La necesidad de rediseñar y mejorar con uso de TIC los procesos de provisión de productos estratégicos.

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1 ÁREA: CALIDAD DE ATENCIÓN DE USUARIOS SISTEMA: GOBIERNO ELECTRÓNICO - TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ETAPA I OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 La institución realiza un Diagnóstic de us de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicacines (TIC) en ls prcess de prvisión de sus prducts estratégics (bienes y/ servicis) entregads a sus clientes/usuaris/beneficiaris y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. En el marc de la revisión de dichs prcess, la institución verifica, entre trs aspects: La necesidad de rediseñar y mejrar cn us de TIC ls prcess de prvisión de prducts estratégics. La necesidad de inter-perar cn trs rganisms del Estad y/ cn trs prcess dentr de la institución, identificand ls prcess de prvisión de prducts estratégics y transversales que puedan y/ requieran inter-perar. La existencia y la calidad de ls registrs de infrmación que se mantienen para prveer ls prducts estratégics, cnsiderand al mens el cumplimient de la nrmativa vigente relativa al desarrll de Gbiern Electrónic. La necesidad de mejrar un más prcess transversales que cntribuyan a la calidad de La institución realiza un diagnóstic de ls prcess de prvisión de sus prducts estratégics (bienes y/ servicis) entregads a sus clientes/ usuaris/ beneficiaris y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La definición de prducts estratégics (bienes y/ servicis) y clientes/usuaris/beneficiaris debe crrespnder a la definición realizada pr la institución y señalada en la Ficha A-1 Definicines Estratégicas, presentada en el prces de frmulación presupuestaria de cada añ, actualizada según crrespnda. En el marc de la revisión de dichs prcess, la institución verifica y/ cnsidera, al mens: La identificación de ls prcess de prvisión de ls prducts estratégics, señaland: Nmbre de ls prcess asciads al prduct estratégic analizad y de ls prcess transversales de la institución. Prcess en ls que crrespnda incrprar mejras utilizand TIC (incluyend aquells que registran algún avance). Prcess en ls que n crrespnda incrprar mejras utilizand TIC. La selección de ls prcess de prvisión de ls prducts estratégics (bienes y/ servicis), susceptibles de mejrar usand TIC y su justificación, cnsiderand la nrmativa vigente relativa al desarrll de Gbiern Electrónic. La identificación, descripción y análisis de ls prblemas u prtunidades de mejra asciads a ls prcess de prvisión de ls prducts estratégics (bienes y/ servicis seleccinads, cnsiderand: Determinación de la línea base existente y brechas a cubrir. La identificación, descripción y análisis de las mdificacines y/ mejras a ls prcess de prvisión de ls prducts estratégics de la institución seleccinads que utilizarán TIC, cnsiderand: Alternativas tecnlógicas existentes en el mercad. Nrmativa vigente relativa al desarrll de Gbiern Electrónic. Beneficis que incrpran las 1

2 ETAPA I OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 ls prcess de prvisión de bienes y/ servicis. mdificacines u prtunidades de mejra. Csts estimads asciads a las iniciativas de mejra. Directrices de desarrll tecnlógic establecidas pr la Unidad de Mdernización y Gbiern Electrónic Factibilidad ecnómica del desarrll de las iniciativas de mejra señaladas. La necesidad de inter-perar cn trs rganisms del Estad y/ cn trs prcess dentr de la institución, identificand ls prcess de prvisión de prducts estratégics y transversales que puedan y/ requieran inter-perar, señaland y/ cnsiderand: La identificación y análisis de una selección justificada de ls prcess de prvisión de ls prducts estratégics (bienes y/ servicis) y sus prcess transversales que requieren infrmación de tras institucines. Para cada prces se debe especificar l siguiente: Caracterización de la infrmación requerida en el prces (canal, frmat). Frecuencia y vlumen de demanda. El medi sprte a través del cual la infrmación requerida es incrprada al(ls) prces(s) de prvisión de prducts estratégics que alimenta. Identificación de ls dcuments intercambiads cn tras institucines en el prces. La identificación de las mdificacines y/ mejras mediante la utilización de TIC a ls prcess de prvisión de prducts estratégics y sus prcess transversales que requieren infrmación de tras institucines, cnsiderand: Nrmativa vigente relativa al desarrll de Gbiern Electrónic. Alternativas tecnlógicas de implementación de las mdificacines prpuestas, cnsiderand canal y frmat de intercambi de infrmación. 2

