A.S. La cartera de crédito es uno de los principales activos de IDEAR NEGOCIOS S.A.S, por lo tanto se cuenta con un procedimiento que contribuye a la administración y recaudo óptimo distribuido en diferentes etapas: Es función primordial de IDEAR NEGOCIOS S.A.S mantener a sus deudores informados sobre el estado de sus obligaciones, previendo que estas permanezcan al día en todos sus conceptos. Con el fin de garantizar el recaudo oportuno y seguro de los préstamos, se aplicarán mecanismos que estén al alcance de IDEAR NEGOCIOS S.A.S, tales como retención por nómina con autorización del empleado y constitución de garantías sean reales o personales, manteniendo adicionalmente una información constante a los deudores y motivándolos a su pago puntual, así como haciéndoles saber la necesidad de mantener al día sus obligaciones para poder tener asegurado el derecho al crédito. 1. OBJETIVO: El objetivo de la presente reglamentación es el de realizar la gestión de cobro, con el debido seguimiento a los deudores morosos de IDEAR NEGOCIOS S.A.S, a través de las etapas estipuladas en este reglamento. El proceso de cobranza estará orientado a crear una cultura de buen pago en aquellos deudores a los cuales IDEAR NEGOCIOS S.A.S ofrece sus servicios. En esta medida será posible tener un flujo de caja eficiente que le permita a la sociedad cumplir con todas sus obligaciones. El proceso de cobranza estará orientado a conocer de manera oportuna las dificultades del deudor, que de considerarse pertinentes permitan consolidar acuerdos de pago convenientes para las partes. 2. POLITICAS DE COBRO: Para la gestión de cobranza, IDEAR NEGOCIOS S.A.S tendrá las siguientes políticas de cobro:

2 Se contará con herramientas o mecanismos de comunicación que permitan informar de manera oportuna a los deudores acerca del estado de sus obligaciones, el concepto y valor de sus saldos y la mora en la cancelación de sus obligaciones. Esta comunicación podrá emanar directamente de IDEAR NEGOCIOS S.A.S o por quien designe para ello. La cobranza pre-jurídica o jurídica a través de terceros no generara ningún costo a IDEAR NEGOCIOS S.A.S. Los honorarios causados por las casas de cobranza o por los abogados externos si los hubieran, serán asumidos en su totalidad por el deudor o deudores solidarios. La sociedad puede llegar a un acuerdo de pago con el deudor y/o deudores solidarios en cualquiera de las etapas de la gestión, incluso ya en la etapa jurídica y estando en curso la demanda en contra del o los deudores. Si los deudores y/o los deudores solidarios continúan en morosidad, serán reportados a las centrales de riesgos con una antelación no menor a 20 días hábiles. Se les informará por correo certificado tal decisión, teniendo la posibilidad de saldar sus cuotas u obligaciones morosas en el término antes descrito. Si en este término el o los deudores saldan sus obligaciones morosas, IDEAR NEGOCIOS S.A.S no hará el reporte negativo en las centrales de riesgo crediticio. Se tendrá como fecha de corte para recaudo de obligaciones el último día calendario de cada mes. 3. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE COBRANZA: La responsabilidad del proceso de gestión del cobro de cartera estará en cabeza del comité de cartera. 4. MEDIOS DE COBRO: IDEAR NEGOCIOS S.A.S podrá utilizar los siguientes medios para su actividad de cobranza: Gestión de cobranza telefónica, mensajes de textos, correos electrónicos y demás canales múltiples de localización, contacto y negociación como el personalizado o front office, virtual por medio web, chat, escrito, contact center y telefónico vía PBX. Para esto

