Call Xpress. Sistema de Tarificación Telefónica. Guía de instalación y usuario. Versión de software 1.0

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1 Call Xpress Sistema de Tarificación Telefónica Guía de instalación y usuario Versión de software 1.0

2 INDICE INDICE 1- Características generales Arquitectura Servicios Base de datos SQL Server Internet Information Services Herramientas de gestión Descripción de la suite de aplicaciones Requisitos Requisitos hardware PC servidor Call Xpress Requisitos Software PC Servidor Call Xpress Requisitos Software Cliente Conexiones Licencia Instalación del software Paso 1: Instalación de la instancia SQL "Call Xpress" Paso 2: instalación del aplicativo CallXPress Setup Call Xpress Setup Configuración del Site Parámetros generales Mail Server

3 INDICE Licencia Logs Servicios Call Plan Manager Operadores Prefijos Nuevo destino Eliminar destino Editar destino Nuevo Destino por Operador Tarifas Nueva tarifa Eliminar tarifa Editar tarifa Nueva tarifa por Operador Tipos de llamada Herramientas Operador predeterminado Establecer país Comprobar consistencia Exportar Importar Página web CallXpress Iniciar Call Xpress Inicio Informes Organización

4 INDICE Llamadas Hit parade Calidad de atención Otros Informes programados Análisis Gráfico Herramientas Cambiar la contraseña Alarmas Bolsa de minutos Herramientas Retariff Backup Importación de la Jerarquía y Extensiones Importar Jerarquía Importar Extensiones Exportar llamadas ANEXO - Firewalls y Antivirus

5 REQUISITOS 1- Características generales Call Xpress es un sistema de tarificación software de última generación, diseñado para la gestión y el análisis del tráfico en cualquier centralita. Gracias a sus potentes capacidades gráficas, a la gran variedad de informes y a su arquitectura web, Call Xpress es la herramienta ideal para el análisis del tráfico telefónico para todo tipo de organizaciones, desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones y administraciones públicas, incluyendo organizaciones con múltiples sucursales. Call Xpress permite el control de llamadas internas y externas en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Los usuarios acceden vía http al servidor para consultar y generar informes, de manera sencilla sin requerimientos de instalación de software adicional. Call Xpress recoge datos acerca de diferentes tipos de llamadas. Los datos se almacenan en una base de datos ubicada en el servidor, y se analizan para proporcionar una amplia gama de informes. Los datos guardados para cada llamada incluyen *: Tipos de Llamada (saliente, entrante, no atendida, etc..) Origen de la llamada (ANI). Destino. Número marcado (DNIS). Hora y fecha. Duración de la llamada. Tiempo Ring o número de timbrazos. Código de cuenta. Llamadas no contestadas. *La información enviada depende del modelo de centralita Call Xpress dispone de un interfaz gráfico con formato consola que muestra en tiempo real y de manera eficaz los principales datos de tarificación. 5

6 REQUISITOS 2- Arquitectura CallXPress dispone de diferentes servicios Windows que se encargan de la recepción, procesamiento y gestión de tareas, todo ello alrededor de una base de datos SQL Server y de Internet Information Server (IIS) que se encarga de servir las páginas web de la aplicación. Adicionalmente varias herramientas de gestión permiten configurar el producto de acuerdo a las necesidades de conexión con las centralitas así como de gestionar la tarificación y envío de informes de forma automática. 6

7 REQUISITOS (Arquitectura de CallXPress) PBX 1 PBX 2 PBX n CDRs CDRs CDRs Colector de CDRs V24, TCP, FTP, etc Procesador de CDRs Scheduler de tareas informes y alarmas Base de datos SQL server IIS Servidor de páginas web Herramientas de gestión 7

8 REQUISITOS 2.1 Servicios CallXpress Collect Se encarga de conectar con la centralita y recibir los datos (V24, TCP, ftp, etc.) que pone a disposición del servicio de procesamiento de CDRs. CallXpress Process Se encarga de procesar los CDRs de acuerdo al formato propio que la centralita envía, tarifica las llamadas conforme a un plan de numeración y precios multioperador y las almacena en la Base de Datos. CallXpress Scheduler Se encarga de activar el envío de los distintos informes programados y alarmas que se pueden configurar en el sistema. 2.2 Base de datos SQL Server Toda la información reside en una base de datos SQL Server que dependiendo de la tipología del cliente puede ser instalada en el propio CallXpress Server o en Servidor de Base de datos aparte. Para configuraciones especiales, consultar con nuestro departamento comercial. 2.3 Internet Information Services Internet Information Services o IIS es un conjunto de servicios para el sistema operativo Microsoft Windows destinado a ofrecer servicios de páginas web entre otros. Él es el que se encarga de servir las páginas web de CallXPress. 2.4 Herramientas de gestión Las distintas herramientas de gestión comprenden: 1. CallXpress Setup 2. CallXPress Plan Manager 3. Importación de la organización 4. Retarificación de llamadas 5. Backup de la base de datos Dichas herramientas se describen más adelante. 8

9 REQUISITOS 3- Descripción de la suite de aplicaciones La suite de aplicaciones Call Xpress se compone de: Setup CallXpress Setup Permite configurar el sistema (recogida de datos, tarificación, envío de s, etc) de acuerdo al modelo de centralita. CallXpress Plan Manager Permite configurar los destinos y tarifas utilizados para la tarificación de las llamadas. Página web CallXpress CallXpress Web Server A través de Internet Information Services sirve la página web CallXpress. Herramientas CallXpress ReTariff Permite volver a tarificar llamadas que ya fueron procesadas y almacenadas en la base de datos (cambios de tarifas, etc.). CallXpress Backup Permite realizar el backup de la base de datos para la salvaguarda de los datos de cara a una avería de los medios de almacenamiento. Importar Jerarquía y Extensiones Permite importar la organización de la empresa (Jerarquía, Extensiones y nombres de Usuarios) a partir de un fichero Excel que contenga la información. Exportar llamadas La herramienta Exportar Llamadas permite exportar registros de llamadas de un periodo de fechas determinado, a un fichero formato CSV. 9

