Práctica 3: Correo Electrónico

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1 3 Práctica 3: Correo Electrónico Correo electrónico con Mozilla Thunderbird o Lectura de correo o Envío de correo o Envío de mensajes firmados y/o cifrados digitalmente o Recepción de mensajes firmados digitalmente o Otras operaciones Filtros y controles de correo no deseado con Mozilla Thunderbird Controles de correo no deseado con Mozilla Thunderbird Correo electrónico de la UJI con la pasarela Gmail o Grupos de contactos o Etiquetas o Cómo centralizar el correo de varias cuentas o Gestión de varias identidades en GMail Alias de correo Duración: 1 sesión de 2 5 horas Correo electrónico con Mozilla Thunderbird Mozilla Thunderbird es un cliente de correo electrónico de la Fundación Mozilla Thunderbird. El objetivo de Thunderbird es desarrollar un cliente liviano y rápido mediante la extracción y rediseño del gestor de correo del Mozilla Thunderbird oficial. Es multiplataforma (Windows, Linux, Mac Os, etc..) y es software libre. Thunderbird soporta IMAP/POP, correo HTML, noticias, RSS, etiquetas, corrector ortográfico incorporado, soporte de extensiones y skins, buscadores, cifrado PGP, un filtro bayesiano de correo basura (spam), etc. Su principal problema contra rivales como Evolution (sobre plataformas Linux) o, en Windows, Outlook Express (ahora llamado Windows Mail) estriba en su carencia de un calendario usable, si bien se está desarrollando la extensión Lightning para corregir esto. Una de sus características más destacables es la Protección contra Spam. Cada correo que se recibe pasa a través de los filtros para correo basura de Thunderbird. Cada vez que el usuario marque un mensaje como spam, Thunderbird mejora su filtrado para que el usuario sólo ocupe su tiempo leyendo los correos que le interesan. Thunderbird además permite, según las preferencias del usuario, enviar el correo basura fuera de tu bandeja de entrada. Puedes leer más sobre las principales características de Thunderbird en 1

2 Existe una versión portátil de Thunderbird que puede ser transportada y usada directamente desde una memoria USB sin necesidad de instalarse en el sistema operativo. Esta versión solamente está disponible para Microsoft Windows. En primer lugar veremos cómo descargar e instalar Mozilla Thunderbird. Ejercicios prácticos 1. Antes de comenzar, si no tienes el certificado digital de la UJI (u otro), solicita un certificado de a Verisign (gratuito durante 25 días), a través del enlace 2.. Usa Internet Explorer y sigue los pasos cuidadosamente hasta que termine de instalarse. 3. Exporta tu certificado. Para ello: a. Accede a Herramientas+Opciones de Internet en el navegador Internet Explorer donde has instalado tu certificado. Accede a Certificados en la pestaña Contenido. b. En la pestaña Personal, si lo has instalado correctamente, podrás ver tu certificado. c. Selecciónalo y pulsa el botón Exportar. d. Sigue las instrucciones del Asistente para exportación de certificados y exporta el certificado en formato PKCS12 incluyendo todos los certificados en la ruta de acceso de certificación y su clave privada, para lo que tendrás que introducir una contraseña para protegerla. e. Guárdalo en el escritorio. 4. Accede a y descarga el programa al escritorio de tu pc. 5. Ejecuta el fichero que acabas de descargar Thunderbird Setup exe y se iniciará la instalación del programa en tu pc. Una vez instalado se crea un nuevo menú en Inici/Tots els Programes/Xarxa/Mozilla Thunderbird desde el cual podemos iniciar el programa. 2

