Manejar y Manipular en Windows

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1 O Manejar y Manipular en Windows rganizaciones e individuos generan cantidades grandes de documentos de papel cada año, de documentos jurídicos a los recibos a correspondencia personal. Guardar los documentos de papel de una manera en que se puedan encontrar cuando sea necesario requiere una cierta forma de organización lógica de lo contrario los papeles importantes serían perdidos por siempre debajo de un montón que crece cada día. Usualmente, los documentos de papel se guardan en gabinetes de archivos. Cada cajón de un gabinete de archivos se puede marcar con una palabra, letra, o número; cada carpeta en un cajón se puede clasificar por nombre del cliente, número del vendedor, o la fecha; y cada artículo en una carpeta contendrá solamente los papeles que emparejan con la etiqueta de la carpeta. Manejar y manipular archivos en una computadora es casi igual. Para que los usuarios puedan encontrar y utilizar los archivos que crean, deben guardar los archivos en un lugar particular y nombrarlos distintamente. Los que manipulan archivos deben seguir ciertas precauciones para no perder, borrar, o dañar archivos. Este documento discutirá asuntos del manejo y la manipulación de archivos en Windows, pero muchos conceptos también se aplicarán a otros sistemas operativos. Organización Lógica Cada sistema operativo utiliza su propia estructura lógica. Windows utiliza carpetas y subcarpetas principales dentro de las carpetas principales en un arreglo que es como un árbol. Subcarpetas se pueden incluir en otros subcarpetas para muchos niveles, dando por resultado un árbol complejo. Esta organización permite que los usuarios encuentren archivos rápidamente; sin ninguna forma de organización, los usuarios no podrían saber donde han guardado archivos, y las computadoras no serían las herramientas poderosas que son hoy. Nombrar Convenciones Una convención de nombramiento es simplemente un grupo de pautas para seguir constantemente al nombrar carpetas y archivos. Por ejemplo, en el acceso de Microsoft puede ser que usted decida comenzar el nombre de cada tabla con las letras "tbl." Una convención de nombramiento cualquier no funcionará para todos las convenciones variarán por el propósito de las carpetas y de los archivos, del programa usado para crear las carpetas o los archivos, y de las preferencias de una organización o de un individuo. Usar a una convención de nombramiento consistentemente hará que los carpetas y archivos sean más fáciles de manejar y manipular. Extensiones de Archivos Una forma en que un sistema informático hace que datos sean fáciles de encontrar es al usar extensiones del nombre del archivo. Por ejemplo, los documentos de Microsoft Word se guardan típicamente con una extensión de doc. Al ver un archivo de Microsoft Word en sus carpetas, un icono de Word se asocia automáticamente con el archivo. Así que Word puede encontrar rápidamente los documentos que deben se abren al usar Word. Page 1 of 5

2 Para ver las extensiones para todos sus archivos, si ya no son visibles, haga lo siguiente: 1. Abra Explorador de Windows. 2. En el menú de herramientas, haga clic en las Opciones de Archivo. 3. Haga clic en la lengüeta de Ver. 4. Despeje la caja de cheque para las extensiones de Esconder para los tipos de archivos que están conocidos. 5. Haga clic en OK. Algunas extensiones comunes son: Microsoft Word =.doc Microsoft Excel =.xls Microsoft Access =.mdb Adobe Acrobat =.pdf Archivos genéricos de texto =.txt Los archivos genéricos del texto se pueden abrir al usar varios diversos programas diferentes. Por ejemplo, un archivo de texto creado al usar Notepad se puede abrir en Word. Un archivo de Notepad tiene una extensión de txt, pero Word buscará una extensión de doc. Cómo se pueden ver los archivos con extensiones que no son comunes a un programa específico? En Word, por ejemplo, abra el diálogo abierto (Ctrl+O o File > Open), seleccione los archivos del tipo drop-down y elija una extensión. Usted puede tener la opción de demostrar todos los tipos de archivos guardados en un cierto lugar, sin importar la extensión. Un punto importante para recordar es que aunque usted puede ver un archivo enumerado en una localización específica, no significa que usted puede abrirlo. Los archivos creados en un programa tal vez no sean compatibles con otros programas y, por lo tanto, no se pueden abrir con otros programas. Si usted intenta abrir un archivo que sea incompatible, puede ser que usted reciba un error. O el programa pueda intentar abrir el archivo, pero los resultados serán basura. También, usted debe tener cuidado con renombrar archivos cuando usted tiene la función de ver encendido. Si usted cambia una extensión cuando usted está renombrando un archivo, ese archivo ya no se puede con el programa asociado puesto que cambiar una extensión quita la información que la asocia a un programa. Por lo general, las extensiones no se deben cambiar manualmente. Precauciones Los usuarios deben tener mucho cuidado al mover, copiar, borrar, renombrar, o reorganizar archivos. Las versiones más nuevas de sistemas operativos tienen más salvaguardias ya incorporadas para ayudarle a no hacer cosas que usted no debe hacer, pero usted no debe confiar solamente en salvaguardias. Si usted desea mover un archivo, asegúrese de que usted lo mueva a un lugar en que usted no se va a olvidar; si usted desea renombrar un archivo, déle un nombre único de que usted no se va a olvidar. Si usted está trabajando en carpetas compartidas, tenga cuidado de no manipular los archivos para que otros no puedan tener acceso a ellas. Pero, la cosa más importante es si usted trabaja para una organización, asegúrese de que usted tenga la autorización apropiada antes de copiar archivos de su computadora del trabajo a su ordenador personal. Los documentos internos de una Page 2 of 5

