Manual para la administración de subvenciones

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1 Manual para la administración de subvenciones La versión completa del manual está disponible en línea ES (313)

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3 Manual para la administración de subvenciones Sumario Introducción Capítulo 1 Planificación de un proyecto de Subvención Global Capítulo 2 Solicitud de Subvenciones Globales Capítulo 3 Implementación, monitoreo y evaluación de un proyecto de subvención Capítulo 4 Informes Anexos* A Hoja de trabajo del Memorando de acuerdo para los clubes B Memorando de acuerdo para los clubes C Memorando de acuerdo para los clubes (India) D Modelo de Memorando de acuerdo para una organización colaboradora E Enunciados de los requisitos de las áreas de interés F Suplemento sobre el plan de monitoreo y evaluación de Subvenciones Globales G Suplemento sobre becas H Orientación previa a la partida para becarios e integrantes de equipos de capacitación profesional I Las bases de la sostenibilidad J Suplemento de la solicitud de Subvenciones Globales para proyectos de microcrédito K Suplemento del informe de Subvenciones Globales para proyectos de microcrédito L Itinerario del equipo de capacitación profesional * Los anexos y los Términos y condiciones para el otorgamiento de Subvenciones de La Fundación Rotaria están disponibles en Es posible que no todos los anexos estén disponibles de inmediato ES (313)

4 Los rotarios aportamos nuestra labor, conocimientos y contribuciones financieras a nuestras comunidades para satisfacer sus necesidades básicas como suministro de agua potable, desarrollo económico, salud, educación, paz y seguridad. Las Subvenciones Globales de la Fundación financian proyectos en estas áreas. Este manual explica cómo planificar un proyecto sostenible y con resultados mensurables, cómo solicitar una Subvención Global para financiarlo y cómo administrar debidamente los fondos de la subvención. Se incluyen, además, recursos útiles para poner en práctica el Memorando de acuerdo (MDA) para los clubes. El manual está dirigido principalmente a los representantes de los clubes que asistirán al Seminario distrital sobre administración de subvenciones, pero también será de utilidad para los distritos que soliciten una Subvención Global. La presente es la edición 2012 del Manual para la administración de subvenciones. La información contenida en esta publicación se basa en el Memorando de acuerdo para los clubes, los Términos y condiciones para el otorgamiento de Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales de La Fundación Rotaria y The Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega consultar dichos documentos para informarse sobre las directrices vigentes. Los cambios que el Consejo de Fiduciarios efectúe en dichos documentos anularán la normativa estipulada en esta publicación. Dudas o preguntas? Si tiene dudas sobre... Envíe un correo electrónico a... Administración de subvenciones; certificación Subvenciones Distritales, Subvenciones Globales Este manual; sesiones de capacitación

5 Panorama general de las subvenciones de La Fundación Rotaria La Fundación Rotaria ofrece tres tipos de subvenciones: Subvenciones Distritales, Subvenciones Globales y Subvenciones Prediseñadas. Si bien este manual está dedicado a las Subvenciones Globales, a continuación se describen todas brevemente. Subvenciones Distritales Las Subvenciones Distritales financian proyectos y actividades que respaldan la misión de la Fundación con resultados a corto plazo en los ámbitos local e internacional. Los clubes remiten sus solicitudes de financiación al distrito, y éste administra y distribuye los fondos. Visite learn.rotary.org y consulte el curso Introducción a la Visión Futura para obtener información sobre la evaluación de proyectos y seleccionar la subvención más apropiada. Cada distrito establecerá su propia normativa sobre cómo y cuándo los clubes deben remitir sus solicitudes de financiación, así como sobre cualquier otro requisito adicional que decidan establecer. Para obtener más información, comuníquese con su Comité Distrital de La Fundación Rotaria. Subvenciones Globales Las Subvenciones Globales financian proyectos y actividades de mayor alcance con las siguientes características: Se relacionan con una de las áreas de interés. Responden a una necesidad identificada por la comunidad beneficiaria. Incluyen la participación activa de la comunidad beneficiaria. Son sostenibles después de que los clubes o distritos rotarios han concluido su labor. Se obtienen resultados mensurables. Manual para la administración de subvenciones 0.1 Panorama general de las subvenciones de La Fundación Rotaria