3 ETAPA I OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 Análisis de ls beneficis y ls csts asciads a las alternativas tecnlógicas cnsideradas, para la implementación de las mdificacines. La identificación y justificación de ls pryects de interperabilidad, asciads a las mejras en términs de interperabilidad de ls prcess de prvisión de sus prducts estratégics (bienes y/ servicis) y de sus prcess transversales, para ls cuales se requiere infrmación de tras institucines. La existencia y la calidad de ls registrs de infrmación que se mantienen para prveer ls prducts estratégics, cnsiderand al mens el cumplimient de la nrmativa vigente relativa al desarrll de Gbiern Electrónic. Pr registr de infrmación se entenderá la clección de unidades de infrmación (cnjunt de dats relacinads entre sí) que, dependiend de su naturaleza, puede ser una base de dats (digital) un archiv (físic). La verificación y/ cnsideración de la existencia y calidad de ls registrs de infrmación se debe relizar señaland, al mens: La identificación y descripción de tds ls registrs de infrmación que la institución mantiene para prveer sus prducts estratégics, especificand su frmat (base de dats digital, archiv papel, micrfichas, trs). Ls registrs que requieren digitalizarse y gestinarse utilizand TIC (incluyend aquells que ya tienen algún grad de digitalización) y su justificación. Ls registrs que n requieren digitalizarse y gestinarse utilizand TIC (incluyend aquells que ya tienen algún grad de digitalización) y su justificación. Las mdificacines y/ mejras en ls registrs de infrmación de la institución existentes. La necesidad de mejrar un más prcess transversales relevantes que cntribuyan a la calidad de ls prcess de prvisión de bienes y/ servicis, cnsiderand al mens: El nmbre del ls prcess transversales de la institución. Ls prcess transversales en ls que 3

4 ETAPA I OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 En base a ls resultads del diagnóstic realizad, la institución, cn la aprbación del Jefe Superir del Servici, prpne a la Red de Experts una prirización de ls pryects de mejramient cn us de la TIC para su validación técnica, y ls registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. crrespnda incrprar mejras utilizand TIC (incluyend aquells que registran algún avance). Ls prcess en ls que n crrespnda incrprar mejras utilizand TIC. las alternativas tecnlógicas existentes en el mercad. Ls beneficis que incrpran las mdificacines u prtunidades de mejra. Ls csts estimads asciads a las iniciativas de mejra. Factibilidad ecnómica del desarrll de las iniciativas de mejra señaladas. La institución, cn la aprbación del Jefe Superir del Servici, identifica y pririza tds ls pryects de mejramient y us de TIC (Cartera de Pryects Institucinal), de acuerd a ls resultads del análisis del diagnóstic realizad, y prpne a la Red de Experts su prirización, ingresándla en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI y cnsiderand, al mens: La estimación de recurss invlucrads para cada un de ls pryects. La relevancia del pryect en términs de impact ciudadan y apy a las áreas estratégicas de la institución. La relevancia del/ls prduct/s y/ servici/s estratégic/s que se prveen a través del prces que se quiere mejrar cn el us de TIC. La relevancia de la plítica pública que se quiere mejrar cn el us de TIC, cuand crrespnda. 4