10 REQUISITOS 4- Requisitos La solución de tarificación de llamadas Call Xpress se basa en un servidor central que debe cumplir con unos requisitos hardware y software: 4.1 Requisitos hardware PC servidor Call Xpress Los requisitos generales de hardware son los siguientes: CPU: Intel Core i3 o equivalente RAM: 2GB DDR (4GB Recomendado) Disco Duro: 320GB 4.2 Requisitos Software PC Servidor Call Xpress Los requisitos generales de software son los siguientes: Sistema Operativo: Windows XP SP3, Windows Vista SP2, Windows 7, Windows Server IIS: Internet Information Server Nota: Para activar ISS, ir a Panel de Control-Agregar o quitar Programas-Agregar o quitar componentes de Windows y activar Servicios de Internet Information Server (IIS). 4.3 Requisitos Software Cliente Explorador web: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari. 4.4 Conexiones El servidor Call Xpress debe ir conectado a la centralita telefónica vía LAN o puerto de tarificación. Call Xpress soporta una gran variedad de opciones para la recogida de los datos de tarificación de la centralita telefónica: TCP, UDP, TFTP, XML, TCP SMDR, RS-232, etc. 10

11 REQUISITOS 4.5 Licencia El código de Licencia consta de un Número de Serie y de una Clave y limita el número de Sites y Extensiones del sistema: Numero Serie: XXXXXXXXXXX Contraseña: XXXX Durante el proceso de instalación, cuando sea preguntado, entrar los datos. Nota: Para la activación de la licencia es necesaria la conexión a internet. En caso de cambios en la licencia por aumento de número de Sites o Extensiones, será de igual forma necesario volver a invocar el proceso de activación de licencia. 11

12 5- Instalación del software Nota: El software Call Xpress se suministra con un kit de instalación (CD) Se trata de una aplicación que funciona bajo Windows XP SP3, Windows Vista SP2, Windows 7, Windows Server Asegúrese de que no hay ninguna aplicación abierta en el PC. Inserte el CD-ROM suministrado. El CD va equipado con un fichero de autoarranque que inicia automáticamente la instalación. Si el CD no inicia automáticamente la instalación, abra el menú Inicio y seleccione Ejecutar. Teclee X:\setup.exe (donde X es la unidad de CD) y valide con la tecla Intro o haciendo clic en el botón Aceptar. Aparecerá la siguiente ventana: 12

13 5.1 Paso 1: Instalación de la instancia SQL "Call Xpress" Elegir el idioma, seleccionar "Instalar Software" y seleccionar "SQL Server Express". Una instancia SQL server con el nombre CALLXPRESS será instalada. Esta instancia SQL Server CALLXPRESS será en donde posteriormente se instalará la base de datos Callxpress. La instalación durará unos minutos. 13

14 5.2 Paso 2: instalación del aplicativo CallXPress Una vez que la instancia SQL CALLXPRESS ha sido instalada, el aplicativo "Call Xpress" puede ser ya instalado. Desde el menu de opciones del asistente de instalación, seleccionar "CallXPress". Durante el proceso de instalación, cuando sea preguntado, seleccionar el fichero "País(ES)" para importar el Plan de Numeración de su País. También durante el proceso de instalación, cuando sea preguntado, entrar el código de licencia. 14

15 La instalación ha terminado; los siguientes módulos ha sido instalados: Setup CallXpress Setup Permite configurar el sistema (recogida de datos, tarificación, envío de s, etc) de acuerdo al modelo de centralita. CallXpress Plan Manager Permite configurar los destinos y tarifas utilizados para la tarificación de las llamadas. Página web CallXpress CallXpress Web Server A través de Internet Information Services sirve la página web CallXpress. Herramientas CallXpress ReTariff Permite volver a tarificar llamadas que ya fueron procesadas y almacenadas en la base de datos (cambios de tarifas, etc.). CallXpress Backup Permite realizar el backup de la base de datos para la salvaguarda de los datos de cara a una avería de los medios de almacenamiento. Importar Jerarquía y Extensiones Permite importar la organización de la empresa (Jerarquía, Extensiones y nombres de Usuarios) a partir de un fichero Excel que contenga la información. 15

16 6- Setup Las aplicaciones de Setup comprenden: CallXpress Setup Permite configurar el sistema (recogida de datos, tarificación, envío de s, etc) de acuerdo al modelo de centralita. CallXpress Plan Manager Permite configurar los destinos y tarifas utilizados para la tarificación de las llamadas. CallXpress Setup y CallXPress Plan Manager se detallan a continuación. 16

17 6.1 Call Xpress Setup Ejecute el programa Call Xpress Setup desde su escritorio o desde el menú programas. Cuando pida login y password, introducir admin en ambos campos y hacer clic en Aceptar. Aparecerá una ventana como la siguiente desde la que podemos acceder a los distintos apartados a configurar o gestionar: o Site o Parámetros generales o Mail server o Licencia o Logs o Servicios Mail Server Licencia Parámetros Generales Configuración del Site Logs del sistema Servicios 17

18 6.1.1 Configuración del Site Haga click sobre el Site a configurar y se abrirá la ventana de parámetros de dicho Site. En esta pantalla hay que definir: Parámetros básicos del site donde se va a instalar el sistema Call Xpress. Un dato fundamental es el driver de la centralita contra la que está conectado el servidor Call Xpress y que se selecciona en la casilla FORMATO PABX. A continuación se describen los parámetros: Nombre Nombre del Site; cuando hay más de un Site puede ser conveniente darle una denominación que refiera a la localización de dicho Site. Ejemplo: Oficina Madrid, etc. Teléfono local El teléfono local sirve para tarificar correctamente las llamadas Locales, Provinciales y Nacionales. Ejemplo: Prefijo Central Si los números de teléfono aparecen en los CDRs con un prefijo, configurar dicho prefijo aquí de forma que en el procesamiento dicho prefijo pueda ser eliminado. Ejemplo: siendo 0 el prefijo de la centralita. 18

