ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS AC-01

Transcripción

1 Hoja 1 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de elaboración 15 de julio de 1998 Fecha de revisión 16 de diciembre de 2014

2 Hoja 2 ÍNDICE Índice 2 Objetivo 3 Normas y Políticas de Operación 3 Procedimiento 4 Diagrama de Flujo 8

3 Hoja 3 OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objetivo definir los controles para aprobar los documentos antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos, indicar la identificación de los cambios en los mismos así como la vigencia, disponibilidad de los documentos, legibilidad e identificación, control de los DOE y finalmente, la prevención de documentos obsoletos. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN La página de consulta de la documentación es ó La documentación del sistema de gestión será manejada de manera electrónica e impresa. El Sistema de Gestión de Calidad de la intranet será administrada exclusivamente por Aseguramiento de la Calidad. La aprobación de los documentos quedará plasmada mediante firma del/a responsable del documento. Cuando los documentos se generen por primera vez su número de revisión será 0 y no se plasmará en el código, a partir de la primera revisión se plasmará a continuación del código. El número de actualización que se derive de una Solicitud de cambio de Documentos, en cuanto a procedimientos, formatos, instructivos, lineamientos, especificaciones, reglas, programas o normas, no afectará la versión del manual del proceso correspondiente. Cualquier modificación a manuales, procedimientos, instructivos, catálogos, lineamientos, reglas, programas o normas, será sombreada en color amarillo, para que los/as usuarios/as al consultarlos detecten los últimos cambios, al realizarse una modificación posterior deberá señalarse sólo la última. Quedan exentos de la sombra amarilla, todas las modificaciones solicitadas a formatos. Todo documento obsoleto deberá ser señalado con la leyenda Documento Obsoleto. Cuando se haga referencia de algún formato, al redactar de los procedimientos, se deberá señalar sin hacer mención del número de revisión del mismo. Los Documento Original Interno (DOI) son: Oficio, circular, memorándum.

4 Hoja 4 No. Revisión: 10 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento 1) Inicio Elaboración de nuevo documento Dueño/a del proceso Aseguramiento de Calidad Dueño/a del proceso 2) Elabora propuesta de nuevo documento (procedimiento, formato, instructivo, especificación, etc.) considerando los Lineamientos emitidos por la Secretaría de Contraloría y la documenta en el formato para entregarla a Aseguramiento de Calidad. 3) Recibe la propuesta y revisa que el documento cumpla con lo requerido por el Sistema de Gestión y asigna código de acuerdo a la Tabla de códigos. 3.1 Si tiene comentarios solicita al emisor(a) del documento realice las modificaciones. 3.2 Si no tiene comentarios aprueba los documentos mediante firma en el formato. El almacenamiento de los documentos será electrónico o impreso y quedarán integrados en carpetas destinadas especialmente para ello. 4) Registra en la Lista Matriz de Documentos -07 Los códigos se asignan considerando la Tabla para asignar códigos. 5) Archiva el documento electrónico guardándolo con el código del documento. 6) Publica el nuevo documento en la intranet, indicando el nombre del documento, número de revisión y fecha de publicación. 7) Difunde mediante Documento Original Interno el nuevo documento así como la Solicitud de cambio de documento -04 Solicitud de Cambio de Documento -04. Lista Matriz de Documentos -07

5 Hoja 5 No. Revisión: 10 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento información relacionada con la capacitación al personal que participa en el mismo. Modificación de documentos Aseguramiento de Calidad. Dueños/as del proceso 8) Notifica a todo el personal las fechas, horas y lugar para la modificación de los documentos. 9) Notifica al personal de Dirección General y Unidades de Capacitación que deberá acudir con él/ella a la cita para las modificaciones en base al calendario de Calidad. 10) Requisita el formato y firma en los campos de revisión y aprobación, como evidencia de la autorización del cambio, y envía a Aseguramiento de la Calidad. Solicitud de cambio de documento -04 Aseguramiento de Calidad. 11) Revisa las modificaciones, para verificar que dicho cambio contemple la posible afectación de actividades de más de un área y cumpla con las disposiciones del Sistema de Gestión. 12) Si tiene comentarios, regresa el documento al/a emisor/a para su modificación, sino continuar el procedimiento. 13) Modifica la versión del documento y actualiza la Lista Matriz de Documentos -07. Lista Matriz de Documentos ) Publica el nuevo documento en la intranet, indicando el nombre del documento, número de revisión y fecha de publicación. Dueños/as del proceso 15) Difunde mediante Documento Original Interno el nuevo documento así como la información relacionada con la capacitación al personal que participa en

6 Hoja 6 No. Revisión: 10 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento el mismo. Aseguramiento de Calidad. 16) Guarda en medio electrónico los documentos modificados como obsoletos en una carpeta destinada para tal fin. Control de documentos externos Director/a de Área / Unidad de Capacitación 17) Identifica conjuntamente con su personal los documentos externos necesarios para su operación. Los documentos externos requeridos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los requieren, y son responsabilidad de los/as que operan los procedimientos. 18) Registra los documentos en la Lista de documentos de origen externo -05 Lista de documentos de origen externo ) Archiva los documentos externos identificados en una carpeta identificada como tal (el documentos impreso o electrónico) 20) Revisan, cada seis meses, si existe alguna actualización de los documentos externos y registran la actualización en la Lista de documentos de origen externo -05 y archiva los documentos en la carpeta correspondiente. Lista de documentos de origen externo ) En el caso de que los/as usuarios/as de los documentos identifiquen un cambio durante el transcurso de los 6 meses, realizarán la actualización de los mismos. 22) Difunden la actualización al personal involucrado Lista de asistencia - 06 La difusión podrá realizarse a través de DOI o mediante reunión en la que se registre

7 Hoja 7 No. Revisión: 10 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento Fin la asistencia del personal en la Lista de asistencia -06

8 Hoja 8 No. Revisión: 09 Diagrama de Flujo Director de área o emisor/a del documento Aseguramiento de calidad 2 Archiva los documentos externos identificados en una carpeta identificada como tal (el documentos impreso o electrónico) Revisan, cada seis meses, si existe alguna actualización de los documentos externos Registran la actualización en la Lista de documentos de origen externo y archiva los documentos en la carpeta correspondiente. En el caso de que los usuarios de los documentos identifiquen un cambio durante el transcurso de los 6 meses, realizarán la actualización de los mismos e informarán mediante memorando dirigido al área de Aseguramiento de calidad. Difunden la actualización al personal involucrado Fin 23