5 ÁREA: CALIDAD DE ATENCIÓN DE USUARIOS SISTEMA: GOBIERNO ELECTRÓNICO - TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ETAPA II OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 La institución elabra el Plan de mejramient cn us de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicacines (TIC), aprbad pr el Jefe Superir de Servici y validad pr la Red de Experts, para la ejecución y evaluación de ls pryects pririzads de acuerd al diagnóstic, y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La institución, de acuerd al presupuest asignad, elabra un Prgrama de Trabaj anual aprbad pr el Jefe Superir de Servici y validad pr la Red de Experts, que incluye tds ls pryects TI a trabajar durante el añ, para la implementación del Plan de Mejramient cn Us de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicacines (TIC) aprbad, y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La institución elabra, de acuerd al Diagnóstic, el Plan de Mejramient y us de Tecnlgías de Infrmación y Cmunicacines (TIC) para la ejecución y evaluación de ls pryects de mejramient cn us de TIC cmprmetids, presentándl en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts, el que deberá incluir, al mens, ls siguientes aspects: La Cartera de Pryects Institucinal debidamente pririzada y csteada. Objetiv general de cada pryect de mejramient cn us de TIC que integran la Cartera de Pryects. Objetivs específics de cada pryect (en términs de impact). Áreas prcess (estratégics, interperabilidad, registrs de infrmación, transversales) a ls cuales se vincula cada pryect. Tiemps estimad de implementación de cada pryect, que puede ser de más de un añ. La institución, de acuerd al Plan de Mejramient cn us de TIC, elabra un Prgrama de Trabaj Anual de ls pryects pririzads y seleccinads para el añ siguiente, cnsiderand la dispnibilidad de recurss establecida en la Ley de Presupuests y las áreas prcess (estratégics, interperabilidad, registrs de infrmación, transversales) a ls cuales se vincula cada pryect, el que deberá incluir, al mens, ls siguientes aspects: Definición de jefe de pryect a carg. La identificación secuencial de tareas, que cnsidere al mens: Hits principales (cnsidera la ruta crítica). Crngrama de trabaj cn plazs y respnsables de la implementación de ls pryects. El Plan de mitigación de riesg (define ls riesgs asciads al pryect y sus accines para reslverls). El diseñ de un Prgrama de Mnitre y Cntrl específic de la implementación de cada pryect de mejramient cn us de 5

6 ETAPA II OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 TIC definid en el Prgrama que incluye, al mens: La institución define ls Mecanisms de cntrl. Frecuencia de cntrl. indicadres de desempeñ para Hits de cntrl. evaluar ls resultads de ls Requisits de aceptación cnfrme hits pryects pririzads según el de cntrl (entregables). Plan de mejramient y us de Fecha de implementación planificada. Tecnlgías de Infrmación y Ls Indicadres de Desempeñ Cmunicacines (TIC) e necesaris para evaluar la peración de incrprads en el Prgrama de cada pryect, metas y medis de verificación, incluyend entre ells, si Trabaj aprbad pr el Jefe de crrespnde a la particularidad del Servici, y l registra en el pryect, ls ahrrs efectivs que Sistema de Cntrl de Gestión de genera para el usuari/cliente Pryects TI dispuest pr la Red /beneficiari y al Estad. de Experts. 6

7 ÁREA: CALIDAD DE ATENCIÓN DE USUARIOS SISTEMA: GOBIERNO ELECTRÓNICO - TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ETAPA III OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 La institución implementa el Prgrama de Trabaj para la ejecución del Plan definid en la etapa anterir. La institución registra ls resultads de la implementación de ls pryects pririzads en el prgrama de trabaj anual en el Sistema de Registr y Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts, cnsiderand al mens ls hits desarrllads, las dificultades y hlguras encntradas y las mdificacines realizadas respect a l prgramad. La institución implementa el Prgrama de Trabaj Anual. Para ell, registra, al mens de manera trimestral en el Sistema de Registr y Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts, ls resultads de la implementación de ls pryects incluids en el Prgrama de Trabaj Anual, cnsiderand, al mens: El prgrama de mnitre y cntrl de cada pryect cmprmetid, establecid en la etapa anterir. Las dificultades y hlguras encntradas en la implementación de las actividades, atribuibles a factres externs e interns. Justificacines de eventuales mdificacines a l prgramad riginalmente, de acuerd a ls resultads btenids. Presupuest ejecutad. 7

