Procedimiento Facturación

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1 1. Objeto Documentar, registrar y presentar la facturación a nuestros clientes de manera oportuna por las ventas a crédito 2. Alcance Este procedimiento aplica a las cuentas por cobrar que se generen en el suministro de bienes o la prestación de servicios a crédito, exceptuando las generadas por la Lotería Nacional a quien le aplicara su proceso aprobado. 3. Políticas, normas, lineamientos Cumplir con las normas gubernamentales y contables establecidas en Colombia; requisitos exigidos por la DIAN (Art. 617 del E.T. Requisitos de la factura de venta, Art del E.T. Facturas o documentos equivalentes, Art 618). Facturar de manera oportuna, de acuerdo con los requisitos pactados en la oferta comercial presentada por los procedimientos establecidos por el usuario interno (dependencia prestadora del servicio) y los procedimientos de recepción de cuentas de nuestros clientes. El plazo general establecido para ventas a crédito son 30 días fecha de factura o de acuerdo a los términos establecidos durante la negociación con el cliente.

2 4. Glosario No aplica 5. Responsables Direcciones Generales: Dar información pertinente con soportes para facturación. : Generar facturación y Seguimiento de cobranza. Tesorería: Registrar el pago. Archivo y Correspondencia: Entrega y envió de Facturas a clientes

3 6. Descripción del procedimiento FACTURACION ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO 1.Las áreas organizacionales deben enviar original y copia de los soportes (remisión, orden de compra, orden Direcciones Generales y/o Remisión, Orden de del servicio, contrato, acta entrega, o el oficio donde Nacionales compra, Orden 1.ENVIO DE conste la prestación del servicio), estos soportes deben del servicio, SOPORTES registrar: cantidades despachadas u servicio ofrecido, Contrato, Acta valores unitarios, valores totales de su prestación de entrega, o el SI servicio o venta (en caso de comercialización), estos oficio donde Documentos del area prestadora de servicio soportes deben ser enviados con la aprobación del conste la director de área respectivo o quien este facultado para tal prestación del NO efecto. servicio Para remisiones debe venir original firmada de recibido. 4.SOPORTES DEL CURSO EJECUTADO por parte del cliente (local) con dos copias del pedido u orden del servicio. 3.CORTES RESPECTIVOS DEL MES 5.REGISTRO EN EL SISTEMA CONTABLE 2. Dependiendo el área de servicios(mdr, Capacitación externa, BNS) 3. De acuerdo a la necesidad del área se recibe el paquete de soportes debidamente firmadas por el encargado, con firmas de aprobación. Remisiones 5. Se realiza la facturación en el sistema con base a los Factura

4 8.IMPRIMIR EN PAPEL MEMBRETE EN ORIGINAL Y DOS COPIAS SI 6. FACTURA 7. ES NOTA DEBITO NO 9.PREPARAR LA FACTURACION CON DOCUMENTOS SOPORTES PARA ENVIO soportes. El área de facturación y cartera, revisará los soportes y su aprobación. Si el soporte entregado corresponde a un servicio prestado no objeto de los negocios de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, se debe generar notas débitos, estos documentos deben ser revisados y aprobados (firmados) por el jefe de cartera previa comparación de los soportes recibidos y la codificación contable, se genera documento en original y 3 copias (original al cliente, segunda al departamento de contabilidad, tercera copia al archivo de cartera, cuarta copia como copia del cliente). 6. Se imprimen para el cliente la original y copia; la tercera que va con soportes al archivo contable, la cuarta copia a cartera con firma de recibido del cliente. 7.Para el caso de notas débito, 8.Se imprime en papel membrete en original y dos copias (original al cliente, primera copia al departamento de contabilidad, segunda copia al archivo de cartera) Se anexan al original y copia de contabilidad, soportes del servicio prestado junto con la solicitud u autorización del mismo. 9. El área de facturación y cartera prepara la facturación del cliente (original y copia), se anexa el original o una copia de la solicitud/autorización del servicio. A la copia del departamento de contabilidad se anexa original de la Tesorería Factura Facturas Facturas

5 10. SE ENVIA LA FACTURA 11.RECIBIR LOS DOCUMENTOS A SATISFACCION Y ARCHIVAR FIN remisión/oficio/relación junto con la solicitud/autorización del servicio. Se preparan paquetes de facturas (segregando facturas locales y nacionales) y se solicita el servicio de entrega o envío mediante un correo electrónico dirigido al departamento de archivo y correspondencia. 10. El departamento de archivo y correspondencia envía las facturas y registra el recibido por parte del cliente (firma de aceptación). Local. Para lo nacional queda el registro de la guía con la cual se remitió. Una vez recibidos los soportes de aceptación de la factura, se deben enviar al área de cartera soportando la entrega y anexando los soportes de recibido por parte del cliente 11. En el área de facturación y cartera se archivan las facturas o Notas en (consecutivo), luego periódicamente se genera el listado (físico o por pantalla) para hacer el seguimiento de cobranza y los registros de cruces o ajustes que sean del caso. Archivo y Correspondencia Facturas Seguimiento de Cobranza ACLARACIONES ESPECIALES En el momento de las entregas de factura al cliente, recordarles reportar el informe de la transferencia realizada a Para clientes nacionales no se exige firma en la remisión y la solicitud el servicio puede ser presentada vía fax o correo electrónico.

6 La solicitud mediante oficio, relación de servicios, u otras órdenes se presenta en dos juegos con sus soportes respectivos que justifiquen la prestación del servicio. Toda relación o reporte para cobro debe ser firmada por el Jefe del Área prestadora. Si el cobro se genera con base en un contrato, deben ser claros los montos, el tiempo, las condiciones comerciales pactadas, etc. 7. Anexos Remisión, Orden de compra, Orden del servicio, Contrato, Acta entrega, o el oficio donde conste la prestación del servicio Facturas, Seguimiento de Cobranza.

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