3 Lectura de correo La primera vez que se ejecuta Thunderbird se inicia automáticamente el asistente para crear cuentas. En cualquier caso se puede iniciar dicho asistente en cualquier momento desde el menú Herramientas/Configuración de las cuentas Dado que nuestro buzón de correo se encuentra en el servidor de la universidad, será necesario que configuremos el cliente de correo Mozilla Thunderbird para acceder a dicha máquina y así poder leer el correo. Aunque Mozilla Thunderbird puede emplear los protocolos POP e IMAP para acceder al buzón de correo, en este caso haremos uso del protocolo IMAP, con lo que obtendremos en el PC una copia del buzón de correo. Si al crear la cuenta has indicado POP3 como tipo de servidor no podrás cambiarlo a IMAP. Para ello hay que borrar la cuenta y crear una nueva indicando el tipo de servidor IMAP. Si utilizas POP3 los mensajes serán transferidos al PC, y serían borrados del servidor. Este modo de trabajo es habitual cuando el acceso al PC es realmente personal, pero no es recomendable cuando estamos en un aula y los datos del PC no los podemos conservar. Para configurar nuestra cuenta de correo en Thunderbird simplemente indicaremos un nombre, nuestra dirección de correo y la contraseña en el asistente para la configuración de nuevas cuentas accesible desde el menú Herramientas/Configuración de las cuentas. Posteriormente el asistente obtendrá de forma automática los datos de los servidores de entrada y de salida. Sólo nos quedará seleccionar IMAP como protocolo a utilizar. Puedes encontrar un video explicativo y todos los detalles sobre cómo configurar tu cuenta de correo de la UJI en el cliente de correo Thunderbird en el manual: Una vez establecida la configuración adecuada, basta con hacer clic en el icono Recibir para transferir al PC una copia de las cabeceras de los mensajes recibidos en el servidor. En la ventana podemos distinguir 3 zonas distintas donde aparecen respectivamente los buzones existentes en el PC local, los mensajes existentes en el buzón seleccionado y el texto del mensaje seleccionado. 3

4 Podemos revisar y modificar los parámetros de configuración de las cuantas de correo desde el menú Herramientas/Configuración de las cuentas De entre la gran cantidad de opciones a configurar, destacamos las siguientes: - Identidad: Establece tu nombre y tu dirección de correo electrónico, en la cual habrás de utilizar como dominio uji.es. También puedes indicar si deseas incluir un fichero como firma en tus mensajes. - Configuración del Servidor: Aquí tenemos toda la información sobre la conexión con el servidor de correo (host, puerto, protocolos de seguridad ) - Copias y carpetas: En la primera parte de la ventana puedes elegir la acción que quieres que se realice de forma automática cada vez que envías un mensaje: guardar copia en una carpeta local o enviar una copia oculta a tu dirección de correo u otra dirección que especifiques. - Acuses de recibo: Mozilla Thunderbird nos permite solicitar un acuse de recibo de los mensajes que enviamos, cuando el mensaje sea recibido por el servidor destinatario y/o cuando lo lea la persona a la que va dirigido. Por supuesto, la respuesta a los acuses de recibo dependerá de la configuración que tenga el destinatario. También podemos indicar dónde almacenar los acuses que recibimos y cómo responder cuando alguien nos solicita a nosotros un acuse de recibo. - Servidor de salida (SMTP): Configuración de los diferentes servidores de salida y sus parámetros. 4

5 Envío de correo Antes de enviar correo electrónico es necesario configurar el programa cliente de forma adecuada, como hemos visto anteriormente. Una vez establecida la configuración deseada, en la pantalla principal de Mozilla Thunderbird disponemos del icono Redactar que nos permite enviar un mensaje. Al seleccionar este icono aparece una nueva ventana donde podremos redactar el mensaje. En primer lugar, indicamos la dirección o direcciones a las que queremos enviar el mensaje (A:). Para indicar que el mensaje se envía como copia basta con marcar el recuadro que denota el tipo de envío (por defecto A:) y seleccionar la opción deseada Cc: para copia y BCC: para copia oculta. Esta última puede aparecer como CCO: ó CCC: según versiones. El resto de opciones no nos interesa por el momento. 5