19 Formato PABX Configure el driver de centralita de acuerdo al formato de CDR configurado en la centralita. Para información, contacte con el servicio técnico de la centralita. Cómputo Seleccione el tipo de cómputo según la necesidad: TIEMPOS: PASOS: MIXTO: la llamada se tarificará según las tablas de Destinos y Tarifas definidas en el sistema (ver CallXpress Plan Manager) la llamada se tarificará según el Número de Pasos o Impulsos que aparezca en el CDR enviado por la centralita. La llamada se tarificará por PASOS y en caso de que el número de pasos sea cero, la llamada se tarificará por TIEMPOS. Nota: El tipo de Cómputo depende generamente del país o del operador. Por lo general, lo habitual es configurarlo como TIEMPOS u definir en el CallXpress Plan Manager los destinos y precios de las llamadss. Añadir Fecha y Hora Parámetro Reservado. Tipo de protocolo: aquí debe definirse el protocolo que se usará para el intercambio de información entre el servidor Call Xpress y la centralita. Para seleccionar el tipo de protocolo necesario, si fuera necesario, contactar con el Servicio Técnico de la centralita. 19

20 Parámetros específicos: una vez seleccionado el protocolo de intercambio de datos a usar, habrá que definir los parámetros específicos (del protocolo seleccionado) que use la centralita del site concreto. Port Para protocolo TCP Server, definir el puerto TCP de recepción donde la centralita enviará los CDRs. Para protocolo TCP Cliente, definir el puerto TCP de conexión de la centralita dond e la centralita espera las conexiones de clientes para el envio de CDRs. IP Address Para protocolo TCP Cliente, definir la dirección IP de la centralita. Usuario Si la conexión con la centralita requiere login, definir el nombre de usuario necesario. Clave Si la conexión con la centralita requiere login, definir la clave de usuario necesaria. Mascara ficheros Fichero Destino Parámetro reservado. Para casos de acceso a un ftp o a una carpeta del pc, seleccionar el fichero donde la centralita registra los CDRs. Timeout Intervalo de conexión con la centralita u origen de datos. Se recomienda dejar la configuración predeterminada. Una vez finalizada la configuración, hacer clic en OK y volverá a aparecer la ventana inicial. Hacer clic en Salvar para guardar los cambios efectuados; los servicios se reiniciarán para tomar los nuevos valores. Repetir la operación para los diferentes Sites de que disponga la instalación. 20

21 6.1.2 Parámetros generales Los parámetros generales de funcionamiento del sistema son los siguientes: Habilitar creación automática de extensiones Habilitar creación automática de enlaces Habilitar borrado automático de llamadas antiguas Si está activado, las extensiones se irán creando automáticamente a medida que vayan siendo recibidas llamadas de dichas extensiones. En otro caso, será necesario crearlas manualmente. Si está activado, los enlaces se irán creando automáticamente a medida que vayan siendo recibidas llamadas de dichos enlaces. En otro caso, será necesario crearlos manualmente. Si esta habilitado, las llamadas más antiguas que el parámetro Número de Meses, serán eliminadas automáticamente. Número de meses Es el número de meses para el que se mantienen las llamadas en la base de datos. Precio paso Si el tipo de cómputo es PASOS, definir el precio del paso. Ocutar dígitos Definir el número de dígitos que los informes enmascaran en el número de teléfono. 21

22 Tiempos de validación Los tiempos de validación sirven para no almacenar llamadas inferiores a determinada duración. En su caso, configurar los tiempos para cada tipo de llamada Local, Nacional, Móvil, Internacional, Internacional Móvil de acuerdo a las necesidades. Tras los cambios, seleccionar OK para guardar los nuevos datos. Los servicios pueden ser reiniciados de forma automática para tomar en cuenta los cambios. 22

23 6.1.3 Mail Server Para el envío de informes por y alarmas es necesario configurar la conexión con el servidor de correo electrónico del cliente. En caso necesario, contactar con el administrador de la red. Server name Nombre o dirección IP del servidor de . Ejemplo: mail.ejemplo.com Server port Puerto de conexión con el servidor de . Ejemplo: 25 Type Tipo de autenticación. User name Nombre de Usuario Ejemplo: Password Contraseña del usuario. Send from address Dirección de desde la que se enviarán los informes y alarmas. Ejemplo: Send test to Para realizar una prueba de funcionamiento puede configurar una direccióin de a la que se enviará un de test y pulsar OK. 23

24 6.1.4 Licencia En caso necesario puede volver a realizar la activación de la licencia. Entrar Número de Serie y Clave y pulsar Aceptar. Nota: Para la activación de la licencia es necesaria la conexión a internet. 24

25 6.1.5 Logs Al hacer click sobre el botón Logs se abrirá una ventana del explorador de archivos sobre la carpeta donde están los archivos LOG del sistema. La utilización e interpretación de estos archivos queda reservada al fabricante. 25

26 6.1.6 Servicios Desde CallXpress Setup puede Detener o Iniciar los servicios CallXpress. Para detener o iniciar un servicio, hacer doble click sobre el mismo y seleccionar SI para realizar la operación. De igual forma, los servicios pueden detenerse/iniciarse desde la consola de servicios de Windows: Para ello, seguir las instrucciones de la consola de servicios de Windows. 26

27 6.2 Call Plan Manager CallXpress es un sistema multioperador y con Call Plan Manager se podrán gestionar los distintos planes de numeración y precios de diferentes operadores y así tarificar la llamada dependiendo del enlace utilizado. Ejecutar el programa Call Plan Manager desde el acceso directo del escritorio o desde el grupo de programas. Cuando pida login y password, introducir admin en ambos campos y hacer clic en Aceptar. Aparecerá la siguiente ventana. Para personalizar las tarifas y destinos de cada operador basta con seleccionar en el panel izquierdo, las opciones Destinos o Tarifas del operador. Para añadir ello, utilizar el botón Nuevo o personalizar los ya existentes con el botón Editar. También se pueden eliminar con el botón Eliminar. También puede añadir nuevos Operadores y nuevos Tipos de llamada según sus necesidades. Otras funciones como Comprobar consistencia, Exportar o Importar están también disponibles. 27