6 ÁREAS DE INTERÉS Los proyectos que reciben fondos de Subvenciones Globales de LFR deben encuadrarse dentro de las siguientes áreas. Fomento de la paz y la prevención y resolución de conflictos Prevención y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Salud materno-infantil Alfabetización y educación básica Desarrollo económico y cívico Las Subvenciones Globales pueden financiar las siguientes actividades: Proyectos humanitarios que afronten las necesidades de las comunidades y ofrezcan resultados sostenibles y mensurables. Capacitación profesional a nivel local o financiación de un equipo conformado por profesionales que viajan al exterior para adquirir conocimientos o impartir capacitación a sus colegas locales. Este tipo de capacitación es muy eficaz en conjunción con proyectos humanitarios. Becas para estudiantes de postgrado cuyas metas profesionales se correspondan con una de las áreas de interés. Manual para la administración de subvenciones 0.2 Panorama general de las subvenciones de La Fundación Rotaria

7 Subvenciones Prediseñadas Las subvenciones prediseñadas hacen posible que los clubes rotarios trabajen con los socios estratégicos de La Fundación Rotaria en actividades previamente diseñadas. El Fondo Mundial y el socio estratégico financian íntegramente estas actividades. En la versión electrónica de este manual, el texto resaltado en naranja corresponde a enlaces a recursos disponibles en learn.rotary.org. Se recomienda que el club envíe más de un representante al Seminario sobre administración de subvenciones. Diferencias entre las Subvenciones Distritales y las Subvenciones Globales Por norma general, los proyectos financiados mediante Subvenciones Globales tienen un mayor alcance y los clubes y distritos cuentan con un mayor nivel de responsabilidad en lo relativo a la administración de los fondos, la presentación de informes a la Fundación y el monitoreo y evaluación de los resultados obtenidos. Subvenciones Distritales Respaldan la misión de La Fundación Rotaria Sin presupuesto mínimo Impacto a corto plazo Pueden financiar becas para estudiantes de cualquier nivel en instituciones académicas locales o del exterior Incluyen la participación activa de los rotarios Cumplen los requisitos para el otorgamiento dela subvención Certificación del club Subvenciones Globales Se relacionan con una de las áreas de interés de Rotary Presupuesto mínimo de US$30,000 Impacto sostenible a largo plazo Pueden financiar becas para estudiantes de postgrado en una institución académica del exterior Incluyen la participación activa de los rotarios Cumplen los requisitos para el otorgamiento de la subvención Resultados mensurables El proceso de certificación sirve para que La Fundación Rotaria confirme que su club cuenta con los controles financieros y de custodia de fondos necesarios para administrar debidamente los fondos de sus subvenciones. La administración incluye aspectos como la selección de los proyectos o actividades, la solicitud de una subvención, la puesta en práctica de controles para la custodia de los fondos y la presentación de informes a la Fundación sobre los resultados del proyecto. Para solicitar Subvenciones Globales o Subvenciones Prediseñadas, los clubes deberán recibir la certificación anual de su distrito. Los distritos decidirán también si solicitar esta certificación para recibir fondos procedentes de Subvenciones Distritales. Para completar el proceso de certificación, los clubes deberán: 1. Enviar a su presidente electo u otro representante del club al Seminario distrital sobre administración de subvenciones. 2. Leer y aceptar los términos del Memorando de acuerdo para los clubes y remitir al distrito una copia firmada tanto por el presidente como por el presidente electo del club. 3. Aceptar todo requisito adicional establecido por el distrito. Manual para la administración de subvenciones 0.3 Panorama general de las subvenciones de La Fundación Rotaria

8 Para conservar su certificación, los clubes deberán cumplir los términos del MDA para los clubes (anexo B) y los términos y condiciones de la subvención. EL MDA es un acuerdo entre el club y su distrito en el que se indican los requisitos mínimos para la administración de sus subvenciones establecidos por la Fundación. Es posible que los requisitos estipulados en la normativa establecida por su club o la legislación local vigente sean más estrictos. Dirija sus consultas a su Comité Distrital de La Fundación Rotaria. Manual para la administración de subvenciones 0.4 Panorama general de las subvenciones de La Fundación Rotaria