6 Mediante el icono Adjuntar podemos indicar fácilmente los ficheros que adjuntaremos al mensaje. Si deseamos comprobar qué ficheros hemos adjuntado, podemos observar un listado de los ficheros en la parte superior derecha de la ventana. El menú Opciones nos permite establecer las opciones de envío del mensaje; como solicitar acuse de recibo del mensaje que estamos enviando, enviar el mensaje cifrado o elegir la codificación utilizada. Seguidamente, indicaremos el Asunto del mensaje y, por último, redactaremos el mensaje que queremos enviar. Aunque al escribir el texto del mensaje podríamos utilizar código HTML para dar formato al mismo (justificación, tamaño y tipo de letra, color, etc.), no aconsejamos utilizarlo en general (en las opciones de envío podemos seleccionar si queremos enviar sólo texto normal, sólo HTML o ambas cosas). Antes de enviar el mensaje (icono Enviar), se podría revisar la ortografía del texto que hemos escrito. Para poder hacerlo antes tendrás que descargar el diccionario correspondiente del sitio de Mozilla Thunderbird. https://addons.mozilla Thunderbird.org/es-ES/thunderbird/browse/type:3 puedes instalar tantos diccionarios como necesites y gestionar su uso desde el icono Ortografía. Envío de mensajes firmados y/o cifrados digitalmente Vamos a configurar Mozilla Thunderbird para poder firmar digitalmente los mensajes que enviemos, usando nuestro certificado digital que hemos obtenido en el ejercicio 1 y que hemos guardado en el ejercicio 2. En primer lugar deberemos instalar el certificado en Thunderbird. Para ello debemos acceder al menú Herramientas+Opciones. Luego seleccionaremos Avanzado y dentro de estas opciones la pestaña Certificados y pulsaremos el botón Ver Certificados. Seguidamente pulsaremos Importar. Ahora buscaremos nuestra firma digital y pulsamos en Abrir. Debemos introducir la contraseña de seguridad usada para exportar el certificado. Esta contraseña se usará cuando vayamos a enviar mensajes firmados digitalmente desde Mozilla Thunderbird. 6

7 Una vez que hayamos pulsado Aceptar podremos observar que se ha añadido nuestra firma digital. Ahora solo configurar la cuenta de correo para que use la firma digital que acabamos de adjuntar. Para ello accedemos a Herramientas+Configuración de cuentas y en el apartado Seguridad de nuestra cuenta pulsamos Seleccionar dentro de Firmado digital (se puede ver en la imagen inferior). Se abrirá una nueva ventana donde nos aparecerá seleccionada nuestra firma digital por defecto, por lo que solo tendremos que volver a pulsar en Aceptar. Haremos lo mismo pulsando también Seleccionar dentro de Cifrado. Ya tendremos configurada nuestra firma digital para usarla correctamente. A partir de este momento, al enviar un correo como hemos visto anteriormente, podremos firmar digitalmente el mensaje y cifrar el mensaje mediante las opciones disponible desde el menú Seguridad. 7

8 Recepción de mensajes firmados digitalmente Cuando otra persona nos envíe un mensaje firmado digitalmente, para que podamos comprobar la validez de dicha firma, es necesario tener instalado en nuestro programa cliente de correo el certificado digital de la entidad emisora del certificado con el que el mensaje ha sido firmado. Podemos descargar estos certificados desde las respectivas páginas web de las entidades emisoras e importarlos a Thunderbird como hemos visto anteriormente. Cuando recibimos un correo firmado digitalmente aparecerá un icono en forma de sobre en la parte superior derecha de la ventana de lectura del correo. Pulsando sobre el podremos ver si la firma es correcta y consultar todos los detalles del certificado y de la identidad de la persona firmante. 8

