SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PROCESO: GESTION DE OBRAS CIVILES TITULO: PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 1 DE 13

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1 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 1 DE 13 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS EXTERNOS CONTROL DE CAMBIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO NOMBRE: JOSE MARIA VARGAS MOTTA CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: GERENTE FIRMA: FIRMA: FIRMA:

2 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 2 DE OBJETIVO Establecer el mecanismo más eficiente para identificar y planificar los requisitos contractuales de los servicios, los legales y reglamentarios aplicables al producto, los procesos, cualquier requisito adicional que la Empresa considere necesario y los recursos para la ejecución de los proyectos o cambio de especificaciones en HSEQ en ISO 9001, OHSAS e ISO ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los proyectos y contratos que inician su ejecución en MV SERVICIOS LTDA en los cuales será implementado el sistema integrado de gestión de la empresa. 3. DEFINICIONES 3.1 CONDICIONES DE NEGOCIACION Se refiere a las condiciones de pago, precio, sistema de calidad, nivel de inventario, capacidad técnica y financiera, capacidad de recursos para la ejecución del proyecto, tiempos de entrega del proyecto, garantías, forma de pago y cualquier otro requerimiento necesario en la negociación. 3.2 MODIFICACION DE CONTRATO Se refiere a un cambio en las condiciones iniciales de negociación o como consecuencia de la realización de un cambio de especificaciones del producto, del contrato o del proyecto. 3.3 CONTRATO Acuerdo vinculante

3 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 3 DE Proceso único que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costos y recursos. NOTAS: 1. Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de un proyecto mayor. 2. En algunos proyectos, los objetivos se afinan y las características del producto se definen progresivamente según evolucione el proyecto. 3. El resultado de un proyecto puede ser el producto de uno o varias unidades del producto. 3.5 SERVICIO ASOCIADO Son las actividades que deben desarrollar la empresa para satisfacer a sus usuarios o clientes, una vez haya recibido el servicio. Este servicio contempla las garantías que por un tiempo determinado se da para la reparación o mantenimiento de un servicio defectuoso. 4. CONDICIONES GENERALES Los procesos de MV SERVICIOS LTDA, se planifican y se llevan bajo condiciones controladas que contienen contractualmente: -Desarrollo de obras civiles, la prestación de servicios de mantenimiento, la construcción y adecuación de facilidades de producción, así como la prestación del servicio aseo y cafetería, rocería y construcción de edificaciones; las cuales son basadas en los procedimientos, planos, instrucciones y especificaciones técnicas que da el cliente, que además consideran lo siguiente:

4 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 4 DE 13 a. El uso adecuado de equipos para procesos de construcción y prestación de servicios, en un ambiente de trabajo apropiado. b. Cumplimiento de normas técnicas, especificaciones de referencia, planes de calidad y/o procedimientos documentados. c. Seguimiento, medición y control de los parámetros adecuados del proceso y de las características del proyecto, disponiendo, usando e implementando equipos de seguimiento y medición, mediante el uso de Planes de Calidad. d. Aprobación de los procesos y los equipos empleando los procedimientos descritos en este capítulo. e. Criterios para sus procesos que establecen de manera práctica y clara, las condiciones de ejecución del proyecto y especificaciones de los proyectos mediante los Procedimientos Operativos y las Instrucciones Operativas, las cuales están disponibles en el área de trabajo y comprenden: - Procedimientos e Instrucciones Operativas HSEQ. - Planes de Calidad. - Planes de Inspección y Ensayo. f. Mantenimiento adecuado del equipo para asegurar la permanente capacidad del proceso. g. Implementando actividades de liberación, entrega del producto y posteriores a la entrega del producto, La Empresa maneja las entregas según instrucciones del cliente, definidas en las condiciones contractuales. La liquidación del contrato se hace en las entregas parciales de las etapas de la obra y la entrega final se hace en liquidación final del contrato. Estas entregas se dejan registradas en las Hojas de Trabajo o en las Actas de Liquidación Parciales y Finales del cliente.