3 organización son privados y no se deben distribuir a fuentes exteriores; si su ordenador personal tiene seguridad débil, esos documentos podrían ser robados, y usted podría perder su trabajo e ir a la cárcel. Borrar Archivos. Aunque las computadoras actuales tienen mucho más espacio de disco que tenían antes, los usuarios todavía deben borrar los archivos que ya no se usan para tener más espacio de disco y evitar la confusión y desorganización. Si usted ha guardado versiones múltiples de un archivo, recordaría cuál es la versión final, o tendría usted que abrir todas las versiones del archivo para encontrarlo? Si usted no necesita las versiones anteriores, debe desecharlas. Por supuesto, borrar archivos y carpetas se debe hacer cuidadosamente: no borre los archivos de otros usuarios sin tener permiso de ellos y no borre los archivos que usted podría necesitar posiblemente en el futuro. Aquí están algunos tipos de archivos que usted quizás quisiera borrar: Archivos temporarios y cookies de Internet Fragmentos de archivos y archivos corrompidos Muchas copias del mismo archivo Versiones no necesitados de un archivo Otros archivos que no se necesitan Si usted no sabe si debe borrar un archivo, yerre en el lado de la precaución y déjelo. Usted no debe borrar archivos del registro o del directorio de SYSBCKUP o de ninguno de los otros archivos en su directorio de raíz. Los archivos borrados del disco duro se envían típicamente al compartimiento del reciclaje antes de que se borren permanentemente. Los archivos borrados de una fuente con la excepción del disco duro, tal como un disco flexible, no se pueden enviar al compartimiento del reciclaje pero serán borrados permanentemente enseguida. Usted también debe saber que algunos archivos que usted desea borrar serán demasiado grandes para caber en el compartimiento de reciclaje. Cuando esto es el caso, un mensaje se aparecerá preguntando si usted desea borrar el archivo permanentemente (es decir, sin pasar a través del compartimiento del reciclaje). Para borrar artículos en el compartimiento del reciclaje permanentemente, haga un clic derecho en el compartimiento del reciclaje y seleccione Compartimiento Vacío de Reciclaje. Si usted se da cuenta de que tiene archivos borrados que no debe tener y que todavía no ha vaciado en el compartimiento de reciclaje, no abra el compartimiento de reciclaje, haga un clic derecho en el archivo o la carpeta para restaurar, y haga un clic en Restaurar. Esto funcionará solamente si usted todavía no ha vaciado el compartimiento del reciclaje. Si usted ya lo ha vaciado, su única oportunidad sería restaurarlo de una reserva. Problemas Comunes Los tipos de problemas que puedan surgir mientras que usted trabaja con los archivos y las carpetas están cerca de infinito en número y dependen grandemente del tipo de computadora que usted tiene y de cómo usted lo utiliza. Sin embargo, usted encontrará probablemente algunos problemas comunes en un cierto punto. Atajos rotos. Cuando usted crea un atajo, usted esencialmente está creando una liga a un cierto artículo guardado en un lugar específico. Si usted mueve o cambia un artículo al que un Page 3 of 5