9 Otras operaciones - Disponemos de iconos que nos permiten realizar operaciones como por ejemplo, Responder, Responder a todos y Reenviar. - Para seleccionar un grupo de mensajes, tenemos que marcar el primero y, a continuación, pulsar la tecla Shift (Mayúsculas) y, sin soltarla, marcar con el ratón el último mensaje a seleccionar. También podemos seleccionar múltiples mensajes individuales haciendo click sobre ellos mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl (Control). - El icono Eliminar nos permite borrar los mensajes seleccionados. En realidad, los mensajes se envían a la papelera y cuando vaciamos ésta (Archivo+Vaciar papelera) es cuando se libera el espacio en disco. - El orden en que se muestran los mensajes de un buzón se puede modificar a través de Ver+Ordenar por. - Podemos ver la cabecera de los mensajes con dos niveles de detalle (todas o normal) a través del menú Ver+Cabeceras. - Podemos crear nuevos buzones fácilmente mediante Archivo+Nuevo+Carpeta. Incluso podemos tener carpetas dentro de otras, lo que nos permite organizar muy bien los mensajes almacenados. Para cambiar los mensajes de buzón basta con seleccionar los mensajes deseados y arrastrarlos al buzón correspondiente, o emplear el menú Mensaje+Mover. - Podemos pedir a Mozilla Thunderbird que filtre automáticamente los mensajes en el momento que los recibimos. Al filtrar los mensajes podemos hacer operaciones sobre los mismos. Lo más habitual es no dejarlos todos en el buzón de entrada, sino depositarlos en un buzón u otro en función de alguna condición. Para crear filtros automáticos para los mensajes, selecciona Herramientas+Filtros de mensajes. - Podemos mantener un libro de direcciones que nos permite recordar las direcciones de correo de personas individuales o de grupos. Para acceder al libro de direcciones selecciona Herramientas+Libro de direcciones. En la nueva ventana obtenida podrás crear una nueva tarjeta (para una persona) o una nueva lista (para un grupo de personas). - Cuando escribimos un mensaje de correo, lo habitual es que éste sea enviado inmediatamente. Hay ocasiones, por ejemplo, cuando no disponemos de una conexión permanente a Internet (y nos interesa reducir el tiempo de conexión), en las que es conveniente ir redactando previamente todos los mensajes, sin necesidad de estar conectados a Internet, y almacenándolos (Archivo+Enviar más tarde) en un buzón especial (buzón salida), para establecer posteriormente la conexión y enviar los mensajes redactados anteriormente. Ejercicios prácticos Formando grupos de tres personas a las que denominaremos A, B y C, realizar las siguientes tareas (no te olvides de realizar la tarea 21 "antes" de abandonar el aula): 3. Configura tu cuenta real en Mozilla Thunderbird. Utiliza IMAP. 4. Lee algún mensaje que te hayan enviado anteriormente. Has tenido que identificarte? 5. Observa el código fuente de los mensajes que has recibido con Mozilla Thunderbird con el menú Ver+Formato original del mensaje. 6. Envíate a ti mismo un correo que lleve una imagen y observa como lo muestra Mozilla Thunderbird y el código fuente. Intenta identificar la imagen dentro del mensaje. 9

10 7. Averigua el tamaño de la imagen y el tamaño del mensaje que contiene dicha imagen. Qué incremento se ha producido en el tamaño de la foto al enviarla como adjunto dentro de un mensaje de ? 8. El usuario A envía un mensaje a B, B envía mensaje a C y C envía a A. 9. A envía un mensaje a B con copia a C, B envía mensaje a C con copia a A y C lo envía a A con copia a B. 10. Igual al anterior pero, en lugar de utilizar copia normal (CC), utilizaremos copia oculta (BCC ó CCO). 11. Estudiar las cabeceras de los mensajes recibidos. Ver las cabeceras de los mensajes completas (todas) y abreviadas (normal). 12. Responder al mensaje recibido en el paso Responder a todos los destinatarios del mensaje recibido en el paso Reenviar el mensaje recibido en el paso 8 a la persona del grupo que no lo había enviado. 15. Envía un mensaje a un compañero solicitando acuse de recibo del mismo. 16. Establece un fichero de firma y envía algún mensaje para comprobar que ésta aparece correctamente. 17. Crea varios buzones (en varios niveles) y distribuye los mensajes del buzón de entrada en los buzones que acabas de crear. 18. Abre el libro de direcciones y crea una tarjeta para cada persona del grupo (A, B y C). Crea luego una lista que contenga las tres direcciones. Envía mensajes utilizando las entradas que has creado en el libro de direcciones. 19. Escribe varios mensajes y déjalos pendientes de enviar (Enviar más tarde). Una vez escritos todos los mensajes, pide que se envíen todos los mensajes pendientes. Cuánto tiempo ha sido necesario para enviarlos todos? 20. Repite el ejercicio 8 pero enviando mensajes firmados. Comprueba que las firmas sean correctas. 21. Borra todos los mensajes y todos los buzones del PC local. Modifica la configuración de Mozilla Thunderbird para que no aparezcan tus datos personales (incluyendo el certificado digital). Filtros y controles de correo con Mozilla Thunderbird Los filtros de mensajes te permiten gestionar y organizar los mensajes. Se pueden crear filtros de mensajes que Mozilla Thunderbird usa para realizar automáticamente ciertas acciones sobre los mensajes entrantes basadas en los criterios que se especifiquen. Por ejemplo, se puede crear un filtro de mensaje que automáticamente mueva los mensajes entrantes a una carpeta determinada. Estos filtros funcionan en el PC desde el que leemos el correo. Por tanto no se aplican cuando llegan al buzón de nuestro servidor, sino que se ejecutan cuando descargamos los mensajes. También se pueden crear filtros en el servidor que se ejecutan nada más llegar los mensajes al buzón a través de la configuración de la pasarela Web de correo electrónico de Google (GMail). 10