9 1 Planificación de un proyecto de Subvención Global Antes de solicitar una Subvención Global de La Fundación Rotaria, los clubes deben elaborar un proyecto que sea resultado de una sólida relación de colaboración, se base en la evaluación de las necesidades de la comunidad, y haya sido diseñado para obtener resultados viables, mensurables y sostenibles. Socios colaboradores Para llevar a cabo una Subvención Global se debe contar con un patrocinador local y un patrocinador internacional. Por lo general, el patrocinador local se encarga de la evaluación de la comunidad y de la implementación y administración de los gastos del proyecto, por conocer a fondo la realidad local y su proximidad a la sede del proyecto. Los patrocinadores, si así lo desean, tienen la opción de involucrar en el proyecto a una tercera entidad, por ejemplo, una organización no gubernamental, un grupo de la comunidad o una entidad gubernamental. La organización colaboradora podría aportar a la subvención capacidad técnica, infraestructura, incidencia política, capacitación, educación u otro tipo de apoyo. Se recomienda hacer las averiguaciones del caso para asegurarse de que la organización colaboradora goza de buena reputación. Antes del inicio del proyecto, los patrocinadores deberán suscribir un Memorando de Acuerdo (MDA) con toda organización colaboradora. En el anexo 4 figura un modelo de MDA. Para recibir fondos de una subvención de la Fundación, todos los proyectos deben ser emprendidos y administrados por rotarios. Es esencial que los socios de un proyecto mantengan una comunicación fluida y frecuente, ya que facilita la toma conjunta de decisiones, contribuye a una mejor supervisión de los fondos y del proyecto, y consolida los vínculos de cooperación para futuros proyectos. Los socios colaboradores deberán establecer el método y la frecuencia de las comunicaciones que mantendrán sobre las actividades de la subvención y el avance del proyecto. Fuentes de posibles socios colaboradores ProjectLINK Grupo de Acción Rotaria relacionado con una de las áreas de interés Convención de RI Matchinggrants.org/global LinkedIn Ferias de proyectos Viajes personales Líderes distritales (pueden promocionar el proyecto en las reuniones internacionales que asisten) Manual para la administración de subvenciones 1.1 Planificación de un proyecto de Subvención Global

10 Contacte con posibles socios colaboradores de todo el mundo para implementar un buen proyecto de servicio internacional a través de las nuevas herramientas en línea que ofrece RI para compartir información sobre el proyecto y solicitar fondos, voluntarios o donaciones en especie. Evaluación de las necesidades de la comunidad Antes de planificar las actividades de una subvención, deberá evaluar las necesidades de la comunidad beneficiaria. El propósito de la evaluación es recopilar información sobre los recursos y carencias locales, determinar si tales carencias ya se están abordando y, de ser el caso, de qué manera, e identificar las acciones más acertadas para el beneficio de la comunidad. Se presentan ocasiones cuando el patrocinador internacional propone un proyecto ya establecido al patrocinador local, el cual acepta la propuesta para no ofender a los rotarios del exterior, a pesar de que no cuenta con la voluntad ni los conocimientos necesarios para implementar el proyecto. Cuando los proyectos se elaboran en base a las necesidades de la comunidad beneficiaria, existe mayor posibilidad de que éste sea llevado a buen término por los rotarios locales y que los residentes de la comunidad lo mantengan una vez concluida la subvención. Sugerimos seguir estos principios generales al efectuar la evaluación: Integrar a todas las partes interesadas. Deben obtenerse las impresiones de una muestra representativa de la comunidad, incluidas las personas que planificarán, participarán y se beneficiarán del proyecto. Tener en cuenta la información suministrada por la población local. De esta manera podrán identificarse las carencias o necesidades que los miembros de la comunidad están dispuestos a abordar. Aprovechar los recursos humanos locales. Los proyectos cuentan con recursos monetarios limitados, por lo tanto, es necesario determinar cómo podrían contribuir los participantes al mejoramiento de la comunidad. Todas las partes interesadas pueden y deben apoyar al esfuerzo común. Planificar a largo plazo. Los residentes de la comunidad deben establecer objetivos a largo plazo para seguir manteniendo los resultados del proyecto una vez agotados los fondos de la subvención. Si a través de la evaluación se identifican varias necesidades, determine qué carencias o problemas son más apremiantes para los miembros de la comunidad y cómo podría ayudar su club a solucionarlos. Considere qué necesidad podría atender mejor con una subvención de la Fundación y los recursos del club. Para el efecto, tome en cuenta los siguientes factores: capacidad técnica de los rotarios, ubicación de la sede del proyecto, tiempo necesario para llevarlo a cabo y los recursos financieros. Para más sugerencias sobre cómo recopilar información, consulte la publicación Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES). Plan del proyecto Deberá elaborar un plan detallado en el que se delinee detalladamente cómo se llevarán a cabo las actividades del proyecto y la implementación de las normas de RI y La Fundación Rotaria. El plan deberá incluir las tareas necesarias para completar la actividad, quién es responsable de éstas, cómo se desembolsarán los fondos y un cronograma. Manual para la administración de subvenciones 1.2 Planificación de un proyecto de Subvención Global