8 ÁREA: CALIDAD DE ATENCIÓN DE USUARIOS SISTEMA: GOBIERNO ELECTRÓNICO - TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ETAPA IV OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 La institución evalúa ls resultads de cada pryect cncluid del prgrama de trabaj del añ anterir, cnsiderand la medición de ls indicadres de desempeñ, y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La institución evalúa ls resultads de la peración de cada pryect de mejramient cn us de TIC, registrand sus resultads al mens de manera trimestral, en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. Ls resultads de la peración de cada pryect se evalúan cn el pryect ya perand y respect de las metas de ls indicadres establecids en el prgrama de trabaj, a través de ls cuales se verifica que ls aspects que se esperaba mejrar cn la incrpración de TIC, se cumplan. Ests resultads puden evidenciar, también, ls aspects de la peración n cnsiderads en el pryect implementad y que requieren mdificación. Dicha evaluación el servici la realiza indicand, al mens: Resultad de cada un de ls indicadres de desempeñ cmprmetids. Fundamentación y análisis de ls resultads de ls indicadres y el cumplimient de las metas: Entre 95% a 105%, cumplida Menr a 95%, n cumplida Mayr a 105%, sbre cumplida Infrme ejecutiv que detalle resultads de mejra para cada una de las áreas prcess (estratégics, transversales y registrs de infrmación) a ls cuales se les incrpró TIC, en términs de eficiencia, eficacia, impact y sustentabilidad. La institución difunde a ls clientes/usuaris/beneficiaris y a sus funcinaris ls beneficis de cada pryect cncluid del prgrama de trabaj, y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La institución difunde a ls clientes/usuaris/beneficiaris, cuand crrespnda, y a sus funcinaris, sbre el mejramient desarrllad en la prvisión de sus prducts estratégics (bienes y/ servicis), sus prcess transversales y registrs de infrmación cn us de TIC, cnsiderand al mens: Públic bjetiv a quien están dirigids ls pryects implementads. Mensaje central que debe ser cncid pr el públic bjetiv. Canales de cmunicación escgids para difundir el mensaje. Fecha de ejecución de las actividades cnsideradas para la difusión. 8

9 ETAPA IV OBJETIVOS REQUISITOS TÉCNICOS 2012 La institución evalúa ls prcess vinculads a la administración y/ gestión de cada pryect durante su implementación, y l registra en el Sistema de Cntrl de Gestión de Pryects TI dispuest pr la Red de Experts. La institución deberá al mens mantener el grad de desarrll del sistema de acuerd a cada una de las etapas tipificadas. La Institución evalúa ls prcess vinculads a la administración y/ gestión de cada pryect y elabra un reprte ejecutiv cnsiderand para el análisis, al mens, ls siguientes aspects: Presupuest ejecutad versus el prgramad. Plazs efectivs versus plazs planificads. Prduct final versus prduct esperad. Medidas crrectivas versus preventivas ejecutadas. La institución deberá al mens mantener el grad de desarrll del sistema de acuerd a cada una de las etapas tipificadas, incrprand Seguimient y Cntrl de la Gestión de ls pryects a través de la implementación de un prcedimient de cntrl de pryects, el cual deberá incluir al mens ls siguientes aspects: Medición del cumplimient de ls cmprmiss frmulads el añ anterir. Ls cmprmiss deben ser incrprads en el diagnóstic plan implementación, cuand crrespnda, asegurand así la secuencia de desarrll del sistema dnde sus etapas sn acumulativas 9

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