Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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- Isabel Espejo Álvarez
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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 1 de 6 Fecha de Vigencia: 05 / 06 / 2015 VERSIÓN 1 Adopción del procedimiento HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA ERLY PATRICIA GARCIA VELANDIA Coordinadora y Prestaciones 03/06/2015 ALIZ LORENA PASTAS MIMALCHI Asesor 03/06/2015 JAVIER ENRIQUE CAMACHO CAVIEDES Asesor 03/06/2015 REVISÓ CARGO FECHA ROCIO GUZMAN MONTOYA Directora de Talento Humano 03/06/2015 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 05/06/2015
2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para liquidar la seguridad social de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y los aportes parafiscales destinados a CCF, ESAP, ICBF, SENA, MIN. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia después de la liquidación de las nómina de planta interna y externa con la generación del archivo plano correspondiente a la seguridad social integral y parafiscales de cada una de las plantas, y finaliza en el momento en que se entregan las planillas físicas al Grupo de Trabajo de Financiero para su respectivo pago y se recibe el oficio de entrega firmado. 3. BASE LEGAL Ley 797 de 2003, Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales. Ley 860 de 2003, Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones" y se dictan otras disposiciones. Ley 715 de 2001 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. Ley 100 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 10 de 1990 Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras disposiciones. Ley 21 de 1982, Por la cual se modifica el régimen del Subsidio familiar y se dictan otras disposiciones. Decreto 1670 de 2007, Derogado parcialmente por el Decreto Nacional 728 de 2008, Por medio del cual se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema de la Protección Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Decreto1465 de 2005, Por medio del cual se reglamentan los artículos 9 de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1 del artículo 1 de la Ley 89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10 de la Ley 828 de Decreto 3667 de 2004, Por medio del cual se reglamentan algunas disposiciones de la Ley 21 de 1982, la Ley 89 de 1988 y la Ley 100 de 1993, se dictan disposiciones sobre el pago de aportes parafiscales y al Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones. Decreto 806 de 1998, Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional. Decreto 1772 de 1994, "Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales".
3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 3 de 6 Resolución 0634 de 2006, Por la cual se adopta el contenido del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. 4. DEFINICIONES SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL : La Ley 100 de 1993, creó el Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI), y lo define como el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad. Está constituido por tres (3) sistemas: i. Sistema General de Pensiones ii. Sistema General de Seguridad Social en Salud iii. Sistema General de Riesgos Laborales APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: Son las cotizaciones que todo trabajador y/o empleador está obligado efectuar al Sistema de Seguridad Social como consecuencia de la afiliación al mismo. Actualmente, los porcentajes de cotización son los siguientes: i. Pensión: 16%. El empleador deberá pagar el 12% y el trabajador el 4%. ii. Salud: 12.5%. El empleador deberá pagar el 8.5% y el trabajador el 4%. APORTES : De acuerdo con la ley, todo empleador de carácter permanente que tenga trabajadores a su servicio, está obligado a pagar aportes parafiscales, equivalentes al 9% de su nómina mensual de salarios, los cuales son destinados al SENA, ESAP, ICBF, MIN y CCF. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Novedades reportadas por la Coordinación de Administración de Personal Reportes de traslados de fondos de pensiones Archivos planos generados por SIAD 6. REGISTROS Base de datos SIAD. Planillas generadas por operador de información al finalizar el procedimiento. Reporte pago seguridad social con destino al Grupo de Trabajo de Financiero
4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 4 de 6 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El funcionario encargado, debe revisar que las novedades estén bien liquidadas, así como revisar que el sistema haya liquidado correctamente los aportes a pensión, salud y parafiscales, cada vez que se liquide la Seguridad Social y los Aportes Parafiscales. El funcionario encargado, debe registrar en el archivo plano los ingresos y retiros de funcionarios, Revisar los IBC y IBL de los funcionarios de cada uno de los funcionarios, cada vez que se liquide la Seguridad Social y los Aportes Parafiscales.
5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 5 de 6 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES OBSERVACIONES Inicio 1. Generar archivo plano de SSSI y parafiscales del SIAD 2. Cargar archivo plano en la plataforma del operador de PILA Hay errores en la información? No Si 3. Verificar y ajustar los errores y/o alertas que genere el Operador PILA Revisar que las novedades (Retiros, ingresos, licencias, vacaciones, ascensos, etc.) estén registradas correctamente. 4. Generar la planilla de pago en la página del Operador de PILA 5. Cargar archivo plano corregido al SIAD 6. Descargar archivo Excel e incluir el total descontando por seguridad social en la nóminas. 7. Enviar planilla de pago de seguridad social y parafiscales, y el archivo Excel. Esta información se debe enviar al Grupo de Trabajo de Financiera 8. Recibir oficio firmado por financiero para su archivo. Fin
6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de trabajo de y Prestaciones sociales Página 6 de 6 9. PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD 1-8 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE La novedad no haya sido reportada a tiempo en el archivo plano de seguridad social y parafiscales PUNTOS DE CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL Verificar las novedades reportadas en el mes para su registro FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Mensual Archivo Plano de Seguridad Social 7 No se entregue oportunamente el archivo plano para el pago de la seguridad social y parafiscales Verificar el cronograma de entregas Mensual Oficio y planillas de liquidación 1-8 No se tome correctamente los IBC y IBL con respecto a los topes de ley. Revisar que estén correctamente liquidados Mensual Archivo Plano 1-8 Que no se haya tenido en cuenta normatividad vigente para su aplicación en seguridad social y parafiscales Revisar continuamente el normograma Permanente Archivo plano correctament e liquidado
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