11 Establecimiento de un comité del proyecto A fin de asegurar que varias personas estén al tanto de los detalles del proyecto, participen en la toma de decisiones y compartan la supervisión del proyecto, todo club o distrito patrocinador deberá designar un comité integrado por un mínimo de tres rotarios así como un contacto principal, quien estará a cargo de toda la correspondencia con la Fundación relacionada con la subvención. Funciones y responsabilidades. Además de asignar las funciones a los integrantes del comité del proyecto tanto del patrocinador local como internacional, determine las funciones que realizarán los contactos principales, la organización colaboradora (si corresponde) y los beneficiarios. Conflicto de interés. Al seleccionar a los integrantes del comité y asignar las funciones, deberá evitar toda posibilidad de conflicto de interés, real o percibida (consultar el MDA del club, sección 1C). Ningún rotario con intereses personales en el proyecto (empleado o miembro de la directiva de la organización colaboradora, propietario de un negocio que proveerá los suministros del proyecto, fiduciario de una universidad donde cursará estudios un becarios, etc.) podrá integrar el comité del proyecto, y todo posible conflicto de interés deberá revelarse al solicitarse la subvención. Continuidad. Documente el procedimiento adoptado para el reemplazo de los integrantes del comité, y seleccione como contacto principal a una persona que participará activamente en el proyecto durante todo el período de la subvención. Si un club estuviera interesado en que el presidente también participe, éste tambien podría formar parte del comité del proyecto. Soluciones sostenibles Los fondos de las Subvenciones Globales se invierten en proyectos que conducen a un cambio permanente. Los proyectos sostenibles son de distinta naturaleza, pero tienen en común las siguientes características: NECESIDADES DE LA COMUNIDAD: Los proyectos sostenibles son planeados debidamente, cuentan con la intervención de varias partes, y complementan las necesidades y valores de los beneficiarios. Los patrocinadores de las subvenciones deberán: Demostrar el método de captación de retroalimentación entre los beneficiarios usado Indicar las organizaciones locales, los grupos de la comunidad o las agencias gubernamentales que coordinaron las actividades del proyecto MATERIALES/TECNOLOGÍA: En los proyectos sostenibles se utilizan materiales durables que sean asequibles, disponibles e inocuos al medio ambiente. Los patrocinadores deberán: Indicar si los materiales del proyecto se adquirieron localmente Verificar que los repuestos (si corresponde) puedan obtenerse fácilmente FINANCIAMIENTO: Los proyectos sostenibles cuentan con una fuente de financiamiento complementaria para mantener los resultados una vez concluida la subvención. Los patrocinadores deberán: Recomendar o apoyar actividades que generen ingresos a fin de que la comunidad pueda seguir financiando el proyecto, o Demostrar que se cuenta con los medios necesarios para garantizar el continuo financiamiento del proyecto CONOCIMIENTOS: Los proyectos sostenibles contribuyen al desarrollo de la capacidad en las comunidades, ya que sus residentes adquieren nuevos conocimientos, destrezas y prácticas. Los patrocinadores deberán: Garantizar que las nuevas iniciativas incluyan un componente de capacitación, educación o campañas de sensibilización en la comunidad Demostrar cómo se transferirán las nuevas destrezas a los futuros beneficiarios Manual para la administración de subvenciones 1.3 Planificación de un proyecto de Subvención Global