4 atajo se refiere, el atajo no funcionará correctamente. Usted puede borrar el atajo roto y crear uno nuevo o puede mover el artículo de nuevo a su punto original. Por ejemplo, borrar un archivo al compartimiento del reciclaje romperá el atajo, pero usted puede restaurar el archivo borrado para reparar el atajo. Archivos que no pueden ser alcanzados. Un usuario debe cumplir con algunos requisitos básicos para tener acceso a ciertos archivos. Primero que nada, los usuarios deben tener la aplicación apropiada para abrir los archivos. Por ejemplo, un archivo creado en Microsoft Word no se abrirá con Windows Media Player. En segundo lugar, los usuarios deben tener los permisos apropiados para ver o modificar los archivos que desean abrir. Los creadores de archivos pueden colocar restricciones de Leer y Modificar en archivos; los usuarios a quienes se concede el permiso de leer a un archivo particular no pueden modificar el archivo. Algunos archivos también son protegidos por claves. Carpetas que no pueden ser compartidas. Los archivos individuales no se pueden compartir al usar Microsoft Windows; solamente las carpetas pueden ser compartidas. Para compartir carpetas, los usuarios deben tener acceso a una cierta clase de red. Entonces, el dueño de una carpeta debe compartir la carpeta con una persona elegida o con un grupo que tiene acceso a la red. Puesto que la carpeta compartida está situada en la computadora del dueño, si el dueño apaga su computadora, nadie puede tener acceso a la carpeta compartida ni siquiera las personas con quienes la carpeta se comparte. Los dueños de la carpeta también pueden "descompartir" una carpeta, para que las personas que una vez tenía acceso ya no lo tengan. Algunas carpetas no se pueden compartir o alcanzar por cualquier persona con excepción del dueño de la carpeta o del administrador de la red, tal como ficheros del sistema, que son parte de los componentes básicos de un sistema operativo. No intente modificar ficheros del sistema a menos que usted sepa exactamente lo que usted está haciendo o podría causar daño permanente a su computadora. El disco duro está demasiado lleno. El disco duro de la computadora estará a veces tan llena de archivos que se acaba el espacio libre. Si sucede esto, la computadora no se ejecutará como debe y usted debe considerar el borrar de archivos innecesarios. Una vez más al borrar o modificar archivos, asegúrese de que usted sepa lo que usted está haciendo. No es cosa buena borrar ficheros del sistema. Si su disco duro todavía está lleno y usted no desea borrar más archivos, usted debe moverlos a otros lugares de almacenaje. Algunos instalarán un segundo disco duro para tener más espacio. Hay muchas maneras de obtener archivos de reserva, tal como quemarlos a un CD o a un DVD. Algunas redes tienen un servidor especial que se dedica a guardar archivos de reserva. Hable con su administrador de la red para descubrir si su red permite que usted haga archivos de reserva a un servidor. Asegúrese de usar Disk Cleanup y Disk Defragmenter rutinariamente. Versiones incompatibles. A veces cuando los fabricantes de software hacen cambios a la versión del software, los archivos creados en las versiones más viejas del software (especialmente las versiones más nuevas) no se abrirán correctamente en las versiones más nuevas. Por lo general, tales documentos perderán algo de su formato. No hay una manera de evitar esto usted necesitará agregar el formato de nuevo al documento. La incompatibilidad está llegando a ser menos común especialmente entre los sistemas operativos usados por los PC y los mac pero tenga en cuenta que esto puede suceder. Page 4 of 5

5 Corrupción. De vez en cuando los archivos y los discos duros pueden llegar a ser corrompidos e inutilizables. Primero, trate de ver si el archivo corrompido o el disco duro se puede leer con otra computadora. Si se puede, puede ser que su máquina está causando el problema, y usted simplemente puede transferir los archivos de la otra computadora a su máquina sobre una conexión de red o por el correo electrónico. Muchas veces es posible copiar archivos de discos corrompidos a su computadora y abrirlos en su computadora en vez de la abrir del disco mismo. Si éstos no funcionan y el disco o el archivo no se abre en otra computadora, encuentre a alguien con el conocimiento apropiado de Windows para ayuda. Tener una reserva del archivo antes de que se corrompa es ideal, pero la reserva no incluirá cambios recientes desde que se hizo la reserva. Conclusión Sea inventivo el Internet es una gran fuente de información para ayudar a solucionar problemas. Recuerde que usted siempre debe manejar sus archivos de una manera tal que usted pueda encontrar sus archivos y utilizarlos con facilidad. Entender cómo los archivos deben ser nombrados y saber las ediciones de la asociación y de la compatibilidad que se pueden presentar le ayudarán a manejar y a manipular sus archivos con éxito. Page 5 of 5

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