28 6.2.1 Operadores Haga click en la opción Operador del panel izquierdo y los operadores disponibles serán mostrados. De entre los operadores disponibles hay un operador que tiene la categoria de operador predeterminado. Este será el operador que se aplicará en ausencia de otra definición para tarificar la llamada. Los operadores disponibles son asignado a los Enlaces en la sección Inicio-Enlaces de la página web. Para añadir un nuevo Operador, seleccione la opción Nuevo del menú superior; aparecerá la siguiente ventana. Introduzca el nombre del operador en el campo Operador (ejemplo: Mi Operador) y active la casilla inferior Predeterminado en caso que quiera que este operador sea el operador predeterminado del sistema; en otro caso, deje la casilla sin activar. Seleccionar Aceptar para guardar los cambios. 28

29 6.2.2 Prefijos Cada operador dispone de sus propios Destinos, esto es, su propia numeración y su propia nomenclatura de nombres de destinos. En el panel izquierdo, haga click en la opción Destinos y a continuación elija el operador que desee de entrte los disponibles; los Destinos disponibles para ese operador serán mostrados. 29

30 Nuevo destino Para añadir un nuevo destino haga click sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas y aparecerá la siguiente ventana: Introduzca en el campo Destino el nombre del destino (ejemplo: España Movil), en el campo Prefijo el prefijo con el que comienzan dichos destinos (ejemplo: 6), en el campo Tarifa, seleccione la tarifa que aplicará a esas llamadas (ejemplo: Movil) y en el campo País el país al que pertenece el prefijo. Para terminar, active la casilla Activar y pulse Aceptar para guardar los cambios Eliminar destino Para Eliminar uno o varios destinos, seleccione los mismos y haga click sobre la opción Eliminar. A continuación se le pedirá confirmación para continuar con la eliminación. Elija la opción deseada. La operación no puede ser deshecha. 30

31 Editar destino Para editar uno o más destinos existentes, haga su selección y a continuación seleccione Editar; se abrirá la ventana de edición de destinos. Realice los cambios multiples que desée en los campos disponibles y seleccionar Aceptar para guardar los cambios. Si hizo multiselección de filas de registros, los cambios se apllicarán a todos los registros de la multiselección realizada Nuevo Destino por Operador La opción Nuevo Destino por Operador le permite copiar destinos de un operador origen a otro operador destino sin necesidad de introducirlos nuevamente. Para ello, seleccione el o los Destinos que desea copiar del operador origen al operador destino y a continuación haga click sobre la opción Nuevo Destino por Operador. La siguiente ventana aparecerá. Seleccionar el nuevo operador destino donde quiere copiar los nuevos destinos y puse Aceptar; los nuevos destinos aparecerán en la opción destinos del operador destino. 31

32 6.2.3 Tarifas Cada operador dispone de sus propias Tarifas, esto es, su propia tabla de precios con sus propias características horarias, de días de la semana y propia nomenclatura de nombres. En el panel izquierdo, haga click en la opción Tarifas y a continuación elija el operador que desee de entre los disponibles; las Tarifas disponibles para ese operador serán mostradas. 32

33 Nueva tarifa Para añadir una nueva tarifa haga click sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas y aparecerá la siguiente ventana: Introduzca los valores de la nueva Tarifa y a continuación pulse Aceptar para guardar los cambios. A continuación se describen los valores de una tarifa: 33

34 Tarifa Es el Nombre de la tarifa; el nombre de la tarifa la identifica y es asignada por ejemplo al crear o modificar un destino. Dias Son los días que aplica la tarifa (ejemplo: de Lunes a Viernes) Siempre debe existir al menos una tarifa predeterminada que comprenda todos los días de la semana (Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom) y todas las horas (de 00:00 a 23:59). Hora Inicial y Hora Final Son las horas que aplica la tarifa (ejemplo: de 08:00 a 20:00) Siempre debe existir al menos una tarifa predeterminada que comprenda todas las horas (de 00:00 a 23:59). Nota: Las tarifas planas de precio único tienen activados todos los días de la semana (Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab, Dom) y todas las horas (de 00:00 a 23:59). Precio Público Es el precio con el que se calculará el importe de la llamada: Precio coste No usado. Tipo Tarifa El tipo de tarifa conrresponde con los Tipos de llamada. La configuración de los Tipos de llamada es importante dado que las llamadas se agruparán en los distintos informes bajo este criterio. Activar Selecciona el estado de activación de la tarifa; reservado para futuros usos. 34

35 Eliminar tarifa Para Eliminar una o varias tarifas, seleccione las mismas y haga click sobre la opción Eliminar. A continuación se le pedirá confirmación para continuar con la eliminación. Elija la opción deseada. La operación no puede ser deshecha Editar tarifa Para editar unao o más tarifas existentes, haga su selección y a continuación seleccione Editar; se abrirá la ventana de edición de Tarifas. Realice los cambios multiples que desée en los campos disponibles y seleccione Aceptar para guardar los cambios. Si hizo multiselección de filas de registros, los cambios se aplicarán a todos los registros de la multiselección realizada. 35

36 Nueva tarifa por Operador La opción Nueva Tarifa por Operador le permite copiar tarifas de un operador origen a otro operador destino sin necesidad de introducirlas nuevamente. Para ello, seleccione la o las tarifas que desea copiar del operador origen al operador destino y a continuación haga click sobre la opción Nueva Tarifa por Operador. La siguiente ventana aparecerá. Seleccionar el nuevo operador destino donde quiere copiar las nuevas tarifas y pulse Aceptar; las nuevas tarifas aparecerán en la opción destinos Tarifas del operador destino. 36