12 MOTIVACIÓN: Los proyectos sostenibles ofrecen incentivos tangibles que despiertan el sentido de pertenencia entre los miembros de la comunidad, en cuanto a las actividades y los resultados del proyecto. Los patrocinadores deberán: Constatar que los beneficiarios cumplirán funciones concretas en la implementación de los objetivos del proyecto Identificar a personas que ocupen cargos de liderazgo para monitorear los resultados y garantizar la continuidad de los servicios MONITOREO/EVALUCIÓN: Los proyectos sostenibles son diseñados con el propósito de obtener resultados mensurables y definidos. Los patrocinadores deberán Establecer objetivos definidos y datos de referencia pertinentes Identificar los aspectos clave del proyecto que se medirán y el método de captación de datos Las Subvenciones Globales deben abarcar las recomendaciones arriba mencionadas. De no recibir fondos de la subvención para este fin, los patrocinadores deberán demostrar cómo se implementarán tales prácticas con los servicios y recursos disponibles en la comunidad, información que les pedirá proporcionar en la solicitud de la Subvención Global. Para ver ejemplos de proyectos que han incorporado estas prácticas de sostenibilidad a sus actividades, visite learn.rotary.org y consulte el curso Desarrollo de una Subvención Global o dirija sus consultas a un miembro del personal. Consulte con expertos técnicos Para los proyectos deben formularse planes que sean técnicamente factibles con metas alcanzables. Se recomienda que los comités del proyecto de ambos patrocinadores consulten con rotarios calificados del club o región a fin de obtener asesoría sobre los aspectos técnicos del proyecto. Por ejemplo, de tratarse de un proyecto de suministro de agua, lo ideal sería consultar con un ingeniero civil u organizaciones colaboradoras que posean la competencia y los recursos necesarios para planificar e implementar el proyecto. El Equipo de Asesores Técnicos de La Fundación Rotaria es un grupo de rotarios dispuesto a colaborar con clubes y distritos de todo el mundo en la planificación y puesta en marcha de las Subvenciones Globales. El equipo apoya a los rotarios y es una garantía para los fiduciarios de la Fundación de que los fondos de las subvenciones se destinarán a proyectos bien pensados y viables y se utilizarán de la manera prevista. Determine los resultados mensurables Durante el proceso de planificación, los patrocinadores deberán seleccionar los métodos que utilizarán para medir los logros y resultados del proyecto. Antes de fijar las metas, consulte el anexo E Enunciados de los requisitos de las áreas de interés. La selección y la captación de datos deben realizarse de conformidad con las mediciones estándares de la Fundación (ver anexo E) que correspondan a las actividades del proyecto, las que deben complementarse con otras mediciones concretas que identifique el patrocinador. El plan de monitoreo y evaluación debe incluir un cronograma específico para medir los logros y resultados del proyecto, para el efecto deberá: Establecer datos de referencia. Mediante la evaluación de las necesidades de la comunidad se determinará el trabajo que se llevará a cabo, la ubicación y el público objetivo, los cuales servirán de datos de referencias antes de iniciar el proyecto así como de punto de comparación para medir los resultados y las metas establecidas. Ser específico. Determine a quién exactamente beneficiará el proyecto y visualice cómo se desarrollará. Establecer puntos de referencia para evaluar el avance hacia las metas del proyecto. Determinar los métodos de medición que se usarán. Manual para la administración de subvenciones 1.4 Planificación de un proyecto de Subvención Global

13 No olvide incluir las actividades de monitoreo y evaluación en el presupuesto del proyecto. Se recomienda presupuestar entre 5 y 10 por ciento de los fondos del proyecto para gastos de viajes, servicios ofrecidos por personas/agencias externas y suministros. Los gastos de monitoreo y evaluación son admisibles y razonables en los presupuestos de las Subvenciones Globales. Plan modelo de monitoreo y evaluación Datos de referencia En un campamento de refugiados, niños no tienen acceso a actividades organizadas, lo que su interacción queda limitada a miembros de su propia comunidad étnica y religiosa. El índice de mortalidad infantil asciende a 15 por ciento en un hospital estatal de una ciudad, el cual cuenta con tan solo dos parteras capacitadas. Medias concretas del proyecto Dentro del primer año del proyecto, niños habrán participado por lo menos en una actividad que involucre a otros grupos étnicos y religiosos. Dentro del primer año del proyecto, todas las comunidades étnicas y religiosas estarán representadas en el grupo de participantes. Dentro de los primeros seis meses del proyecto, se establecerá una junta supervisora compuestas de representantes de las diversas comunidades étnicas y religiosas, la cual se reunirá mensualmente. Al término de los dos años del proyecto, niños habrán participado por lo menos en una actividad que incluya a participantes de varios grupos étnicos y religiosos. Durante los dos primeros años del proyecto, se capacitarán a 20 personas, 10 de las cuales trabajarán como parteras en el hospital estatal. El currículo incluirá atención prenatal preventiva. Durante los dos primeros años del proyecto, se establecerá en el hospital estatal una escala gradual para el pago de servicios de atención prenatal, parto y alumbramiento. Dentro de los tres primeros años del proyecto, el índice de mortalidad infantil en el hospital se habrá reducido a 8 por ciento o menos. Métodos de captación de datos Contar los participantes de las actividades, asegurarse de no duplicar el conteo. Incluir información demográfica en la inscripción. Incluir composición étnica y afiliación religiosa en los datos que se recopilen de los participantes. Documentar la composición de la junta supervisora, las actas de las reuniones y el número de asistentes. Contar a los participantes en las actividades y asegurarse de no duplicar el conteo. Incluir información demográfica en la inscripción. Hacer el seguimiento de los participantes que completan el ciclo de capacitación de partería. Consultar los registros de personal del hospital estatal. Consultar sistema de facturación y registros financieros del hospital. Consultar las historias clínicas del hospital. Manual para la administración de subvenciones 1.5 Planificación de un proyecto de Subvención Global