5 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 5 DE 13 Para trabajar con eficiencia es necesario estar en buenas condiciones de salud pero desafortunadamente en muchas ocasiones, el trabajo contribuye a deteriorar la salud del individuo, debido a las condiciones inadecuadas en que se realiza. Si se mejoran las condiciones de trabajo, se preservan las condiciones de salud lo que conlleva al bienestar del trabajador y a un aumento de producción a nivel empresarial. La salud ocupacional es responsabilidad de todos y cada uno de los trabajadores de MV SERVICIOS LTDA, quienes con su compromiso de auto cuidado en salud y el firme apoyo de la empresa posibilitan la prevención del riesgo profesional, es decir impedir la ocurrencia del accidente de trabajo y la exposición al factor de riesgo y desarrollo de la enfermedad profesional. De igual manera, contribuyen al control total de pérdidas no solamente en la salud del trabajador sino sobre el medio ambiente y los activos de la empresa, sean éstos materiales, equipos e instalaciones. La empresa MV SERVICIOS LTDA, consciente de su responsabilidad moral y legal sobre las condiciones de trabajo y salud de sus trabajadores como motor del desarrollo económico y social, implementará su Programa de Salud Ocupacional con la finalidad de controlar los riesgos que puedan alterar la salud de sus trabajadores y el proceso productivo. El desarrollo industrial y los adelantos tecnológicos han traído consigo un aumento de los factores de riesgo en el ambiente laboral, aumentando las probabilidades de accidente de trabajo y enfermedad profesional en la población de trabajadores expuestos. La empresa MV SERVICIOS LTDA, implementará el programa de Salud Ocupacional con la seguridad de que su aplicación le permitirá disponer de una herramienta de trabajo ágil, para el desarrollo de sus responsabilidades frente a los trabajadores, asegurando un ambiente laboral con factores de riesgo controlados, lo que trae consigo la disminución de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, permitiendo así tener un ambiente laboral sano y seguro lo que disminuye las pérdidas materiales y económicas, incrementando además su productividad. 4.1 Regulaciones gubernamentales de Seguridad y Medio Ambiente (HSE):

6 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 6 DE 13 MV SERVICIOS LTDA, cuenta con los permisos y certificados que demuestran que sus procesos cumplen con las regulaciones gubernamentales sobre medio ambiente y seguridad (HSE), cuando se requieren en sus proyectos. Estos registros son conservados en la Gerencia y/o Director de Obra (o en el Cliente del contrato respectivo). 4.3 Definición de características especiales: MV SERVICIOS LTDA, cumple con todos los requerimientos de sus clientes para la definición, documentación y control de las características especiales, mediante la aplicación del procedimiento Gestión Comercial y del Plan de Calidad. 4.4 Mantenimiento preventivo. MV SERVICIOS LTDA, identifica los equipos claves del proceso en el Listado de Inventario de Maquinaria y Equipos y proporciona los recursos apropiados para su mantenimiento y desarrolla un sistema planeado de mantenimiento preventivo global y efectivo, el cual incluye: a. La descripción de las actividades planeadas de mantenimiento basado en la aplicación del Procedimiento MANTENIMIENTO DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y EDIFICACIONES. b. La programación de actividades de mantenimiento preventivo que se realiza en el formato CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO que se encuentra en el Área Técnica. Disponibilidad de partes de reemplazo para equipos claves del proceso, empleando el listado de repuestos.