37 6.2.4 Tipos de llamada Los tipos de llamada es una categorización de las llamadas que es usada en los filtros de los informes; tipos de llamada pueden ser Local, Nacional, Movil, Internacional, etc. Los tipos de llamada pueden ser creados por el usuario a su conveniencia y se asignan a las tarifas; es importante realizar una correcta asignación de Tipos de Llamada para que los informes muestren los datos conforme a nuestras necesidades. Los tipos de llamada son únicos para el sistema. En el panel izquierdo, haga click en la opción Tipos de llamada y los tipos de llamada disponibles serán mostrados. Para añadir un nuevo Tipo de llamada haga click en Nuevo; aparecerá la siguiente ventana: Introduzca el nombre del nuevo tipo de llamada y seleccione Aceptar para guardar los cambios. Para editar un tipo de llamada existente, selecciónelo de la lista y haga click en el botón Editar; realice los cambios necesarios y pulse Aceptar para guardar los nuevos valores. Para eliminar un tipo de llamada, selecciónelo de la lista y haga click en el botón Eliminar; confirme el borrado en su caso. La operación no puede ser deshecha. 37

38 6.2.5 Herramientas Operador predeterminado Para convertir un operador como operador predeterminado, seleccionar el operador de la lista de operadores disponibles y hacer click sobre el botón Operador predeterminado de la barra de herramientas. El nuevo operador elegido será configurado como operador predeterminado Establecer país Establecer país realiza una asignación automática del país a cada destino. Esta opción puede ser útil tras una importación donde no se haya efectuado la asignación de país a cada destino importado. Para iniciar la operación, pulse el botón Establecer país del la barra de herramientas; aparecerá la siguiente ventana: Seleccione la opción deseada y en su caso, espere a que termine la operación. Compruebe el resultado y termine de configurar manualmente los destinos que no hayan podido ser asignado automáticamente. 38

39 Comprobar consistencia Comprobar consistencia realiza una comprobación de Destinos y Tarifas de forma que se puedan identificar situaciones anómalas como destinos sin tarifa o asignados a una tarifa inexistente. Para iniciar la comprobación, haga click sobre el botón Comprobar consistencia; aparecerá la sigiente ventana. Haga click en Aceptar para iniciar la comprobación. En caso de que existan problemas, aparecerá una ventana con los detalles donde distintas opciones como Imprimir, Editar o Nuevo podrán ser utilizadas según el caso. Pulse Aceptar para cerrar la ventana. 39

40 Exportar Permite realizar la exportación de los destinos y tarifas a un fichero CSV; esto permite que para ser tratado con herramientas compatibles y posteriormente ser nuevamente importado en el mismo sistema u otro. Haga click sobre la opción Exportar y a continuación Local; aparecerá la siguiente ventana. Seleccione los datos que desea exportar y haga click en Aceptar; cuando la operación termine aparecerá un mensaje indicándolo. Los datos se exportan a la carpeta predeterminada de datos de la aplicación que es Documentos compartidos-callxpress. Ejemplo: C:\User\Public\Documents\CallXpress 40

41 Importar Permite realizar la importación de los destinos y tarifas para los distintos operadores desde un fichero CSV; Nota: El formato del archivo a importar puede ser identificado exportando previamente los datos existentes. Respete el formato gestionado por el sistema para evitar errores de importación o resultados indeseados. Haga click sobre la opción Importar; aparecerá la siguiente ventana. Seleccione los datos que desea importar y a continuación seleccione Aceptar para elegir el archivo a importar y la operación comenzará. Según el caso, puede utilizar algunas opciones de importación, pulse el botón Opciones y la siguiente ventana aparecerá. Configure las opciones según el caso y seleccione Acepotar para guardar los cambios; a continuación inicie la importación. 41

42 7- Página web CallXpress 7.1 Iniciar Call Xpress Para acceder al sistema de Call Xpress introduzca en su navegador Web el nombre o dirección IP del servidor Call Xpress seguido por /callxpress Ejemplo: Cuando pida Identificación de usuario y Contraseña introducir su nombre de usuario y su contraseña. Si los desconoce, consultar al administrador del sistema CallXpress. Nota: Según el nivel de acceso del usuario, algunas opciones pueden no estar disponibles. A continuación, se describen todas las opciones (nivel acceso administrador). 42

43 Una vez dentro del sistema podemos observar una ventana principal con tres pestañas: Inicio, Informes y Herramientas. Inicio: Permite obtener información básica del funcionamiento del sistema así como configurar parámetros y personalizar el sistema. Informes: Da acceso a todos los tipos de informes disponibles en el sistema. Herramientas: Permite el cambio de la contraseña, la definición de distintas alarmas por y de bolsas de minutos. 43

44 7.2 Inicio Esta pestaña permite acceder a: Monitor de Llamadas: muestra en tiempo real una lista de las últimas llamadas realizadas. Dashboard: consola de supervisión con la información de las llamadas de hoy. Jerarquía: permite acceder a los niveles jerárquicos de la empresa y añadir o suprimir extensiones/usuarios en cada nivel. 44

45 Números habituales: Permite crear una lista con los números más usados. Niveles: Permite configurar (Añadir, Eliminar, Editar) los diferentes niveles dentro del organigrama de la empresa. Ejemplo: Empresa > Ciudad > División > Departamento Extensiones: Permite configurar (Añadir, Eliminar, Editar) las diferentes extensiones/usuarios del sistema. Enlaces: En caso de existir varios enlaces en la centralita, permite configurarlos: añadir un enlace existente, eliminar un enlace existente o editarlos para cambiar el nombre de los enlaces o el operador asignado. 45

46 Cuentas: Permite configurar (Añadir, Eliminar, Editar) diferentes cuentas dentro de la empresa / sistema. Usuarios: Permite configurar (Añadir, Eliminar, Editar) diferentes usuarios con varios niveles de acceso a las opciones del programa y a los datos mostrados. Los tres distintos perfiles de usuario de la aplicación son: Administrador: Puede acceder a todas las opciones de la aplicación. Supervisor: Puede acceder a los informes de la rama de la jerarquía que le ha sido asigada. Ejemplo: Departamento Ventas Usuario: Puede acceder únicamente a la información de sus propias llamadas; cuando se configura este tipo de usuario es necesario asignarle su extensión. Ejemplo: Extensión