14 Plan financiero Antes de recibir la subvención, los clubes deben tener un plan financiero a fin de que los fondos de las subvenciones se administren de manera adecuada y uniforme, se promueva la transparencia y se reduzcan los errores involuntarios y el riesgo del uso indebido de los fondos. Los distritos también tienen un plan financiero que deben evaluar anualmente, y remitir el correspondiente informe a los clubes durante los tres primeros meses del año rotario. Los distritos deben informar anualmente a los clubes sobre el uso del FDD. El plan financiero debe incluir medidas para Desembolsar debidamente los fondos de la subvención durante la implementación del proyecto Mantener registros financieros completos y precisos Administrar una cuenta bancaria bajo control del club Recuerde que si los fondos no se emplean adecuadamente, el club será responsable de rectificar la situación. Presupuesto Al preparar un presupuesto, tome en cuenta las metas del proyecto así como los recursos de recaudación de fondos de los que dispone el club. Elabore un presupuesto preliminar, determine cuál es el monto disponible en el FDD y en efectivo, y modifique el presupuesto de manera acorde. Deberá presentar junto con la solicitud un presupuesto detallado y pormenorizado del proyecto. Al determinar el costo de los materiales y servicios, solicite al menos tres cotizaciones u ofertas para asegurarse de que va a obtener los mejores materiales y servicios al mejor precio. Cuando seleccione al proveedor, recuerde documentar la razón por la que éste fue seleccionado y conserve la documentación relacionada con todas las ofertas recibidas en el expediente de la subvención. Para garantizar que la licitación de ofertas se realice de manera imparcial, el club deberá identificar a los rotarios que estén relacionados con los proveedores seleccionados y asegurarse de que no formen parte del comité del proyecto. Financiamiento Los clubes y distritos podrán financiar proyectos y actividades de Subvenciones Globales mediante: El Fondo Distrital Designado, en cuyo caso las aportaciones son equiparadas 100 por ciento por La Fundación Rotaria Contribuciones en efectivo de los rotarios (donaciones directas a La Fundación Rotaria efectuadas por rotarios o fondos obtenidos en actividades de recaudación llevadas a cabo por rotarios), equiparadas en un 50 por ciento con partidas del Fondo Mundial (monto mínimo: US$15.000) Contribuciones en efectivo efectuadas por personas ajenas a Rotary (donaciones de otras organizaciones o entidades; siempre y cuando no provengan de una organización colaboradora ni de un beneficiario del proyecto) Las contribuciones enviadas a La Fundación Rotaria nunca deberán ser recaudadas entre los residentes de la comunidad beneficiaria. Los rotarios no podrán solicitar fondos a los beneficiarios a cambio de la subvención ni como parte del monto recaudado por los rotarios que será equiparado por la Fundación. Manual para la administración de subvenciones 1.6 Planificación de un proyecto de Subvención Global

