Aplicaciones para la gestión informática de la documentación de las subcontratas

Transcripción

1 Aplicaciones para la gestión informática de la documentación de las subcontratas

2 El desarrollo de aplicaciones para el control de la documentación de PRL en el grupo Moyua surge de: Un importante aumento de la legislación en esta materia en los últimos años, sobre todo en construcción (Ley de subcontratación, Convenio general de la Construcción, por citar dos ejemplos) que ha multiplicado la documentación que el Contratista principal está obligado a controlar Para un mismo (o menor) número de recursos del Servicio de Prevención, implica un aumento del tiempo dedicado a la clasificación, trillado y revisión de esta documentación, a veces en detrimento de otras actividades. Necesidad de un acceso rápido a esta documentación desde otras empresas del grupo

3 Ante esta situación hemos optado por dos soluciones informáticas, en principio complementarias, ya que dan solución a problemas diferentes: 1º Una aplicación externa con un enfoque LOCAL, orientado exclusivamente a documentación de subcontratas, ALKAR GESTION, desarrollada por ASCOBI. 2º Una aplicación interna con un enfoque GLOBAL orientado a todo tipo de documentación, desarrollado en forma de intranet a la que se accede desde cada departamento (o empresa) con los privilegios y funcionalidades establecidas según cada caso.

4 Aplicación ALKAR GESTION VENTAJAS 1º La primera, y es considerable, las subcontratas cuelgan ellas mismas en la aplicación la documentación general de PRL que se les requiere, a saber: Documentación general de la empresa (REA, seguros, modalidad preventiva, ) Documentación de los operarios (Reconocimiento médico, EPIS, Formación, ) Documentación de la maquinaria (Marcados CE) De esta forma liberamos a los técnicos de prevención de una tarea mecánica que aporta poco valor añadido. 2º Dispone de un sistema de colores o semáforos que alertan sobre la documentación sujeta a caducidad. Por ejemplo: los reconocimientos médicos, TC2, seguros, modalidad preventiva, etc. tienen caducidades variables (mensuales, anuales, etc). Un rápido vistazo nos permitirá saber qué documentación no está conforme para reclamarla inmediatamente. Por otra parte la subcontrata también puede comprobar de forma rápida ella misma si está al día con su documentación

5 INCONVENIENTES 1º Solo está orientado a un determinado tipo de documentación de subcontratas. Es decir no está pensado para colgar otra documentación que se pueda generar en obra como el certificado de montaje de un andamio, de una cimbra, una legalización de un grupo electrógeno, etc. (no obstante tiene previsto un campo para documentación voluntaria) 2º El proceso de acceso a la documentación es algo complicado y además debe haber unos trámites previos por parte de la subcontrata y los contratistas (acuerdos) para poder visualizar realmente la documentación. 3º Aunque las subcontratas de 1º nivel con las que trabajamos habitualmente están en ALKAR, cuando éstas recurren al 2º nivel de subcontratación suele ser mas difícil que lo estén, o incluso que conozcan la existencia de esta aplicación.

6 Aplicación INTRANET GRUPO MOYUA La aplicación empezó en el año 2010 como una pequeña intranet del Dpto. de Estudios de CONSTRUCCIONES MOYUA. Fue desarrollada por uno de sus técnicos para poder compartir en pool y colgar en un sitio común las diferentes partes de las ofertas que redactaba cada técnico. A esta pequeña intranet se le unieron el Dpto de Prevención y el de Calidad y Medio Ambiente en la medida que para algunas ofertas es necesario preparar documentación de estas disciplinas En el año 2011 se decide ampliar por fases esta intranet a toda la empresa y a parte del grupo. En el año 2012 se crea el módulo obras y se prescinde definitivamente de la documentación en papel en obra (salvo la inevitable por motivos legales: Libro de subcontratación, libro de visitas, libro de incidencias, plan de seguridad, originales de acta de apertura y aprobación del PSS). En el año 2013 se amplía la intranet al Parque de Maquinaría, al Dpto de Recursos Humanos y a las empresas del Grupo mas relacionadas con la construcción en el ámbito de la CAV

7 VENTAJAS 1º La aplicación tiene un enfoque orientado a la TOTALIDAD de la documentación de PRL, incluida la generada expresamente en obra para un fin concreto. Además de lo que hemos indicado en ALKAR se pueden colgar casi todos los documentos habituales, tales como: Actas de reunión de obra Informes de visita del coordinador Informes de visita de los técnicos de Prevención Actas de Adhesión al PSS El Plan de seguridad, todos sus anexos y las aprobaciones correspondientes Documentación técnica y de seguridad industrial (revisiones de la grúa torre, legalización de depósitos de gasoil, etc) 2º La documentación puede ser compartida por las empresas del Grupo Moyua en función de los permisos que tengan habilitados. Esto permite sinergias en la medida que algunas subcontratas se repiten en varias obras del grupo.

8 INCONVENIENTES La documentación hay que subirla de forma manual después de haberla ordenado No dispone de sistema de semáforos que permita vigilar la vigencia de la documentación