47 7.3 Informes Call Xpress permite generar una gran variedad de informes, lo que ayuda a analizar la información telefónica de la empresa para mejorar el rendimiento y reducir los costes. Los informes se visualizan en pantalla, pueden ser impresos directamente desde el propio programa o bien exportados / guardados en una gran variedad formatos: tiff, pdf, archivo web, Excel, Texto enriquecido, CSV y XPS. Existen diferentes tipos de informes agrupados según a qué se refieran: Organización. Llamadas Hit Parade Calidad de Atención Otros Según el tipo de informe, la información puede ser listada según criterios como el Periodo de tiempo (Hoy, Ayer, Semana pasada, etc.), Tipo de la llamada, (saliente, Entrante, Entrante Perdida, etc.), Extesiones, Categorías, Duración, Importe, etc. 47

48 Los informes también pueden ser programados para ser generados de forma periódica y enviados por . NOTA: Para el envío de Informes Programados por es necesario configurar los datos del servidor de correo electrónico en CallXpress Setup. 48

49 7.3.1 Organización Los informes de organización permiten obtener un listado de las extensiones con el usuario asignado a cada extensión o bien un informes de las extensiones y usuarios agrupadas según el organigrama de la empresa Llamadas Los informes de llamadas: incluyen todos los informes relativos a tarificación de llamadas realizadas en la empresa. Ppueden ser: Cronológicos: muestra la lista de todas las llamadas ordenadas cronológicamente. Jerárquicos: muestra información resumida o detallada de las llamadas del sistema (extensiones agrupadas por nivel jerárquico de la organización o información detallada de cada extensión) Por Extensión: muestra información resumida o detallada de las llamadas para cada extensión definida en el sistema (cada llamada de cada extensión o total de llamadas agrupadas por extensión). Informe Llamadas por extensión Detallado 49

50 Informe Llamadas por extensión - Resumen Por Enlace: muestra información resumida o detallada de las llamadas para cada enlace definido en el sistema (cada llamada del enlace o total de llamadas agrupadas por enlace). Por Cuenta: muestra información resumida o detallada de las llamadas para cada cuenta definida en el sistema (cada llamada de cada cuenta o total de llamadas agrupadas por cuenta). Por horas: muestra información resumida de las llamadas agrupadas por horas. Informe Llamadas por Horas Por categorías: muestra información resumida de las llamadas para cada categoría definida en el sistema (total de llamadas agrupadas por categorías). 50

51 NOTA: Todos estos informes pueden filtrarse según Fecha, Tipo de llamada, Cuenta, Categoría, Valor (duración, importe) y número marcado. 51

52 7.3.3 Hit parade Los informes Hit Parade están pensados para acceder de manera rápida a la información sobre las extensiones con mayor número de llamadas y los números marcados más frecuentemente. Estos pueden ser: Hit parade por Extensión Hit parade por Número de Teléfono Hit Parade por Extensión Proporciona un listado de las 20 extensiones con más llamadas, de las extensiones con mayor duración y de las extensiones con mayor importe. Hit Parade por Número de Teléfono Proporciona un listado de los 20 números de teléfono con más llamadas, con mayor duración y con mayor importe. Informe Hit Parade por número de llamadas 52

53 7.3.4 Calidad de atención Los informes de Calidad de Atención muestran de forma detallada, resumida o gráfica, los tiempos de respuesta de cada extensión, así como las llamadas no atendidas durante un período de tiempo determinado. Informe de Calidad de Atención (Tiempos de respuesta) Informe de Calidad de Atención (Llamadas no atendidas) 53

54 7.3.5 Otros Dentro del grupo otros, están los informes de Alarmas, Accesos, Informes Programados y Análisis, estos dos últimos apartados que se desarrollarán individualmente. Alarmas Permiten listar las distintas alarmas que se hayan producido en el sistema. Accesos En el informe de accesos se recogen el detalle de los accesos realizados por los distintos usuarios a la aplicación. 54

55 7.3.6 Informes programados Los informes pueden ser obtenidos en el momento o pueden ser programados para una fecha y hora determinados y enviados por a una dirección de correo definida por el usuario. Por ejemplo, CallXpress puede enviar cada lunes por la mañana un al Director Financiero con el resumen del gasto telefónico de la semana anterior, para cada departamento y extensión de la empresa. Para programar un informe, seleccione el informe deseado de entre los disponibles, configurar los parámetros del informe y seleccione Guardar. La siguiente ventana aparecerá: 55

56 Seleccione los parámetros que desea para su informe como el nombre del informe (nombre), cuando se desea programar el informe (diario, semanal, mensual), la hora a la que desee ejecutar el informe (tiempo de ejecución), la dirección de correo electrónico donde desea enviarlo (Enviar a :) y el formato del informe (PDF, XLS, etc). Haga click en OK y el informe será guardado. Ahora, si selecciona Informes Programados, su informe aparecerá: Si desea cambiar la configuración del informe, seleccione Editar, cambie la configuración del informe y seleccione Guardar. Si desea ejecutar ahora sus informes y no esperar hasta el momento de la próxima ejecución, seleccione Ejecutar ahora. Si desea eliminar su informe, seleccione el informe haciendo clic sobre él y seleccione Eliminar; el informe será eliminado. 56

57 7.3.7 Análisis Gráfico CallXpress incorpora un interfaz gráfico con formato consola que muestra de manera rápida y eficaz un histórico de los principales datos de tarificación y atención telefónica general. La pantalla está divida en 4 zonas y presenta la información siguiente, Cuadro izquierdo superior Importe llamadas Muestra de forma gráfica el consumo telefónico para el periodo seleccionado (semana, mes, trimestre o año). Cuadro derecho superior Número de llamadas Muestra de forma gráfica el número total de llamadas emitidas, recibidas y no atendidas para el periodo seleccionado (semana, mes, trimestre o año). Cuadro izquierdo inferior Llamadas más caras Muestra el detalle de las llamadas de mayor importe para el periodo seleccionado (semana, mes, trimestre o año). Cuadro derecho inferior Llamadas por categorías Muestra de forma gráfica el porcentaje y número total y de llamadas emitidas por tipo (local, Nacional, Internacional y Móvil). 57