15 Los patrocinadores podrán solicitar a los beneficiarios que contribuyan una cantidad simbólica a una cuenta comunitaria para fomentar su participación en el proyecto, pero los fondos recaudados no deberán cubrir los costos del proyecto. Estos fondos deberán utilizarse para proporcionar servicios adicionales (como por ejemplo, cada hogar en que se instale un pozo tubular deberá contribuir un dólar, dinero que usará para las reparaciones una vez agotados los fondos de la subvención). Las contribuciones en efectivo enviadas a la Fundación para subvenciones siempre se acreditarán a los donantes. Los rotarios podrán reclamar como suyas las contribuciones efectuadas por terceros siempre que cuenten con la expresa autorización de los donantes y presenten constancia de dicho acuerdo. Para más información, dirija sus consultas a Con una cuenta corriente podrá efectuar los diversos desembolsos que se necesitan para las transacciones de una subvención, y contar con documentación como los extractos bancarios. Cuenta bancaria Los clubes deberán mantener una cuenta bancaria bajo su control que se utilice exclusivamente para recibir y desembolsar los fondos de la subvención. Puesto que las subvenciones no tienen como fin generar ingresos para los clubes, los fondos de la subvención deberán depositarse en una cuenta que devengue bajo o nulo interés. En el nombre de la cuenta deberá figurar el club rotario, y para toda transacción se requerirá la firma de dos rotarios signatarios (receptores de fondos). Prepare un plan de sucesión para transferir la custodia de la cuenta bancaria de la subvención que controla el club, en caso de que un signatario no pueda seguir ejerciendo sus funciones. Deberá notificar a la Fundación si se produce un cambio de signatarios en el curso del proyecto. Conservación de documentos El mantenimiento de registros detallados garantiza el cumplimiento del MDA para los clubes, las leyes locales y las prácticas empresariales habituales. Haga copias de todos los documentos para asegurarse de que las actividades del club puedan seguir desarrollándose aún en caso de un siniestro como un incendio u otro tipo de catástrofe. Aun cuando las leyes locales requieran la presentación de documentación original a la Fundación, deberá conservar copias de tales documentos. Conserve todos los documentos exigidos por el MDA para los clubes en un lugar sobre el cual tenga conocimiento y acceso más de una persona. Recuerde que todos los documentos originales relacionados con los gastos subvencionados, incluidos los comprobantes de pago y estados de cuenta bancarios deberán conservarse por un mínimo de cinco años después de cerrarse el expediente de la subvención, o por un tiempo mayor si así lo exige la ley vigente. Los becarios y los equipos de capacitación profesional deberán conservar recibos por gastos de US$75 en adelante que sean compatibles con su presupuesto. Consulte el anexo Suplemento sobre becas para más información sobre presupuestos. Inventario Es necesario que establezca un sistema de inventario para hacer el seguimiento de todo el material y los bienes adquiridos, fabricados o distribuidos a través de la subvención, incluida la persona o entidad propietaria de dichos bienes. Tenga en cuenta que los clubes rotarios no pueden ser propietarios de los bienes subvencionados, por lo tanto, éstos pertenecerán legalmente a los beneficiarios. Manual para la administración de subvenciones 1.7 Planificación de un proyecto de Subvención Global

16 Se recomienda, asimismo, establecer un registro para asentar la ubicación o el destino dado a los bienes de la subvención, ya que de esta manera tanto los patrocinadores como la comunidad tendrán a mano esa información incluso después de implementado el proyecto. Un ejemplo son los pozos tubulares, susceptibles a cambios geológicos lo cual implica un mayor riesgo de contaminación por arsénico, por lo que las autoridades gubernamentales deban quizás inspeccionar la calidad del agua periódicamente. A continuación se dan ejemplos de documentos que deben conservarse. Documentos requeridos para Subvenciones Globales, Prediseñadas y Distritales Toda correspondencia sobre la subvención, incluidos correos electrónicos Documentación sobre beneficiarios Evaluación de las necesidades Convenios Documentación sobre proveedores Cotizaciones de materiales Convenios Documentación sobre becarios Recibos y facturas Convenios Documentación sobre capacitación profesional Recibos y facturas Convenios Documentación relacionada con la subvención Documentación financiera Estados de cuenta bancaria Cotizaciones de los proveedores Recibos y facturas Inventario Fotografías Información relacionada con las Subvenciones Distritales remitida por los clubes Pedidos de fondos o solicitudes Cotizaciones de los proveedores Recibos y facturas Informes Documentación miscelánea que exija el distrito Leyes locales Aunque La Fundación Rotaria se esfuerza por cumplir las regulaciones nacionales, en algunos países o regiones las leyes son más estrictas que los requisitos establecidos por La Fundación Rotaria. Es responsabilidad de los patrocinadores local e internacional (clubes y distritos participantes) estar familiarizados con las leyes y reglamentaciones locales y cumplirlas debidamente. Si por el contrario, aunque las leyes locales no sean tan estrictas, los clubes deberán cumplir, de todos modos, todos los requisitos de la Fundación. En casos en que las leyes locales sean incompatibles con los requisitos establecidos por La Fundación Rotaria (por ejemplo: el nombre de la cuenta bancaria), éstos serán analizados casos por caso. Para más información, contacte con el personal de LFR. Manual para la administración de subvenciones 1.8 Planificación de un proyecto de Subvención Global

17 Preguntas para tener en cuenta: Se ajusta la actividad a los criterios de las áreas de interés? Es una actividad sostenible? Cuenta el proyecto con el apoyo decidido de la comunidad? Cómo se medirán los resultados del proyecto? A quiénes beneficiará el proyecto? Manual para la administración de subvenciones 1.9 Planificación de un proyecto de Subvención Global