3 IDEAR NEGOCIOS S.A.S contará como mínimo con línea nacional de contacto o un número celular a disposición de los deudores. También podrá disponer del envío de cartas de cobro, acciones legales y acuerdos de pago con los deudores. Parágrafo único: La sociedad podrá delegar el cumplimiento del numeral cuarto (4) en terceras personas o sociedades, y en todo caso el personal designado para ello cumplirá con las directrices indicadas por IDEAR NEGOCIOS S.A.S. 5. ETAPAS DE LA GESTIÓN DE COBRO: IDEAR NEGOCIOS S.A.S realizará gestión de cobro a través de las etapas que se describen en los siguientes numerales: 5.1. Cobranza Pre-jurídica (Correctiva). Es la gestión o actividad efectuada directamente por IDEAR NEGOCIOS S.A.S o terceros autorizados por ésta para recuperar la cartera que se encuentra en mora, sin que se haya iniciado un proceso Judicial. Se aplicará a todos los deudores que presenten vencimientos entre 31 y 150 días de la siguiente forma: a) Si el deudor presenta mora en la obligación, el asistente, auxiliar o agente de cobranza procederá a hacer una llamada indicando la mora en sus obligaciones, informándole seguidamente que deberá ponerse al día con sus deudas. b) De persistir la mora a los siguientes 30 días se enviará comunicación escrita por cualquier medio indicando tal atraso e invitando a ponerse al día de sus obligaciones. Copia de esta comunicación deberá remitirse al codeudor o codeudores. c) Adicionalmente, si pasados 30 días el titular de la obligación no se encuentra al día en sus deudas, se iniciará el proceso de cobranza mediante cobro prejuridico, gestión que se realizará mediante personal o entidad designado por IDEAR NEGOCIOS S.A.S, la cual podrá a su elección gestionar dichas obligaciones mediante casas de cobranza o terceras personas.

4 Una vez el cobro prejuridico sea enviado a casas de cobranza para su respectiva gestión y recaudo, los abonos o pagos que realicen los deudores morosos se calcularán de la siguiente forma: Categoría B, mora de 31 a 60 días: Del total del abono reportado, el 4.5% se destinará a la casa de cobranza fruto de su recaudo satisfactorio. Categoría C, mora de 61 a 90 días: Del total del abono reportado, el 7% se destinará a la casa de cobranza fruto de su recaudo satisfactorio. Categoría D, mora de 91 a 120 días: Del total del abono reportado, el 9% se destinará a la casa de cobranza fruto de su recaudo satisfactorio. Categoría E, mora de más de 120 días: Del total del abono reportado, el 14% se destinará a la casa de cobranza fruto de su recaudo satisfactorio d) De no ser efectiva la gestión de cobranza a los 90 días calendario en mora, se debe iniciar el proceso jurídico de cobro en contra del deudor y/o deudores solidarios en caso de que estos figuren en los documentos que respaldan la obligación Cobranza Jurídica. IDEAR NEGOCIOS S.A.S podrá iniciar la gestión de cobro judicial cuando la cartera presente vencimientos superiores a 30 días de la siguiente forma: a) Esta gestión podrá realizarla por medio de abogados pertenecientes a IDEAR NEGOCIOS S.A.S o a través de terceros especializado para tal fin. Allí se analizará cada situación particular de los deudores, en donde se recaerá sobre las garantías constituidas sean personales o reales y adicionalmente se hará una investigación de bienes para garantizar el recaudo efectivo de la obligación morosa. b) Esta etapa se iniciará una vez agotada las gestiones de cobro pre-jurídico.

5 c) No obstante a lo anterior, a juicio del comité de cartera se podrá autorizar el inicio de cobro jurídico en un término inferior al señalado en el presente numeral. 6. MECANISMOS DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA: IDEAR NEGOCIOS S.A.S podrá suscribir acuerdos de pago sobre los saldos vencidos, tendientes a normalizar las obligaciones que presenten vencimientos. Respecto a los abonos a la deuda o deudas de los deudores activos, estos deben aplicarse en el siguiente orden; 1- A los intereses generados. 2.- Pago de obligaciones o capital. Parágrafo primero: Todos los acuerdos de pago serán aprobados por el personal designado de cartera. Parágrafo segundo: El incumplimiento del acuerdo de pago por parte del deudor, dará lugar inmediatamente a las acciones judiciales respectivas. Para tal efecto el comité de cartera dará traslado al abogado encargado para cobro jurídico tan pronto se verifique el incumplimiento. Parágrafo tercero: Los acuerdos de pago que se suscriban con deudores o codeudores de IDEAR NEGOCIOS S.A.S deberán contemplar el cobro de intereses corrientes y moratorios, honorarios y gastos de cobranza. 7. CASTIGO DE LA CARTERA: Esta etapa del proceso se presenta frente aquellos deudores que se les han agotado todas las instancias anteriores y no se les pudo recaudar el monto de la obligación, es de resaltar que es necesario el informe de las casas de cobranza así como de los abogados que estuvieran adelantado el cobro jurídico y del cual no sea posible su recaudo debidamente certificado. Las gestiones es el soporte para poder cambiar de cuenta contable esta cartera morosa y subsanar la contabilidad. Por pasar esto no significa que la obligación se extinga y no se cobre.