58 Para añadir un nuevo informe análisis, desde la ventana principal seleccionar Informes-Analisis. Seleccionar Nuevo, aparecerá la siguiente ventana: Configurar los parámetros del informe y pulsar Aceptar; el informe gráfico se mostrará. 58

59 Para cambiar los parámetros del informe, seleccionar Editar Filtro. Para imprimir el informe, seleccionar Imprimir. Para guardar el informe y programarlo, seleccionar Guardar y configurar los datos de igual forma que para un Informe Programado. Seleccionar Aceptar para guardar los cambios. 59

60 7.4 Herramientas Esta pestaña permite acceder a: Cambiar la contraseña del usuario. Definición de Alarmas. Definición de Bolsas de minutos Cambiar la contraseña Para cambiar la contraseña, haga click en Cambiar contraseña; aparecerá la siguiente ventana: Introducir la Contraseña actual y a continuación introduzca la Nueva contraseña y Repita nueva contraseña según se requiere. Pulsar Aceptar para guardar los datos. 60

61 7.4.2 Alarmas CallXpress incorpora un servidor de alarmas para la detección inmediata de eventos sospechosos: llamadas que superan un determinado importe o duración, realizadas por determinadas extensiones, o a destinos no autorizados. Para cada evento de este tipo, CallXpress envía un a una dirección de correo programable. Se pueden definir tantos eventos como se desee y cada evento genera el envío de un en tiempo real. Nota: Para que el envío de de alarma se pueda producir, es necesario que se haya configurado previamente la conexión con el Mail Server que se vaya a utilizar. Ver CallXPress Setup Mail Server. Para añadir una nueva alarma, seguir los siguientes pasos: 61

62 Desde la ventana principal, seleccionar Herramientas-Alarmas. Seleccionar Nueva; la siguiente ventana aparecerá: Introducir en el campo Descripción el nombre de la alarma que estamos creando. Definir el tipo de alarma de entre los disponibles (Llamada, Empresa, Extension, Cuenta, Departamento) e introducir los parámetros que se desean para la alarma y pulsar Aceptar para guardar los cambios. Las alarmas de tipo Llamada se evalúan para cada llamada. Del mismo modo, las alarmas del tipo Empresa, Extensión, Cuenta o Departamento se evalúan para el conjunto de las llamadas del grupo en cuestión. Así es posible establecer alarmas para por ejemplo un departamento o para la propia empresa para duraciones o importes acumulados superiores a una determinada cantidad. Para establecer distintos destinatarios de la alarma, En el campo Enviar a, separar las diferentes direcciones de mediante punto y coma. Ejemplo: Para modificar una alarma ya existente, seleccionarla y hacer click en Editar; tras realizar los cambios oportunos, seleccione Aceptar para que los cambios sean guardados. Para eliminar una alarma, seleccionarla y hacer click en Eliminar y a continuación seleccionar SI. 62

63 7.4.3 Bolsa de minutos CallXpress permite gestionar las tarifas planas negociadas con los operadores de Telefonía, línea por línea, o bien para determinados grupos de líneas. Cuando el tráfico de dichas líneas alcanza el número de minutos pactado con el operador para el periodo de tiempo correspondiente, CallXpress envía un mensaje de aviso por para que el supervisor pueda tomar las medidas adecuadas, por ejemplo, enrutar el tráfico saliente a través de otros enlaces. Nota: Para que el envío del de de aviso es necesario que se haya configurado previamente la conexión con el Mail Server que se vaya a utilizar. Ver CallXPress Setup Mail Server. Para añadir una nueva bolsa de minutos, seguir los siguientes pasos. Desde la ventana principal, seleccionar Herramientas-Alarmas. Seleccionar Nueva; la siguiente ventana aparecerá: 63

64 Introducir el nombre de la bolsa de minutos que estamos creando (ejemplo: 1000 minutos llamadas internacionales ). Seleccionar la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin de la bolsa de minutos y si ésta es Renovable o no y de qué tipo de renovación se trata: Días, Semanal, Mensual. Introducir el número de Minutos de la bolsa (ejemplo: 1000 minutos), los Enlaces a los que aplica (Ejemplo: enlace 1, enlace 2, etc.) y los Prefijos a los que aplica (ejemplo: 00 ). Para establecer distintos destinatarios de los avisos, en el campo Enviar a, separar las diferentes direcciones de mediante punto y coma (Ejemplo: Pulsar Aceptar para guardar los cambios. Ejemplo: Bolsa de 1000 minutos al mes para llamadas internacionales Nombre: 1000 minutos al mes para llamadas internacionales Fecha inicio: 1 enero 2012 Fecha fin: 31 enero 2012 Renovable: mensual Minutos: 1000 Enlaces: 1, 2, 3, 4 Prefijos: 00 Enviar a: Para modificar una bolsa de minutos ya existente, seleccionarla y hacer click en Editar; tras realizar los cambios oportunos, seleccione Aceptar para que los cambios sean guardados. Para eliminar unabolsa de minutos, seleccionarla y hacer click en Eliminar y a continuación seleccionar SI. 64

65 8- Herramientas 8.1 Retariff CallXpress ReTariff permite volver a tarificar llamadas que ya fueron procesadas y almacenadas en la base de datos. Para iniciar Call Xpress ReTariff hacer doble click sobre el icono; la siguiente ventana aparecerá. Seleccionar el periodo de fechas Desde/Hasta sobre el que quiere aplicar la retarificación. A continuación pulse Iniciar; aparecerá la siguiente ventana con los datos de las llamadas que se reprocesarán. Nota: Si el periodo de fechas a retarificar es bastante amplio y el número de llamadas elevado, es recomendable realizar esta operación en horas fuera de acceso ya que el proceso de llamadas recibhidas de la centralita es temporalmente suspendido hasta la finalización de la operación de retartificación. Si está de acuerdo en iniciar el proceso, seleccionar SI. 65

66 El proceso se iniciará; se mostrará la siguiente ventana indicaádolo. La consola de CallXPress ReTariff puede ser cerrada; no es necesario que permanezca abierta. Si la consola permanece abierta, se irá mostrando el progreso de la operación Cuando el proceso termine, aparecerá el mensaje correspondiente indicándolo. 66