18 2 Solicitud de Subvenciones Globales La Fundación Rotaria administra las Subvenciones Globales mediante un proceso en dos fases (propuesta y solicitud). Este sistema asegura que los patrocinadores cumplan los requisitos de las Subvenciones Globales antes de que dediquen tiempo a completar el plan y a cumplimentar la solicitud. Primeros pasos El primer paso del proceso de solicitud ofrece a los patrocinadores la oportunidad de confirmar que su actividad cumple los requisitos de las Subvenciones Globales. Recomendamos que los patrocinadores, antes de iniciar el proceso de solicitud de una Subvención Global, se comuniquen con el Comité de La Fundación Rotaria de su distrito para hablar sobre su actividad y las opciones disponibles para su financiación. Solicitud de Subvenciones Globales En las próximas páginas se indican ejemplos de las preguntas que deberá responder en la solicitud de una Subvención Global para cada uno de los tres tipos de actividades. Si su proyecto de Subvención Global incluye más de un tipo de actividad, deberá responder a las preguntas de cada una de las solicitudes que correspondan. Las preguntas están sujetas a cambios. El propósito de este documento es darle una idea de información que deberá proporcionar al completar la solicitud de Subvención Global y no es una réplica exacta de la solicitud en línea. Las solicitudes de las subvenciones estarán disponibles en a partir de enero de Manual para la administración de subvenciones 2.1 Solicitud de Subvenciones Globales

19 Solicitud para proyecto humanitario Objetivos Describa brevemente los objetivos de esta Subvención Global. Quiénes serán los beneficiarios de esta Subvención Global? Dónde tendrá lugar el proyecto? Cuándo espera comenzar la implementación del proyecto? Qué necesidades de la comunidad abordará su proyecto? Qué sistema empleó para identificar dichas necesidades? Incluya los resultados de las encuestas o estudios realizados. Describa el modo en que el proyecto abordará las necesidades de la comunidad. Describa la participación de la comunidad local en la planificación del proyecto. Se alinea su proyecto con alguna iniciativa local ya en marcha? Si corresponde, describa los programas de educación, capacitación o sensibilización de la comunidad y quién estará a cargo de ellos. Qué proceso se seguirá para seleccionar a los participantes? Áreas de interés Las Subvenciones Globales deben apoyar las metas de al menos una de las áreas de interés de Rotary. Indique el área de interés pertinente y las metas que desea alcanzar. Cómo alcanzará dichas metas? Cómo medirá el impacto alcanzado? (tendrá que proporcionar una unidad de medida, un objetivo, el método de medición y el calendario de mediciones) Quién será responsable de recopilar la información para el monitoreo y la evaluación? En las solicitudes de Subvenciones Globales que incluyan actividades de microcrédito correspondientes al área de interés de Desarrollo económico y cívico se deberá añadir el Suplemento para proyectos de microcrédito. Manual para la administración de subvenciones 2.2 Solicitud de Subvenciones Globales

20 Participantes Comité de Subvenciones Globales Indique el club o distrito rotario del país o región geográfica en que se llevará a cabo el proyecto (patrocinador local) y un club o distrito de fuera de dicho país o región (patrocinador internacional). Cada patrocinador deberá designar un Comité de Subvenciones Globales integrado por tres personas, una de las cuales será la persona de enlace principal. Indique los nombres de los integrantes del Comité de Subvenciones Globales y todo posible conflicto de interés que pudiera afectar a sus integrantes. Organización colaboradora *Indique el nombre de la organización colaboradora *Cargue el Memorando de acuerdo firmado por los patrocinadores principales y la organización colaboradora (formato PDF). *Describa el proceso seguido para la selección de esta organización. Qué recursos o conocimientos especializados aportará al proyecto? Colaboradores *Indique todos los colaboradores adicionales que participarán en el proyecto como clubes rotarios, clubes Rotaract, Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad o personas a título individual. Voluntarios *Los fondos de las Subvenciones Globales pueden emplearse para costear los gastos de los viajes internacionales de un máximo de dos voluntarios. Estas personas podrán ofrecer capacitación o colaborar en la implementación del proyecto siempre y cuando el patrocinador local confirme que no es posible encontrar personas con estos conocimientos o experiencia en la comunidad. *Describa las responsabilidades de los voluntarios y las tareas específicas que llevará a cabo cada uno de ellos. *Cargue el currículum vitae, en formato PDF, de cada uno de los voluntarios. *Cargue el itinerario diario de los voluntarios. Incluya información sobre sus arreglos de viaje y las actividades que llevarán a cabo. *Solo si corresponde. Manual para la administración de subvenciones 2.3 Solicitud de Subvenciones Globales

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