11 Ejercicios prácticos 24. Abre el menú Herramientas y elije Filtros de mensaje. Aparece el cuadro de diálogo de filtros de mensajes. 25. Si tienes varias cuentas, elije la cuenta a la que quieres aplicar el filtro. 26. Elije Nuevo y crea un filtro para que cuando recibas un mensaje cuyo remitente empiece por al y termine sea movido a una carpeta llamada compañeros. 27. El cuadro de diálogo de filtros debe tener este aspecto: 28. Selecciona el filtro que acabas de crear y haz clic en Ejecutar ahora 29. Crea otro filtro similar que envíe todos los mensajes cuyo remitente contiene uji.es a la carpeta UJI. Llámale UJI 30. Envíate un mensaje a ti mismo y comprueba en que carpeta se queda. 11

12 31. Desde el cuadro de diálogo de filtros baja el filtro UJI, vuelve a enviarte un mensaje a ti mismo y comprueba a que carpeta llega. Por qué no ha sido movido a la misma carpeta que antes? Puedes crear rápidamente filtros para los mensajes de alguien en particular. Por ejemplo, si quieres mover automáticamente todos los mensajes entrantes de un remitente (por ejemplo tu profesor de ) a la carpeta llamada "Profe", I. Selecciona un mensaje del remitente específico. II. Abre el menú Mensaje o pincha con el botón derecho del ratón en el campo De y elije Crear filtro a partir de. Verás el cuadro de diálogo de Reglas de filtrado. Mozilla Thunderbird rellena el nombre del filtro con el nombre del remitente, así como el criterio de búsqueda y la acción (Mover a la carpeta). Controles de correo no deseado con Mozilla Thunderbird El correo no deseado es sin duda el mayor quebradero de cabeza de los usuarios y administradores del servicio de correo. Por eso todos los clientes de correo están incorporando funcionalidades para paliar el problema. Los controles de correo no deseado de Mozilla Thunderbird pueden evaluar los mensajes entrantes e identificar mensajes que posiblemente son correo no deseado. La funcionalidad utiliza el método de clasificación Bayesiano. Primero se debe entrenar a Mozilla Thunderbird indicándole de forma manual una cierta cantidad de mensajes que son correo no deseado, y otros que no lo son. A partir de ese momento clasifica los mensajes automáticamente por ti. Si Mozilla Thunderbird comete algún error, corrígelo y al cabo de un tiempo los errores cometidos serán mínimos. Para entrenar a Mozilla Thunderbird para reconocer los mensajes de correo no deseado y los que no lo son hay tres maneras de cambiar el estado de correo no deseado de los mensajes seleccionados: a. Seleccionando Marcar+Como correo no deseado desde el menú contextual o desde el menú Mensaje. b. Pulsar en el botón No deseado de la barra de herramientas del mensaje. c. Pulsar en la columna de estado de correo no deseado de la lista de mensajes para cambiar su estado ( ). Si no la ves pulsa el botón del extremo derecho en la barra de cabeceras y selecciona Estado de correo no deseado del menú desplegable. Cuando se cambia el estado de correo no deseado, aparece o desaparece un icono con forma de llama en la columna de estado de correo no deseado ( ). Asegúrate de corregir los controles de correo no deseado cuando clasifican mensajes incorrectamente, ya sea considerándolos correo no deseado cuando no lo son, o viceversa. Para analizar los mensajes existentes, abre el menú Herramientas y escoja Ejecutar controles de correo no deseado en la carpeta. Para realizar un ajuste sobre el funcionamiento predeterminado de los controles de correo no deseado para cada cuenta, abre el menú Herramientas y escoja Opciones: 12