67 8.2 Backup Notas acerca de la gestión de la base de datos: El backup de la base de datos SQL Server puede ser realizado por diferentes herramientas, entre las que están las propias herramientas de SQL Server. Se recomienda contactar con el administrador de la red para incluir el backup de la base de datos CallXpress entre las tareas habituales de backup que la compañía tenga definido. CallXpress Backup permite realizar el backup de la base de datos SQL Server. Para iniciar Call Xpress Backup hacer doble click sobre el icono; la siguiente ventana aparecerá. Hacer click sobre el icono de carpeta y seleccionar la carpeta y nombre de archivo del backup. Ejemplo: CALLXPRESS.BAK Puede ser necesario otorgar permisos de acceso (escritura, lectura, etc.) sobre la carpeta elegida para permitir que SQL Server pueda realizar la copia de archivo de backup en la carpeta seleccionada; en su caso, contactar con el administrador de la red. 67

68 A continuación, pulse sobre el botón Backup Si está de acuerdo en iniciar el proceso, seleccionar SI y el proceso se inicará, Cuando el proceso termine, aparecerá el mensaje correspondiente indicándolo. En caso de que existan backup previos, dicha información aparecerá indicándolo. 68

69 8.3 Importación de la Jerarquía y Extensiones Es posible importar Jerarquía y Extensiones y Usuarios a partir de un fichero Excel que contenga la información. Esta operación puede ser recomendable cuando la información a entrar en el sistema sea numerosa y se encuentre disponible en formatos compatibles. De la importación se encargan las aplicaciones: Importar Jerarquía Importar Extensiones 69

70 8.3.1 Importar Jerarquía La organización de la empresa puede ser importada desde un fichero Excel 97 que debe respetar el siguiente formato: La descripción de los campos es la siguiente: Campo Descripción Código Es un código de libre elección asignado a la dependencia. Ejemplo: 0, 1, 12, etc. Dependencia Es el nombre de la dependencia. Ejemplo: Empresa A, Administración, Ventas, etc. Código Dependencia nivel superior Es el código del nivel superior del que depende la dependencia en cuestión. Ejemplo: 0, 1, 12, etc. Notas Campo de libre utilización por parte del usuario. Nota: Es recomendable asignar códigos que puedan relacionar de forma sencilla a los departamentos que dependen de uno superior. Por ejemplo, si al departamento Ventas se le asigna el código 2, puede ser adecuado asignar a los departamentos Ventas Nacional y a Ventas Internacional los códigos 21 y 22. Código Dependencia Nivel superior 2 Ventas 0 21 Ventas Nacional 2 22 Ventas Internacional 2 70

71 Para iniciar Importar Jerarquía hacer doble click sobre el icono; la siguiente ventana aparecerá. Nota: Si va a realizar una importación de la organización, tenga en cuenta que la operación de importación elimina la información existente por lo que no es una operación reversible. La definición de Usuarios Supervisores sobre el grupo que supervisan así como la configuración de los distintos informes programados que puedieran existir con referencia a grupos jerarquicos, serán afectados por lo que sus configuraciones deberán ser revisadas. Hacer click sobre Examinar y seleccionar el archivo con la información de la jerarquía de la empresa. Ejemplo: Organigrama.xls A continuación, hacer click en Aceptar y la importación tendrá lugar. 71

72 8.3.2 Importar Extensiones Las extensiones y nombre de usuarios de la empresa pueden ser importadas desde un fichero Excel 97 que debe respetar el siguiente formato: La descripción de los campos es la siguiente: Campo Descripción Extensión Es el número de extensión. Ejemplo: 1001, 1002, etc. Nombre usuario Es el nombre del usuario de la extensión. Ejemplo: Juan García. Código Dependencia Es el código de la dependencia a la que pertenece la extensión. Este código es el mismo que ha sido asignado en el archivo que contenía la organización importada en el apartado anterior. Ejemplo: 22, 1, 12, etc. Ocultar O: No enmarcar el numero marcado. Ejemplo: : Enmascar el número marcado. Ejemplo: 91456**** 72

73 Para iniciar Importar Extensiones hacer doble click sobre el icono; la siguiente ventana aparecerá. Nota: Si va a realizar una importación de las extensiones, tenga en cuenta que la operación de importación elimina la información existente por lo que no es una operación reversible. Hacer click sobre Examinar y seleccionar el archivo con la información a importar. Ejemplo: Extensiones.xls A continuación, hacer click en Aceptar y la importación tendrá lugar. 73

74 8.4 Exportar llamadas La herramienta Exportar Llamadas permite exportar registros de llamadas de un periodo de fechas determinado y que el administrador tenga intención de purgar de la base de datos, a un fichero formato CSV. El formato del fichero CSV exportado es como sigue: Date;Time;Extension;Trunk;Telephone number;destination;duration;pulses;cost price;type;category;ringtime;site;carrierid;account;subtype 15/01/2013;8:55;"1001";"1460";" ";"MADRID";60;0;0,00000;"ENT";"Local";0;1;1;"0000";"" 15/01/2013;8:55;"1003";"1456";" ";"BARCELONA";60;0;0,01188;"SAL";"Nacional";0;1;1;"0000";"" La posterior consulta de los datos del archivo CSV será realizada por herramientas externas compatibles con dicho formato. Para iniciar la exportacion de llamadas, abra el programa ExportCalls; la siguiente ventana aparecerá. Seleccione las fechas Desde y Hasta donde desea realizar la exportación y pulse OK. Seleccione el nombre de archivo y a continuación pulse Guardar; la exportación se iniciará. 74

75 Nota: La exportación de grandes cantidades de datos puede tomar largos tiempos. Se recomienda realizar estas operaciones en horas de baja actividad del sistema. Puede ser recomendable fraccionar la exportación en distintos archivos organizados por periodos (meses, trimestre, etc). Cuando finalice la exportación, una ventana como la que se muestra aparecerá para informar de los resultados. 75

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