7 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 7 DE 13 Los equipos deben tener el mantenimiento adecuado y su respectiva constancia. 4.5 Monitoreo del proceso y Procedimientos e instrucciones de operación. MV SERVICIOS LTDA, cuenta con los procedimientos y las instrucciones para el monitoreo del proceso y están disponibles para los trabajadores en cada frente o área de trabajo. Las instrucciones de trabajo se derivan del proceso de Gestión de Obras y de la planificación del contrato, descritas en los procedimientos de este capítulo. Las instrucciones de trabajo contemplan documentos tales como: - Procedimientos e Instrucciones Operativas. -Planes de Calidad -Planes de Inspección y ensayo 4.6 Requerimientos de Capacidad del Proceso MV SERVICIOS LTDA, realiza estudios estadísticos preliminares para las características definidas por el cliente para nuevos procesos. La información derivada de los estudios estadísticos preliminares de proyectos ejecutados anteriormente, está a disposición del cliente para su revisión durante las diferentes etapas de la planificación del contrato. La Empresa demuestra que tiene la capacidad de prestación del servicio y para cumplir con los requisitos contractuales, cuando elabora y envía la cotización definitiva al cliente (capacidad técnica, capacidad financiera, organización y personal, maquinaria y equipos, experiencia general y específica), y este la acepta mediante el otorgamiento del contrato.

8 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 8 DE Cambios Especificaciones: Para los cambios de especificaciones MV SERVICIOS LTDA, establece que en el momento en que se requiera realizar cambios en los factores tales como especificaciones, de materiales, métodos de trabajo, procedimientos y procesos del proyecto, garantiza que estos cambios se controlen en forma adecuada y que los mismos sean informados y aprobados por el cliente. Se manejan de acuerdo al procedimiento Gestión Comercial. Con base en lo anterior, cuando el Cliente requiera programar o reprogramar trabajos de acuerdo a necesidades específicas, MV SERVICIOS LTDA, procederá a ejecutar los trabajos en forma inmediata. En el evento que estas exigencias no estén definidas en los términos contractuales, aplica estos lineamientos, en lo relacionado a su factibilidad. Luego solicita al cliente autorización escrita para proceder a ejecutar estos trabajos. El medio utilizado puede ser: Correo Electrónico por Internet o comunicación escrita, y se conservan los registros de estas comunicaciones. Todos los cambios de especificaciones deben ser aprobados por el cliente. Si es necesaria una revisión del Cronograma de actividades para la planeación y desarrollo del Contrato, reúne al Equipo de Trabajo para analizar sí las nuevas condiciones y especificaciones del cliente afectan las actividades del Cronograma, y para cumplirlas se requieren ajustes, para proceder a hacerlos. 4.8 Identificación y Trazabilidad: MV SERVICIOS LTDA, Establece los lineamientos generales para la identificación del estado de los productos críticos o especificados por el cliente que requieran trazabilidad con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto, como también de los recursos y servicios que se manejan durante la ejecución de los contratos de la empresa, iniciando en la recepción de materiales y durante las demás etapas de ejecución del contrato, entrega y servicio de garantía posterior,

9 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 9 DE 13 con el fin determinar las características del proceso y de los materiales y productos usados en su ejecución. Para esto utiliza el procedimiento de Compras. Para los procesos de ejecución del contrato, entrega y servicio de garantía posterior, se hace seguimiento de acuerdo al Plan de Calidad y al Plan de Inspección y Ensayo. 4.9 El Gerente, o el Director de Proyecto o el Ingeniero Residente coordina todas las actividades de Planeación y desarrollo del proyecto y reúne toda la documentación soporte HSEQ Todas las condiciones iniciales exigidas por el cliente que se estipulan en el Pliego de Condiciones y pactadas en el contrato deben estar documentadas y soportadas en cada una de las actividades a desarrollar en el proyecto Todas las actividades para la planeación y desarrollo del proyecto deben estar programadas y establecidas en el formato Plan de Inspección y Ensayo, en donde se controlan las características técnicas y de apariencia El Director de Proyecto o el Ingeniero Residente es el responsable del seguimiento y control de las actividades allí consignadas 4.13 Para el control del tiempo de ejecución del proyecto, se controla el programa de trabajo y presupuesto del contrato, en un Cronograma de Actividades Los costos del contrato se controlan a través del presupuesto de la obra, el cual indica el avance semanal y mensual con respecto a lo programado, con sus respectivos parámetros de medición.