13 Las opciones que puedes especificar aquí son las siguientes: Cuando yo marque manualmente mensajes como correo no deseado: para indicar qué quieres que haga Mozilla Thunderbird cuando marques manualmente mensajes. o Moverlos a la carpeta "Correo no deseado": para mover los mensajes marcados a mano como correo no deseado a la carpeta Correo no deseado de la cuenta. o Eliminarlos: para mover los mensajes marcados a mano como correo no deseado a la papelera. Marcar como leídos los mensajes calificados como correo no deseado. Activar los filtros de correo no deseado. Mostrar registro de correos calificados como correo no deseado: permite ver cuales son los mensajes que Thunderbird considera correo no deseado. Reiniciar datos de aprendizaje: para inicializar los criterios por los que Thunderbird considera los mensajes como correo no deseado. Para realizar un ajuste sobre el funcionamiento de los controles de correo no deseado para cada cuenta, abre el menú Herramientas y escoja Configuración de cuentas: 13

14 Las opciones que puedes especificar aquí son las siguientes: Habilitar controles de correo no deseado: opción para activar o desactivar la clasificación de correo no deseado. No marcar los mensajes como correo no deseado si el remitente está en: mi libreta de direcciones: escoge esta opción para evitar que los mensajes de usuarios que conoces se clasifiquen por error como correo no deseado (lista blanca). Mover mensajes entrantes identificados como correo no deseado a: marca esta opción para mover automáticamente los mensajes marcados como correo no deseado a una carpeta especial. o Carpeta de "Correo no deseado" en [cuenta]: para usar la carpeta de correo no deseado predeterminada. o Otro: [cuenta]: para elegir tu propia carpeta de correo no deseado. o Borrar automáticamente los mensajes marcados como correo no deseado más antiguos que X días de esta carpeta: para borrar automáticamente los mensajes antiguos de correo no deseado tras un periodo de gracia. Mozilla Thunderbird sólo ejecutará los controles de correo no deseado cuando la base de datos de entrenamiento tiene información sobre mensajes de correo que no es no deseado. Si los controles de correo no deseado no funcionan, selecciona algunos mensajes y márcalos explícitamente como correo que no es no deseado. Los controles de correo no deseado se ejecutan después de los filtros de correo y se aplican únicamente a la bandeja de entrada y sus subcarpetas. Así pues filtra primero el correo del que estas seguro que no es correo no deseado a una carpeta especial fuera de la bandeja de entrada, de manera que los mensajes no puedan ser clasificados como correo no deseado. Esto es especialmente útil si estas suscrito a listas de correo. 14

15 Ejercicios prácticos 32. Configura los controles de correo basura a tu gusto 33. Ejecuta los controles de correo basura para todos los mensajes de tu bandeja de entrada. Correo electrónico de la UJI con la pasarela Gmail A continuación mostraremos cómo usar el correo electrónico a través de la pasarela Web de Google (Gmail), adoptada por la UJI para alojar el correo corporativo de la comunidad universitaria. La gran ventaja de las pasarelas Web es la posibilidad de acceder a tu cuenta de correo utilizando un navegador cualquiera. El protocolo utilizado en este caso también es el IMAP, con lo que toda la gestión de buzones se realiza en la cuenta de usuario. En primer lugar abre tu navegador preferido. En la barra de direcciones escribe la dirección con lo que accederás a la página principal de Gmail, Si tu cuenta en Gmail es la de la UJI, deberás escribir como Nombre de usuario tu dirección de correo electrónico dejar vacío el campo Contraseña, y pulsar Acceder. Gmail te llevará a la página de autenticación de la UJI en la que deberás introducir tu usuario y contraseña (Puedes acceder directamente desde y, una vez comprobada tu identidad, te devolverá al entorno de Gmail. 15

16 Si tu cuenta en Gmail es personal, deberás escribir tu Nombre de usuario y Contraseña habituales de Gmail, y luego pulsar Aceptar. Una vez autenticado, aparecerá la siguiente pantalla de inicio con la información del buzón de entrada del cliente web: En la parte superior podrás encontrar enlaces a otras herramientas de Google como, por ejemplo, Calendar, Drive, Sites, Google+, Maps, Traductor, entre otros. En la parte superior derecha, tras la barra de herramientas de Google, encontrarás tu dirección de correo electrónico, a través de la cual podrás acceder a un menú en el que podrás crear tu perfil público de usuario de Google, configurar tu cuenta de Google (no el comportamiento de Gmail) y Salir. En el panel de la izquierda verás una lista con las carpetas de tu cuenta de correos. Encima de la lista de mensajes encontrarás una barra de botones que te permitirán gestionar los correos entrantes (ver figura siguiente). Para ello deberás marcar los mensajes sobre los que quieras realizar alguna acción, y luego usar el control adecuado, por ejemplo, Eliminar, Mover a otra carpeta, o identificar como Spam. Esta última acción le permitirá a Gmail ir aprendiendo lo qué tú consideras correo no deseado. 16

17 La configuración de Gmail la podrás realizar a través de un menú que se despliega al pulsar sobre el botón, situado en la esquina superior derecha de la pantalla (ver figura siguiente). En el menú de configuración encontrarás múltiples funciones que te permitirán definir el comportamiento de tu Gmail. Grupos de contactos Gracias a los grupos de contactos, puedes organizar fácilmente a tus contactos y enviar mensajes a grupos concretos de personas. Por ejemplo, si creas un grupo de contactos con el nombre "Club de fútbol", podrías enviar un solo mensaje al grupo en lugar de tener que hacerlo a 50 personas diferentes. Ya no te volverás a dejar a nadie en un mensaje. Para crear un grupo de contactos: I. Haz clic en Contactos en el lateral izquierdo de cualquier página. II. III. IV. Haz clic en el enlace Grupo nuevo a la izquierda del administrador de contactos o selecciona Crear nuevo en el menú desplegable Grupos. Escribe el nombre del grupo. Haz clic en Aceptar. Para añadir contactos a un grupo: I. Selecciona los contactos en la lista de contactos. II. III. Abre el menú desplegable Grupos. Elige el grupo al que quieras añadir el contacto o selecciona Crear nuevo para crear un grupo nuevo. 17

18 IV. Si tienes varias direcciones guardadas para un contacto, puedes elegir la que quieres que pertenezca al grupo de contactos. Para ello, abre el contacto y haz clic en la pequeña flecha situada junto al grupo que deseas modificar. El envío de mensajes a grupos de contactos es fácil. Hay dos formas de enviar un mensaje al grupo de contactos que has creado: Desde el Administrador de contactos: I. Accede a tu cuenta. II. III. IV. Haz clic en Contactos. Selecciona el grupo al que deseas enviar el mensaje. Haz clic en la opción Todos situada en la parte inferior de la lista de contactos o selecciona los individuos a los que deseas enviar el mensaje. V. Haz clic en Correo en el panel de información del grupo. En la ventana "Redactar": I. Accede a tu cuenta. II. III. IV. Haz clic en Redactar. En el campo Para: escribe las primeras letras del nombre del grupo de contactos al que deseas enviar el mensaje. Selecciona el grupo de contactos en la lista de direcciones que sugiere la función de autocompletado. V. Redacta el mensaje. Etiquetas Las etiquetas actúan como carpetas, pero con una ventaja adicional: puedes añadir varias a una conversación. Una vez creada una etiqueta, podrás ver todos los mensajes que la tengan mediante una búsqueda o haciendo clic en el nombre de la etiqueta que aparece en la parte izquierda de todas las páginas de Gmail. Para crear una etiqueta: I. Haz clic en Más, al final de la lista de etiquetas. Si no ves "Más", arrastra hacia abajo la línea divisoria gris con el cursor para mostrar más etiquetas. II. III. Haz clic en Crear etiqueta nueva. Escribe el nombre de la nueva etiqueta y haz clic en Crear. 18