10 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 10 DE Se verificará la calibración de los equipos utilizados para las diferentes mediciones y pruebas según procedimiento Control de Calibración de Equipos 4.18 Cuando el servicio asociado es un requisito especificado del cliente en la parte contractual de un proyecto, MV SERVICIOS LTDA, contempla las garantías por un tiempo determinado que se fija en las condiciones contractuales. MV SERVICIOS LTDA, dispone de personal operativo para cumplir con las garantías especificadas contractualmente con el cliente, en el tiempo que se determine. MV SERVICIOS LTDA, posee los recursos y áreas apropiadas para atender las comunicaciones relacionadas con reclamos de garantías, insatisfacciones o sugerencias de los usuarios o clientes; además hace retroalimentación de esta información para mejorar el manejo del proyecto y la incluye para el manejo de los procedimientos Tratamiento de las Comunicaciones y/o las Quejas y Acciones Correctivas y Preventivas Los registros generados en este procedimiento se conservan según como sea apropiado de acuerdo al procedimiento Control de Registros.

11 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 11 DE PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE INSTRUCCIÓN INICIO PLANEACIÓN CONTROL DESARROLLO DE LOS CONTRATOS INICIACION DEL CONTRATO CONTROL EQUIPOS DE INSPECCIÓN Y PRUEBA CONTROL MATERIALES GERENTE DIRECTOR DE DIRECTOR DE COORDINADOR DE CALIDAD DIRECTOR DE O ALMACENISTA DE OBRA Con base en las condiciones estipuladas en el Contrato, se hace una planeación del desarrollo y control de las actividades del contrato Se inician las actividades del contrato y la implementación del Sistema de Calidad de acuerdo a los Instructivos de Trabajo respectivos Se siguen las instrucciones de acuerdo al procedimiento Control de calibración de equipos Se hace control a los materiales que se utilizarán en la obra, en las diferentes etapas del contrato. SEGUIMIENTO Y CONTROL ESPECIFICACIONES IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD A DIRECTOR DE OBRA DIRECTOR DE OBRA Se hace seguimiento y control al cumplimiento de las especificaciones técnicas de acuerdo a los Procedimiento operativos e Instrucciones Operativas y al Plan de Control de las Actividades del Proyecto Se identifican y controlan los materiales y actividades durante la ejecución del contrato de acuerdo a la trazabilidad requerida. Se registran los resultados de los ensayos o controles indicados en los formatos anteriores en el formato al Plan de Control de las Actividades del Proyecto

12 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 12 DE 13 PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE INSTRUCCIÓN Registra los resultados que no A cumplan con los criterios de NO CONFORMIDADES DIRECTOR DE aceptación del Procedimiento Control del Producto no Conforme. TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS COORDINADOR DE HSEQ DIRECTOR DE El Coordinador de HSEQ reúne el equipo de calidad para revisar, analizar la información y tomar las medidas correctivas pertinentes. La acción correctiva a tomar se maneja según Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas. SEGUIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS SEGUIMIENTO Y CONTROL AL PROGRAMA DE TRABAJO COORDINADOR DE HSEQ DIRECTOR DE COORDINADOR DE HSEQ DIRECTOR DE DIRECTOR DE Verifica que la acción indicada sea aplicada y, la efectividad de la misma Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas Analiza las causas de las no conformidades y define las acciones de mejora, según el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas Se realizan los comités de obra en los que se hace seguimiento y control a todas las actividades del cronograma. Se hacen los ajustes necesarios. CONTROL COSTOS MODIFICACIÓN AL CONTRATO FIN DIRECTOR DE GERENTE En los informes semanales o mensuales se presenta el avance de la obra en cuanto a costos. En el evento de presentarse una modificación a las condiciones iniciales del contrato se aplica el procedimiento Gestión Comercial. Los registros generados se controlan de acuerdo al procedimiento Control de Registros.

13 6 DICIEMBRE 2011 REVISION: 0 PAG 13 DE DOCUMENTOS EXTERNOS Contrato, Pliego de condiciones, planos, Especificaciones, Normas y otros documentos adquiridos o enviados por el cliente. 7. CONTROL DE CAMBIOS Versión N Fecha de Emisión Cambio 0 6 DE DICIEMBRE DE 2011 Emisión Original

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