19 Si en Recibidos hay un mensaje para el que quieres crear una etiqueta, selecciónalo y haz clic en el botón Etiquetas, en la barra de herramientas que hay encima de la lista de mensajes. A continuación, selecciona Crear nueva. Para organizarse, a mucha gente le gusta que los mensajes entrantes se etiqueten y se eliminen de Recibidos automáticamente hasta que puedan echarles un vistazo más adelante, en un momento más adecuado. Si quieres hacerlo, crea un filtro. Para etiquetar un mensaje: Selecciona la casilla de verificación que hay al lado del mensaje, haz clic en el botón Etiquetas y elige la etiqueta que quieras. También puedes hacer clic en una etiqueta, arrastrarla desde la parte izquierda y soltarla sobre el mensaje. Para modificar una etiqueta: Pasa el cursor por encima de la etiqueta en la parte izquierda de la página de Gmail y haz clic en la flecha hacia abajo que aparece. Puedes cambiar el color y el nombre de la etiqueta seleccionando Modificar al final de la lista. También puedes modificar las etiquetas en la pestaña Etiquetas de la configuración de Gmail. Para organizar y suprimir etiquetas: Puedes controlar qué etiquetas aparecen en la lista ubicada a la izquierda. I. Haz clic en el icono de rueda dentada, selecciona Configuración del correo y, a continuación, Etiquetas. II. III. En la columna "Mostrar en la lista de etiquetas", haz clic en el enlace "mostrar" u "ocultar" situado junto a cada etiqueta para elegir si esta se debe incluir en la lista. También puedes configurar que las etiquetas solo aparezcan cuando contengan mensajes no leídos; de lo contrario, se ocultarán. Si ves una etiqueta que ya no necesitas, puedes hacer clic en eliminar en la columna Eliminar etiqueta. Deberás confirmar que quieres eliminar la etiqueta. Para ello, haz clic en Eliminar. En la columna "Mostrar en la lista de mensajes", puedes elegir si el título de la etiqueta aparecerá en cada mensaje que contenga; haz clic en ocultar si no quieres verlo. Además, puedes crear una jerarquía de etiquetas para añadir una subetiqueta a una más general. Por ejemplo, si tienes una etiqueta para los mensajes relacionados con tus vacaciones y quieres crear otra para los mensajes sobre un viaje a Hawái, puedes incluir la etiqueta "Hawái" dentro de la etiqueta "Vacaciones". Solo tienes que añadir una barra inclinada después de la etiqueta principal y añadir el nombre de la subetiqueta. En este caso, el nombre de la etiqueta sería "Vacaciones/Hawái". 19

20 Cómo centralizar el correo de varias cuentas Mediante la función Obtención de mensajes de GMail Si quieres centralizar todo el correo electrónico de varias cuentas en una sola cuenta de Gmail, utiliza la función Obtención de mensajes. Puedes descargar mensajes de hasta cinco cuentas de correo electrónico más, incluidas las cuentas de Gmail y de otros proveedores de correo electrónico. La función Obtención de mensajes descarga todos los correos electrónicos antiguos y los nuevos. Configurar la función Obtención de mensajes es fácil y gratis, pero las cuentas de correo electrónico que quieras recuperar deben admitir el acceso POP y, en el caso de las direcciones de Gmail, tener habilitado el acceso POP. Algunos servicios de correo electrónico gratuitos no ofrecen acceso POP a sus usuarios. Por lo tanto, ponte en contacto con el departamento de servicio al cliente de tus otros proveedores de correo electrónico web para averiguar si tus cuentas que no sean de Google tienen disponible el acceso POP. Tras configurar la función de obtención de mensajes, Google comprobará tus otras cuentas de forma periódica y los mensajes nuevos aparecerán automáticamente en Gmail. La frecuencia con la que Gmail comprueba las cuentas varía según los intentos previos de obtención de mensajes nuevos. No es posible elegir la frecuencia. Para configurar la función Obtención de mensajes: I. Abre la pestaña Cuentas e importación de la configuración del correo. II. III. IV. En la sección Comprobar correo mediante POP3, haz clic en Añadir una cuenta de correo POP3. Introduce la dirección de correo electrónico completa de la cuenta a la que quieras acceder y, a continuación, haz clic en Paso siguiente. Gmail propagará la configuración de muestra, pero te recomendamos que te pongas en contacto con tu otro proveedor de servicio para que te indique el nombre de servidor y el puerto correctos. Introduce tu Contraseña. V. Decide si quieres: VI. VII. a. Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor, b. Utilizar siempre una conexión SSL (conexión segura) para recuperar mensajes de correo electrónico, c. Etiquetar los mensajes entrantes. d. Archivar los mensajes entrantes. Haz clic en Añadir cuenta. Una vez añadida la cuenta correctamente, podrás configurarla como dirección del campo De personalizada. De este modo, aunque puedas redactar mensajes en Gmail, estos pueden llegar al destinatario como enviados desde tu otra cuenta de correo electrónico. Haz clic en Sí para configurar una dirección del campo De: personalizada. 20

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